گزینه های زنانه: انتخاب روش مناسب برای شما

بررسی روش های معمول فیلیپینی

روش های داوری ستون فقرات هر سیستم مدیریت سند سازمان یافته است، چه شما یک حرفه ای انفرادی، یک صاحب کسب و کار کوچک، یا بخشی از یک شرکت بزرگ، راه شما ساختار فایل های خود را به طور مستقیم بر توانایی شما برای بازیابی اطلاعات به سرعت، حفظ انطباق، و کاهش محدودیت های عملیاتی در زیر، در حالی که مقاله اصلی معرفی پنج رویکرد استاندارد - آلفا، عددی، جغرافیایی، و پرونده - روش های دقیق ما می تواند بررسی و یا تجزیه و تحلیل فن آوری های فنی واقعی خود را در زیر زمینه های فنی، و یا تجزیه و تحلیل.

مستند سازی Phantomical Filing

ثبت نام الفبایی اسناد را بر اساس نامه اول (و حروف بعدی) یک نام، عنوان یا کلمه کلیدی تنظیم می کند، این سیستم شهودی ترین برای اکثر افراد است زیرا منعکس کننده چگونگی تجزیه و تحلیل، دایرکتوری ها و کتابخانه ها سازماندهی اطلاعات است.این روش به طور گسترده ای برای پرونده های مشتری، فایل های پرسنل، دایرکتوری ها و مکاتبات عمومی استفاده می شود.

مزایای

• از درک: هیچ آموزش پیچیده لازم نیست، تقریبا هر کسی می تواند یک فایل را با اسکن به سادگی پیدا کند.
• سرعت دسترسی: برای مجموعه های کوچک و متوسط، بازیابی تقریبا فوری است، به ویژه هنگامی که با برچسب زدن روشن ترکیب شده است.
• سوء استفاده از: [FLT 1] از آنجا که سفارش بر اساس یک توالی شناخته شده ( الفبا)، کاربران کمتر احتمال دارد یک سند در نقطه اشتباه در مقایسه با سیستم هایی که به کدها متکی هستند قرار دهند.

عدم موفقیت

• Clutter با حجم بالا ، همانطور که فایل ها جمع آوری، سیستم متراکم می شود، به عنوان مثال، یک شرکت با هزاران پوشه مشتری تحت "Smith" ممکن است نیاز به زیرمجموعه (به عنوان مثال، با نام اول یا ID).
• مقیاس پذیری: سفارش آلفابتی به طور ذاتی اقلام مربوط به گروه را با موضوع یا تاریخ نیست.
• عدم انسجام نام: تنوعات مانند "McDonald" در مقابل "MacDonald" یا "St. John" در مقابل "Saint John" می تواند منجر به سردرگمی شود مگر اینکه یک قاعده ارجاعی دقیق ایجاد شود.

ثبت نام الفبایی در محیط هایی که حجم اسناد به طور متوسط باقی مانده و معیارهای جستجوی اولیه نام یک فرد، سازمان یا محصول است، بهترین کار را می کند، این استاندارد برای مجموعه های داستانی است، اما غیر داستانی اغلب به سیستم های مبتنی بر موضوع مانند طبقه بندی Dewey Decimal تبدیل می شود.

عددی

ثبت عددی یک شناسه عددی منحصر به فرد (یا کد عددی آلفا) را به هر سند، پوشه یا رکورد اختصاص می دهد.این سیستم در حسابداری، شیوه های حقوقی، سوابق پزشکی و مدیریت موجودی رایج است - جایی که محرمانه بودن و پیگیری متوالی اولویت هستند.

