Table of Contents

Защо благотворителните организации се нуждаят от план за реагиране при кризи

Дарители дават трудно спечелените си пари, доброволци даряват времето си, а бенефициентите разчитат на услугите си. Когато криза удари . Дали това е природно бедствие, нарушение на данните, финансово недобро управление, или обществено здраве извънредно . . Че доверието може да се изпари в часове. Без план за реакция криза, вашата организация може да се бори да комуникира ефективно, защита уязвимите популации, или дори да оцелее след това. Добре структуриран план криза прави повече от управление на извънредни ситуации; тя защитава вашата мисия, защитава репутацията си, и гарантира, че екипът ви може да действа решително под натиск.

Стъпка 1: Извършване на сериозна оценка на риска

Преди да планирате криза, трябва да разберете за какво планирате. Оценката на риска идентифицира заплахите, пред които е изправена организацията ви, и оценява вероятността и потенциалното им въздействие. Този процес трябва да включва принос от цялата организация, включително програмен персонал, операции, финанси и лидерство.

Категории риск за благотворителни организации

Общите рискове попадат в няколко категории. Природни бедствия включват наводнения, урагани, земетресения и пожари, които биха могли да навредят на вашите съоръжения или да повредят вашите програми. Киберсигурност заплахи като откупни софтуерни атаки, фиширащи измами и нарушения на данните могат да разкрият информация за донорите и чувствителни данни за бенефициерите. [ФЛ:4]ФФФФ:7] може да възникне от нарушения от страна на служители или доброволци, лоши резултати от програми или отрицателно медийно покритие. Health espensions, както е показано от COVID:7].

Как да се извърши оценката

Започнете чрез сглобяване на междуфункционален екип за мозъчна буря потенциални кризи, специфични за вашата мисия и география. Използвайте матрица на риска, за да вкара всяка заплаха на две оси: вероятност (почти сигурно) и въздействие (незначително до катастрофално). Това упражнение ви помага да приоритизирате кои рискове изискват най-голяма подготовка. За всеки висок приоритет риск, документирайте задействанията, предупредителните знаци и потенциалните последици. Външен ресурс като Ръководство на Ready.gov за нерентабилни предоставя допълнителни списъци, съобразени с аварийната готовност.

Стъпка 2: Създаване на специализиран екип за управление на кризи

По време на криза нерешителността може да бъде толкова пагубна, колкото самото събитие. Определен екип за управление на кризи гарантира, че властите са ясни, решенията се вземат бързо и не се пренебрегва критична функция.

Състав на екипа и роли

лидер на екипа на кризисни . обикновено изпълнителния директор или старши член на борда . прави окончателни решения и служи като крайната власт. Комуникациите водят . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Даване на възможност на екипа да действа

Екипът ви трябва да има правомощия да взема решения, без да чака одобрението на борда в чувствителни ситуации. Установете ясни параметри за това, какво решения могат да се вземат самостоятелно и какво изисква ескалация. Екипът трябва да създаде и защитен комуникационен канал, като специално групов чат или криптирано приложение за съобщения, за да координира по време на активна криза.

Стъпка 3: Изграждане на здрави стратегии за комуникация

Заинтересованите страни се нуждаят от точна, навременна и съпричастна информация, за да поддържат доверие и да предприемат подходящи действия. Вашият план трябва да се обърне както към вътрешната, така и към външната комуникация, с образци и протоколи, готови да се разгърнат в момента.

Вътрешно съобщение

Трябва да знаят какво се случва, какво се очаква от тях и как да останат в безопасност. Разработване на система за уведомяване: първоначален сигнал чрез текст или телефонно обаждане, последвано от редовни актуализации чрез електронна поща или вътрешна платформа. Предварително описание на съобщения за различни сценарии, така че да можете да комуникирате бързо дори и под стрес. Включване на инструкции за спиране на операции, евакуиране на съоръжения, или преминаване към отдалечена работа.

Външна комуникация

Външните аудитории включват донори, бенефициенти, партньорски организации, медиите и широката общественост. Идентифицирайте основните си говорители и ги обучавайте в техники за комуникация при кризи. Подгответе шаблони за съобщения за пресата, социални медийни публикации и актуализации на уебсайта, които могат да бъдат персонализирани за конкретни събития. Съобщенията ви трябва да признаят ситуацията, да изразят съпричастност, да заявят какво правите и да осигурят начин хората да получат актуализации или да предложат помощ. [Кризискът и съобщението за риска при извънредни ситуации (CERC) предлага отлични насоки за изработване на съобщения, които изграждат доверие и намаляват паниката.

