一般的なろ過方法の概要

ファイリング方法は、組織された文書管理システムの背骨です。 ソロプロフェッショナル、中小企業の所有者、または大規模な企業の部分であるかどうか、ファイルを直接構造化する方法は、情報をすばやく取得し、コンプライアンスを維持し、運用上のオーバーヘッドを減らす能力に影響を及ぼします。 元の記事では、5つの標準的なアプローチを導入しましたが、 英数字、数値、地理的、および主題のフィリング - 各方法は、コンテキストに応じて有効性を作ったり、破ったりすることができますニュアンスを持っています。 これらは、従来の技術を含む、従来の方法と、これらを組み合わせる必要があります。

アルファバイティカルファイリング

アルファベットのファイリングは、名前、タイトル、またはキーワードの最初の文字(およびそれ以降の文字)に基づいて文書を整理します。辞書、ディレクトリ、およびライブラリが情報を整理する方法を映すので、ほとんどの人にとって最も直感的なシステムです。この方法は、クライアントレコード、人員ファイル、サプライヤーディレクトリ、および一般的な対応のために広く使用されています。

利点

  • ] 理解の容易さ: 複雑なトレーニングは必要ありません。 ほとんど誰もが単にアルファベット順にスキャンしてファイルを見つけることができます。
  • ]アクセス速度:]]小さなサイズコレクションのために、特にクリアラベリングと組み合わせると、検索はほぼ瞬時に行われます。
  • ] 誤りを起こした:[]] は、既知のシーケンス(アルファベット)に基づいているため、コードに依存するシステムと比較して、間違ったスポットにドキュメントを配置する可能性は低いです。

欠点

  • ] 大容量のClutter:] ファイルが蓄積されると、システムが密接になります。例えば、「Smith」の下のクライアントフォルダの数千の会社では、サブソート(例えば、最初の名前またはID)を必要とする場合があります。
  • ポーラのスケーラビリティ:[]アルファバイカルなオーダーは、テーマや日付で関連項目をグループ化しません。 大規模なデータベース、数値またはデジタルシステムがより効率的です。
  • [名前の矛盾:[]」のような変化対「MacDonald」または「St. John」対。 「Saint John」は、厳格な言及規則が確立されていない限り混乱につながることができます。

アルファバイティカルファイリングは、文書のボリュームが適度に残っている環境で最善を尽くし、プライマリ検索条件は、人、組織、または製品の名前です。ライブラリでは、フィクションコレクションの基準ですが、非フィクションは、デウィ・ディシミナル・クラシファイドなどのサブジェメンタルベースのシステムに切り替えることが多いです。

数値ファイリング

数値的なフィリングは、各文書、フォルダ、またはレコードに固有の数値識別子(または英数字コード)を割り当てます。このシステムは、会計、法的慣行、医療記録、および在庫管理で優先されます。機密性とシーケンシャルトラッキングは優先されます。

利点

  • [] 機密性の強化:[]] 数値は、コンテンツに関する情報を明らかにしません。 これは、患者ファイルや法的契約などの機密文書にとって重要です。
  • [] トラッキングと拡張が容易:]] 新規文書は、既存の注文を邪魔することなくファイルを追加するのが簡単になります。
  • ]:[]]のクロスレファレンスをサポートし、インデックスでは、単一のドキュメントを複数の番号(例えば、インボイス番号、顧客ID、プロジェクトコード)にリンクすることができます。

欠点

  • []信頼できるインデックスを要求します:[検索可能なインデックスなし(紙やデジタル)、その番号がわからない場合は、ドキュメントを見つけることは不可能です。
  • オーバーヘッドのトレーニング:[] スタッフは、インデックスシステムを使用することを学び、数字が長くても非直感的であるかどうかをリコールするのに苦労する必要があります。
  • ]:の検出が困難である。 誤った番号は、何千もの他の人の間で埋められ、ファイルが必要とされず、見つけられなくなるまで気づくことができない。

数値的なフィリングは、多くの場合、chronological コンポーネントとよく組み合わせます。たとえば、数字でファイルされたインボイスが、レジャーの日付でクロスリファレンスされます。近代的な設定では、多くの組織が自動的に割り当て、インデックス番号、ブレンド紙とデジタルアプローチを使用する レコード管理システム[]を使用します。

慢性的フィリング

クロノロジー・フィリングは、日付、月、年によって文書を整理します。また、昇順または降順で行います。この方法は、プロジェクトタイムライン、対応ログ、経理取引、および法的ケースの履歴などのイベントを追跡するのに最適です。

利点

  • []タイムラインビューをクリア:[]]] ユーザーが、監査、法的発見、および進捗レビューに価値のあるイベントの完全なシーケンスを見ることができます。
  • :を維持するための手順:新しいドキュメントを追加するには、適切な日付セクションの最後に(または開始)に配置する必要があります。
  • : クロノロジーは、アルファベットまたは数値システム内のサブソートとしてよく使われます(例えば、日付でソートされたクライアントのすべての請求書)。

