فهم اجتماعات الحكومات المحلية وصنع القرار

جداول أعمال الموافقة

يتألف جدول أعمال " توافق الآراء " من بنود في جدول الأعمال تعتقد الهيئة الإدارية أنها روتينية و/أو لا تحتاج إلى مناقشة، وقد تتخذ الهيئة الإجراءات الموصى بها بشأن هذه البنود في تصويت واحد، دون مزيد من المناقشة، ولكن يجب أن تتيح لك فرصة التعليق على تلك البنود قبل أن تتخذ مثل هذا الإجراء، وهذه الأداة الإجرائية تتيح لهيئات الإدارة معالجة المسائل الروتينية بكفاءة مع الاحتفاظ بوقت لإجراء مناقشة موضوعية للمسائل المعقدة أو المثيرة للجدل.

ويمكن لجدول أعمال شامل وجيد الإعداد للاجتماعات أن يحافظ على سير الأمور مع ضمان أن يكون جميع المشاركين على نفس الصفحة، ويمكن لأي وكالة أن تقلل من الوقت الذي ينفق على المسائل الروتينية أو غير المثيرة للجدل باعتماد جدول أعمال للموافقة، مما يتيح مزيدا من الوقت للمناقشة والتفكير بشأن المسائل الهامة، ويمكن لأي عضو في الهيئة الإدارية أو الجمهور عادة أن يطلب حذف بند من جدول أعمال الموافقة لإجراء مناقشة منفصلة.

القيود والتقلبات

ولا يجوز لهيئة الإدارة أن تصوت على المسائل التي لا تدرج في جدول الأعمال أو دون إتاحة الفرصة لأعضاء الجمهور للتعليق على البند قبل تصويتهم، إلا في حالة الطوارئ، وهذا الشرط يكفل أن يكون لدى الجمهور إخطار كاف بالمسائل التي يتعين البت فيها، ويمكن أن يعد مدخلات مفيدة، غير أن مجالس الإدارة تحتفظ ببعض المرونة لمناقشة المسائل الناشئة أو إضافة بنود إلى جداول الأعمال المقبلة على أساس معلومات جديدة أو ظروف متغيرة.

المشاركة العامة: الحقوق والفرص وأفضل الممارسات

إن المشاركة العامة المؤثرة تمثل قلب الحكم المحلي الديمقراطي، إذ توجد مجالس إدارة محلية للقيام بأعمال عامة، وهي تخدمكم، وبالتالي، يجب أن تكون اجتماعاتهم مفتوحة للجمهور، وأن تتيح لكم، كعضو في الجمهور، فرصة التعبير عن آرائهم خلال الاجتماع، وأن تفهموا حقوقكم وأكفأ السبل للمشاركة يمكّنكون من التأثير على القرارات التي تؤثر على مجتمعكم.

حقوق المشاركين في الجلسات العامة

لديك الحق في التكلم مباشرة أمام هيئة الحكم المحلي في أوقات محددة أثناء الاجتماع، ولك الحق في التحدث عن بنود جدول الأعمال قبل أو أثناء نظر الهيئة الحكومية في البند، بالإضافة إلى ذلك، لديك الحق في التحدث عن أي مسألة ليست مدرجة في جدول الأعمال، طالما أنها تتعلق بمسألة يكون لهيئة الإدارة فيها سلطة ما للتصرف.

ولا تحتاجون إلى تسجيل أسمائكم أو إكرامتهم أو عرض أي وثائق لحضورها أو المشاركة فيها، وهذه الحماية تكفل أن تظل المشاركة متاحة لجميع أعضاء المجتمع المحلي، بغض النظر عن مركزهم أو استعدادهم للتعرف علنا على أنفسهم، على الرغم من أن العديد من الولايات القضائية تطلب فعلا توقيعا طوعيا لأغراض تنظيمية.

ويمكنكم تسجيل أي جلسة مفتوحة وعامة أو تصويرها أو بثها، ما لم يتسبب ذلك في استمرار تعطيل الاجتماع، ولكم الحق في الحصول على نسخ من أي جداول أعمال أو أي كتابات أخرى تنظر فيها هيئة الإدارة، وكذلك أي تسجيلات حكومية للاجتماع إذا طُلب منها ذلك في غضون 30 يوما من التسجيل.

