כיצד לקיים אירוע צדקה מוצלח בתקציב

Define Your Mission and Financial Blueprint

אירועים מוצלחים של צדקה מתחילים במשימה של קריסטל-קלארק.לפני שאתה מצלם מקום או הדפס עף יחיד, שאל את עצמך: איזו תוצאה ספציפית אתה רוצה? האם זה לגייס 10,000 דולר עבור בנק מזון מקומי, לאסוף 500 מעילים למקלטים חסרי בית, או להגביר את המודעות לבסיס מחקר רפואי? לרשום את המטרה העיקרית שלך ושלושה מטרות משניות.

עם המטרות שלך נעולות, ליצור תקציב גרפי.רשימה כל הוצאה אפשרית: השכרת מקום, אישורים, ביטוח, קישוטים, ציוד אודיו-ויזואלי, הדפסה, קייטרינג, בידור, צוות, וקרן עקביות (בדרך כלל 10-15% מסך עלויות הכוללות) השתמש גיליון התפשטות כדי לעקוב אחר עלויות מחקר צפויות בפועל באזור שלך עבור פריטים משותפים.

כדי לשמור על התקציב שלך מציאותי, צרכים נפרדים מרצונך.ארוחה שקטה עם חכה היא משאלה; בר תפוחי אדמה אפוי שהופקד על ידי מתנדבים הוא צורך שיכול לחסוך אלפיים.להיות כנה לגבי מה הקהילה שלך יכול לתרום באופן ריאלי.

בחר רצף שניצח ו-#8217; לא לשבור את הבנק

עלויות Venue יכולות לצרוך 40% או יותר מהתקציב שלך אם אתה ו-#8217; לא אסטרטגי להתחיל על ידי התבוננות באפשרויות חינם או בעלות נמוכה. חללים ציבוריים כמו מרכזי קהילה, פארקים ציבוריים (עם היתר), חדרי כושר בבית הספר, מרתפי הכנסייה, או אפילו חצר אחורית פרטית גדולה יכולה לשמש כאולמות מעולים.

טקטיקה חכמה נוספת היא לשתף פעולה עם עסק מקומי שיש לו מרחב גדול, כגון מרחב בישול, אירוע או מחסן.עסקים רבים פתוחים לאחסון אירוע צדקה בתמורה לחשיפה ולרצון טוב, אתה יכול להציע לכלול את הלוגו שלהם על כל חומרי השיווק, לתת להם צעקה מחוץ לרמה, או רשימה של אותם כספונסרים תמיד יש תוכנית גיבוי לאירועים בחוץ: אוהל (1400 $) או לבדוק מקום חלופי כגון: שטח חלופי 1P.

כאשר בוחנים מקום, שאלו על עלויות נסתרות.האם ההשכרה כוללת שולחנות, כיסאות ו- AV בסיסי? האם יש עמלות ניקוי?האם הם דורשים ממך להשתמש בבית העסקת הבית שלהם?מ"מ: לבקש הנחה ללא מטרות רווח, להציע לארח בזמנים מחוץ לפס (שעות הצהריים של שבוע לעומת שבת בערבים), או לבקש שיעור מופחת בתמורה להתחייבות ארוכת טווח אם אתה מספר אירועים.

מאובטח ב-Kind Donations ו-Frections

אחת הדרכים החזקות ביותר למתוח את התקציב שלך היא לקבל סחורות ושירותים שנתרמו. ליצור רשימת משאלות של כל מה שאתה צריך - מזון, משקאות, הדפסה, קישוטים, פרסים, בידור, אפילו ביטוח - ולאחר מכן להתאים כל פריט עם תורם מקומי פוטנציאלי. לדוגמה, חנות פיצה מקומית עשויה לתרום פיצה עבור פגישה התנדבותית; מאפייה עשויה לספק שולחן קינוח; חברת הדפסה עשויה לתרום טסים וכרזות.

גישה לעסקים אלה עם הצעת חסות מקצועית.סביר את המשימה שלך, הנוכחות הצפויה שלך, ומה הם & #8217; תקבל בתמורה: מיקום לוגו באתר האירוע שלך, אזכורים ברשתות החברתיות, ההרשמה באירוע, וקבלה של התרומה המס שלהם חד משמעית.אם אתה יכול להציע רמות חסות קושר (למשל, כסף, פלטינה), אתה מקל על עסקים של כל הגדלים להשתתף.

