Per què les organitzacions de caràcter agradable necessiten un pla de resposta de crisi

Les organitzacions de caràcter i operaren sobre una base de confiança. Els distribuïdors donen els seus diners difícils, voluntaris donen el seu temps, i els beneficiaris depenen dels seus serveis. Quan una crisi ataca si és un desastre natural, una bretxa de dades, una gestió financera de totes les seves missions, o una taxa d' emergència pública, que pot evaporar- se en hores. Sense resposta a la crisi, la vostra organització pot comunicar- se eficaçment, protegir les poblacions vulnerables o fins i tot sobreviure a les reduccions. Un pla d' estructuratge ben estructurat funciona com a més que les emergències, protegeix la vostra missió, i assegura que el vostre equip pot ser decisiu sota pressió. Aquesta acció proporciona una gestió completa per a una crisi per a desenvolupar una resposta única d' organitzacions internacionals, per tal de desenvolupar grups de tenir una gran ajuda internacional.

Pas 1: Conduc un risc de forma de risc de forma insumpta

Abans que puguis planejar una crisi, has d'entendre el que esteu planejant. Una avaluació de risc identifica les amenaces de la vostra organització i avalua la seva probabilitat i un impacte potencial. Aquest procés hauria d' estar implicat en l' entrada de la vostra organització, incloent personal de programa, operacions, finances i lideratge.

Categories de risc per a les especificacions de caràcter

Els riscos comuns cauen en diverses categories. [[FLT: 0] NOaturalis [[[FLT: 1] inclouen inundacions, huracàs, terratrèmols i foc valyrià que poden perjudicar els vostres programes o desactivar els vostres programes. [[FLT: 2] Cyber inseguretat [[[[[FLT:]]]]]]] com ara atacs de rescat, Fheishups, i les cadenes de dades poden exposar informació del donant i les dades sensibles. [[FLT:Fi] i els riscos operatius [F5], incloent el frau, la pèrdua d' un major donant o la clau de sortida de la secció [FLT]. [F2] s' inclouen els riscos d' error del programa [Fexecution] [Fexecution], o les operacions de producció negativa del COFex. [FTULT] [FTAN], pot iniciar- 2009 [FTULT], o bé els seus treballadors.

Com realitzar el control de l'assament

Iniciat per formar un equip de millora a les crisis potencials específiques de les vostres missions i geografia. Useu una matriu de riscos per a marcar cada amenaça en dos eixos: probabilitat (dre gairebé segur) i impacte (minor a catastròfic). Aquest exercici us ajuda a prioritzar quins riscos requereixen la major preparació. Per cada risc d' alta freqüència, el document activa, signes d' avís i conseqüències potencials. Un recurs extern com [[FLT:] Calavy. La guia de les entitats [F1:] proveeix una llista addicional indicant la emergència preparada per a la preparat.

Pas 2: Establiu un equip de gestió de crisi Denciad

Durant una crisi, la codecisió pot ser tan dolenta com l'esdeveniment, un equip de gestió de crisis designat assegura que l'autoritat està clar, les decisions es fan ràpidament i no hi ha cap funció crítica que no s'ha passat. Aquest equip hauria de ser prou petit per actuar eficientment però bastant global per cobrir totes les àrees essencials.

Composició de l' equip i rols

Assigna els següents rols basats en l' estructura organitzacional. El líder [[FLT: 0] [[FLT: 1] ] identificador normalment el director executiu o un membre de la junta DFAN L' INCLOE fa decisions finals i serveix com a autoritat definitiva. [[FLT: 2] Comunicacions conduir [[[F: 3] usa la missatgeria a personal, els donants, beneficiaris, els beneficiaris, els mitjans i el públic. [[FLT:]] usa les operacions que condueixen [[FLT: 5]] i la continuïtat dels serveis primaris. [FLT] i l' oficial [FLT]]]: [FLT]]] [Fy]: assessorament i les obligacions més grans obligacions. En les seves obligacions inclouen un paper [FLT] [FLT: [FLT] [FLT] [FLT] i la gestió de seguretat de la gestió de la impressió [FLT] [FLT] [FLT] [FLT] [FLT] 9]] [FLT]] [FLT] [FLT] [FLT] [FLT] i la gestió de la integració dels serveis.