الزمن المعقول، المكان، القيود المفروضة على الإنسان

ويجوز للحكومة أن تضع حدودا زمنية معقولة على الخطاب العام، ولكنها لا تحظر خطابك أو تقيده أو تحد منه بأي شكل آخر خلال فترة تخصيصكم، إلا إذا أعاقتم بشكل كبير التقدم المنظم للاجتماع، وتتراوح الحدود الزمنية المشتركة بين دقيقتين وخمس دقائق لكل متكلم، مع إتاحة بعض الولايات القضائية وقتا إضافيا للمسائل المعقدة أو تقليص الوقت الذي يحضره كثير من المتكلمين.

وبما أن فترة التعليق العام في جلسة علنية تعتبر " محفلاً عاماً محدوداً " لأغراض حرية الكلام، فإن الحكومة المحلية يمكنها تنظيم وقت ومكان وطريقة الكلام، شريطة أن تكون هذه اللوائح معقولة ومحايدة المحتوى، وقد تشمل هذه اللوائح المعقولة قصر ملاحظات المتكلمين على عدد معين من المحاضر والحد من ملاحظات المتكلمين على البنود المدرجة في جدول الأعمال.

ولا تعطلون الاجتماع لمجرد انتقاد الحكومة، أو لاختياركم الكلمات في القيام بذلك، بل أنتم لا تعطلون الاجتماع لمجرد أن خطابكم يثير رد فعل من الجمهور أو من هيئة الإدارة، ولا يجوز لهيئة الإدارة أن تعاقبكم، أو أن تقيد خطابكم، أو تتخذوا أي إجراء سلبي آخر ضدكم على أساس وجهة نظر أعربتم عنها أو على مضمون خطابكم.

استراتيجيات المشاركة الفعالة

To maximize the impact of your participation in local government meetings, consider these evidence-based strategies:

Prepare thoroughly:] Review agendapackets, staff reports, and background materials before the meeting. Understanding the context and details of issues allows you to provide more informed and persuasive input. Many jurisdictions post complete agenda packageets online several days before meetings, giving you time to research and formulate your comments.

Focus on relevant facts and impacts:] Decision-makers respond most effectively to comments that provide new information, identify specific impacts, or offer constructive solutions. Personal stories about how policies affect you or your neighbourss can be powerful, but should be connected to the specific decision at hand.

Be brief and organized:] With limited speaking time, organize your thoughts in advance. Consider writing out key points to ensure you cover your most important concerns within the time allowed. Start with your main point, provide supporting evidence, and conclude with a clear request or recommendation.

Submit written comments:] In addition to or instead of oral testimony, many jurisdictions accept written comments that become part of the official record. written submissions allow you to provide more detailed information, supporting documents, or technical analysis that may be difficult to convey in a brief oral presentation.

Build coalitions:] Coordinating with neighbourss or like-minded community members can amplify your message. Multiple speakers addressing the same issue from different perspectives demonstrates broad community concern and can be more persuasive than a single voice.

Follow up:] After providing input, follow up with individual council members or staff to answer questions, provide additional information, or continue the dialogue. Many important conversations happen outside formal meetings, and building relationships with decision-makers can increase your long-term effectiveness.

أساليب المشاركة البديلة

وإذ تدرك أن الاجتماعات التقليدية التي تعقد داخل الأشخاص تخلق حواجز أمام العديد من المقيمين، فإن الحكومات المحلية تقدم بشكل متزايد أساليب للمشاركة البديلة، وتكفل للمقيمين، في الاجتماعات التي تعقد في مكان ما، الوصول بأمان وراحة إلى موقعكم، وتجد خيارات للوقوف أو النقل العام، وتبحر المبنى بسهولة، وتختار الأماكن التي توجد في أماكن مناسبة، ويتاح للمقيمين ذوي الإعاقة، ويتسع نطاقها بما يكفي لعدد الحاضرين، ويريحها من حيث ترتيب جلسات الجلوس والإضاءة، ودرجة الحرارة،

ويمكن أن يؤدي البث المباشر من موقعكم الحكومي على شبكة الإنترنت ووسائط التواصل الاجتماعي إلى تحسين حضور الاجتماعات العامة، حيث لا يستطيع الناس أحيانا الحضور شخصيا، ولكنهم لا يزالون مستعدين للمشاركة في اجتماعات عامة افتراضية، وقد أصبحت أشكال الاجتماعات الهجينة التي تجمع بين المشاركة الشخصية والبعدية شائعة بشكل متزايد، مع توسيع نطاق الوصول إلى الخدمات مع الحفاظ على فوائد التفاعل المباشر.

