Skilningur á gögnum og skýringum undir GDPR og írskum lögum

Gögnaumkvörtun er formleg lýsing á óánægju hjá einstaklingum um hvernig samtökin fara með sín eigin gögn. Undir almennu gagnaverndarreglugerð (GDPR) hefur hver einstaklingur í Evrópu rétt til að leggja fram kvörtun til viðeigandi stjórnarvalds ef hann telur að gagnavernd hafi verið brotin á bak við gögn sín. Á Írlandi er viðkomandi yfirvald gagnaverndarnefndin (DPC). Fyrir samtök sem starfa á Írlandi er það ekki aðeins lagaleg skylda að koma þessum kvörtunarefnum á réttan hátt heldur er það ekki einungis lagaleg skylda að leggja fram að byggja og viðhalda opinberu trausti.

Lögfræðiáskriftin: GDPR og gagnaverndunarlögin 2018

GDPR á við á Írlandi, sem bætt er við af Data Safety Act 2018, sem veitir vissar upplýsingar um landsbundnar tegundir og aðgerðir.

Grein 57 af GDPR krefst þess einnig að yfirmenn þeirra sem hafa umkvörtunar að ræða, séu umdeildir, að rannsaka málið að svo miklu leyti sem það á við og til að upplýsa um kvörtunarmanninn um framgang og árangur. Þetta gerir samsvarandi skyldu gagnvart samtökum að vinna að fullu með DPC meðan á rannsóknum stendur. Skilningur á þessum lagalegu grunnhúsum er nauðsynlegur fyrir hvaða samtök sem fer í gegnum gögn um einstaklinga á Írlandi.

Hlutverk gagnaverndunarnefndar (DPC)

DPC er óháður líkami sem ber ábyrgð á gagnavernd einstaklinga á Írlandi. Hann fær og rannsakar kvartanir, eigin rekstur og framfærsluheldni samkvæmt GDPR. DPC gefur út leiðbeiningar, atriði sem gilda fyrir hegðun og heldur fast við fyrir opnum aðila sem eru skráðir í ákvarðanir. Fyrir samtök, sem byggja upp uppbyggjandi samband við DPC með því að tala opinskátt við kvartanir, getur það dregið úr hættunni á að kreppa verði stækkað. DPC-samtökin ætlast einnig til þess að fá innvortis kvörtunaraðgerðir á sínum stað áður en kvörtun nær til eftirlitsstjórans.

Þegar gagnamaður kvartar beint við DPC-kerfið mun PPC venjulega hafa samband við samtökin fyrst til að leita svars áður en formlega rannsókn fer fram. Þetta gefur samtökunum tækifæri til að leysa málið beint við umskornan og oft leiðir til hraðari og ódýrari niðurstöðu.

Algengar tegundir af kvörtun

Algengustu truflanirnar á hendurgagnafólki á Írlandi eru:

  • ]] Neyslubeiðnir (SAR): seinkar eða skilar ekki afritum af persónuupplýsingum eða rukkar um of hátt gjald, eru meðal algengustu ávirðingar.
  • Hægri til Erasure (rétt til að gleymast): Einstaklingar geta] beðið um úrfellingu gagna sinna þegar það er ekki lengur nauðsynlegt, eða þegar samþykki er hætt.
  • Hægri til sundrunar: Ónýt eða ófullnægjandi persónuleg gögn verða að leiðrétta án þess að of töf verði á.
  • Áform til að vinna úr: Skýringar um beint markaðsleyfi eða vinnslu byggða á lögmætum áhuga eru algengar.
  • Data Brach tilkynningu: [1] Einstaklingar kunna að kvarta undan því að hafa ekki tilkynnt þeim um óhöpp sem skapar mikla hættu á rétti sínum og frelsi.
  • Ólögleg eða ólögmætt ferli: Skýringar um vinnslu umfram það sem nauðsynlegt er eða án lagalegs grunns.

