La Cuarta Enmienda de la Constitución de los Estados Unidos garantiza el derecho de la gente a estar segura en sus personas, casas, papeles y efectos contra registros y confiscaciones irrazonables. Esta protección se extiende directamente a la confiscación de registros y archivos, si residen en un gabinete de presentación del gobierno, un servidor privado o un sistema de almacenamiento en la nube.El Tribunal Supremo ha sostenido que una búsqueda o incautación realizada sin una orden judicial es presuntivamente injustificable, injustificable, injustificante

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Es esencial entender que el requisito de la orden no se limita a los registros físicos. La Ley de comunicaciones almacenadas (SCA), parte de la Ley de privacidad de las comunicaciones electrónicas (ECPA), impone requisitos legales para acceder a comunicaciones electrónicas y registros de proveedores de servicios. Muchos archivos existen ahora en forma digital, y la interacción entre requisitos constitucionales de garantía y protecciones legales de privacidad forma la forma en que los agentes de la ley y los investigadores pueden acceder a estos registros almacenados.

Cuando se requiere un Warrant para Registros Públicos y Archivos

La pregunta es si los registros solicitados son verdaderamente " ldquo;public sensiblerdquo; o si contienen un interés protegido en la privacidad. Los organismos gubernamentales mantienen una amplia gama de documentos, desde los títulos de propiedad y los archivos judiciales a los archivos de personal, registros médicos y materiales de investigación confidenciales.

  • Los registros se encuentran en un área no pública. Por ejemplo, un archivabo bloqueado en una oficina del gobierno, una base de datos protegida por contraseña o una sala de servidores con acceso restringido normalmente requiere una orden de registro.
  • Los registros están sellados o sujetos a una orden de protección. Los tribunales y las agencias administrativas suelen dictar órdenes de sellar la privacidad o las investigaciones en curso. El acceso a los registros sellados sin una orden viola la orden judicial recíprocarsquo;s y puede constituir una búsqueda ilegal.
  • ] El método de búsqueda es intrusivo. Usar herramientas forenses para recuperar archivos borrados, realizar una búsqueda de texto completo de una base de datos completa, o desmantelar dispositivos de almacenamiento física requieren una orden de garantía porque llegan más allá del alcance de una inspección rutinaria.
  • Los registros contienen información confidencial o confidencial. Los registros médicos, las declaraciones de impuestos, los registros de adopción, los archivos de los tribunales de menores y las evaluaciones del personal conllevan mayores expectativas de privacidad. Incluso si se aloja en un organismo público, una orden es típicamente necesaria antes de que la policía pueda examinarlos.
  • Los registros son de un tercero con protección legal de privacidad. Los bibliotecas, hospitales, escuelas y proveedores de servicios de Internet pueden tener archivos que no son directamente propiedad del gobierno, pero son relevantes para una investigación gubernamental. Estatutos como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (HIPAA), la Ley de Derechos Educativos de la Familia y Privacidad (FERPA), y el SCA imponen requisitos que a menudo.

Es una idea errónea común que cualquier documento que tenga un organismo gubernamental esté sujeto automáticamente al acceso sin restricciones. En realidad, la Cuarta Enmienda protege la privacidad de las personas cuya información aparece en esos registros. Una orden garantiza que la intrusión esté justificada por causa probable y que esté limitada en su alcance.

Registros digitales, archivos de nube y acceso remoto

La proliferación de archivos digitales tiene complicadas nociones tradicionales de ubicación y posesión. Los servidores de nube pueden estar ubicados en diferentes estados o países, y los registros pueden ser duplicados en múltiples jurisdicciones. En Estados Unidos v. Microsoft Corp. (2018) (el "ldquo;Microsoft Ireland borderdquo; caso, que llevó a la Ley CLOUD), el Segundo Circuito planteó preguntas sobre la posesión extraterritoriales

