فوائد استضافة فرص العمل التطوعي الافتراضي

وقد تطور العمل التطوعي الافتراضي من ممارسة متأنية إلى استراتيجية عامة لمشاركة المجتمع المحلي، إذ تحفزه التطورات في تكنولوجيا الاتصالات وتعجله الجائحة العالمية، تعترف المنظمات من جميع الأحجام الآن بأن فرص الخدمة من بعد يمكن أن تكون ذات تأثير مماثل لما هو عليه الحال في البرامج الفردية، كما أن استضافة فرص التطوع الافتراضية تتيح طائفة من الفوائد التي تتجاوز إلى حد بعيد مدى ملاءمة المنظمات للالتفاف في مجموعات المواهب العالمية، وتمكين المتطوعين من الإسهام في أي مكان، وتهيئ،

ألف - المزايا التنظيمية للمتطوعين الافتراضيين

وبالنسبة للغير الربحي، والمدارس، والجماعات المجتمعية، فإن استضافة أبواب التطوع الافتراضية مفتوحة كانت مغلقة من قبل بسبب الجغرافيا، والقيود المفروضة على الميزانية، والعقبات اللوجستية، والتحول إلى نماذج الخدمات النائية لا يكرّر ببساطة المهام الشخصية على شبكة الإنترنت؛ بل يكشف إمكانيات جديدة لزيادة التأثير وتنويع الدعم.

Broader Geographic Reach

وغالباً ما يحد التطوع التقليدي من المنظمات التي تجند داخل مدينة أو منطقة معينة، ويمكن للبرامج الافتراضية أن تزيل هذه الحدود، مما يتيح للغير الربحية اجتذاب متطوعين مهرة من جميع أنحاء البلد أو في جميع أنحاء العالم، ويمكن أن يُجري، على سبيل المثال، مصمم رسم بياني من مدينة نيويورك أو مترجم من برلين، وهذا يعني أن المنظمات لم تعد مقيدة بسوق العمل المحلية ويمكنها أن تبلغ عن أشخاص ذوي الخبرة المطلوبة تماماً.

كفاءة التكاليف وإدارة الموارد

وعادة ما تنطوي أنشطة المتطوعين التي تتم في مكان العمل على نفقات كبيرة: استئجار الأماكن، والمواد المطبوعة، وسداد تكاليف النقل، والتأمين ضد المسؤولية، ووقت الموظفين للإنشاء والإشراف، مما يؤدي إلى تخفيض كبير في تكاليف التطوع غير الافتراضية، ولا توجد أماكن مادية للاحتفاظ بها، ولا يمكن توزيع أي إعانات للسفر، ولا يمكن توزيع المواد الرقمية إلا على أي نفقات، مما يتيح للمنظمات إعادة توجيه الموارد نحو تنفيذ البرامج والأنشطة الافتراضية المرتبطة بالبعثة.

المرونة في إدارة شدولينغ و المهام

ومن أكثر الفوائد التي تُحتفَظ بها المنظمات المرونة التي تتيحها عروض التطوع الافتراضية، إذ يمكن للغير أن يصمموا فرصاً تتراوح بين المهام التوجيهية البالغة الصغر التي لا تُتَّبع إلا مرة واحدة (مثل قراءة الرسائل الإخبارية) والالتزامات القائمة على المشاريع (مثل توجيه طالب على مدى فصل دراسي)، وهذه المرونة تتيح للمنظمات استيعاب المتطوعين عبر مختلف المناطق الزمنية والجداول الشخصية، ويمكن للمتطوعين في أستراليا أن يسهموا في مشروع يُوفِّدَ فيه نظاماً للغرض.

تعزيز مشاركة المتطوعين من خلال الأدوات الرقمية

وبعيداً عن كونه تجربة عملية باردة، فإن برامج التطوع الافتراضية حسنة التصميم يمكن أن تزيد بالفعل من مشاركة المتطوعين، وتوفر البرامج الرقمية سمات تفاعلية تجعل التعاون أكثر دينامية: فعمليات تحرير الوثائق في الوقت الحقيقي، وفحص الفيديو، وتتبع التقدم المحرز، وشارات الاعتراف الافتراضية، وتستعمل منظمات كثيرة برامجيات إدارة المتطوعين لإنشاء مجتمعات يشعر فيها المتطوعون بالارتباط مع كل من القضية ومؤسسة FT.

منظور المتطوعين: المرونة والتعبئة

وقد احتضن المتطوعون أنفسهم فرصا افتراضية لأسباب تتجاوز مجرد الملاءمة، وقدرة المساهمة من البيت أو أثناء السفر، واختيار المهام التي تتواءم مع المهارات الشخصية، والتواصل مع المجتمعات العالمية يجعل التطوع الافتراضي مناشد بشكل فريد.