محاضر الجلسات والسجلات العامة

والدقائق هي السجل المكتوب الفوري لاجتماع أو جلسة استماع، ويشترط قانون الدولة تسجيل محاضر جميع الجلسات العادية والخاصة (باستثناء الجلسات التنفيذية) على وجه السرعة، وفتح باب التفتيش العام، وتوثيق هذه السجلات الرسمية الإجراءات المتخذة، والتصويت المدلى به، ونقاط المناقشة الرئيسية، التي تشكل الذاكرة المؤسسية لعملية اتخاذ القرارات في الحكومة المحلية.

محتوى وصيغة المناقصات

وفي حين تختلف الاحتياجات المحددة حسب الولاية القضائية، فإن محاضر الجلسات تشمل عادة ما يلي:

• تاريخ الاجتماع وتوقيته ومكان انعقاده
• أسماء الأعضاء الحاضرين والمفقودين
• تسجيل جميع الاقتراحات، بما في ذلك من قام بها وأعارها
• نتائج جميع الأصوات، بما في ذلك في كثير من الأحيان طول الأصوات الفردية
• موجز المناقشة بشأن البنود الرئيسية
• وثائق التعليقات العامة (على الأقل ملاحظة من تحدث وعن المواضيع)
• وقت التأجيل

وفي حين أن معظم الحكومات المحلية مطالبة بوضع جداول أعمال الاجتماعات على شبكة الإنترنت، لا يوجد شرط مماثل لعقد جلساتها، إلا أن العديد من مجالس الإدارة تضع جداول أعمال الاجتماعات ودقائقها على الإنترنت في محاولة لزيادة شفافية الجمهور، وهذه الممارسة تعزز المساءلة وتسمح للمقيمين بتتبع كيفية تصويت ممثليهم على مسائل محددة على مر الزمن.

تسجيلات الصوت والفيديو

وتسجل ولايات قضائية عديدة الآن جلسات في شكل سمعي أو فيديو، وتوفر وثائق أكثر اكتمالا من المحاضر المكتوبة وحدها، ومن المفيد للمواقع أن تنفذ أساليب مغفلة تحسن المشاركة العامة، مثل تسجيل الاجتماعات الافتراضية أو الشخصية بسهولة، وتخزينها على السحابة التي يلجأ إليها المكونون في وقتهم الخاص، وهذه التسجيلات تتيح للمقيمين الذين لا يستطيعون حضور الجلسات مراقبة الإجراءات وفهم سياق المناقشات التي قد لا يتم إلقاء القبض عليها بالكامل في دقائق مكتوبة.

:: مفاوضون قادمون للمشاركة

وكثير من الحكومات المحلية تكافح من أجل انخفاض الحضور والمشاركة المحدودة، حيث قد لا يعرف المقيمون متى تعقد الاجتماعات أو يتلقون إشعاراً أو يجدون صعوبة في حضورها بسبب العمل أو المسؤوليات الأسرية، قد يشعر البعض بأن الاجتماعات طويلة جداً ومربكة أو غير منتجة، ولا يعتقد آخرون ببساطة أن حضورهم ومشاركتهم سيشكلان فارقاً، ويستلزم التصدي لهذه الحواجز بذل جهود متعمدة من الوكالات الحكومية وأعضاء المجتمع المحلي.

إمكانية الوصول والاشتراك

وبالنسبة للأشخاص الذين لديهم وظائف أو للآباء والمقدمين للرعاية، فإن الاجتماعات العامة التقليدية قد تكون غير ملائمة للغاية، بالنسبة للآخرين الذين ليست لغتهم الأولى باللغة الانكليزية أو الذين لا يريدون تبادل آرائهم أمام غرفة من الغرباء، ويمكن أن يخيفوا، وهذه مجرد بعض الحواجز المحتملة التي يمكن أن تمنع أو تثبط المشاركة، وينبغي أن تحاول إزالة أكبر عدد ممكن من الحواجز.

