Yfirlit yfir algengar aðferðir til að móta innviði

Útsendingaraðferðir eru grunnur allra skipulagðra skjalastjórnunarkerfis. Hvort sem þú ert einleikari, lítill viðskiptaeigandi eða hluti stórs fyrirtækis hefur það áhrif á getu þína til að ná upplýsingum fljótt, halda áfram og minnka virknina. Á meðan fyrsta greinin kom út fimm stöðluðum nálgunum sem voru tölulega, tímaröð, landfræðilegri aðferð og viðfangsefni hefur aðferðin hlutföll sem geta gert eða brotið niður virkni hennar eftir samhengi þínu. Á meðan við skoðum við hverja aðferð í dýpt, þar á meðal raunverulegum forritum, styrkleikum og takmörkunum, áður en nútíma blendingur og stafræn kerfi sameinar þessar hefðbundnu aðferðir.

Fílabræða:

Bókstafir raða skjölum sem byggjast á fyrsta stafnum (og síðara bréfum) með nafni, titli eða stikkorði. Það er innsæiskerfið fyrir flesta vegna þess að það endurspeglar hversu mikið orðfæri, möppur og bókasöfn eru notuð fyrir skrár viðskiptavina, starfsmannaskrár, úthluta möppum og almenn bréfaskriftir.

Kostir

  • Ease of skilningi: [1] Engin þörf er á flóknum þjálfun. Nánast allir geta fundið skrá með því að einfaldlega skanna stafrófsröð.
  • ] Nyturinn er aðgangur: Fyrir lítil eða meðalstór söfnun, er sókn nær skyndisannað, einkum þegar hún er notuð með tæru merki.
  • Óvirk ranga aðferð: Af því að röðin er byggð á þekktri röð (stafrófinu), þá eru síður líkur á að notendur setji skjal á rangan stað samanborið við kerfi sem treysta á kóða.

Afskiptasemi

  • Költ með miklu magni: Eftir því sem skrárnar safnast upp, verður kerfið þéttara. Til dæmis getur fyrirtæki með þúsundir biðlaramöppur undir "Smith" þarfnast undirsendingar (t.d. með fyrsta nafni eða auðkenni).
  • Borgakerfi: Stafsetning í stafrófsröð hefur ekki eðlislæga hópa tengda hlutum eftir þema eða dagsetningu. Fyrir stóra gagnagrunna, tölustafi eða stafrænt kerfi eru þau skilvirkari.
  • Name Ósamræmi: breytileikar svo sem "McDonald" á móti "MacDonald" eða "St John" á móti "Saint John" geta valdið ringlun nema ströng tilvísunarregla sé staðfest.

Í tengslum við bókun er verk best í umhverfi þar sem rúmmál skjala er í meðallagi og megin leitarskilyrðin eru nafn persónu, skipulags eða vöru. Fyrir bókasöfn er það staðal fyrir skáldasafn, en án skýringa skiptir oft yfir í efniskerfi eins og Dewey Deville Defial flokkunin.

Comment

Numerical filing felur í sér sér sér sérstaka auðkenningu (eða alfanumeric kóða) á hvert skjal, möppu eða skrá. Kerfið er algengt í bókhalds-, lagalegum venjum, sjúkraskrám og skráningarstjórnun þar sem trúnaðarmál og raðgreining hafa forgang.

Kostir

  • ] Ónæmi trúnaðarmál: Tala leiðir ekki í ljós neinar upplýsingar um innihald. Þetta er mikilvægt fyrir viðkvæm skjöl eins og skjöl sjúklings eða lögfræðisamninga.
  • Eytt leit og útþenslu: Nýtt skjal er sett á næsta fáanlega númer, þannig að það er einfalt að bæta við skrám án þess að trufla röðina sem fyrir er.
  • ] Útflutningur milli lína: Með yfirliti, er hægt að tengja eitt skjal við margar tölur (t.d. reikningsnúmer, auðkenni viðskiptavina, verkefnisnúmer).

Afskiptasemi

  • Requirre a áreiðanlegt index: Án leitarlaga yfirlits (annaðhvort pappír eða stafrænt), finna má skjal ef þú veist ekki númer þess.
  • Áfangastaður: [3. 5] Starfsfólk verður að læra að nota stuðulkerfið og getur átt í basli við að rifja upp hvort tölur séu langar eða ekki.
  • Erfitt er að greina: [3] Ólögð tala er hægt að grafa meðal þúsunda annarra og ekki er víst að hún sé tekin eftir henni fyrr en skráin er nauðsynleg og ekki fundin.

