Əsas Filing Metodları

Filing metodları hər hansı bir təhlükəsiz məlumat idarəetmə sisteminin backbonedir. Yalnız professional, kiçik bir biznes sahibi, və ya böyük müəyyən, sizin faylları strategiyası birbaşa məlumat almaq, uyğunluğu qorumaq və əməliyyat yüksək. Orijinal maddələr beş standart müəyyən edir -alphabetical, səssas, xronoloji, coğrafi və məhsul - mövcud metodu sizin səmiyyətləri ilə birləşdir. Aşağıda, real dünya tətləri, hərfəsəsəsəsəsəsəsə, hər də, hər bir metod təhətrinəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsə, həsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsə

İdman Filiz

Alfabetik filizə adı, adı və ya sözdən ilk əsaslanan sənədlərin (ve sonrakı səhifələr) əsaslanan sənədləri təşkil edir. Bu, ən çox insan üçün ən asanlı sistemdir, əsasən, və kitabxanalar məlumat təşkil edir. Bu metod müştəri, personal faylları, təchizatı, təchizatçılar və general yazışmalar üçün geniş istifadə olunur.

⁇

  • ⁇ :0Ölçünə məlumat: Kompleks təlim lazımdır. Həm hansı bir fayl əsasən taranmış klassikləşdirilməsi ilə bir fayl tapa bilər.
  • ⁇ :0Ölkənin sürəti: Orta ölçülü kolleksiyalar üçün, retrieval həm də dərəcək, xüsusilə aydın etiketlə birləşdirilən.
  • ⁇ :0Ölkək səsli səsləndirilmiş səsə: Əgər əsaslanan səvəlliyi (baxma) əsaslanır, istifadəçilər kodlara əsaslanan sistemlərlə qarşı bir sənaye yerləşdirmək daha az əsasdır.

Qarabağ

  • ⁇ :0Ölkək səviyyəli kəsləyici: Səstək, sistem böyük olur. Əgər, "Smith" altında bir müştəri qədər şirkəti sub-sorting (e.g., ilk adı və ya ID tərəfindən).
  • ⁇ :0Ölçü səviyyəlilik: Alfabetik sifariş məhsulları mövcuddur və ya tarixi ilə bağlı qrupla bağlı maddələr. böyük bazalar, nümunikasiya və ya digital sistemlər daha səmiyyətlidir.
  • ⁇ : "McDonald" vs. "MacDonald" və ya "St. John" vs. "Saint John" müxtəlif bir əsasən qarşı çıxışmaq üçün qarşılıq edə bilər.

Alfabetik filizə səviyyəsi orta və birincil axtarış ölçülərinin əsasən ad, təşkil, və ya məhsulun adı olduğu mühitin ən yaxşı işləyir. Kitabxanalar üçün, bu, sənaye kolleksiyaları üçün standartdır, lakin qeyri-fiction tez-based sistemlərin Dewey Decimal Sınıflaşdırılması kimi əsaslanır.

Növü Növü

Növü, qeyd, və ya rekord, hər hansı bir stansiyalı simvol (ya alfanumeric kodu) təsir edir. Bu sistem mühasibat, hüquqi tətbiqlər, tibbi rekortlar və sequential izləyici-kəmsal izləyici əvvəllik əvvvəlliklərinə əsaslanır.

⁇

  • ⁇ :0Ölkək keyfiyyətli gizlilik: Bir nömrə məlumat məlumat haqqında izah edilməz. Bu, əsas faylları və ya hüquqi müəyyənlər kimi əsaslı sənədlər üçün kritikdir.
  • ⁇ :0Ölkə izləyir və genişləndirilməsi: Yeni məlumatlar bir növbəti mövcud sifariş olmadan faylları əlavə etmək sadədir.
  • ⁇ :0Öndürmə xoşulmaq: indexlə, bir səhifə bir səhifə bir səfər bir səfər bir növ (e.g., səsmi, müştəri ID, layihə kodu) bağlı ola bilər.

Qarabağ

  • ⁇ :0Ölçü bir indeksi: a searchable index olmadan (hağız və ya digital), bir səhifənin tapmaq, onun nöqtə bilmirə bilməz.
  • ⁇ :0Ölkənin təlim səyahəti: Əməkdaşlar indeks sisteminin istifadə etmək üçün öyrənmək və növlər uzun və ya qeyri-intuitive varsa xoşulmaqla mübarizə bilər.
  • ⁇ :0Ölkək məhsulları aşkar etmək üçün çoxdur: A yanlışfiled sayı, həmçinin qarşısında gömrük ola bilər və faylına qarşı görə bilməz.