Las leyes estatales y locales de registros públicos, como la Ley de libertad de información (FOIA) y sus equivalentes estatales, proporcionan un camino separado para acceder a los documentos. Sin embargo, estas leyes son generalmente de carácter civil y no invalidan el requisito de orden constitucional cuando la aplicación de la ley busca registros de la investigación penal. Una solicitud de FOIA puede ser denegada si los registros están exentos de la divulgación (por ejemplo, información personal identificable, registros de la ley que interfieran la búsqueda de la investigación de la información de la información de la información de la información de la ley

Excepciones al Requisito Warrant

Si bien el requisito de la orden es el incumplimiento, varias excepciones bien establecidas permiten la búsqueda o confiscación de registros públicos y archivos sin una orden de garantía. Entendir estas excepciones es esencial tanto para los defensores de la ley como para los defensores de la privacidad.

  • Consentimiento. Si la persona que posee o tiene control legal sobre los registros voluntariamente da permiso, no se necesita ninguna orden de autorización. Importante: El consentimiento debe ser voluntario, no coaccionado, y la persona debe tener autoridad real o aparente para conceder acceso. Los organismos gubernamentales no pueden simplemente exigir el consentimiento como condición de empleo o acceso a los servicios.
  • Exigent circumstances. Cuando existe una amenaza inmediata de destrucción de pruebas, fuga de un sospechoso o peligro para las personas, los oficiales pueden entrar y registrar sin orden judicial. Para los archivos, esto podría aplicarse si hay información creíble que los registros están a punto de ser borrados, triturados o eliminados antes de que se pueda obtener una orden judicial.
  • Doctrina de visión de la pintura. Si un oficial está legalmente presente en una zona y ve registros o pruebas a la vista, esos artículos pueden ser incautados sin orden judicial, siempre que la naturaleza incriminatoria sea inmediatamente evidente. Esta excepción se aplica típicamente a los registros físicos que quedan abiertos en un escritorio o visibles a través de una ventana, pero no autoriza la búsqueda de cajones o archivos.
  • Buscar un incidente para detener. Cuando una persona es detenida legalmente, los oficiales pueden registrar el área dentro del arrestee cosechasquo;s control inmediato (por ejemplo, un maletín o bolso) sin una orden de arresto. Esta excepción es limitada en alcance y no se extiende a archivos o servidores remotos.
  • El consentimiento de terceros y el "ldquo; búsqueda privada tardía; doctrina. Si un individuo privado (no actuando como agente del gobierno) registra registros y luego recurre voluntariamente a la evidencia a la aplicación de la ley, la Cuarta Enmienda generalmente no se aplica. De manera similar, si un empleado con autoridad da consentimiento para buscar archivos de trabajo, una orden no puede ser necesaria.
  • La entrega voluntaria y el abandono. Los registros que son descartados o dejados intencionalmente en un lugar público (por ejemplo, la basura que queda en el cuadrilátero) pueden ser registrados sin una orden de arresto. Esta excepción es limitada; los registros almacenados en un contenedor cerrado o reciclado con una expectativa de confidencialidad pueden ser protegidos.

Estas excepciones son interpretadas por los tribunales, y el gobierno soporta la carga de probar que se aplica una excepción. En el contexto de los archivos, las controversias más comunes surgen sobre el consentimiento y el alcance de los registros de terceros, en particular cuando un custodio del gobierno consiente en buscar una base de datos compartida que contenga información personal de muchas personas.

El proceso de obtener un veredicto para los registros

El proceso de aplicación de la orden está diseñado para garantizar que la búsqueda sea razonable y que los derechos de privacidad de las personas estén protegidos.