عند تصميم عملية مشاركة شاملة ومنصفة، من المهم توقع الحواجز أمام المشاركة وإزالتها مسبقاً، حيث أن هناك عدة أمور قد تحد من قدرة الفرد أو رغبته في المشاركة، وتعقد الحكومة يمكن أن يكون ساحقاً، لا سيما بالنسبة لمن تم فصلهم من عمليات صنع القرار.

وتشمل الاستراتيجيات الرامية إلى تحسين إمكانية الوصول ما يلي:

• Language access:] Providing interpretation services and translated materials for non-English speakers
• رعاية الأطفال: ] عرض رعاية الأطفال في الموقع لتمكين الوالدين من المشاركة
• التوقيت المرن: ] Varying meeting times to accommodate different work schedules
• Multiple places:] Holding meetings in different neighborhoods to reduce travel barriers
• Technology solutions:] Enabling remote participation through video conferencing and live streaming
• Plain language:] Avoiding jargon and explaining technical terms to make proceedings more understandable
• مرافق مقبولة: ] Ensuring meeting locations comply with ADA requirements and are served by public transportation

الوصول إلى المجتمعات الممثلة تمثيلا ناقصا

ومع سعي المدن إلى أن تصبح أكثر إنصافا وشمولا، فإن النهج التقليدي لم يعد يقطعها في العديد من المجتمعات، لا سيما مع المجموعات التي لا تحضر عادة اجتماعات التخطيط العام - والمتكلمون غير الانكليزيين والشباب والآباء الذين لديهم أطفال وكبار السن والمقيمون من ذوي الدخل المنخفض، وقد أصبح هذا الأمر مسألة أكبر في السنوات القليلة الماضية - كيف يكون أكثر شمولا، حيث يستيقظ المخططون وأفرقة المشاريع على حقيقة أن جميع الأصوات تهم.

ومن بين النهج المبتكرة للمشاركة مقابلة الأشخاص الذين هم في أماكنهم بصورة أليمة ومجازية، وقد ينطوي ذلك على حضور المناسبات المجتمعية، وإقامة شراكات مع منظمات المجتمع المحلي الموثوق بها، واستخدام وسائل الإعلام الاجتماعية والمنابر الرقمية التي تحظى بشعبية سكانها الأصغر سنا، أو إيجاد فرص غير رسمية للمدخلات لا تتطلب حضور اجتماعات رسمية.

إدارة الاجتماعات الصعبة أو الاجتماعات الخلافية

ومن حين لآخر، تواجه مجالس الإدارة عقد اجتماعات مثيرة للجدل، وموجهة إلى النفس، حيث ترتفع التوترات، وقد تشتعل الأعصاب، ويمكن لهذه الاجتماعات أن تختبر أعضاء الهيئة المنتخبة وموظفي الوكالات، ولكن الصراع والخلاف يمكن أن يسهما أيضا إسهاما إيجابيا في عمليات صنع القرار التي تقوم بها الحكومة المحلية.

الاستراتيجيات

وينبغي للوكالات أن تنظر في مكان إدراج مسألة مثيرة للجدل في جدول أعمال الاجتماع، وإذا كنت تعلم أن بنداً بعينه من المرجح أن يولد خلافاً كبيراً وجمهوراً أكبر من جمهوره العادي، وأن تنظر في نقله إلى قمة جدول أعمالكم بحيث لا يضطر الحضور إلى الانتظار، مما يزيد من إحباطهم.

وينبغي لهيئة الإدارة أن تعتمد وتتابع النظام الداخلي للمجلس أو اللجنة، بما في ذلك نظام روبرت النظامي، على أن القواعد الأساسية الواضحة والسهلة الفهم يمكن أن تقطع شوطا طويلا نحو الحفاظ على النظام والحضارة، ويمكن للحكومات المحلية أيضا أن تضع قواعد إجرائية شاملة، أو أدلة للمشاركة العامة، أو توجيهات مختصرة.

وعند النظر في مشروع أو اقتراح مثير للجدل، التفكير في إضافة بعض الدورات التعليمية غير الرسمية في وقت مبكر من العملية لتقديم إخطارات وافية وتحديد ومعالجة الشواغل الأولية وتجنب أي شكاوى تحاول الهيئة الإدارية أن تُنفذ من خلال قرار ما. ويمكن لهذه الاجتماعات أيضا أن تساعد في معالجة المعلومات الخاطئة عن المشروع أو الاقتراح.

