government-accountability-and-transparency
چگونه به طور موثر ارائه شواهد در یک جلسه اداری
Table of Contents
نقش حیاتی شواهد در شنوایی اداری
شواهد پایه هر جلسه اداری موفق است.این اظهارات را به حقایق تثبیت شده تبدیل می کند، اجازه می دهد تصمیم گیرندگان برای وزن ادعاهای رقابت و رسیدن به یک نتیجه فقط بر خلاف دادگاه، جلسات اداری اغلب کمتر رسمی هستند، اما بار اثبات هنوز هم در مورد ایجاد ادعا باقی می ماند. بدون شواهد معتبر، به خوبی نمایندگی، حتی قانع کننده ترین استدلال ممکن است برای ارائه یک قانون اداری (به عنوان یک مقاله جامع، به عنوان یک افسر شنوا و یا جمع آوری شواهد جامع) به عنوان یک پرونده شنوایی.
جلسات اداری پوشش طیف گسترده ای از اختلافات، از جمله دعوت نامه مجوز، انکار سود، پایان کار، اختلافات منطقه ای و مسائل انطباق قانونی است.هر نوع از شنوایی دارای قوانین رویه ای خاص خود و استانداردهای آشکار است.با این حال، اصول اساسی ارائه موثر ثابت باقی مانده است: ارتباط، صحت، وضوح، و درک این اصول و چگونگی استفاده از آنها از مزایای قابل توجه است.
درک فرآیند شنوایی اداری
اثبات و استاندارد شواهد
در بیشتر جلسات اداری، بار اثبات بر حزب به دنبال تغییر وضعیت موجود است.به عنوان مثال، اگر شما یک انکار از مزایای معلولیت اجتماعی را جذب می کنید، باید نشان دهید که شما با تعریف قانونی ناتوانی مواجه می شوید، استاندارد اثبات به طور معمول یک پیش مسئولیت پذیری شواهد است - به این معنی که احتمالا نسخه شما از واقعیت های حرفه ای است که به عنوان یک استراتژی استاندارد شنوایی و یا شواهد معتبر نیاز دارند.
قوانین شواهد در شنوایی اداری
در حالی که شنوایی اداری به طور کلی کمتر از دادرسی دادگاه در مورد قوانین آشکار است، آنها بی قانون نیستند. اکثر حوزه های قضایی نسخه اصلاح شده از قوانین فدرال شواهد یا معادل دولت را اتخاذ می کنند. Hearsay، به عنوان مثال، ممکن است اگر قابل اعتماد و مشکوک باشد، شواهد مربوط به آن: باید تمایل به ایجاد یک واقعیت از پیامدهای بیشتر یا کمتر شناخته شده است که احتمالاً بدون اطلاع از شواهد ضروری است.
منابع خارجی: برای یک مرور کلی از روش های شنوایی اداری، کنفرانس مدیریت کننده توصیه های ایالات متحده در مورد شواهد را ببینید.
انواع شواهد برای جمع آوری
ساخت یک نمونه کارها قوی نیاز به جمع آوری انواع مختلف شواهد، هر کدام یک به یک هدف متمایز ارائه می دهند، شواهد شما متنوع تر، پرونده شما قوی تر است.
شواهد مستند
این اغلب قابل اعتماد ترین شکل شواهد است.این شامل قراردادها، ایمیل ها، یادداشت های داخلی، سوابق رسمی (مانند سوابق پزشکی، گزارش های پلیس یا بیانیه های مالی)، صورتحساب ها، رسید ها و فایل های log است که اطمینان حاصل می کنند اسناد قابل قبول، کامل و معتبر برای اسناد الکترونیکی هستند، متا می تواند برای ایجاد تاریخ و اعتبار همیشه ضروری باشد؛ هرگز اسناد اصلی را ارسال نمی کند مگر اینکه اسناد لازم باشد.
شواهد فیزیکی
اقلام قابل توجه می توانند به طور قدرتمند واقعیت ها را نشان دهند، نمونه ها شامل عکس هایی از اموال آسیب دیده، محصولات معیوب، ورود تجهیزات یا شرایط محل کار هستند، هنگامی که شواهد فیزیکی ارائه می دهند، شما باید زنجیره حضانت خود را ایجاد کنید - یک رکورد زمانی از اینکه چه کسی آن را اداره می کند و چه زمانی این مانع از سوء استفاده از برچسب یا آلودگی می شود.
