Table of Contents

Зошто на организациите за давање донации им е потребен план за одговор на кризи

Донаторите даваат тешко заработени пари, волонтери го донираат своето време и корисниците се потпираат на вашите услуги. Кога ќе се случи криза, било да е природна катастрофа, нарушување на податоците, штетно обвинение за финансиската состојба, или некој здравствен проблем што може да исчезне во неколку часа. Без план за одговор на кризи, вашата организација може да се бори да комуницира ефикасно, да го заштити ранливото население, па дури и да го преживее последиците. Добро утврден план прави повеќе од вонредни состојби; ја штити вашата мисија, вашата репутација и да обезбеди вашата екипа да дејствува под притисок.

Чекор 1: Проникни проценка на ризикот

Пред да планирате криза, треба да разберете за што планирате, проценка на ризикот која ја идентификува вашата организација и ја проценува нивната веројатност и потенцијално влијание.

Citgory of ризични за организациите за валидност

Во вообичаените ризици паѓаат неколку категории. [ФЛТ:0]

Како да се направи проценка

Ова ви помага да си го одредите приоритетот на секоја од ризиците што се потребни најмногу подготовки. За секој ризик од висока преторија, документирајте ги активаторите, знаците и потенцијалните последици. Надворешен ресурс како [ФЛТ:0] REDy.gov е водич за непрофитни средства [ФЛ1] обезбедува дополнителен акцелератор на итен акцети.

Чекор 2: Формирајте тим за Одложување на кризниот менаџмент

Одреден тим за управување со кризи осигурува дека власта е јасна, дека одлуките се донесуваат брзо и дека ниту една критична функција не се занемарува.

Композиција и улоги на тимот

Опишувате ги следниве улоги врз основа на вашата организациска структура.

Да се зајакне тимот да дејствува

Вашиот кризен тим мора да има овластување да донесува одлуки без да чека одобрување од одборот во ситуации чувствителни за време на време. да постави јасни параметри за тоа кои одлуки може да се донесат автономно и што бара ескалација.

Чекор 3: Направи ја мрежата на комуникација

Комуникацијата е животна линија на справување со кризи. На акционерите им требаат точни, навремени и сочувствителни информации за да ја задржат довербата и да преземат соодветни дејства. Вашиот план треба да се посвети на внатрешната и надворешната комуникација, со обрасци и протоколи подготвени да ги испратат во момент на известување.

Внатрешна комуникација

Вашиот персонал и доброволците се вашиот прв приоритет. Тие треба да знаат што се случува, што се очекува од нив и како да останат безбедни. Развивате систем за известување: почетна тревога преку текст или телефонски повик, проследена со редовно ажурирање преку е- пошта или внатрешна платформа. Пре-пишување пораки за различни сценарија за да може да комуницирате брзо дури и под стрес. Вклучи инструкции за суспендирање на операции, евакуирање на објекти или префрлање на работа.

Надворешна комуникација

Меѓу странските посетители спаѓаат донатори, корисници, партнерски организации, медиумите и јавноста. Идентификувајте ги вашите главни портпароли и обучете ги во техники на кризни комуникации. Подгответе шаблони за објавувања на медиумите, постови на социјални медиуми и ажурирања на веб-сајтови кои можат да се прилагодат за специфични настани. Вашите пораки треба да ја признаат ситуацијата, да изразат емпатија, да кажат што правите и да обезбедат начин за луѓето да добијат новости или да понудат помош. [ФЛТ:0] Криза и комуникација со во итни ситуации (CDC) (CEC) рамка (CRC) [F:1] нуди одлично водство за создавањето на пораки кои ја градат довербата и ја намалуваатта.

Мапирање на чувар

Не им се потребни истите информации во исто време. Создајте мапа на чувари на акции која ја идентификува секоја група, нивните основни грижи, вашиот претпочитан канал за комуникација и временски рок за ажурирање.

Чекор 4: Развојте ги шемите - специфични постапки

Еден план не одговара на сите кризи. Иако вашата севкупна рамка треба да биде конзистентна, специфичните дејства потребни за прекршување на податоците се многу различни од оние потребни за време на природна катастрофа.

Јадра од секаква процедура за одговор

Секоја процедура треба да вклучува: 1) како кризата ќе биде првично откриена и пријавена, 2) критериумите за активирање на кризниот тим, 3) итни акции (пр. евакуација, затворање на системот, медицинска помош), 4) протоколи за известување за властите, осигурителите и учесниците, 5) барања за документација и 6) синџир на команда за ескалација на одлуките.

Пример: Процедурата за инциденти со сајбер-безбедност

За напад на софтвер за откуп, вашата процедура може да вклучи: изолирање на погодените системи од мрежата веднаш, известување на лидерот на ИТ и кризниот тим, контакт со вашиот сајбер-сајлер и правен советник, не го плаќате откупот без стручен совет и подготвувате комуникација до донаторите и партнерите за потенцијално изложување на податоци.

Пример: Процедурата на природна катастрофа

За ураган или пожар кој се заканува на вашата установа, може да се вклучи: надзор на временските аларми преку официјални канали, активирање на системот за известување за затворање на канцелариите и откажување на програмите, преместување критични записи и опрема за обезбедување локации или заштитни резерви, проверка на персоналот и корисниците во погодените области, координирање со локалните агенции за управување со итни ситуации.

Чекор 5: Подгответе ресурси, контакти и дигитални алатки

Криза не е време за пребарување на телефонски броеви или лоцирање на итните залихи. Вашиот план треба да вклучи централизиран именик за ресурси кој е достапен и дигитално и во печат. Овој именик треба да биде повторно разгледан и ажуриран тримесечно.

