როგორ უნდა კომუნიკაცია ეფექტურად სახელმწიფო სააგენტოებთან.

რატომ არის ეფექტური კომუნიკაცია სახელმწიფო სააგენტოებთან საქმე.

სახელმწიფო სააგენტოები ემსახურებიან საჯარო სერვისების ადმინისტრაციულ ხერხემალს, მართავენ ყველაფერს ბიზნესის ლიცენზიიდან და პროფესიული სერტიფიკაციიდან სოციალურ მომსახურებამდე, გარემოს ნებართვებზე და საგადასახადო შესაბამისობაზე. იქნება ეს ინდივიდუალური დახმარების ძიება, მცირე ბიზნესის მფლობელი, რომელიც რეგულატორულ მოთხოვნებს ნავიგაცის, თუ არამომგებიანი ორგანიზაცია, რომელიც გრანტებისთვის მიმართავს, თქვენი კომუნიკაციის ხარისხი ამ სააგენტოებთან პირდაპირ გავლენას ახდენს თქვენი შედეგების სისწრაფესა და წარმატებაზე.

არაეფექტური კომუნიკაციაmadsh; როგორიცაა არასრული ფორმები, ბუნდოვანი მოთხოვნები, ან ზედმეტად აგრესიული ტონი; შეიძლება გამოიწვიოს შეფერხებები, უარყოფები ან გაუგებრობები, რომლებიც საჭიროებს კვირებს ან თვეებს გადასაწყვეტად. მეორე მხრივ, ნათელი, პროფესიონალური და კარგად მომზადებული კომუნიკაცია ქმნის სანდოობას, ამარტივებს დამუშავების დროს და ხშირად უკეთეს მომსახურებას იწვევს სააგენტოს წარმომადგენლებისგან, რომლებიც ყოველდღიურად მართავენ ასობით მოთხოვნას, უზრუნველყოფენ ყოვლისმომცველ ჩარჩოს, სახელმწიფო სტრატეგიის მომზადების, ეფექტურად კომუნიკაციისთვის, სახელმწიფო შერჩევისთვის, ჩართვისთვის.

გაიგეთ სააგენტოsrsco; პროცესები.

სანამ წერთ, დარეკავთ ან ეწვევით სახელმწიფო სააგენტოს, დრო ჩადის იმის გაგებაში, თუ როგორ ფუნქციონირებს ეს სააგენტო. თითოეულ სააგენტოს აქვს უნიკალური პროცედურები, ვადები და დოკუმენტაციის მოთხოვნები, რომლებიც მართავენ როგორ ამუშავებენ მოთხოვნებს.

კვლევითი სააგენტოს სახელმძღვანელო პრინციპები.

უმეტესობა სახელმწიფო სააგენტოებისა აქვეყნებს დეტალურ მითითებებს მათი ოფიციალური ვებსაიტების შესახებ. ეს ხშირად მოიცავს კითხვებს, გამოყენების ინსტრუქციებს, საკონტროლო ინსტრუქციებს და სამართლებრივ მითითებებს. დახარჯეთ მინიმუმ 30nash; 60 წუთი შესაბამისი გვერდების გადახედვამდე, რათა დაიწყოს კონტაქტი.

• საჭირო ფორმები და მხარდამჭერი დოკუმენტები.
• წარდგენის ვადები და დამუშავების ფანჯრები.
• სასურველი კომუნიკაციის არხები სხვადასხვა ტიპის მოთხოვნებისთვის.
• საფასურის სტრუქტურები და გადახდის მეთოდები.
• სააპელაციო ან გადახედვის პროცედურები.

თუ სააგენტო ონლაინ პორტალს იყენებს, იცნობს მის განლაგებას და ფუნქციონალურობას. ბევრი პორტალი გაძლევთ საშუალებას, დააკვირდეთ თქვენი მოთხოვნის სტატუსს, გააახლოთ დოკუმენტები და მიიღოთ შეტყობინებები; შეამციროთ შემდგომი ზარების ან ელფოსტების საჭიროება.

გაიგეთ ბიუროკრატიული სტრუქტურა და ტერმინოლოგია.

სახელმწიფო სააგენტოები იერარქიული ორგანიზაციებია განსხვავებული გაყოფებით, ბიუროებით და ოფისებით. მოთხოვნა, რომელიც იგზავნება არასწორ დეპარტამენტში, შეიძლება უპასუხოდ დარჩეს კვირების განმავლობაში.