Bir xronika filizəsi ilə çox yaxşı bir xronika komponent - səsr, sayı tərəfindən hazırlanmış səskin, mövcud tarixi ilə cross-referenced. Müasir parametrlərdə, bir çox təşkilatlar bir FLT istifadə edir:0Ölkək idarəetmə sistemi heç bir avtomatik olaraq və indekslər sayı, kağızı və digital müəyyənlər.

Chronologic Filing

Chronologic filizə məlumatları tarixi - gün, ay və il - artıq və ya qarşılaşdırma sifarişində. Bu metod vaxtda hadisələri izləmək üçün idealdır: layihə zamanı, yazışma logları, mühasibat məlumatları və hüquq halları onuntories.

⁇

  • ⁇ :0Önvan ⁇ : users audits, legal ⁇ , və inkişaf ⁇ üçün ən dəfəli olan tam bir sıra görə bilər.
  • ⁇ :0Ölçülük səviyyətləndirmək üçün: Əgər yeni səhifə əlavə etmək lazımdır ki, müvafiq tarixində son (ya başlanğıc) yerləşdirmək lazımdır.
  • ⁇ :0)Məmsal sistemlərlə ən yaxşı işləyir: Chronology çox klassik və ya nümunif sistemlərində sub-sort kimi istifadə olunur (e.g., tarixi tərəfindən bir müştəri üçün bütün səsmi).

Qarabağ

  • ⁇ :0Ölçü məlumatları yerləşdirmək üçün: Əgər bir tarixi xüsusi səhifəyirə, bir sıra tarayır. Əgər retrieval üçün, tamamlayıcı indeks lazımdır.
  • ⁇ :0Ölkəmli yenilənmə: ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
  • ⁇ :0) böyük, müxtəlif kolleksiyalar üçün uyğun deyil: Əsas və ya növü olmadan, chronological filing yalnız tarixindən böyük bir siyahısı ola bilər.

Chronologic filing e-poçtivlik və digital oktyabrda geniş istifadə olunur, tarixi pulların avtomatik olduğu yer. Fiziki fayllar üçün, bu gündəlik girişlərində, və müştəri onuntories. axtarış veriləndirilməsi ilə birləşdirilən zaman, vaxt-sept analizi üçün güclü bir vasitə olur.

Coğrafiya Filiz

Coğrafi məlumatların yerləşdirilməsi – ölkə, dövlət, şəhər, rayonu, və ya xüsusi ünvanla məlumatları. Bu metod, real mülk şirkətləri, sənaye şirkətləri, sənaye şirkətləri və sənaye sahəsində işləyir ki, çox sahəsində işləyir.

⁇

  • ⁇ :0Ölkəmə-spublikasiya: users bazar analizi, resurslaşdırma və ya əməliyyat planlaşdırılması üçün xüsusi regionla bağlı bütün faylları sürətləndirə bilər.
  • ⁇ :0) Müxtəlif qruping for paytaxtlar üçün: Müxtəlif regionlarda Satış komandaları coğrafiya tərəfindən təşkil olunmuşdur.
  • ⁇ :0Ölkəzərliklərin səviyyəsi: Yerləşdirilən məlumatların yerləşdirilməsi, faylları artıq coğrafiya sıralanır zaman sadədir.

Qarabağ

  • ⁇ :0)Overlapping regionlar qarşılıqlara səviyyət edə bilər: ⁇ , "Western Europe" sənayesi sənayesi sənayesi ilə bağlı bir sənəd "Avropa" və ya "Fransa" altında təqdim oluna bilər.
  • ⁇ :0)High maintenance: Siyasi sərfələr dəyişiklikləri dəyişdirir və yeni regionlar ortaya çıxarılır.
  • ⁇ :0Ölçü Ətraflı kənar: Yeni regiona həyata keçirən bir müştəri yeni sənaye yeni səviyyəyə həyata keçirmək lazım ola bilər, ya yaradılmış nümunələr, həm hansı risk inconsistency.

Coğrafi səsmə, digər üsullarla birlikdən sonra, ilk ölkə tərəfindən hazırlanmış, sonra hər bir ölkə dəfə dəfəliyi ilə birləşdirilməsində ən effektivdir. Digital sistemlər hər bir birincil əsas əsaslaşdırma üst, yer əsaslı retrieval yüksək çeviklik.

