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Las agencias estatales sirven como la columna vertebral de la prestación de servicios públicos en los Estados Unidos, trabajando juntos en redes complejas para proporcionar programas y recursos esenciales a millones de residentes. Desde la atención de la salud y la educación hasta el transporte y la protección ambiental, estas agencias colaboran diariamente para asegurar que los servicios gubernamentales lleguen a los que más los necesitan. Entendiendo los mecanismos intrincados de colaboración interinstitucional puede ayudar a los residentes a navegar más eficazmente los servicios gubernamentales, mientras se aprecia la coordinación sofisticada necesaria para servir a las comunidades diversas.

La Fundación de la Colaboración Interinstitucional

La colaboración interinstitucional representa un cambio fundamental en la forma en que el gobierno opera, alejando de los silos departamentales aislados hacia modelos integrados de prestación de servicios. La colaboración puede definirse ampliamente como cualquier actividad conjunta que tenga por objeto producir más valor público de lo que podría producirse cuando las entidades actúan solas. Este enfoque colaborativo reconoce que muchos de los desafíos que enfrentan hoy las comunidades —desde las crisis de salud pública hasta el desarrollo económico— no pueden ser abordados de manera efectiva por un solo organismo que trabaja en forma aislada.

La complejidad de la gobernanza moderna exige que los organismos mancomunen sus conocimientos, recursos y datos para abordar problemas multifacéticos. Cuando los organismos estatales trabajan juntos, crean sinergias que amplifican sus capacidades individuales, lo que lleva a soluciones más amplias y mejores resultados para los residentes. Este marco de colaboración se ha vuelto cada vez más importante, ya que el gobierno se enfrenta a la presión para hacer más con recursos limitados, al tiempo que satisface las crecientes expectativas públicas de calidad y accesibilidad de los servicios.

Ocho prácticas principales para una colaboración eficaz

Hemos identificado 8 prácticas líderes que podrían ayudar a los organismos a colaborar más eficazmente, como la preservación de las culturas organizativas, por ejemplo, la puesta en marcha de políticas compatibles o la aceptación de terminología común, que se desarrollan mediante una investigación y un análisis amplios de iniciativas de colaboración exitosas, proporcionan una hoja de ruta para los organismos que buscan mejorar sus asociaciones.

Definir los resultados y la rendición de cuentas

La colaboración interinstitucional exitosa comienza con objetivos claramente articulados y resultados mensurables. La Oficina de Asuntos de la Asamblea General se centró en consideraciones clave para la aplicación de mecanismos de colaboración interinstitucionales en cuatro esferas en las que había identificado obstáculos: Resultados: ¿Han definido claramente los resultados a corto y largo plazo? Sin objetivos claros, los esfuerzos de colaboración pueden perder atención y no lograr resultados significativos.

Responsabilidad: ¿Hay una manera de seguir y supervisar los progresos, y los organismos tienen normas individuales de competencia y desempeño para los funcionarios involucrados? Establecer mecanismos de rendición de cuentas asegura que todos los organismos participantes sigan comprometidos con objetivos compartidos y que los progresos pueden medirse y evaluarse con el tiempo.

Liderazgo y Cultura Organizacional

El liderazgo eficaz juega un papel crítico en el fomento de asociaciones interinstitucionales exitosas. Designar a los líderes de grupos que exhiben "competiciones de colaboración". Basándose en entrevistas con funcionarios de agencia, GAO identificó cinco competencias necesarias por los líderes de esfuerzos eficaces de colaboración interinstitucional: (1) trabaja bien con las personas, (2) se comunica abiertamente con una serie de partes interesadas, (3) construye y mantiene relaciones, (4) entiende otros puntos de vista, y (5) establece una visión para el grupo.

Las culturas organizativas de brida representa otra práctica esencial. Diferentes agencias suelen tener misiones, prioridades y procedimientos operativos distintos que pueden crear barreras a la colaboración. Por ejemplo, hemos recomendado definir "investigación y desarrollo" para los 16 sitios de limpieza de residuos nucleares del Departamento de Energía para ayudar a coordinar sus esfuerzos. Sin una definición común, sitios lo interpretaron de manera diferente y comunicaron información inconsistente al Departamento.

Gestión de recursos y participación

Gestión de Recursos: ¿Cómo se financiarán y dotarán las iniciativas de colaboración? ¿Han elaborado los organismos participantes herramientas en línea para apoyar las interacciones conjuntas? Las decisiones de asignación de recursos pueden tomar o romper iniciativas de colaboración, requiriendo una planificación y un compromiso cuidadosos de todos los organismos participantes.

También hemos informado anteriormente de que es útil que los participantes tengan pleno conocimiento de los recursos y capacidades pertinentes de su organismo. Los organismos deben comprometer a los funcionarios que tienen la autoridad para tomar decisiones y los conocimientos especializados para contribuir de manera significativa a los esfuerzos de colaboración.

Modern Technology Enabling Collaboration

Las plataformas digitales y las herramientas de colaboración han revolucionado cómo las agencias estatales trabajan juntas, descomponendo barreras geográficas y permitiendo la comunicación en tiempo real en departamentos y lugares.

