Yleiskatsaus yhteisiin arkistointimenetelmiin

Arkistointimenetelmät ovat kaikkien organisoitujen asiakirjojen hallintajärjestelmien selkäranka. Olitpa sitten yksin toimiva ammattilainen, pienyritys tai osa suurta yritystä, tapa, jolla rakennat tiedostosi suoraan vaikuttavat kykyysi hakea tietoa nopeasti, ylläpitää vaatimustenmukaisuutta ja vähentää operatiivista yleisyyttä. Vaikka alkuperäinen artikkeli esitteli viisi standardia lähestymistapoja.Aakkosellinen, numeeriset, kronologinen, maantieteellinen ja subjekti arkistointi.Jokaisella menetelmällä on vivahteet, jotka voivat tehdä tai rikkoa sen tehokkuutta riippuen kontekstista. Alla tarkastellaan jokaista menetelmää perusteellisesti, mukaan lukien tosimaailman sovelluksia, vahvuuksia ja rajoituksia, ennen kuin tutkitaan modernia hybridi- ja digitaalista järjestelmää, jotka yhdistävät nämä perinteiset periaatteet ja teknologia.

Aakkosellinen tiedosto

Aakkosellinen arkistointi järjestää asiakirjoja, jotka perustuvat nimen, nimen tai avainsanan ensimmäiseen kirjaimeen (ja sen jälkeisiin kirjaimiin). Se on intuitiivisin järjestelmä useimmille ihmisille, koska se peilaa sitä, miten sanakirjat, hakemistot ja kirjastot järjestävät tietoa. Tätä menetelmää käytetään laajasti asiakastietoihin, henkilöstötiedostoihin, toimittajahakemistoihin ja yleiseen kirjeenvaihtoon.

Edut

  • Helppo ymmärtää:[] Ei tarvita monimutkaista koulutusta. Lähes kuka tahansa voi paikantaa tiedoston yksinkertaisesti skannaamalla aakkosjärjestyksessä.
  • Käyttönopeus:[] Pienten ja keskisuurten kokoelmien haku on lähes välitöntä, erityisesti kun siihen yhdistetään selkeät merkinnät.
  • Väitetty virheellinen arkistointi:[] Koska tilaus perustuu tunnettuun sekvenssiin (aakkosiin), käyttäjät eivät ole yhtä todennäköisesti sijoittaneet asiakirjaa väärään kohtaan kuin koodeja käyttäviä järjestelmiä.

Haitat

  • Kirja, jossa on suuri määrä:[] Tiedostojen kertyessä järjestelmästä tulee tiheä. Esimerkiksi yritys, jolla on tuhansia asiakaskansioita nimellä "Smith" voi vaatia alijärjestelyä (esim. etunimellä tai ID).
  • Huono skaalattavuus:[] Aakkosjärjestys ei luonnostaan ryhmittele toisiinsa liittyviä kohteita teeman tai päivämäärän mukaan. Suurille tietokannoille numeeriset tai digitaaliset järjestelmät ovat tehokkaampia.
  • Nimi epäjohdonmukaisuus:[ Muutokset kuten "McDonald" vs. "MacDonald" tai "St. John" vs. "Saint John" voivat aiheuttaa sekaannusta, ellei tiukka viittaussääntö ole vahvistettu.

Aakkosellinen arkistointi toimii parhaiten ympäristöissä, joissa asiakirjojen määrä on kohtuullinen ja ensisijainen hakukriteeri on henkilön nimi, organisaatio, tai tuote. Kirjastoille se on standardi fiktiokokoelmia, mutta ei-fiction usein vaihtaa subjektipohjaisiin järjestelmiin kuten Dewey Decimal Classification.

Numeerinen arkistointi

Numeerinen arkistointi antaa jokaiselle asiakirjalle, kansiolle tai tietueelle yksilöllisen numerotunnuksen (tai aakkosnumeerisen koodin). Tämä järjestelmä on yleinen kirjanpidossa, oikeudellisissa käytännöissä, potilastiedoissa ja varastonhallinnassa.

