فهم كيف أن مسؤولوك المنتخبون يستمعون: الاتصال بالممثلين جعل الأمر بسيطا

الاتصال بمسؤوليكم المنتخبين هو أحد أقوى الطرق للمشاركة في العملية الديمقراطية وضمان أن يكون صوتكم شكل السياسات التي تؤثر على حياتكم اليومية، ويعتمد المؤسسون على موظفين عموميين منتخبين للعمل كمحامي لهم، ويبغون عن شواغلهم ومصالحهم للحكومة بالنيابة عنهم، وسواء كنت قلقا بشأن القضايا المحلية أو تشريعات الولايات أو السياسة الاتحادية، ويفهمون كيف يمكن للممثلين الاستماع إلى الاتصالات التأسيسية وتجهيزها أن يزيدا بشكل كبير من فعالية جهودكم في مجال الاتصال.

هذا الدليل الشامل سيوصلك بكل ما تحتاجه من معلومات عن الاتصال بمسؤوليك المنتخبين من فهم كيفية تجهيز مكاتب الكونغرس رسائلك لاختيار أكثر أساليب الاتصال فعالية لحالتك المحددة.

لماذا صوتك أكثر من ذلك

وفي ظل ديمقراطية تمثيلية، يشكل الاتصال التأسيسي جزءا هاما من العملية التشريعية، ويمكن أن يكون للاتصال الفعال من الجهات المكونة له، وكثيرا ما يكون له، أثر كبير على نتائج السياسات العامة، إذ يقلل كثير من الناس من قدرة الاتصال الفردي التأسيسي، ولكن الواقع يختلف تماما عن ما يفترضه معظم الناس.

وعلى مستوى الدولة، حيث يكون للموظفين في كثير من الأحيان موظفين أصغر وجمهوريات أصغر، يتضخم أثر الاتصال الفردي، حيث تفيد المكاتب التشريعية بأن تلقي ما يصل إلى ستة أو ثمانية بلاغات من جانب واحد من القضايا يمكن أن ينظر إليه على أنه " انحسار أرضي " ، وهذا يعني أن مكالمتك الهاتفية الوحيدة أو البريد الإلكتروني يمكن أن يكون واحدا من الرسائل التي يتلقاها مسؤول عن قضية معينة، مما يعطيك نفوذاً مسماً.

يقوم موظفو الكونغرس بتسجيل كل نداء يأتي إلى مكتبهم في قاعدة بيانات تُعلم العضو بالمسائل التي يُشارك فيها مكوّناتهم، وتستخدم هذه البيانات لإبلاغ قراراتهم، ولا يختفي بلاغك إلى فراغ، بل يصبح جزءاً من البيانات التي تشكل الأولويات التشريعية وقرارات التصويت.

فهم كيف أن مكاتب الكونغرس مهيأة

قبل أن نلتزم باستراتيجيات الاتصال، من المفيد فهم من يتلقى رسائلك ويعالجها، مكاتب الكونغرس عمليات معقدة مع موظفين يتولون مسؤوليات مختلفة.

وتقسم المكاتب إلى موقعين مختلفين، هما مكتب في العاصمة ومكتب في المقاطعة، حيث يعمل كل موقع على وظائف مختلفة، حيث تركز مكاتب المقاطعات عادة على الخدمات التأسيسية وعلى القضايا، بينما تتولى مكاتب العاصمة المسائل التشريعية.

مواقع الموظفين الرئيسية يجب أن تعرف

ويمكن فهم أدوار مختلف الموظفين أن يساعدكم على توجيه رسالتكم بمزيد من الفعالية:

• مساعدون لشؤون الموظفين: ] The most common entry-level position on Capitol Hill, the Staff Assistant handles all front office responsibilities, answers phones, schedules tours, and often supervises the mail program, and also often serves as intern Coordinator.
• Legislative Correspondents:] These staff members are responsible for drafting responses to constituent communications and typically manage a few legislative issues.
• مساعدون قانونيون: ] هؤلاء الموظفون مسؤولون عن إجراء بحوث متعمقة، وتحليل قضايا السياسات، وصياغة التشريعات، وتقديم المشورة إلى عضو الكونغرس بشأن المسائل التشريعية.
• زملاء العمل أو ممثلي الدوائر التأسيسية: ] Mostly district office based and focus on helping constituents deal with any problems with federal agencies.
• رئيس أركان: ] رؤساء الموظفين يعملون كمستشار رئيسي للمسؤول المنتخب، وإدارة شؤون الموظفين، وكفالة سلاسة تنفيذ الأنشطة اليومية.

عندما تتصل بمكتب ممثلك، من المرجح أنك ستتفاعل مع مساعد موظف أو متدرب في البداية، لكن رسالتك سترسل إلى الموظف المناسب بناء على المسألة التي تعالجها.

