Table of Contents

Разбиране на силата на SMS за Census Outreach

Съобщенията се появяват като един от най-преките и ефективни канали за достигане на жители, където вече прекарват времето си: на телефоните си. С отворени цени, надвишаващи 98 процента и средно време за реагиране в рамките на три минути, SMS предлага мигновено, че имейл, директна поща, и дори телефонни разговори не могат да съответстват. За правителствата и организациите на общността, работещи за осигуряване на пълно и точно преброяване, напомняния за текстови съобщения представляват нискоскъп, високо въздействие инструмент за стимулиране на участието.

Преброяването определя как всяка година се разпределят милиарди долари във федерално финансиране за училища, болници, пътища и социални услуги. То определя и политическото представителство на местно, държавно и федерално ниво. Когато домакинствата не реагират, всички общности рискуват да бъдат малко преброени, което може да доведе до недостатъчно финансиране и недостатъчно представяне за цяло десетилетие. Текстовите съобщения помагат да се затвори тази разлика чрез среща с жителите с просто, ефективно напомняне в точния момент.

Но успехът с SMS преброяването напомняне не е автоматичен. Тя изисква предвидима стратегия около съдържанието на съобщения, времето, сегментирането на публиката, персонализацията, достъпността и съответствието. При изпълнение добре, кампанията текстови съобщения може да повиши степента на реакция с 5 до 15 процентни пункта или повече, в зависимост от населението и контекста. Следните стратегии ще ви помогнат да проектирате и инсталирате програма за текстови съобщения, която води реални резултати за вашите усилия за преброяване на населението.

Изработване на ефективни съобщения

Съдържанието на текстовото ви съобщение е единственият най-важен фактор за това дали жителят предприема действия. Всеки символ е от значение, когато имате само 160 знака внимание. Ефективните съобщения за преброяване имат няколко общи характеристики: те са ясни, кратки, почтителни и ориентирани към действия.

Включване на основните елементи

Всяко съобщение трябва да съдържа четири основни компонента: целта на преброяването, значението на участието, пряка връзка с онлайн формата и ясен призив за действие. Жителите трябва да знаят веднага защо се свързват с тях, какво се иска от тях и как да завършат задачата с минимално триене. Съобщение, което просто казва "Завършете преброяването днес" без контекст или връзка ще се поддаде под форма.

Пример за силно послание: "Здравейте [Име], преброяването 2020 е тук. Вашият отговор оформя финансирането за училищата и здравеопазването в [Съседство]. Попълнете вашето за по-малко от 10 минути: [link]. Отговор Спрете да се откажете."

Персонализацията засилва сгодяването

Когато е възможно, включва квартал, град, или друга местна информация. Персонализиране сигнали, че съобщението не е масов спам, а целеви усилие за разпространение от доверен източник. Въпреки това, бъдете внимателни да не се прелизга с чувствителни данни, които биха могли да повдигнат опасения за поверителност.

Тон и езикова материя

За широка популация, неутрален, професионален тон работи добре. За по-млади демографски, малко по-небрежен и приятелски подход може да се представи по-добре. Избягвайте жаргон, акроними, и бюрократични език. Самата форма на преброяване може да бъде смущаващо; текстовото съобщение трябва да се чувства като полезно побутване, а не държавен мандат.

Изследванията на Бюрото по преброяване и екипите по поведенчески науки показват, че съобщенията за социални норми] също могат да бъдат ефективни.Казвайки на жителите, че "9 от 10 домакинства в района вече са отговорили" създава слаб натиск за участие.По същия начин съобщенията, които подчертават ползите за местната общност често надминават тези, които се фокусират върху правните изисквания или наказания.

Време и честота

Дори най-добре написано съобщение ще се провали, ако пристигне в грешното време или твърде много пъти. Времето и честотата са критични лостове за максимизиране на отговора, докато свеждане до минимум на дразненето и възможностите за изключване.

Оптимални срокове за изпращане

Общите добри практики за SMS маркетинг предполагат изпращане на съобщения между 10 и 8 часа, но преброяването на населението се ползва от по-специфичен момент. Ранните вечери в делничните дни между 17:00 и 19:00 часа са склонни да виждат по-висока ангажираност, защото жителите са вкъщи от работа и имат време да действат.

