Comprendre les PAC non liés

Contrairement aux CCP liés, qui ne peuvent solliciter que leur catégorie restreinte (p. ex., employés, actionnaires, membres du syndicat), les CCP non liés peuvent solliciter n'importe quel particulier. Cette vaste capacité de collecte de fonds s'accompagne d'obligations réglementaires strictes en vertu de la Loi sur la campagne électorale fédérale (LEFP). La dissolution ou la fusion d'un CCP non lié exige une stricte conformité aux règles de la Commission électorale fédérale (CÉF) ainsi qu'aux lois applicables de l'État.

Cadre juridique régissant la dissolution et les fusions

La FEC est l'organisme de réglementation principal des PAC fédéraux. Ses règlements (11 CFR Partie 102) énoncent les exigences relatives à la résiliation, à la fusion et au transfert de fonds. L'organisme exige que toutes les dettes soient retirées, que tous les rapports financiers soient déposés et que tout solde soit versé conformément aux limites de contribution et aux interdictions. Pour les PAC non liés qui sont également reconnus comme des organisations exonérées d'impôt en vertu de l'article 527 du Code interne du revenu, des règles supplémentaires s'appliquent aux IRS concernant la cessation du statut d'exemption d'impôt et le dépôt du formulaire final 8872.

Étapes pour dissoudre un PAC non lié

La dissolution, aussi appelée cessation, est le processus officiel de cessation de toute activité politique et de clôture du comité. La FEC s'attend à ce qu'un CIP se termine seulement après qu'il n'a pas de dettes ou d'obligations en souffrance et a déposé tous les rapports requis.

1. Cesser toutes les collectes de fonds et toute l ' activité politique

Avant de commencer la dissolution, le CCP doit cesser d'accepter des contributions, de faire des dépenses et de mener toute activité politique. Le comité doit aviser les donateurs et les fournisseurs qu'il se termine.

2. Paiement de toutes les dettes et obligations en cours

Le CCP doit régler toutes les dettes, y compris les factures impayées pour consultation, les logiciels de conformité, les frais juridiques, les frais bancaires et les pénalités imposées par la FEC. Si le CCP n'a pas suffisamment de fonds pour payer les dettes, le comité peut devoir demander des contributions supplémentaires (sous réserve des limites) ou le trésorier peut devenir personnellement responsable dans certaines circonstances.

3. Dépense des fonds résiduels

Après le paiement de toutes les dettes, le CIP doit verser légalement tout solde d'argent. La FEC ne permet que des utilisations spécifiques pour les fonds résiduels d'un CIP qui prend fin :

  • Remboursement aux donateurs: Les fonds peuvent être retournés aux donateurs proportionnellement à leurs contributions, mais seulement si le donateur peut être identifié et que le remboursement ne dépasse pas le montant de la contribution initiale.
  • Don à l'organisme de bienfaisance : Les contributions à un organisme de bienfaisance admissible exonéré d'impôt (p. ex. 501c)(3) sans but lucratif) sont admissibles, à condition que l'organisme de bienfaisance ne se livre pas à une activité politique.
  • Transfert vers un autre CIP : Les fonds résiduels peuvent être transférés à un autre CIP fédéral qui n'a pas pris fin, sous réserve des limites de contribution du CIP qui reçoit le CIP. Un CIP non connecté peut être transféré à un autre CIP non relié sans limite de montant, mais le transfert est considéré comme une contribution. Si le CIP reçu est restreint (CIP connecté), tout transfert doit respecter la limite de 5 000 $ par année par transfert prévue au 11 CFR 102.12.
  • Contribuer à un comité de partis politiques :[ Le CCP peut faire un don à un comité de partis national, d'État ou local dans les limites applicables.
  • Paiement des frais de liquidation:[ Des frais raisonnables et directs de dissolution (p. ex., frais de conformité finals, frais de fermeture bancaire) peuvent être payés.

Important: Le CCP ne peut pas distribuer de fonds à des particuliers (officiers, administrateurs ou membres) à titre de profit ou de gain personnel, ce qui constituerait une contribution illégale ou une conversion des biens du comité.