كيف أن المسؤولين المنتخبين في الواقع يجهزون رسائلك

فهم عملية التتبع عن كيفية التعامل مع اتصالاتك يمكن أن يساعدك في صياغة رسائل أكثر فعالية التي يتم ملاحظة لها ويؤثر عليها.

نظام التجهيز الرسمي

وبالنسبة لأي شخص مهتم بتيسير الاتصال التأسيسي للتأثير على السياسة العامة، سيكون من المفيد فهم كيفية قيام المكاتب بتجهيز قنوات الاتصال المختلفة هذه، لأن مكاتب الآلية قد وضعت موضع التنفيذ بصورة منهجية لاستقبال الرأي التأسيسي والنظر فيه.

عادة ما يتم تنظيم الرسائل في الخفافيش بواسطة الموضوع والمسألة قيد البحث، وكلما وضعت الرسائل الإلكترونية في دفعة مصنّفة، كلما كان من المحتمل أن يُلاحظوا، وإذا كان هناك شاغل محدد في السياسة العامة يفجر دفعة يتم تنظيمها، فإن المحادثات بالتأكيد تحدث حول المكتب، وستجعلها تلك المحادثات في نهاية المطاف في اجتماع مع عضو الكونغرس.

ما يجعل رسالتك تقف بعيدا

ولا تحظى جميع الاتصالات التأسيسية باهتمام مماثل، إذ أن بعض المكاتب تُدرج مباشرة نصاً تأسيسياً إذا كان فريداً أو مهماً، إذا كان يمثل قدراً كبيراً من الاتصالات التي تلقاها المكتب، أو إذا كان من الضروري مساعدة الموظف على التماس المشورة بشأن أفضل السبل للاستجابة إلى اتصال حساس أو تقني رفيع المستوى.

رسائل شكلية سابقة يتم فرزها تلقائياً وتطولها كما أن "برو" أو "كون" بسيطاً يعتمد على القضايا، لكن إضافة حتى حكم واحد أو جملتين يمكن أن تزيد كثيراً من فرصتها في أن يلاحظ، وهذا يعني أن الأمور الشخصية مهمة بشكل كبير.

The Critical Mass Effect

ومن المهم أن تكون ردود الموظفين على ما هو مطلوب لجعل المكتب يشعر بأنه مسألة ما، أي " إذا كان هناك الكثير من المستجدات " أو " يكفي للقيام بعمل دفعة " ، مما يشير إلى أهمية وجود كتلة معينة من الاتصالات الحاسمة لمكتب ما لكي يأخذ فكرة جدية، ولهذا السبب يمكن أن تكون حملات الدعوة المنسقة فعالة جداً عندما يتصل العديد من الجهات بممثلهم بشأن المسألة نفسها، وهو يشير إلى أن الموضوع يستحق الاهتمام.

من المحتمل أن لحظة شنق شخص ما سيسألون الآخرين في المكتب إذا حصلوا على مكالمات مماثلة اليوم وإذا حصلوا على عدد كبير من المكالمات المماثلة

طرق الاتصال المتقطعة بالفعالية

ليس كل طرق الاتصال بممثليك لها وزن متساو هنا انهيار قنوات الاتصال الأكثر شيوعاً، مرتبة حسب فعاليتها

1- الاجتماعات التي تعقد داخل الأفراد (أشدها أثراً)

ولا شيء يحل محل الاتصال البشري، ولذلك فإن أفضل طريقة يمكن الاستماع إليها لا تزال تمثل اجتماعا وجها لوجه إما بشأن زووم أو مكتبها في واشنطن أو مكاتبها المحلية في الوطن، وتتيح الاجتماعات وجها لوجه الحوار وبناء العلاقات، وفرصة تقديم معلومات معقدة بطريقة لا يمكن أن تتطابق معها أساليب أخرى.

ومن أفضل الطرق لنقل رسالة أو رأي بوضوح، نظرا لأن الاتصالات الشخصية ذات قيمة وفضّل للغاية، وفي حين أن تأمين عقد اجتماع مع المسؤول المنتخب نفسه يمكن أن يكون صعبا، فإن الاجتماعات مع كبار الموظفين الذين يقدمون المشورة بشأن مجالات محددة من مجالات السياسة العامة يمكن أن تكون فعالة تقريبا.

How to request a meeting: ] Contact the scheduler through the official's website or office phone number. Be specific about the issue you want to discuss and why it matters to you as a constituent. Be flexible with timing and location, and be prepared to meet with senior staff rather than the elected official directly.

٢ - المكالمات الهاتفية )الارتطام الكبير(

الإتصال هو الطريقة الوحيدة الأكثر فعالية للارتطام المكالمات الهاتفية تتطلب جهداً أكثر من البريد الإلكتروني أو مراكز الإعلام الإجتماعي

الاتصال بعضو الكونجرس الخاص بك لا يزال أفضل طريقة للتأكد من أنك تحصل على اهتمامهم، عندما تتصل، سوف تتحدث عادة مع مساعد موظفين أو متدرب الذي وظيفته هو تسجيل الشواغل المكونة.