Картиране на заинтересованите страни

Не всички заинтересовани страни се нуждаят от една и съща информация едновременно. Създаване на карта на заинтересованите страни, която идентифицира всяка група, основните им опасения, предпочитания от вас канал за комуникация за тях и времева линия за актуализиране. Например, големите донори могат да изискват лично обаждане от изпълнителния директор, докато широката общественост се обслужва най-добре от прессъобщение и публикации в социалните медии.

Стъпка 4: Разработване на процедури за отговор със специфичен сценарий

Докато цялостната ви рамка трябва да бъде последователна, конкретните действия, необходими за нарушаване на данните, са много различни от тези, необходими по време на природно бедствие. Разработете процедури за реагиране на най-високите рискове, като подробно опишете действията стъпка по стъпка за фазата на незабавно реагиране (първите 24 - 48 часа).

Основни елементи на всяка процедура за отговор

Всяка процедура следва да включва: (1) как кризата първоначално е открита и докладвана, (2) критериите за активиране на екипа по въпросите на кризата, (3) незабавни действия по безопасността (напр. евакуация, изключване на системата, медицинска помощ), (4) протоколи за уведомяване на органите, застрахователите и заинтересованите страни, (5) изисквания за документация и (6) верига от команди за ескалиращи решения.

Пример: Процедура за киберсигурност при инциденти

За атака с откупни средства, вашата процедура може да включва: изолира засегнати системи от мрежата незабавно, уведоми лидера на ИТ и кризисен екип, свържете се с вашия кибер осигурител и юридически съветник, не плащат откупа без експертни съвети, и да подготви съобщение до донори и партньори за потенциална експозиция на данни. Обучете целия персонал да признае Phishing опити и докладва подозрителна дейност. Неправителствена Cybersecurity ресурсен център предоставя допълнителни ресурси за по-малки организации с ограничени ИТ бюджети.

Пример: Процедура за природни бедствия

За ураган или пожар, заплашващ вашето съоръжение, процедурата може да включва: наблюдава метеорологичните сигнали чрез официални канали, активира системата за уведомяване, за да затвори офиси и да отмени програми, да премести критични записи и оборудване, за да осигури места или облаци архивиране, проверка на персонала и бенефициерите в засегнатите области, и да координира с местните агенции за управление на извънредни ситуации. Предпоставка доставки като първа помощ комплекти, фенери, и резервни източници на енергия.

Стъпка 5: Подгответе ресурси, контакти и цифрови инструменти

Кризата не е време за търсене на телефонни номера или намиране на спешни доставки. Вашият план трябва да включва централизирана директория ресурс, която е достъпна както дигитално, така и в печат. Тази директория трябва да бъде прегледана и актуализирана на тримесечие.

Аварийни контакти

Съставете списък с ключови контакти, включително местни полицейски и пожарни служби, болници, отровен контрол, полезни компании, вашият застрахователен брокер, юридически консултант, ИТ подкрепа, и специалисти по връзки с обществеността в кризи. Включете информация за контакт след работно време и резервни контакти за всеки. Също така включва вътрешни контакти, като членове на борда, ключови служители, и мениджъри съоръжения.

Физически и цифрови ресурси

Прикладът е необходим за доставки като аптечка, спешна храна и вода, фенери, батерии и одеяла, ако организацията ви оперира с физическа апаратура. За дигитална готовност поддържайте редовни кодирани резервни копия на Вашите данни, съхранявайте ги извън обекта или в облака и процедури за възстановяване на тестове.

Използване на Directus за управление на вашия кризисен план

С помощта на гъвкавия модел на съдържанието на Directus можете да създадете структурирани записи за всеки сценарий на криза, да свържете съответните контакти и ресурси и бързо да натиснете актуализациите на екипа си по време на развиваща се ситуация. Това елиминира хаоса на гонене на множество таблици или хартиени свързващи вещества, когато всяка минута е от значение.

Стъпка 6: Влак, тест и непрекъснато подобряване

Редовните тренировки и симулации гарантират, че екипът ви знае ролите си, процедурите са практични и пропуските са идентифицирани преди истински спешен случай.

Видове упражнения

Започваме с tabletop упражнение, когато кризисният екип се събира да говори чрез хипотетичен сценарий стъпка по стъпка. Тази настройка на ниското налягане помага за идентифициране на неясните разклонения или липсваща информация. След това, извършва функционално упражнение, което тества конкретни процедури, като активиране на вашата система за уведомяване или изпълнение на шаблон за комуникация. За организации с по-високо съдържание, пълномащабно упражнение включва симулиране на реалистична криза с множество елементи, като координирана медийна реакция, процедури за евакуация и възстановяване на данни.