ანალოგიურად, ისწავლეთ ტერმინოლოგია და აბრევიატურა, რომელსაც სააგენტო იყენებს. მაგალითად, გარემოს დაცვის დეპარტამენტი შეიძლება ეხებოდეს ddq; NPDS ნებართვებს; ან ddquo; ordco; თქვენი კომუნიკაციის სწორი ენის გამოყენება ნიშნავს, რომ თქვენ ინფორმირებული და სერიოზული ხართ, რაც ხელს უწყობს სააგენტოს თანამშრომლებს უფრო სერიოზულად მიიღონ თქვენი მოთხოვნა.

დამორჩილების მოთხოვნების დაცვა.

ბევრი სააგენტოს პროცესი რეგულირდება წესდებით, რეგულაციებით ან ადმინისტრაციული წესებით, რომლებიც ზუსტად განსაზღვრავენ, როგორ უნდა წარედგინოს დოკუმენტები. ზოგიერთი სააგენტო მოითხოვს ორიგინალურ ხელმოწერებს მელნით, ნოტარიუსირებულ ფორმებს ან კონკრეტულ ფაილების ფორმატებს ელექტრონული წარდგენისთვის. სხვებს აქვთ მკაცრი გვერდის ლიმიტები ან დამაგრებების მოთხოვნები. ამ დეტალების უგულებელყოფა შეიძლება გამოიწვიოს თქვენი წარდგენის ავტომატური უარყოფა ან დაბრუნება განხილვის გარეშე.

თუ თქვენ არ ხართ დარწმუნებული ნებისმიერ მოთხოვნაზე, დარეკეთ ან ელფოსტით სააგენტოსთან; ზოგადი ინფორმაციის ხაზი წარდგენამდე. ხუთწუთიანი განმარტება შეიძლება გადაარჩინოს კვირების ლოდინი.

ეფექტური კომუნიკაციის სტრატეგიები.

როგორც კი სააგენტოს კვესტორებს გაიგებთ; პროცესები, თქვენი გზავნილის შედგენაზე მკაფიოობით, პროფესიონალიზმით და მიზნებით, შემდეგი სტრატეგიები მოქმედებს, თუ ელფოსტას გზავნით, წერილს წერთ, ან პირადად ლაპარაკობთ.

თქვით თქვენი მიზანი დაუყოვნებლივ.

სააგენტოს თანამშრომლები მაღალი რაოდენობით მიმოწერას აწარმოებენ. პირველ წინადადებაში ან ორში, აშკარად, ვინ ხართ, რა გჭირდებათ, და ნებისმიერი შესაბამისი საცნობარო ნომრები. მაგალითად: ვლკო; ვწერ, რომ ალაბამას სახლის მშენებლების ლიცენზირებისთვის კონტრაქტორის ლიცენზიისთვის 2024-5678 განაცხადი.

ეს მიდგომა პატივს სცემს მიმღებთა საკითხს; დრო და ამცირებს ინტერპრეტაციის შესაძლებლობას. თავიდან აიცილეთ გრძელი პრეამბულები ან არასაჭირო ფონური ინფორმაცია, რომელიც პირდაპირ არ უჭერს მხარს თქვენს მოთხოვნას.

გამოიყენეთ კონციზი, აქტიური ენა.

აქტიური ხმა უფრო მკაფიო და პირდაპირია ვიდრე პასიური ხმა. განაცხადი წარდგენილი იყო ორშაბათს, რასაც მოჰყვა დამატებითი ინფორმაციის მოთხოვნა, რომელიც სააგენტომ გაგზავნა, ord quo; dco;

თუ საჭიროა მრავალი პუნქტის გადაცემა, მათი რაოდენობა ან ცალკეული პუნქტების გამოყენება. ეს სტრუქტურა მკითხველს გაუადვილებს თითოეულ პუნქტზე პასუხის გაცემას.

ყველა შესაბამისი დეტალის ჩართვა.

საკმარისი კონტექსტია სააგენტოსთვის, რომ იმოქმედოს თქვენს მოთხოვნაზე, დამატებითი კითხვების დასმის გარეშე.