إزالة الحواجز أمام المشاركة

وقد حالت التحديات المتعلقة بالتنقل البدني، ومسؤوليات الرعاية، وعدم وجود وسائل نقل، أو العيش في المناطق الريفية أو النائية، تاريخيا دون تطوع العديد من الناس، حيث أن الخدمة الافتراضية تزيل هذه الحواجز كليا تقريبا، ولا يزال الشخص الذي يعاني من إعاقة في التنقل الشخصي يستطيع أن يدرّس طالبا عن طريق الثرثرة بالفيديو، أو تنظيم منتدى على الإنترنت، أو نقل الوثائق التاريخية من مكتبه، ويمكن للوالدين الذين لديهم أطفال صغار أن يتطوعوا أثناء النوم أو بعد الولادة، دون حاجة إلى متطوع.

تنمية المهارات وبناء الاستهلاك

ويمكن للمتطوعين اكتساب الخبرة في مجال الاتصالات الرقمية، وإدارة المشاريع، وإعداد المحتوى، وتحليل البيانات، والأكثر، كما أن هذه الفرص تتيح للطلاب، أو الخريجين الحديثين، أو المتغيرين المهنيين، عينات ومراجع عمل ملموسة، كما أن المتطوع الذي يساعد على إدارة جدول وسائط التواصل الاجتماعي غير الربحي يتعلم عن استراتيجية المحتوى والتحليلات؛ كما أن العديد من المنظمات التي تجتاز شهادات الإنجاز تكتسب درجة عالية من الدقة.

Global Connections and Cultural Understanding

ويعزز العمل التطوعي الافتراضي التبادل الثقافي، إذ يمكن للمتطوع في كندا أن يتعاون مع فريق مقره كينيا أو يعمل على مشروع يدعم اللاجئين في اليونان، ويوسع هذا التفاعل من نطاق العالم ويبني التعاطف ويعمق فهم القضايا العالمية، ويفيد العديد من المتطوعين بأن الصلات التي يشكلونها مع أشخاص من خلفيات مختلفة هي من أكثر جوانب الخدمة الافتراضية مكافأة، ويمكن للمنظمات أن تصمم عمدا مشاريع الأفرقة المشتركة بين الثقافات لتحقيق أقصى قدر من الفائدة، مثل الجمع بين المتطوعين.

الصحة العقلية وحسن السلوك

ويمكن أن يؤدي الاشتراك في نشاط ذي مغزى من البيت إلى مكافحة مشاعر العزلة، لا سيما بالنسبة للأشخاص الذين يعيشون في منازلهم أو يعيشون بمفردهم، ويوفر التطوع الافتراضي إحساسا بالغرض، والروتين، والربط الاجتماعي، وكلها عوامل وقائية للصحة العقلية، وقد تبين من دراسة نشرت في مجلة بحوث القطاع التطوعي وغير الربحي أن المتطوعين الذين شاركوا في مستويات من الرضا عن بعد عن الحياة مقارنة بالمتطوعين، بل وحتى في أوساط الأشخاص الذين يعانون من قيود زمنية.

تعزيز القدرات غير الربحية وتأثير المجتمعات المحلية

فإلى جانب الفوائد الفورية التي تعود على المنظمات والمتطوعين، فإن التطوع الافتراضي يعزز بشكل أساسي قدرة القطاع غير الربحي على إنجاز مهمته، ومن خلال توسيع مجموعة المواهب وتخفيض النفقات العامة، يمكن للغير من الربح أن يحقق المزيد من النجاح.

Scaling Projects fastly

وعندما تصيب الأزمة أو تنشأ حاجة جديدة، يمكن تعبئة المتطوعين الافتراضيين بسرعة، ففي أثناء وباء COVID-19، على سبيل المثال، منظمات مثل ] Idealist] وبرنامج متطوعي الأمم المتحدة شهد زيادة في عدد الزيارات الافتراضية، مما مكّن المصارف الغذائية من إدارة نظم التبرع على الإنترنت، والمدارس من توفير التعليم عن بعد، والوكالات الصحية من نشر معلومات دقيقة.