أثناء الاجتماع

ينبغي أن يبدأ رئيس الاجتماع الاجتماع بشرح القواعد الأساسية، بما في ذلك القيم والسلوك التي يتوقع من الجميع أن يلتزموا بها (تحترم آراء الآخرين، لا تقاطع، وتمتنع عن أي هجمات شخصية، إلخ)، وأن تقدم تعليمات واضحة عن كيفية المشاركة وما يتوقعه، نظراً إلى أنه قد يكون التفاعل الأول لبعض المشاركين مع الحكومة المحلية.

وينبغي لرئيس الاجتماع أن يوضح أنه خلال الجزء المتعلق بالتعليق العام من الاجتماع سيستمع أعضاء هيئة الإدارة إلى المعلقين دون المشاركة في حوار مع المعلقين، وإذا ما ثار سؤال أثناء التعليق العام، يمكن لهيئة الإدارة أن تطلب من موظفي الوكالة التحقيق في المسألة وتقديم تقرير عنها، وهذا النهج يحول دون عقد اجتماعات في حجج غير منتجة مع ضمان إيلاء الاهتمام المناسب للمسائل المشروعة.

دور التكنولوجيا في الاجتماعات الحديثة للحكومات المحلية

وقد أحدثت التكنولوجيا تحولاً جوهرياً في كيفية قيام الحكومات المحلية بعقد اجتماعات والمشاركة مع المقيمين، وتوفر الأدوات الرقمية فرصاً لزيادة الشفافية وتوسيع المشاركة وتحسين الكفاءة، وإن كانت تطرح أيضاً تحديات جديدة تتطلب إدارة مدروسة.

منابر الاجتماع الافتراضي والهايجين

وتستخدم الحكومات المحلية تكنولوجيا الاجتماعات عن بعد للتواصل مع الجمهور عن طريق منابر شبكية أو أدوات لتقديم الهاتف تتيح للأفراد حضور الاجتماعات العامة والمشاركة فيها، وأصبحت الاجتماعات عن بعد شكل الاجتماعات غير المقصود أثناء وباء COVID-19، مع نسق الاجتماعات الهجينة، التي تخلط بين الحضور الشخصي والحضور عن بعد، مع بقاء سمة من سمات عالمنا بعد انتهاء الأوبئة، مع سعي الحكومات المحلية إلى إيجاد مزيد من السبل لتعزيز الإدماج والمشاركة في مجتمعاتها المحلية.

فالمشاركة الفعلية تزيل الحواجز الجغرافية وتستوعب السكان الذين يعانون من قيود على التنقل أو من تحديات في مجال النقل، وتسمح للناس بالمشاركة من العمل أو المنزل دون مدة سفر طويلة، غير أن الاجتماعات التي تعقد داخل الأشخاص، والاجتماعات النائية والمختلطة، مثل الاجتماعات التي يعقدها أعضاء غير الشيوعيين، تكون مفتوحة للتعطل، ولا سيما من جانب الأعضاء غير الشيوعيين الذين يعتزمون اتخاذ إجراءات مضنية (مثلاً، زومبومبنغ).

جدول الأعمال الرقمي وإدارة الوثائق

وتتيح النظم الحديثة لإدارة الاجتماعات للحكومات نشر جداول الأعمال والوثائق الداعمة والمواد التكميلية على الإنترنت في أشكال يمكن البحث عنها ويمكن الوصول إليها، وكثيرا ما تشمل هذه النظم سمات مثل:

• الإخطارات بالبريد الإلكتروني الآلي عند نشر جداول الأعمال
• النظر إلى مواد الاجتماع بطريقة متحركة
• التكامل مع تسجيلات البث بالفيديو والمحفوظات
• محفوظات الاجتماعات والمقررات السابقة التي يمكن البحث فيها
• أدوات لتقديم التعليقات العامة إلكترونيا

وسائل الإعلام الاجتماعية والتوعية الرقمية

وقد اعتمدت الحكومات المحلية على نحو كامل برامج وسائط الإعلام الاجتماعية في جهودها الرامية إلى إيجاد سبل جديدة وأكثر فعالية للعمل مع الجمهور وخلق قدر أكبر من الثقة والشفافية، إذ تمكن وسائط الإعلام الاجتماعية الحكومات من تبادل المعلومات، وتسليط الضوء على بنود هامة من جدول الأعمال، وتقديم معلومات مستكملة في الوقت الحقيقي خلال الاجتماعات، والتماس مدخلات غير رسمية بشأن القضايا الناشئة، بيد أنه يجب إدارة مشاركة وسائط الإعلام الاجتماعية بعناية لضمان الامتثال لقوانين الجلسات المفتوحة ومتطلبات السجلات العامة.