דון & #8217; לא להתעלם מפלטפורמות גיוס כספים באינטרנט. להגדיר קמפיין על GoFundMe, Facebook Fundraisers, או דף תרומה ייעודי באתר האינטרנט שלך שבועות לפני האירוע. השתמש בקודים טקסט-לדו-דו-דואט כך המשתתפים יכולים לוותר על המקום.בנוסף, לשקול A & #8220; קבלת כרטיס אשראי & #82; מודל: במקום לטעון קבלה שטוחה, להציע תרומה המומלצת של 25 $ אבל לתת לאנשים למעשה לשלם את זה.

לאן על מתנדבים כדי להפחית את עלויות העבודה

המתנדבים הם המשאב היקר ביותר שלך.גיוס מוקדם מבסיס התמיכה הקיים שלך, מכללות מקומיות (במיוחד סטודנטים האירוח, תכנון אירוע או תוכניות שיווק), וקבוצות קהילתיות כמו רוטרי או קיוואניס.אסים תפקידים ברורים: צ'ק-בשולחן, צוות סט-up, צוות נקי, מכרזים, מכירות פומביות, פעילות, וצילום. השתמש בכלי תזמון התנדבותי כמו SignUpGenius או Google כדי למנוע חפיפות.

כדי לשמור על מתנדבים מעורבים, לספק הוראות ברורות, תגי שם, ופגישת אימונים מהירה. להציע אסימוני הערכה קטנים: חולצה, חטיף חינם, או תמונה תודה שהם יכולים לשתף במדיה החברתית.לעולם אל תניחו לאנשים לדעת מה לעשות - לתת להם תפקיד מודפס או דיגיטלי עם רשימת צ'ק.

אם אתה צריך מיומנויות מיוחדות (למשל, DJ או צלם) אבל יכול & #8217; לא להרשות לעצמך אנשי מקצוע, לשקול מסחר.הצעה לקידום העסק שלהם באופן כבד במהלך האירוע, תכונה את העבודה שלהם על הערוצים החברתיים שלך, או לתת להם תא חינם במקרה. הרבה יצירתי מוכשר הם שמחים לתמוך סיבה טובה בתמורה לחשיפה וניכוי מס.

תכנון נמוך-Cost, פעילויות גבוהות-Impact

פעילויות האירוע שלך צריכות להיות מעורבות אך לא יקרות.כאן רעיונות מוכחים שיוצרים התרגשות וכספים מבלי להעלות הרבה על הדעת לייצר:

• (FLT:0) מכירת מכירות פומביות של מכירות פומביות (FLT:1) עם פריטים שנתרמו (סימולים מתנה, תעודות מסעדה, חבילות ספא, מזכרות ספורט) להשתמש במכרז באינטרנט באמצעות פלטפורמות כמו 32auctions או Handbid כדי להפחית נייר ועבודה.
• (ב) ,0) ,Raffle או 50/50, שואבים את ה- 1 (המוכרים כרטיסים במהלך האירוע ופרס פרס (המוסמך) או פיצול הסיר.
• (FLT:0)GamesssveFLT:1 משחקים פשוטים כמו טבעות, שקיות שעועית, או טנק דאנק (בור או לבנות גרסאות זולות).
• (FLT:0 Live EntertainmentsFLT:1) מוזיקאים מקומיים, קבוצות ריקודים, או קומיקאים לעתים קרובות מבצעים בחינם או כבוד קטן אם זה & #8217;s for צדקה להזמין אותם לאסוף טיפים או למכור סחורה באירוע.
• (FLT:0) צילום בקתה: 1 (הופנה מהדף ההרחבה של תמונות) וניתן להשתמש בסמארטפון על טיול עם אפליקציה סגורה מרחוק.דפס באמצעות מדפסת ניידת או פשוט לשתף קבצים דיגיטליים.
• [ה]ה' [ה]: [ה], [ה], [ה], [ה],] בורא עולם, [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'והוא] יכול לקדש את ה' [ה'], וירא את ה'[ה'] את ה'.

כל פעילות צריכה לקשור בחזרה ליעד גיוס הכספים שלך, למשל, אם אתה & #8217; לגייס כסף עבור ציוד בית הספר, להגדיר A & #8220; פיל את ה-#8221; תחנה שבה אנשים תורמים פריטים ספציפיים - מדד הצלחה מוחשי, חזותי.