Plataformas de colaboración basadas en la nube

"Todas las agencias ejecutivas y 55.000 empleados estatales tienen licencias de Equipos", dice Brahma Alaparthi, jefe de empresas y soluciones en la nube para la Agencia de Tecnologías de la Información de Virginia. "Lo utilizan para hacer la comunicación general de día a día, mensajes de chat y reuniones virtuales de equipo, así como reuniones con actores externos."También tenemos colaboración de documentos usando diferentes plataformas e instrumentos como contenidos de SharePoint y Box, un servicio de empresario seguro para compartir

Las plataformas de colaboración ayudan a los empleados estatales a ahorrar tiempo. "En el pasado, tendrías una pequeña brecha entre reuniones para que tuvieras tiempo para caminar entre pisos o edificios", dice Diggs. "Ahora, tenemos reuniones de atrás, con herramientas de colaboración que nos permiten una transición rápida." · Eso es especialmente importante cuando las agencias están tratando de conseguir trabajo en múltiples lugares. Estos aumentos de eficiencia permiten a las agencias redirigir recursos hacia la entrega directa de servicios en lugar de administración.

Gestión de proyectos y coordinación en tiempo real

Los individuos se conectan a través de chat, "y si usted está ejecutando un proyecto, la gente generalmente tiene un sitio de Equipos para ese proyecto donde están colaborando desde una perspectiva de archivo", dice Nathaniel. "Tenemos administradores de proyectos que lo utilizan para iniciar proyectos y gestionar todos los elementos asociados con sus proyectos. Están haciendo colaboración en tiempo real para proporcionar esa toma de decisiones simplificada — organizando tareas, plazos y demás", dice.

El cambio a los instrumentos de colaboración digital ha resultado particularmente valioso para los organismos con múltiples ubicaciones en todo un estado. En lugar de exigir al personal que viaje largas distancias para reuniones en persona, la colaboración virtual permite la participación desde cualquier lugar, aumentando la accesibilidad y reduciendo los costos manteniendo o incluso mejorando la calidad de la coordinación interinstitucional.

Compartir datos: La piedra angular de los servicios integrados

Tal vez ningún aspecto de la colaboración interinstitucional es más crítico —o más complejo— que el intercambio de datos. Cuando los organismos pueden intercambiar información de forma segura, obtienen una imagen más completa de las necesidades de la comunidad y pueden coordinar los servicios de manera más eficaz.

El valor de los datos compartidos

Compartir datos administrativos para el análisis de políticas y los fines de evaluación de programas puede mejorar las pruebas disponibles para los líderes estatales, ya que determinan qué programas de desarrollo económico y laboral pueden producir los mayores beneficios para la economía, los trabajadores y las comunidades del estado.Este enfoque basado en evidencia para la formulación de políticas ayuda a asegurar que los recursos públicos limitados se dirijan hacia programas que dan el mayor impacto.

El intercambio de datos del gobierno es la práctica de compartir datos entre diferentes organismos gubernamentales y a menudo asociados en sectores comerciales. El gobierno puede compartir datos por diversas razones, como mejorar la eficiencia de las operaciones gubernamentales, proporcionar mejores servicios al público, o apoyar la investigación y la formulación de políticas.

Marcos y acuerdos de intercambio de datos

El intercambio de datos es un proceso formal por el cual los organismos estatales que recopilan y gestionan registros administrativos, como los registros de impuestos sobre la renta de las empresas y los seguros de desempleo, pueden conceder a otros organismos gubernamentales y a investigadores externos acceso a microdatos dentro de esos registros para apoyar actividades autorizadas. La transferencia de datos administrativos de un organismo a otro se ve facilitada por el establecimiento de acuerdos oficiales de intercambio de datos.

Estos acuerdos oficiales sirven para múltiples fines: establecen la base jurídica para el intercambio de datos, definen los propósitos específicos para los que se pueden utilizar los datos, esbozan las protecciones de seguridad y privacidad y aclaran las funciones y responsabilidades de cada organismo participante. Con una excepción específica, los organismos pueden firmar memorandos de entendimiento con otros organismos para describir el fundamento específico y jurídicamente compatible para compartir datos, para asegurar que se mantenga la privacidad y la confidencialidad de los datos y describir las funciones y responsabilidades de los organismos.

Consideraciones de privacidad y seguridad

La protección de la privacidad individual, al tiempo que permite el intercambio de datos beneficioso, representa uno de los retos más importantes en la colaboración interinstitucional. La aprobación de la Ley de privacidad en 1974 estableció protecciones fundamentales para la información personal que realizan las agencias gubernamentales, que requieren transparencia en la reunión de datos y la limitación de la divulgación.

Estas leyes no sólo restringen el acceso, sino que proporcionan la hoja de ruta para compartir los datos de manera responsable. Cuando las agencias siguen los protocolos de privacidad establecidos, demuestran el respeto de los derechos individuales al tiempo que permiten una investigación y análisis valiosos que mejoran los servicios gubernamentales. Este cuidadoso equilibrio entre la utilidad de datos y la protección de la privacidad construye la confianza pública en las iniciativas de datos gubernamentales.