Hverskonar kvörtun krefst samhengissvörunar. Til dæmis má leysa kvörtun um síðkomna SAR með því að láta í té upplýsingar sem óskað er eftir og skýra seinkunina, en jafnframt getur verið nauðsynlegt að leggja mat á áhrif og breytingar á gagnakerfið.

Að byggja Robust-kvörtunarkerfi

Umsjónarbúnaðurinn er virkur, gegnsær og vel heimilaður. Samtökin ættu að hanna ferli sinn til að uppfylla lögboðnar kröfur samkvæmt GDPR og gera jafnframt kröfur um væntingar DPC á Írlandi.

Að koma á framfæri við aðra og finna sér raunhæfa skýringu

Ferlið verður að vera auðvelt fyrir gagnamiðlana að finna og nota. Veita úttaks heimilisfang, vefform eða heimilisfang fyrir gagnavarnir. Þessar upplýsingar ættu að vera í persónulegum fyrirvara, á vefsetrum og öllum gagnasöfnum. Um leið ætti að skilgreina upplýsingarnar sem kvörtunarmaðurinn þarf að leggja fram, svo sem auðkenni þeirra, eðli kvörtunar og rökstyðja. Forðastu of flókin form sem gætu komið í veg fyrir að fólk auki áhyggjur sínar.

Þegar kvörtun hefur verið gefin skal hún vera innan 2Δ3 daga. Þessi viðurkenning ætti að fela í sér nafn þess sem meðhöndlar kvörtunina, áætlaðan tíma til upplausnar og tilvísunarnúmer til að rekja. Glæra á þessu stigi hjálpar til við að bregðast við væntingum og dregur úr líkum á aukningu á DPC.

Tímalínur og skyldur við svörun

Undir GDPR verða stofnanir að svara fyrirspurnum um að vera án þess að óþörf töf verði gerð og ef einhver atburður kemur fram innan mánaðar frá kvittun. Í samhengi fyrir kvörtun gildir sama tímalína um að leysa undirliggjandi atriði frekar en að viðurkenna það. Einum mánuði er hægt að lengja til viðbótar um allt að tvo mánuði fyrir flóknar eða stóra voluðu, en þá verður að upplýsa gagnaþáttinn um framlenginguna og ástæðurnar innan fyrsta mánaðar. Samtök skulu skrá dagsetningu kvörtunar, hvers framhaldsdaga sem veitt er, og lokadagsetning.

Ef stofnunin getur ekki leyst kvörtunina innan eins mánaðar ætti hún að koma því til skila sem kvartar. Til dæmis gæti uppfærslan sagt: "Við erum að endurskoða óvenju mikið magn gagna í beiðni um aðgang að viðfangsefni þínu. Við búumst við að ljúka þessari endurskoðun innan tveggja vikna til viðbótar." Þessi gegnsæi breiðir oft út spennu og sýnir þeim sem kvartar yfir að málið sé tekið alvarlega.

Rannsókn og heimild

Sérhver kvörtun ætti að koma af stað skipulagðri rannsókn. Til dæmis ætti að gera grein fyrir öllum aðgerðum sem tengjast kvörtuninni, safna viðeigandi gögnum og viðtali. Til dæmis gæti kvörtun um of mikið markaðsbréf krafist yfirferðarskráningar, úttakskerfis og hugbúnaðarstillingar sem senda tölvupóst. Rannsóknin ætti að miða við að ákvarða hvort brot á GDPR hafi átt sér stað og ef svo er, rótarorsökin.

Skjalið sýnir hvaða aðgerðir voru lagfærðar og endanleg svörun send til umkvörtunarmannsins. Þessi skýrsla er mikilvæg ef kvörtunin verður síðan betri fyrir DPC, þar sem hún sýnir góða trú á að fylgja reglum. Hún er einnig verkefni sem hægt er að nota til að bæta ferla.

