Introducción: Equilibración de la integridad de la investigación con los derechos de los empleados

El robo de empleo y la mala conducta de los empleados pueden amenazar la línea inferior de una organización, erosionar la confianza y crear responsabilidades legales. Cuando los empleadores o los agentes de la ley inician una investigación, deben navegar por una compleja red de requisitos legales, entre ellos la necesidad de una orden legal. Entendiendo exactamente cuando se requiere una orden de seguridad, cómo obtener una, y qué excepciones existen es fundamental para cualquier investigador, profesional de RRHH, o asesor legal.

Comprender la Fundación Jurídica para los Detenidos

La cuarta enmienda a la Constitución de los Estados Unidos protege a las personas contra los registros y incautaciones irrazonables. Si bien la enmienda se aplica directamente a los agentes gubernamentales, sus principios dan forma a muchas investigaciones laborales porque los agentes de orden público suelen participar. Una orden judicial que autoriza una búsqueda o incautación. Para ser válida, debe basarse en una causa probable, apoyada por una declaración jurada, describir el lugar y los artículos con particularidad, y ser emitida por un magistrado neutral.

En el sector privado, los empleadores no están obligados constitucionalmente a obtener una orden antes de buscar bienes de la empresa. Sin embargo, cuando el cumplimiento de la ley participa en la investigación –o cuando el empleador actúa como agente del gobierno – el requisito de la orden de la cuarta enmienda se adjunta. Esta distinción es crucial. Por ejemplo, si un agente de policía pide a un gerente que busque un escritorio de un empleado para bienes robados, la búsqueda puede considerarse una acción gubernamental y requerir una orden a menos que se aplique una excepción.

¿Cuándo es un Warrant requerido en las investigaciones de lugar de trabajo?

Público vs. Private Sector Employers

Los empleadores gubernamentales (federales, estatales y locales) están directamente vinculados por la Cuarta Enmienda. Cualquier búsqueda por un empleador del sector público para pruebas de mala conducta generalmente requiere una orden de arresto a menos que se incumple en una excepción reconocida, como el consentimiento, circunstancias exigentes o una búsqueda realizada para un propósito no investigador relacionado con el trabajo (por ejemplo, inventario). En cambio, los empleadores privados generalmente no están sujetos a la Cuarta Enmienda cuando realizan investigaciones internas.

La participación en la aplicación de la ley y la teoría de la “Agente”

Si la policía o los agentes federales solicitan, alientan o participan activamente en la búsqueda de un empleador privado, la búsqueda puede ser tratada como acción estatal. Los tribunales examinan el grado de participación del gobierno: ¿el oficial simplemente recibió pruebas entregadas voluntariamente, o dirigieron el momento, alcance y forma de la búsqueda? Este último escenario normalmente desencadena requisitos de orden. Por ejemplo, en Estados Unidos v. Walther

Expectativa de privacidad en el lugar de trabajo

El requisito de la orden depende de si el empleado tiene una “esperación razonable de privacidad” en el área o artículo buscado. El Tribunal Supremo reconoció en O’Connor v. Ortega] (1987) que los empleados públicos tienen algunos derechos de privacidad en sus oficinas, escritorios y gabinetes de archivos. Sin embargo, que la expectativa puede ser reducida por las políticas de los empleadores, los espacios de trabajo compartidos, o la naturaleza.

  • Ya sea el espacio de trabajo es privado o compartido.
  • Ya sea que el empleador haya anunciado políticas de vigilancia.
  • Ya sea que el empleado tenga control exclusivo (por ejemplo, un escritorio cerrado o un casillero personal).
  • Normas de la industria y deberes de trabajo (por ejemplo, un cajón de caja tiene menos privacidad).

En general, si la expectativa de privacidad es razonable, se requiere una orden judicial antes de que la aplicación de la ley pueda realizar una búsqueda. Sin una orden judicial, cualquier prueba obtenida puede ser suprimida en un procedimiento penal.

Requisitos clave para obtener un Guerrero legítimo

Cuando sea necesaria una orden judicial, los investigadores deben cumplir varios elementos de procedimiento estrictos. La falta de una persona puede invalidar la orden y la prueba resultante es inadmisible.