Los esfuerzos por coordinar datos entre organismos pueden ser difíciles cuando no se ajustan los requisitos de privacidad y normas de seguridad de los datos. Las políticas de privacidad y seguridad de los datos regulan cómo se protegen, utilizan y comparten los datos. Estas políticas abordan cuestiones de propiedad de datos y cuándo se requiere el consentimiento para compartir datos y quién. La utilización de estos requisitos exige una planificación cuidadosa y a menudo requiere que los organismos adopten las normas más estrictas aplicables para garantizar el cumplimiento de todos los datos compartidos.

Infraestructura de Compartir Datos Federales

El Grupo de Trabajo para Compartir Datos apoya los objetivos del Consejo de la OCD, asegurando que el Consejo de la OCD y el Comité Ejecutivo comprendan las diversas necesidades y retos de intercambio de datos de todos los organismos del Gobierno Federal. El Grupo de Trabajo para compartir datos apoya la aplicación de la Ley de pruebas Fase 2: Acceso y Gestión de datos abiertos, y la Acción de Estrategia Federal de Datos 7. Estas iniciativas a nivel federal proporcionan modelos y orientaciones que los organismos estatales pueden adaptarse a sus propios contextos.

El memorando de la Oficina de Gestión y Presupuesto que alienta a los organismos federales a participar en la distribución coordinada y colaborada de datos de manera que se ajuste a las leyes, reglamentos y policía de privacidad aplicables, y en esta orientación se hace hincapié en que el intercambio efectivo de datos debe funcionar siempre en los marcos jurídicos establecidos.

Ejemplos de colaboración exitosa en el mundo real

Examinar iniciativas de colaboración específicas proporciona valiosas ideas sobre cómo los organismos traducen los principios en la práctica y superan los desafíos comunes.

Respuesta de emergencia y seguridad pública

Colorado Parks and Wildlife (CPW), la División de Seguridad Nacional y Gestión de Emergencias de Colorado (DHSEM), y los Sheriffs del Condado de Colorado (CSOC) han firmado un Acuerdo Interinstitucional para mejorar la coordinación y respuesta durante las emergencias de búsqueda y rescate de países. Se aclaran los roles, se establecen las expectativas de cooperación interinstitucional y se crea una estructura para desplegar recursos estatales cuando se supere la capacidad de un equipo local de SAR.

Este acuerdo demuestra cómo las asociaciones formales pueden abordar desafíos cambiantes. El nuevo acuerdo interinstitucional está diseñado para asegurar que cuando estos incidentes se intensifican más allá de lo que un solo equipo de condado puede manejar, el estado tiene un proceso claro y responsable para obtener recursos adicionales en el terreno rápidamente. Protocolos claros y funciones definidas permiten una respuesta rápida cuando las vidas están en juego.

Por ejemplo, los organismos federales, estatales y locales de represión trabajan juntos para compartir información e investigar posibles amenazas para prevenir ataques terroristas. Estas asociaciones de múltiples niveles ilustran cómo la colaboración se extiende más allá de los organismos estatales para incluir a los asociados federales y locales al abordar las amenazas que atraviesan fronteras jurisdiccionales.

Empleo y desarrollo de la fuerza de trabajo

Alabama ha pilotado el proyecto de Acceso a la Empleo, un esfuerzo colaborativo entre el Departamento de Salud Mental/Desarrollo de la Salud Mental (MH/DD) y su Departamento de Rehabilitación Profesional (VR). A través de este proyecto, conocido como Proyecto GATE, las dos agencias trabajan juntas para ayudar a los proveedores locales de servicios a utilizar fondos para apoyar oportunidades de empleo integradas.

En Colorado, los consejeros de la División de Rehabilitación Profesional están ubicados en las oficinas de la Junta Centro Comunitaria para que puedan prestar servicios directos a personas con discapacidad intelectual y de desarrollo (ID/DD). Este modelo de colocalización elimina las barreras entre las agencias y crea una prestación de servicios sin fisuras para personas que necesitan apoyo de múltiples programas.

Para satisfacer las crecientes demandas de autoempleo, la Administración de Discapacidades de Desarrollo de Maryland (DDA), en colaboración con la División de Servicios de Rehabilitación de Maryland (DORS), los servicios adaptados ofrecidos a través del programa de Independencia de Alcance a través del Empleo Autónomo (RISE). El programa RISE, financiado por el DORS, proporciona asistencia técnica y apoyo financiero a las personas que inician sus propias empresas.

Servicios de educación y transición

Los organismos de rehabilitación profesional (VR) deben colaborar formalmente con los organismos estatales de educación (SEA) para describir cómo planificarán y coordinarán los servicios de transición para los estudiantes con discapacidad que necesitan esos servicios, según la Ley de rehabilitación de 1973, modificada por el Título IV de la WIOA. Este acuerdo interinstitucional es un documento fundamental y es esencial para garantizar que los estudiantes con discapacidad experimenten una transición gradual de la escuela a las actividades posteriores a la escuela.

Estas colaboraciones legalmente establecidas aseguran que los estudiantes no se desprendan a través de las grietas mientras pasan del sistema educativo a los servicios y el empleo de adultos. Los acuerdos formales crean responsabilidad y establecen procesos claros para la coordinación entre las agencias que sirven de superposición de poblaciones.

