چگونه مدیران شهر می توانند همکاری با سازمان های اجتماعی را آغاز کنند

همکاری موثر بین مدیران شهر و سازمان های جامعه سنگ بنای مدیریت شهری مدرن است.هنگامی که مدیران شهر مشارکت قوی، اعتماد مبتنی بر با غیر انتفاعی محلی، گروه های حمایتی و انجمن های محله را ایجاد می کنند، آنها ثروت دانش محلی، شبکه های داوطلبانه و ظرفیت های زمینه ای را باز می کنند.این همکاری به ابتکارات شهر اجازه می دهد تا پاسخگوتر، فراگیرتر و پایدار باشد بدون چنین مشارکت های دولتی، منابع همکاری را برای ایجاد منابع جامع و اطمینان از این هدف فراهم می کند.

چرا همکاری برای مدیران شهر اهمیت دارد

سازمان های اجتماعی اغلب به پالس محله نزدیک تر از هر بخش شهری هستند، نیازهای خاص را درک می کنند – از عدم امنیت غذایی تا توسعه نیروی کار به تعامل جوانان – و روابط با ساکنان برقرار کرده اند، زمانی که مدیران شهر با این گروه ها همکاری می کنند، آنها به دست آوردن اطلاعات حیاتی، دسترسی به جمعیت هایی که ممکن است در غیر این صورت از دست رفته باشد، و راه حل های ایجاد شده واقعی که این رویکرد را کاهش می دهد، نقش خدمات و یا کاهش هزینه های کمک به مشتریان.

همکاری همچنین ساختار اجتماعی یک شهر را تقویت می کند.همکاری های منظم نشان می دهد که دولت محلی به تخصص رهبران جامعه احترام می گذارد و ارزش می گذارد، این سرمایه اجتماعی را ایجاد می کند، که اعتماد و توسعه متقابل است که باعث می شود محله ها در زمان های اضطراری و شکوفا در زمان های خوب انعطاف پذیر باشند.برای مدیران شهر با بودجه های تنگ و افزایش انتظارات، استفاده از سازمان های جامعه اختیاری نیست - این یک ضرورت استراتژیک است.

ایجاد یک بنیاد برای مشارکت

دانلود آهنگ زیبای The Local Landscape

قبل از رسیدن به این هدف، مدیران شهر نیاز به یک نقشه روشن از سازمان های جامعه ای دارند که در حوزه قضایی خود فعالیت می کنند، این شامل سازمان های غیر انتفاعی بزرگ و همچنین گروه های کوچک و غیررسمی است که ممکن است 501 (c) (3) وضعیت داشته باشند، اما بیشترین تأثیر را دارند.استفاده از یک پایگاه داده ساده یا صفحه گسترده برای جلوگیری از ماموریت هر سازمان، تمرکز جغرافیایی، برنامه های فعلی، ظرفیت و مدیران تماس کلیدی، حتی باید از طریق تلاش های ورودی، و یا گروه های متمرکز شده توسط مقامات محلی را جمع آوری کنند که حتی مطمئن شوند و یا گروه های مورد توجه قرار گیرند و یا گروه های مورد توجه قرار گیرند و یا حتی مقامات مسئول های مورد استفاده قرار گیرند و یا گروه های مورد نظر تاریخی که حتی برای جلوگیری از آن ها را در آن ها را شناسایی شده اند.

گزینه های داخلی Clear Internal Expectations

همکاری با سازمان های اجتماعی نیازمند تغییر ذهنیت در سالن شهر است.مدیران و کارکنان باید درک کنند که مشارکت ها در مورد صندوق ها یا جهت شهر نیست، بلکه در مورد مالکیت مشترک مدیران شهر باید سیاست های داخلی را ایجاد کنند که هماهنگی متقابل و طراحی یک فرد نقطه - شاید در دفتر مشارکت شهردار یا یک رابط اختصاصی - بدون هماهنگی داخلی، نمی تواند یک بخش دیگر را ارائه دهد.

شروع با پیروزی های کوچک و کم-Risk

به جای راه اندازی یک طرح بزرگ که نیاز به یک یادداشت رسمی از درک (MOU) و تعهد بودجه، مدیران شهر می توانند با پروژه های کوچک همکاری شروع کنند، به عنوان مثال، شریک با یک بانک غذایی محلی برای میزبانی یک رویداد مشترک جامعه، یا دعوت از یک محله به دنبال همکاری برای طراحی یک نظرسنجی بهبود پارک، این پیروزی های کوچک به سرعت اعتماد می کنند و به هر دو طرف اجازه می دهد تا ارزش کار را بدون یک قرارداد فشار بالا ببینند.