Edut

  • Tarkistettu luottamuksellisuus:[] Luku ei paljasta mitään sisältöä koskevia tietoja. Tämä on ratkaisevan tärkeää arkaluonteisten asiakirjojen, kuten potilastiedostojen tai oikeudellisten sopimusten kannalta.
  • Helppo seurata ja laajentaa:[] Uudet asiakirjat annetaan seuraava saatavilla oleva numero, joten on helppoa lisätä tiedostoja häiritsemättä olemassa olevaa tilausta.
  • Tuki ristiinviittaus:[] Indeksillä voidaan yhdistää yksi asiakirja useisiin numeroihin (esim. laskun numero, asiakastunnus, hankekoodi).

Haitat

  • edellyttää luotettavaa hakemistoa:[] Ilman hakukelpoista hakemistoa (joko paperia tai digitaalista), asiakirjan löytäminen on mahdotonta, jos et tiedä sen numeroa.
  • Harjoittelun yläpuolella:[] Henkilökunnan on opittava käyttämään indeksointijärjestelmää ja voi olla vaikeaa muistaa, jos numerot ovat pitkiä tai ei-intuitiivisia.
  • Havaintoa on vaikea havaita:[] Väärä numero voidaan haudata tuhansien muiden joukossa, eikä sitä saa huomata ennen kuin tiedostoa tarvitaan eikä sitä löydetä.

Numeroinnissa arkistointi usein hyvin kronologisen osan. Esimerkiksi laskut on jätetty numeroita, mutta ristiviittattu päivämäärän mukaan. Nykyajan asetukset, monet organisaatiot käyttävät [] kirjaa hallintajärjestelmä[], joka automaattisesti määrittää ja indeksoi numerot, sekoittamalla paperia ja digitaalisia lähestymistapoja.

Kronologinen arkistointi

Chronological arkistointi järjestää asiakirjoja päivämäärän . päivä, kuukausi, ja vuosi.Joko nousevassa tai laskevassa järjestyksessä. Tämä menetelmä on ihanteellinen seurata tapahtumia ajan mittaan: projektin aikajanat, kirjeenvaihto lokit, kirjanpitotapahtumat, ja oikeustapaushistoria.

Edut

  • Tarkista aikajana näkymä:[] Käyttäjät voivat nähdä täydellisen sarjan tapahtumia, joka on arvokas tarkastuksia, oikeudellinen löytö, ja edistymisen arviointeja.
  • Ylläpitäjän on pidettävä yllä:[]] Uuden asiakirjan lisääminen edellyttää vain, että se merkitään asianmukaisen päivämäärän loppuun (tai alkuun).
  • toimii hyvin muiden järjestelmien kanssa:[] Kronologiaa käytetään usein alalajitelmana aakkos- tai numerojärjestelmien sisällä (esim. kaikki asiakkaan laskut, jotka on järjestetty päivämäärän mukaan).

Haitat

  • Ei ole mahdollista löytää tiettyjä asiakirjoja:[] Jos muistat päivämäärän suunnilleen, sinun täytyy ehkä skannata alue. Tarkka haku, täydentävä indeksi tarvitaan.
  • edellyttää johdonmukaista päivitystä:[] Jos asiakirjoja lisätään epäkunnossa tai ei ole merkitty oikein, sekvenssi katkeaa.
  • Ei sovellu suuriin, monimuotokokoelmiin:[] Ilman aiheittain tai tyypeittäin ryhmittelyä kronologisesta arkistoinnista voi tulla ylivoimainen päivämäärien luettelo.

Kronologinen arkistointi on laajalti käytössä sähköpostinhallinta ja digitaalinen arkistointi, jossa päivämäärä postimerkit ovat automaattisia. Fyysisten tiedostojen, se on yleinen päiväkirja merkinnät, päivittäiset lokit, ja asiakkaan nimitys historiat. Kun pariksi hakukelpoinen tietokanta, se tulee tehokas työkalu aikasarja-analyysiin.