بناء القدرات المدنية من خلال المشاركة

ويمكن أن تكون المشاركة العامة أي عملية تشرك الجمهور مباشرة في صنع القرار وتراعي تماماً المدخلات العامة في اتخاذ ذلك القرار، وهي عملية لا مناسبة واحدة تتألف من سلسلة من الأنشطة والإجراءات التي تقوم بها الوكالة الراعية على مدى الحياة الكاملة لمشروع ما لإعلام الجمهور والحصول على مدخلات منه، وتمنح أصحاب المصلحة (التي لها مصلحة أو مصلحة في قضية، مثل الأفراد، ومجموعات المصالح، والمجتمعات المحلية) التأثير على حياتهم.

الاستحقاقات ما بعد المقررات الفردية

وعندما تحقق المشاركة العامة بطريقة مجدية، ستسفر عن استحقاقين هامين: فالوكالات الراعية ستتخذ قرارات أفضل وأكثر سهولة التنفيذ تعكس المصالح والقيم العامة وتتفهم على نحو أفضل من جانب الجمهور، وتضع المجتمعات المحلية قدرة طويلة الأجل على حل القضايا الاجتماعية الصعبة وإدارتها، وغالبا ما تتغلب على الاختلافات وسوء الفهم التي طال أمدها.

وتسهم المشاركة العامة في اتخاذ قرارات أفضل لأن صانعي القرار لديهم معلومات أكمل - في شكل وقائع وقيم ومنظورات إضافية يتم الحصول عليها من خلال مدخلات عامة - من أجل التأثير على عملية اتخاذ القرارات، ويمكنهم بعد ذلك أن يدمجوا أفضل المعلومات والخبرات المتاحة لجميع أصحاب المصلحة.

تطوير مهارات المشاركة

المشاركة العامة الفعالة تعتمد جزئياً على رغبة الوكالة الراعية وقدرتها على إشراك الجمهور في عملية اتخاذ القرار، وبينما من المهم للغاية أن تقوم الوكالات الراعية بتطوير المهارات للتفكير من خلال خطة عملية مشاركة عامة وتنفيذها، فليس من المهم أن يطور الجمهور القدرة على المشاركة بفعالية في عمليات اتخاذ القرار، نظراً لأن عملية المشاركة المصممة جيداً والمخلصة لن تحقق إمكاناتها إذا افتقر الجمهور إلى المهارات اللازمة للمشاركة العامة، وبالتالي، من المهم أن تُنشئ الحكومة.

ويمكن للوكالات الحكومية والمنظمات المجتمعية على حد سواء دعم بناء القدرات المدنية من خلال ما يلي:

• أكاديميات المواطنة التي توضح كيف تعمل الحكومة المحلية
• برامج تنمية القيادات للقادة المجتمعيين الناشئين
• فرص التوجيه، أزواج المحامين ذوي الخبرة مع الوافدين الجدد
• أدلة لغوية بسيطة للعمليات والإجراءات الحكومية
• التدريب على فعالية الكلام والدعوة
• حلقات عمل بشأن فهم الميزانيات، وأنظمة استخدام الأراضي، ومواضيع تقنية أخرى

نبسب المشاركة العامة

وقد أنشأت عدة منظمات أطراً لمشاركة المجتمعات المحلية تستند إلى مستويات متزايدة من المشاركة ودور الجمهور على كل مستوى، حيث تتراوح مستويات المشاركة عادة بين المعلومات والتشاور والمشاركة والتعاون، حتى التمكين، وتُعرض أطر المشاركة عادة في مصفوفة، مما يمكن أن يساعد في البت في أنواع أشكال الاجتماعات وتقنيات المشاركة التي قد تكون أفضل ملاءمة لاحتياجات وأهداف محددة من المشاركة.

