በክፍሉ ውስጥ ለሚከናወኑት የመንግሥት ስጦታዎች የሚሰጠውን የይግባኝ መመሪያ መረዳት

የመንግሥት ስጦታ ክፍሎችንና የሚጫወቱትን ሚና መረዳት

መንግሥት የሚሰጠው መዋጮ ለመንግሥት ድርጅቶች ፣ ለጥቅም ለማይረቡ ድርጅቶች ፣ የትምህርት ተቋማት እና ለአካባቢው መንግሥት ትልቅ የገንዘብ ምንጭ ነው፡፡

እያንዳንዱ ክፍል በተሳካ ሁኔታ ለሥራው የሚውል አንድ የአዋቂነት ሥራ የሚውልበት የመጀመሪያ እርምጃ ነው ።

መንግሥት የሚሰጠው መዋጮ በአብዛኛው የሚከፈለው በመንግሥት መዋጮ፣ በፌዴራል ገንዘብ ወይም እንደ ሎተሪ ገንዘብ ወይም ቦንብ መጠን ያሉ የተወሰነ የገቢ ምንጭዎች ነው፡፡ ይህ የገንዘብ መዋቅር ብዙውን ጊዜ የየመንግሥት ባጀት ዑደትን እና የጊዜ ገደብ የሚካሄድ ሲሆን ይህም ወደፊት ስለሚገኙት አጋጣሚዎች መረጃ ለማግኘት ያስችለዋል፡፡

መንግሥት ለምግብነት ያዘጋጀው ዝግጅት ዋና ዋና ደረጃዎች

መንግሥት ለንብረት አገልግሎት የሚሰጠውን መዋጮ የሚከተለው በጥቅሉ ሲታይ የተደራጀ የሕይወት ዑደት ሲሆን ይህም ዝግጅትን፣ መታዘዝን፣ ድግማንና ከውሳኔ በኋላ የሚከናወንን ሥራ ይጨምራል። እያንዳንዱ ደረጃ ትኩረት የሚስብ እና ዘዴ የሚጠቀም ነው፡፡

ዝግጅት: - ጠንካራ የሆነ ሥራ ለማከናወን መሠረት መጣል

በሽጉጥ መዘጋጀት በጣም የተለመደ ከሆኑት ነገሮች አንዱ ነው ።

ተስማሚ የሆነ ስጦታ ማግኘት

በአብዛኞቹ የአገር ክፍሎች ውስጥ የሚገኙ የውሳኔ ፕሮግራሞች በባለ ሥልጣኖች ድረ ገጾች ላይ በግልጽ የሚወጡ ሲሆን በበርካታ ክፍላተ ክፍሎች ውስጥ የሚገኙ የተለያዩ አጋጣሚዎችን ለማግኘት የሚያስችል ማዕከል ያለው የውዳሴ በርም አላቸው ።

እንዲሁም ለሰነዶች ዝግጅትና ለውስጥ ተቀባይነት የሚሆን በቂ ጊዜ እንድታገኝ የሚረዳህ የቀን መቁጠሪያ መያዣዎችን መፍጠርህ ጥበብ ነው ።

የቅንጦት መስፈርቶችን በጥንቃቄ መመርመር

እነዚህ መመዘኛዎች የድርጅታዊውን ዓይነት (ለምሳሌ 501(c)(3) ፋይዳ የሌለው፣ የመንግሥት ድርጅት፣ የትምህርት ቤት አውራጃ) ጂኦግራፊያዊ ቦታን፣ ዓመታትን የማከናወን ሥራን፣ ቀደም ሲል ስጦታዎችን የማቅረቡን ልምድ እና የገንዘብ መረጋጋት የሚጨምሩ ናቸው። አንዳንድ ስጦታዎች የሚያዙት አንድን የተወሰነ ሕዝብ ለሚያገለግሉ ወይም አንድን ጉዳይ ለሚዳስሱ ድርጅቶች ነው፡፡