مزایای

• محرمانه بودن: شماره هیچ اطلاعاتی در مورد محتوا نشان نمی دهد، این برای اسناد حساس مانند فایل های بیمار یا قراردادهای حقوقی حیاتی است.
• ردیابی و گسترش: اسناد جدید شماره بعدی در دسترس قرار می گیرند، و آن را آسان برای اضافه کردن فایل بدون مزاحم سفارش موجود است.
• پشتیبانی از متقابل-referencing: با یک شاخص، یک سند واحد می تواند با اعداد متعدد (به عنوان مثال، شماره فاکتور، شناسه مشتری، کد پروژه) ارتباط برقرار کند.

عدم موفقیت

• یک شاخص قابل اعتماد را به خود اختصاص می دهد: [FLT 1] بدون یک شاخص قابل جستجو (یا کاغذی یا دیجیتال)، پیدا کردن یک سند غیر ممکن است اگر شما شماره آن را نمی دانید.
• نظارت بر سر و صدا: [FLT 1] کارکنان باید یاد بگیرند که از سیستم شاخص استفاده کنند و ممکن است با یادآوری مبارزه کنند اگر اعداد طولانی یا غیر قابل شستشو هستند.
• ترس از تشخیص سخت است؛ یک عدد معیوب می تواند در میان هزاران نفر دیگر دفن شود و ممکن است تا زمانی که فایل مورد نیاز و یافت نمی شود، دیده نمی شود.

ثبت عددی اغلب با یک جزء زمانی خوب جفت می شود – به عنوان مثال، فاکتور های ثبت شده توسط شماره اما تقسیم شده توسط تاریخ در یک دفتر کلی، در تنظیمات مدرن، بسیاری از سازمان ها از یک سیستم مدیریت (FLT:0) استفاده می کنند [FLT 1 که به طور خودکار اختصاص داده و اعداد، مخلوط کردن کاغذ و رویکردهای دیجیتال.

مستند مستند The Timeological

ثبت نام زمان سنج اسناد را تا به امروز - روز، ماه و سال - یا در صعود و یا نزولی سفارش سازماندهی می کند، این روش ایده آل برای ردیابی رویدادها در طول زمان است: جدول زمانی پروژه، اسناد مکاتبات، معاملات حسابداری و تاریخ پرونده قانونی.

مزایای

• دیدگاه جدول زمانی واضح: کاربران می توانند یک توالی کامل از رویدادها را ببینند که برای حسابرسی، کشف قانونی و بررسی های پیشرفت ارزشمند است.
• پیش از آن که به صورت مستقیم نگهداری شود، [FLT 1] اضافه کردن یک سند جدید به سادگی نیاز به قرار دادن آن در پایان (یا آغاز) بخش تاریخ مناسب دارد.
• کار با سیستم های دیگر: زمان شناسی اغلب به عنوان یک زیرپوش در سیستم های الفبا یا عددی استفاده می شود (به عنوان مثال، تمام فاکتورها برای مشتری که به روز مرتب شده اند).

عدم موفقیت

• دشوار است که اسناد خاصی را پیدا کنید: اگر شما یک تاریخ را به یاد داشته باشید، ممکن است مجبور به اسکن دامنه باشید.
• [در این باره] اگر اسناد از دستور یا عدم استفاده از آن استفاده شود، به درستی از آن بهره مند می شوند.
• برای مجموعه های بزرگ و متنوع مناسب نیست؛ بدون گروه بندی توسط موضوع یا نوع، ثبت نام زمانی به تنهایی می تواند به یک لیست پر از تاریخ تبدیل شود.

پرونده های زمان شناسی به طور گسترده ای در مدیریت ایمیل و بایگانی دیجیتال مورد استفاده قرار می گیرد، جایی که تمبرهای تاریخ اتوماتیک هستند.برای فایل های فیزیکی، در مجلات، log های روزانه و تاریخ های قرار ملاقات مشتری رایج است.

جغرافیایی

اسناد ثبت جغرافیایی توسط مکان - کشور، ایالت، شهر، منطقه یا حتی آدرس خاص است.این روش برای کسب و کارهایی که در چندین زمینه فعالیت می کنند، مانند شرکت های املاک و مستغلات، شرکت های تدارکات و سازمان های دولتی که داده های منطقه ای را مدیریت می کنند، ضروری است.

