選択された公式に問い合わせるときに何が起こるか

メッセージを旅する:受信トレイからアクションまで

電子メールを送信すると、電話をかけたり、選択した代表者に手紙を書いて、メッセージは構成されたプロセスに入り、構成された対応を効率的に管理します。そのコミュニケーションのライフサイクル全体を理解することで、期待するものや最大の影響を把握することができます。このガイドは各段階を歩きます。メッセージは実際にポリシーを形づけることができる瞬間から受け取ります。

事務所のプロセスの着信の連絡方法

米国駐在員事務所、セナート、州政府、自治体など、毎週数百万人以上のメッセージを受信する公式のオフィスを選出。特にホット・ボタンの問題は、そのボリュームが重要である。このフローを処理するには、スタッフは緊急事態、トピック、構成的状況に基づいてコミュニケーションを試みる訓練を行っている。

共有受信トレイまたはケース管理システムにメッセージが埋め込まれています。スタッフは、あなたが地区や州の居住者であることを最初に確認します。そうでない場合は、オフィスは適切な代表者にメッセージを転送したり、管轄区域を説明する礼儀礼的な返信を提供することができます。検証された構成員のために、メッセージは問題のトピックによって分類されます。ヘルスケア、教育、移民など - 位置(サポート、反対、中立)にタグ付けられます。

このプロセスでは、オフィスは重要な問題に対するパブリックな感情の量を追跡することができます。多くのオフィスは、専用のソフトウェアプラットフォームを使用しています。 に構築された時間。Directus] または、構成されたレコードと通信を管理するための同様のヘッドレスCMSソリューション。これらのシステムは、スタッフに、請求書と過半数の意見について書かれた多くの人がすぐに見ていきます。

例えば、【】代表ホームページのハウスは、会員への連絡に関するガイダンスを提供し、多くの事務所が独自のコンタクトポリシーを公開しています。組織化されたオフィスは、すべての相互作用をログに記録し、代表者が草の根の感情を一目で理解できるようにします。

初期の反応: アクノレッジ、フォームレター、および個人的返信

受け取る最初の応答は大きく変化する可能性があります。多くの事務所は、1日または2日以内に自動認識メールを送信します。これは、却下されていない; あなたのメッセージが記録されていることの確認です。定期的な問題のために、あなたは、トピックに関する公式の一般的なスタンスを説明するフォームレターを受け取ることができます。これらの感情を感じながら、彼らはあなたの意見がカウントされていることを示しています。

特に、連邦機関の問題など、さまざまなケースワークが関与するケースワークの詳細は、スタッフはパーソナライズされた回答を制作します。ケースワークのレスポンスは、多くの場合、構成されたサービスの専門家によって書かれており、より多くの情報や文書を要求することができます。メッセージが非常にユニークであるか、新しいポイントを上げている場合、スタッフは特定の懸念に対処するカスタム応答を書いているかもしれません。

フォームの文字があなたのメッセージが無視されていないことを知っていることが重要です。実際には、フォームの文字の応答の背が高いことは、あなたが考えるよりも強力であることができます。何百もの構成要素が自分の言葉を使用して同じ請求書に書いているとき、オフィスはパターンをノートし、その位置をシフトしたり、提唱努力を集中したりすることができます。

初期応答後のHappens

スタッフの役割とエスカレーション

メッセージが記録されると、関連するポリシー領域をカバーする立法アシスタント(LA)にエスカレーションされることがあります。 LAは、問題の研究、最近の投票、およびパーティーのリーダーシップからのポイントを話すレビューを調べます。あなたのメッセージには、説得力のある個人的な物語や地元の例が含まれる場合、LAは、代表的な注意のためにそれをフラグすることができます。

多くのオフィスでは、スタッフまたは正規ディレクターのチーフが毎週のコンポジションをまとめています。これらの要約は、トップ5の問題とネットサポートやオポジショニングの表現を強調しています。このデータは、代表者が時間と焦点を割り当てる方法に直接影響します。例えば、提案されたゾーニング変更に関するメールの急増は、地区会議やプレスリリースにつながる可能性があります。

フォローアップアクション:研究、相談、および立法的な動き

コンタクトは、いくつかの具体的なアクションをトリガーできます。

研究:]]]は、議会研究サービス(CRS)または州立法研究機関からの報告を要求する。彼らはまた、提唱グループや学術専門家に相談することができます。
内面談:]]] 代表は、パーティのキューズ、委員会の会議、または非公式のワーキンググループで問題について議論することができます。あなたのメッセージは、それらの会話のための証拠のベースの一部になります。
[ビルスポンサーシップまたは共催:]大声で永続的な構成が請求書のためにプッシュする場合、公式は、公式が紹介または共同スポンサーの法律を支持する可能性があります。または、多くの構成者が請求書に反対した場合、公式は、海軍を投票するか、または変更を提供する決定する可能性があります。
[]公開アウトリーチ:]]あなたの連絡先は、町のホール、ニュースレターの記事、またはソーシャルメディア投稿を鼓舞するかもしれません。公式は、しばしば反応性を実証するために、構成上の懸念を強調しています。