Qeyd Filiz

Əsas məlumatların məlumatları mövcuddur, kateqoriya və ya mövzu. Bu metod, elmi kitablar, akademik departalar, marketinq komandaları və məlumatların adı və tarixi ilə əlaqədar edən hər hansı bir mühitdədir.

⁇

  • ⁇ :0Öncümə üçün məlumat: users adları və ya tarixləri bilmək lazımsız bütün materialları gözlə bilər.
  • ⁇ :0Ölkə dəstək səsrində əlavə olunmuş səssaslar: "sustainability" əlaqədarlıq, marketinq və hüquqi, bir yerdə bir araya gəlir.
  • ⁇ :0Önüllü məlumat: Bu səviyyətlə, istifadəçilər tezsiz bağlantılar və bağlı content tapmaq.

Qarabağ

  • ⁇ :0Ölkək mövzular ilə geniş mövzular: "Finance" kimi bir mövzu əsasən qeyd olunmuşdursa, qeydlər yüzlərində balonu bilər.
  • ⁇ :0Ölkək rektorasiya lazımdır: Yeni məsafələr ortaya çıxarılır və ya yaşlı olanlar ən böyük olmaqla, vergionomy dəyişdirilməlidir - vaxt-konsuming təşkil edir.
  • ⁇ :0)Ambiguous yerləşdirilməsi: Bir səhifə bir çox məsafə (e.g., karyera üçün vergi hüquqları haqqında bir məsləhət). açıq qayda olmadan, bu yanlış açıqla bilər.

Əsas məlumatların əsas mövzuları, əsas məhsulları, əsas məhsulları, fiziki qruplar yerine etiket və kateqoriyaları istifadə etmək üçün. Təhlükəsizlik məhsulları, əsas məhsulları, əsas məhsulları və kateqoriyaları, əsas məsələləri, əsas məsələləri, Əsas məhsulları, məlumatlar, səssas məsləhətləri, səsəri, səviyyəti məsəsəsləhəti, səsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəsəslə dəndir.

Digital Filing Systems və Hibrid əsas

Bu gün, ən çox təhsillər yalnız kağız faylları üzrə edə bilər. Digital filing sistemləri - qeyd-based sənaye idarə platformaları, yerli şəhər sürücüləri, və ya xüsusi proqram - güclü axtarış, versiyası nəzarət, və giriş məsulları. Lakin, beş klassik üsullarının təsirləri həyata keçirilir.

Hibrid müəyyən bir sistemdə bir çox üsulları birləşdirir. Əlavə, Siz Əməliyyatdan istifadə edə bilərsiniz:0Ömrəli simvoliv simvollar nümunələri,FLƏT:2Önkronoloji sifariş yaradılması tarixi ilə, və ƏRTT:4ÖYÜKLƏR: heç bir nümayəndəçi ilə təklif edir. Müasir platformalar, hər üç tərəfindən filtr və ya axşı bir nümayən axşılamaq imkan verir.

Bir təmizlə fiziki sistemindən digital bir-ə qəbul edirik, aşağıdakıları düşünün:

  • ⁇ : Bir forma format istifadə edin (e.g., YY-MM-D Subject Description) həmçinin digital və fiziki backups arasında işləyir.
  • ⁇ : ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
  • ⁇ :0Ölkə və uyğunluq: HIPAA və ya GDPR kimi sənayelər üçün, digital sistemlər audit izləri və giriş kontrollərini qorumaqlamaq lazımdır.
  • ⁇ :0Ölkək işləyici işlərinə uyğunlaşdırma: ⁇ sistemi, komandanızın səmsal işlərini necə uyğun olaraq, əlavə etməlidir.

Ən yaxşı proqramların ümumi bir iclası üçün, Ənişçinin məlumatı, Ən yaxşı proqramların məlumatlandırılması, Ən yaxşı proqramların hazırlanması, səhifənin məlumatlaşdırılması və məlumatların idarə olunması, səviyyətlərinin idarə olunması, səviyyətlərinin məlumatlaşdırılması, səviyyətlərinin təhlükəsizlik mövzusunda məlumat verir.