አስፈላጊውን ማስረጃ ማሰባሰብ

መንግሥት የሚሰጠው ስጦታ በጥቅሉ በርካታ ድጋፍ የሚሰጡ ሰነዶችን ያስፈልገዋል ።

• የዕቅድ ትዕይንት ወይም የውይይት መግለጫ: ስለ ፕሮጀክትው ፣ ስለ ዓላማው ፣ ስለሚስተምራቸው፣ ስለ ዒላማ ሕዝብ እና ስለታሰበው ውጤት ዝርዝር ማብራሪያ ይሰጣል።
• Budgt and ባጀት ታሪክ: የስጦታ ገንዘብ እንዴት እንደሚባዛ የሚያሳይ የመስመር እቃ ባጀት እና ለእያንዳንዱ ወጪ ምንነት የሚያሳይ ታሪክ
• ድርጅቱ መረጃ: የሕግ መሥፈርት ማረጋገጫ እንደ ተቋሙ ርዕሰ ጉዳዮች፣ በሕግ፣ በይስሐቅ የአቋም ውል ደብዳቤ እና የዲሬክተሮች ቦርድ ዝርዝር.
• ከባንክ ውይይቶች: በቅርቡ የተመዘገበ የገንዘብ ሰነዶች ወይም ረብ-and-ክስ የሆኑ የሒሳብ መወያያዎች ለግል ሒሳብ ኃላፊነት ማሳየት ይቻል ዘንድ.
• የድጋፍ ወይም የጋራ ስምምነት: ማኅበራዊ ድጋፍ ወይም የጋራ ዝግጅቶችን ከሌሎች ድርጅቶች ጋር የሚደግፍ መረጃ
• የዋናው ሠራተኞች ብቃት ወይም ብቃቶች: ቡድኑ የታሰበውን ፕሮጀክት ለማስፈጸም ችሎታ እንዳለው የሚያረጋግጥ ማስረጃ
• የመሥራት እቅድ ወይም የጊዜ ሰሌዳ: የስብከቱን ሥራ ፕሮግራም, ደረጃዎቹንና ታሪኮችን
• የምርመራ እቅድ:

እነዚህን ሰነዶች በተቻለ መጠን ቀደም ብሎ መሰብሰብ ይጀምራሉ። እንደ ሒሳብ ዳግማዊ ሰነዶች ወይም በጀት እንደያዙት በጀት መክፈል የመሳሰሉ ሰነዶች ለሳምንታት ሊወስድባቸው ይችላል። ማስተላለፊያው ከመክፈቱ በፊት ዝግጁ መሆን ውጥረትን ሊቀንስና የይግባኝን ጥራት ሊያሻሽል ይችላል።

መጠቀሚያ: - የአሠሪውን በር ማንቀሳቀስ

በጥቅሉ ሲታይ በኢንተርኔት አማካኝነት የሚቀርቡት መረጃዎች በኤሌክትሮኒክ መሣሪያዎችና በኢንተርኔት አማካኝነት የጽሑፍ መጫወቻዎች ናቸው፡፡

በአብዛኞቹ በር ላይ በጥቅሉ አንዳንድ መስኮች ባዶ ሆነው ወይም የተሳሳቱ መረጃዎችን ይዘው ከቀሩ ከጸዱ ለድርጊቱ የሚሟገቱበትን መንገድ የሚከለክሉ መመሪያዎችን አነብብ ።

ይህ ሥራህን ለመታደግ ፣ ስዕሉ ለመገመድና ለግምገማ አዘጋጆች ለመጠቀም ያስችልሃል። ለጨረስ ፣ ለመገልበጥና ለግምገማ ስትዘጋጅ መልሶቹን በዕቃው ላይ ለመለጠፍ ስትዘጋጅ በየጊዜው በምዕራፍ መልክ ለመለጠፍና ለመለጠፍ የሚያስችል ተጨማሪ መረጃ ለማግኘት ያስችልሃል።