موظفون يجيبون على الهاتف يتم تدريبهم على التحدث مع المكونات وهم يفعلون ذلك طوال اليوم الشخص الذي يلتقط عادة سيكون مساعد موظف أو متدرب أو ربما عليك ترك رسالة صوتية وسيستمعون لما ستقوله وينقلون رسالتك إلى عضو الكونغرس

Phone call best practices:]

• الممثلين المنتخبون أكثر استجابة لمكوناتهم (الناس الذين يمكنهم التصويت لصالحهم)، لذا تأكدوا من إعطاء الأولوية لأعضاء الكونغرس الذين يمثلونك.
• تذكر أن الموظف، وليس عضو الكونغرس، يتلقى مكالمات هاتفية، لذا أطلب التحدث مع الموظف الذي يتعامل مع المسألة التي تود التعليق عليها.
• كن مختصراً ومحترماً عندما يتصل الهاتف، وتذكر كل النقاط المذكورة أعلاه وتنظر في كتابة ما تريد قوله قبل إجراء المكالمة، ولا ترفع صوتك أو تصبح مجادلاً، وتكون مقتضباً وودية ومجاملة في جميع المحادثات.
• إذا كان التحدث إلى شخص حقيقي يجعلك متوتراً يمكنك الاتصال بعد ساعات العمل لترك رسالة صوتية

3 - الرسائل الشخصية والبريد الإلكتروني (مديرية إلى عالية الأثر)

إن الرسائل والرسائل والمكالمات الهاتفية هي وسائل فعالة للاتصال بمسؤوليكم المنتخبين، غير أن فعالية الاتصالات المكتوبة تتوقف بشدة على التخاطب الشخصي والجودة.

ركز على مسألة واحدة، واسمك الكامل وعنوان الشارع للتحقق من الدائرة الانتخابية عنوانك هو الموظفين المهمين التحقق من أنك في الواقع مكون قبل أن تعطي رسالتك كامل الاعتبار

يُطلب من الموظفين صراحةً أن يحذفوا رسائل البريد الإلكتروني من أشخاص من خارج المقاطعة، وأن يفحصوا العنوان للتأكد من أن شخص ما يكتب في الواقع يعيش في المنطقة قبل أن يضع رسالتهم في النظام، لأن الممثلين سيقضون وقتاً في القضايا التي يسمعون عنها من مقاطعتهم.

What to include in your letter or email:]

• المنطقة التي تعيش فيها، تجربتك الشخصية وتاريخك مع المسألة (بما في ذلك أوراق الاعتماد إن وجدتها)، ودراسات ومقالات الصحف من مصادر محلية، وخوفك إذا تم إقرار مشروع القانون أو لم يُلغ، وطريقة عملك الموصى بها.
• ويمكن أن تكون الرسائل الشخصية من المكونات وسيلة فعالة جدا للاتصال مع المشرعين، والتأكد دائما من إدراج اسمك وعنوانك لجعله واضحا أنكم تعيشون في المقاطعة أو الولاية ذات الصلة، وينبغي أن تبدأ جميع الرسائل مع عضو مجلس الشيوخ/الممثل العزيز، ويمكن أن تكون مجرد فقرات قليلة عن مسألة واحدة.

فكري في كتابة مراسلاتك الأصلية كما لو أن العديد من المنظمات تستطيع أن تقدم لك رسالة أو بطاقة بريدية مكتوبة مسبقاً لا يمكنك سوى التوقيع عليها، فإن العديد من المشرعين ما زالوا يعتبرون رسالة أصلية مدروسة تساوي 000 1 من الرسائل التي سبقت كتابة الرسالة.

4 - قاعات المدن والاجتماعات العامة (الارتفاع في الموقع)

ويتيح حضور اجتماع في قاعة المدينة فرصة للعمل مع مسؤول مباشرة وعلنا، ويمكنك أن تطرح سؤالاً وتتلقى رداً في منتدى عام يخضع فيه المسؤول للمساءلة، كما يدل على أن هناك مسألة تحظى بدعم واسع من المجتمع المحلي.

الاجتماعات البلدية هي فرص كبيرة للتحدث مباشرة مع مشرعك وأعلمهم أن مكوناتهم منخرطة في قضايا تهتم بها و هذه طريقة فعالة حقاً لإسماع صوتك

Town hall tips:]

• ويعلن المسؤولون بانتظام عن عقد اجتماعات مفتوحة في مواقعهم على شبكة الإنترنت ووسائط التواصل الاجتماعي، ويصلون في وقت مبكر حيث قد تكون هناك عملية لطرح الأسئلة وإعداد سؤال موجز واضح، ويكونون مهذبين ومحترمين حتى عندما لا يعترضون على ذلك.
• التواصل الشخصي أكثر شخصية، المكونون يقدرون التواصل بطريقة أكثر جدوى، و هو إعلامي و نحن دائما نتعلم شيئا.