  1. Predicato de investigación. La aplicación de la ley debe desarrollar una causa probable basada en hechos y circunstancias que llevarían a una persona razonable a creer que los registros contienen pruebas de un delito. La causa probable puede surgir de declaraciones de testigos, pruebas físicas, vigilancia o análisis forenses. La norma es inferior a la prueba más allá de una duda razonable pero superior a la simple sospecha.
  2. El oficial investigador jura a una declaración escrita que establece los hechos que justifican la causa probable. La declaración jurada debe ser detallada y específica, describiendo el delito bajo investigación, el nexo entre los registros y el crimen, y por qué los registros se encuentran en el lugar a buscar. Para los archivos electrónicos, debe buscarse la dirección de la naturaleza.
  3. Revisión judicial. Un juez independiente o magistrado revisa la declaración jurada y cualquier documento de apoyo. El juez evalúa si existe una causa probable y si la orden describe el lugar a buscar y los artículos a ser incautados con suficiente particularidad. La orden no debe ser una orden general > no puede autorizar una expedición de pesca. El requisito de particularidad es especialmente importante para los archivos: la fecha de registro debe describir
  4. Issuance and Execution. Si el juez encuentra causa probable, se emite la orden. La orden debe ejecutarse dentro de un tiempo determinado (normalmente 10 a 14 días, dependiendo de la jurisdicción) y a menudo sólo durante horas del día a menos que se autorice el servicio nocturno. Durante la ejecución, los oficiales deben adherirse al alcance de la orden.
  5. Retorno e inventario. Después de la ejecución, el oficial debe presentar un retorno con el tribunal, enumerando los artículos incautados. El inventario es importante para la transparencia y permite a las partes afectadas impugnar posteriormente la búsqueda.

En el caso de los registros estatales, los procedimientos pueden variar ligeramente, pero el marco constitucional es el mismo. Muchos estados han adoptado requisitos estrictos para las órdenes de registro electrónico, incorporando disposiciones de la Ley de privacidad del Estado o de la ley estatal.

Implications for Public Records Access and Transparency

El requisito de la orden de detención crea una tensión entre el público implicadosquo; su derecho a conocer y el individuo implicadosquo;s derecho a la privacidad. Las leyes de los registros públicos están diseñadas para promover la transparencia del gobierno permitiendo a los ciudadanos inspeccionar y copiar documentos que llevan a cabo los organismos gubernamentales. Sin embargo, estas leyes también contienen exenciones que protegen la privacidad personal, la confidencialidad y los intereses de las fuerzas del orden.

Para los periodistas, investigadores y ciudadanos privados, entender cuando se necesita una orden de detención puede ayudar a asesorar fuentes y reconocer cuándo una solicitud gubernamental de registros puede ser legalmente dudosa. Por ejemplo, si una agencia gubernamental exige acceso a archivos digitales privados sin una orden de detención, el tutor puede tener el derecho de rechazar a menos que la agencia pueda demostrar una excepción. Por el contrario, si los registros son claramente públicos y caen bajo una exención FOIA, el partido solicitante podría necesitar buscar un marco totalmente separado.

Las agencias gubernamentales que tienen registros deben implementar políticas claras sobre cómo responder a solicitudes de las fuerzas del orden. Muchas agencias han designado a los custodios que están capacitados para reconocer cuando se requiere una orden judicial y cuando una citación o orden judicial podría bastar. La divulgación inadecuada de los registros protegidos puede llevar a la responsabilidad civil, demandas de privacidad y acción disciplinaria.

Los recientes avances en las leyes de privacidad del Estado, como la Ley de privacidad del consumidor de California (CCPA) y la Ley de protección de datos del consumidor de Virginia (VCDPA), y reglamentos similares en otras jurisdicciones, han creado nuevas obligaciones para las entidades gubernamentales que recopilan información personal. Estas leyes a menudo requieren una orden judicial o una orden judicial similar antes de que la aplicación de la ley pueda acceder a ciertas categorías de datos, incluso si esos datos son almacenados por el propio gobierno.