• სრული იურიდიული სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია.
• საქმე, გამოყენება, ან ფაილების ნომერი.
• წინასწარი მიმოწერის თარიღი, თუ ის გამოყენებადია.
• კონკრეტული კითხვები ან ქმედებები მოითხოვეს.
• შესაბამისი ვადები ან სასწრაფოობა (მაგრამ თავიდან აიცილეთ ზედმეტი ზეწოლა)

ამ დეტალების თქვენს საწყის კომუნიკაციაში ჩართვა აჩვენებს საფუძვლიანობას და ამცირებს წინასაწარ გაცვლებს.

შეინარჩუნეთ პატივცემული და მოთმინებული ტონი.

სააგენტოს დაგვიანებებით ან უარყოფებით გაღიზიანება გასაგებია, მაგრამ აგრესიული ან კონფრონტაციული ენა თითქმის ყოველთვის უკუშედეგებს იწვევს. სააგენტოს თანამშრომლები უფრო მეტად დაეხმარებიან ვინმეს, ვინც თავაზიანია, თუნდაც ცუდი ამბების მიწოდებისას.

თუ მიიღებთ უარყოფას ან უარყოფას, უპასუხეთ განმარტების მოთხოვნით ან თავაზიანი აპელაციით, ვიდრე გაბრაზებული პასუხით. ბევრ შემთხვევაში, უარყოფები გამომდინარეობს ინფორმაციის ნაკლებობის ან მცირე შეცდომებისგან, რომლებიც შეიძლება სწრაფად გამოსწორდეს.

სისტემატურად გააგრძელეთ.

სააგენტოებმა გამოაქვეყნეს პასუხების ვადები, რომლებიც შეიძლება 24 საათიდან 30 დღემდე ან მეტი იყოს. თუ თქვენ არ მიგიღიათ პასუხი მითითებულ პერიოდში, ჩართეთ თავაზიანი გაგრძელება. შეიტანეთ ორიგინალური შეტყობინება ან მითითების ნომერი და ითხოვეთ სტატუსის განახლება. თუ სატელეფონო შემდგომი მოქმედება მისაღებია, გამოიძახება არა პიკის საათებში (ხშირებით შუა დილით ან შუადღით), რათა შემცირდეს დრო.

თქვენი შემდგომი მოქმედებების მარტივი ლოგი: თარიღი, მეთოდი, მიმღები სახელი (თუ მიეწოდება) და შედეგი. ეს ჩანაწერი ეხმარება თქვენ აჩვენებთ გამძლეობას გამეორების გარეშე.

FLT:0ldco; კომუნიკაციის ყველაზე დიდი პრობლემა არის ილუზია, რომელიც მოხდა. dadush; dadach; ჯორჯ ბერნარდ შოუ. არასოდეს მიგიღიათ თქვენი გზავნილი და გაიგეთ სანამ არ გექნებათ დადასტურება.FLT:1

კომუნიკაციის მეთოდები.

სახელმწიფო სააგენტოები ჩვეულებრივ სთავაზობენ კომუნიკაციის მრავალ არხს. თითოეულს აქვს უპირატესობები და ნაკლოვანებები თქვენი მოთხოვნის ბუნებისა და სისწრაფის მიხედვით. სწორი არხის არჩევა სტრატეგიული გადაწყვეტილებაა.

სატელეფონო ზარები.

სატელეფონო ზარები საუკეთესოა გადაუდებელი საკითხებისთვის, მარტივი კითხვებისთვის, ან როდესაც საჭიროა დაუყოვნებელი განმარტება. ისინი საშუალებას აძლევენ რეალურ დროს დიალოგს და შესაძლებლობას დასვან შემდგომი კითხვები. თუმცა, სატელეფონო ზარებს შეუძლიათ ხანგრძლივი ლოდინის დროები მოიცავდეს და შეიძლება რთული იყოს სწორი პირის მიღწევა პირველ ცდაზე. თუ თქვენ დატოვებთ ხმის ფოსტას, თქვით თქვენი სახელი, ნომერი, ნომერი, მითითების ნომერი და მოკლე მიზეზი, ნელა და მკაფიოდ.

სატელეფონო ზარის შემდეგ, გაგზავნეთ მოკლე ელფოსტა, რომელიც აჯამებს განხილულ ძირითად საკითხებს. ეს ქმნის წერილობით ჩანაწერს და ადასტურებს თქვენს გაგებას შემდეგი ნაბიჯების შესახებ.

ელფოსტა.