5- وسائل التواصل الاجتماعي (الآثار المباشرة، التوعية العامة العليا)

وتستخدم معظم الموظفين برامج وسائط الإعلام الاجتماعية للاتصال بالجمهور، وفي حين أن وسائل الإعلام الاجتماعية يمكن أن تكون مفيدة في زيادة الوعي العام وإظهار الدعم المجتمعي من أجل قضية ما، فإن لديها قيوداً على الإقناع المباشر.

يُفيد الموظفون عن صعوبة التحقق من أن مستعملي وسائل الإعلام الاجتماعية هم في الواقع من المكونات، مما قد يقلل من تأثير الرسالة المباشرة على العملية التشريعية، لكن، في حين أن المكالمات الهاتفية والرسائل قد لا تزال تحمل وزناً أكبر في نظر المشرعين والمعونة الكونجرسية،

6 - أشكال التأشيرات السابقة للأجر (أثر مباشر كبير)

أشكال ما قبل الكتابة هي أسهل أشكال الاتصال لإرسالها وبالتالي أقلها تأثيراً، حيث أن المكاتب التشريعية عادة لا تقرأ هذه الرسائل بالتفصيل وبدلاً من ذلك يتم فرزها وطولها آلياً كما أن "برو" أو "كون" هي التي تهم القضايا.

عندما تحاول المنظمات القيام بحملات جماعية للكتابة، فإنها غالبا ما تستخدم الشماتة التي تحتوي على نفس النص والقطعة، وهذه يمكن أن تجعلك تشعر بالارتياح لأنها سريعة جدا ومروعة، وفي حالة الطوارئ يمكن أن تكون كبيرة، ولكنها ترسل الرسالة التي تدعو إليها ليست قاعدة شعبية.

إذا استخدمت نموذجاً مكتوباً مسبقاً، فإحدى الخدع المفيدة هي أن تنسخ النص إلى بريدك الإلكتروني الخاص وتغير الكلمات قليلاً، هذه الخطوة البسيطة يمكن أن ترفع رسالتك من علامة تالي إلى شيء يقرأ وينظر فيه.

ترجمة:

بغض النظر عن طريقة الاتصال التي تختارها بعض العناصر تجعل رسالتك أكثر احتمالاً أن يتم سماعها واتخاذ إجراءات بشأنها

1 - إنشاء مؤسستكم

حدد نفسك كهيئة تشريعية وموظفيهم أكثر تقبلاً عندما يعلمون أنهم يتحدثون إلى أحد الناخبين (لا يذكروا، أي ناخب) دائماً ما يتضمن اسمك الكامل وعنوان الشارع الكامل وليس فقط قانون زديتش الخاص بك، وهذا التحقق هو أهم صور من غير الدستوريين غالباً ما يُرفض أو يُعطى أدنى قدر من الاهتمام.

2- أن تكون واضحة ومحددة

تقرر ما تريد التحدث عنه وتكون محدداً يمكنك أن تتصل لتجعل مكاتب أعضاءك تعرف أين تقف على قضية تهتم بها وتذكر أنك لا تحتاج أن تكون خبيراً لتصوت برأيك و مكالمتك قصيرة و حلوة

دعوة ممثلكم لإعلامهم كيف تودون التصويت على مشروع قانون محدد، لأن طلب إجراء محدد يعطيكم نفوذاً لمحاسبتهم، وإذا كان هناك رقم محدد لمشروع القانون أو جزء من التشريع، يرجى الرجوع إليه بوضوح.

3 - شاركوا قصتكم الشخصية

فالقصص والتجارب الشخصية أكثر إلحاحا من الحجج المجردة، وتشرح كيف تؤثر هذه المسألة عليك، أو على عائلتك، أو على مجتمعكم مباشرة، وهذا العنصر البشري يساعد الموظفين والمسؤولين على فهم الآثار الحقيقية المترتبة على قرارات السياسة العامة.

4 - إبقاءه على علم

إحتراماً للقيود الزمنية للمكاتب المشغولة سواء كنت تكتب أو تتصل، اذهبا إلى مرحلتكما الرئيسية بسرعة وتجنباً لتفسيرات مطولة، صفحة واحدة للرسائل، بضع دقائق للمكالمات الهاتفية، وسؤال واضح عن قاعات المدينة مبادئ توجيهية جيدة.

