ミッションと財務の青写真を定義する

チャリティーイベントは、クリスタルクリアなミッションから始まります。会場を予約するか、単一のチラシを印刷する前に、あなたは何を望むか尋ねてください。特定の結果は、あなたが望むか? それは、地元のフードバンクのために$ 10,000を調達し、ホームレスの避難所のために500コートを収集するか、または医療研究の基礎のための意識を高めることですか? あなたの主な目標と2つまたは3つの二次的目標を書き留めてください。 この明快さは、あなたが作るすべての決定を導き、あなたの予算を吹き飛ばすスコープのクリープを防ぎます。

目標がロックされた状態で、詳細な予算を作成します。会場のレンタル、許可、保険、装飾、オーディオビジュアル機器、印刷、ケータリング、エンターテインメント、スタッフの雇用、およびコンティンジェンシーファンド(通常10〜15%の合計コスト)。スプレッドシートを使用して、プロジェクトされた実際の費用を追跡します。一般的なアイテムの領域でリサーチ平均コスト。例えば、基本的なPAシステムレンタルは200〜500ドルかかりますが、ローカルバンドは500ドルを請求する可能性があります。これらの番号は、これらの番号を事前に知っておくことができます。

予算を現実的に保つためには、独立したニーズを望んでいます。 Waitstaffと座ってディナーが欲しいです。ボランティアがスタッフを抱いた焼きポテトバーは、数千を保存できる必要性です。あなたのコミュニティが実際に寄付できるものについて正直にしてください。 ]無料予算テンプレート[]は、非営利団体イベントのために設計されたもので、任意のラインアイテムを見逃さない。

選択する 場所 その Won’t 銀行を破る

予算の40%以上を消費できるのは、’t戦略的です。 無料のオプションまたは低コストオプションで始める。 コミュニティセンター、公共公園(許可を得て)、学校体育館、教会の地下室、または大規模な民間の裏庭などの公共スペースは、優れた会場として機能することができます。 ローカルライブラリには、多くの場合、わずかな料金のための会議室があります。 より正式な設定が必要な場合は、チャリティーイベントの料金を負担する可能性のあるアプローチ教会やコミュニティホール。

もう一つのスマート戦術は、ビール醸造所、イベントスペース、または倉庫などの大きなスペースを持つローカルビジネスと提携することです。 多くの企業が、暴露と善意のために交換するチャリティーイベントをホスティングするのに開かれています。 すべてのマーケティング資料にロゴを含めるか、それらをステージからシャウトアウトを与えるか、またはスポンサーとしてそれらをリストすることができます。 常に屋外イベントのためのバックアップ計画を持っています:テントをレンタル($ 150-$ 400)または会場に屋内代替サイトを持っているかどうかをチェックしてください[F]:[Fert[F]スペース]:[Fert[F]スペース]:[Fert[F]スペース]

会場の評価をする際は、隠れた費用を尋ねてください。レンタルにはテーブル、椅子、基本的なAVがありますか?清掃手数料はありますか?社内のケータリングを使用する必要がありますか? 交渉:非営利割引を尋ねる、オフピーク時間(平日午後と土曜日の夕方)中にホストするオファー、または複数のイベントを計画している場合は長期にわたる約束の交換の割引料金を尋ねます。

安全なインキッド寄付とスポンサーシップ

予算を伸ばすための最も強力な方法は、商品やサービスが寄付されることです。 フード、飲料、印刷、装飾、賞品、エンターテインメント、さらには各アイテムに潜在的な地元寄付者と一致させるために必要なすべてのものの欲しいリストを作成します。 たとえば、地元のピザショップは、ボランティアミーティングのためにピザを寄付するかもしれません。 ベーカリーはデザートテーブルを提供するかもしれません。 印刷会社はフライヤーやバナーを寄付するかもしれません。

これらのビジネスにプロのスポンサーシップの提案を依頼してください。あなたのミッション、あなたの期待された出席、そしてそれらが何であるかを説明します。あなたのイベントのウェブサイト、ソーシャルメディアの言及、イベントでのサイン、および税務上の寄付のための領収書にロゴ配置。あなたがtieredスポンサーシップレベル(例えば、シルバー、ゴールド、プラチナ)を提供することができれば、あなたは参加するすべてのサイズのビジネスのためにそれをより簡単にします。

Don’tは、オンライン募金プラットフォームを見下ろすことができません。 GoFundMe、Facebook Fundraisers、またはイベントの前のウェブサイト週に専用の寄付ページでキャンペーンを設定します。 テキストから寄付されたコードを使用して、参加者はスポットに与えることができます。 また、“寄付チケット” モデル:平らな入学を充電する代わりに、$ 25の推奨寄付を提案しますが、人々ができることを支払います。 これは、実際に包括的な収入を増やすことができます。