Избягвайте да изпращате съобщения късно през нощта, много рано сутрин или в типичните работни часове, когато получателите могат да бъдат заети. Трябва също така да помислите за часови зони, ако изпращате до географски разнообразна аудитория. Съобщение, изпратено в 17:00 източно ще пристигне в 14:00 часа в Пасифик, което може да бъде по-малко ефективно за жителите на Западното крайбрежие.

Определяне на правилния брой съобщения

Едно или две напомняния е сладкото място за повечето преброявания кампании. Едно напомняне може да бъде ефективно, но второ проследяване няколко дни по-късно често улавя тези, които са възнамерявали да отговорят, но са забравили. Три или повече съобщения бързо рискуват намаляване на връщанията и увеличаване на честотата на отказ. Ако изпратите няколко съобщения, всеки един трябва да предложи нещо ново: различен ъгъл, актуализирана информация, или по-силен сигнал за спешност.

Да разгледаме следното:

  • Съобщение 1: Първоначална покана или напомняне, изпратено една седмица след получаване на формуляра за преброяване или след отваряне на периода за самоотговор.
  • Съобщение 2: Последващо напомняне със социални норми или съобщения за социални ползи от общността, изпратено 3 до 5 дни по-късно, ако не бъде открит отговор.
  • Помощ 3 (по избор): Последно напомняне с краен срок или сигнал за спешност, изпратено 2 до 3 дни преди затварянето на прозореца за реагиране.

Продължителността на нещата. Съобщенията, изпратени твърде близо заедно, се чувстват като тормоз. Оставете поне 48 до 72 часа между напомнянията. И винаги осигурявайте лесен механизъм за отказ, като "Реплика спре да се отписване", във всяко съобщение да се спазват правилата и да се спазват предпочитанията на получателя.

Разделяне на публиката

Не всички жители са еднакви, а едно-размерно-всички текстово съобщение ще остави отговор печалби на масата. Разделянето на публиката ви позволява да пригодите съобщенията си към различни демографски групи, поведенчески модели и предпочитания за комуникация, значително подобряване на степента на значимост и отговор.

Демографска сегенция

По-младите жители, на възраст от 18 до 34, обикновено са по-комфортни с текстови съобщения като комуникационен канал и могат да реагират добре на по-къси, по-небрежни съобщения с емотикони или неформален език. По-възрастните жители, на възраст 65 и повече години, могат да предпочитат по-официален тон и може да се нуждаят от по-ясни инструкции за това как да получат достъп до онлайн формата или да поискат версия на хартиен носител.

Ако вашата общност включва значителен брой испански оратори, говорители на мандарини или други езикови групи, трябва да се отсечете по езикови предпочитания и да изпратите съобщения на подходящия език. Бюрото за преброяване предоставя преведени материали и връзки, които можете да включите във Вашите съобщения.

Поведенческа сегментация

Разделянето чрез отговор ви позволява да изпращате различни съобщения на тези, които вече са завършили преброяването, тези, които са започнали, но не са приключили, и тези, които все още не са отговорили. Изпращането на благодарствено послание до тези, които вече са завършили преброяването, изгражда добра воля и намалява ненужните последващи действия. За тези, които са започнали, но не са го представили, нежно напомняне с директна връзка към спасения им напредък може да възстанови значителна част от частичното му завършване.

Географска сегментация

Отсечката на квартала позволява да се изпращат съобщения на местно ниво. Споменаването на конкретния квартал, блок или област на общността в посланието увеличава значението и насърчава чувството за колективна отговорност. Например: "Резидентите на [име на квартала]: Вашият отговор помага да се осигури финансиране за местните паркове и училища. Завършете преброяването си сега: [link]." Този подход е особено мощен в исторически недоброени общности, където доверието в правителството може да бъде по-ниско.

Използване на данни за персонализиране на външността

Персонализацията не може да се вмъкне в шаблона с име. Най-ефективните преброявания SMS кампании използват съществуващите данни, за да създадат съобщения, които се чувстват индивидуално значими и навременни. Целта е всеки получател да се почувства видян и разбран, а не като един от хилядите, които получават един и същ генеричен взрив.