Causa probable

Existe una causa probable cuando la totalidad de las circunstancias llevaría a una persona razonable a creer que se encuentra en el lugar donde se registran pruebas de un delito o falta de conducta. Para el robo de trabajo, esto podría incluir imágenes de vigilancia que muestren a un empleado tomando artículos, declaraciones de testigos o discrepancias en los registros de inventarios.

La declaración jurada

Los investigadores deben preparar una declaración jurada que detalla los hechos que establecen causa probable. La declaración jurada debe ser exhaustiva, incluyendo fechas, nombres, observaciones específicas, y cómo se obtuvo la información. Las declaraciones concluyentes (“creemos que el empleado robó”) son insuficientes. El aficionado debe explicar la base de esa creencia. Los agentes son generalmente oficiales de la ley, pero los investigadores privados pueden proporcionar información que forma la base de una doctrina jurada.

Particularidad

La orden debe describir con especificidad el lugar a buscar y los artículos a incautar. Una orden autorizando una búsqueda de un edificio de oficinas entero para la “prueba de robo” es probable que sea demasiado grande. En lugar de ello, la orden debe especificar, por ejemplo, “el escritorio, el archivador y la torre de computadora en la oficina 215”, y lista artículos como “los recibos de registro de emergencia del 1 al 15 de junio, un iPhone 12 con número de serie XYZ, y cualquier documentación relacionada con la expedición.

Aprobación judicial

Un magistrado neutral y separado revisa la declaración jurada. Si el juez encuentra la causa probable y la orden es apropiadamente particular, la firman. Los investigadores deben ejecutar la orden dentro del plazo establecido por la ley (a menudo 10 días en casos federales, pero más corto en algunos estados) y sólo entre horas especificadas (normalmente 6 a 10 p.m.) a menos que se autorice una búsqueda nocturna.

Excepciones al Requisito Warrant

Varias excepciones pueden permitir una búsqueda injustificada por parte de las fuerzas del orden en un contexto laboral:

  • Consentimiento: Consentimiento voluntario de una persona con autoridad sobre la zona (por ejemplo, el empleado o un supervisor con autoridad común).
  • Exigentes circunstancias: El peligro inmediato de destrucción de pruebas, fuga o daño a otros.
  • Vista de texto: Un oficial legalmente presente ve el contrabando o la evidencia a la vista.
  • Búsquedas de inventario: Procedimientos estándar para la propiedad incautada.
  • Necesidades especiales: Búsquedas para fines de aplicación de la ley, tales como garantizar la seguridad en el lugar de trabajo (por ejemplo, pruebas de drogas en trabajos que tengan en cuenta la seguridad).

Sin embargo, estas excepciones se interpretan de manera estrecha, y los investigadores deben obtener una orden cuando sea posible para evitar problemas jurídicos.

Privacidad y Derechos de los Empleados: Funda clave

O'Connor v. Ortega (1987)

En este caso histórico, el Tribunal Supremo sostuvo que los empleados públicos tienen una expectativa razonable de privacidad en sus oficinas y escritorios. Sin embargo, el Tribunal también reconoció que los registros relacionados con el trabajo por los supervisores para fines no investigativos (por ejemplo, para recuperar un expediente necesario) o para la falta de conducta relacionada con el trabajo pueden ser razonables sin una orden judicial si la búsqueda se justifica en su creación y en su alcance razonable.

Ciudad de Ontario c. Quon (2010)

Este caso se refería a la privacidad en comunicaciones electrónicas. Un departamento de policía registró los mensajes personales de un oficial enviados en un páginador emitido por el gobierno. El Tribunal asumió (sin decidir) que el oficial tenía una expectativa razonable de privacidad, pero consideró que la búsqueda era razonable porque estaba motivada por un propósito legítimo relacionado con el trabajo (audiar sobreajes) y no era excesivamente intrusiva.