Iniciativas federales entre organismos

El Consejo Federal Interinstitucional de Reentrada, compuesto por 20 agencias o oficinas federales, se centra en "reducir las barreras que existen para la población de reingresos" de ex reclusos que regresan a sus comunidades de la prisión. El Grupo de Trabajo sobre Política de Alquiler, organizado por el Consejo de Política Nacional de la Casa Blanca, mejora la supervisión coordinada de todo el gobierno de la housinización de alquileres subvencionados

Estos ejemplos federales proporcionan modelos que los organismos estatales pueden adaptarse y demuestran cómo múltiples organismos con diferentes misiones pueden alinear sus esfuerzos en torno a objetivos compartidos que requieren una acción coordinada en los límites tradicionales de la organización.

Beneficios de la colaboración interinstitucional

Las ventajas de una colaboración eficaz se extienden mucho más allá de la eficiencia administrativa, creando beneficios tangibles tanto para las operaciones gubernamentales como para los residentes que prestan servicios.

Entrega de servicios mejorados

Cuando las agencias colaboran eficazmente, los residentes experimentan servicios más coordinados y completos, en lugar de navegar por múltiples sistemas desconectados, las personas pueden acceder a un apoyo integrado que responda a sus necesidades de manera holística. Esto es particularmente importante para las poblaciones vulnerables que a menudo requieren asistencia de múltiples organismos simultáneamente.

La colaboración también reduce la carga que pesa sobre los residentes para comprender estructuras burocráticas complejas. Cuando las agencias comparten información y coordinan sus esfuerzos, los individuos no necesitan proporcionar la misma información repetidamente a diferentes departamentos o determinar qué agencia puede ayudar con qué aspecto de su situación.

Optimización de los recursos

La unión de fuerzas ayuda a resolver las deficiencias de inteligencia, da un panorama más claro de una amenaza y minimiza la duplicación de esfuerzos. Los organismos maximizan sus recursos y evitan los esfuerzos desperdiciados. En una era de presupuestos limitados, la eliminación de la duplicación y el intercambio de recursos permite a los organismos lograr más con la financiación disponible.

Las plataformas de tecnología compartida, los programas de formación conjunta y el poder adquisitivo combinado contribuyen a ahorros de costes que pueden ser redirigidos hacia servicios directos. La colaboración también permite a las agencias más pequeñas acceder a capacidades y conocimientos que no podían permitirse desarrollar de forma independiente.

Mejora de la adopción de decisiones

El acceso a datos completos de múltiples agencias proporciona a los responsables de la formulación de políticas y a los directores de programas una imagen más completa de las necesidades comunitarias y la eficacia de los programas. Este enfoque basado en pruebas conduce a decisiones mejor informadas sobre la asignación de recursos, el diseño de programas y las prioridades de política.

Este estudio muestra las oportunidades de colaboración interinstitucional en materia de datos, así como algunos de los retos de utilizar los datos y datos administrativos en el gobierno federal. Si bien existen desafíos, el potencial de mejorar la información hace que valga la pena el esfuerzo.

Building Public Trust

Es importante que la colaboración interinstitucional ayude a crear confianza en las instituciones gubernamentales. Cuando los residentes ven a las agencias que trabajan juntas para resolver problemas y ofrecer servicios, refuerza la confianza en la capacidad del gobierno para servir al interés público. Por el contrario, los fallos de coordinación visibles y los silos burocráticos erosionan la confianza y frustran a los ciudadanos.

Desafíos comunes y obstáculos

Pese a los claros beneficios, la colaboración interinstitucional enfrenta numerosos obstáculos que los organismos deben navegar para lograr asociaciones exitosas.

Las distintas agencias operan bajo diversas autoridades legales, reglamentos y mandatos que pueden crear barreras a la colaboración. Las leyes de privacidad, en particular, suelen restringir cómo los organismos pueden compartir información, incluso cuando ese intercambio beneficiaría claramente al público.

Los acuerdos de intercambio de datos son frecuentemente necesarios porque las leyes de privacidad restringen el intercambio dentro del gobierno y entre los actores gubernamentales y externos, limitando generalmente el intercambio de información personal identificable (PII) al organismo que la recogió. Sin embargo, existen excepciones regulares a esta norma, por ejemplo, para evaluar los servicios financiados por el público.

Cuestiones técnicas y de compatibilidad con datos

Este recurso identifica cinco desafíos comunes que se presentan al compartir datos entre organismos para hacer que los datos interoperan. Para cada desafío identificado, existen estrategias que los otorgantes de MIECHV pueden utilizar para articular objetivos de intercambio de datos, obtener el compromiso de los asociados de los organismos, elaborar un acuerdo de intercambio de datos y establecer procesos para facilitar la seguridad y el uso de datos compartidos.

Los sistemas de legacy, los formatos de datos incompatibles y las diferentes normas técnicas pueden dificultar el intercambio de información de manera eficaz. Los organismos pueden utilizar diferentes definiciones para los mismos conceptos, lo que dificulta la combinación de datos de múltiples fuentes de manera significativa.

Desafortunadamente, es un problema común para los funcionarios públicos luchar por obtener acceso a datos internos y externos debido a procesos, políticas y estándares obsoletos. Los principios que estamos utilizando para construir nuestras plataformas de datos y nuestras plataformas de intercambio de datos tienen que ser autopromoción, tener que impulsar la adopción y tener que generar hábitos que se adhieran a las mejores prácticas.