שוק חכם יותר, לא קשה יותר

פרסום בתשלום יכול לאכול את התקציב שלך במהירות.במקום, להתמקד בשיווק אורגני, מונע על ידי הקהילה כי אין דבר מלבד הזמן.

• Social MediaigofLT:1] צור דף אירוע בפייסבוק, פוסטים באינסטגרם וסדרת וידאו TikTok המוביל עד היום. עודד את חברי הוועדה ומתנדבים לשתף מדי יום.
• (FLT:0) הודעות דואר אלקטרוני (FLT) 1:1 שלח אימייל שבועי לרשימה שלך עם סיפור אישי על למה אתה & #8217;re Hosting the Event, a Countdown, וגרפיקה משותפת. השתמש Mailchimp או MailerLite ’ תוכניות חינם.
• (FLT:0) MediaearFLT:1 , שלח הודעה לעיתונות לעיתון המקומי שלך, תחנות רדיו, לוח השנה של קהילת הטלוויזיה ובלוגים. להציע קוד הנחה או כרטיסים חינם עבור 50 המשיבים הראשונים.
• לוחות קללין קומוניקטיביים 1R.E.D. הדפסים טוסים פשוטים ופרסם אותם בספריות, בחנויות קפה, בחנויות מכולת ומרכזי קהילה.תמיד כוללים קוד QR המקשר לדף האירוע שלך.
• [ה]ה': [ה], [ה], [ה], [ה], [ה],] עיין ב[ה] ב[ה] ב[ה] ב[ה] ב[ה], [ה] ב[ה], [ה] ב[התחילה] [ה], [ה],], [התחילה], [ה]], [ה],],], [ה], [ה], [ה']]] [ה'], [ה'], [ה'[ה'], [ה'[ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'] [ה'], [ה'],], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'], [ה'],],]'], [ה']']']']']']']']'''''''''''''

עבור תקציב קטן, לשקול להגביר אחד או שניים פוסטים בפייסבוק לקהל מקומי ממוקד (20 $50) כי ההוצאה הקטנה יכולה לספק תשואה משמעותית אם היעד שלך הוא מדויק.

לוגיסטיקה ו Day-of Execution

אירוע חלק מרגיש חסר מאמץ אבל דורש תכנון מפורט.יצור ציר זמן עבור היום - החל מהגדרה לקרועה-האטה - ולהפיץ אותו לכל הצוות והמתנדבים.כולל משימות, אנשים אחראים וחלונות הזמן.כאן הם טיפים לוגיסטיים מרכזיים להצלת כסף וכאבי ראש:

• (ב) .0 (Checklistsph:1) לארוז קופסה עם חוטי הרחבה, zip קשרים, קלטת דוקטרקט, ערכת עזרה ראשונה, סוללות נוספות, חדות ופס כוח.
• (ב) [ה]ב"ה]: [ה], [ה], [ה], [ה], [ה], [ה], [ה], [ה], [ה]]], [ה'], [ה'], [ה'[ה'], [ה'], [ה']']'[ה']']'[ה'[ה']']']'[ה']']']'[ה'[ה']'[ה'[ה']'[ה'[ה'[ה'[ה']']']'[ה']']'[ה'[ה']']']']']']'[ה']'[ה'[ה']']']']']'[ה'[ה']']'[ה'[ה'[ה']']'[ה'[ה']']']'[ה'[ה']'[ה']']'[ה']']'[ה'[ה'[ה'[ה'
• MusicveFLT:1 במקום לשכור DJ, ליצור רשימת משחקים עתירי אנרגיה גבוהה באמצעות Spotify או Apple Music ולשחק אותו באמצעות מערכת קול מושכרת או מלווה.
• (ב) ⁇ :0 (CateringofLT:1) משאיות בסגנון תפוחי אדמה או מזון אשר תורמים חלק מהמכירה הם ידידותיים תקציבי. לחלופין, לשרת חטיפים פשוטים כמו פופקורן, עוגיות ולימונדה המסופקים על ידי מתנדבים.
• (FLT:0)Check-inofFLT ( 1:1) השתמש אפליקציה חינמית לכרטיס נייד כמו Eventbrite (חינם לאירועים חופשיים) או טופס Google פשוט כדי לעקוב אחר נוכחות ולאסוף כתובות דוא"ל עבור מעקב.

