Miksi hyväntekeväisyysjärjestöt tarvitsevat kriisisuunnitelman

Hyväntekeväisyysjärjestöt toimivat luottamuksen pohjalta. Lahjoittajat antavat kovasti ansaittuja varojaan, vapaaehtoiset lahjoittavat aikaansa ja edunsaajat luottavat palveluihisi. Kun kriisi iskee . Kun kriisi iskee . . Kun kriisi on luonnonkatastrofi, tietojen rikkominen, taloudellinen huonoa hallintoa koskeva väite tai kansanterveyden hätätila . Luottamuksen voi haihtua tunneissa. Ilman kriisiapua organisaatiosi voi kamppailla kommunikoida tehokkaasti, suojella haavoittuvassa asemassa olevia väestöjä tai jopa selviytyä jälkiseurauksista. Hyvin jäsennelty kriisisuunnitelma ei hoida hätätilanteita; se turvaa tehtäväsi, suojaa mainettasi ja varmistaa tiimisi voi toimia päättäväisesti paineen alla. Tämä opas tarjoaa kattavan kehyksen kehittää kriisitoimintasuunnitelma räätälöidään ainutlaatuisiin tarpeisiin hyväntekeväisyysjärjestöjen, pienistä yhteisön voittoa tavoittelemattomista suurista ryhmittymistä suurille kansainvälisille avustusryhmille.

Vaihe 1: Suorita perusteellinen riskinarviointi

Ennen kuin voit suunnitella kriisiä, sinun täytyy ymmärtää mitä olet suunnittelemassa. Riskiarviointi tunnistaa uhat organisaatiosi kohtaa ja arvioi niiden todennäköisyys ja mahdollinen vaikutus. Tämä prosessi pitäisi sisältää panos koko organisaatiosi, kuten ohjelma henkilökunta, toiminta, rahoitus ja johtajuus.

Säästöyn oikeutettujen organisaatioiden riskiluokat

Yhteiset riskit kuuluvat useisiin luokkiin. []Luonnonkatastrofit[ sisältävät tulvia, hurrikaaneja, maanjäristyksiä ja metsäpaloja, jotka voivat vahingoittaa laitoksiasi tai häiritä ohjelmiasi. []Syysuhat[[[]]], kuten lunsomware-hyökkäykset, phishing-huijaukset, ja tietoturvarikkomukset voivat paljastaa lahjoittajatietoja ja arkaluonteisia edunsaajatietoja. []Rahoitus- ja toimintariskejä voivat syntyä työntekijöiden tai vapaaehtoisten tekemistä onnettomuuksista, huonoista ohjelmatuloksista tai negatiivisesta median kattavuudesta. Terveystilanteet[]], kuten COVID-19-pandemia osoittaa, voivat paljastaa lahjoittajan ja alttiina olevien henkilöiden toiminnan ja rasitteenoton riskit [[[[]].

Arvioinnin toteuttaminen

Aloita kokoamalla ristitoiminnallinen tiimi aivoriihen, joka voi olla erityisen tärkeä tehtäväsi ja maantieteesi kannalta. Käytä riskimatriisia, jolla jokainen uhka saadaan pisteytettyä kahdella akselilla: todennäköisyys (harvinaisesti lähes varma) ja vaikutus (vähäinen katastrofaalisesta). Tämä harjoitus auttaa sinua priorisoimaan, mitkä riskit vaativat eniten valmistautumista. Jokaisessa erittäin tärkeässä riskissä, dokumentoi laukaisimet, varoitusmerkit ja mahdolliset seuraukset. Ulkoinen resurssi, kuten [Ready.govin opas voittoa tavoittelemattomille [ tarjoaa lisätarkistuslistat, jotka on räätälöity hätävalmiusvalmiuksiin.

Vaihe 2: Perustetaan erityinen kriisinhallintaryhmä

Kriisin aikana päätösttömyys voi olla yhtä vahingollista kuin itse tapahtuma. Nimetty kriisinhallintaryhmä varmistaa, että auktoriteetti on selkeä, päätökset tehdään nopeasti, eikä mitään kriittistä tehtävää unohdeta. Tämän tiimin tulisi olla riittävän pieni toimimaan tehokkaasti mutta riittävän kattava kattamaan kaikki olennaiset alat.