欠点

  • 特定の文書を見つけるのに適している:[)日付を覚えていれば、範囲をスキャンする必要があります。 正確な検索のために、補完的なインデックスが必要です。
  • ] 更新を一貫して要求します。[]] 注文から文書が追加され、正しくスタンピングされていない場合は、シーケンスが壊れます。
  • 大きくて多様なコレクションには適さない[ 対象や種類別にグループ化することなく、クロノロジーのファイリングは、日付の圧倒的なリストになることができます。

履歴書の提出は、電子メール管理とデジタルアーカイブで広く使われています。日付スタンプが自動で使用されます。物理ファイルの場合、ジャーナルエントリ、毎日のログ、クライアントの任命履歴で共通しています。検索可能なデータベースと組み合わせると、時間系列分析のための強力なツールになります。

地理的フィリング

地理的フィリンググループは、場所、州、市、地域、または特定の住所による文書をグループ化します。この方法は、不動産会社、物流会社、および地方データを管理する政府機関など、複数の地域にわたって運営する企業にとって不可欠です。

利点

  • 位置固有のアクセス:[]ユーザーが、市場分析、規制順守、または運用計画に関する特定の領域に関連するすべてのファイルを迅速に引き出すことができます。
  • ]分散チームのための自然なグループ分け:[) 異なる地域のセールスチームは、中央システムが地理によって組織されているまま、独自のサブファイルを維持することができます。
  • [] 地域レポートを認証:[ 地域別データの集計は、既に地理的にソートされた場合には、位置情報によるデータの集計が簡単です。

欠点

  • [] 領域を重ねると、混乱を引き起こす可能性があります。例えば、"西洋ヨーロッパ"に及ぶプロジェクトに関連する文書は、"ヨーロッパ"または "フランス"のクロス環境を必要とするファイルです。
  • []高メンテナンス:[]]] 政治境界変化、および新しい領域が出現します。 分類システムは、正確を維持するために更新されなければなりません。
  • ::新しい領域に移動するクライアントのドキュメントは、再ファイルされるか、コピーを複製する必要があります。

地理的フィリングは、例えば、国によって最初にファイリングし、各国内でアルファベット順に他の方法と組み合わせるときに最も効果的です。デジタルシステムは、地理的タグを任意の一次分類の上に上に配置し、位置ベースの検索を非常に柔軟にすることができます。

演題 ファイリング

対象のファイリングは、トピック、カテゴリ、テーマ別に文書を整理します。この方法は、研究ライブラリ、学術部門、マーケティングチーム、および情報が名前や日付ではなくコンテンツに基づいてアクセスされる環境で共通しています。

利点

  • コンテンツベースの研究のための直感:[ユーザーが名前や日付を知ることなく、特定のトピックのすべての材料を閲覧することができます。
  • 補助的な業務を支えます:[ 「サステナビリティ」に関連する文書は、エンジニアリング、マーケティング、および法律から1か所ですべて一緒に来るかもしれません。
  • []徹底した発見を継続:[ 対象によってファイルがグループ化されると、ユーザーは予期しない接続と関連コンテンツが頻繁に表示されます。

欠点

  • ]広いトピックでオーバーヘミング: サブカテゴリーが慎重に定義されていない限り、 "Finance"のような主題は数百のフォルダにバルーンすることができます。
  • ] 必要な再編:[] 新規の対象が出現し、古いものは廃止されるため、課税は時間がかかります。
  • [] 巨大な配置:[ 文書は、複数の被験者(例えば、非営利の税法に関する記事)に属する場合があります。 明確な規則がなければ、それは誤って提出することができます。

被験者のフィリングは、階層構造(例えば、サブトピックを含む主要なトピック)を使用して複雑性を管理します。 多くのデジタルコンテンツ管理システムは、物理的なフォルダの代わりにタグとカテゴリを使用して、この方法に依存しています。 効果的なタクソノマイズを構築するガイダンスについては、 []]を参照してください。 農業と相互運用性のためのISO 25964規格。

デジタルファイリングシステムとハイブリッドアプローチ

今日、ほとんどの組織は紙ファイルだけに依存しません。クラウドベースのドキュメント管理プラットフォーム、ローカルネットワークドライブ、または専門的なソフトウェア、強力な検索、バージョン管理、アクセス権限を解除するかどうかにかかわらず、デジタルファイリングシステム。ただし、5つの古典的な方法の原則は引き続き適用されます。

ハイブリッドアプローチは、複数のメソッドを単一のシステム内で結合します。例えば、作成日時に [[]] 数値識別子] を、ドキュメントコード [ のクロノロジー順化] で、 ] のサブジェクトベースタグ]] で、検出用。 近代的なプラットフォームは、すべての 3 で自動的にファイルをインデックス化し、任意の属性でフィルタリングまたは検索することができます。