ელფოსტა ყველაზე გავრცელებული არხია არასწრაფი კორესპონდენციისთვის. ის უზრუნველყოფს წერილობით ჩანაწერს, საშუალებას გაძლევთ მიაწეროთ მიმღებს დრო კვლევამდე. დაწეროთ მნიშვნელოვანი თემა, რომელიც მოიცავს მითითების ნომერსა და მიზანს, როგორიცაა dd quo;

გაითვალისწინეთ, რომ ზოგიერთ სააგენტოს აქვს ავტომატური ელფოსტის მარშრუტის სისტემები. თუ თქვენი ელფოსტა გაიგზავნება ზოგად ყუთში, ის შეიძლება გადაეცეს შესაბამის პირს, მაგრამ ეს შეიძლება დაამატოს დღეებს პასუხის დროს. როდესაც შესაძლებელია, იპოვოთ პირდაპირი ელფოსტის მისამართი პროგრამის სპეციალისტის ან საქმის ოფიცერის მიერ თქვენი საკითხის მართვისას.

ონლაინ პორტალები და ვებ ფორმები.

ბევრი სააგენტო ახლა უზრუნველყოფს უსაფრთხო ონლაინ პორტალებს, სადაც შეგიძლიათ წარადგინოთ აპლიკაციები, ატვირთოთ გადასახადები და აასრულოთ პროგრესი. პორტალები ხშირად ყველაზე სწრაფი გზაა რეგულარული ტრანზაქციების წარდგენისთვის. თუმცა, პორტალებს შეუძლიათ ტექნიკური შეზღუდვები ჰქონდეთ; მაგალითად, ფაილის ზომის ლიმიტები ან შეუთავსებელი ბრუჟის მოთხოვნები, რომლებიც ვადამდეა; ამიტომ, სისტემის ტესტირებას უწევენ ნებისმიერ ვადამდე.

სკანეტები ან დადასტურების ნომრები ყოველი პორტალის წარდგენისთვის. თუ სისტემა ვერ ადასტურებს მიღებას, პირდაპირ დაუკავშირდით სააგენტოს.

ფოსტა და ფიზიკური მიწოდება.

ფიზიკური ფოსტა კვლავ საჭიროა მრავალი ოფიციალური დოკუმენტისთვის, განსაკუთრებით მათთვის, რომლებიც საჭიროებენ ორიგინალურ ხელმოწერებს, ნოტარიზას ან სერტიფიცირებულ ასლებს. გამოიყენეთ სერტიფიცირებული ფოსტა კრიტიკული წინადადებებისთვის მოთხოვნილი დაბრუნებით. ეს უზრუნველყოფს მიწოდების და თვალყურის დასხმების მტკიცებულებას, ამოწმებს სააგენტოს წყვეტებს; საათებს და მოითხოვს თუ არა დანიშვნებს.

თუ თქვენ აყენებთ დროის მგრძნობიარე დოკუმენტს, გაითვალისწინეთ ღამის გამოყენება ან გამოხატეთ მიწოდება თვალთვალით. შეინარჩუნეთ ყველაფრის ასლი, რასაც გზავნით.

პირადი შეხვედრები და მოსმენები.

რთული საკითხებისთვის, აპელაციებისთვის ან მოლაპარაკებებისთვის საჭირო შემთხვევებისთვის, პირისპირ შეხვედრა შეიძლება იყოს ბევრად უფრო ეფექტური, ვიდრე წერილობითი მიმოწერა. პირისპირ ურთიერთქმედება საშუალებას იძლევა ნიუანსირებული დისკუსიის, დაუყოვნებელი უკუკავშირის და ურთიერთობის მშენებლობის.

ფორმალურ მოსმენებში ან ადმინისტრაციულ პროცესებში, განიხილეთ წარმომადგენლის ან იურიდიული კონსულტანტის მოტანა, თუ ფსონები მაღალია.

დამატებითი ტაპები გლუვად ურთიერთქმედებისთვის.

ძირითადი სტრატეგიების მიღმა, რამდენიმე პრაქტიკული ჩვევა გააუმჯობესებს თქვენს საერთო გამოცდილებას სახელმწიფო სააგენტოებთან.

შეინარჩუნეთ მეკულიური ჩანაწერები.

