أداء إدارات الدولة في إدارة المحفوظات الحكومية والسجلات التاريخية

المهمة الأساسية: لماذا قضية المحفوظات الحكومية

فبدون أن تكون الإدارات الحكومية هي الجهة الرسمية التي تحتفظ بالتراث الوثائقي للدولة، وتحتفظ بالسجلات التي توثق أعمال حكومة الدولة وقراراتها وحياة شعبها، ولا تقتصر هذه المؤسسات على مرافق التخزين، بل هي وصاية نشطة على المساءلة والشفافية والذاكرة الجماعية، ومن خلال إدارة محفوظات الدولة والسجلات التاريخية، فإنها تضمن أن المواد الخام للأفعال التشريعية التاريخية، والأحكام الصادرة عن المحاكم، وملفات البحث عن الخدمة العسكرية، وحتى المراسلات الشخصية المتاحة.

وتمتد قيمة محفوظات الدولة إلى ما هو أبعد بكثير من العمليات الحكومية، ويتتبع علماء الوراثة تاريخ الأسرة من خلال المولد والوفاة وسجلات الزواج، ويعيد التاريخ بناء الحركات السياسية والاتجاهات الاقتصادية والتغيير الاجتماعي باستخدام بيانات التعداد والخرائط والصور، ويستخدم الصحفيون والباحثون القانونيون المحفوظات للتحقق من الوقائع والكشف عن الفساد، وباختصار، فإن محفوظات الدولة هي أساس للمواطنة المستنيرة والحكم الديمقراطي.

المهام الأساسية: فرض المسؤولية على المسؤوليات

وتشمل إدارة محفوظات الدولة مجموعة من المهام المترابطة التي تتطلب خبرة متخصصة، وهياكل أساسية، وأطراً للسياسة العامة، وهذه المهام ليست اختيارية ولكنها أساسية لسلامة المحفوظات، وتوضح الفروع التالية المسؤوليات الأساسية التي يجب على كل إدارة حكومية أن تضطلع بها من أجل إنجاز مهمتها.

المقتنيات: بناء السجل

وتكتسب الإدارات الحكومية مواد من خلال مجموعة من الولايات القانونية، وجمعها بصورة استباقية، ومنحها، وتقتضي النظم الأساسية عادة من الوكالات الحكومية نقل السجلات الدائمة إلى محفوظات الدولة بعد فترة محددة من فترات الاحتفاظ بها، غير أن حيازة السجلات ذات القيمة التاريخية التي تُنشئها أجهزة الدولة، والحكومات المحلية، وحتى المنظمات الخاصة أو الأفراد الذين تكمل سجلاتهم السجل الرسمي، تشمل الصور والمواد السمعية البصرية، والخرائط، والرسوم المعمارية، والملفات الرقمية، بشكل متزايد.

الحفظ: الدفاع عن الاضطرابات

فالحفظ هو أكثر الوظائف كثافة من حيث الموارد في محفوظات الدولة، فالسجلات المادية التي تُعد من الورق أو البحوث أو الأفلام أو الشريط المغناطيسي تكون عرضة للضوء أو الرطوبة أو التطرف في درجات الحرارة أو الحشرات أو المناولة المادية، وتستثمر الإدارات الحكومية في مرافق التخزين الخاضعة للرقابة المناخية، أو في عمليات الكشف عن حرائق الأحماض، وإجراءات معالجة دقيقة لبطء التدهور.

المنظمة: إنشاء نظام خارج الفوضى

(أ) ما بعد الحصول على السجلات، يجب أن يتم ترتيبها ووصفها بصورة منهجية بحيث يتمكن المستخدمون من العثور على ما يحتاجون إليه، وكثيراً ما تسمى هذه الوظيفة تجهيز المحفوظات، وتشمل تحديد المبدعين، وحفظ النظام الأصلي (الاحتياج)، وتجميع السجلات على أساس الوظيفة أو النوع.

الوصول: فتح المحفوظات أمام العالم

فالإمكانيات هي الهدف النهائي لعمل المحفوظات، إذ أن الإدارات الحكومية تتيح الوصول المادي من خلال غرف القراءة حيث يمكن للباحثين أن يدرسوا المواد الأصلية الخاضعة للمراقبة، كما أنها تتيح إمكانية الوصول عن بعد عن طريق الرقمنة، وقواعد البيانات الإلكترونية، والخدمات المرجعية الافتراضية، كما أن العديد من سجلات الدولة ذات الأرقام القياسية التي تُقيّد على استخدام السجلات العالية أو ذات الأهمية التاريخية، مثل دساتير الدولة، والمجلات التشريعية، وسجلات الخدمة العسكرية، والخرائط التاريخية.

