چگونه کنترل کنندگان داده ایرلندی می توانند حقوق موضوع داده را به طور موثر مدیریت کنند

گسترش چارچوب انطباق برای کنترل کنندگان داده ایرلندی

حفاظت از داده ها یک چک باکس قانونی استاتیک نیست – یک تعهد عملیاتی مداوم است.برای کنترل کنندگان داده ایرلند، مقررات حفاظت از داده عمومی (GDPR) همراه با قانون حفاظت از داده 2018 تعهدات خاص در مورد حقوق اطلاعات مربوط به اطلاعات جامع (DPC) روشن کرده است که مدیریت این حقوق به درستی یک شاخص اصلی از انطباق کلی کنترل کننده با روند بهره وری عملیاتی بریتانیا است.

GDPR هشت حقوق متمایز برای افراد بالای اطلاعات شخصی خود را در نظر می گیرد.کنترلگران ایرلندی نه تنها باید بدانند که هر کدام از حق ها چه می خواهند بلکه چگونه استثنائات قانونی و الزامات زمان بندی را اعمال کنند.

حق دسترسی (مقاله 15)

موضوعات داده می توانند تایید کنند که آیا کنترل کننده اطلاعات شخصی خود را پردازش می کند و اگر چنین باشد، دسترسی به این داده ها همراه با اطلاعات تکمیلی مانند پردازش، دسته های داده ها، گیرندگان و دوره های حفظ آن در ایرلند، DPC انتظار دارد که کنترل کنندگان یک کپی از داده های رایگان را ارائه دهند مگر اینکه درخواست به صورت آشکار یا بیش از حد ارائه شود، بدون تأخیر و حداقل باید در طی یک ماه اول تمدید شود، اما به طور کامل از دو ماه قبل از دریافت اطلاعات آن استفاده شود.

نکته عملی: ایجاد یک روش عملیاتی استاندارد که تاریخ رسید را ثبت می کند، هویت درخواست کننده را تأیید می کند، جستجو در تمام سیستم ها (CRM، HR، آرشیو ایمیل و غیره) و هر گونه داده شخص ثالث را در صورتی که افشای آن به طور نامطلوب بر آن شخص ثالث تأثیر می گذارد، رد می کند.

حق اصلاح (مقاله ۱۶)

افراد می توانند برای اصلاح اطلاعات شخصی نادرست بدون تأخیر بدون تأخیر نیاز به کنترل کننده داشته باشند، این همچنین شامل حق تکمیل اطلاعات شخصی ناقص است، به وسیله ارائه یک بیانیه تکمیلی، کنترل کنندگان ایرلندی باید جریان های کار اصلاحی را به سیستم های مدیریت داده خود ادغام کنند تا تغییراتی در تمام پردازنده ها و اشخاص ثالث که داده ها به اشتراک گذاشته شده است، منتشر شود. DPC انتظار دارد که داده های اصلی و تنظیم کننده را به ویژه پرونده های پزشکی یا در آن ها ثبت کند.

حق بیمه (مقاله 17)

اغلب به نام "حق فراموش شدن" نامیده می شود، نظم و انضباط مطلق نیست.زمین برای تضمین دوره شامل داده های دیگر برای هدف اصلی، رضایت فردی برداشت، یا داده هایی که به صورت غیرقانونی پردازش می شوند، می تواند رد کند اگر پردازش برای استفاده از حق آزادی بیان، انطباق با یک تعهد قانونی، بهداشت عمومی، بایگانی در قانون منافع عمومی، یا محدودیت های مالی، حتی اگر این درخواست های مشتری را حفظ کند.

یک سقوط مشترک در اطلاع از طرف های دیگر که داده ها را دریافت کرده اند، شکست خورده است. ماده 17 (2) نیاز به کنترل کننده هایی دارد که داده ها را عمومی کرده اند تا گام های معقولی برای اطلاع رسانی به سایر کنترل کنندگان پردازش داده هایی که فرد درخواست کرده است از هر لینک، کپی یا تکرار آن ها جلوگیری کنند، این امر به ویژه برای سیستم عامل های آنلاین و شرکت های رسانه های اجتماعی که از ایرلند فعالیت می کنند، مناسب است.