Vertu með miðlægan kvörtunarlista sem fylgir hverjum tilviki frá upphafi til loka. Skráin ætti að innihalda tegund kvörtunar, auðkenni gagna (sem er skilgreint fyrir innri frið), dagsetningu upplausnar og allar aðgerðir sem teknar eru. Analyse þessi listi ætti reglulega að innihalda auðkenni sem gætu bent til almennra vandamála.

Bestu starfsvenjur til að vera samhuga og bæta sig jafnt og þétt

Skýrsla um meðhöndlun er ekki einstæð virkni; hún er hluti af heildargagnaverndun stofnunarinnar. Integration Acculation upplýsingar um breiðari meðferðarheldni hjálpa til við að koma í veg fyrir frekari vandamál og bæta stöðu stofnunarinnar við DPC.

Starfsþjálfun og færni starfsfólks

Allir starfsmenn sem sjá um persónuleg gögn skulu þjálfaðir í gagnavernd, kvörtunaraðgerð stofnunarinnar og hvernig þeir þekkja hugsanlegar kvartanir. Veita skal þjálfun að minnsta kosti árlega og þegar mikilvægar breytingar á gagnavernd eiga sér stað. Hlutverka þjálfun fyrir gagnaverndarmenn (DPOs), þjónustulið viðskiptavina og starfsmaður í mænuvökva er ráðlegt. Til dæmis ættu fulltrúar í þjónustu viðskiptafélaga að kunna að auka kvörtun á DPO án tafar.

Starfsfólk ætti einnig að skilja að kvartanir eru tækifæri til að bæta sig, ekki bregðast.

Glæra og tjáskipti

Samtökin verða að halda skýrum persónulegum tilkynningum sem útskýra hvernig gagnefni geta beitt rétti sínum og kvartað. GenericName Leiðbeiningar um gegnsæi áherslur sem eru á þá áherslu að persónulegar upplýsingar ættu að vera hnitmiðaðar, auðfáanlegar og skrifaðar á einföldu máli. Ef kvörtunarbeiðni er tekið, skal halda kvörtunarleiðbeininginni reglulega uppfærðri, jafnvel þó svo að einungis sé hægt að segja að svo sé að segja að rannsóknin sé yfirstandandi. Þögl samtök hvetur oft til vaxandi.

Ef kvörtunin er studd skaltu útskýra fyrir honum hvað gera skuli til að leiðrétta hann. Ef henni er ekki haldið á loft skaltu útskýra hvers vegna, að vísa til viðeigandi lagalegra ráðstafana. Veitið honum upplýsingar um rétt þeirra til að vísa málinu til DPC ef þeir eru óánægðir með útkomuna.

Mat á áhrifum gagnaverndar

Við endurteknar kvartanir um ákveðna vinnslu gætu bent til þess að þörf sé á gagnavernd (DPIA) eða að þegar sé DPIA þörf. Til dæmis, ef margar kvartanir koma upp um of mikið gagnasafn í hollustuáætlun viðskiptavina, ætti stofnunin að endurmeta nauðsyn og hlutfall vinnslunnar. Framleiðsla DPIA getur bent til áhættu og brenglunar, sem dregur úr líkum á að kvartar í framtíðinni.

--Þróaðar viðmiðunarreglur um DPIA eru rammasett sem felur í sér kvörtunargögn sem framlag til áhættumats. Samtök á Írlandi ættu að samþætta kvörtunarmynstur í DPIA endurskoðunarhringi þeirra.

Lærum af kvörtun

Ef um er að ræða upplýsingar um hvernig skuli fara að því að ræða kvörtunargögn sem hægt er að beita til að bæta sig áfram, skal nota upplýsingar um úrræði til að ná fram breytingum á upplýsingum, endurstilla starfsfólk eða endurskoða persónulegar tilkynningar. Til dæmis, ef kvartanir um of beinar umsóknartilkynningar eru tíðar, skal endurskoða samþykkisferlið og aðferðafræðina. Ef dregið er úr umkvörðunum getur slíkt dregið úr umkvörðunum.