الامتثال القانوني: إدارة الأراضي الخاضعة للرقابة

كما أن محفوظات الدولة تعمل في إطار شبكة مكثفة من القوانين والأنظمة، وتشمل هذه القوانين قوانين إدارة السجلات، وقوانين السجلات العامة، وقوانين الخصوصية (مثل قانون حقوق الملكية الفكرية المتعلقة بالبيانات الصحية أو قانون حقوق الملكية الخاصة) والجدول الزمني المحدد بالاحتفاظ بالسجلات الحكومية، ويجب على الإدارات الحكومية أن تضمن الاحتفاظ بالسجلات لفترات دنيا، والتصرف فيها بصورة قانونية عند الاستحقاق، وأن تقدم المشورة أيضا إلى الوكالات الحكومية الأخرى بشأن الممارسات السليمة لإدارة السجلات.

' 1` الحفظ: الاستراتيجيات المادية والرقمية

فالحفظ أمر أساسي جداً بحيث يستحق توسيع نطاق مناقشته بما يتجاوز استعراض المهام، وتواجه الإدارات الحكومية اليوم تحدياً مزدوجاً: الحفاظ على مجموعات من الورق والأفلام ووسائط الإعلام المغناطيسية القديمة، مع القيام أيضاً بضبط فيضان السجلات الرقمية التي تولدها الحكومة الحديثة، وكل وسيط يتطلب استراتيجيات محددة، ولكن كلاهما يتشاطران الهدف النهائي نفسه: ضمان إمكانية الوصول إلى الأسواق لسنوات أو عقود أو قرون في المستقبل.

الحفظ المادي في القرن الحادي والعشرين

وتستثمر الإدارات الحكومية في نظم القصف الكثيف، وإغلاق الحرائق، ونظم الحفظ ذات التردد العالي التي تحافظ على بيئة مستقرة تتراوح بين 65 و68 درجة شرقاً و35 إلى 45 في المائة من الرطوبة النسبية للورق.

الحفاظ الرقمي: هدف متحرك

(أ) الحفظ الرقمي: [الاستمارة الرقمية]: يمكن أن ينجوا من خلال الورق، والملفات الرقمية [النظام الإلكتروني]: بيانات متاحة على المدى المتوسط]، وسجلات مخزنة، وسجلات متطورة، وسجلات متطورة، وقائمة على بيانات متطورة، و[تستخدم في شكل بيانات رقمية].

الأبعاد القانونية والأخلاقية: الخصوصية، والوصول، والحكومة المفتوحة

:: إدارة محفوظات الدولة ليست عملية تقنية أو إدارية محض؛ بل هي مطروحة إلى نسيج الديمقراطية وحقوق الأفراد؛ ويجب على إدارات الدولة أن تشعل التوتر بين حق الجمهور في المعرفة وحق الفرد في الخصوصية، مع وجود قيود على السجلات المتعلقة بالحفظ الاجتماعي، وذلك بصفة خاصة فيما يتعلق بالسجلات الحساسة: السجلات الطبية، وملفات محاكم الأحداث، والعائدات الضريبية، وملفات الموظفين، كما أن لدى معظم الدول قوانين تحدد تاريخ فتح هذه السجلات

التحديات والاتجاهات المستقبلية

وتواجه إدارات الدولة مجموعة من التحديات التي تهدد قدرتها على الوفاء بمهمتها، وتطالب هذه التحديات بالتفكير الابتكاري والإرادة السياسية والاستثمار المستدام، وفيما يلي بعض القضايا الأكثر إلحاحا والاتجاهات الناشئة التي تشكل مستقبل محفوظات الدولة.

نقص التمويل المزمن وقصر الموظفين

وكثيرا ما تكون المحفوظات ناقصة التمويل مقارنة بخدمات الدولة الأخرى، ويمكن أن تؤدي التخفيضات في الميزانية خلال فترات الانكماش الاقتصادي إلى تأخير التجهيز، والحد من رقمنة، والحد من ساعات الوصول إلى الجمهور، ويعتمد العديد من محفوظات الدولة على مزيج من الاعتمادات العامة، والمنح (من ) لجنة المنشورات والسجلات التاريخية الوطنية ، ودراسات القيمة البشرية للدولة، والخدمات القائمة على الرسوم.