Numerical filing pörar oft vel með tímaröð klasanum sem til dæmis er skráður af númerum en víxlaður með degi í lediger. Í nútímalegum stillingum nota mörg samtök altcords stýrikerfið sem felur sjálfkrafa í sér tölur og vísitölur, blanda pappír og stafrænar nálgun.

Cronical Filing

Tímaröð skipuleggur skjöl eftir dagsetningu ar, dags, mánaðar og árs, annaðhvort í röð sem fer upp eða niður. Þessi aðferð er kjörin til að rekja atburði til tímans: verkefnistímalínur, bréfaskrár, bókhald og réttarmál.

Kostir

  • Tímalínusýn: notendur geta séð nákvæma röð atburða, sem er verðmætt fyrir endurskoðun, lagalega uppgötvun og framvindumat.
  • Stratightforward til að viðhalda: Að bæta við nýju skjali krefst þess einfaldlega að setja það í lok (eða að hefja) viðeigandi dagshluta.
  • Virkar vel með önnur kerfi: Kroniology er oft notað sem undirstafrófskerfi eða tölukerfi (t.d. öll reikningar fyrir biðlara sem raðast eftir dagsetningu).

Afskiptasemi

  • ] Þú þarft að skanna bil til að finna ákveðin skjöl: Ef þú manst eftir dagsetningu um það bil, getur þú þurft að skanna ákveðið bil. Til að fá nákvæman vettvang þarf að bæta við.
  • Requires samræmist uppsetningu: Ef skjöl eru sett í samband utan röðar eða ekki dagsetningar sem eru rétt felldar: [FLT:] Ef skjöl eru sett í sambandsslit rununnar eða ekki dagsetningar skal vera rétt.
  • Ekki hentugt fyrir stór, fjölbreytt safn: [3] Án hópvinnu eftir viðfangsefni eða tegund, getur tímasetning ein sér orðið að yfirgnæfuðum lista yfir dagsetningar.

Tímaröð er mikið notuð við tölvupóstumstjórnun og stafrænar útgáfur, þar sem dagsetningar eru sjálfvirkar. Fyrir raunfræðilegar skrár er algengt að nota dagbókarfærslur, daglega annála og útnefningarforrit fyrir viðskiptavini. Þegar þetta er notað ásamt leitargagni verður það öflugt verkfæri til greiningar á tímasetningar.

Landfræðilegur hluti

Landfræðileg skýrslugerð um hópa eftir staðsetningu ríkjanna sem eru í löndunum frá löndunum sem eru í boði á hverjum stað, hvort heldur um er að ræða fyrirtæki sem starfa á ýmsum sviðum, svo sem fasteignafyrirtæki, félag og opinberar stofnanir sem stjórna svæðisbundnum gögnum.

Kostir

  • staðhæfan aðgang: notendur geta fljótt dregið upp allar skrár tengdar ákveðnu svæði til að greina, bregðast við eða skipuleggja.
  • Natural Group for disturturture mee:] Sölulið á mismunandi svæðum getur viðhaldið sínum eigin undirskrám á meðan miðkerfið er enn skipulagt með landafræði.
  • Ferilskrár svæðisbundnar skýrslur: [3] Gögn sem ganga út eftir staðsetningu eru skýr þegar skrár eru hafðar á landfræðilegum grundvelli.

Afskiptasemi

  • Yfirlagningarsvæði geta valdið ringlun: Til dæmis, skjal sem tengist verkefni sem nær yfir "Weste Europe" getur verið skráð undir "Europe" eða "Frakkland," sem krefst þvervarna.
  • Hár viðhald: [1] Pólitísk landamæri breytast og ný svæði koma fram. Flokkunarkerfið verður að vera rétt.
  • Limited kross-referencing: Skjal um biðlara sem flytur á nýtt svæði gæti þurft að endurrita eða afrita afrit, sem bæði eru ósamræmislaus.

Landfræðileg setning er áhrifaríkust þegar hún er notuð ásamt öðrum aðferðum, til dæmis til að falvega með landi fyrst, síðan stafrófsröð í hverju landi. Stafræn kerfi geta yfirfært landfræðileg tög efst í hverri frumflokkun, og gert staðsetningarleit mjög sveigjanleg.