Tökum sem dæmi að birta nafnlausar kvörtunarmyndir sem eru teknar saman innan veggja (eða í skýrslu um hvernig vernda megi gögn) til að sýna fram á að samtökin þurfi að kvarta alvarlega og geri það einnig.

Afleiðingar DPC ekki- skilyrða og afskiptum

Ef ekki er tekið á á alvarlegum ákvörðum gagna, getur það leitt til alvarlegra afleiðinga bæði lagalegra og þekktra.

Mögulegar skemmdir og skemmdir vegna útrýmingar

Fyrir utan fjárhagserfiðleika gefur DPC út ákvarðanir sínar á vefsetrinu, sem getur valdið neikvæðri umfjöllun. Ónógar yfirferðir sem stigmagnast í DPC-rannsókn geta leitt til lengri rannsókna, lagalegs kostnaðar og taps á trausti viðskiptavina. Til dæmis er DPC byggt á rannsóknum á helstu tæknifyrirtækjum sem sýna fram á að ófyrirsjáanlegar eða ófyrirsjáanlegar kvartanir geta leitt til mikilla aðgerða í tengslum við ferlið. Samtök allra stærða eru undir eftirliti; DPC tekur á þúsundum umkvörðun gegn litlum og meðalstórum fyrirtækjum á ári hverju.

Skaðlegt tjón getur verið sérstaklega alvarlegt á Írlandi þar sem gagnavernd er mikil meðal neytenda, en kvörtun, sem er illa beitt, getur komið í veg fyrir hugsanleg viðskiptavini og skemmt viðskiptasambönd.

Hvernig DPC-rannsóknarskýrir

Þegar mat á fyrirlestri gagna er lagt á kvörtun við DPC-viðmiðið, mun skýrslan fyrst meta hvort kvörtunin sé leyfileg. Ef skýrslan er heimiluð mun DPC venjulega hafa samband við samtökin og biðja um viðbrögð innan ákveðins tíma, oft 21 dags. Samtökin skulu fyrst leggja fram skýra skýringu á staðreyndum, allar ráðstafanir sem gerðar eru til að leysa kvörtunina og allar viðeigandi skjöl. DPC mun þá ákveða hvort grípa skuli frekari aðgerða, þar með talið óformmöguleg upplausn, formleg rannsókn eða eigin rannsóknarrannsókn.

Samtök sem hafa vel samþykkta kvörtunarferlið og með því að hafa samvinnu við DPC ná oft skjótari upplausn. Samtökin búast við að vera virk; ef samtök hafa þegar reynt að leysa kvörtunina og staðfesta það, þá getur skýrslan um það að loka málinu eða gefa út minna magn af því sem gerist í kvörtunarferlinu. Kvörtunarsíða DPC

Niðurstaða

Að ná árangri í að draga úr umkvörðum gagna er grundvallarskilyrði samkvæmt GDPR og Data Safety Act 2018 fyrir stofnanir sem starfa á Írlandi. Með því að koma á skýrri, aðgengilegri og tímabærri kvörtunaraðgerð, rannsaka vandlega og skrá hvert skref, geta stofnanir leyst flestar kvartanir á innri vettvangi og forðast aukningu á DPC.

Bestu starfsvenjur svo sem regluleg þjálfun starfsfólks, gegnsæar samskiptaleiðir og stöðugar framfarir byggðar á kvörtunargögnum tryggja ekki aðeins að fólk sýni hlýðni heldur styrkja jafnframt traust almennings. Skýrslur eru ekki aðeins stjórnunarhindranir; þær eru verðmætar afturrakningaraðferðir sem leiða í ljós bil í gagnavinnslu. Samtök sem ná til þessa sjónar geta breytt kvörtunarskyni í möguleika til að bæta sig og beita sterkari gögnum.

Í stjórn umhverfi þar sem DPC er sífellt virkara og einstaklingar eru betur meðvitaðir um réttindi sín eru forvarnir við að kvarta undan því sem áunnist hefur.