労働コストを削減するボランティアのリーン

ボランティアは、最も貴重なリソースです。既存のサポーターベース、ローカルカレッジ(特にホスピタリティ、イベントプランニング、またはマーケティングプログラムの学生)、およびロータリーやキワニスのようなコミュニティグループから早期に採用してください。明確な役割を割り当てます:チェックインデスク、セットアップクルー、クリーンアップクルー、オークションランナー、アクティビティホスト、および写真。 オーバーラップを避けるために、SignUpGeniusやGoogleスプレッドシートのようなボランティアスケジューリングツールを使用してください。

ボランティアを従事させるために、明確な指示、名前タグ、およびクイックトレーニングセッションを提供します。 Tシャツ、無料のスナック、またはソーシャルメディアで共有できる感謝の写真を、鑑賞の小さなトークンを提供します。 人々が何をすべきかを知らないと仮定しないでください。印刷されたまたはデジタルロールカードをチェックリストで提供します。

専門技術(DJやフォトグラファーなど)が必要な方は、専門家がいるのではなく、取引を検討してください。イベント中に事業を大きく推進したり、ソーシャルチャネルで作業したり、イベントで無料ブースを提示したりすることができます。多くの才能あるクリエイティブは、露出や税金の控除のための良い原因をサポートするために満足しています。

設計 低コスト、高機能活動

イベントのアクティビティは魅力的ではなく高価であるべきです。 たくさんの成果をあげることなく、興奮と資金を生成する実証済みのアイデアは次のとおりです。

  • [] 寄贈されたアイテム(ギフトバスケット、レストランの証明書、スパパッケージ、スポーツ記念品)で、シレントオークション]。 紙や労働を減らすために、32オークションや手すりのようなプラットフォームを介してオンライン入札を使用してください。
  • ラッフルまたは50/50ドロー。イベント中にチケットを売って賞金(寄付)を賞与するか、ポットを分割します。
  • Game Booths]。 リングトス、豆袋のトス、またはダンクタンク(退屈または安価なバージョンを構築)のようなシンプルなカーニバルゲーム。 課金 $1 1プレイ。
  • ライブエンターテイメント。 ローカルミュージシャン、ダンスグループ、またはコメディアンは、チャリティーのために、無料または小さな名誉のために頻繁に実行します。 ヒントを収集したり、イベントで商品を販売するためにそれらを招待します。
  • フォトブース。楽しいプロップ(リフトストア検索)で背景を設定し、リモートシャッターアプリで三脚にスマートフォンを使用します。ポータブルプリンタを使用して写真をプリントするか、単にデジタルファイルを共有します。
  • インタラクティブな寄付ボード]。 人々が貢献をピントし、合計の上昇を見ることができます壁やポスターを作成します。 このゲーミフィケーションはより多くの与えを奨励します。

各活動は、募金目標に戻ってきるべきです。例えば、あなたが’学校の用品のためのお金を調達するなら、バックパック“ を提出する; 特定のアイテムを寄付する場所; 具体的なアイテムを寄付する場所 - 有形で視覚的な成功メトリック。

市場スマート、より硬くない

有料広告は、予算をすぐに食べることができます。代わりに、オーガニック、コミュニティ主導のマーケティングに焦点を当て、何も時間を費やすことはありません。これらの費用フリーチャンネルを使用してください。

  • [ソーシャルメディア]。 Facebookイベントページ、Instagram投稿、およびTikTokビデオシリーズを毎日共有する。 ボードメンバーとボランティアを奨励して毎日共有してください。 ローカルハッシュタグ(例:、#DenverCharityEvent)を使用してください。
  • メールのブラスト]。 毎週あなたのリストにあなたの’の理由でメールを送信します。 イベント、カウントダウン、共有可能なグラフィックスをホスティングします。 MailchimpまたはMailerLite’を使用してください。 無料プラン。
  • ローカルメディア]。 ローカル新聞、ラジオ局、テレビニュースコミュニティカレンダー、およびブログにプレスリリースを送信してください。 最初の50回答者のための割引コードまたは無料チケットを提供します。
  • コミュニティ掲示板[。 簡単なチラシを印刷して、ライブラリ、コーヒーショップ、食料品店、コミュニティセンターに投稿してください。 イベントページへのリンクを必ずQRコードが含まれています。
  • Partnerships]]。 スポンサーにメールリストやソーシャルフォロワーにイベントを宣伝するように依頼してください。 クロスプロモーションは、ダイムを費やすことなく、あなたのリーチを乗じます。

予算が小さい場合は、ターゲットを絞ったローカルオーディエンス($ 20〜$ 50)に1つまたは2つのFacebook投稿をブーストすることを検討してください。 ターゲットが正確である場合は、その小さな支出は重要なリターンをもたらすことができます。

物流・日次業務

スムーズなイベントは、より一層の計画を要するが、詳細な計画が必要です。セットアップから涙まで、マスタータイムラインを作成して、スタッフやボランティア全員に配布します。タスク、責任ある人、時間ウィンドウを含めます。お金と頭痛を保存するための重要な物流のヒントは次のとおりです。