مزایای

• دسترسی خاص به: کاربران می توانند به سرعت تمام فایل های مربوط به یک منطقه خاص برای تجزیه و تحلیل بازار، انطباق قانونی یا برنامه ریزی عملیاتی را جمع آوری کنند.
• گروه بندی طبیعی برای تیم های توزیع شده: [FLT 1] تیم های فروش در مناطق مختلف می توانند زیر فایل های خود را حفظ کنند در حالی که سیستم مرکزی همچنان توسط جغرافیا سازماندهی شده است.
• گزارش منطقه ای را تسهیل می کند؛ [FLT 1 ] [FLT 1 ] جمع آوری داده ها توسط مکان ساده است زمانی که فایل ها از نظر جغرافیایی مرتب شده اند.

عدم موفقیت

• مناطق همپوشانی می توانند باعث سردرگمی شوند؛ [FLT 1] برای مثال، یک سند مربوط به پروژه ای که "اروپا غربی" را در بر می گیرد، ممکن است تحت "اروپا" یا "فرانسه" قرار گیرد که نیازمند تداخل متقابل است.
• نگهداری بالا: تغییر مرزهای سیاسی و مناطق جدید ظهور می کند، سیستم طبقه بندی باید به روز شود تا دقیق باقی بماند.
• تقسیم متقابل و یا کپی های تکراری ایجاد شده، یک سند بر روی مشتری که به یک منطقه جدید حرکت می کند ممکن است نیاز به دوباره مهار شود یا نسخه های تکراری ایجاد شود که هر دو خطر عدم ثبات دارند.

ثبت جغرافیایی در ترکیب با روش های دیگر موثر است - به عنوان مثال، ثبت نام توسط کشور اول، سپس حروف الفبا در هر کشور. سیستم های دیجیتال می توانند برچسب های جغرافیایی را در بالای هر طبقه بندی اولیه اضافه کنند، و بازیابی مبتنی بر مکان را بسیار انعطاف پذیر می کند.

موضوع:

پرونده موضوعی اسناد را با موضوع، دسته بندی یا موضوع سازماندهی می کند، این روش در کتابخانه های تحقیقاتی، بخش های دانشگاهی، تیم های بازاریابی و هر محیطی که اطلاعات بر اساس محتوا به جای نام یا تاریخ قابل دسترسی است، رایج است.

مزایای

• برای تحقیقات مبتنی بر محتوا مناسب است: کاربران می توانند تمام مواد را در یک موضوع خاص بدون نیاز به دانستن نام ها یا تاریخ مرور کنند.
• پشتیبانی از کار بین رشته ای: [FLT 1] اسناد مربوط به "استرس" ممکن است از مهندسی، بازاریابی و حقوقی، همه در یک مکان آمده است.
• کشف کامل: [FLT 1] هنگامی که فایل ها توسط موضوع گروه بندی می شوند، کاربران اغلب ارتباطات غیرمنتظره و محتوای مرتبط را پیدا می کنند.

عدم موفقیت

• اضافه کردن موضوعات گسترده: یک موضوع مانند "Finance" می تواند به صدها پوشه بالون، مگر اینکه زیرمجموعه ها به دقت تعریف شده است.
• سازماندهی مجدد مورد نیاز: به عنوان موضوعات جدید ظهور و یا قدیمی منسوخ، مالیات باید اصلاح شود - یک کار زمان بر.
• قرار دادن بزرگ: یک سند ممکن است به موضوعات متعدد تعلق داشته باشد (به عنوان مثال، مقاله ای در مورد قانون مالیات برای غیر انتفاعی).