شواهد تجربی
شهادت شاهدان عینی - چه از شاهدان واقعی یا شهود متخصص - می تواند شواهد شما را به زندگی برساند. شاهدان واقعیت دانش دست اول از حوادث را ارائه می دهند، در حالی که کارشناسان نظراتی را بر اساس آموزش تخصصی یا تجربه ارائه می دهند - شهود را به طور کامل بررسی می کنند، پیش بینی بیانیه های خود را، و اطمینان از درک فرمت شنوایی.
شواهد دیجیتال و الکترونیکی
در دنیای امروز، شواهد دیجیتال به طور فزاینده ای مهم است.این شامل متادیاز ایمیل ها، داده های مکان GPS، ورود سرور، پست های رسانه های اجتماعی، پیام های متنی و سوابق پایگاه داده است. شواهد الکترونیکی باید به درستی حفظ و تولید شده در قالب افسر شنوایی می تواند با استفاده از یک متخصص قانونی برای استخراج و معتبر کردن شواهد دیجیتال، به ویژه اگر مخالف حزب تمامیت آن است.
منابع خارجی: بایگانی های ملی دستورالعمل هایی را در مورد ثبت نام الکترونیکی برای رسیدگی های حقوقی فراهم می کند.
جمع آوری و سازماندهی شواهد خود
توسعه یک لیست جامع شواهد
با لیست هر قطعه احتمالی از شواهد که از پرونده شما پشتیبانی می کند، شامل منبع، تاریخ، مکان و شرح مختصر، سپس ارزیابی هر آیتم برای ارتباط و عدم اطمینان است، حذف هر چیزی که تکراری، بی ربط، و یا به طور بالقوه پیش داوری است، این تمرین به شما کمک می کند تا شکاف هایی را که نیاز به پر شدن دارند شناسایی کنید.
ایجاد یک نمایشگاه Log
هر نمایشگاه به طور متوالی (به عنوان مثال، نمایشگاه A، نمایشگاه B یا 1، 3) ایجاد یک log که شامل شماره نمایشگاه، شرح کوتاه و ستونی برای تمبر دریافت افسر شنوایی است.این log به عنوان نقشه راه خود را در طول جلسه ارسال می کند.
استفاده از یک خط زمانی
شواهد خود را به گونه ای سازماندهی کنید که داستان روشنی را بیان کند.یک جدول زمانی به افسر شنوایی کمک می کند تا علت و اثر را درک کند.برای هر رویداد کلیدی، شواهد پشتیبانی را فهرست کنید.این روش همچنین باعث می شود که ناسازگاری در مورد مخالفت ایجاد یک جدول زمانی بصری (استفاده از نرم افزار مانند اکسل یا Visio) به عنوان یک نمایشگاه نمایشی نشان دهنده نمایش جذاب باشد.
بررسی اعتبار و کمال
قبل از شنیدن، تأیید کنید که هر قطعه از شواهد چیزی است که برای اسناد، چک امضا، تاریخ و مهر و موم رسمی برای عکس ها، تأیید تاریخ و محل صحیح است.اگر یک مورد ناقص است (به عنوان مثال، یک ایمیل قرمز)، توجه داشته باشید و اینکه آیا یک نسخه کامل وجود دارد.
آماده سازی یک پیشنهاد Persuasive
ساختار مورد شما به عنوان یک روایت
انسان ها داستان ها را بهتر از حقایق جدا شده درک و به یاد می آورند. شواهد خود را در مورد یک روایت قانع کننده قرار دهید: چه اتفاقی افتاد، چرا اهمیت دارد و چه درمان هایی را که شما به دنبال آن هستید، با یک بیانیه باز قوی شروع کنید که شواهد را پیش نمایش می دهد و سپس شواهد را در یک توالی منطقی، اسناد، شهادت و نمایشگاه های فیزیکی به یک داستان منسجم ارائه می دهد که به طور واضح همه چیز را دنبال می کند و نتیجه مطلوب است.
استفاده از کمک های بصری به طور موثر
Visual Assist اطلاعات پیچیده را ساده می کند و حفظ را افزایش می دهد.در نظر بگیرید که با استفاده از اسلاید ها، کپی های بزرگ از اسناد کلیدی، نمودارها، یا عکس ها، برای شواهد داده ای که به وضوح برچسب می زنند، یک جدول خلاصه یا نمودار ایجاد کنید، اطمینان حاصل کنید که هر گونه کمک بصری به اندازه کافی بزرگ است که توسط افسر شنوایی و همه طرف ها دیده شود و همه چیز را به وضوح برچسب بزنید و به آن اشاره کنید زمانی که صحبت می کنند.