Joukkueen kokoonpano ja roolit

Antakaa seuraavat tehtävät organisaatiorakenteenne perusteella. kriisiryhmän johtaja[ .Tyypillisesti toimitusjohtaja tai hallituksen jäsen . vastaa lopullisista päätöksistä ja toimii lopullisena viranomaisena. viestintä johtaa[[] johtaa viestintää henkilöstölle, avunantajille, medialle ja yleisölle. -toiminta johtaa [[]] valvoo turvallisuutta, logistiikkaa ja palvelujen jatkuvuutta. ]-lakimies ja säännösten noudattamisesta vastaava virkamies[[[]] antaa neuvoja sääntelyvelvoitteista ja vastuukysymyksistä.

Joukkueen vaikutusvallan lisääminen

Kriisitiimilläsi on oltava valtuudet tehdä päätöksiä odottamatta hallituksen hyväksyntää aikaherkissä tilanteissa. Määritä selkeät parametrit sille, mitä päätöksiä voidaan tehdä itsenäisesti ja mikä vaatii eskalointia. Tiimin on myös perustettava turvallinen viestintäkanava, kuten ryhmäkeskustelu tai salattu viestisovellus, koordinoimaan aktiivista kriisiä.

Vaihe 3: Rakenna vahvat viestintästrategiat

Viestintä on kriisinhallinnan elinehto. Sidosryhmät tarvitsevat tarkkaa, oikea-aikaista ja empaattista tietoa luottamuksen ylläpitämiseksi ja asianmukaisten toimien toteuttamiseksi. Suunnitelmassa on käsiteltävä sekä sisäistä että ulkoista viestintää, jossa mallit ja protokollat ovat valmiita ottamaan käyttöön hetken varoitusajalla.

Sisäinen viestintä

Henkilökuntasi ja vapaaehtoisesi ovat etusijalla. Heidän on tiedettävä, mitä tapahtuu, mitä heiltä odotetaan, ja miten pysyä turvassa. Kehitetään tasoitettu ilmoitusjärjestelmä: alustava hälytys teksti- tai puhelulla, jota seuraa säännöllinen päivitys sähköpostitse tai sisäisellä alustalla. Esiskriptiviestit eri skenaarioissa, jotta voit kommunikoida nopeasti jopa stressin alla. Sisällytä ohjeet operaatioiden keskeyttämiseen, evakuointitiloihin tai siirtymiseen etätyöhön.

Ulkoinen viestintä

Ulkopuolisia yleisöjä ovat lahjoittajat, edunsaajat, kumppaniorganisaatiot, media ja suuri yleisö. Tunnista päätiedottajasi ja kouluta heitä kriisiviestintätekniikoissa. Valmistele lehdistötiedotteita, sosiaalisen median viestit ja verkkosivustopäivitykset, jotka voidaan räätälöidä tiettyjä tapahtumia varten. Viestintäsi pitäisi tunnustaa tilanne, ilmaista empatiaa, kertoa mitä teet, ja tarjota tapa ihmisille saada päivityksiä tai tarjota apua. []CDC:n kriisi- ja kriisiriskiviestintä (CERC) -kehys[[] tarjoaa erinomaista opastusta käsikirjoitusviesteistä, jotka rakentavat luottamusta ja vähentävät paniikkia.

Sidosryhmien kartoitus

Kaikki sidosryhmät eivät tarvitse samaa tietoa samanaikaisesti. Luo sidosryhmäkartta, jossa yksilöidään kunkin ryhmän ensisijaiset huolenaiheet, haluamasi viestintäkanava ja päivitysten aikajana. Esimerkiksi suuret lahjoittajat saattavat tarvita pääjohtajalta henkilökohtaista puhelua, kun taas yleisöä palvelee parhaiten lehdistötiedote ja sosiaalisen median viestit.