შეიტანეთ თითოეული სააგენტოს ურთიერთქმედების სპეციალური ფაილი (ფიზიკური ან ციფრული), შეიტანეთ ყველა წარმოდგენილი, ყველა კორესპონდენცია გაგზავნილი და მიღებული ჩანაწერები სატელეფონო ზარებიდან (მათ შორის თარიღიდან, დროდან და ნებისმიერი იმ პიროვნების სახელიდან, ვისთანაც ისაუბრეთ), და ნებისმიერი მიღება ან კვალი, თუ საჭიროა გადაწყვეტილების გასაჩივრება, შეცდომის გამოსწორება ან დაგვიანებული პასუხების მოდელის ჩვენება.

გაიგეთ პასუხის დრომფლები.

სახელმწიფო სააგენტოებს ხშირად აქვთ სამართლებრივი მანდატი გარკვეული მოთხოვნებისთვის, როგორიცაა საჯარო ჩანაწერების მოთხოვნები (ტიპი 3ndach; 10 ბიზნეს დღე სახელმწიფო ღია ჩანაწერების კანონებით) ან ნებართვითი აპლიკაციები (რომელიც შეიძლება 30-დან 90 დღემდე მერყეობდეს). ამ ვადების ცოდნა ეხმარება რეალისტური მოლოდინების დადგენაში და იდენტიფიცირებაში, როდესაც სააგენტოს სამართლებრივი ვადების გადაჭარბებას მოითხოვს, შეიძლება გაართულ იქნას მისი გაძლიერება.

იყავით მოთმინებით, მაგრამ დაჟინებული.

მოთმინება აუცილებელია, როდესაც საქმე ეხება არასაკმარისად დასაქმებულ ან გადატვირთულ სააგენტოებს. თუმცა, მუდმივობა ასევე მნიშვნელოვანია. თუ თქვენ არ მიიღებთ პასუხს გონივრული პერიოდის შემდეგ, გაგრძელება, გაძლიერება ან გამოყენება სააგენტოს, ფორმალური საჩივარი ან ომბუდსმენი პროცესი.

გამოიყენეთ მკაფიო და პატივსაცემი ენა.

ნუ გამოიყენებთ ყველა ქუდს (რომელიც ყვირილია) ან გადაჭარბებულ პუნქტუატს). დაამტკიცეთ თქვენი ელფოსტები და წერილები ტაიპოებისა და გრამატიკის შეცდომებისთვის, რაც შეიძლება დააზიანოს თქვენი სანდოობა.

მესამე მხარის დახმარება საჭიროების შემთხვევაში.

თუ თქვენ ხშირად აღმოჩნდებით კედლების წინაშე, განიხილეთ დახმარების ძიება მესამე მხარისგან; ეს შეიძლება იყოს არჩეული ოფიციალური სამსახურის ოფისი, სავაჭრო ასოციაცია, ადვოკატი, რომელიც სპეციალიზებულია ადმინისტრაციულ სამართალში, ან ომბუდსმენი. ამ შუამავლებს ხშირად აქვთ ურთიერთობა სააგენტოს პერსონალთან და შეუძლიათ კომუნიკაციის ხელშეწყობა ისე, რომ ინდივიდუალური მოქალაქეები ვერ დაეხმარონ: ფედერალური ან სახელმწიფოთაშორისი საკითხები, როგორიცაა საბაჟოსრული სააგენტო, პირდაპირი III,,,,,,,, I,,, I,,, I, II,,, I, II,,,,,,,,, I,, II,,,,,,,,,,,,,, I, I,,,

საერთო კომუნიკაციის გამოწვევების გადალახვა.

მიუხედავად იმისა, რომ საფუძვლიანი მომზადება გაქვთ, შეიძლება შეხვდეთ დაბრკოლებებს. ამ გამოწვევების წინასწარ განსაზღვრა და მათი გადაჭრის ცოდნა თქვენს პროგრესს სწორ გზაზე აყენებს.

დიდი ხნის ლოდინის ტაიმსთან და დაუბრუნებელ ზარებთან დაკავშირებით.

ხანგრძლივი დროისა და დაუბრუნებელი ხმის წერილები საერთო იმედგაცრუებაა. ამის შესამსუბუქებლად, დილით (საფრთხის გახსნისას) ან გვიან შუადღისას (საკანცელარიო სიჩქარიანი) ადრე (მიმდინარეობის შემდეგ) ზარის გამოცხადება, ერთი ნათელი, მოკლე შეტყობინება და ერთი დღის განმავლობაში არ უნდა დავტოვოთ.