آماده سازی گواهی
اگر قصد دارید شاهدان را فراخوانی کنید، سوالات مستقیم را پیش از این آماده کنید.پرسش باید باز باشد (که چه زمانی، چه زمانی، چرا، چگونه) اجازه دهید شاهد داستان خود را بگوید، از سوالات پیشرو در مورد معاینه مستقیم خودداری کنید.تمرین با شاهدان خود برای اطمینان از اینکه آنها می توانند اسناد را توضیح دهند و با آرامش به آنها برای اعتراض بالقوه و چگونگی مقابله با اختلاف نظر تدافعی پاسخ دهند.
پیش بینی پرونده مخالف
به حریف خود فکر کنید که شواهد شما چه ضعفی دارند؟ چه اسناد و شاهدانی احتمالاً حاضر هستند؟ آماده کردن ضدّت ها و شواهد نوبوتال.به عنوان مثال، اگر شما به یک شاهد متخصص تکیه می کنید، چالش های مربوط به اعتبار یا روش خود را پیش بینی کنید و متخصص آماده پاسخگویی به این نکات است.
ارائه شواهد در طول شنوایی
معرفی هر نمایشگاه
در هنگام ارائه نمایشگاه فیزیکی یا مستند، از یک روش استاندارد پیروی کنید: [FLT]
بررسی مستقیم شاهدان
با ایجاد مدارک و مدارک شهود یا دانش شخصی شروع کنید، سپس سوالاتی را که حقایق مورد نیاز شما را به وجود می آورد، از شاهدان برای معرفی نمایشگاه ها در زمان مناسب استفاده کنید – به عنوان مثال، “آیا این سند را تشخیص می دهید؟ آیا می توانید توضیح دهید که چه چیزی را نشان می دهد؟” سوالات خود را کوتاه نگه دارید و از اینکه شاهد به سادگی اسناد را بخوانید، به جای آن، اهمیت گوش دادن و پیگیری پاسخ های لازم را توضیح دهید، اما برای جلوگیری از اینکه به طور قطع نیاز دارید.
استفاده از شاهدان عینی و متخصص
شاهدان عینی شهادت می دهند که شخصاً چه چیزی را دیدند، شنیده یا انجام دادند، می توانند اسناد را تأیید کنند، رویدادها را توصیف کنند و اقدامات خود را توضیح دهند. شاهدان کارشناس نظراتی را بر اساس دانش تخصصی ارائه می دهند، برای کارشناسان، ابتدا باید آنها را با ایجاد آموزش، آموزش و تجربه خود واجد شرایط، از مجموعه ای از سوالات که منجر به نظر می شود، به عنوان مثال: "بررسی مبتنی بر تخصص پزشکی شما در مورد تشخیص و متخصص، اطمینان از این است که در مورد نظر متخصص است؟"
کنترل Objections
اعتراض ها بخشی از فرایند مبارزه با تنش است. اعتراض های مشترک در جلسات اداری شامل شنیدن، عدم تأیید، ارتباط، امتیاز و سوالات پیشرو (به طور مستقیم) هنگامی که شما با اعتراض مواجه می شوید، بحث و گفتگو در مورد حزب را قطع نمی کند، سپس به طور خلاصه پاسخ می دهد، توضیح می دهد که چگونه شواهد مربوط به یک واقعیت مورد بحث است، به این که آیا می شنوید و شکایت می گویند که اگر به یک افسر کسب و یا یک افسر شکایت می گویند، شکایت می گویند، شکایت می گویند، شکایت می گویند.
امکان پذیری و اصالت شواهد
ایجاد زنجیره Custody
زنجیره حضانت برای شواهد فیزیکی و هر آیتمی که می تواند تغییر کند حیاتی است. مستندسازی هر فردی که شواهد، تاریخ و زمان را اداره می کند و هدف هر انتقال از برچسب ها، log ها و دریافت ها است.اگر زنجیره شکسته شود، حزب مخالف ممکن است استدلال کند که زنجیره بازداشت از طریق شهادت یا ثبت نام نوشته شده قابل اعتماد است.