Aprofita l'equip a actuar

El vostre equip de crisis ha de tenir l' autoritat per prendre decisions sense esperar a l'aprovació de la junta en situacions sensibles a temps. Establiu paràmetres clars per a quines decisions es poden prendre autònomament i quins són els que requereix augmentar. L' equip també hauria d' establir un canal de comunicació segur, com ara un grup de xat dedicat o aplicació de missatgeria xifrada, per a coordinar durant una crisi activa.

Pas 3: Construeix estratègies de comunicació Robust

La comunicació és la línia de gestió de crisis. Els implicats necessiten precisió, temps i informació empatàtica per mantenir confiança i prendre una acció apropiada. El vostre pla hauria d' adreçar tant la comunicació interna com la comunicació externa, amb plantilles i protocols preparats per desplegar en un moment d' avís.

Comunicació interna

Els vostres treballadors i voluntaris són la vostra primera prioritat. Necessiten saber què passa, què s' espera d' ells, i com mantenir- se segurs. Desenvolupeu un sistema de notificació vinculat: una alerta inicial mitjançant text o telèfon, seguit d' actualitzacions regulars mitjançant correu electrònic o una plataforma interna. Missatges pre- script per a diferents escenaris de manera que pugueu comunicar- vos ràpidament sota l'estrès. Inclou les instruccions de suspensió per operacions, instal· lacions o canviant a la feina remota.

Comunicació externa

Les audiències externes inclouen donants, beneficiaris, organitzacions socis, mitjans i la pública general. Identifica els vostres contactes principals i els entren en tècniques de comunicació de crisis. Prepareu plantilles per a la premsa alliberacions, publicacions de mitjans socials i actualitzacions web que poden ser personalitzades per als esdeveniments específics. La vostra missatgeria hauria de reconèixer la situació, expressi l'empatia, l' estat del que esteu fent, i proporcioneu una manera d' obtenir actualitzacions o oferir ajuda. [[FLT: 0CDC i la crisi d'emergència (CEF1) [CLT] ofereix una guia excel· lent per a la guia dels missatges que creen i redueixen el pànic.

S' està actualitzant el perfil d' implicats

No tots els implicats necessiten la mateixa informació alhora. Creeu un mapa implicats que identifica cada grup, les seves preocupacions primàries, el canal de comunicació preferit per a ells, i una línia temporal per a les actualitzacions. Per exemple, els principals donants poden necessitar una crida personal del director executiu, mentre que el general està ben servit per una versió de premsa i publicacions de mitjans de comunicació socials.

Pas 4: Desenvolupeu procediments específics de resposta Scenio

Un pla no funciona amb totes les crisis. Encara que el vostre marc global hauria de ser consistent, les accions específiques necessàries per a una bretxa de dades són molt diferents a partir d' aquestes necessàries durant un desastre natural. Desenvolupeu procediments de resposta per als riscos més alts de la eficàcia, detallant les accions passa a pas per la fase de resposta immediata (les primeres 24 a 48 hores).

Elements principals de qualsevol resposta

Cada procediment ha d' incloure: (1) com es detecta la crisi inicialment i informat, (2) el criteri per activar l' equip de crisis, (3) les accions immediatament de seguretat (p. ex., evacuació, aturar el sistema, aturar l'atenció mèdica), (4) protocols de notificació per a les autoritats, els desembarats i els implicats, els requeriments de documentació (5), i (6) una cadena d' ordres per a decisions creixents.

Exemple: procediment de seguretat inscendent

Per a un atac de rescat, el vostre procediment podria incloure: aïllar sistemes afectats de la xarxa immediatament, notifico al líder de l' equip de crisi, contacteu amb el vostre assessor d'assegurances i consell legal, no pagueu el rescat sense consell expert, i prepareu una comunicació als donants i col·laboradors sobre l' exposició potencial de dades. El personal de tots els programes per a reconèixer els intents de feromish i informar sospitosos. L' activitat [[FLT0:] No hi ha cap recurs de la intergenciació [FLT:] proporciona recursos addicionals per a organitzacions més petites amb els pressupostos.