پرونده موضوعی اغلب از ساختار سلسله مراتبی (به عنوان مثال موضوعات اصلی با زیر رشته) برای مدیریت پیچیدگی استفاده می کند. بسیاری از سیستم های مدیریت محتوای دیجیتال به این روش متکی هستند، با استفاده از برچسب ها و دسته ها به جای پوشه های فیزیکی، برای راهنمایی در ساخت مالیات های موثر، ببینید ISO 25964 استاندارد برایsauri و Interoability [FLT: 1].

سیستم های دیجیتال و رویکرد های ترکیبی

امروزه اکثر سازمان ها تنها به فایل های کاغذی وابسته نیستند – چه سیستم های مدیریت سند مبتنی بر ابر، درایوهای شبکه محلی یا نرم افزار تخصصی – جستجوی قدرتمند، کنترل نسخه و دسترسی مجوز ها را رد می کنند.

روش های ترکیبی ترکیب چندین روش در یک سیستم واحد، به عنوان مثال، شما ممکن است از شناسه عددی برای کد های سند، chronological Order استفاده کنید با تاریخ خلقت، و زیرject-based tags [F5:5: برای کشف خودکار، به شما اجازه می دهد تا هر کدام از طریق هر کدام از فایل های جستجو یا هر کدام از طریق هر کدام از طریق فایل های جدید فیلتر کردن، به شما اجازه دهید.

هنگام حرکت از یک سیستم فیزیکی صرفا به یک سیستم دیجیتال، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• کنوانسیون های نام گذاری معتبر: [FLT 1] از یک فرمت یکنواخت (به عنوان مثال، YY-MM-DD Subject Description) استفاده کنید که در هر دو نسخه پشتیبان گیری دیجیتال و فیزیکی کار می کند.
• ] استانداردهای داده: ] (FLT:1) زمینه های کلیدی (نام مشتری، تاریخ، موضوع، مکان) را برای اجازه بازیابی کارآمد بدون تکیه بر سلسله مراتب پوشه.
• امنیت و انطباق: برای صنایع تحت مقررات مانند HIPAA یا GDPR، سیستم های دیجیتال باید مسیرهای حسابرسی و کنترل دسترسی را حفظ کنند.
• عدم اطلاع از جریان های کاری موجود: سیستم ثبت نام باید متناسب با نحوه عملکرد تیم شما به طور طبیعی کار کند، نه راه دیگر.

برای یک مرور جامع از بهترین شیوه های ثبت دیجیتال، ARMA بین المللی [FLT 1] سازمان دستورالعمل هایی در مورد مدیریت اطلاعات و سوابق ارائه می دهد.

چگونه روش مناسب برای انتخاب روش مناسب برای انتخاب

انتخاب یک روش ثبت نام یک تصمیم یک اندازه نیست.انتخاب مناسب بستگی به تجزیه و تحلیل دقیق از نیازهای شما دارد.استفاده از معیارهای زیر برای محدود کردن گزینه ها:

• ]Volume اسناد: مجموعه های کوچک (کمتر از 500 فایل) به خوبی با سیستم های الفبا یا زمان بندی کار می کنند. مجموعه های بزرگ اغلب نیاز به رویکردهای عددی یا موضوعی مبتنی بر شاخص دیجیتال دارند.
• الگوی دسترسی حقوقی: چگونه اغلب به دنبال فایل ها هستید؟ با نام؟ با موضوع؟ روش را انتخاب کنید که با رفتار جستجوی معمولی شما مطابقت دارد.اگر شما نیاز به چندین مسیر دسترسی دارید، یک سیستم هیبریدی یا دیجیتال را در نظر بگیرید.
• الزامات همکاری: محیط های مبتنی بر تیم از سیستم های استاندارد بهره مند می شوند که در آن همه از همان قوانین پیروی می کنند.اگر تیم های دور درگیر هستند، یک سیستم ثبت دیجیتال مبتنی بر ابر با مجوز های مبتنی بر نقش توصیه می شود.
• نیاز به تنظیم و محرمانه بودن: سوابق مالی، حقوقی و پزشکی اغلب نیاز به ثبت عددی برای مسیرهای حسابرسی و حریم خصوصی بررسی مقررات صنعت خاص قبل از تصمیم گیری.
• ] پیش بینی های شتاب دهنده: حجم سند شما دو سال خواهد بود؟ یک روش مقیاس پذیر را انتخاب کنید - عددی یا موضوع با زیرمجموعه - برای جلوگیری از دوباره دردآور.
• آموزش و منابع قابل اجرا: سیستم های پیچیده (به عنوان مثال جغرافیایی با بسیاری از مناطق) نیاز به نگهداری و آموزش مداوم در مورد ظرفیت تیم خود را واقع بینانه است.