ويساعد فهم هذا الطيف المسؤولين الحكوميين والمقيمين على تحديد استراتيجيات مناسبة للمشاركة في مختلف أنواع القرارات:

• Inform:] One-way communication providing information to help the public understand issues, alternatives and solutions
• Consult:] Obtaining public feedback on analysis, alternatives, or decisions
• Involve:] working directly with the public throughout the process to ensure concerns and aspirations are understood and considered
• Collaborate:] Partnering with the public in each aspect of decision-making, including developing alternatives and identifying preferred solutions
• Empower:] Placing final decision-making authority in the hands of the public

وتتطلب مسائل مختلفة مستويات مختلفة من المشاركة، إذ لا تتطلب المسائل الإدارية الروتينية سوى إبلاغ الجمهور، في حين أن التغييرات الرئيسية في السياسات أو المشاريع المثيرة للجدل قد تستفيد من النهج التعاونية التي تعطي السكان تأثيراً ذا مغزى على النتائج.

تقييم فعالية الاجتماع

ويبدأ التحسين المستمر بسؤال: كيف فعلنا؟ بعد كل اجتماع، نلتمس ردود الفعل المقيمة، ونتتبع اتجاهات الحضور، ونلاحظ أي الأوقات والشكل والمواضيع تولد أقوى مشاركة، حيث أن هذه الأفكار تساعد على تحسين الاجتماعات المقبلة وتحسين الفعالية العامة.

وقد تشمل مقاييس تقييم فعالية الاجتماعات ما يلي:

• عدد الحضور والتنوع الديمغرافي للمشاركين
• عدد ونوعية التعليقات العامة الواردة
• توضيح وشمولية المعلومات المقدمة
• الكفاءة في تناول بنود جدول الأعمال في غضون الوقت المحدد
• المدنية والناتجة في المناقشات
• إمكانية وصول الأشخاص ذوي الإعاقة أو الحواجز اللغوية
• رضا الجمهور عن فرص المشاركة
• تأثير المدخلات العامة على القرارات النهائية

الموارد المخصصة للانخراط في أعمال أعمق

وتوفر منظمات عديدة الموارد لمساعدة المسؤولين الحكوميين والمقيمين على السواء على تحسين عمليات الاجتماعات والمشاركة، وتوفر الرابطة الدولية للمشاركة العامة ] التدريب وبرامج التصديق والتوجيه بشأن أفضل الممارسات بشأن إشراك المجتمعات المحلية.() وتوفر الرابطة الوطنية للمدن موارد تتناسب تحديدا مع الإدارة البلدية، بما في ذلك أدوات إدارة الاجتماعات واستراتيجيات المشاركة المدنية.

وتقدم الجمعيات البلدية ورابطات المقاطعات توجيهات خاصة بالولاية القضائية بشأن المتطلبات القانونية وأفضل الممارسات الإجرائية والنُهج المبتكرة التي تنفذها مجتمعات الأقران، كما توفر جامعات ومنظمات غير ربحية برامج تدريبية وخدمات تيسيرية وبحوث بشأن المشاركة العامة الفعالة.

وتوفر مؤسسة للحكم المحلي موارد واسعة النطاق بشأن المشاركة العامة وإدارة الاجتماعات والمشاركة المدنية، بما في ذلك الأدلة العملية ودراسات الحالات الإفرادية وفرص التدريب، ويمكن لهذه الموارد أن تساعد المسؤولين الحكوميين وأعضاء المجتمعات المحلية على تطوير المهارات والمعارف اللازمة لزيادة فعالية المشاركة في الحكم المحلي.

النظر إلى المستقبل: مستقبل اجتماعات الحكومات المحلية

ولا تزال اجتماعات الحكومات المحلية تتطور استجابة للتقدم التكنولوجي، وتغير الديموغرافية، وتحول التوقعات بشأن المشاركة المدنية، وقد عجل وباء COVID-19 باعتماد أشكال افتراضية ومختلطة من الاجتماعات التي من المرجح أن تظل سمات دائمة للإدارة المحلية، وتوسيع نطاق الوصول، مع تقديم تحديات جديدة حول الإنصاف الرقمي والمشاركة المجدية.