5 - الحفاظ على نبرة الاحترام

موظفون عموميون لا يُدفع لهم ما يكفي ليعيشوا براحة في مدينة (واشنطن) مكلفة للغاية ويعملون لصالح سياسي يمكن أن يكونوا مدمرين لصحتكم العقلية خاصة إذا صرخ الناس في المنطقة عليك لمدة ثماني ساعات أو أكثر في اليوم، بالإضافة إلى أنه إذا خرجتم من ناخبين عن طريق الغضب، فإن الموظفين سيقللون من شأنكم لأنهم سيفكرون بك كشخص آخر خيالي،

وأهم جزء من أي رسالة موجهة إلى ممثل هو أن يظل مهذبا في نبرة واختيار كلمة، إذ أن الشخص سيتلقى على نحو أفضل من الهاتف، ويتذكر أنهم لا يتخذون أي قرارات نهائية بشأن ما يتخذه مكتبهم من موقف بشأن المسائل التي يقوم بها هؤلاء الممثلون، هو مجرد الإدلاء بملاحظة عن أفكاركم، ولن يطرحوا أسئلة أو يجادلون معك بشأن ما تقوله ولا تحتاجون إلى محاولة إقناعهم بأي شيء.

6- طلب الرد

اطلب من عضو مجلس الشيوخ أو ممثلك أن يكتب عن القضية أو مشروع القانون يمكنك أيضاً أن تطلب رداً خطياً على دعوتك و تكون مهذباً و مجاملة وتأكد من شكرهم على وقتهم

Understanding Response Times and Follow-Up

وإدارة توقعاتكم بشأن أوقات الاستجابة أمر هام للحفاظ على الدعوة الفعالة على المدى الطويل.

ماذا تتوقع

وتختلف أوقات الاستجابة اختلافا كبيرا على أساس عدة عوامل: طريقة الاتصال المستخدمة، وتعقيد المسألة، وحجم الاتصالات التي يتلقاها المكتب، وما إذا كانت المسألة مراعية للوقت، وقد تتلقى المكالمات الهاتفية اعترافا فوريا، ولكن الردود الرسمية لا تزال تستغرق أسابيع، فالبلاغات الخطية تستغرق عادة وقتا أطول لتلقي الرد.

وكثيرا ما يتلقى الأعضاء أكثر من ألف طلب تأسيسي سنويا بشأن كل ما ينجم عن استحقاقات الضمان الاجتماعي ومسائل جوازات السفر إلى مسائل تنظيمية معقدة، وهذا الحجم يعني أن رسالتكم تتنافس على الاهتمام مع كثيرين آخرين.

أهمية المتابعة

بعد أن اتصلتم بالمسؤول المنتخب لمتابعة ما فعلوه، وإذا صوتوا على الطريقة التي أردتم بها النظر في كتابة شكر قصير، فإنكم تلاحظون كيف ستؤثر النتيجة عليكم، ولكن إذا لم يصوت مشرعكم بالطريقة التي أردتم أن تنظروا في الاتصال بهم وأن تعربوا عن خيبة أملكم، وربما تدرجوا نقطة موجزة عن كيفية تأثيرها عليكم، وفي أي رسالة متابعة أو رسالة إلكترونية تشير إلى حقيقة أنكم كتبتموها قبل التصويت.

متابعة كتابة ملاحظة شكر، مكاتب الكونغرس تسمع الشكاوى طوال الوقت، ومثل أي شخص آخر يشعرون بالمكافأة عندما تكون أفعالهم موضع تقدير، لذا دائماً أشكرك

النهج الاستراتيجي المتعدد القنوات

لا تقصر نفسك على طريقة اتصال واحدة، كأسلوب استراتيجي قد ينطوي على البدء في مكالمة هاتفية لقياس موقف المكتب، متابعة مع رسالة إلكترونية مفصلة تتضمن الوثائق الداعمة،

بناء العلاقات مع ممثليك

الدعوة الفعالة للكون ليست فقط حول الاتصالات الوحيدة بل حول بناء علاقات مستمرة تجعل صوتك أكثر تأثيراً بمرور الوقت

المشاركة بشكل منتظم، ليس فقط خلال الأزمات

المُكونون المُستنَطِرون يُميلون للإتصال بشكل أكثر فعالية و يُحتمل أن يظهروا التقدير و يقدموا الدعم لا تتصلوا بممثليكم فقط عندما تكونون غاضبين من شيء ما

إقامة علاقات مع الموظفين

فالموظفون التشريعيون مهمون للغاية، ومن المفيد جداً إقامة علاقة عمل مع الموظفين المكلفين بقضيتكم، كما هو الحال عندما يحين الوقت للعمل مع معرفة أن شخصاً ما سيدفع الثمن، وكثيراً ما يظل الموظفون في مناصبهم أطول من الموظفين المنتخبين ويمكنهم أن يصبحوا حلفاء قيّمين لجهودكم في مجال الدعوة.