応答時間は大きく異なります。意見の簡単な表現は、数日以内に返信を受け取ることがあります。複雑なケースワーク - ビザ申請やベテラン管理の問題 - 週または月を取ることができます。それは何も起こらないという意味ではありません。スタッフは、代理店の連絡先と官僚的なチャネルを介して働いています。

あなたの声が方針および決定を形作ることができる方法---Making

一貫したコミュニケーションの力

選挙された公式は、ポーリング、町のホール、および公的な意見を測る直接接触に依存しています。これらの中で、 ] の直接的な構成連絡先は、最も信頼できるフィードバックの源の1つです。単一の手紙は却下することができますが、多くの人々からの会話の持続的なドラムビートは、過度ウィンドウをシフトすることができます。ポリシーの範囲は許容されます。

歴史は、数多くの例を提供しています。 2017年草の根キャンペーンは、Affordable Care Actを携帯電話や電子メールの何百万人も関与させました。議会の多くのメンバーは、彼らが反抗する重要な理由として、構成されたアウトリーチの量を引用しました。州の法律では、同様の圧力は、ネットニュートラルティ、銃制御、および環境規制に関連する法を殺または修正しました。

逆に、沈黙は同意として解釈することができます。公式がボーカルの少数民族からのみ聞こえるとき、彼らはより広い構成要素が同意すると仮定することができます。それは「私はこの請求書をサポート」または「私は変更を反対する」という短い電子メールでさえも、理由です。あなたの声は、スケールの片側に体重を追加します。

委員会とフロアレベルにおける意思決定‐Making

ビルズは、真空で法律になりません。メンバーが言語をマークする委員会を通過します。その過程で、スタッフは特定の条項に対して議論したり、反論するために構成されたメールを立ち上げるかもしれません。代表は、「私のオフィスは、看護家庭のスタッフの修正について500メールを今週受け、90%の人々が現在の言語を反対する」と言います。そのデータポイントは、委員会の投票方法を変更することができます。

フロアでは、メンバーはしばしば、構成員から物語を参照するスピーチを配信しています。これらの「顔の同僚」の文字とフロアステートメントは、パブリックレコードの一部であり、未定のメンバーに影響を与えることができます。あなたが説得力のある個人的な物語を共有している場合は、 ]の連続レコードで引用することができます。

長期影響:関係と責任の構築

繰り返して、思ったコンタクトはオフィスとの関係を構築します。スタッフは、いくつかのよく寄せられた連絡先からあなたの名前を認識するとき、彼らはあなたの将来のメッセージを優先することができます。これは、特に、都市評議会のメンバー、市長、学校の理事会の評議員のために当てはまります。小規模な構成員とより直接的な相互作用を持っています。

また、公式は投票者が投票箱で覚えていることを知っています。構成的な懸念を無視する一貫したパターンは、主要な課題や一般的な選挙の損失につながることができます。会計性はシステムに構築され、すべてのメッセージは、代表者が人々に役立つ期待を強化し、特別な関心はありません。

USA.govのような組織は、あなたの公式を見つけて、正当なプロセスを理解するためのツールを提供します。これらのリソースに自分自身を促進すると、あなたのアウトリーチの有効性が増加します。

結果を得る効果的なコミュニケーションのための戦略

あなたの聴衆を知る:連邦対国家対局

政府の水準に応じてアプローチが異なります。連邦政府の公式は、軍事資金や移民政策などの国家問題に対処する。州立法士は、教育資金、輸送、およびビジネス規則を処理する。地方の当局は、動物園、警察、公共公園に関する決定を下しています。あなたが連絡している人の管轄権者にあなたのメッセージを調整します。

公式サイトで、委員会の割り当てと最近の投票を確認しましょう。特定の請求書番号(例えば、H.R. 1234またはS. 567)またはローカルの条例を参照してください。このショーでは、あなたの宿題をやったり、あなたのメッセージがより明確になります。

最大のインパクトを生むメッセージ

コンタクトが際立っていることを確実にするために、これらのガイドラインに従ってください。

[クリアで簡潔な:[あなたの目的と開きます。例:「私は、農村部のブロードバンドアクセスを改善するためにハウスビル2001でYESを投票するように求めている」と電子メールごとの状態1の問題。
[特定の例を]]に提供してください。問題があなたの人生、あなたのビジネス、またはコミュニティにどのように影響するかを共有します。個人的な逸脱者は、スタッフや代表者に問題が現実になります。「私の小さなビジネスは、私に費用がかかりません $5,000 失われた販売で月。」
:]] をフォローアップします。ポイントに対処しないフォームレターを受け取ると、より詳細な説明を求める丁寧なフォローアップを送信します。時には、第二のメッセージは、よりカスタマイズされた応答をトリガーします。
[敬意を表し、専門的である:[]は、脅威、名前の呼びかけ、または積極的な言語を避けます。怒っているメッセージは、スパムや不規則なものとしてフラグが付けられます。敬意のあるトーンは、建設的な対話を招き、あなたの視点が考慮される可能性を高めます。
[]アドレスを[]に含めてください。完全なストリートアドレスを含む残留資格を確認します。多くの事務所は、それなしでメッセージを処理しません。