ሊርቁት የሚገቡ የተለመዱ ስህተቶች

• የጊዜ ገደብ: ብዙ የአገር በችሎታዎች በተወሰነ ጊዜ በትክክለኛው ጊዜ ላይ ቀረብ ብለው በቅድሚያ. የመጨረሻው ሰዓት እስኪመጣ ድረስ አትቆዩ። ዕቅድ ለመገዛት ቢያንስ 24 እስከ 48 ሰዓት በቅድሚያ ለኃላፊነት ይገናኛሉ ያልተጠበቁ ጉዳዮችን.
• ያልተሟላ ፕሮግራሞች:-መቼ አስፈላጊ የሆኑ መስኮች በሙሉ ተጠናቅቀው ሁሉም ነገሮች እንዲሸፈኑና አስፈላጊ የሆኑት ነገሮች በሙሉ እንዲከፈሉ. አንዳንድ በር ከግዴታ ከቀረው መስኮች እንዲገቡ አይፈቅዱም
• የተሳሳተ ባጀት ስሌት: በጀት ውስጥ የሚፈጸሙ ስህተቶች የዲዲቲ ችግር የተለመዱ ናቸው። ጠቅላላውን ስሌት ለመለካትና የአንትሪቲክስ ምርመራህን ሁለት ጊዜ ለመመርመር በሶፍትዌር ተጠቀም፡፡
• በምቀኝነት ረገድ መመሪያ ለማግኘት የሚያስችል ፋይላር: አንዳንድ ክፍሎች የፊደሉን መጠን ፣ ውዝግብ ፣ የገጽ ገደድና የመስመር ክፍተት ይወስናል። እነዚህን መመሪያዎች ችላ ማለት ወደ መከፋፈል ወይም ወደ ነጥብ መቀነስ ሊያመራ ይችላል።
• የተሳሳተውን ትርጉም ማስቀመጥ: የመጨረሻው የእያንዳንዱ ሰነድ ትርጉም እንዲጨመር ማረጋገጥ

ከቀረበ በኋላ የይለፍ ቃል ወይም የይለፍ ወረቀት ከበሩ ይደርሳችሁ ዘንድ ሊላክላችሁ ይገባል ።

ክለሳና ግምገማ: - ከስዕሎቹ በስተጀርባ ያለው ሁኔታ

ይህ ሂደት እንዴት እንደሚከናወን መረዳታችሁ ይበልጥ ውጤታማ በሆነ መንገድ ተግባራዊ ለማድረግና ስለ ጊዜ ሰሌዳዎች በትክክለኛው መንገድ ለመጠበቅ ያስችላችኋል ።

አብዛኞቹ የመንግሥት ዲፓርትመንት ሁለት ጊዜ በምርመራው ላይ የሚካሄድ የክለሳ ሥርዓት ነው፡፡ የመጀመሪያው ደረጃ የአቋም ደረጃ ነው የይግባኝ ወይም ብቃቱን የሚደግፍ ነው። በዚህ ደረጃ ላይ ሠራተኞች አመልካቹ እንደተፈጸመ፣ አመልካቹ ብቃቱን የሚያሟላው መሆኑን እና የሚፈለግባቸውን ሰነዶች በሙሉ በቦታው እንዳለ ይመረምራሉ። ይህ የመጀመሪያ ምርመራው ያልተደረገው ነገር ያለ ተጨማሪ ምርመራ ተቀባይነት አይሰጠውም፡፡

ብዙውን ጊዜ በክፍሉ ሠራተኞች ፣ በጭብጦች ባለሙያዎችና አንዳንድ ጊዜ ከውጪው ጋር የተያያዙ ጉዳዮችን በሚዳስስበት ጊዜ እያንዳንዱን ማመልከቻ በጽሑፍ በተሰፈረ መመዘኛዎች ይመረምራል ።

• የዕቅድ ለውጥና ፍላጎት:] የተጠየቀው ፕሮጀክት የተመዘገበውን ችግር ወይም ፍላጎት ምን ያህል ያወግዛል? ምን ማስረጃ አስፈላጊ መሆኑን ይደግፋል?
• የፕሮጀክቱ ንድፍና እድገቱ:] የፕሮጀክቱ ዕቅድ በምላሹ ጊዜ ውስጥ ምክንያታዊና ሊደረስበት የሚችል ነው? ግቦቹና ግቡስ ሊደረስበት የሚችል ነገር ነው?
• የመደራጀት ችሎታ: [[FLT: 1] ድርጅቱ ስጦታውን በተሳካ ሁኔታ ለማከናወን የሚያስችል ተሞክሮ ፣ ሠራተኞችና ህዋስ አለውን?
• Bugtcut ብቃትና ወጪውን ውጤታማ:] ባጀት ምክንያታዊና ተገቢ ነው? ፕሮጀክቱ ከፕሮጀክቱ እንቅስቃሴዎች ጋር ይስማማል?
• Evaluation and conditional:] ፕሮጄክት የሚገመተው እንዴት ነው? የመስጠቱ ጊዜ ካበቃ በኋላ ውጤቱን የሚቀጥለው እንዴት ነው?