Viðfangsefni

Að sækja um skjöl eftir efni, flokki eða þema. Þessi aðferð er algeng í rannsóknarsöfnum, háskóladeildum, markaðsfélögum og umhverfi þar sem upplýsingar eru sóttar eftir innihaldi en ekki nafni eða dagsetningu.

Kostir

  • Intuituive fyrir innihaldstengdar rannsóknir: notendur geta vafrað um öll efni um ákveðin efni án þess að þurfa að vita nöfn eða dagsetningar.
  • Supports interpeutic vinna: Skjal sem tengjast "viðunandi" geta komið frá verkfræði, markaðssetningu og lögfræði, allt saman á einum stað.
  • ] Noncourages ítarlega uppgötvun: Þegar skrár eru flokkaðar eftir viðfangsefni, finna notendur oft óvæntar tengingar og tengdar upplýsingar.

Afskiptasemi

  • Yfirborðs með breiðum viðfangsefnum: Viðfangsefni eins og "Finnance" getur blásið inn í hundruð möppur nema undirmöppur séu vel skilgreindar.
  • ] Endurskipulagning sem þarf: Þegar nýir einstaklingar koma fram eða þeir sem eru orðnir úreltir verður skattvísisfræðin að endurskoða tímasetningarverkefnið.
  • ]] Skjal getur tilheyrir mörgum einstaklingum (t.d. grein um skattalög fyrir utan eigin álagsmál). Án skýrra gilda er hægt að setja það rangt.

Viðfangsefni með undir- atkvæðum notar oft hástafakerfi (t.d. helstu viðfangsefni með undir- atópíum) til að stjórna flóknum. Mörg stafrænt efnisstjórnunarkerfi treysta á þessa aðferð, nota merki og flokka í stað líkamlegra möppur. Til leiðbeiningar um uppbyggingu áhrifaríkra skattmæla, sjá ISO 25964 staðal fyrir Thesuri og intraperability.

Stafræn filingkerfi og Hybrid nálgast

Flest samtök treysta ekki eingöngu á pappírsskrár. Stafræn forrit sem innihalda skjalastjórnunarpall, netdrif eða sérhæfðan hugbúnað, útgáfustjórnun og aðgangsheimildir. Hins vegar gilda meginreglurnar um fimm klassískar aðferðir enn sem komið er.

Hybrid nálgast sameiginlega aðferðir innan eins kerfis. Til dæmis gætir þú notað [[FLT: 0] numeral auðkenni fyrir skjalakóða, [[3]] ferlið setning á veffræði, eftir dagsetningu sköpunarinnar og einstaklingsvísar fyrir uppgötvun. Nútíma vettvangsskrár af öllum þremur, sem leyfa þér að sía eða leita eftir neinum eiginleikum.

Þegar þú flytur frá einu líkamskerfi til annars stafrænna skaltu íhuga eftirfarandi:

  • ] Nota samhæfð heiti: Nota samhæft snið (t.d. ÁÁÁÁ- MM-DD_Subject_Description) sem virkar bæði á stafrænum og eðlisfræðilegum afritum.
  • ]] Metadata staðlar: fanga lykilsvið (client nafn, dagsetning, viðfangsefni, staðsetning) til að leyfa skilvirka leit án þess að treysta á möppuröð.
  • ]] Skvun og meðferðarheldni: Fyrir iðnaðarmenn verða reglur eins og HIPA eða GDPR, stafræn kerfi að viðhalda endurskoðuðum slóðum og aðgangsstjórnun.
  • Samræming við núverandi vinnuflæði: Skráningarkerfið ætti að passa við verkunarmáta líkamans, ekki hina áttina.

• Samtök eru til leiðbeiningar um stjórn upplýsinga og skrár, varðandi ítarlegt yfirlit yfir bestu starfshætti ARMA International [3. FLT:1]

Hvernig á að velja rétta aðferð til að draga úr hættunni?