Exemple: procediment natural de desaster

Per a un huracà o foc valyrià amenaça les vostres instal·lacions, el procediment pot incloure: monitoritza les alertacions del temps a través dels canals oficials, activar el sistema de notificació per tancar les oficines i cancel· lar programes, moure els registres crítics i equips per a seguretat segura o seguretat en núvol, comprovar en personal i beneficiaris en àrees afectades, i coordinar amb agències de gestió d'emergència locals. Pre-posició proporciona subministraments com ara les primeres kits d' ajuda, lotacions i fonts de seguretat.

Pas 5: Prepareu recursos, Contactes i Eines digitals

Una crisi no és el moment de cercar números de telèfon o localitzar les fonts d' emergència. El vostre pla hauria d' incloure un directori de recursos centralitzat que és accessible tant digitalment com en la impressió. Aquest directori hauria d' estar repassat i actualitzat segons el trimestre.

Contactes d' emergència

Compila una llista de contactes de claus incloent els departaments de policia i de bombers locals, hospitals, control de verí, empreses d' utilitat, el vostre advocat d'assegurances, suport legal, i especialistes de relacions públiques de crisis. Inclou després de les converses de contacte i de còpia de seguretat per a cadascun. També inclou contactes interns com ara membres de la junta, personal de claus i gestors de serveis.

Recursos físics i digitals

Pot ser que la pila principal subministres com ara kits d'ajuda, menjar d'emergència i aigua, lotades, piles i mantes si la vostra organització opera una instal·lació física. Per a la preparació digital, mantingui còpies normals xifrades de les vostres dades, les guardaran fora de la barra de seguretat o en el núvol, i els procediments de restauració. Assegureu- vos que el vostre equip té accés a la comunicació de dispositius com satèl· lits o dos telèfons, si les xarxes de ràdio poden ser baixes.

Usar Directus per a gestionar el vostre pla de crisi

Una plataforma de contingut digital com Directus pot servir com a repositori central per al vostre pla de resposta de crisi. Emmagatzema els vostres documents d' avaluació de risc, llistes de contactes, plantilles de comunicació i procediments específics d' escenari en un sistema segur, basat en rol que és accessible a l' eina de crisis autoritzada dels membres de qualsevol dispositiu. Amb el model de contingut flexible de Directus, podeu crear entrades estructurades per a cada escenari de crisi, enllaços de contactes i recursos rellevants i empènyer ràpidament actualitzacions al vostre equip durant una situació evolucionada. Això elimina el caos de perseguir múltiples fulls de càlcul o les seves característiques de paper quan cada minut compta.

Pas 6: tren, prova i continuament millorada

Un pla que s' seu en una carpeta no és un pla. Els exercicis d' entrenament i de simulació regulars garanteixen que el vostre equip coneix el seu paper, els procediments són pràctics i buits s'identifiquen abans d' una emergència real. Commit a un cicle continu d' entrenament, proves i actualització.

Tipus d' Exercicis

Inicieu amb un exercici [[FLT: 0] tabletop [[FLT: 1] on l' equip de crisis es reuneix per a parlar a través d' un pas hipotètic. Aquest arranjament de poca traça ajuda a identificar- se sense especificar o falta d' informació. Següent, conduir una crisi [[FLT: 2] l' exercici [[F:]] [[F:]]] que fa un procediment específic, com activar la notificació del sistema o executar una plantilla de comunicació. Per a organitzacions més altes, un exercici [[FLT:] full- alt [F5:] [F5] implica simular una crisi realista amb múltiples elements, com ara una resposta de coordenades, procediments de resposta, i la recuperació de dades.

Reviews després de la acció

Després de cada exercici, dirigir una revisió després d' identificar el que no va funcionar, i què necessita millora. Documents i actualitzar el seu pla adequadament. Assignant propietat per a cada element d' acció amb una data límit clara. Encouratge honest de tots els participants, incloent els que poden haver identificat buits en recursos de comunicació o recursos de comunicació.