المشاركة في أشكال المشاركة المتعددة

هذه المشاركة تأخذ أشكالاً عديدة، بما في ذلك الجولات التشريعية، واللقاءات، والرسائل الإخبارية، والبطاقات البريدية، ووسائط الإعلام الاجتماعية، والدراسات الاستقصائية، والأكثر، وكلما زادت نقاط الاتصال التي لديك مع مكتب ممثلكم، كلما زاد احتمال اعترافهم بك كعنصر منخرط ومستنير.

وتتيح البرامج الرقمية مثل التطبيقات المتنقلة ووسائط التواصل الاجتماعي تحسين الاتصال، حيث تتيح هذه البرامج تحديث المعلومات في الوقت الحقيقي والارتدادات من الجهات المكونة لها، مما يجعل الموظفين أكثر سهولة.

الاعتبارات الخاصة لمختلف مستويات الحكومة

وفي حين أن العديد من المبادئ تنطبق على جميع مستويات الحكومة، هناك اختلافات هامة في كيفية الاتصال بالمسؤولين الاتحاديين والدولة والمسؤولين المحليين.

الممثلون الاتحاديون (المؤتمرات)

مكاتب الكونغرس هي أكثر المكاتب تنظيماً ولديها أكثر النظم تطوراً لتجهيز الاتصالات التأسيسية، عادة ما يكون لديها موظفين أكبر وإجراءات رسمية أكثر، وعندما يضيع الناس في التاهة البيروقراطية أو لا يستطيعون الحصول على المعلومات أو الاهتمام الذي يحتاجون إليه، كثيراً ما يطلبون من أعضاء الكونغرس التدخل، ويمكن أن تكون هذه القضايا الأساسية أداة للرقابة على الكونغرس للدولة الإدارية عن طريق زيادة وعي الكونغرس بالمشاكل المحتملة في عمليات الوكالات وتقديم الخدمات.

الدولة التشريعية

وكثيرا ما يكون لدى المشرعين في الدولة موظفون أصغر ويمكن أن يكون متاحا أكثر من الممثلين الاتحاديين، وعلى مستوى الولايات، حيث يكون للموظفين في كثير من الأحيان عدد أصغر من الموظفين والفئات الانتخابية، فإن أثر الاتصال الفردي يزداد تضخما، وقد يكون لديك حظ أفضل في تأمين الاجتماعات الشخصية أو الحصول على ردود مباشرة من المسؤول المنتخب نفسه بدلا من الموظفين.

الموظفون المحليون

فأعضاء مجالس المدن المحلية، ومفوضي المقاطعات، والعمد غالبا ما يكونون أكثر سهولة، وقد لا يكون لديهم موظفين مكرسين للتعامل مع الاتصالات التأسيسية، والاتصال المباشر بالمسؤول أكثر شيوعا، والحضور في الاجتماعات العامة التي يحضرونها يمكن أن يكون فعالا بشكل خاص.

أعمال اللجنة والتوقيت التشريعي

فهم العملية التشريعية يمكن أن يساعدك على تحديد وقت دعوتك لتحقيق أقصى قدر من التأثير.

التركيز على أعضاء اللجنة

ويحدث الكثير من الأعمال الحقيقية في اللجان، وبالتالي معرفة اللجان التي تعالج قضاياكم وتركز على أعضاء تلك اللجان، وفي حين أن أغلبية المشرعين في مجال الاتصالات يتلقون من الجهات التي ينتمون إليها مباشرة، لا توجد قواعد تمنع الاتصال بالمشرّعين الآخرين، ولا سيما إذا كانوا يشغلون مناصب السلطة، كما يمكن لرئيس المجلس وقادة الأقليات ورؤساء اللجنة وأعضائها الرفيعي المستوى الإعراب عن رأيه لدى أي شخص يرغب في الاتصال بهذه المسألة.

مسائل التوقيت

التوقيت مهم جداً، كما لو أنّ قضيتك على وشك الاتصال بمشرعك بسرعة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني يمكن أن تكون أكثر فعالية، لكنّ الوقت يسمح بالاستفادة من تقنيات إضافية ذات نفوذ مثل كتابة رسالة أو لقاء مع أعضاء الكونغرس وموظفيهم.

العديد من القرارات المتعلقة بالسياسة العامة تتخذ خلال عمليات الميزانية، فهم متى تحدث مناقشات الميزانية، عندما يتم صياغة مشاريع القوانين مقابل ما يجري التصويت عليه، وعندما تعقد اللجان جلسات استماع يمكن أن تساعدك على تحديد وقت دعوتك استراتيجيا.

حالات سوء السلوك المشتركة إلى أفويد

وحتى الدعوة التي يُحتذى بها جيداً يمكن أن تكون غير فعالة إذا ارتكبت هذه الأخطاء المشتركة:

اتصل بالممثلين الذين لا يمثلونك

الممثلين المنتخبون أكثر استجابة لمكوناتهم الخاصة (الناس الذين يمكنهم التصويت لهم)، لذا تأكد من إعطاء الأولوية لأعضاء الكونغرس الذين يمثلونك، ونحن نعلم أنه من المغري، ولكن ليس من الفعال أن نتصل بالأعضاء الذين لا يمثلونك، وأن القيام بذلك قد يحجب المكالمات من مكوناتهم التي يمكن أن يكون لها تأثير أكبر.