استراتژی های کلیدی برای توسعه همکاری عمیق

ایجاد کانال های ارتباطی باز و شفاف

ارتباطات جریان خون هر مشارکت است.مدیران شهر باید نقاط تماس منظم و قابل پیش بینی را ایجاد کنند که نه تنها در مورد انتشار اطلاعات بلکه در مورد گوش دادن واقعی است. جلسات گرد و غبار با رهبران سازمان های جامعه، انجمن های سالن شهر سه ماهه، و یک پلت فرم آنلاین مشترک برای به روز رسانی ها و بازخورد می تواند به همه کمک کند. [F:2 انتقال دور از اولویت های شهری، و زمان بندی زمانی که آنها را تشدید می کنند، زمانی که آنها را به سازمان های حیاتی تر می کنند، و سازمان های شهری هشدار می دهند، زمانی که آنها را به اطلاع رسانی می کنند، و سازمان های حیاتی تر می کنند، زمانی که آنها را در ارتباط برقرار می کنند، و هشدار می کنند، و هشدار می کنند، و هشدار می کنند.

ایجاد مشارکت های رسمی زمانی که زمان مناسب است

پس از اعتماد و ارتباطات برقرار می شود، برخی از همکاری ها از رسمی سازی سود می برند. [LT:]Memoranda از درک (MOUs) یا موافقت نامه های مشارکت نقش های روشن کننده، مسئولیت ها، پروتکل های اشتراک گذاری داده ها و معیارهای عملکرد را می توان به صورت مشترک، و نه توسط شهرستان ها، محافظت و ارائه یک مدیر پایه برای مدیران خدمات حسابرسی رسمی، و یا کمک های خدمات کمک های خدمات خدمات اداری،

سرمایه گذاری در ظرفیت سازی ساختمان برای سازمان های اجتماعی

بسیاری از سازمان های اجتماعی با کارکنان کوچک و وابستگی های داوطلبانه سنگین کار می کنند.[۵] اگر شهر انتظار دارد که نقش های بزرگتر را ایفا کنند – برنامه های کمک مالی، اجرای کمپین های توسعه یا مدیریت داده ها – باید در ظرفیت سرمایه گذاری طولانی مدت سرمایه گذاری کنند. ۲.۳.۰ ارائه آموزش در اعطای کمک، مدیریت مالی یا اندازه گیری نتیجه [FLT: ۱] ارائه خدمات سرمایه گذاری یا خدمات سرمایه گذاری برای دسترسی به طور خاص.

مدیریت عدالت در ساختارهای همکاری

مشارکت ها می توانند به طور ناخواسته عدم تعادل قدرت موجود را تقویت کنند اگر مدیران شهری در مورد عدالت عمدی نباشند ( اطمینان حاصل کنید که سازمان ها به جوامع حاشیه ای خدمت می کنند – مردم محله های کم درآمد، مهاجران، افراد معلول – نه تنها به جدول دعوت می شوند بلکه نقش رهبری معنادار در راه حل های یکپارچه سازی دارند.این به معنای ارائه هزینه برای نمایندگان جامعه برای شرکت در برنامه ریزی، ارائه تفسیر و برنامه ریزی مداوم است که نیازمند آن است:

اشتراک گذاری داده ها و Co-Analyze

یکی از قوی ترین راه ها برای تعمیق همکاری از طریق داده های مشترک است. [۱] مدیران شهر می توانند مجموعه داده های ناشناس را بر روی استفاده از خدمات، جمعیت شناسی یا شاخص های بهداشت عمومی به شرکای جامعه باز کنند.در عوض، شرکا می توانند داده های خود را در مورد دسترسی برنامه و بازخورد مشتری به اشتراک بگذارند، آنها می توانند این داده ها را تجزیه و تحلیل کنند تا شکاف ها، فرضیه ها و تاثیر را شناسایی کنند.