Estados Unidos c. Ziegler [9o Cir. 2007]

En este caso, el tribunal se dirigió al empleador consintiendo en buscar la computadora de un empleado. El empleador permitió voluntariamente a los agentes del FBI registrar el ordenador de la oficina del empleado. El tribunal sostuvo que debido a que el empleador tenía autoridad común sobre el ordenador (que era propiedad de la empresa), la expectativa de privacidad del empleado no era objetivamente razonable, y la búsqueda no violó la Cuarta Enmienda. Este caso se cita con frecuencia para apoyar la proposición de que los empleadores privados pueden consentir en los registros de los dispositivos de los de la aplicación de la empresa-su.

Consideraciones especiales para la prueba digital

Las investigaciones de los lugares de trabajo involucran cada vez más computadoras, teléfonos inteligentes, servidores de correo electrónico y almacenamiento en la nube.

Empresa-Owned vs. Personalmente Owned Devices

Para los dispositivos conducidos por la empresa, los empleadores generalmente tienen derecho a acceder a los datos, especialmente si el empleador tiene una clara política escrita que indica que no se espera privacidad y que el dispositivo está sujeto a vigilancia. Si la aplicación de la ley quiere buscar un dispositivo con la compañía, el empleador puede consentir si el empleado no tenía ningún derecho exclusivo a la privacidad. Sin embargo, si el dispositivo es personal (BYOD), el empleado probablemente conserva una expectativa razonable de privacidad, y una excepción es necesaria.

Ley de comunicaciones almacenadas (SCA)

El SCA (18 U.S.C. §§ 2701-2712) restringe el acceso del gobierno a comunicaciones electrónicas almacenadas. Generalmente, la aplicación de la ley necesita una orden para obligar a un proveedor (como un servicio de correo electrónico o departamento de TI del empleador) a revelar el contenido de las comunicaciones que se han almacenado durante 180 días o menos. Para mensajes almacenados más antiguos, una orden judicial puede bastar en algunos circuitos.

Almacenamiento de la nube y datos de terceros

Si un empleado utiliza almacenamiento en la nube proporcionado por la empresa (por ejemplo, Google Workspace, Microsoft 365), el empleador puede acceder a los datos a través de sus controles administrativos. Sin embargo, si la aplicación de la ley solicita los datos directamente del proveedor de la nube, el proveedor normalmente necesitará una orden de orden o una cita válida. La decisión de la Corte Suprema en Carpenter v. Estados Unidos (alc.

El papel del consentimiento y las políticas de la empresa

El consentimiento es una de las formas más comunes de evitar los requisitos de las investigaciones en el lugar de trabajo, pero el consentimiento debe ser voluntario, específico y dado por alguien con autoridad real o aparente.

Express vs. Implied Consentimiento

El consentimiento expreso ocurre cuando un empleado firma un reconocimiento de una política de búsqueda o acepta verbalmente una búsqueda. El consentimiento implícito puede ser inferido de las acciones o deberes de trabajo del empleado. Por ejemplo, un conductor de la entrega que utiliza un camión de la empresa y sabe que se utiliza el seguimiento del GPS puede considerarse que ha consentido implícitamente el monitoreo de ubicación. Sin embargo, los tribunales son cautelosos en implicar el consentimiento, especialmente para búsquedas altamente intrus.

Políticas escritas y reconocimiento

La mejor práctica es tener una política clara y escrita que: (1) establece que la propiedad de la empresa (incluyendo escritorios, taquillas, computadoras y electrónica) está sujeta a búsqueda en cualquier momento; (2) informa a los empleados que no tienen expectativa de privacidad en esas áreas; (3) especifica que los dispositivos personales utilizados para el trabajo también pueden ser objeto de inspección; y (4) requiere que los empleados firmen un reconocimiento.

Tercer partido Consentimiento

En muchos casos, un supervisor o administrador de TI puede consentir una búsqueda de un área o dispositivo si comparten autoridad común. Por ejemplo, si un empleado comparte un escritorio con un compañero de trabajo, cualquiera de los ocupantes puede consentir en una búsqueda del escritorio. Sin embargo, para un archivador bloqueado que sólo el empleado utiliza, el consentimiento del supervisor puede ser insuficiente.

Consecuencias de la no aplicación

El incumplimiento de los requisitos de orden puede tener consecuencias devastadoras para una investigación.