Guía práctica para los custodios de los archivos

Custodios de registros públicos y archivos – incluyendo bibliotecarios, secretarios de la ciudad, gestores de registros y archivistas – deben estar preparados para manejar solicitudes de acceso. Las siguientes mejores prácticas pueden ayudar a navegar el requisito de la orden:

  • Conocer la ley aplicable. Familiarízate con leyes estatales de registros públicos, estatutos federales como FOIA y ECPA, y fallos judiciales pertinentes. Mantenga un gráfico actual que cruce el tipo de registro con el proceso legal requerido (warrant, subpoena, orden judicial o simple solicitud).
  • ] Requiere una orden de información confidencial. Para los registros que contengan información personal o confidencial que no esté abierta al público, insista en una orden de orden a menos que la solicitud venga del individuo cuyos datos estén en cuestión o una excepción clara. Cuando sea en duda, consulte con el abogado antes de producir registros.
  • documentar cada solicitud. Mantener un registro de todas las solicitudes de acceso, ya sea de las fuerzas del orden u otras partes, incluyendo la base legal utilizada y la respuesta. Esta documentación puede ser crucial para defender los retos de la divulgación o reclamo de violaciones de la privacidad.
  • Usar tecnología para estrechar búsquedas. Al ejecutar una orden válida para los registros digitales, trabaje con profesionales de TI para extraer sólo los datos descritos en la orden. Considere el uso de términos de búsqueda, filtros de fecha y otros controles técnicos para evitar la divulgación de materiales irrelevantes o privilegiados.
  • cadena de custodia prohibida. Para los registros que se incautan como pruebas, mantengan procedimientos estrictos de cadena de custodia. Etiquete los medios originales, mantenga registros detallados de quién maneja los registros y los almacene de forma segura. Esto asegura la admisibilidad en el tribunal y ayuda a refutar cualquier reclamación de manipulación.
  • Educar personal. Realizar una formación regular sobre requisitos de garantía, leyes de privacidad y obligaciones éticas. Asegurar que todos los empleados entiendan que no están autorizados a dar su consentimiento a una búsqueda en nombre del organismo a menos que tengan autoridad jurídica real para hacerlo.

Equilibrando la transparencia y la privacidad: tendencias recientes

La edad digital ha impulsado a los tribunales a revisar los principios tradicionales de la Cuarta Enmienda en el contexto de los registros públicos. En Riley v. California (2014), el Tribunal Supremo sostuvo que la policía generalmente necesita una orden para registrar el contenido de un teléfono celular incautado para detener, reconociendo que los dispositivos modernos contienen " cantidades más amplias de información personal agregada; este razonamiento ha sido aplicado por los tribunales de privacidad

Al mismo tiempo, los llamamientos a la transparencia del gobierno han aumentado más. El dinero oscuro, la falta de conducta policial y la desigualdad sistémica han estimulado las demandas de acceso público a datos que van desde registros disciplinarios de oficiales a los archivos de financiación de campañas. El requisito de la orden no dificulta tales esfuerzos legítimos de transparencia porque esas solicitudes se hacen normalmente en virtud de las leyes de FOIA o de registros públicos, no mediante la ejecución penal.

Las legislaciones han respondido con estatutos que codifican los requisitos de garantía. Varios estados han aprobado leyes que requieren una orden de acceso a los datos de ubicación de dispositivos electrónicos, de buscar correspondencia digital sostenida por terceros, o de obtener registros de estudiantes. La Ley de privacidad de correo electrónico (pasada como parte de la Ley de libertad de los EE.UU. pero no totalmente promulgada como independiente; sin embargo, muchos estados han adoptado leyes similares) ordenó una orden para que el gobierno de completar los proveedores de correo electrónico para revelar el contenido de protección de protección de las tendencias claras.

Conclusión

Los requisitos de orden de acceso y búsqueda de registros públicos y archivos son una piedra angular de la gobernanza constitucional, protegen a las personas contra la intrusión del gobierno arbitrario, permitiendo a las fuerzas del orden y a las agencias llevar a cabo investigaciones legítimas. Los custodios de los registros deben permanecer vigilantes, entender cuando se requiere una orden de garantía y cuando se aplican excepciones. Las leyes de registro público y la jurisprudencia de la Cuarta Enmienda evolucionan en forma paralela con la tecnología, y se mantiene informado.