Източници на данни, които можете да използвате

Ако имате достъп до данни на ниво домакинство от предишни отговори на преброяването, данъчни записи или бази данни за комунални услуги, можете да персонализирате съобщения с размер на домакинството, наем (собствен срещу наем) или дължина на пребиваване. Дори данни на равнище общност, като медиана на доходите или преобладаващи демографски характеристики, може да информира тон и съдържание. Например, квартал с много наематели може да отговори по-добре на съобщения за жилищно финансиране, докато райони с много семейства могат да приоритетят съобщения за финансиране на училище.

Поведенчески тригери

Ако резидентът кликне върху линка, но не завърши формата в рамките на 24 часа, съобщение за последващи действия може да признае, че те са започнали и предлагат помощ. Ако жителят не отвори никакви съобщения след два опита, можете да изпратите различно съобщение с по-силен стимул или линк за хартиен формуляр.

Граници на поверителност

Персонализацията е мощна, но също така повдига и очаквания за поверителност. Жителите могат да се чувстват неудобно, ако се позовавате на информация, която не доброволно предвижда за тази конкретна цел. Придържайте се към данни, които са публично достъпни, че имате разрешение за ползване, или че жителят вече е споделил с вашата организация. Винаги включвайте известие за поверителност или връзка към вашата политика за поверителност в първото съобщение, и никога не включвайте чувствителна информация като номера на социалната сигурност, суми на доходите, или точни адреси в текстови съобщения.

Осигуряване на достъп и способност за привличане

Архив кампания съобщение, която изключва части от вашата общност е контрапродуктивен. Достъпност и привлечение трябва да бъдат изпечени в стратегията си от самото начало, а не добавя като след това. Всеки жител трябва да бъде в състояние да получи, разбере и действа върху съобщенията си независимо от езика, увреждането, или технологични ограничения.

Достъп до езика

Бюрото по преброяването предлага онлайн въпросник на 13 езика и предоставя езикови ръководства на 59 езика. Вашата SMS кампания трябва да отразява тази многоезична реалност. За общности със значителни не-английски-говорящи популации, изпраща съобщения на първичния език на всеки сегмент. Ако не можете да се откъснете по език, помислете за изпращане на двуезично съобщение с най-важните подробности както на английски, така и на вторичен език. Дори един прост двуезичен поздрав и връзка може да направи разлика.

Мобилни-приятелски връзки и формуляри

Всяка връзка, която изпращате, трябва да работи безпроблемно на мобилно устройство. Онлайн формата на Бюрото за преброяване е мобилна-реагираща, но трябва да го тествате на няколко устройства и носители, за да потвърдите гладко преживяване. Съкратете дълги URL адреси, използвайки скъсяване на линка, за да запазите пространство на характера и да подобрите четивността. Избягвайте свързването към страници само настолни компютри или PDF, които са трудни за гледане на телефон.

Достъпност за хора с увреждания

Текстовите съобщения са достъпни за много хора с зрителни увреждания, защото читателите на екрана могат да ги четат на глас. Въпреки това, трябва да следвате най-добрите практики за достъпност: използвайте обикновен език, избягвайте специални символи, които читателите на екрана могат да произнесат погрешно и да гарантират, че всяко свързано съдържание отговаря на стандартите за достъп до уеб съдържание (WCAG). За жителите, които са глухи или трудно чуващи, текстовите съобщения вече са предпочитан канал, което прави SMS особено приобщаващ избор за преброяване на населението.

Настаняване Технология Gaps

Не всички жители имат смартфони или неограничени планове за данни. SMS работи на всеки мобилен телефон, включително основни телефони с флип, което го прави по-включително, отколкото приложения базирани или електронна поща само за разпространение. Въпреки това, гарантира, че вашите алтернативни канали за отговор, като телефон или хартиени формуляри, са еднакво добре рекламирани във Вашите съобщения. Включете телефонен номер жителите могат да се обадят да завърши преброяването по телефона или да поискат форма на хартия.

Интеграция на SMS с мултиканални кампании

Текстовите съобщения са най-мощни, когато работят в съответствие с други канали за връзка, а не в изолация. Многоканалният подход укрепва съобщението през тъч-точки и улавя жителите, които могат да игнорират един канал, но да реагират на друг.