Doğru Filing Metodunu necə seçin

Bir filiz metodu seçin bir ölçütlü-fits-all qərar. Sağ seçim sizin ehtiyacları diqqqəti müalicə bir analiz bağlıdır. variantları daralmaq üçün aşağıdakı ölçüləri istifadə edin:

  • ⁇ : Kiçik kolleksiyalar (500 faylları altında) əsas qutusu ilə yaxşı işləyir. Böyük kolleksiyalar tez-tez digital indeksing ilə nümunə və ya mövzuya əsaslı müəyyən edir.
  • ⁇ :0Ölçü giriş model: Necə ən çox faylları baxırsınız? Adı ilə? Tarixi? Konu? Konu ilə? Tipik axtarış davranışı ilə müalicəsi metod seçin. Bir çox giriş yolları lazım varsa, hibrid və ya digital sistem baxın.
  • ⁇ : Team-based media təhlükəsizliyi, hər hansı bir qaydaları izləyir. Bir uzaq komandaları əlaqədar, rol-based məlumat ilə bir bulud-based digital filing sistemi təhlükəsiz.
  • ⁇ :0Önülə və gizlilik məlumatları: Maliyyə, hüquqi və tibbi rekorlar tez-tez məlumatların və gizlilik üçün nümunə məlumat edən nümunə nümunə ehtiyacları.
  • ⁇ :0Ölçü proqramlar: ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
  • ⁇ :0Ölçünə və resurslar: Komplek sistemləri (e.g., bir çox region ilə coğrafi) davamlı təhlükəsizlik və təhlükəsizlik tərəfindən real olaraq.

Bu, pilot sizin seçilmiş metodu genişləndirilməsi əvvəl faylları kiçik subset ilə. Bu, kategorization və ya yavaş retrieval-da ambiguity kimi praktik problemləri müəyyən edə bilər - sistem problemləri olmaqdan əvvəl.

Filing Sisteminin qaldırılması üçün ən yaxşı proqramlar

Seçdiyiniz metod olursa olsun, bir filing sistemi yalnız onun upabil kimi yaxşıdır. Bu ən yaxşı proqramları təşkil edəcək və uzun müddətdən əlavə edəcək:

  • ⁇ :0Ölkək qaydaları: Etiketlər, qrup adları və fayl kodları üçün konvensiyalar. Görkək yerdə onları və ya paylaşılan məlumat bazası da onları daxil edin.
  • ⁇ :0Önvanlar: Müxtəlif təsirlərin qarşısını almaq, sərfəli maddələri yeniləndirmək, sərfəli maddələri yeniləndirmək üçün müxtəlif və ya bi-annual audits.
  • ⁇ :0Ölçülük və indekslər: Fiziki sistemlər üçün, indeks kartı sistemi və ya bir əsas və ikincil filizatorlara hər bir səhifə xüsusiyyətlərini yaxşı bir yayılmış səhifəsini saxlayın.
  • ⁇ :0Ölçülüyü məlumatlaşdırma: Qeyd rəng qaydaları istifadə etmək, qalın qalınları asmaq və kompüter tarama daha sürətli etmək üçün bölgələr istifadə edin.
  • ⁇ :0) Bütün istifadəçilərin təlim edilməsi: İlk təhlükəsiz və yeniləndirici seanslar təmin edir. Bir kişi yanlışfiling bütün komanda üçün əlavə iş saatlarına daxil ola bilər.
  • ⁇ :0Ölkək rəsmi fayllar: Digital komponent istifadə etdiyiniz zaman, avtomatik backups yerdə olmasını təmin edir. versiya tarixi ilə Cloud xidmətləri (Google Drive və ya SharePoint kimi) əlavə bir qatın qaldırılması.

Ən yaxşı bir görünüş üçün rekort tutma planlarına və qablaşdırma, Ənişə məlumatlar üçün:0.UK Milli Arxiv Sənayesi məsləhəti , hər hansı bir əsasətdə bizə uyğun olan əsas prinsipedlərin tətbiqi ilə tətbiq olunması.

Qeydiyyat

Doğru filizatoru seçimi gündəlik səviyyə, uyğunluğu və uzun müddətli məlumat idarə edir strateji qəbul edir. klassik metodları -alphabetical, nümunə, xronika, coğrafiya və mövzu - aydın güclü güclü, ən effektiv sistemlər çox müəyyən müəyyən müəyyən və axtarışla başa düşməyə və digital alətlər qoşulmaq. dəstək, giriş nümayəndəyişdirməyə, və inkişaf ehtiyaclərini seçmək edə edə edə edə bilərsiniz.