غلبه بر چالش های مشترک

اولویت های متنوع و Pace

سازمان های اجتماعی اغلب در یک جدول زمانی سریع تر و انعطاف پذیر تر از دولت شهر کار می کنند که دارای چرخه بودجه، قوانین تدارکات و نظارت سیاسی است. مدیران شهر باید این تنش را تصدیق کنند و برای هماهنگ کردن فرآیندهایی که ممکن است، آنها می توانند از برنامه های کوچک ساده به جای قراردادهای بزرگ، قراردادهای بزرگ، یا قراردادهای کوچک استفاده کنند، و یا ایجاد یک پروژه های مشارکت منظم را بدون اینکه هر دو طرف دیگر را به سرعت تنظیم کنند، می توانند به سرعت یکدیگر کمک کنند.

محدودیت های منابع و رقابت

هنگامی که بودجه کم است، سازمان های اجتماعی ممکن است با یکدیگر رقابت کنند و با ادارات شهری - برای منابع محدود - این می تواند به همکاری آسیب برساند، مدیران شهر می توانند با اتخاذ مدل بودجه مشارکتی (FLT:0) و [FLT 1]، مانند صندوق های جمع آوری شده یا ابتکارات تاثیر جمعی، که سازمان ها برای کار با هم پاداش می گیرند، می توانند بودجه شفاف و محدودیت های اولویت را در تجارت و شرکای تجاری را شامل شوند.

مقاومت سیاسی یا سازمانی

همه در سالن شهر یا شورای شهر ممکن است مشتاق به اشتراک گذاری قدرت با گروه های جامعه باشند، برخی ممکن است نگران از دست دادن کنترل یا مقابله با انتقاد باشند. مدیران شهر می توانند با مستندسازی پیروزی های اولیه مقاومت کنند [FLT 1] و به اشتراک گذاری داستان های موفقیت با تمام ذینفعان، آنها همچنین می توانند همکاری را به عنوان راهی برای افزایش شهرت شهر، بهبود بهره وری و کاهش بهره وری جامعه برای حمایت از مقامات بلند پروازانه و حمایت از نیروهای ائتلاف انتخاب شده در میان افسران.

پایداری و Turnover

هر دو کارکنان شهر و رهبران سازمان های اجتماعی به نوبه خود روابطی که سال ها طول کشید تا بتوانند به سرعت پراکنده شوند، برای ایجاد انعطاف پذیری، مدیران شهر باید مشارکت های قانونی را به جای تکیه بر روابط فردی، این بدان معنی است که فرایندهای سندینگ در روش های عملیاتی استاندارد، ایجاد مواد برای کارکنان جدید و حفظ لیست تماس منظم و یا مشارکت در هنگام بازگشت به عقب نشینی افراد کمک می کند.

اندازه گیری و ارتباط دادن تاثیر

تعریف معیارهای مشترک اولیه

در آغاز هر گونه همکاری، مدیران و شرکای شهر باید بر این توافق کنند که چه موفقیتی به نظر می رسد [[۳] این معیارها باید فراتر از خروجی ها (به عنوان مثال، تعداد جلسات برگزار شده) به نتایج (به عنوان مثال، کاهش ناامنی غذایی، افزایش معیارهای مشارکت مدنی تنظیم شده توسط یک افسر (FLT: ۰.۱) مدل یا نظریه تغییر [F:1LT 1: ۱] می تواند به هر دو طرف کمک کند تا نتایج مطلوب را جمع آوری کنند.

جشن و مقیاس موفقیت

هنگامی که یک مشارکت مزایای قابل اندازه گیری را ایجاد می کند، مدیران شهر باید آن را به طور عمومی برجسته کنند. [این می تواند از طریق مطبوعات، رسانه های اجتماعی، گزارش های سالانه یا مراسم جوایز انجام شود شناخت عمومی می تواند اخلاقی را در سازمان شریک ایجاد کند [FLT 1] و آن را آسان تر به ادامه منابع مالی و حمایت سیاسی آن همچنین یک الگو ایجاد می کند که سایر محله ها یا ادارات می توانند آموزش های شهری را گسترش دهند. [FLT]

یادگیری از شکست ها و محور

هر مشارکت موفق نخواهد شد، برخی به دلیل انتظارات بدخواهانه، تعارضات شخصیتی یا تغییر شرایط، مدیران شهر باید این تجارب را به عنوان فرصت های یادگیری به جای شکست درمان کنند، یک بررسی مختصر پس از عمل با شرکای خود برای درک آنچه اشتباه بود و چه چیزی می تواند به طور متفاوتی انجام شود.