SMS като допълнение към директен Mail

Директната поща е традиционен работен кон на преброяването, но има ограничения: може да бъде изхвърлена, изгубена или игнорирана. SMS напомняне може да служи като бърза, която кара получателите обратно към формата на пощата или към онлайн линка. Помислете за изпращане на текстово съобщение няколко дни след пристигането на пощата, позоваване на поща покана и предлага онлайн алтернатива. Тази комбинация е доказано, че повдигат цените на отговор значително в сравнение с поща сам.

Координация с телефон Банкиране и почукане на вратата

Ако провеждате телефонни банкови операции или операции по почукване на вратите, SMS може да се използва за затопляне на контактите преди пристигането на работниците на полето. Предварително съобщение, което информира жителите, че работникът, който ще бъде в района им, може да намали подозрението и да увеличи сътрудничеството. По същия начин, след посещение на вратата, проследяване SMS може да благодари на резидента и да предостави връзка за попълване на формуляра онлайн.

Социални медии и SMS интеграция

Използвайте платформи за социални медии, за да промотирате SMS кампанията си и да насърчите жителите да се запишат за напомняния за текст. Просто повикване-за-действие във Facebook, Instagram, или Nextdoor може да изгради SMS абонатен списък органично. След като жителите се включат, можете да им изпратите серия от напомняния и актуализации.

Поверителност и съображения за съответствие

В Съединените щати Законът за защита на потребителите на телефон [TCPA] и Указанията на CTIA уреждат SMS съобщения. Спазването не е задължително; нарушенията могат да доведат до значителни глоби и вреди на общественото доверие.

Получаване на съгласие

За неспешно съобщение на правителството обикновено се нуждаете от предварително изрично съгласие от получателите преди изпращане на SMS напомняния. Съгласието може да бъде получено чрез онлайн формуляри за включване, хартиени листове за записване или устно споразумение по време на телефонни разговори. Документирайте метода за съгласие и датата за всеки получател. За преброяването на населението конкретно някои правителствени образувания могат да имат по-широки правомощия да се свържат с жителите, но е най-безопасно да получат съгласие за избор, когато е възможно.

Механизъм за изключване

Всяко съобщение трябва да включва ясен и лесен начин за получателите да се откажат от бъдещи съобщения. Стандартният метод е "Реплика Stop to unscribe." Трябва да уважите исканията за отказ от участие незабавно и да гарантирате, че на този номер няма да бъдат изпратени повече съобщения. Поддържайте списък с потискащи мерки, за да предотвратите случайни повторни контакти.

Сигурност на данните

Текстовите съобщения не са кодирани от край до край по подразбиране на всички превозвачи. Избягвайте включването на лична информация (PII) като пълни имена, комбинирани с адреси, номера на социалната сигурност или дати на раждане в тялото на съобщението. Връзките към защитените формуляри са общоприемливи, стига самата форма да е домакин на защитен, криптиран сайт (HTTPS). Ако използвате SMS платформа на трета страна, гарантирайте, че тя е в съответствие със съответните разпоредби за защита на данните, като например GDPR или CCA, където е приложимо.

Измерване на успеха и непрекъснатото подобряване

Без измерване не можете да знаете какво работи или къде да се приспособите. Здравата аналитична рамка ви позволява да следите резултатите, да идентифицирате затрудненията и да усъвършенствате стратегията си с течение на времето. Целта е непрекъснато подобрение, а не една статична кампания.

Ключови параметри за проследяване

  • Стандарт на дежурство: Процентът на съобщенията, които са доставени успешно. Ниските цени на доставка могат да показват лоши числа или филтър за носител.
  • Отваряне/референтно ниво:[ Докато SMS-териториите на четене са като цяло високи, проследяването дали съобщенията са отворени, осигурява база за ангажираност.
  • Клик-чрез процент (CTR): Процентът на получателите, които кликнаха върху връзката в съобщението си. Това е най-пряката мярка за ефективност на съобщението.
  • Стандарт на обръщане: Процентът на получателите, които са завършили преброяването след щракване върху връзката. Това изисква интеграция с вашето проучване или форма платформа.
  • Стандарт на изключване: Процентът на получателите, които са се отказали от абонамента. Високият процент на откази, които вашата честота или съдържание се нуждае от корекция.