استخدام فقط لكتاب الاستمارة

بينما كانت الرسائل أفضل من لا شيء، تحمل وزناً ضئيلاً، دائماً ما تُفرد رسالتك، حتى لو كنت تستخدم نموذجاً كنقطة بداية.

أن تكون فاغياً أو غير مركز

محاولة معالجة قضايا متعددة في بلاغ واحد تضعف رسالتك، ركز على قضية واحدة أو مشروع قانون لكل اتصال.

ننسى إدراج معلومات الاتصال

بدون اسمك وعنوانك الكاملين، قد تُلغى رسالتك لأنه لا يمكن التحقق من أنها قادمة من أحد المكونات.

عدم احترامي أو التهديد

فالاتصالات العدائية تؤدي إلى نتائج عكسية، بل ويمكن إبلاغ السلطات بها إذا كانت تنطوي على تهديدات، فالفصل لا بأس به ويتوقع، ولكن يجب التعبير عنه باحترام.

الأدوات والموارد اللازمة للاتصال بالمسؤولين

ويمكن لعدة أدوات وموارد أن تبسط عملية العثور على ممثليكم والاتصال بهم:

العثور على ممثليك

من أجل الممثلين الفيدراليين، هذه الخدمة ستساعدك بمطابقة قانونك الخاص بـ"زي بي" إلى حي الكونغرس، مع وصلات لموقع عضوك وصفحة الاتصال، الموقع الرسمي لمجلس النواب (هاوس.غوف) والموقع الشبكي لمجلس الشيوخ (مجلس الشيوخ، الحكومة) يقدمان أدوات للبحث.

بالنسبة للمسؤولين الحكوميين والمحليين، المواقع الشبكية مثل USA.gov's elected officials directory ] يمكن أن تساعدك على تحديد من يمثلك في كل مستوى من مستويات الحكومة.

منابر الاتصال

بالنسبة لأعضاء الكونغرس هناك الكثير من الموارد التي تجعل العملية أسهل، بما في ذلك الديمقراطية.يو التي ترسل رسائلك إلى الكونغرس، فاكسيرو الذي يرسل الفاكس الخاص بك إلى ممثلكم وأعضاء مجلس الشيوخ، Resistbot الذي يحول رسائلك النصية إلى رسائل يومية إلى الكونغرس، و Stance الذي يوصل رسالتك الصوتية إلى البريد الصوتي لممثلكم في الكونغرس.

نظم الإدارة التأسيسية

:: بناء البرامج المخصصة للمكاتب الحكومية، ومساعدة قادة وأفرقتهم على تنظيم وتتبع ورد آلاف الرسائل التي يتلقونها كل عام عبر البريد الإلكتروني، والأشكال الإلكترونية، ووسائط الإعلام الاجتماعية، وفهم أن هذه النظم موجودة يمكن أن يساعدكم على تقدير كيفية تجهيز وتتبع اتصالاتكم.

دور وسائط الإعلام المحلية في زيادة صوتك

وكثيرا ما يكون للصحف المحلية، ومحطات الإذاعة، والأخبار التلفزيونية تأثير أكبر على المسؤولين المنتخبين من وسائط الإعلام الوطنية، كما أن توجيه رسائل إلى المحررة، أو تقديم المواد الأفيونية، أو الاتصال بالصحفيين المحليين بشأن المسائل يمكن أن يزيد من رسالتكم إلى أبعد من الاتصال المباشر التأسيسي.

وعندما يرى المسؤولون المنتخبون أن الجهات المكونة لها تثير قضايا في المحافل العامة ووسائط الإعلام المحلية، فإنها تشير إلى اهتمام المجتمع المحلي الأوسع ويمكنها أن تحفز على اتخاذ إجراءات أكثر فعالية من الاتصالات الخاصة وحدها.

فهم الحدود والتوقعات الواقعية

بينما التواصل التأسيسي قوي، من المهم أن يكون هناك توقعات واقعية حول ما يمكن تحقيقه.

يجب على أعضاء الكونغرس أن يفكروا في المصالح المتنافسة ويقرروا أي قرارات تمثل أفضل المكونين الذين ينتخبونهم قد يخالف ممثلكم موقفكم حقاً أو قد يواجهون ضغوطاً سياسية تجعل من الصعب التصويت بالطريقة التي تفضلونها

تعليم المكونات في عملية صنع السياسات، وتوفير موارد البرامج ذات الصلة بمصالحهم، ووضع أكفأ خطوط الاتصال لك ولموظفيك، ووضوح ما يمكن أو لا يمكن إنجازه في دوركم، وفهم القيود والقيود التي يفرضها دور ممثلكم يمكن أن يساعدكم على الدعوة بمزيد من الفعالية والحفاظ على التوقعات الواقعية.