კონფლიქტურ ინფორმაციაზე ნავიგაცია.

ზოგჯერ სხვადასხვა სააგენტოს თანამშრომლები უკონსისტენციალურ პასუხებს იძლევიან. როდესაც ეს ხდება, თავაზიანად ითხოვთ წერილობით ინფორმაციას, ციტირებით ადრე მიღებული სახელმძღვანელო მითითებები. თუ კონფლიქტი გაგრძელდება, სთხოვეთ საუბარი ზედამხედველთან ან პროგრამის მენეჯერთან, რომელიც შეუძლია უზრუნველყოს საბოლოო პასუხი.

საქმე ეხება უარყოფებსა და უარყოფებს.

ბევრი უარყოფა გამოწვეულია ინფორმაციის ნაკლებობით, არასწორი ფორმებით ან ტექნიკური მოთხოვნის დაუკმაყოფილებელი. თუ უარყოფა დაფუძნებულია სამართლის ან პოლიტიკის ინტერპრეტაციაზე, შეიძლება საჭირო იყოს ადვოკატის კონსულტაცია ან ფორმალური ადმინისტრაციული აპელაციის წარდგენა.

ენის ან ხელმისაწვდომობის ბარიერების მართვა.

თუ ინგლისური არ არის თქვენი პირველი ენა ან თქვენ გაქვთ შეზღუდული შესაძლებლობა, რომელიც გავლენას ახდენს კომუნიკაციაზე, თქვენ გაქვთ უფლებები ფედერალური და სახელმწიფო კანონების მიხედვით. უმეტეს სახელმწიფო სააგენტოებს მოეთხოვებათ ენის ინტერპრეტაციის სერვისებისა და გონივრული საცხოვრებელი პირობების უზრუნველყოფა ამერიკელებისთვის შეზღუდული შესაძლებლობების მქონე პირების აქტით.

ტექნოლოგიის გამოყენება უკეთესი კომუნიკაციისთვის.

ტექნოლოგია შეიძლება გაამარტივოს და დააჩქაროს თქვენი ურთიერთქმედება სახელმწიფო სააგენტოებთან, როდესაც სწორად გამოიყენება.

გამოიყენეთ ონლაინ სისტემები სტატუსის მონიტორინგისთვის.

ბევრი სააგენტო სთავაზობს რეალურ დროში სტატუსის მონიტორინგს განაცხადებისთვის, ნებართვებისთვის და ლიცენზიებისთვის. წიგნების დაჯავშნა შესაბამისი პორტალით და პერიოდულად შემოწმება, ვიდრე განახლების მოწოდება. თუ პორტალი აჩვენებს სტატუსს, რომელსაც ვერ გაიგებთ, გამოიყენეთ საძიებო ფუნქცია, რათა განსაზღვროთ ან F-ები სააგენტოსთან დაკავშირებამდე.

დაადგინეთ შეხსენებები და აფრთხილებები.

თქვენი კალენდარი ან ამოცანების მართვა ვრცელდება ვადების, შემდგომი ნაბიჯების და განახლების თარიღების შეხსენების მიზნით. სახელმწიფო სააგენტოების პროცესებს ხშირად აქვთ მკაცრი ვადები, რომლებიც, თუ გამოტოვებენ, საჭიროებენ მთელი პროცესის დაწყებას. უბრალო შეხსენება შეიძლება თავიდან აიცილოს ძვირადღირებული დაგვიანებები.

ავტომატი სადაც შესაძლებელია.

თუ თქვენ ურთიერთობთ იმავე სააგენტოსთან, ხშირადმადამ; მაგალითად, კვარტალური საგადასახადო დაბრუნების ან წლიური ლიცენზიის განახლების შესახებ; ეძებთ ვარიანტებს სააგენტოს აგენტურ-პატრონოს მეშვეობით; API ან ელექტრონული ფაილების სისტემა.

გრძელვადიანი ურთიერთობების აშენება სააგენტოს კონტაქტებთან.

ეფექტური კომუნიკაცია მხოლოდ ერთ ტრანზაქციაზე არ არის. სააგენტოს პერსონალთან პოზიტიური რეპუტაციის შექმნა შეიძლება მომავალში ურთიერთქმედებები უფრო და უფრო შეუფერხებლად გახადოს.

იყავით თანამშრომლობის პარტნიორი.