Vaihe 4: Kehitetään skenaariokohtaisia vastausmenettelyjä

Yksi suunnitelma ei sovi kaikkiin kriiseihin. Vaikka yleisen toimintakehyksenne pitäisi olla johdonmukainen, tietoturvaloukkauksen edellyttämät erityistoimet poikkeavat suuresti niistä toimista, joita tarvitaan luonnonkatastrofin aikana. Kehittäkää toimintamenettelyt kaikkein ensisijaisimpia riskejä varten ja täsmentäkää vaiheittaiset toimet välitöntä reagointivaihetta varten (ensimmäiset 24-48 tuntia).

Kaikkiin vastausmenettelyihin liittyvät keskeiset osatekijät

Jokaiseen menettelyyn olisi sisällyttävä: 1) se, miten kriisi aluksi havaitaan ja raportoidaan, 2) kriisiryhmän aktivoinnin kriteerit, 3) välittömät turvallisuustoimet (esim. evakuointi, järjestelmän sulkeminen, lääketieteellinen hoito), 4) viranomaisten, vakuutuksenantajien ja sidosryhmien ilmoitusprotokollat, (5) dokumentointivaatimukset ja (6) komentoketju päätösten nopeuttamiseksi.

Esimerkki: Kyberturvallisuustilanne

Lunnasohjelmiston hyökkäys, menettely voi sisältää: eristää vahingoittuneet järjestelmät verkosta välittömästi, ilmoittaa IT-johto ja kriisi tiimin johtaja, ota yhteyttä kybervakuutusoperaattori ja oikeudellinen neuvonantaja, älä maksa lunnasrahoja ilman asiantuntija neuvoja, ja valmistella viestinnän luovuttajille ja kumppaneille mahdollisesta datan altistumista. Kouluttaa kaikki henkilökunta tunnistaa phishing yritykset ja ilmoittaa epäilyttävää toimintaa. [Nonprofit Cybersecurity resurssikeskus[[] tarjoaa lisäresursseja pienempille organisaatioille, joilla on rajoitettu IT-budjetti.

Esimerkki: Natural Diaster Procedure

Hurrikaani tai kulovalkeus uhkaa laitos, menettely voi sisältää: valvoa säähälytykset virallisten kanavien kautta, aktivoida ilmoitusjärjestelmä sulkea toimistot ja peruuttaa ohjelmia, siirtää kriittiset tiedot ja laitteet turvata paikoissa tai pilvi varmuuskopioita, tarkistaa henkilökunta ja edunsaajat katastrofialueilla, ja koordinoida paikallisten hätähallinta virastot. Pre-asento tarvikkeet kuten ensiapupakkaukset, taskulamput, ja varavirtalähteet.

Vaihe 5: Valmista resurssit, kontaktit ja digitaaliset työkalut

Kriisi ei ole aika etsiä puhelinnumeroita tai paikantaa hätätarvikkeita. Suunnitelmassasi pitäisi olla keskitetty resurssihakemisto, joka on saatavilla sekä digitaalisesti että tulostettuna. Tämä hakemisto on tarkistettava ja päivitettävä neljännesvuosittain.

Hätäpuhelut

Kääntäkää lista keskeisistä kontakteista, kuten paikallisista poliisi- ja palolaitoksista, sairaaloista, myrkkyjen valvonnasta, hyödyllisyysyrityksistä, vakuutusmeklarista, lakimiehistä, IT-tuesta ja kriisisuhde-asiantuntijoista. Sisällytä tunnin jälkeen yhteystiedot ja varmuuskontaktit jokaiselle.

Fyysiset ja digitaaliset resurssit

Varastot tarvittavat tarvikkeet, kuten ensiapupakkaukset, hätäruoka ja vesi, taskulamput, akut ja huovat, jos organisaatiosi toimii fyysisessä laitoksessa. Digitaalista valmius, ylläpitää säännöllisesti salattuja varmuuskopioita tietoja, tallentaa ne offsite tai pilvi, ja testi ennallistamismenettelyt. Varmista, että tiimilläsi on pääsy varmuuskopio viestintälaitteita kuten satelliittipuhelimet tai kaksisuuntainen radioita, jos soluverkot voivat olla alas.