المبادرات المستمرة الطويلة الأجل

التطوع الافتراضي يدعم أيضاً العمل الجاري القائم على المشاريع والذي سيكون صعباً مع المتطوعين الناطقين بالخدمة الشخصية، الالتزامات الطويلة الأجل مثل التوجيه، تطوير المناهج، أو الصيانة التقنية تناسب المتطوعين من بعد الذين يستطيعون المساهمة بشكل ثابت من مواقعهم، و المرشد الذي يفحص أسبوعياً مع طالب على الفيديو يمكنه بناء علاقة على مدى أشهر أو سنوات،

تنويع وتعزيز دور المتطوعين

ويمكن للغير المربحين أن يصمموا مجموعة أوسع من الأدوار عندما لا تكون الجغرافيا قيداً، بل إن المنظمات تستطيع أن تقوم بدور مثل مساعدي البحوث عن بعد، وكاتب المنح، ووسطاء الاجتماع، ومديري قواعد البيانات، والمدرسين على الإنترنت، بدلاً من أن تكون بحاجة إلى متطوعين ذوي مهارات ومصالح مختلفة، مما يؤدي إلى إيجاد قوة عمل متطوعة أكثر قوة وصدقاً.

التحديات المقبلة في مجال العمل التطوعي الافتراضي

وفي حين أن الفوائد كبيرة، فإن التطوع الافتراضي لا يُفتقر إلى تحديات، فقد تكافح المنظمات التي تتجاهل هذه المخاطر بتدني المشاركة أو ضعف النتائج أو الإحباط الطوعي، وتعالج العقبات التي تحولها بصورة استباقية إلى فرص للتحسين.

دال - الجوانب الرقمية ومسائل الوصول

ولا يمكن لأي شخص أن يُعتمد على الإنترنت، أو حاسوب مناسب، أو مهارات القراءة والكتابة الرقمية اللازمة للتطوع على الإنترنت، ويمكن أن يستبعد ذلك المتطوعين المحتملين من خلفيات منخفضة الدخل، أو كبار السن، أو المجتمعات الريفية، ويمكن للمنظمات، للتخفيف من ذلك، أن توفر بدائل منخفضة التكنولوجيا (مثل المهام القائمة على الهاتف أو المواد المطبوعة التي يمكن مسحها)، أو أن توفر التدريب على الأدوات الرقمية، أو أن تشارك في المكتبات المحلية لتوفير إمكانية الوصول إلى الحواسيب.

المشاركة والإشراف

وبدون التفاعل المباشر، يمكن للمتطوعين أن يشعروا بالقطع أو عدم الدعم، ويجب على المنظمات أن تستثمر في عمليات الضبط الافتراضي، وقنوات الاتصال الواضحة، وحلقات التغذية المرتدة المنظمة، كما أن تكليف موظفين متفرغين أو منسق متطوعي لكل فريق افتراضي يساعد على الحفاظ على الزخم، كما أن عقد اجتماعات افتراضية منتظمة، سواء كانت مكالمات فيديو أسبوعية أو تحديثات متزامنة عن طريق سلاك، يبقي كل فرد متماسكا ومنخرطا، كما أن عناصر التوحيدة أو تحفزة.

مراقبة الجودة ومواءمة المهام

وعندما يعمل المتطوعون بشكل مستقل عن مواقع مختلفة، يمكن أن يكون ضمان الجودة المتسقة أمراً صعباً، كما أن المواد التدريبية الموحدة، ونماذج العمل المفصلة، والأفراخ الواضحة للتقييم يمكن أن تساعد في ذلك، وبالنسبة للأدوار مثل إنشاء المحتوى أو الترجمة التحريرية، فإن توفير أدلة وأمثلة على النمط يقلل من التباين، كما أن نظام استعراض الأقران، حيث يقوم المتطوعون بتدقيق عمل بعضهم البعض قبل تقديم التقرير النهائي، يضيف طبقة أخرى من معايير ضمان الجودة.

خصوصية البيانات والأمن

ويمكن للمتطوعين الافتراضيين أن يتعاملوا مع قوائم حساسة بالمانحين أو سجلات المستفيدين أو محتوى الممتلكات، ويجب على المنظمات أن تنفذ بروتوكولات لأمن البيانات: حماية كلمة السر، وتبادل الملفات المشفرة، ووضع سياسات واضحة بشأن السرية، وينبغي للمتطوعين توقيع اتفاقات وتلقي التدريب على أساسيات الأمن السيبراني، واستخدام منابر آمنة مثل أماكن عمل غوغل أو أفرقة مايكروسوفت ذات التصاريح الخاضعة للرقابة، مع تقليل المخاطرة إلى أدنى حد.

أفضل الممارسات لاستضافة فرص النجاح في العمل التطوعي الافتراضي

وللتعظيم في الفوائد المبينة أعلاه، يتعين على المنظمات أن تتجه نحو التطوع الافتراضي بتعمد وهيكل، وهنا أفضل الممارسات الرئيسية المستمدة من كبار الممارسين.