The Challenge of Born-Digital Records

فالأغلبية العظمى من السجلات الحكومية اليوم تُنشأ رقمياً، ولكن العديد منها لا يطبع أو يُحفظ في أشكال دائمة، كما أن الرسائل الإلكترونية وقواعد البيانات وملفات نظام المعلومات الجغرافية، وحتى المواقع الرسمية للمحافظين، تكون مثبتة على أساس رقمي، ويصعب الاطلاع على هذه السجلات لأن الوكالات قد لا تتبع جداول الاحتفاظ بها، أو تُخزن الملفات في نظم ملكية لا يمكن الوصول إليها، وتحتاج إدارات الدولة إلى سلطة تقييمية وإلى قدرة تقنية على الاطلاع على هذه السجلات.

الاستخبارات الفنية والتعلم الآتي

(أ) يمكن للتعلم الآلي أن يساعد تلقائياً على تصنيف واستخلاص البيانات الوصفية من مجموعات كبيرة، ونسخ الوثائق المكتوبة بخط اليد (مثلاً، استخدام الاعتراف بخط اليد)، وكشف المعلومات الحساسة لإعادة التشغيل، ويمكن أيضاً أن يساعد في الحفاظ على البيانات الرقمية عن طريق رصد مخاطر شكل الملفات، غير أن محفوظات AI يمكن أن تديم التحيزات الموجودة في السجلات التاريخية أو في البيانات الوصفية)

Climate Change and Natural Disasters

وتزداد تعرض المحفوظات للظواهر الجوية البالغة الشدة: الأعاصير، والنيران البرية، والفيضانات، وارتفاع مستويات سطح البحر، إذ تدمر إعصار كاترينا أو تدمر العديد من سجلات ولاية لويزيانا وسجلات محلية، وتعطي إدارات الدولة الآن الأولوية للتأهب للكوارث، بما في ذلك الدعم خارج الموقع للسجلات الرقمية ولوازم الطوارئ بالنسبة للمجموعات المادية، وتبني بعض الولايات محفوظات فوق سهول الفيضانات، وتستخدم مواد احتياطية مقاومة للحرائقة، وتعجل بخفض المولدات.

بناء ثقافة حفظ السجلات: التعاون والاتصال

ولا يمكن أن تنجح إدارة الدولة في عزلة، إذ أن إدارة المحفوظات الفعالة تتطلب إقامة شراكات مع الوكالات الحكومية الأخرى والجامعات والجمعيات التاريخية والجمهور، وكثيرا ما توفر محفوظات الدولة التدريب والتوجيه للحكومات المحلية، والمدن، والمقاطعات المدرسية التي تفتقر إلى المحفوظات المهنية الخاصة بها، وتدير حلقات عمل عن الاحتفاظ بالسجلات، واسترداد الكوارث، وكتابة المنح، وتهيئ برامج التوعية التاريخ للحياة من خلال العروض، ووسائط الإعلام الاجتماعية، والموارد التعليمية لشركائها.

وقد أصبحت مشاريع التدوين حجر الزاوية في مجال التوعية، حيث تضع محفوظات الدولة مواد ذات صبغة عالية على الإنترنت، مثل سجلات التجنس، وتعدادات الولايات، وبراءات اختراع الأراضي، وتستعمل هذه المجموعات الرقمية استخداماً كبيراً من جانب علماء الجيل وتاريخ، وتخفض من ارتدائها على الأصليات.

خاتمة

إن الإدارات الحكومية التي تدير المحفوظات والسجلات التاريخية تؤدي خدمة عامة لا غنى عنها، وهي تضمن عدم فقدان القرارات والكفاحات والإنجازات التي حققتها الأجيال الماضية إلى الزمن أو الإهمال، ومن خلال جمع وحفظ وتنظيم وإتاحة الوصول على نحو متأن، فإنها تدعم مبادئ الشفافية والمساءلة والتراث الثقافي التي تقوم عليها المجتمعات الديمقراطية، والتحديات التي تواجه قيوداً كبيرة في مجال التمويل، والضعف الرقمي، والتعقيدات القانونية، والتهديدات البيئية، ولكن المكافآت غير واضحة.