Ohjaus kriisisuunnitelman hallintaan

Digitaalinen sisältöalusta, kuten Directus, voi toimia koko kriisisuunnitelmasi keskusvarastona. Tallenna riskinarviointiasiakirjat, yhteystiedot, viestintämallit ja skenaariokohtaiset menettelyt turvalliseen, roolipohjaiseen järjestelmään, joka on kaikkien laitteiden valtuutettujen kriisitiimin jäsenten käytettävissä. Directusin joustavan sisällön mallintamisen avulla voit luoda jäsenneltyjä merkintöjä jokaiseen kriisiskenaarioon, linkittää asiaankuuluvat yhteystiedot ja resurssit sekä nopeasti työntää päivityksiä tiimiisi tilanteen kehittyessä. Tämä poistaa kaaoksen, joka johtaa useiden laskentataulukoiden tai paperinsitojien jahtaamiseen joka minuutti.

Vaihe 6: Juna, testi ja jatkuva parantaminen

Suunnitelma, joka istuu kansiossa, ei ole suunnitelma. Säännöllinen koulutus ja simulaatioharjoitukset varmistavat, että tiimisi tietää niiden roolit, menettelyt ovat käytännöllisiä, ja aukot tunnistetaan ennen todellista hätätapausta. Sitoudu jatkuvaan koulutus-, testaus- ja päivityssykliin.

Harjoitukset

Aloita ]-tabletop-harjoituksella[, jossa kriisiryhmä kokoontuu puhumaan hypoteettisen skenaarion läpi askel askeleelta. Tämä matalapaineasetus auttaa tunnistamaan epäselvät luovutukset tai puuttuvan tiedon. Seuraavaksi, suorittaa -toiminnon[], joka testaa erityisiä menettelyjä, kuten ilmoitusjärjestelmän aktivointia tai viestintämallin toteuttamista. Korkea-asteen organisaatioiden osalta -täydellinen harjoitus[[-] edellyttää realistisen kriisin simulointia useilla elementeillä, kuten koordinoidulla median reagoinnilla, evakuointimenettelyillä ja tietojen palautumisella.

Toimien jälkeiset arvioinnit

Tee jokaisen harjoituksen jälkeen toiminnan jälkeinen tarkastelu sen selvittämiseksi, mikä on toiminut, mikä ei, ja mitä on parannettava. Dokumentoi nämä havainnot ja päivitä suunnitelmasi vastaavasti. Määritä omistajuus jokaiselle toimelle selkeällä aikataululla. Kannusta rehellistä palautetta kaikilta osallistujilta, mukaan lukien ne, jotka ovat saattaneet havaita puutteita viestinnässä tai resursseissa.

Suunnitelman säilyttäminen nykyisellään

Kriisinhallintasuunnitelmasi pitäisi olla elävä asiakirja. Tarkista se vähintään vuosittain tai aina kun organisaatiosi tekee merkittäviä muutoksia, kuten siirtyä uuteen laitokseen, käynnistää uuden ohjelman tai menettää avainhenkilö. Tilaa uhkaus tiedustelusyötteitä kannalta merkityksellisiä sektorisi pysyä tietoinen nousevista riskeistä.

Erityishuomioita hyväntekeväisyyteen osallistuville järjestöille

Hyväntekeväisyysjärjestöt kohtaavat ainutlaatuisia haasteita, jotka erottavat kriisin suunnittelun voittoa tavoittelevista yrityksistä. Näiden vivahteiden ymmärtäminen tekee suunnitelmastasi tehokkaamman ja suojelee ihmisiä, joita palvelet.

Haavoittuvien edunsaajien suojeleminen

Jos organisaatiosi palvelee lapsia, vanhuksia, vammaisia tai muita haavoittuvia väestöryhmiä, kriisimenettelyihin on sisällyttävä erityisiä turvatoimenpiteitä. Tähän voi sisältyä evakuointituoleja muille kuin avohoitohenkilöille, viestintäapuvälineitä kuulo- tai näkövammaisille sekä protokollia edunsaajien yhdistämiseksi perheiden kanssa. Koordinoi paikallisten pelastuspalvelujen kanssa, jotta he ovat tietoisia väestön tarpeista.