როდესაც სააგენტოს თანამშრომლები ითხოვენ დამატებით ინფორმაციას, მიაწვდიან მას სწრაფად და სრულად. თუ ისინი სთავაზობენ მითითებებს, მადლობას გადაგიხდით და მისდევენ. დროთა განმავლობაში, თანამშრომლები გახსოვთ როგორც ადამიანი, რომელიც არის საპასუხო და ადვილად სამუშაოდ. ეს რეპუტაციული კეთილი ნება შეიძლება იყოს ფასდაუდებელი, როდესაც გჭირდებათ სწრაფი მომსახურება ან გაქვთ უჩვეულო მოთხოვნა.

დაესწარით საჯარო შეხვედრებს და სემინარებს.

სახელმწიფო სააგენტოები ხშირად ატარებენ საჯარო მოსმენებს, სემინარებს და კომენტარების პერიოდებს შემოთავაზებული რეგულაციების ან ძირითადი გადაწყვეტილებებისათვის. ამ ღონისძიებებზე დასწრება გეხმარებათ სააგენტოს, პრიორიტეტთა და გადაწყვეტილების მიღების პროცესებში; ასევე გცემთ დროს გადაწყვეტილების მიმღებებთან დაბალმზომიერ გარემოში.

უზრუნველყავით კონსტრუქციული ფედეიბექი.

სააგენტოები ხშირად ეძებენ უკუკავშირს თავიანთ სერვისებზე და პროცესებზე. თუ თქვენ გაქვთ დადებითი გამოცდილება, აცნობეთ მათ. თუ გაქვთ კონსტრუქციული კრიტიკა, შესთავაზეთ მას პატივისცემით კონკრეტული წინადადებებით. სააგენტოები, რომლებიც საზოგადოებისგან ისმენენ, უფრო მეტად აპირებენ განახორციელონ გაუმჯობესებები, რომლებიც სარგებელს მოუტანს ყველას.

იურიდიული და შესაბამისობის მოსაზრებები.

ზოგიერთი სახელმწიფო სააგენტოს კომუნიკაცია მოიცავს სამართლებრივ უფლებებს, ვალდებულებებს და რისკებს. ამ ზომების გაცნობიერება თქვენ და თქვენს ორგანიზაციას იცავს.

საჯარო ჩანაწერები და ღია შეხვედრების კანონები.

ყველა 50 სახელმწიფოს აქვს ღია ჩანაწერები (FOIA) კანონები, რომლებიც საჯარო წვდომას ანიჭებენ სამთავრობო დოკუმენტებზე, კონკრეტული გამონაკლისების გათვალისწინებით. თუ თქვენ გჭირდებათ ინფორმაცია, რომელიც რეგულარულად არ არის გამოქვეყნებული, შეგიძლიათ წარმოადგინოთ ოფიციალური საჯარო ჩანაწერების მოთხოვნა. კონკრეტულად დაადგინოთ, რა გსურთ თავიდან აიცილოთ ზედმეტად ფართო მოთხოვნები, რომლებიც შეიძლება გადაიდოს ან უარყოფილი იყოს. გაითვალისწინეთ, რომ სააგენტოები შეიძლება დაეხმარონ ამ კანონებს, რომლებიც პირდაპირ ინფორმაციას აძლევდნენ და FLT, ეროვნული ინფორმაციის თავისუფლებას, რომელიც პირდაპირ FLT.

კონფიდენციალურობა და კონფიდენციალურობა.

როდესაც სააგენტოსთან კომუნიკაციას ახორციელებთ, გაითვალისწინეთ პირადი ან საკუთრებითი ინფორმაცია, რომელსაც ამჟღავნებთ. სოციალური დაცვის ნომრები, ფინანსური ანგარიშის დეტალები, სავაჭრო საიდუმლოებები და დაცული ჯანმრთელობის ინფორმაცია უნდა გაიზიაროს მხოლოდ მაშინ, როდესაც აბსოლუტურად საჭირო და უსაფრთხო არხებით.

შეზღუდვების სტატუტები და ვადები.

ბევრი სააგენტოს პროცესი რეგულირდება კანონით დადგენილი მკაცრი ვადებით. ნებართვის განახლებისთვის ვადის, საგადასახადო დაბრუნების ან ადმინისტრაციული აპელაციის გამოტოვებით, შეიძლება თქვენი უფლებების გაუქმება.