純粋に物理的なシステムからデジタル一眼レフに移行するときは、次のことを検討してください。

  • []一貫したネーミング慣行:[ 均一な形式(例えば、YY-MM-DD Subject Description)を使用して、両方のデジタルおよび物理的なバックアップで動作します。
  • [メタデータ規格:[]]]キーフィールド(クライアント名、日付、対象、場所)をキャプチャして、フォルダ階層に依存することなく効率的な検索ができます。
  • [セキュリティとコンプライアンス:[]]] HIPAAやGDPRなどの規制対象の業界については、デジタルシステムは監査証跡とアクセス制御を維持する必要があります。
  • 既存のワークフローとの統合:[ 。 ファイリングシステムは、他の方法で、あなたのチームが自然にどのように機能するかに合わなければならない。

デジタル・ファイリング・ベスト・プラクティスの包括的な概要については、 ] ARMA International 組織は、情報ガバナンスおよび記録管理に関するガイドラインを提供します。

適切なファイリング方法を選択する方法

ファイリング方法を選択すると、サイズごとに決定されるわけではありません。適切な選択は、ニーズの慎重な分析に依存します。以下の条件を使用して、オプションを絞り込みます。

  • ドキュメントのボリューム:[]] 小さなコレクション(500ファイル未満)は、アルファベットまたはクロノロジーシステムでうまく機能します。 大規模なコレクションは、多くの場合、デジタルインデックスで数値または主題ベースのアプローチを必要とします。
  • []プライマリアクセスパターン:[]] ほとんどのファイルを探す方法は? 名前で? 日付で? トピックによって? あなたの典型的な検索動作に一致する方法を選択してください。 複数のアクセスパスが必要な場合は、ハイブリッドまたはデジタルシステムを検討してください。
  • コラボレーション要件:[]チームベースの環境は、誰もが同じ規則に従う標準化されたシステムから恩恵を受ける。リモートチームが関与している場合、ロールベースの権限を持つクラウドベースのデジタルファイリングシステムが推奨されます。
  • 規制と機密性は、[金融、法律、および医療記録は、多くの場合、監査証跡およびプライバシーのための数値的な出願を必要とします。 決定する前に、業界固有の規制を確認してください。
  • 参照の投影:[] ドキュメントのボリュームは2年で倍増しますか? サブカテゴリでスケーラブルな方法、数値またはサブカテゴリで選択して、後々痛みを伴う再フィルを避けることができます。
  • : 利用可能なトレーニングとリソース:[コンプレックスシステム(例えば、多くの地域との地理的)は、継続的なメンテナンスとトレーニングを必要とします。 あなたのチームの能力について現実的です。

選択した方法を、より広範囲に展開する前に、選択したファイルの小さなサブセットで操縦するのも賢明です。これにより、分類や遅延の緩和などの実用的な問題を特定することができます。システムの問題になるためです。

ファイリングシステムを維持するためのベストプラクティス

どの方法を選択するかに関係なく、フィリングシステムは、そのアップキープと同じくらい良いです。 これらのベストプラクティスを実行することで、長期にわたってファイルを整理し、アクセスできるようになります。

  • [クリアなネーミングルール:[ラベル、フォルダ名、ファイルコードの規約を文書化します。 可視位置でそれらを投稿するか、共有ナレッジベースにそれらを含めます。
  • 定期的なレビューを差し込みます:[]四半期または2年連続監査を強制的にファイル、分類された項目を更新し、カテゴリを精製します。
  • [] は、クロス環境とインデックスを使用します。[ 物理システムの場合、インデックスカードシステムまたは各ドキュメントを一次および二次的なフィリング識別子にマップする簡単なスプレッドシートを保持します。
  • ファイリング用品の標準化:[]] 均一なカラーコードラベル、ハンギングフォルダ、ディバイダーを使用して、視覚スキャンをより速くします。
  • すべてのユーザーをトレーニング:]] 初期のトレーニングとリブレーションセッションを提供。 1人の不正行為は、チーム全体のための余分な作業の時間を経過することができます。
  • []デジタルファイルをバックアップ:[]]]デジタルコンポーネントを使用する場合、自動バックアップが配置されていることを確認してください。バージョン履歴のあるクラウドサービス(GoogleドライブやSharePointなど)は、追加の安全性を追加します。

レコード保持スケジュールと処分の深い見方については、【UKナショナルアーカイブ保持ガイダンスを参照してください。

コンテンツ

適切なファイリング方法を選択すると、毎日の生産性、コンプライアンス、および長期情報管理に影響を及ぼす戦略的決定です。 古典的な方法が、英数字、気道、地理的、および主題のフィリングである一方で、各々は明確な強みを持っています。最も効果的なシステムは、クロス・レフェレンスと検索を自動的に処理する複数のアプローチをブレンドしたり、デジタルツールを採用したりすることが多いです。 ボリューム、アクセスパターン、チーム構造、成長計画を評価し、あなたは、あなたが選択した資産を適切に調整し、必要な情報を適切に調整するために、必要な方法を選択することができます。