Mantenir el pla actual

La vostra resposta a la crisi hauria de ser un document viu. Reviseu- lo com a mínim anualment o quan la vostra organització canvia significatius, com ara moure a una nova instal· lació, engegar un nou programa, o perdre el personal clau. Subscriu- vos a l' amenaça de fonts d' intel·ligència rellevants al sector per a mantenir- vos alerta de riscos emergents.

Consideracions especials per a les especificacions de caràcter

Les organitzacions de caràcter poden enfrontar-se a reptes únics que diferenciaren la seva planificació de crisi a les empreses de lucre. En entendre aquestes situacions, aquestes guerràncies fan que el teu pla sigui més efectiu i protegeix les persones que serveixes.

Protegint Benfifitoris Vulnerables

Si la vostra organització serveix als nens, als adults, els individus grans i amb discapacitats, o altres poblacions vulnerables, els vostres procediments de crisi han d'incloure mesures de seguretat específiques. Això pot implicar cadires d'evacuació per als individus noburuladors, ajudes de comunicació per a aquells que tenen sentit o visió, i protocols per a reunigar els beneficiaris amb famílies. Coordenar- se amb serveis d' emergència locals per assegurar- se que són conscients de les necessitats de la vostra població.

Gestionar les comunicacions de voluntaris

Els voluntaris són essencials per a moltes missions caritatives, però poden ser un repte de comunicació durant una crisi. A diferència de personal, potser no tenen accés regular als canals interns. Inclouen voluntaris en el sistema de notificació i proporcionen instruccions clares quan informar i quan es troben a casa. Considereu un protocol separat per voluntaris que poden voler ajudar durant una crisi però han de ser dirigits a funcions segurs.

Preconsocientitat durant el Criss

La vostra organització pot tenir informació sensible sobre els beneficiaris, com ara els registres mèdics, històries financeres o històries personals. Una crisi pot crear pressió per a alliberar informació ràpidament, però les incompliments confidencials poden causar danys durs. Inclou les directrius en la vostra capacitat de comunicació per a quina informació es pot compartir externament i què s' ha de protegir, fins i tot sota control dels mitjans.

Reliència financera i Assegurances

Una gran crisi pot trencar fons de fons i crear despeses inesperats. Reviewar les vostres polítiques d'assegurança per tal de garantir que cobreixin pèrdues relacionades amb la crisi de crisis, incloent la responsabilitat del cibern, la interrupció de negocis i els directors i la responsabilitat dels oficials. Manté un fons d'emergència igual a tres mesos de despeses operatius, i considereu establir una línia de crèdit que es pot dibuixar ràpidament. El Consell de l'Actitució [[FLT:]] de la no discriminació de la organització financera per a la gestió d' organitzacions caritat.

Construir una cultura de la preparatitat

Finalment, el pla de resposta més robusta és tan efectiu com la gent que l' implementa. Cultiva una cultura on la preparació és part de operacions diàries, no un exercici d' un cop a un any. Encour, els empleats per informar prop de la pèrdua, compartir suggeriments de seguretat i participar en l' entrenament sense por. Reconèixer i recompensa. Quan tota la vostra organització accepta la mentalitat que no són una qüestió de si, però quan es construeix resistència s' estén més enllà de qualsevol pla.

La preparació també és un senyal de confiança als donants i companys. Quan els interessats veuen que tens un pla de resposta estructurada, bones pràctiques, són més probables per ser lleials durant temps difícils.

Conclusió

Desenvolupar un pla de resposta de crisi és una de les inversions més importants que pot fer la vostra organització caritat. Protegir el vostre equip, els vostres beneficiaris, la vostra reputació i la vostra capacitat de complir la vostra missió quan es produeix un risc inesperat. Per a l' avaluació de l' equip qualificat, construir estratègies de comunicació, crear procediments específics d' escenari, preparar recursos, i publicar per a formar entrenament continu, podeu navegar emergències amb claredat i confiança. Inicieu avui el KPlato fins i tot un pla parcial és millor que cap, i cada millora us porta prop de la veritable organització de resistència.