Cultura organizativa y cuestiones de tortuga

Las diferentes agencias desarrollan distintas culturas organizativas, prioridades y formas de operar, pero estas diferencias pueden crear fricción cuando las agencias intentan colaborar, especialmente si hay competencia por recursos o deslineación incierta de responsabilidades.

recursos, aprensiones sobre la privacidad de datos, o preocupaciones sobre cómo se utilizarán los datos. Los ganadores querrán primero asegurar el compromiso de su propia agencia. El compromiso de la agencia del adjudicador indicará confianza en el valor de la interoperabilidad y los planes de intercambio de datos a otros líderes de la agencia ... sentido claro del alcance y propósito de las solicitudes de interoperabilidad de datos ayudará a crear confianza con un posible socio.

La creación de confianza entre los organismos lleva tiempo y esfuerzos constantes, pero no un elemento formal, el papel de la confianza mutua parece desempeñar un papel fundamental en el desarrollo de asociaciones productivas de intercambio de datos entre los sectores público y privado, lo que se aplica igualmente a las asociaciones interinstitucionales dentro del gobierno.

Recursos Limitados

La colaboración requiere inversión, en tecnología, tiempo de trabajo, capacitación y coordinación continua. Las agencias ya extendidas pueden luchar por dedicar recursos a iniciativas colaborativas, incluso cuando reconocen los beneficios a largo plazo.

Los otorgantes deben identificar al personal interno o contratar a asociados externos con experiencia en estas esferas para responder a estos tipos de preguntas, y dar a conocer los posibles retos y planes para abordarlos (véase el desafío No 5 para obtener detalles sobre la capacidad del personal).

Estrategias para superar los obstáculos

Las iniciativas de colaboración exitosas emplean estrategias específicas para hacer frente a los desafíos comunes y crear asociaciones sostenibles.

Establecer estructuras de gobernanza claras

Los mecanismos de gobernanza formal proporcionan el marco para una colaboración eficaz, lo que incluye la designación de liderazgo, la definición de funciones y responsabilidades, el establecimiento de procesos de adopción de decisiones y la creación de medidas de rendición de cuentas.

Liderazgo: ¿Se ha identificado un organismo principal o individuo? ¿Se compartirá el liderazgo entre agencias? ¿Se han definido y acordado claramente las funciones y responsabilidades? Responder a estas preguntas de frente impide la confusión y el conflicto más adelante.

Asegurar la participación de líderes de alto nivel en reuniones periódicas y personales. La composición de tres de los cuatro estudios de casos incluía personal de la Casa Blanca, lo que indica un firme apoyo presidencial a las iniciativas.

Elaboración de acuerdos formales

Hemos informado anteriormente de que la articulación de acuerdos en documentos formales puede fortalecer el compromiso de los participantes de trabajar en colaboración y mejorar la rendición de cuentas por los resultados.45 También hemos informado de que estos acuerdos son más eficaces cuando se actualizan y supervisan periódicamente.46 También se pueden utilizar guías y acuerdos escritos para documentar y supervisar la aplicación de los organismos interinstitucionales

Los memorandos de entendimiento y los acuerdos interinstitucionales sirven de base para las relaciones de colaboración, que deben especificar claramente el propósito de la colaboración, las responsabilidades de cada parte, la forma en que se compartirán los recursos, la forma en que se protegerán los datos y la forma en que se resolverán las controversias.

Invertir en Interoperabilidad

Las inversiones técnicas en normas de datos, plataformas compartidas y sistemas interoperables pagan dividendos con el tiempo reduciendo la fricción en el intercambio de datos y la colaboración. Al vincular los recursos de datos existentes, el USDA pudo enriquecer y ampliar las capacidades de análisis de ambos conjuntos de datos. Las inversiones estratégicas en infraestructura de datos permiten a los organismos obtener mayor valor de sus activos de información existentes.

Con esto en mente, el intercambio de datos ha sido diseñado con las mejores prácticas de seguridad desde el comienzo mismo. El protocolo proporciona una cifra de extremo a extremo, credenciales de corta duración y funciones de auditoría e gobernanza accesibles e intuitivas. Las tecnologías modernas de intercambio de datos pueden abordar las preocupaciones de seguridad al tiempo que facilitan la colaboración.

Fomento de la capacidad de colaboración

La colaboración eficaz requiere aptitudes y competencias específicas que pueden no formar parte de la formación tradicional de los organismos. Invertir en el desarrollo profesional del personal que participa en iniciativas de colaboración ayuda a crear la capacidad necesaria para lograr asociaciones exitosas.

Esto incluye la capacitación en áreas como comunicación intercultural, negociación, gestión de proyectos y liderazgo colaborativo, y también implica la creación de oportunidades para que el personal de diferentes organismos pueda construir relaciones y desarrollar la comprensión mutua de las misiones y limitaciones de cada uno.

El papel de la tecnología en la colaboración moderna

La transformación digital ha cambiado fundamentalmente cómo pueden colaborar las agencias, creando nuevas posibilidades, al tiempo que se introducen nuevos retos.