Maantieteellinen arkistointi

Maantieteelliset arkistointiryhmät asiakirjat sijainnin .Maan, valtion, kaupungin, alueen tai jopa tietyn osoitteen mukaan. Tämä menetelmä on välttämätön yrityksille, jotka toimivat eri aloilla, kuten kiinteistö-, logistiikka-alan yritykset ja valtion virastot, jotka hallinnoivat alueellisia tietoja.

Edut

  • Sijaintikohtainen käyttö:[] Käyttäjät voivat nopeasti hakea kaikki tiettyyn alueeseen liittyvät tiedostot markkina-analyysia, sääntelyn noudattamista tai operatiivista suunnittelua varten.
  • Jaettujen tiimien luonnollinen ryhmittely:[ Eri alueiden myyntiryhmät voivat säilyttää omat alitiedostonsa, kun taas keskusjärjestelmä on edelleen maantieteellisen järjestelmän organisoima.
  • Helpottaa alueellista raportointia:[] Tietojen yhdistäminen sijainnin mukaan on yksinkertaista, kun tiedostot on jo lajiteltu maantieteellisesti.

Haitat

  • Korkoavien alueiden osalta voi syntyä sekaannusta:] Esimerkiksi "Länsi-Eurooppa" -hankkeen kattavaan hankkeeseen liittyvä asiakirja voidaan jättää "Eurooppa" tai "Ranska," joka edellyttää ristiviittauksia.
  • Hyvä ylläpito:[) Poliittiset rajat muuttuvat ja uusia alueita syntyy. Luokitusjärjestelmä on päivitettävä pysymään paikkansa.
  • Limitoitu ristiviittaus:[] Asiakkaan asiakirja, joka muuttaa uudelle alueelle, on ehkä arkistoitava uudelleen tai luotava kopioita, joista molemmat ovat epäyhtenäisiä.

Maantieteellinen rekisteröinti on tehokkainta, kun sitä yhdistetään muihin menetelmiin. Esimerkiksi rekisteröityminen maittain ensin, sitten aakkosjärjestyksessä kussakin maassa. Digitaalisilla järjestelmillä voidaan päällystää maantieteellisiä tunnisteita minkä tahansa ensisijaisen luokituksen päälle, jolloin sijaintiin perustuva haku on erittäin joustavaa.

Kohde

Aihe arkistoi dokumentteja aiheittain, kategorioittain tai aiheittain. Tämä menetelmä on yleinen tutkimuskirjastoissa, akateemisissa osastoissa, markkinointiryhmissä ja kaikissa ympäristöissä, joissa tietoja on saatavilla sisällön eikä nimen tai päivämäärän perusteella.

Edut

  • Intuitiivinen sisältöpohjaiseen tutkimukseen:[ Käyttäjät voivat selata kaikkia tiettyä aihetta koskevia materiaaleja tarvitsematta tietää nimiä tai päivämääriä.
  • Tuki poikkitieteellistä työtä:[] Kestävyyttä koskevat asiakirjat saattavat tulla insinööri-, markkinointi- ja lakiasioista yhdessä paikassa.
  • Kehitä perusteellinen löytö:[] Kun tiedostot ryhmitellään aiheen mukaan, käyttäjät usein löytävät odottamattomia yhteyksiä ja niihin liittyvää sisältöä.

Haitat

  • Laaja aihe: Aihe, kuten "Rahoitus" voi ilmapallo satoja kansioita ellei alaryhmiä on tarkkaan määritelty.
  • Myös uudelleenjärjestely on tarpeen:[] Kun uusia aiheita syntyy tai vanhat vanhenevat, on taksonomia tarkistettava.
  • Ilman selkeitä sääntöjä asiakirja voidaan jättää väärin.