4. Déposer un rapport final auprès de la FEC

Le CCP non relié qui a reçu des contributions ou fait des dépenses de plus de 1 000 $ au cours d'une année civile doit déposer un rapport de cessation d'emploi (formulaire 99 ou rapport final de 24 heures, s'il y a lieu). Le rapport final doit porter sur toutes les activités à compter de la date du dernier rapport régulièrement programmé jusqu'à la date de dissolution. Un avis de cessation d'emploi doit également être déposé, ce qui déclenche un examen par la FEC. Le comité doit certifier que toutes les dettes sont payées et tous les rapports sont déposés. La FEC a 90 jours pour s'y opposer; si aucune objection n'est soulevée, le comité est officiellement mis fin.

5. Fermer les comptes bancaires et les comptes d'investissement

Après que la FEC aura approuvé la résiliation (ou après la période d'attente de 90 jours sans opposition), le CCP devrait fermer ses comptes bancaires de campagne et tous les comptes de placement. Conserver des copies de tous les relevés bancaires et des documents de clôture de compte pendant au moins cinq ans, comme l'exigent les règles de tenue des dossiers de la FEC (11 CFR 104.14).

6. Tenir des dossiers aux fins de vérification

La FEC exige que tous les dossiers d'un CIP dissous soient conservés pendant au moins cinq ans après le dépôt du rapport de cessation d'emploi, y compris les reçus, les factures, les relevés bancaires, les copies de tous les rapports déposés, la correspondance avec la FEC et la documentation sur les décaissements résiduels.

Étapes pour fusionner deux PAC non liés

La fusion de deux CCP est moins courante que la dissolution, mais elle survient lorsque les comités s'unissent pour obtenir une efficacité stratégique, pour consolider les bases de donateurs ou pour réduire les coûts de conformité. Contrairement aux fusions d'entreprises, les fusions de CCP sont régies par les règles de la FEC sur les transferts et les contributions.

1. Approbation par les organes directeurs

Les deux CCP doivent obtenir l'approbation écrite de leurs conseils, comités directeurs ou autres organes directeurs respectifs. La résolution doit préciser quel comité survivra et qui prendra fin. Le vote doit être documenté dans les procès-verbaux de réunion et conservé dans les dossiers du comité.

2. Effectuer une vérification de la conformité des deux CCP

Avant de fusionner, chaque CCP devrait procéder à un examen approfondi de ses dossiers financiers, de ses antécédents de déclaration et de toute question de conformité en suspens. Les rapports non déposés, les pénalités ou les écarts devraient être résolus avant la fusion. Le CCP survivant assume tous les engagements du CCP qui a pris fin, y compris les amendes ou les constatations de vérification de la FEC.

3. Aviser la FEC de la concentration

La FEC exige que le CIP qui termine le processus dépose un état de fusion (formulaire 99 ou lettre) pour aviser que ses actifs et passifs ont été transférés. Le CIP survivant doit modifier son état d'organisation (formulaire 1) pour tenir compte de tout changement dans l'objet, les comités affiliés ou la structure financière. La FEC s'attend également à ce que le CIP survivant produise un rapport comprenant les fonds transférés à titre de contributions du CIP qui termine le processus.

4. Modifier les documents organisationnels au besoin

Si le PAC est organisé comme une société sans but lucratif en vertu du droit de l'État, la fusion peut exiger le dépôt d'articles de fusion avec le secrétaire d'État (ou l'équivalent). Les PAC non liés utilisent souvent le même état de constitution (p. ex. Delaware, Virginie). La modification devrait mettre à jour le nom, l'adresse et les principaux dirigeants du PAC survivant.

5. Consolider les actifs et passifs financiers

Le CIP qui termine doit fermer ses comptes bancaires et transférer tous les fonds au compte du CIP survivant. Toute dette du CIP qui termine devient une obligation du CIP survivant. Les factures en souffrance doivent être payées avant ou immédiatement après la fusion. Le CIP survivant doit également s'assurer que l'encaisse combinée ne dépasse pas le seuil de 1 000 $ qui déclenche des déclarations supplémentaires si elles ne sont pas produites.