პირადი კომუნიკაციის პროტოკოლის შექმნა.

ამ სტრატეგიების მოქმედების მიზნით, შექმენით მარტივი პროტოკოლი, რომელსაც მიჰყვებით ყველა მნიშვნელოვანი სახელმწიფო სააგენტოს ურთიერთქმედებისთვის:

1. FLT:0 კვლევა: FLT:1 ეწვივნენ სააგენტოს ვებსაიტს და განსაზღვრავენ სწორ დაყოფას, საკონტაქტო პირებს და წარდგენის მოთხოვნებს.
2. FLT:0 მოემზადეთ: FLT:1 ყველა საჭირო დოკუმენტი, დაწერეთ მკაფიო გზავნილი და შეიტანეთ ყველა შესაბამისი იდენტიფიკატორი.
3. FLT:0 წარადგინეთ: FLT:1 გამოიყენეთ სააგენტო-ს-სკუ; არჩევენ არხს. დაზოგეთ დადასტურების შემოსავლები, თვალყურის დევნის ნომრები და ეკრანები.
4. FLT:0TT:1 თქვენი ჩანაწერების წარდგენა და სააგენტოს კვესკოს საფუძველზე შემდგომი თარიღის დადგენა; გამოქვეყნებული პასუხის დრო.
5. FLT:0 მიჰყევით: FLT:1 თუ მოსალოდნელი თარიღის პასუხი არ იქნება, გაგზავნით თავაზიან გაგრძელებას იმავე ან მეორეხარისხოვან არხს.
6. FLT:0ESla თუ საჭირო იქნება: FLT:1 თუ შემდგომი რეაგირება არ მოხდება, გაიზრდება ზედამხედველის წინაშე, გამოიყენებს სააგენტოსrsco; საჩივრის პროცესს, ან დაუკავშირდება გარე რესურსს, როგორიცაა ომბუდსმენი ან არჩეული ოფიციალური პირი.
7. FLT:0 დოკუმენტი ყველაფერს: FLT:1 შეინარჩუნოს სრული ციფრული ან ფიზიკური ფაილი ყველა მიმოწერაზე, შენიშვნაზე და შემოსავლებზე.

ეს პროტოკოლი გამორიცხავს წინასწარ მუშაობას და უზრუნველყოფს თანმიმდევრულობას მრავალ სააგენტოსა და ურთიერთქმედებაში.

დასკვნა.

სახელმწიფო სააგენტოებთან ეფექტური კომუნიკაცია არის უნარი, რომელიც აერთიანებს მომზადებას, სიცხადეს, პროფესიონალიზმს, მუდმივობას და ბიუროკრატიული პროცესების პატივისცემას. სააგენტოების მუშაობის გაგებით, სწორი საკომუნიკაციო არხების არჩევით, მკაფიო და მოკლე შეტყობინებების შემუშავებით და საფუძვლიანი ჩანაწერების შენარჩუნებით, თქვენ შეგიძლიათ მნიშვნელოვნად გააუმჯობესოთ თქვენი დროული და ხელსაყრელი შედეგების შანსები.

გახსოვდეთ, რომ სააგენტოს თანამშრომლები საჯარო მოხელეები არიან, რომლებიც უმეტეს შემთხვევაში სურთ თქვენი წარმატება. მათი თავაზიანობა და მათთვის საჭირო ინფორმაციის მიწოდება მათ სამუშაოს და გამოცდილებას უკეთ ხდის. იქნება ეს ნებართვის მოთხოვნა, საჯარო ჩანაწერების მოთხოვნა, თუ შესაბამისობის საკითხის გადაწყვეტა, აქ აღწერილი პრინციპები გემსახურებიან ნებისმიერ სახელმწიფო სააგენტოსა და მოთხოვნის ტიპზე.

მთავრობის კომუნიკაციისა და საჯარო ადმინისტრაციის საუკეთესო პრაქტიკის შემდგომი წაკითხვისთვის, რესურსები, როგორიცაა FLT:0 სახელმწიფო მთავარი ინფორმაციის ოფიცრების ეროვნული ასოციაცია (NASCIO) FLT:1 და F2 ამერიკული საჯარო ადმინისტრაცია FLT3, სთავაზობენ ღირებულ შეხედულებებს, თუ როგორ სტრუქტურირებენ სააგენტოები თავიანთ ოპერაციებს და კომუნიკაციას.