همچنین عاقلانه است که روش انتخاب شده خود را با یک زیرمجموعه کوچک از فایل ها قبل از اینکه آن را به طور گسترده ای بیرون بکشید، آزمایش کنید، این به شما اجازه می دهد تا مسائل عملی را شناسایی کنید – مانند ابهام در کاتینگ یا بازیابی آهسته – قبل از اینکه آنها تبدیل به مشکلات سیستمیک شوند.

بهترین روش ها برای حفظ سیستم های فیلینگ شما

مهم نیست که کدام روش را انتخاب می کنید، یک سیستم ثبت نام تنها به اندازه نگهداری آن خوب است. پیاده سازی این بهترین شیوه ها فایل های شما را در بلند مدت سازماندهی و قابل دسترس نگه می دارد:

• قوانین نام گذاری واضح و روشن: کنوانسیون های خود را برای برچسب ها، نام پوشه ها و کدهای فایل ها مستند کنید.
• بررسی منظم: ممیزی سه ماهه یا دو ساله برای پاک کردن فایل های منسوخ، به روز رسانی موارد طبقه بندی شده و اصلاح دسته ها.
• از ارجاعات و شاخص های متقابل استفاده کنید: برای سیستم های فیزیکی، حفظ سیستم کارت شاخص یا یک صفحه گسترده ساده که هر سند را به شناسه های اولیه و ثانویه آن نقشه می کند.
• استاندارد سازی لوازم آرایش: استفاده از برچسب های رنگی رنگ آمیزی، پوشه های آویزان و تقسیم کننده برای اسکن بصری سریع تر.
• همه کاربران را تحت تاثیر قرار دهید: ارائه آموزش اولیه و جلسات تازه کار.یک نفر می تواند به ساعت های کار اضافی برای کل تیم تقسیم شود.
• فایل های دیجیتال را باز کنید: اگر از یک جزء دیجیتال استفاده می کنید، اطمینان حاصل کنید که پشتیبان گیری های خودکار در محل قرار دارند. سرویس های Cloud با تاریخ نسخه (مانند Google Drive یا SharePoint) یک لایه اضافی از ایمنی اضافه می کنند.

برای بررسی دقیق تر برنامه های حفظ سوابق و دفع، به راهنمای حفظ بایگانی ملی مراجعه کنید که اصول قابل استفاده در هر حوزه قضایی را اعمال می کند.

نتیجه گیری

انتخاب روش ثبت حق یک تصمیم استراتژیک است که بر بهره وری روزانه، انطباق و مدیریت اطلاعات بلند مدت تأثیر می گذارد، در حالی که روش های کلاسیک - آلفابتی، عددی، تاریخی، جغرافیایی و پرونده پرونده - هر کدام دارای نقاط قوت روشن، موثرترین سیستم های اغلب ترکیب چندین رویکرد و یا اتخاذ ابزارهای دیجیتال است که به طور خودکار پردازش و جستجو با ارزیابی الگوهای دسترسی به حجم، آموزش و ساختار ثابت، می تواند به خوبی تغییر داده شود و انطباق با سیستم اطلاعات سازگار با استفاده از پردازش منظم.