  • Checklist]。 延長コード、zipタイ、ダクトテープ、応急処置キット、予備バッテリー、シャープ、およびパワーストリップ付きのボックスを詰めます。 購入の代わりにアイテムを借ります。
  • Signage]。チョークボード、ホワイトボード、またはチョークペイントで塗装された段ボールのサインを使用してください。それらは’安く、再使用可能な、視覚的に魅力的です。
  • Music]。DJを雇う代わりに、SpotifyやApple Musicを使用して高エネルギープレイリストを作成し、レンタルまたはレンタルされたサウンドシステムを介して再生します。クラウドソースの歌は事前にリクエストします。
  • ケータリング。 売上の一部を寄付するポットラックスタイルまたはフードトラックは予算に優しいです。 または、ボランティアによって提供されるポップコーン、クッキー、およびレモネードなどの簡単なスナックに役立ちます。
  • Check-in]。Eventbrite(無料イベント)や簡単なGoogleフォームなどの無料のモバイルチケットアプリを使用して、出席を追跡し、フォローアップのための電子メールアドレスを収集します。

当日は、トラブルシューターを設計します。特定のタスクに縛られていない人、そして、不足しているエクステンションコードや’tショーをしたボランティアなどの予期しない問題を扱うことができます。あなたのクールで思い出してください’そこに:原因をサポートし、人々を一緒に持って来るために。

イベントの開催期間中と終了までの寄付を最大化

Don’tはテーブルにお金を残します。 複数のタッチポイントで寄付をキャプチャするイベントを構成します。

  1. 登録]にて、寄付をお願いする。
  2. イベントをDuring — 寄付金額の影響を説明する発表を行います(例:“$50は週”のために家族に与えます)。
  3. サイレントオークションチェックアウト[] — 人々を“”をラウンドアップ; 彼らの合計.
  4. ]最後にを、ボードメンバーや受益者からの最終的な熱心な魅力。

寄付方法がいくつかあります。モバイルフレンドリーの寄付ページ、著名な寄付金、テキストから寄付するカードへのリンクQRコード。可能であれば、小さな寄付金(ステッカーまたは手作りカード)のギフトをプレゼントして、思い出に残るつながりを創り出しましょう。

イベント終了後、仕事は’t です。48時間以内に感謝のメールを送ってください。写真ギャラリー、調達された総額(あなたがそれを持っている場合)、お金が使用される方法の個人的な物語を含める。短いアンケートでフィードバックを依頼してください。このフォローアップは、あなたの次のイベントのために段階を組み立てます。ビデオ感謝のスポンサーやボランティアを作成を検討し、ソーシャルメディアでそれを共有してください。

持続可能な予算と将来の成長のヒント

予算に優しいイベントは、仕事と何が’t を追跡する場合、毎年恒例の伝統になることができます。イベントの後、コアチームとのデブリフを保持します。予算対実際の見直し、マーケティングチャネルが出席を運転し、ほとんどのお金を調達した活動を特定することに注意してください。すべてのテンプレート、チェックリスト、およびベンダーの連絡先を次の年再利用します。

“lessonsは、”を学んだ; 文書。 例えば、印刷されたプログラムがまれに読み込まれることを発見した場合、次の時間にスキップし、簡単なデジタル版を使用する。 ボランティアがチェックイン時に圧倒された場合、第二のタブレットに投資するか、その役割のために誰かを訓練する。 継続的な改善は、コストを削減し、時間の経過とともに影響を増加させる。

再発スポンサーシップモデルの確立を検討してください。 地元のビジネスが今年のイベントを主催している場合は、イベントのケーススタディで、来年数か月間早くアプローチしてください’s 成功。 同様に、計画を開始するために四半期に会うボランティア委員会を構築してください。 したがって、あなたは最後の分をスクランブルしません。

低コストの非営利イベントの実行に関する詳細は、【]】TechSoup’s リソース(非営利団体)と[]WildApricot’s イベント計画チェックリスト[)。 これらのツールは、計画プロセスに無料のまたは割引ソフトウェアを統合するのに役立ちます。

結論: ドルは、あなたの原因のためにさらに行く

限られた予算でチャリティーイベントをホスティングすることは、’t は、より少ないためセッティングを意味します。 逆に、制約はしばしば創造性とより深いコミュニティの関与を繁殖します。 明確な目標を設定することにより、パートナーシップを活用し、ボランティアに頼りに、そして、影響力の高い低コストの活動を集中することで、6 段階の料金タグなしで寛大で専門に感じるイベントを投げることができます。 あなたのサポーターは、情熱と目的を覚え、豪華なリネンではなく、あなたの支持者は、情熱を覚えます。

小規模な反復、そしてすべての成功を祝います。 $500予算から$5,000の純利益は900%のリターンです。 はるかに優れた結果は、$10,000のネットイベントよりも$ 4,000です。 賢く計画し、あなたの原因を輝かせてください。 予算で本当に成功したチャリティーイベントのレシピです。