Exclusión de pruebas

Si se obtienen pruebas sin orden judicial en el que se requiere, la norma excluyente suele prohibir su uso en procedimientos penales, lo que puede destruir un caso de robo o mala conducta. La norma se aplica no sólo a las pruebas primarias sino también a la "fruta del árbol venenoso" – cualquier evidencia derivada descubierta como resultado de la búsqueda ilegal.

Responsabilidad civil en virtud de la sección 1983

Los empleados públicos pueden demandar a los empleadores del gobierno o a los agentes del orden por daños en virtud de 42 U.S.C. § 1983 por violar sus derechos de la Cuarta Enmienda. Los empleadores privados que actúen de acuerdo con los funcionarios del gobierno también pueden enfrentar reclamaciones § 1983. Además, los empleados pueden presentar reclamaciones de daños (por ejemplo, la invasión de la privacidad, la terminación incorrecta) basadas en una búsqueda inadecuada.

Penalidades penales

En casos raros, las personas que a sabiendas realizan una búsqueda ilegal pueden ser objeto de cargos penales en virtud de leyes estatales que prohíben la vigilancia ilegal, la intrusión informática o la falta de conducta oficial.

Daños reutilados y financieros

Incluso si no hay juicio, la percepción de una investigación ilegal puede perjudicar la reputación de un empleador, erosionar la moral de los empleados y conducir a asentamientos costosos.

Buenas prácticas para investigaciones legales de lugares de trabajo

Para evitar las deficiencias legales, mientras que todavía se investigan efectivamente el robo o la mala conducta, siga estas medidas prácticas:

  1. Desarrollar políticas claras: Implementar y comunicar una política integral de búsqueda y monitoreo. Obtener el reconocimiento escrito de todos los empleados. Revisar y actualizar periódicamente la política para reflejar cambios en la tecnología y la ley.
  2. Consultar a un abogado antes: Antes de cualquier búsqueda, especialmente una que implique la aplicación de la ley, tenga un abogado que revise el plan. El abogado puede ayudar a evaluar si se necesita una orden judicial o si se aplica una excepción.
  3. ]Documentar todo: Guardar registros detallados de faltas observadas, reconocimientos de políticas y consentimiento. Si se da el consentimiento, el empleado firma un formulario de consentimiento que especifica el alcance de la búsqueda.
  4. Escribe búsquedas a la necesidad empresarial: No emprenda la pesca exploratoria. Difunde claramente el propósito de la búsqueda y confíquela a áreas donde es probable que se encuentren pruebas.
  5. ]Segundo papel interno y de cumplimiento de la ley: Si la aplicación de la ley se involucra, delinee claramente la investigación independiente del empleador privado de las acciones del gobierno. Evite que los oficiales dirijan el momento o alcance de las búsquedas internas.
  6. Obtener una orden de arresto cuando se tenga duda: El curso de acción más seguro cuando la aplicación de la ley necesita registrar un área privada o dispositivo personal es obtener una orden de arresto. Incluso si toma tiempo extra, la orden protege la admisibilidad de los investigadores de pruebas y escudos de responsabilidad.
  7. Investigadores de la red: El personal de recursos humanos, el personal de seguridad y los administradores deben recibir formación periódica sobre leyes de búsqueda y decomiso, expectativas de privacidad y procedimientos adecuados para la preservación de pruebas.

Conclusión

Los requisitos de orden son una piedra angular de las investigaciones legales sobre robo y mala conducta de los empleados. Si usted es un empleador privado, un organismo gubernamental o un agente de orden público, entender cuándo es necesario una orden de detención y cómo obtener una apropiadamente es esencial para preservar la evidencia, respetar los derechos de los empleados y evitar las sanciones legales. La intersección de las expectativas de privacidad, los datos digitales, el consentimiento y la Cuarta Enmienda exige una planificación cuidadosa y orientación legal.

Para más lectura, consulte el Manual de Recursos Penales sobre los Detenidos, el [Cornell Legal Information Institute's Fourth Amendment overview, y la opinión del Tribunal Supremo en O'Connor v. Ortega[Fect] [FLT] [Revisión de la privacidad] [FLT]