حق محدود کردن پردازش (مقاله 18)

افراد می توانند درخواست کنند که پردازش فقط به ذخیره سازی محدود شود – بدون استفاده بیشتر – در شرایط خاصی: دقت داده ها مورد بحث قرار می گیرد، پردازش غیرقانونی است، اما تضمین زمان نیاز به داده ها نیست، اما فرد نیاز به آن برای ادعاهای قانونی دارد یا فرد برای پردازش نظارت های مورد انتظار اعتراض کرده است.کنترلرهای ایرلندی باید داده های محدود در سیستم های خود را علامت گذاری کنند و اطمینان حاصل کنند که محدودیت ها باید کنترل کننده را حذف کنند.

حق دسترسی به داده ها (مقاله 20)

این حق به افراد اجازه می دهد تا اطلاعات شخصی خود را در قالب ساختار یافته، که معمولاً استفاده می شود، فرمت قابل خواندن ماشین و انتقال داده ها به کنترل کننده دیگر بدون مانع، تنها زمانی اعمال می شود که پردازش بر اساس رضایت یا قرارداد باشد و توسط کنترل کنندگان خودکار انجام می شود.کنترلرهای ایرلندی باید اطمینان حاصل کنند که سیستم های آنها می توانند داده ها را در CSV، JSON یا فرمت های XML صادر کنند.

حق اعتراض (مقاله 21)

موضوعات داده می توانند در هر زمان برای پردازش بر اساس منافع مشروع یا عملکرد یک کار انجام شده در منافع عمومی اعتراض کنند.کنترل کننده باید پردازش را متوقف کند مگر اینکه زمینه های قانونی قانع کننده ای را نشان دهد که منافع، حقوق و آزادی های فرد را نادیده می گیرد یا پردازش برای ادعاهای قانونی است.برای بازاریابی مستقیم، حق پردازش کامل است - باید بلافاصله متوقف شود یک بار که یک مخالف به کارگیری مکانیسم های بازاریابی بی احترامی که به خوبی صادر شده اند و شرکت های بازاریابی آزاد شده اند.

حقوق مربوط به تصمیم گیری خودکار و حرفه ای (مقاله 22)

افراد حق دارند که تنها بر اساس پردازش خودکار، از جمله پروفایل، که اثرات قانونی را تولید می کند یا به طور قابل ملاحظه ای بر آنها تأثیر می گذارد، تصمیم گیری برای ورود به یک قرارداد، توسط ایرلند یا اتحادیه اروپا، یا بر اساس موافقت صریح در بخش هایی مانند بیمه، امتیاز اعتباری، یا استخدام باید اطمینان حاصل کند که سیستم های خودکار آنها، نظارت و بررسی دقیق چنین تأثیری را برای کنترل انسانی، و اطلاعات دقیق توضیح می دهند.

ایجاد یک چارچوب مدیریت حقوق موضوع داده

داشتن یک رویکرد تبلیغاتی به درخواست های حقوق یک خطر انطباق است.کنترل کنندگان ایرلندی باید یک چارچوب ساختاری را اتخاذ کنند که به طور کلی به مدیریت داده های خود متصل می شود. اجزای زیر ضروری هستند.

مدیریت و پاسخگویی

به عنوان یک مالک ارشد - اغلب افسر حفاظت از داده (DPO) اگر یکی از آنها مورد نیاز است - که مسئولیت کلی مدیریت حقوق را دارد - DPO باید دسترسی مستقیم به بالاترین سطح مدیریت و اختیارات کافی برای اجرای روش ها داشته باشد.در ایرلند، بخش 50 قانون حفاظت از داده 2018 نیاز به کنترل کننده های خاصی برای طراحی DPO دارد؛ ببینید DPC (FLT0D) کافی است هدایت برای نظارت دقیق باشد.