እያንዳንዱ መሥፈርት በጥቅሉ አንድ ነጥብ ይሰጥና የቃላት ውክልና የሚሟገቱ ሰዎች ደግሞ በኢተዓምራቱ ጥንካሬ ላይ ተመሥርተው ነጥብ ይሰጣሉ።

በዚህ ጊዜ በባለሥልጣን ደረጃ ላይ ለመድረስ በየጊዜው ወደ ክፍል አትሄድ ።

ቦታ ክፈት

የፍላጎት አመልካቹ የገንዘቡን ብቃቶችና ሁኔታዎች የሚዘረዝረውን የውሳኔው መጠን የሚዘረዝር ደብዳቤ ወይም የስጦታ ስምምነት በስብሰባው ላይ ይደርሳል ።

በተጨማሪም አንዳንድ ክፍሎች የምርመራው አመልካቾች የሰጡትን ሐሳብ ከፕሮግራሙ ሠራተኞች ጋር ውይይት ማድረግ የሚችሉባቸውን ጊዜያት ያመቻች ሲሆን ይህ አስተያየት ወደፊት ሊሠራበት የሚችልን መንገድ ለማሻሻል ጠቃሚ ነው ።

ከዋናው ገንዘብ ጋር በተያያዘ የሚደረጉት ኃላፊነቶች ከገንዘብ አጠቃቀም ጋር የተያያዙ ጉዳዮችን መከታተልን፣ ፕሮጀክቶችን መከታተልን፣ ወቅታዊ ሪፖርቶችን ማቅረብን እና ከክፍሉ & ራሽኮ ጋር መነጋገርን እንዲሁም የመስጠትን ጉዳይ አስኪያጅ ከስጦታዎች ጋር መደገፍን ያጠቃልላሉ። ለባለይዳታ ወይም ለንብረት አገልግሎት የፈቃድ አለመስጠት ገንዘብን ማስጠበቅን ወይም ማቋረጥን ሊጨምር ይችላል።