A/B Тест за оптимизация

Тествайте един елемент в даден момент: субектен еквивалент (първи няколко думи), персонализация срещу генеричен, дължина, тон, изпращане на време, или разговор-за-действие фразиране. Например, можете да тествате "Завършете преброяването си сега" срещу "Вашата общност се нуждае от вас, за да завърши преброяването"[, за да видите кой генерира по-висока CTR. A/B тестване с малка проба преди мащабиране към пълния списък може да спести ресурси и да подобри резултатите.

Използване на данни за пренастройване на сегментиране

Ако младите жители имат ниски нива на преобразуване, може да се наложи да се коригира вашия тон или стратегия канал за този сегмент. Ако даден квартал има висока доставка, но ниска CTR, помислете дали съдържанието на съобщението или връзката е от значение и функционално за тази общност.

Изграждане на доверие и дългосрочно сгодяване

Това е част от постоянна връзка между държавните институции и общностите, на които служат. Всяко текстово съобщение е възможност за изграждане на доверие, демонстриране на компетентност и показва, че уважавате времето и личното пространство на жителите.

Доверието е особено критично в исторически слабо преброените общности, включително имигрантски общности, общности от цветнокожи, квартали с ниски доходи и селски райони. Тези популации може да имат основателни причини да бъдат скептични към събирането на данни от правителството. Вашата SMS кампания трябва да признае, че контекстът, като бъде прозрачен за това как ще се използват данните, като се набляга на защитата на поверителността и се предоставят ясни пътища за получаване на помощ или задават въпроси.

Помислете за включването на ресурсна връзка във съобщенията си, където жителите могат да научат повече за законите за поверителност на преброяването, включително законовата забрана срещу споделянето на индивидуални отговори с правоприлагащите органи или имиграционните органи.

Практическо изпълнение

За да започнете успешно преброяване текстови съобщения кампания, работи чрез следните стъпки в ред:

  1. Опредеете целите си и целевата популация. Идентифицирайте географската зона, демографските групи и целите за отговор на кампанията си.
  2. Изгради или придобие своя списък с контакти. Получаване на телефонни номера с право на ползване чрез партньорства в общността, предишни информационни дейности или публични записи, когато това е разрешено по закон.
  3. Избери съвместима SMS платформа. Изберете платформа, която подкрепя сегментацията, автоматизацията, тестването на A/B и управлението на отказите. Примерите включват Twilio, EZ текстиране или SimpleTexting, но гарантират, че платформата отговаря на вашите изисквания за поверителност и съответствие.
  4. Разработване на шаблони за съобщения за всеки сегмент. Напишете ясни, действия-ориентирани съобщения, които включват линк и инструкции за изключване. Превод и локализиране, когато е необходимо.
  5. Настройте графика си за изпращане. План за вашия каданс въз основа на графика на преброяване и вероятното наличност на публиката.
  6. Изстрелване с пилотен тест. Изпрати съобщения до малка проба първо, за да проверите доставката, връзките и функционалността на отказите.
  7. Монитор метри и итерат. Тракдонг доставка, CTR, преобразуване, и отпадане на процентите. Използвайте това, което се научи да усъвършенства съобщения, време, и сегмент за последващи съобщения.

Заключение

Текстовите съобщения са уникално мощен канал за преброяване на населението, защото той отговаря на жителите, където те са, с прост и директен призив за действие, което е трудно да се пренебрегне. Когато се разгърне с внимателно внимание на съдържанието на съобщения, време, сегментация, персонализация, достъпност, и съответствие, SMS напомняния могат да увеличат значително степента на реакция и да помогнат да се гарантира, че всяка общност се брои.

Стратегиите, очертани по-горе, осигуряват рамка за проектиране, изпълнение и усъвършенстване на текстова кампания, която уважава жителите, докато шофира. Започнете с ясно разбиране на вашата аудитория, занаятчийски съобщения, които говорят директно на техните притеснения и мотивация, и използват данни, за да непрекъснато подобряване на вашия подход. Преброяването се случва веднъж на всеки десет години, и залозите не могат да бъдат по-високи. Добре изпълнена SMS програма за напомняне е един от най-рентабилните инструменти, достъпни, за да помогне на всеки жител да направи гласа си чут.