Прегледи след действието

След всяко упражнение, направете преглед на действията след действие, за да определите какво работи, какво не е, и какво се нуждае от подобрение. Документирайте тези констатации и актуализирайте плана си съответно. Назначете собствеността за всеки елемент от действието с ясен краен срок. Насърчавайте откровена обратна връзка от всички участници, включително от онези, които могат да са установили пропуски в комуникацията или ресурсите.

Запазване на текущия план

Вашият план за реакция на кризата трябва да бъде жив документ. Прегледайте го поне веднъж годишно или когато организацията ви претърпи значителни промени, като например преместване в ново съоръжение, стартиране на нова програма или загуба на ключов персонал. Абонирайте се за заплаха за разузнавателните данни, свързани с вашия сектор, за да бъдете наясно с възникващите рискове.

Специални съображения за благотворителни организации

Благотворителните организации са изправени пред уникални предизвикателства, които отличават кризисното си планиране от бизнеса с нестопанска цел. Разбирането на тези нюанси прави плана ви по-ефективен и защитава хората, на които служите.

Защита на уязвимите бенефициери

Ако организацията ви служи на деца, възрастни хора, лица с увреждания или други уязвими популации, вашите кризисни процедури трябва да включват специфични мерки за безопасност. Това може да включва евакуационни столове за неамбулаторни лица, комуникационни средства за тези със слухови или зрителни увреждания, както и протоколи за събиране на бенефициентите със семейства.

Управление на доброволчески комуникации

Доброволците са от съществено значение за много благотворителни мисии, но те могат да бъдат предизвикателство за комуникация по време на криза. За разлика от персонала, те може да нямат редовен достъп до вътрешни канали. Включете доброволци във вашата система за уведомяване и да предостави ясни инструкции за това кога да докладвате и кога да останете у дома. Помислете за отделен протокол за доброволци, които може да искат да помогнат по време на криза, но трябва да бъдат насочени към безопасни роли.

Запазване на поверителността по време на кризи

Вашата организация може да съдържа чувствителна информация за бенефициенти, като медицински записи, финансови истории или лични истории. Кризата може да създаде натиск за бързо освобождаване на информация, но нарушенията на поверителността могат да причинят трайна вреда. Включете насоки в комуникационната си стратегия за това какво може да бъде споделяно външно и какво трябва да остане защитено, дори и под медиен контрол.

Финансова устойчивост и застраховане

Преглед на застрахователните ви политики, за да се гарантира, че те покриват загубите, свързани с кризи, включително кибер-отговорността, прекъсването на бизнеса, както и отговорността на директорите и служителите. Поддържането на резервен фонд за спешни случаи, равен на поне три месеца оперативни разходи, и обмисля създаването на кредитна линия, която може да бъде изтеглена бързо. Националният съвет на юридическите лица предлага насоки за управление на финансовия риск за благотворителни организации.

Изграждане на култура на готовност

В крайна сметка най-здравият план за реагиране при кризи е толкова ефективен, колкото и хората, които го прилагат. Култивирайте култура, в която готовността е част от ежедневните операции, а не едногодишно упражнение. Насърчавайте персонала да докладва близо до пропуски, споделяйте предложения за безопасност и участвайте в обучение без страх от вина. Разпознавайте и възнаграждавайте бдителността. Когато цялата ви организация приема нагласата, че кризите не са въпрос на това дали, а кога изграждате устойчивост, която се простира далеч отвъд нито един план.

Когато заинтересованите страни видят, че имате структуриран, добре обучен план за реагиране при кризи, те са по-склонни да останат лоялни в трудни времена. Те ще знаят, че техните приноси и хората, на които служат, са в способни ръце.

Заключение

Разработването на план за реакция на кризата е една от най-важните инвестиции, които вашата организация може да направи. Тя защитава вашия екип, вашите бенефициенти, репутацията ви и способността ви да изпълните мисията си, когато неочакваното се случи. Чрез щателно оценяване на рисковете, сглобяване на квалифициран екип, изграждане на комуникационни стратегии, създаване на сценарий специфични процедури, подготовка на ресурси, и ангажиране с непрекъснато обучение, можете да навигирате с неизвестност и увереност. Започнете днес . дори частичен план е по-добре от никой, и всяко подобрение ви води по-близо до истинска организационна устойчивост.