جعل الاتصال التأسيسي " حبيت "

أكثر المدافعين فعالية لا يتصلون بممثليهم مرة واحدة فقط يجعلون الأمر ممارسة عادية

طريقة واحدة لإنقاذ الوقت و مساعدتك في جعل دعوة الكونغرس عادة هي توفير أرقام هاتف المشرعين في هاتفك الخلوي، و وضع رسائل تذكيرية لتفقد القضايا التي تهتم بها، و الاشتراك في نشرات إخبارية من منظمات الدعوة التي تعمل على قضاياك، وخلق نظام بسيط للتعقب عندما تتصل بممثليكم وما هي الردود التي تتلقونها.

التواصل مع المكونات هو جانب مهم من كونه مسؤول منتخب وهناك قول من لاعب تنس عظيم آرثر آش الذي قال "افعل ما يمكنك، إستخدم ما لديك، إبدأ من حيث أنت"

الأثر الأوسع للانخراط التأسيسي

ومن أهم المسؤوليات التي تقع على عاتق أي مسؤول منتخب الاتصال بمكونيك، حيث أن الاتصال الفعال يساعد على بناء الثقة مع الأفراد في حيكم ويرفع صورة مكتبكم، وما إذا كان الإعلان عن مبادرة جديدة أو الرد على الرسائل والرسائل الموجهة من المواطنين الذين ترغبون في تلقي رسائل واضحة في الوقت المناسب وموجهة.

عندما تنخرطين مع مسؤوليك المنتخبين، لا تدعون فقط إلى سياسات محددة، فأنتم تشاركون في العملية الديمقراطية، وتخضعون ممثليكم للمساءلة، وتساعدون على ضمان أن تظل الحكومة مستجيبة للناس الذين تخدمهم.

وهناك مستوى عال من عدم الثقة مع المسؤولين المنتخبين، كما أن المبادلات الكبيرة للناخبين غاضبون، فالتواصل المنتظم والمحترم والمستنير هو أحد السبل لسد هذه الفجوة وإعادة بناء الثقة بين المواطنين وممثليهم.

اتخاذ الإجراءات: خطواتك التالية

الآن بما أنك تفهم كيف يستمع المسؤولون المنتخبون ويجهزون الاتصالات التأسيسية حان الوقت لوضع هذه المعرفة موضع التنفيذ

• Identify your representatives:] Use online tools to find out who represents you at the federal, state, and local levels. Save their contact information in a place you can easily access.
• [أصدر قضية: ] Select one issue you care deeply about. Research the current status of legislation or policy related to this issue.
• اتصل بك أولا: ] ابدأ بالاتصال هاتفيا أو بريد إلكتروني شخصي، استخدم المبادئ التوجيهية في هذه المادة لصوغ رسالة فعالة.
• Follow up:] Track the response you receive and follow up as appropriate.
• Build the habit:] Set a reminder to contact your representatives regularly -monthly or quarterly-about issues you care about.
• Expand your engagement:] As you become more comfortable, attend a town hall meeting, request an in-person meeting, or write a letter to your local newspaper.

تذكروا صوتكم يهم أكثر مما تظنون، كل مكالمة هاتفية تسجل، كل رسالة إلكترونية، وكل من يأتون في قاعة المدينة يساهم في البيانات التي تشكل الأولويات والقرارات التشريعية، ولا تنتهي مشاركتكم في العملية الديمقراطية في صندوق الاقتراع، بل تستمر من خلال المشاركة المستمرة مع المسؤولين الذين انتخبتم لتمثيلكم.

وبفهم كيفية الاستماع إلى المسؤولين المنتخبين، والعمل، والاستجابة للبلاغات التأسيسية، يمكنك أن تضمن أن صوتك يُسمع بوضوح وفعالية، وسواء كنت تدعو إلى إدخال تحسينات محلية، أو تغييرات في السياسة العامة للدولة، أو التشريعات الاتحادية، فإن المبادئ الواردة في هذا الدليل ستساعدك على التواصل بطرق تحقق النتائج وتؤثر تأثيرا حقيقيا في السياسات التي تؤثر على حياتك ومجتمعك.

لمزيد من المعلومات عن المشاركة المدنية والدعوة، زيارة الموارد مثل موقع كونغرس الولايات المتحدة الرسمي على شبكة الإنترنت [FLT: 1]، موقع الهيئة التشريعية للولاية الخاص بك، ومنظمات مثل ]League of Women Voters] التي تقدم معلومات غير حزبية عن العملية التشريعية وكيفية المشاركة بفعالية.