Vapaaehtoisviestinnän johtaminen

Vapaaehtoiset ovat tärkeitä monille hyväntekeväisyystehtäville, mutta ne voivat olla viestinnän haaste kriisin aikana. Toisin kuin henkilöstö, heillä ei ehkä ole säännöllistä pääsyä sisäisiin kanaviin. Sisällytä vapaaehtoiset ilmoitusjärjestelmään ja anna selkeät ohjeet siitä, milloin raportoida ja milloin jäädä kotiin. Harkitkaa erillistä protokollaa vapaaehtoisille, jotka haluavat auttaa kriisin aikana, mutta jotka on ohjattava turvallisiin rooleihin.

Luottamuksellisuuden säilyttäminen kriisien aikana

Organisaatiosi voi pitää hallussaan arkaluontoista tietoa edunsaajista, kuten potilastietoja, taloudellisia historiatietoja tai henkilökohtaisia tarinoita. Kriisi voi luoda paineita tietojen nopeaan julkaisemiseen, mutta luottamuksellisuuden loukkaukset voivat aiheuttaa pysyvää haittaa. Sisällytä ohjeet viestintästrategiaasi siitä, mitä tietoja voidaan jakaa ulkoisesti ja mitä on edelleen suojattava, jopa median valvonnassa.

Rahoitusresilienssi ja vakuutus

Suuri kriisi voi häiritä varainhankintaa ja luoda odottamattomia kuluja. Tarkista vakuutussopimukset, joilla varmistetaan, että ne kattavat kriisiin liittyvät tappiot, mukaan lukien kybervastuu, liiketoiminnan keskeytys, sekä johtajien ja virkamiesten vastuu.Pidä vararahasto, joka vastaa vähintään kolme kuukautta toimintakuluja, ja harkita sellaisen luottolinjan perustamista, joka voidaan nostaa nopeasti. [National Council of Nontrontrollities[ tarjoaa ohjausta rahoitusriskien hallintaan hyväntekeväisyysjärjestöille.

Valmiuskulttuurin rakentaminen

Viime kädessä vankin kriisisuunnitelma on vain yhtä tehokas kuin sen toteuttavat ihmiset. Kasvata kulttuuria, jossa valmius on osa arjen toimintaa, ei kerta-a-year harjoitusta. Kannusta henkilökuntaa raportoimaan läheltä piti -tilanteista, jakamaan turvallisuusehdotuksia ja osallistumaan koulutukseen ilman syyllisyyden pelkoa. Tunnista ja palkitse valppautta. Kun koko organisaatiosi omaksuu ajattelutavan, että kriisit eivät ole kysymys jos vaan milloin, rakennat selviytymiskykyä, joka ulottuu paljon pidemmälle kuin mikään yksittäinen suunnitelma.

Valmius on myös luottamussignaali lahjoittajille ja kumppaneille. Kun sidosryhmät näkevät, että sinulla on jäsennelty ja hyvin käytetty kriisisuunnitelma, he ovat todennäköisemmin uskollisia vaikeina aikoina. He tietävät, että heidän panoksensa ja heidän palvelemansa ihmiset ovat kykenevässä käsissä.

Päätelmä

Kehittämällä kriisien torjuntasuunnitelma on yksi tärkeimmistä investoinneista hyväntekeväisyysjärjestö voi tehdä. Se suojaa tiimisi, edunsaajia, maine, ja kyky täyttää missio, kun odottamaton tapahtuu. Arvioimalla perusteellisesti riskejä, koota ammattitaitoinen tiimi, rakentaa viestintä strategioita, luoda skenaario-kohtaisia menettelyjä, valmistella resursseja, ja sitoutuminen jatkuvaan koulutukseen, voit navigoida hätätilanteita selkeällä ja luottavainen. Aloita tänään jopa osittainen suunnitelma on parempi kuin ei mitään, ja jokainen parannus tuo sinut lähemmäksi todellista organisaation sietokykyä.