ስኬታማ ለመሆን የሚረዱ ዘዴዎች

እነዚህ ሐሳቦች የተሳካላቸው የልግስና አመልካቾችና የሙያ ባለሙያዎች ካጋጠሟቸው ተሞክሮዎች የተወሰዱ ናቸው ።

• ከመጀመራችሁ በፊት እቅድ አውጥታችሁ ወደ ኋላው ይዛችኋል: ከተወሰነው ጊዜ ጀምሮ ለእያንዳንዱ ሥራ የጊዜ ሰሌዳ መሥራችን ለመፍጠር እራት ።]
• ቋንቋህን ከክፍሉ እና ከሥርዓቶቹ ጋር ማስማማት ፤ ቅድሚያ ሊሰጣቸው የሚገቡ ነገሮች: በማስታወቂያው ላይ የሚወጡትን ተመሳሳይ ቃላትና ቁልፍ ሐረጎች ተጠቀም። ክፍሉ በወርቃማነት ላይ የተመሠረተ ከሆነ፣ ፍትሐዊነት ፣ ” “ sostanity,” or “ በምክንያታዊነት ላይ የተመሠረተው የቅንጦት አሠራሮችን ፣ &rdquo ፤ እነዚህን ጽንሰ ሐሳቦች በተፈጥሮህ ውስጥ አስቀምጣቸው ።
• ግልጽ እና መረጃን አቀላጥፈህ የምትናገር ሁን: ግልጽ ያልሆነ ሐሳብ አትናገር። ጠንካራ መረጃ፣ አኃዛዊ መረጃዎች እና ምሳሌዎች ተጠቅመህ የምትናገረውን ነገር ደግመህ ሳትናገር በአካባቢያችን ውስጥ ያሉ ብዙ ቤተሰቦች ከስጋት ማጣት ጋር ይቃወማሉ፤ በናፍቆት ይንገራችሁና በትልቁ “ በካውንቲው ጤና ግምገማ ላይ እንደታየው በምግብ መረጋጋት ነው 22 በመቶ የሚሆኑትን በምግብ አጠቃቀም ላይ ናቸው፡፡
• Huwing ringields: ውይይቱ በምርምረ መሥፈርቶቹ ላይ የተመሠረተ ነው፡፡ የክፍሉ ክፍል ከአቋም ደረጃዎች ጋር የሚስማማና እያንዳንዱን በግልጽ የሚናገር ርዕስ ተጠቀም። ለተገሳቢዎች ከፍተኛ ውጤት ሊሰጡህ የሚችላቸውን መረጃ በቀላሉ ማግኘት ይችላሉ።
• Bdget በሀቅና ግልጽ:] ወጪዎችን አትሰረዝ ወይም አላስፈላጊ የመስመር ቁሳቁሶችን አትጨምሩ። ሪውዘርኖች ተሞክሮ ያላቸውና በጀት በሌለው ሁኔታ ሊገበያዩ ይችላሉ። በሌላ በኩል ግን ከንስር በታች በትዳራችሁ ውስጥ አትቀመጡ፤ ይህም ፕሮጀክቱን ሙሉ በሙሉ አለመረዳትህን ሊጠቁም ይችላል።
• Proofread በብርቱ: ስህተትን ፣ የሰዋስው ስህተት እና የቆዳ ስህተቶችን ማነጻጸር መጥፎ ግምት ይፈጥራል። ፕሮግራሙን በማቀናጀት ረገድ የማይሳተፍ አንድ ሰው ስህተት መፈጸሙን ይመረምራል።
• ከክፍሉ ሠራተኞች ጋር የተገነባ ግንኙነት: ከመሥሪያ ቤት በፊት ስራዎች፣ ድረ ገጾች እና የመረጃ ፕሮግራሞች ላይ መገኘት

ከችግሩ መሸሽና እንዴት መራቅ ይቻላል?

ተሞክሮ ያካበቱ ድርጅቶች እንኳ አንዳንድ ጊዜ ስጦታ ለመስጠት በሚጠቀሙበት መንገድ ላይ ተጽዕኖ ሊያሳድሩ ይችላሉ ።

• ] ለምግብነት መጠቀም: ሊፈተን የሚችል ገንዘብ ለማግኘት ሊፈልግ ይችላል፤ ነገር ግን ከሚሰጠው ተልዕኮ ጋር የማይጣጣም ወይም አቅምህን የሚያጠፋ ጊዜና ንብረትህን የሚያጠፋ ነገር ማቅረብ
• ]] የስጦታ ማስታወቂያዎች መመሪያዎቹን ችላ ማለት: ዝርዝር መመሪያዎችን የያዘ አንድ ምክንያት አለ፡፡
• ] ውጤቶቹ በምርጫቸው ላይ: የሌሎችን ትኩረት መሳብ ተፈጥሯዊ ነው፣ ነገር ግን ሊደረስባቸው የማይችሉ ግቦች ማውጣት ሊመለስ ይችላል። ሪፖርተሮች በጀትህ ወይም በጊዜ ሰሌዳህ የምትሰጠው ውጤት ከቁጥር ውጭ ሆኖ ከታየ የምታደርጉትን ሥራ ሊጠራጠሩ ይችላሉ።
• ] የበፊቱን ባጀት ታሪክ ማጣራት: አንዳንድ አመልካቾች በፕሮጀክቱ ታሪክ ላይ ትኩረት በማድረግና ባጀትን እንደ በኋላ ነገር ይመለከታሉ። ደካማ ባጀት ታሪክ ደግሞ ከዚህ ይልቅ ጠንካራ የሆነን ነገር ሊያዳክም ይችላል። ማጉረምረምና እያንዳንዱ ወጪ እና ፕሮጀክቶችን እንዴት እንደሚያገናኘው ማብራሪያ መስጠት ይችላል።
• የመልሶ ማቋቋምን ችግር ለማሸነፍ ጥረት ማድረግ: የመንግሥት የስጦታ ፕሮግራሞች በገንዘብ አጠቃቀም ረገድ ፕሮጀክቶች እንዴት እንደሚቀጥሉ ለማወቅ ይበልጥ ይፈልጋሉ፡፡
• ለዛፎች ጫካን መተው: ዝርዝር ጉዳዮችን አስፈላጊ ቢሆንም ትልቅ ግምት ሊሰጣቸው አይገባም። ማመልከቻው ፕሮጀክቱን ለምን እንደምታስተላልፍ ፣ እንዴት ለውጥ እንደሚያመጣ እና ድርጅታችሁ ይህን ለማድረግ መብት የሆነው ለምን እንደሆነ ሊናገር ይገባል።