ביום, לתכנן פתרון בעיות - מישהו שאינו קשור למשימה מסוימת ויכול להתמודד עם בעיות בלתי צפויות כמו כבל הארכה חסר או מתנדב שלא עשה את זה & #8217; לא להראות לך מגניב ולזכור למה אתה & #8217;re שם: לתמוך סיבה ולהביא אנשים יחד.

מקסימיזציה של תרומות במהלך ואחרי האירוע

דון & #8217, לא להשאיר כסף על השולחן.מבנה האירוע שלך כדי ללכוד תרומות בנקודות מגע מרובות:

1. (ב) ב[[1924]], [[1924]]]], [[1924]]]]
2. (FLT:0) במהלך אירוע ה- EventveFLT:1) - הודעות המסבירות את ההשפעה של כל סכום תרומה (למשל, ו- #8220; 50 דולר מאכיל משפחה לשבוע & #8221).
3. (ב) במכירה פומבית שקטה, ב- 1 (FLT) - לעודד אנשים ו-#8220; סביב למעלה ו- #8221; סך הכל.
4. (ב) ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇

יש כמה שיטות תרומה גלויות: קוד QR המקשר לדף תרומה ידידותי נייד, צנצנת תרומה בולטת להציב תרומה, וכרטיס עבור טקסט-לדון.אם אפשרי, להציע מתנה קטנה תודה לך עבור תורמים (קלר או כרטיס יד) כדי ליצור קשר בלתי נשכח.

לאחר האירוע, העבודה היא & #8217; לא לעשות.שלח דואר אלקטרוני תודה בתוך 48 שעות.כולל גלריית תמונות, סך הכספים שהועלו (אם יש לך את זה), וסיפור אישי של איך הכסף ישמש.בקש משוב באמצעות סקר קצר.עקב זה בונה רצון טוב ולהגדיר את הבמה עבור האירוע הבא שלך.

טיפים לתקציב בר קיימא וצמיחה עתידית

אירוע ידידותי תקציבי אחד יכול להיות מסורת שנתית אם אתה עוקב אחר מה עובד ומה עושה & #8217; לא אחרי האירוע שלך, להחזיק תחקיר עם צוות הליבה שלך. Review התקציב שלך לעומת בפועלים, לציין אילו ערוצי שיווק נסעו נוכחות, לזהות אילו פעילויות גייסו את רוב הכסף.

שמור על A “lessons למדו & #8221; מסמך, לדוגמה, אם גילית כי תוכניות מודפסות היו לעתים רחוקות לקרוא, לדלג עליהם בפעם הבאה ולהשתמש בגרסה דיגיטלית פשוטה.אם מתנדבים היו המומים ב- Check-in, להשקיע בטאבלט שני או להכשיר מישהו במיוחד עבור תפקיד זה.שיפור מתמיד מפחית עלויות ולהגדיל את ההשפעה לאורך זמן.

שקול להקים מודל חסות חוזר.אם עסק מקומי בחסות האירוע שלך השנה, פנה אליהם כמה חודשים מוקדם בשנה הבאה עם מחקרים מקרה של האירוע & #8217; הצלחה.

לקריאה נוספת על הפעלת אירועים ללא כוונת רווח זול, לבדוק את ה-FLT:0 (TechSoup ’ מקורות טכנולוגיה עבור ללא מטרות רווח FLT:1 ו-FLT:2 WildApricot ’s Event תכנון TestlistFLT 3: כלים אלה מסייעים לשלב תוכנה חופשית או הנחה לתוך תהליך התכנון שלך.

מסקנה: כל דולר הציל הולך יותר עבור הסיבה שלך

אירוח אירוע צדקה על תקציב מוגבל אינו & #8217; לא מתכוון להתיישב פחות.על להיפך, מגבלות לעתים קרובות לעורר יצירתיות ומעורבות קהילתית עמוקה יותר. על ידי הצבת מטרות ברורות, מינוף שותפויות, להסתמך על מתנדבים, להתמקד בפעילויות בעלות נמוכה מאוד, אתה יכול לזרוק אירוע מרגיש נדיב ומקצועי ללא תג מחיר שש.

התחל קטן, מתבודד, לחגוג כל הצלחה.רווח נטו של 5,000 דולר מתקציב של 500 דולר הוא תשואה של 900% - תוצאה טובה בהרבה מ- 10,000 אירוע שמדנך 4,000 דולר.תוכנית חכמה, תשקיע בחוכמה, ותן לגורם שלך לזרוח.