Herramientas de colaboración virtual

El cambio a entornos de trabajo remotos e híbridos ha acelerado la adopción de herramientas de colaboración virtual en todo el gobierno. Los empleados en diversos lugares utilizan equipos para agilizar sus esfuerzos cooperativos. "Muchas de nuestras agencias tienen múltiples ubicaciones en todo el estado. En el pasado, las personas viajaron a diferentes lugares para reunirse en una sola sala de conferencias", dice Diggs. "Ahora, con el uso de estas herramientas de colaboración, se unen desde oficinas en el área de Bridgeport o virtualmente.

Estos instrumentos permiten una comunicación y colaboración más frecuentes que cuando las reuniones en persona fueron la norma, y también crean oportunidades para incluir perspectivas más diversas en los esfuerzos de colaboración, ya que la distancia geográfica ya no limita la participación.

Data Analytics and Artificial Intelligence

La literatura ha mostrado dos roles distintos de la tecnología digital en colaboraciones interinstitucionales [56,57]: (1) la tecnología como herramienta o facilitador desde un punto de vista tradicional de la tecnología, que se investiga principalmente a través de la literatura digital del gobierno · [58,59] y (2) la tecnología como un "factor no humano" capaz de ofrecer soluciones, mostrando una visión sistemática de interacciones intrincadas que van más allá de las ideas de los participantes individuales.

El piloto de análisis de comentarios del Consejo de la OCD ha demostrado que los avances recientes en la elaboración de lenguajes naturales (NLP) pueden ayudar eficazmente al proceso de análisis de comentarios regulatorios. El análisis de la prueba de conceptos es un conjunto de herramientas estandarizado destinado a apoyar a los organismos y al personal en la revisión y respuesta a los millones de comentarios públicos recibidos cada año en todo el gobierno.

Plataformas de intercambio de información seguras

Las plataformas modernas de intercambio de información proporcionan los controles de seguridad y acceso necesarios para proteger datos confidenciales y permitir el intercambio autorizado. Estos sistemas pueden rastrear quién accede a qué información, cuándo y con qué propósito, crear rutas de auditoría que apoyen la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normas de privacidad.

Por ejemplo, los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos utilizan el intercambio de datos para satisfacer varios requisitos interinstitucionales de intercambio de datos. Las tecnologías especializadas de intercambio de datos diseñadas para casos de uso público ayudan a las agencias a cumplir sus objetivos de colaboración manteniendo la seguridad y el cumplimiento.

Medición del éxito en las iniciativas de colaboración

La evaluación de la eficacia de la colaboración interinstitucional requiere métricas y evaluaciones continuas.

Metrices basadas en los resultados

La medida definitiva del éxito de la colaboración es si logra mejores resultados para los residentes, lo que podría incluir métricas como tiempos de espera reducidos para los servicios, tasas de terminación de programas mejoradas, mejores resultados en materia de salud o un aumento del empleo entre las poblaciones afectadas.

Las métricas de resultados deben establecerse al comienzo de las iniciativas de colaboración y seguirse constantemente con el tiempo. Comparando los resultados antes y después de la aplicación de enfoques de colaboración, ayuda a demostrar el valor de la coordinación e identificar las esferas para mejorar.

Metrices de proceso

Además de los resultados, los organismos deben seguir las métricas de procesos que indican la eficacia de la colaboración misma, lo que incluye medidas como la frecuencia y la calidad de la comunicación entre los organismos, la velocidad del intercambio de información, el número de iniciativas conjuntas iniciadas y la satisfacción del personal con los procesos de colaboración.

Las métricas de procesos pueden proporcionar señales de alerta temprana cuando las relaciones de colaboración están luchando, permitiendo a las agencias abordar problemas antes de que socavan los resultados.

Indicadores de eficiencia

La colaboración debe dar lugar a una mayor eficiencia mediante la reducción de la duplicación, los recursos compartidos y los procesos simplificados. La supervisión de métricas como el costo por servicio prestado, el tiempo necesario para los procesos específicos y la utilización de los recursos pueden ayudar a cuantificar los aumentos de eficiencia.

Estas mejoras de eficiencia liberan recursos que pueden ser redirigidos hacia la expansión de servicios o la mejora de la calidad, creando un ciclo virtuoso de mejora continua.

Tendencias futuras en la colaboración interinstitucional

Varias tendencias emergentes están dando forma al futuro de cómo los organismos estatales trabajan juntos para servir a los residentes.

Modelos de entrega de servicios integrados

Los Estados están avanzando cada vez más hacia modelos integrados de prestación de servicios que presentan una cara unificada a los residentes, incluso cuando múltiples agencias están involucradas detrás de las escenas. Estos modelos utilizan tecnología para crear experiencias sin problemas donde los residentes pueden acceder a múltiples servicios a través de un solo portal o punto de contacto.

Este enfoque requiere una colaboración profunda y un intercambio de datos entre los organismos, pero mejora dramáticamente la experiencia residente eliminando la necesidad de navegar por estructuras burocráticas complejas.

Gestión de datos

En el siglo XXI, la economía basada en datos y análisis de datos para mejorar los resultados se ha convertido en el motor de la mayoría de las decisiones adoptadas en todos los sectores, incluidos el gobierno, las empresas, la educación y la investigación, y esta tendencia a la formulación de políticas basadas en pruebas requiere un intercambio sólido de datos y una colaboración entre los organismos.