سیاست و توسعه روش

یک سیاست حقوق موضوعی داده اختصاصی بنویسید که فرایندهای هر حق را تعریف می کند، شامل جدول زمانی، نقاط افزایش، مراحل تأیید و الزامات اسناد است.این سیاست باید به طور سالانه و پس از هر گونه تغییر قابل توجهی در فعالیت های پردازش یا به روز رسانی های تنظیم کننده بررسی شود. ایجاد نامه های پاسخ الگو و فرم های درخواست داخلی برای اطمینان از سازگاری.

آموزش کارکنان و آگاهی

هر کارمندی که اطلاعات شخصی را اداره می کند – پشتیبانی مشتری، منابع انسانی، بازاریابی – باید آموزش داده شود تا درخواست حقوق موضوع داده را تشخیص دهد، صرف نظر از کانال، درخواست کلامی که در طول تماس تلفنی صورت می گیرد، هنوز یک درخواست معتبر است. کارکنان باید بلافاصله به تیم مشخص اطلاع دهند، نه اینکه سعی کنند خودشان آن را اداره کنند.

تکنولوژی و ابزار

پردازش دستی درخواست های حقوق در مقیاس قابل دسترسی است.سرمایه گذاری در یک پلت فرم مدیریت حریم خصوصی که درخواست ها را وارد می کند، مهلت ها را به طور خودکار ردیابی می کند، ایمیل های تأیید شده را شناسایی می کند و با موجودی داده شما ادغام می شود - برای کنترل کنندگان ایرلندی، ابزارهایی که از الزامات اطلاع رسانی DPC پشتیبانی می کنند، پاداش هستند اگر بودجه محدود باشد، حتی یک صفحه گسترده مشترک با فرمت کار مشروط می تواند به سرعت دسترسی به فایل های شخصی شما را پیدا کند و به طور منظم دسترسی به سیستم های شخصی شما را پیدا کند.

ارتباطات و شفافیت

اطلاع حریم خصوصی شما باید هر حق را در زبان ساده توضیح دهد و دستورالعمل های روشنی در مورد چگونگی ورزش آن ارائه دهد.DPC یک فرم وب اختصاصی یا آدرس ایمیل برای درخواست های حقوق را منتشر کرده است و اذعان می کند که در عرض 48 ساعت هرگونه تاخیر یا امتناع از شکایت شخصی خود را با استفاده از DPC بیان می کند.

نظارت، حسابرسی و بهبود مستمر

به طور منظم فرآیندهای مدیریت حقوق خود را بررسی کنید.معیارهایی مانند تعداد درخواست ها در هر ماه، میانگین زمان پاسخ، درصد درخواست های پاسخ داده شده در مهلت قانونی و دلایل رایج برای امتناع از این معیارها برای شناسایی تنگناها استفاده می شود - به عنوان مثال، اگر دسترسی به درخواست 30 روز طول بکشد، زیرا داده ها برای بازیابی، سرمایه گذاری در بهبود نقشه برداری داده ها سخت است.DPC ممکن است این موارد را در طول بررسی های سالانه درخواست کند.

تکمیل با الزامات قانونی ایرلندی و انتظارات DPC

علاوه بر GDPR، کنترل کنندگان ایرلندی باید قانون حفاظت از داده 2018 را تصویب کنند و کدهای قانونی DPC از عمل بسیار مرتبط هستند.

تایید هویت

طبق ماده 12؛ یک کنترل کننده ممکن است اطلاعات اضافی لازم را برای تأیید هویت فرد درخواست کند.در عمل، DPC انتظار دارد که چک های هویت متناسب با حساسیت داده ها باشد، برای درخواست دسترسی روزمره، درخواست کپی از گذرنامه یا مجوز راننده به طور کلی قابل قبول است، اما برای داده های کم خطر، یک روش ساده تر مانند درخواست امنیت یا تایید روش ایمیل برای جلوگیری از شکایت کافی است.