تحديد الأدوار والتوقعات الواضحة

وقبل أن تُنشر فرصة، تُكتب وصفا مفصلا للدور يشمل المهمة، والالتزام الزمني، والمهارات المطلوبة، والنتائج المتوقعة، وتُستخدم أمثلة ملموسة: " نحتاج إلى ثلاثة متطوعين لكل مترجم شفوي مقابلتين عن التاريخ لمدة ثمانية أسابيع مدة كل منهما 30 دقيقة، وستتلقى دليلا عن التدوين، ومحاضرا عن العينات " .

الاستثمار في الدخول والتدريب

ولا يكفي إرسال بريد إلكتروني أو PDF، كما أن إنشاء عملية منظمة على متن الطائرة تشمل توجيها حيا أو مسجلا، وعرضا عاما لمهمتك وتأثيرها، وتدريبا عمليا مع المتطوعين في مجال الأدوات، سيستخدمه، ويوفر وثيقة عن طريق الترددات المحلية، وطريقة للمتطوعين الجدد لطرح الأسئلة، ويضع الإرسال مسارا لتجربة إيجابية ويساعد المتطوعين على الشعور بالتأهب والقيمة.

Use the Right Technology

وقد يكفي، بالنسبة للمهام البسيطة والمتمثلة في " شيت غوغل " والبريد الإلكتروني، للنظر في برامجيات إدارة المشاريع مثل أسانا، ومنابر الاتصال مثل " سلاك " ، والبث بالفيديو مثل " زووم " ، وضمان إمكانية الوصول إلى جميع الأدوات (مثلا، متوافقة مع نظام الشاشة) وتقديم تعليمات بسيطة.

تعزيز المجتمع والاعتراف

وينبغي للمتطوعين الافتراضيين أن يشعروا بجزء من شيء أكبر، وخلق الفرص لهم للتواصل مع بعضهم البعض: ساعة قهوة افتراضية، أو معرض صور مشترك، أو سمة متطوعة على موقعكم الشبكي، والاعتراف بالمساهمات العلنية من خلال مسلسلات التواصل الاجتماعي، أو مذكرات الشكر، أو الشهادات، أو الهدايا الرقمية الصغيرة، ووفقاً لسائق التطوع الذي يتوخى الربح، وبخاصة العاملون في مجال الحفاظ على البيئة.

القياس والتقدير

:: تتبع ساعات العمل التطوعي، ومعدلات إنجاز المهام، وترضية المتطوعين من خلال الدراسات الاستقصائية، واستخدام هذه البيانات لتنقية برنامجكم، وطلب من المتطوعين الحصول على معلومات عن ما عمل وما يمكن تحسينه، وضمان استمرارية تحسين العقليات أن يظل برنامجكم الافتراضي للعمل التطوعي فعالا ومستجيبا للاحتياجات التنظيمية وأفضليات المتطوعين.

مستقبل العمل التطوعي الافتراضي

والمسار واضح: إن التطوع الافتراضي ليس اتجاهاً مؤقتاً بل هو تركيب دائم في مشهد التأثير الاجتماعي، ومع تطور التكنولوجيا، يمكننا أن نتوقع المزيد من فرص الخدمة عن بعد غير الملزمة والفعالة، فالواقع الافتراضي، مثلاً، يمكن للمتطوعين أن يجوبوا مناطق الكوارث الطبيعية أو أن يتفاعلوا مع المستفيدين في بيئات محاكاة، وقد تساعد الاستخبارات الفنية المتطوعين في أداء مهام قائمة على مهاراتهم ومصالحهم، كما أن المواعدة تجمع بين الناس.

والمنظمات التي تعتمد التطوع الافتراضي تهيئ الآن نفسها لمرونة طويلة الأجل وأهميتها، وهي تقوم ببناء مجمعات للمتطوعين تكون أكبر وأكثر تنوعا وأكثر مهارة من أي وقت مضى، وهي تخفض التكاليف مع تزايد الأثر، وتجتمع بالمتطوعين حيث هم بالفعل على الإنترنت، وتتطلع إلى المساهمة، وتبحث عن طرق مرنة لتحقيق فرق.

وتمتد فوائد استضافة فرص التطوع الافتراضية إلى كل أصحاب المصلحة المعنيين، فهي تعني بالنسبة للمنظمات زيادة الوصول والكفاءة والمشاركة، وبالنسبة للمتطوعين، تعني إمكانية الوصول والمرونة والنمو، وبالنسبة للمجتمعات المحلية والأسباب، تعني زيادة العمل المادي والرقمي معاً من أجل إحداث تغيير إيجابي، ومن خلال اتباع أفضل الممارسات والتصدي للتحديات القائمة على أساس مباشر، يمكن لأي منظمة أن تشرع في برنامج تطوعي افتراضي لا يكون ناجحاً فحسب بل متغيراً.