ከናታ በኋላ

አንድ ሰው ስጦታውን ማግኘት ከፍተኛ ውጤት ያስገኛል ፤ ይሁን እንጂ ቀጣይነት ያላቸው ኃላፊነቶችም አሉት ።

አብዛኛው የዩናይትድ ስቴትስ መዋጮ ውሎች በየጊዜው የሚወጡ ሪፖርቶች ፣ የገንዘብ ሪፖርቶችና የመጨረሻ ሪፖርት የሚጠይቁት በፕሮጀክቱ የመጨረሻ ቀናት ላይ የሚደረጉት የግኝት ዘገባዎች በየጊዜው የሚፈጸሙትን ነገሮች ፣ ውጤት ያገኙ ውጤቶችን ፣ ተፈታታኝ ሁኔታዎችንና የተለመዱ ትምህርቶችን ይገልጻሉ ።

ከስጦታዎች ሪፖርት በተጨማሪ ለግምገማ፣ ለቦታ ጉብኝት ወይም ለውሳኔዎች በተለገስ ላይ ሊገኙ ይችላሉ። እነዚህ ክለሳዎች የተተወው ለግል ዓላማው የሚውል መሆኑንና ፕሮጀክቱ በትክክለኛው መንገድ እየተሠራበት መሆኑን ነው፡፡

በበለጠ ሁኔታ የተሳካላቸው ሰዎች መዋጮ የማድረግ አጋጣሚ ፣ የማደስ ወይም ውህደት ሊጨምር ይችላል ።

መደምደሚያ

በክፍሉ ውስጥ በተከታታይ የሚከናወን የመንግሥት ስጦታን ለማሰባሰብ እያንዳንዱን የፕሮግራም ፕሮግራም ፣ ዝርዝር ጉዳዮችን እና ጽናት አጣምሮ መያዝ ያስፈልጋል። የእያንዳንዱን ክፍል ልዩ ተቋማትና ቅድሚያዎቹን በመረዳት ፣ በሚገባ በመዘጋጀት እና ከራስ ፈቃድ በኋላ በተሰጡና በተመለሱት ጊዜያት ሁሉ የተሻሉ ተግባሮችን በመከታተል በገንዘብ ገንዘብ የመለገስ አጋጣሚያቸውን በእጅጉ ማሻሻል ይችላሉ። እያንዳንዱን ማመልከቻ ለሥራህ ጠንካራ ክፍት ቦታ ለመገንባት ፣ ፕሮጀክቱን ለማሻሻልና ስለ ገንዘብ አጠቃቀም ያለህን ግንዛቤ ከፍ ለማድረግ ነው፡፡

ተጨማሪ የገንዘብ ድጋፍ በመስጠትና አስተዳደራዊ, በምርመራው ላይ በቀዳሚ መረጃ ላይ GovLTinging Center ] ለፌዴራል ትንተና ] የመንግሥት የሥራ መስተዳደር ድርጅቶች ብሔራዊ ማኅበር ለሥራው ሥራ ጉዳይ ጉዳይ እና ለራሳችሁ ስቴት & Rscuo እና ማዕከላዊ የመዋጮ በር ለአካባቢው መመሪያ. እነዚህ ነገሮች ስለ ውጤቱና ወደ አዳዲስ አገዛዝ የሚሰጠውን አመራር ተጨማሪ ግንዛቤ ማግኘት ይችላሉ።