Итни контакти

Направи список на клучни контакти меѓу локалната полиција и противпожарните служби, болниците, отровните контроли, комуналните компании, осигурителните брокери, правниот советник, поддршката од ИТ и специјалистите за јавни односи во криза. вклучи ги и контакт-информациите и по неколкучасовните контакти. Исто така вклучуваат внатрешни контакти како членови на одборот, клучниот персонал и менаџерите на објектите.

Физички и дигитални ресурси

Неопходни залихи за прва помош, храна и вода за итни случаи, ламби, батерии и ќебиња ако вашата организација работи со некоја физичка установа. За дигитална подготвеност, одржувајте редовни криптирани резервни копии на вашите податоци, чувајте ги надвор од контрола или во облакот, како и на тестирање на процедурите за реставрација. Осигурете се дека вашиот тим има пристап до резервни комуникациски уреди како што се сателитските телефони или двонасочните радио-врски ако може да падне клеточни мрежи.

Користи го својот директен совет за да управуваш со планот за криза

Дигитална платформа за содржина како Директус може да служи како централна архива за целиот ваш план за одговор на кризи. Со документите за проценка на ризикот, листите за контакт, комуникациските обрасци и процедурите специфични за сценарио во безбеден, систем базиран на улога кој е достапен на овластени членови на тимот за кризи од било кој уред. Со флексибилната содржина на Директус, може да создадете структурирани елементи за секое сценарио, поврзувајте ги релевантните контакти и ресурси и брзо наметнувајте ажурирање на вашиот тим за време на еволутивна ситуација. Ова го елиминира хаосот на моделирање на повеќе страници или кончења на хартија кога ќе се брои секоја минута.

Чекор 6: Воз, испит и постојано подобрување

Редовната обука и вежбите за симулација се гаранција дека вашиот тим ги знае нивните улоги, процедури се практични и дека празнините се откриваат пред вистински итни случаи.

Типови на вежби

Започнува со [ФЛТ:0] на врвот на вежбата [ФЛТ: 1) каде што кризниот тим се собира да зборува преку хипотетички чекор по чекор. Ова поставување на низок притисок помага да се идентификуваат нејасните информации или да се пропуштаат. Следно, да се спроведе [ФЛТ:] функционална вежба [ФЛТ:3] дека тестовите специфични процедури, како што е активирањето на вашиот систем на известување или извршување на образец за комуникација. За организации со повисока отрајност, [ФЛ:] полна вежба [ФЛТ] [ЛТ], [ЛП] се однесуваат на специфичните процедури, се поврзани со повеќе ситуации, како што се реалитивните, со целни мерки за управување и управување на медиумите.

Погодни прегледи

По секоја вежба, изврши преглед по акцијата за да се идентификува она што функционираше, што не требаше да се подобри. Документирајте ги овие наоди и преобјавете го во соодветно вашиот план. Доделите сопственост за секоја акција со јасен краен рок. Охрабрите искрени повратни реакции од сите учесници, вклучувајќи ги и оние кои можеби идентификувале празнини во комуникацијата или ресурсите.

Да се задржи планот во тек

Прегледај го тоа најмалку годишно или кога твојата организација ќе претрпи значајни промени, како што е преместување во нова установа, отпочнување на нова програма или губење на клучниот персонал.

Специјални разгледувања за организациите за давање донации

Организациите за давање донации се соочуваат со уникатни предизвици кои го разликуваат нивното планирање за криза од профит.

Заштита на корисните страни

Ако вашата организација им служи на децата, постарите, лицата со хендикеп или другите ранливи популации, вашите процедури за кризи мора да вклучуваат специфични безбедносни мерки. Ова може да вклучува столови за евакуација на лица кои не се во амбулаторна состојба, комуникациски помагала за оние со пречки во слухот и видот, како и протоколи за повторно обединување на корисниците со семејствата.

Управување со доброволните комуникации

За разлика од персоналот, тие можеби немаат редовен пристап до внатрешни канали.

Зачувување на доверливоста во текот на кризите

Кризата може брзо да предизвика притисок за брзо објавување на информации, но прекршувањето на доверливоста може да предизвика трајна штета.

Финансиска поврзаност и осигурување

Проверете ја вашата осигурителна политика за да се осигурите дека тие ги покриваат загубите поврзани со кризи, вклучувајќи ги сајбер одговорноста, прекинот на бизнисот и одговорноста на директорите и надлежностите.

Да се изгради култура на спремност

На крајот, најсилниот план за одговор на кризи е онолку ефикасен колку и луѓето кои го спроведуваат. да се развива култура каде подготвеноста е дел од секојдневните операции, а не едногодишна вежба.

Кога учесниците ќе видат дека имате структуиран, добро оформен план за одговор на кризи, тие ќе останат лојални во тешки времиња, тие ќе знаат дека нивните придонеси и луѓето кои ги служат се во способни раце.

Заклучок

Развојот на план за одговор на кризи е една од најважните инвестиции што може да ги направи вашата добротворна организација. Тој го штити вашиот тим, вашите корисници, вашата репутација и вашата способност да ја исполните вашата мисија кога ќе се случи неочекуваното. Со темелно оценување на ризиците, формирање на тим за соработка, создавање на комуникациски стратегии, создавање на процедури специфични за сценарио, подготвување на ресурси и извршување на континуирана обука можете да управувате со итни ситуации со јасни и сигурни ситуации.