مطالعات موردی در همکاری موثر

پورتلند، برنامه های کوچک همسایه اورگان

دولت شهر پورتلند مدتهاست که یک مدل مشترک با انجمن های محله خود را پذیرفته است. برنامه تامین کنندگان کوچک محله [ ارائه می دهد تا 5000 دلار برای پروژه های تحت رهبری ساکن که جامعه را ایجاد می کنند، از احزاب بلوک به تاسیسات باغ ساده سازی روند، ارائه کمک های فنی، و سازمان های جامعه در بررسی برنامه های بودجه صدها سال است.

برنامه بهداشت عمومی سان آنتونیو

در سن آنتونیو، شهر با سازمان های محلی همکاری کرد تا آموزش و استقرار (FLT:0) کارکنان بهداشت و درمان (proموتورes) را برای رسیدگی به بیماری های مزمن در مناطق محروم فراهم کرد، این شهر بودجه و پشتیبانی داده ها را فراهم کرد، در حالی که سازمان ها استخدام و نظارت بر کارگران نتیجه قابل اندازه گیری در بازدید های اورژانس اتاق اورژانس و بهبود نتایج سلامت برای این مدل در حال حاضر گسترش است.

مشارکت خشونت اجتماعی سیاتل

دولت شهر سیاتل با سازمان های مبتنی بر جامعه همکاری می کند تا خشونت اسلحه را از طریق یک لنز بهداشت عمومی به جای تکیه بر اجرای قانون، قراردادهای شهری با سازمان های غیر انتفاعی که از پیامبران معتبر استفاده می کنند - مردم با تجربه زندگی می کنند - به درگیری های رسانه ای و ارائه خدمات پشتیبانی.

تکنولوژی و ابزار برای حمایت از همکاری

مدیریت ارتباط مشتری (CRM) برای شرکای

مدیران شهر می توانند از یک سیستم CRM برای تعامل اجتماعی برای پیگیری تعاملات با سازمان ها، مدیریت اطلاعات تماس، یادداشت های جلسه ثبت نام و ارائه یادآوری برای پیگیری ابزار مانند فروش برای غیر انتفاعی ها و یا گزینه های منبع باز می تواند برای استفاده از دولت محلی سفارشی شود.این تضمین می کند که هیچ شریک از طریق ترک و دانش نهادی حفظ شده است حتی زمانی که کارکنان به نوبه خود را حفظ می کند.

تقویم های مشترک و پلتفرم های ارتباطی

استفاده از سیستم عامل هایی مانند Google Workspace، Slack یا Microsoft Teams برای مدیریت پروژه مشترک و ارتباطات می تواند به طور چشمگیری هماهنگی را بهبود بخشد. مدیران شهر باید این سیستم عامل ها را برای سازمان های شریک که فاقد زیرساخت IT خود هستند، ارائه دهندۀ مشترک برای جلسات آموزشی، مهلت ها و رویدادهای جامعه کاهش سردرگمی و پرورش یک جامعه در میان شرکا.

داشبورد داده ها برای شفافیت

داشبورد های عمومی که فعالیت های مشارکت، خروجی ها و نتایج را نشان می دهند، پاسخگویی و اعتماد را افزایش می دهند. ابزارهای منبع باز مانند Socrata یا Tableau Public می توانند برای ایجاد داشبوردهایی که شرکا و ساکنان می توانند به آن دسترسی داشته باشند، استفاده شوند.

نتیجه گیری

مدیران شهری که در تقویت همکاری با سازمان های اجتماعی سرمایه گذاری می کنند، شهرهای قوی تر و انعطاف پذیرتر می سازند.این کار نیازمند زمان، اعتماد و تمایل به اشتراک گذاری قدرت است، اما بازده قابل توجه است: بهبود نتایج برنامه، افزایش تعامل مدنی و استفاده کارآمد تر از سالن عمومی، با ایجاد ارتباطات باز، رسمی، مشارکت که مناسب، سرمایه گذاری در ظرفیت ساختمان، و جاسازی سهام به هر مدیر گام، که می تواند نمونه های همکاری را در اداره مشترک و ارتباطات شهری را نشان دهد، و به طور واقعی، نشان دهد، به طور کامل از طریق ایجاد یک سازمان های عمومی، از طریق ایجاد ارتباطات عمومی، شروع به طور کامل، ایجاد کند.