適切な通信チャネルを選択

すべてのチャネルが等しいわけではありません。

メール:]の高速で追跡可能。ほとんどのオフィスは、Webフォームまたは直接電子メールを好む。利用可能な場合は、公式の.govのウェブサイト上のフォームを使用してください。
電話:] 急な問題や、スタッフに直接話したいときに良い。あなたの名前、住所、およびあなたの質問で簡単なボイスメールを残すために準備してください。
郵便:]]) 遅くても、頻繁に関与する努力のためにもっと注意深く読む。詳細なケースワーク文書に有用。
インパーソン訪問:]最も強力な方法。地区のオフィスとの任命をスケジュールするか、町のホールに出席します。顔対面の会話は、ラポをビルドし、より深い議論を可能にする。
ソーシャルメディア:]が公開されている間、詳細な問題に対しては効果が低い。主に意識を高めるために使用し、公式チャンネルをフォローアップします。

効果的なアドボカシーに関するよりアドバイスをするために、 ] コモンズ[]] 組織は、政府であなたの声を聞き取る方法についてのガイドを提供します。

事例とは?政府の機関とのトラブル解決

選出された公式のオフィスの最も重要な機能の1つは、構成員が連邦、州、または局所官僚を移動するのに役立ちます。これは、ケースワークと呼ばれています。社会的セキュリティ要求、パスポートの遅延、ビザ申請、またはベテランの利益に問題がある場合、あなたの代表者のオフィスに連絡はドアを開くことができます。

地区のオフィスのケースワーカーは、あなたの代理で関連機関に連絡するために訓練されています。彼らは、社会保障管理、州の部門、退役軍人の総務、およびその他の多くの代理店で専用の連絡を持っています。あなたのケースは、多くの場合、解像度をスピードアップする特別な問い合わせフラグを取得します。

本サービスを効果的に利用するため:

関連するすべての文書を収集します。 (ケース番号、日付、対応)。
プライバシーリリースフォーム(公式HPにて公開)を完成
患者様は、ケースワークは数週間かかるが、成功率が高い。

コンタクトの公式に関する一般的な誤解

「私のメッセージは問題ありません」

間違った。各メッセージはカウントされます。集計では、数字は決定を駆動します。短いメモでさえ、ボリュームをポジションに追加します。

「タイトルを持たないと、Staffは無視されます。」

スタッフは、すべての構成員を尊重して治療するために訓練されています。彼らは、草の根の声が、ロビーリストではないことを知っています。それは民主的な説明責任の基盤です。

「個人的に回答をもらえないと、読み取れなかった」

本当ではありません。フォームの文字は、メッセージが記録され、分類された署名です。多くのオフィスは、意見を追跡しながらリソースを保存するために使用します。返信がテンプレート化されていても、メッセージが読み込まれています。

「正式に相談すると、時間が無駄です」

逆に、持続可能な市民のエンゲージメントは、動きが成功する方法です。市民権の動き、環境保護、そして結婚の平等は、その代表者が繰り返し連絡する普通の人々に確実に頼っています。

テクノロジーが構成されたコミュニケーションを変える方法

近代的なオフィスでは、高度な構成関係管理(CRM)プラットフォームを使用しています。多くの場合、]のツール上に構築されています。ダイレクト] - スケールでの対応を処理します。これらのシステムは、分類、応答時間を追跡し、レポートを生成します。構成員にとって、メッセージは10年前によりも速くそしてより一貫して処理される可能性があることを意味します。

一部のプラットフォームでは、公式がリアルタイムの感情ダッシュボードを見ることができます。論争議では、代表者は、朝のメールトラフィックをチェックして、その構成員がどこに立ち向かうかを把握することができます。この技術は、集団行動の力を増幅します。

しかし、人体要素は鍵を残します。実際の人からの熱心でよく書かれたメールは、大量キャンペーンからフォームレターよりも多くのメッセージが送られます。個人的なストーリーやローカル例はアルゴリズムに置き換えることはできません。

政府機関がコミュニケーションシステムを近代化する方法について詳しく知りたい場合は、複数の公共セクター組織がコンテンツやデータを管理するために「]」で自分の仕事を読んでください。

最終的な思考: あなたの声は民主主義のためのツールです

選ばれた公式に連絡するのは単なる象徴的なジェスチャーではありません。それは直接的、実用的な影響力を持つレバーです。内部プロセスの理解 - トリアージ、スタッフ分析、データ集計、およびポリシーへの影響 - ノイズをカットしたメッセージを作成するのに役立ちます。ローカルストリートの修理や国家のセキュリティ法案について書いているかどうかにかかわらず、すべての連絡先は、図鑑のパブリックな意見のモザイクに追加されます。

市民が思慮深く、永続的に参加するとき、システムは最善を尽くします。すぐに手を離さないでください。あなたの代表はあなたのために働きます、そして彼らはあなたの仕事をうまくいくためにあなたから聞いて必要があります。あなたが懸念を持っている次回は、電子メールを書き、そのメールを書いて、その呼び出しをしたり、訪問するスケジュールを書いてください。あなたのメッセージの旅は、心と法律を変える力を持っています。