A medida que las agencias desarrollan capacidades de datos más sofisticadas, pueden pasar de la prestación de servicios reactivas a una intervención proactiva, identificando a los residentes que podrían beneficiarse de los servicios antes de que ocurran crisis.

Cross-Sector Partnerships

La colaboración está aumentando más allá de los organismos gubernamentales para incluir asociaciones con organizaciones sin fines de lucro, empresas del sector privado, instituciones académicas y grupos comunitarios, que aportan recursos, conocimientos especializados y perspectivas adicionales para hacer frente a retos complejos.

Además, el intercambio de datos en el sector público puede implicar el intercambio con el sector privado o la recepción de datos del sector privado, que requieren una atención cuidadosa a la gobernanza, la protección de datos y la alineación de incentivos, pero pueden ampliar significativamente el impacto de los programas gubernamentales.

Emphasis on Equity and Inclusion

Cada vez se reconoce más que la colaboración debe abordar intencionadamente la equidad y garantizar que todos los residentes, en particular los de comunidades históricamente subsidiadas, se beneficien de servicios coordinados, lo que exige que los organismos examinen cómo sus esfuerzos de colaboración afectan a las distintas poblaciones y ajusten los enfoques para reducir las disparidades.

La colaboración incluyente también implica a miembros de la comunidad y receptores de servicios en la elaboración y evaluación de iniciativas colaborativas, asegurando que los programas reflejen las necesidades y preferencias reales de las personas que sirven.

Cómo los residentes pueden beneficiarse de la colaboración de la agencia de comprensión

Si bien gran parte de la colaboración interinstitucional sucede detrás de las escenas, los residentes que entienden cómo trabajan juntos las agencias pueden navegar más eficazmente los servicios gubernamentales.

Saber dónde empezar

Entender que las agencias colaboran significa que los residentes no necesitan saber exactamente qué agencia puede ayudar con su situación específica. Comenzar con cualquier agencia relevante puede conducir a conexiones con otros programas y servicios a través de redes de remisión interinstitucional.

Muchos estados han desarrollado servicios centralizados de información y remisión que aprovechan la colaboración interinstitucional para conectar a los residentes con los recursos apropiados, independientemente de cuál organismo se pongan en contacto inicialmente.

Reducción de la provisión de información de los Redundantes

Cuando las agencias comparten los datos adecuadamente, los residentes no deben proporcionar la misma información repetidamente a diferentes departamentos. Entendiendo esto puede ayudar a los residentes a defenderse si encuentran solicitudes de información que ya deben estar disponibles a través del intercambio de datos interinstitucional.

Por supuesto, las protecciones de privacidad significan que algunas de las formas de compartir información requieren un consentimiento explícito, pero dentro de los límites apropiados, la colaboración debe reducir la carga que supone para los residentes servir como conducto primario de la información entre los organismos.

Acceso a un apoyo integral

Muchos desafíos que enfrentan los residentes, como el desempleo, los problemas de salud o la inestabilidad de la vivienda, exigen el apoyo de múltiples organismos. Entendiendo que las agencias están diseñadas para trabajar juntas pueden ayudar a los residentes a buscar asistencia integral en lugar de ver cada programa en forma aislada.

Los servicios de gestión de casos y coordinación de la atención, que son cada vez más comunes en los modelos de prestación de servicios colaborativos, pueden ayudar a los residentes a navegar por múltiples programas y asegurar que reciban todo el apoyo para el cual son elegibles.

Buenas prácticas para los residentes que intervienen con los servicios de colaboración

Los residentes pueden adoptar medidas específicas para maximizar los beneficios de la colaboración interinstitucional al acceder a los servicios gubernamentales.

Ser integral en describir las necesidades

Cuando trabaje con cualquier agencia gubernamental, proporcionar una imagen completa de su situación y necesidades puede ayudar al personal a identificar todos los programas y servicios pertinentes, incluyendo los ofrecidos por otras agencias. No asuma que una agencia sólo puede ayudar con un tema específico: las redes colaborativas pueden permitir que se conecten con una amplia gama de recursos.

Preguntar sobre Servicios relacionados

Preguntar considerablemente si hay otros programas o organismos que puedan ayudar con necesidades conexas puede incitar al personal a conectarse a redes interinstitucionales y sistemas de remisión. Muchas agencias cuentan con asociaciones formales que permiten una transferencia de fondos calientes a otros servicios.

Comprender el consentimiento y la privacidad

Tenga en cuenta que puede pedirse que consienta en compartir información entre agencias. Entendiendo por qué este intercambio es beneficioso, puede evitar que usted tenga que proporcionar la misma información varias veces y puede ayudar a asegurar servicios coordinados, puede ayudarle a tomar decisiones informadas sobre el consentimiento.

Al mismo tiempo, usted tiene el derecho de entender cómo se utilizará y compartirá su información, y las agencias deben ser transparentes acerca de sus prácticas de datos.

Proporción de información

Su experiencia con los servicios de colaboración proporciona información valiosa que puede ayudar a las agencias a mejorar su coordinación. Si usted encuentra deficiencias, duplicaciones o fallas de coordinación, proporcionar comentarios puede ayudar a las agencias a identificar y abordar problemas en sus procesos de colaboración.