Aiheen arkistoinnissa käytetään usein hierarkkista rakennetta (esim. pääaiheita osa-aiheilla) monimutkaisuuden hallintaan. Monet digitaaliset sisällönhallintajärjestelmät perustuvat tähän menetelmään käyttäen tunnisteita ja luokkia fyysisten kansioiden sijaan. Ohjeita tehokkaiden taksonomien rakentamiseen on ] ISO 25964-standardia sauri- ja yhteentoimivuus[.

Digitaaliset tiedostojärjestelmät ja hybridiratkaisut

Nykyisin useimmat organisaatiot eivät luota pelkästään paperitiedostoihin. Digitaaliset arkistointijärjestelmät. Olipa pilvipohjainen dokumentinhallinta alustoja, paikallisia verkko-asemat, tai erikoistunut ohjelmisto. Tarjoaa tehokas haku, versionhallinta ja käyttöoikeudet. Kuitenkin periaatteet viisi klassista menetelmiä edelleen.

Hybridilähestymistavat yhdistävät useita menetelmiä yhden järjestelmän sisällä. Esimerkiksi numeeriset tunnisteet] asiakirjakoodeissa, []chronologinen tilaus[]] luomisajankohdan mukaan ja [[]] subject-pohjaiset tunnisteet[[]]] löydössä. Modernit alustat automaattisesti indeksitiedostoja kaikkien kolmen, jolloin voit suodattaa tai etsiä minkä tahansa ominaisuuden.

Kun siirrytään puhtaasti fyysisestä järjestelmästä digitaaliseen järjestelmään, on otettava huomioon seuraavat:

  • Continue nameing conventions:[] Käytä yhtenäistä muotoa (esim. VVVV-MM-DD Aubject Decription), joka toimii sekä digitaalisissa että fyysisissä varmuuskopioissa.
  • Metadatastandardit:[ Ota avainkentät (asiakkaan nimi, päiväys, kohde, sijainti) niin, että haku on tehokasta ilman kansiohierarkiaa.
  • Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus:[ Digitaalisten järjestelmien on pidettävä yllä jäljitysketjuja ja pääsyn valvontaa niiden aloilla, joihin sovelletaan HIPAA- tai GDPR-säännöksiä.
  • Integraatio olemassa oleviin työnkulkuihin:[) Arkistojärjestelmän pitäisi sopia siihen, miten tiimisi luonnollisesti toimii, ei päinvastoin.

Digitaalisen arkistoinnin parhaista käytännöistä on laadittava kattava yleiskatsaus ARMA International -organisaatioon, joka antaa ohjeita tiedonhallinnasta ja arkistojen hallinnasta.

Miten valita oikea tiedostomenetelmä

Valitsemalla arkistointimenetelmä ei ole yhden koon-sopii-kaikki päätös. Oikea valinta riippuu huolellinen analyysi tarpeistasi. Käytä seuraavia kriteerejä kaventaa vaihtoehtoja:

  • Asiakirjojen määrä:[ Pienet kokoelmat (alle 500 tiedostoa) toimivat hyvin aakkos- tai kronologisissa järjestelmissä. Suuret kokoelmat edellyttävät usein numeerisia tai aihekohtaisia lähestymistapoja, joissa on digitaalinen indeksointi.
  • Erityinen käyttötapa:[] Miten etsit tiedostoja useimmiten? Nimen mukaan? Päivämäärä? Aiheen mukaan? Valitse menetelmä, joka vastaa tyypillistä hakukäyttäytymistäsi. Jos tarvitset useita hakupolkuja, harkitse hybridiä tai digitaalista järjestelmää.
  • Yhteistyövaatimukset:[ Joukkuepohjaiset ympäristöt hyötyvät standardoiduista järjestelmistä, joissa kaikki noudattavat samoja sääntöjä. Jos mukana on etäryhmiä, on suositeltavaa käyttää pilvipohjaista digitaalista arkistointijärjestelmää, jossa on roolipohjaiset oikeudet.
  • Säännölliset ja luottamukselliset tarpeet:[ Taloudellinen, oikeudellinen ja lääketieteellinen tieto vaatii usein numeerista arkistointia jäljitysketjuihin ja yksityisyyteen. Tarkista toimialakohtaiset säännökset ennen päätöstä.
  • Kasvuennusteet:[ Voiko asiakirjasi määrä kaksinkertaistua kahdessa vuodessa? Valitse skaalautuva menetelmä.Nimikirja tai ala-ala-asteita.
  • Haettavissa oleva koulutus ja resurssit:[ Monimutkaiset järjestelmät (esim. maantieteelliset ja monet alueet) vaativat jatkuvaa huoltoa ja koulutusta.