هزینه ها و درخواست های بیش از حد و یا بدون محدودیت

اطلاعات تحت مواد 15 تا 22 باید رایگان از کنترل کنندگان ارائه شود ممکن است هزینه معقولی را پرداخت کند یا تنها اگر درخواست به صورت بی اساس یا بیش از حد انجام شود، به ویژه اگر تکراری باشد، بار اثبات دروغ با کنترل کننده هشدار داده است. DPC در برابر امتناع از درخواست های پتو هشدار داده است؛ هر مورد باید به صورت جداگانه ارزیابی شود اگر هزینه ای متهم شده باشد، باید بر اساس هزینه های اداری یا اطلاعات ارتباطی باشد.

مهلت های پاسخ و افزونه ها

ساعت یک ماهه زمانی شروع می شود که کنترل کننده درخواست و تمام اطلاعات هویت لازم را دریافت می کند.اگر کنترل کننده نیاز به روشن سازی داشته باشد، ساعت می تواند تا زمانی که فرد پاسخ دهد، “بدون تأخیر بدون تأخیر غیر ضروری” تفسیر شود؛ حتی چند روز تأخیر بدون توجیه ممکن است غیر سازگار باشد.

عواقب عدم انطباق

DPC دارای جریمه های قابل توجهی برای شکست های مربوط به حقوق موضوع داده است.در سال 2023، DPC یک میلیون یورو جریمه را بر روی یک شرکت بزرگ تکنولوژی برای نقض از جمله پاسخ ناکافی به درخواست های دسترسی اعمال می کند.کنترلرهای ایرلندی از همه اندازه ها به همان اصول اعمال می شوند. علاوه، افراد حق دارند که ادعا کنند جبران خسارت برای مواد یا آسیب های غیر مادی ناشی از عدم پرداخت هزینه های شدید D را دارند.

نمونه های عملی از زمینه ایرلندی

مثال: مدیریت درخواست دسترسی در یک شرکت خرده فروشی

یک خرده فروش آنلاین ایرلندی درخواست دسترسی از یک مشتری را دریافت می کند.داده های مشتری در پلت فرم تجارت الکترونیک، CRM، نرم افزار بازاریابی ایمیل و یک سیستم مدیریت سفارش میراث وجود دارد: (1) تأیید هویت از طریق ایمیل و شماره سفارش. (2) درخواست در ابزار حریم خصوصی، تعیین یک مهلت 30 روزه (۳) استخراج داده ها از هر سیستم پردازش خودکار - به طور دستی، بررسی دقیق اطلاعات، به منظور سرکوب اطلاعات.

مثال: تعادل با توجه قانونی

کارمند سابق یک استارت آپ فناوری ایرلندی از تمام اطلاعات شخصی خود مطلع است، بخش منابع انسانی می داند که سوابق اشتغال باید هفت سال تحت قانون محدودیت های ایرلندی قانون سال 1957 حفظ شود.کنترل کننده نمی تواند تمام داده ها را پاک کند، بنابراین پردازش را محدود می کند: داده های کارمند سابق برای انطباق قانونی نگه داشته می شود، اما پرچم به عنوان "نه برای هر گونه کنترل کننده دیگر استفاده می شود."

نتیجه گیری

مدیریت حقوق اطلاعات به طور موثر تنها یک موضوع از چک کردن یک جعبه انطباق برای کنترل کنندگان داده ایرلند نیست، این یک فرایند مداوم است که نیاز به قوانین روشن، روش های به خوبی مستند، کارکنان آموزش دیده و فن آوری مناسب است که به طور فعال نظارت می کند که چگونه کنترل کننده ها به درخواست های حقوق و آماده اجرای قانون - از جمله اقدامات خوب - هنگامی که اقدامات کوتاه تر با اعتماد به سازمان های خود را تقسیم می کند، نه تنها می تواند به طور جدی و نه تنها با سازمان های پاسخگویی به آنها اطمینان از آنها اطمینان از آنها کمک کند و نه تنها به آنها را به آنها.