Að velja aðferð er ekki einvíðing heldur ákvörðun um eina stærð. Rétt ákvörðun fer eftir nákvæmri greiningu á þörfum þínum. Notaðu eftirfarandi skilyrði til að draga úr valkostunum:

  • Vólum af skjölum: Lítið safn (undir 500 skrár) virkar vel með stafrófsröð eða tímaröð. Stór safn þurfa oft töluleg eða einstaklingstengd nálgun með stafrænum vísifingum.
  • Notanlegt aðgangsmynstur: [[Frimary aðgangur] Hvernig er oftast leitað að skrám? Eftir nafni? Með nafni? Veldu þá aðferð sem passar við dæmigerða leitarhegðun þína. Ef þú þarft margar aðgangsslóðir, íhugaðu blending eða stafrænt kerfi.
  • kröfur um samtengingu:[3.T:1] Umhverfi sem byggir á teyminu gagnar stöðluðum kerfum þar sem allir fylgja sömu reglum. Ef fjarstýrð liður er tengdur þessu er ráðlegt að nota skýjaþræðingarkerfi með réttindi sem byggjast á hlutverki.
  • [Þolgæði og trúnaðarmál] ] Fjárhagsleg, lögleg og læknisfræðileg skjöl krefjast oft tölulegs skjalasetningar fyrir rannsóknarslóðir og einkalíf. Athugaðu ákveðnar reglur í iðnaði áður en ákvörðun er tekin.
  • ] Gridth spár: [1] Mun skjalið þitt tvöfaldast á tveimur árum? Veldu scalable aðferðin sem er areatical eða efni með undirkvikum sem er komandi argá til að forðast sársaukafulla endursíun síðar.
  • ]]Vananleg þjálfun og auðlindir: [3] Flókin kerfi (t.d. landfræðilegt með mörgum svæðum) krefjast áframhaldandi viðhalds og þjálfunar. Vertu raunsær um getu þína til að halda uppi.

Einnig er skynsamlegt að stýra þeirri aðferð sem þú hefur valið með litlum undirhópi skráa áður en þú rúllar henni út á breiðan hátt. Þetta gerir þér kleift að bera kennsl á hagnýt atriði eins og tvíræða (abance inconfigization) eða hæga heimtur frá þér áður en þau verða altæk.

Bestu starfsvenjurnar til að viðhalda þessum heimþrá

Sama hvaða aðferð þú velur, skjalakerfi er aðeins eins gott og viðhald þess. Ef þú gefur upp þessar bestu starfsaðferðir mun það halda skránum þínum skipulögðum og aðgengilegum til langs tíma litið:

  • . Óformlegar nafngiftareglur: Skjölin sem þú sækir um merki, möppunöfn og skráakóði. Settu þau á sýnilegan stað eða hafðu þau í sameiginlegum þekkingargrunn.
  • Haldið reglulegar skoðanir: Áætlun til eða á tveggja ára fresti til að hreinsa úreltar skrár, uppfæra misflokka og fágaða flokka.
  • Nota víxl og vísilykla: Fyrir líkamleg kerfi, halda skrá yfir spjaldið eða einfalda útfært töflu sem korta hvert skjal við aðal og auka filing sign.
  • "Stöðubundið filis birgðir: Nota einsleit litamerkt merki, hengimöppur og skiptar sem eru til að gera sjónrænt skanna hraðar.
  • Train all notendur: Veita fyrstu þjálfun og endurbætur. Einn einstaklingur getur skipt sér í klukkutíma af aukavinnu fyrir allt liðið.
  • Bakka upp stafrænum skrám: Ef þú notar stafrænan þátt, gættu þess að sjálfvirkar afrit séu á sínum stað. Skýþjónustur með útgáfusögu (eins og Google Drive eða DesktopPoint) bæta við aukalegu öryggislagi.

Til að skoða betur gagnasöfnunaráætlanir og förgunar er vísað til UK National Archives Ustorkation leidbeininga sem gildar meginreglur sem hægt er að nota á hvaða lögsögu sem er.

Niðurstaða

Að velja réttu aðferðina er áætlun um að hafa áhrif á daglega afköst, fylgni og langtíma upplýsingastjórnun. Hins vegar eru klassískar aðferðir sem tengjast alfa- fræði, tölustafir, landfræðilegar upplýsingar og viðfangsefni sem hafa skýra styrkleika, en áhrifaríkustu kerfin blandast oft mörgum aðferðum eða taka upp stafræn tæki sem sjá sjálfkrafa um víxl- yfirfærslu og leit. Með því að leggja mat á bindið þitt, aðgang að gerð, hópskipulagi og vaxtaráætlun, getur þú valið aðferð sem ekki aðeins uppfyllir þörfina heldur aðlagast á morgun Biblíunnar. Innreiknar kerfið með samræmdu yfirskrift, reglulegum yfirferðum og ítarlegri þjálfun, og breytir skjali í vel unnið úr upplýsingum.