On myös viisasta pilot oman valitun menetelmän pieni osajoukko tiedostoja ennen liikkuvan sen laaja. Näin voit tunnistaa käytännön kysymyksiä. Kuten monitulkintaisuus luokittelussa tai hidas haku.

Parhaat käytännöt arkistointijärjestelmän ylläpitoon

Riippumatta siitä, minkä menetelmän valitset, arkistointijärjestelmä on vain yhtä hyvä kuin sen ylläpito. Näiden parhaiden käytäntöjen toteuttaminen pitää tiedostosi organisoituina ja saatavilla pitkällä aikavälillä:

  • Lahjoitetaan selkeät nimityssäännöt:[ Dokumentoi nimitykset, kansioiden nimet ja tiedostokoodit. Lähetä ne näkyvään paikkaan tai sisällytä ne yhteiseen tietopohjaan.
  • Johnen säännöllisiä arvosteluja:[ Aikataulu neljännesvuosittain tai puolivuosittain tarkastuksia puhdistaa vanhentuneita tiedostoja, päivittää väärin luokitellut kohteet, ja tarkentaa luokat.
  • Käytä ristiviittauksia ja hakemistoja:[] Fyysisissä järjestelmissä on pidettävä yllä indeksikorttijärjestelmää tai yksinkertaista laskentataulukkoa, jossa jokainen asiakirja on merkitty sen ensisijaisiin ja toisiorekisteröintitunnisteisiin.
  • Standardoi arkistointitarvikkeet:[ Käytä yhtenäisiä värikoodattuja tarroja, ripustaa kansioita ja jakajia tehdä visuaalisen skannauksen nopeampaa.
  • Kouluta kaikki käyttäjät:[ Tarjoa peruskoulutus ja kertaus istuntoja. Yksi henkilö väärin ilmoittautuminen voi kasata tuntia lisätyötä koko joukkue.
  • Takaisin digitaalitiedostoja:[[] Jos käytät digitaalista komponenttia, varmista, että automaattiset varmuuskopiot ovat käytössä. Pilvipalvelut, joilla on versiohistoria (kuten Google Drive tai SharePoint), lisäävät lisäturvatason.

Ks. tarkemmin arkistojen säilytysaikataulut ja loppusijoitus UKin kansallisarkistosta annettava ohje , jossa sovelletaan periaatteita, joita voidaan käyttää millä tahansa lainkäyttöalueella.

Päätelmä

Oikean kirjaamismenetelmän valinta on strateginen päätös, joka vaikuttaa päivittäiseen tuottavuuteen, vaatimustenmukaisuuteen ja pitkän aikavälin tiedonhallintaan. Vaikka klassisilla menetelmillä.Aakkosellinen, numeeriset, kronologinen, maantieteellinen ja subjektirekisteröintionki on selvä vahvuus, tehokkaimmat järjestelmät usein sekoittavat useita lähestymistapoja tai ottavat käyttöön digitaaliset työkalut, jotka automaattisesti käsittelevät ristiviittauksia ja hakua. Arvioimalla tilavuuden, käyttömallit, tiimirakenne ja kasvusuunnitelmat, voit valita menetelmän, joka ei ainoastaan vastaa nykypäivän tarpeita vaan mukautuu huomisen haasteisiin. Toteuta valittu järjestelmä johdonmukaisella nimeämisellä, säännöllisillä arvioinneilla ja perusteellisella koulutuksella, ja muunnat dokumentin ylikuormituksen hyvin öljytetyksi tietoomaisuudeksi.