اسناد معتبر و سوابق دیجیتال
اسناد با نشان دادن آنها معتبر هستند که ادعا می کنند برای سوابق تجاری، یک متولی سوابق می تواند به ایجاد و نگهداری آنها شهادت دهد.برای ایمیل، فردی که آنها را ارسال یا دریافت کرده است می تواند معتبر باشد برای سوابق دیجیتال، متاداده و ارزش هش می تواند صداقت را اثبات کند اگر تأییدیه به چالش کشیده شود، شما ممکن است نیاز به یک متخصص فنی داشته باشید.
نقش محرک ها
برای ساده کردن شنوایی، در نظر بگیرید که با حزب مخالف به عنوان اعتبار یا عدم اطمینان از اسناد خاص، این زمان و اعتراض را کاهش می دهد. مبادله پیشنهاد می کند که قبل از شنیدن، اگر طرف دیگر موافقت کند، هر دو نشانه ای از یک لکنت کتبی است که وارد رکورد شده است.
نظرات پس از شنیدن
شواهد Rebuttal
پس از آنکه حزب مخالف پرونده خود را ارائه می دهد، ممکن است فرصتی برای ارائه شواهد نوبوتال داشته باشید – شواهدی که به طور مستقیم با پرونده طرف مقابل تناقض دارد یا تضعیف می کند، شواهد نوبوتال باید به شدت متمرکز شوند؛ به سادگی پرونده خود را مجدداً تکرار نکنید، برخی از مواد نوبوتال را پیش آماده کنید، پیش بینی کنید که چه چیزی ممکن است بگوید اگر مسائل جدید در طول شنیدن این که نمی تواند درخواست را جمع آوری کند، شواهد پاسخ کوتاه را جمع آوری کند.
بستن Arguments
در بسیاری از جلسات، شما می توانید یک استدلال بسته بندی را ارائه دهید که شواهد را خلاصه می کند و برای نتیجه ای که شما به دنبال آن هستید، استدلال می کند.از این فرصت برای برجسته کردن متقاعد کننده ترین شواهد استفاده کنید، توضیح دهید که چگونه آن را مطابق با استاندارد قانونی است و با ضعف در پرونده مخالف آن، از معرفی حقایق جدید در هنگام بستن اجتناب کنید.
دانلود آهنگ زیبای Post-Hearing Briefs
برخی از شنوایی ها اجازه می دهند تا خلاصه های بسته بندی شده پس از شنیدن شفاهی، این شانس شما برای ارائه یک استدلال قانونی جلای که اشاره به نمایشگاه ها و شهادت های خاص است، خلاصه خود را با استاندارد قانونی، نکات کلیدی و دلیل اینکه چرا شواهد تصمیم گیری را به نفع شما مجبور می کند. Cite به شماره های نمایشگاه و صفحات رونویس (در صورت موجود)
اشتباهات رایج برای اجتناب از
- ثبت نام: [FLT 1] ارسال اسناد بیش از حد می تواند قوی ترین شواهد خود را رقیق کنید.
- مقابله با شواهد مربوط به استدلال های حقوقی: هر قطعه از شواهد باید با یک عنصر خاص از پرونده شما مرتبط باشد.
- [در این باره] آیاتی از آیات قرآن را به شرح زیر می برند: [و] در یک محیط اداری آرام، برخی قوانین از آنها استفاده می کنند و از آنها پیروی می کنند.
- [در این باره] [و گواهان [بر این] گواه [و] گواهان آماده [از این رو] می توانند پرونده شما را تضعیف کنند و برای هر دو حالت مستقیم و متقابل آماده شوند.
- از دست دادن خرد: اخراج عاطفی یا استدلال با طرف مخالف اعتبار آسیب دیده است.
نتیجه گیری
ارائه شواهد به طور موثر در یک جلسه اداری نیاز به آماده سازی دقیق، سازمان استراتژیک و ارتباطات روشن دارد.با درک نوع شواهد مورد نیاز، جمع آوری و معتبر کردن آن به درستی، و ارائه آن به شیوه ای منطقی و متقاعد کننده، شما شانس خود را برای یک نتیجه مطلوب به حداکثر می رسانید، به یاد داشته باشید که افسر شنوایی به دنبال اطلاعات قابل اعتماد برای تصمیم گیری است - کار شما ارائه اطلاعات در بیشتر و متقاعد کردن خود را به عنوان یک پرونده معتبر و یا ارائه شواهد ارائه می دهد.
منابع خارجی: برای قوانین مدل در جلسات اداری، با بخش قانون اداری و مقررات مشورت کنید.