وتشمل الاتجاهات الناشئة زيادة استخدام الصور المرئية للبيانات والأدوات التفاعلية لمساعدة السكان على فهم المعلومات المعقدة المتعلقة بالميزانية والتخطيط، والنُهج الأكثر تطورا للوصول إلى المجتمعات الممثلة تمثيلا ناقصا، والتجارب على تقنيات الديمقراطية التداولية التي تتجاوز فترات التعليق العام التقليدية لتعزيز الحوار الحقيقي وحل المشاكل التعاونية.

وبما أن الحكومات المحلية تكافح التحديات المتزايدة التعقيد - من تغير المناخ والسكن المتاحين لصيانة الهياكل الأساسية والتنمية الاقتصادية - لم تكن الحاجة إلى المقيمين المتعلمين والمنخرطين فيها أكبر من أي وقت مضى، فاجتماعات الحكومات المحلية الفعالة تشكل منتديات أساسية يمكن فيها الاستماع إلى وجهات النظر المختلفة، ويمكن أن تكون المصالح المتنافسة متوازنة، ويمكن للمجتمعات المحلية أن ترسم مستقبلها الجماعي.

الاستنتاج: دوركم في الديمقراطية المحلية

وتمثل اجتماعات الحكومات المحلية الديمقراطية بأبسط أشكالها وأكثرها مباشرة، وخلافاً للحكم الحكومي أو الاتحادي، حيث تتاح لمعظم المواطنين فرص محدودة للمشاركة المباشرة، تتيح الاجتماعات المحلية فرصاً منتظمة لمراقبة صنع القرار، والشواغل الصوتية، والتأثير على النتائج المتعلقة بالمسائل التي تؤثر مباشرة على الحياة اليومية - من حالة شوارع الأحياء إلى نوعية المدارس المحلية، من أولويات السلامة العامة إلى حماية البيئة.

ومن النتائج المثالية لأي اجتماع عام أن المشاركين يعتقدون أن صناع القرار قد سمعوا بصدق وسينظرون بعناية في وجهات نظرهم، أيا كان القرار النهائي، وأن تحقيق هذا المثل الأعلى يتطلب بذل جهود من المسؤولين الحكوميين والمقيمين على السواء، ويجب على المسؤولين تهيئة بيئات تحظى بالترحيب الحقيقي، وتوفير معلومات واضحة، والاستماع الفعلي، والبرهنة على أن مسائل المدخلات العامة، ويجب على المقيمين أن يستثمروا الوقت في فهم القضايا، والمشاركة البناءة، والاعتراف بأن صنع القرار الديمقراطي ينطوي على تحقيق التوازن بين المصالح والمنظورات المتنوعة.

إن ما إذا كنت مهتماً بمسألة محددة تؤثر على حيّك، مهتمة بمسائل السياسة العامة الأوسع، أو ببساطة تريد أن تفهم بشكل أفضل كيف تعمل حكومتك المحلية، تحضر وتشترك في اجتماعات الحكم المحلي، هو أحد أكثر الطرق مباشرة لممارسة حقوقك ومسؤولياتك الديمقراطية، القرارات المتخذة في هذه الاجتماعات، تشكل طابع مجتمعك ونوعية الحياة ومسار المستقبل، صوتك، الذي تسترشد به تجاربك ومنظوراتك الفريدة، يسهم في اتخاذ قرارات أفضل وفي تعزيز الديمقراطية.

تبدأ من خلال تحديد أي اجتماعات تعالج القضايا التي تهتمون بها، واستعراض جدول الأعمال على الإنترنت، والحضور شخصيا أو عمليا، ولا تحتاج إلى التحدث في اجتماعكم الأول؛ بل إن مجرد ملاحظة تساعدكم على فهم كيفية عمل العملية، وعندما تكون مساهمتكم ذات قيمة أكبر، وبما أنكم أصبحتم أكثر إلماماما بالعملية، ستجدون فرصا للإسهام بصورة مجدية في القرارات التي تهمكم ومجتمعكم.

فاجتماعات الحكومات المحلية تعمل على أفضل وجه عندما تعكس التنوع الكامل للمجتمعات التي تخدمها، ومشاركتكم - ومشاركة جيرانكم من جميع الخلفيات والمنظورات - التي لا تزال الديمقراطية المحلية نشطة ومستجيبة وممثِّلة حقاً للناس الذين تخدمهم.