De manera similar, cuando la colaboración funciona bien y experimenta un servicio coordinado y sin problemas, permitiendo que las agencias conozcan el valor de sus esfuerzos de colaboración.

Recursos para aprender más

Los residentes interesados en aprender más sobre cómo colaboran las agencias estatales para servirles pueden acceder a diversos recursos.

Sitios Web del Gobierno del Estado

La mayoría de los gobiernos estatales mantienen sitios web que explican su estructura organizativa y cómo trabajan las diferentes agencias. Estos sitios suelen incluir información sobre iniciativas específicas de colaboración y programas de prestación de servicios integrados.

Muchos estados también han desarrollado directorios de servicios o 211 sistemas de información y remisión que pueden ayudar a los residentes a entender qué servicios están disponibles y cómo acceder a ellos.

Informes de rendición de cuentas y transparencia del Gobierno

Los auditores estatales, los comités de supervisión legislativa y las oficinas de gestión de la actuación profesional suelen publicar informes sobre la colaboración interinstitucional y la eficacia de los programas, que pueden proporcionar información sobre la forma en que los organismos están trabajando juntos y sobre las mejoras que se están realizando.

Organizaciones comunitarias

Las organizaciones sin fines de lucro y los grupos comunitarios que trabajan estrechamente con los organismos gubernamentales tienen a menudo profundo conocimiento de cómo funcionan los sistemas de colaboración y pueden ayudar a los residentes a navegar eficazmente.

Reuniones públicas y oportunidades de participación

Muchas iniciativas de colaboración incluyen procesos de insumos públicos en los que los residentes pueden aprender sobre asociaciones de organismos y proporcionar información. Participar en estas oportunidades permite a los residentes influir en cómo evoluciona la colaboración y garantizar que atiende las necesidades de la comunidad.

El camino hacia adelante

La colaboración interinstitucional no representa sólo una estrategia administrativa sino una reimaginación fundamental de cómo el gobierno sirve al público. A medida que los desafíos se vuelven más complejos e interconectados, la capacidad de las agencias para trabajar juntos se vuelve cada vez más crítica a la capacidad del gobierno para cumplir su misión.

Prácticas de colaboración interinstitucionales líderes de GAO y Consideraciones clave seleccionadas · Muchos de los resultados significativos que el gobierno federal busca lograr requieren los esfuerzos coordinados de más de una agencia federal. Las principales prácticas de colaboración de GAO pueden ayudar a abordar retos transversales, como enfermedades infecciosas, cambio climático, ciberseguridad y otras áreas identificadas en la Lista de Alta Riesgo de GAO y aquellas que implican fragmentación, superposición y duplicación.

Los principios y prácticas examinados en todo este artículo, desde el establecimiento de estructuras de gobernanza claras hasta la inversión en infraestructuras de intercambio de datos para fomentar la capacidad de colaboración, ofrecen una hoja de ruta para los organismos que buscan mejorar sus asociaciones, pero siguen existiendo dificultades, los beneficios de una colaboración eficaz tanto para la eficiencia del gobierno como para los resultados residentes hacen que valga la pena el esfuerzo.

Para los residentes, entender cómo trabajan las agencias capacita una colaboración más eficaz con los servicios gubernamentales. En lugar de ver al gobierno como una colección de burocracias desconectadas, reconociendo las redes de colaboración que conectan las agencias puede ayudar a los residentes a acceder al apoyo integral que necesitan.

A medida que la tecnología siga evolucionando y aumenten las expectativas de los servicios gubernamentales, la colaboración interinstitucional sólo será más importante. Los Estados que invierten en la creación de relaciones de colaboración sólidas, la infraestructura de intercambio de datos sólida y los modelos integrados de prestación de servicios estarán mejor posicionados para satisfacer las necesidades de sus residentes en un mundo cada vez más complejo.

El futuro de la prestación de servicios públicos no reside en organismos individuales que trabajan en aislamiento, sino en redes coordinadas que aprovechan los recursos y capacidades plenos del gobierno para servir al bien público. Al continuar perfeccionando las prácticas de colaboración, superar las barreras y aprender tanto de los éxitos como de los fracasos, los organismos estatales pueden construir el gobierno integrado, sensible y eficaz que los residentes merecen.

Para más información sobre la colaboración gubernamental y las prácticas de intercambio de datos, visite la Oficina de Responsabilidad del Gobierno de los Estados Unidos, que ofrece amplia investigación sobre las mejores prácticas de colaboración interinstitucional. El Consejo Federal de Datos ofrece recursos sobre marcos y estrategias de intercambio de datos.La información específica del Estado puede encontrarse normalmente a través de su sitio web oficial de gestión de su estado.

Comprender y apoyar una colaboración interinstitucional eficaz beneficia a todos, desde los empleados gubernamentales que trabajan para coordinar los servicios, hasta los encargados de la formulación de políticas que asignan recursos, a los residentes que dependen de programas gubernamentales. A medida que avanzamos, la colaboración seguirá centrándose en la competencia básica del gobierno será esencial para abordar los complejos retos que enfrentan nuestras comunidades y asegurar que los servicios públicos lleguen a todos los que los necesitan.