6. Déposez des rapports financiers consolidés

Le CCP survivant doit déposer un rapport couvrant sa propre activité et l'activité du CCP qui prend fin (si une activité a eu lieu depuis le dernier rapport). Le rapport le plus récent du CCP doit servir de seuil. Les deux comités sont responsables de présenter tout rapport préalable à l'élection ou 24 heures avant que la fusion ne soit pleinement efficace.

7. Mise à jour des documents publics et des divulgations

Tous les donateurs du CIP de fin de campagne deviennent des contributeurs au CIP de survie. Les dossiers du donateur doivent être mis à jour avec les dates et les montants exacts de contribution. Le site Web de la FEC=s reflétera le CIP de fin de campagne comme terminé et les rapports de divulgation du CIP de survie comme entité consolidée.

8. Tenue de dossiers après fusion

Le CIP survivant doit conserver tous les documents du CIP qui prend fin pendant au moins cinq ans après la fusion, y compris les listes de donateurs, les contrats de fournisseur et les relevés bancaires. Les documents du CIP qui a pris fin sont assujettis aux mêmes règles de conservation que s'ils avaient été dissous de façon indépendante.

Pièges courants et comment les éviter

Les processus de dissolution et de fusion présentent plusieurs risques qui peuvent retarder la clôture ou déclencher des plaintes de la FEC.

  • Complete des dossiers financiers :[ Beaucoup de CCP ne disposent pas de dossiers détaillés sur les contributions et les dépenses, ce qui rend difficile le remboursement des donateurs ou le rapport des transferts.
  • La disposition inappropriée des fonds résiduels:[ Donner des fonds restants aux agents, les utiliser à des fins personnelles, ou faire un don à des bénéficiaires interdits (p. ex., des ressortissants étrangers, des fonds personnels candidats) viole la LEFP. Consultez toujours les directives de la FEC : le guide de fin de service de la FEC offre des règles claires.
  • Échec du dépôt du rapport de cessation d'activité à temps : La FEC s'attend à ce que les rapports finaux soient présentés au plus tard 90 jours après la cessation d'activité du comité (ou à la date de dépôt suivante).
  • Ignorer les exigences de l'État :[ Un CIP non lié qui s'est inscrit auprès d'un conseil électoral d'État (pour une activité au niveau de l'État) doit également mettre fin à l'activité ou fusionner au niveau de l'État.Les organismes d'État ont souvent des formulaires et des délais distincts.
  • Les limites de contribution pendant la fusion : Si le CIP survivant n'est pas légalement le même comité (p. ex., il s'agit d'entités juridiques distinctes), le transfert est une contribution qui pourrait dépasser la limite de 5 000 $ par choix par donateur si les fonds du CIP terminé proviennent d'un seul donateur. Les CIP non liés peuvent accepter des contributions pouvant atteindre 5 000 $ par année de la part de particuliers, mais le transfert d'un autre CIP vers un CIP non lié est aussi traité comme une contribution assujettie à la même limite. Cela peut créer un problème si le CIP terminé a un important solde de la part de nombreux petits donateurs – c'est une amende.

Calendrier et considérations pour un processus sans heurt

Les trésoriers devraient prévoir au moins 90 à 120 jours pour permettre le paiement des dettes, des rapports à préparer et un examen de la FEC. Pendant cette période, la période de --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Il est fortement conseillé de retenir un avocat ou une firme de conformité aux règles de campagne ayant l'expérience des licenciements liés au PAC. Le coût de la conformité est faible par rapport aux pénalités possibles. La FEC peut imposer des amendes pouvant atteindre 10 000 $ par infraction et l'utilisation abusive intentionnelle des fonds du PAC peut entraîner des sanctions pénales.

Ressources pour le respect des dispositions

Les trésoriers et les agents du CCP devraient utiliser les ressources officielles suivantes pour guider le processus :

En suivant les procédures décrites dans la législation fédérale et les lois des États, les PAC non liés peuvent se dissoudre ou fusionner efficacement et sans risque juridique. La clé est de commencer tôt, de tenir des dossiers méticuleux et de demander des conseils d'experts lorsque des questions se posent.