Дефинирај ја твојата мисија и финансискиот запис

Пред да резервирате место или да испечатите еден флаер, запрашајте се каков конкретен исход сакате да имате? Дали тоа е за да соберете 10.000 долари за локална банка за храна, да соберете 500 капути за засолништа за бездомници или да ја зголемите свеста за фондацијата за медицински истражувања? Запишете ја вашата примарна цел и две или три секундарни цели. Оваа јасност ќе ја води секоја одлука што ќе ја донесете и ќе спречите опсег што ќе ви го уништи буџетот.

Со вашите цели заклучени, креирајте го секој можен буџет. Листа на можни трошоци: закуп на сите места, дозволи, декорација, аудио-визуална опрема, печатење, катеринг, забава, персонал и резервен фонд (обично 10.15% од вкупните трошоци). Користете го платниот лист за следење на проектираните и вистинските трошоци. Просечните трошоци во вашата област за заеднички предмети. На пример, основниот систем на ПА може да чини 200, додека локалната група може да наплаќа 500 долари. Знаејќи ги овие бројки помагаат во преговорите и предвремено.

За да го задржите вашиот буџет реален, одвојте ги потребите. Седечката вечера со чекање е желба; печена лента со волонтери е потреба која може да спаси илјадници. Бидете искрени за тоа што вашата заедница може реално да донира. Користете [ФЛТ:0] Бесплатни буџетски обрасци [ФЛТ:1] дизајнирани за непрофитни настани за да се осигурате дека немате инд_8217; не пропуштајте било која лине- ставка.

Изберете "Венуа" која ќе победи и#8217; откршете ја банката

Трошоците за Венеу можат да потрошат 40 или повеќе од вашиот буџет ако сте&8217;t стратешки. Почнете со разгледување на бесплатни или ниски опции. Јавните простори како што се општинските центри, јавните паркови (со дозвола), училишните сали, црковните подруми, па дури и големиот приватен двор можат да служат како одлични места. Локалните библиотеки често имаат простории за состанување за номинални трошоци. Ако ви треба поформален пристап, кон црквите или општите сали кои можат да се откажат од трошоците за добротворните настани.

Друга паметна тактика е да се биде партнер со локален бизнис кој има голем простор, како пивница, простор за настани или складиште. Многу бизниси се отворени за да се одржи добротворен настан во замена за изложеност и добра волја. Можете да понудите да го вклучите нивното лого на сите маркетинг материјали, да им дадете повик од сцената, или да ги напишете како спонзор. Секогаш да имате резервен план за надворешни настани: да изнајмите шатор (150$ 400 долари) или да проверите дали местото има алтернатива.

Кога се проценува местото каде што се плаќа, прашајте за скриени трошоци. Дали изнајмувањето вклучува маси, столици и основни AV? Дали има трошоци за чистење? Дали бараат да ги користите нивните домашни трошоци? Негдоти: барајте непрофитен попуст, понудете да бидете домаќин за време на прекувременото време (неделни попладне против сабота навечер), или побарајте намалена стапка во замена за долгорочна посветеност ако планирате повеќе настани.

Сигурни прилози и свештенички средства

Еден од најмоќните начини да го растегнете буџетот е да добиете добра и донирани сервиси. Направете си листа на желби за сѐ што ви треба, сѐ што ви треба, пијалаци, печатење, декорации, награди, забава, па дури и осигурување и потоа споредете ги сите производи со потенцијални локални донатори. На пример, една локална пицерија може да донира пици за волонтерски состанок; пекара може да обезбеди десерт маса; печатарска компанија може да донира флаери и транспаренти.

Пристапете им на овие бизниси со професионален предлог за спонзорство. Објасните ја вашата мисија, вашето очекувано присуство и што тие и#8217; ќе добиете за возврат: лого поставено на вашиот веб-сајт, споменува социјалните медиуми, потпис на настанот и сметка за нивната донација од данок. Ако може да понудите ниво на спонзорство (пр., Сребрен, Голд, Платинум) ќе ви биде полесно да учествувате во бизниси од сите големини.

Дон&8217; игнорирајте ги онлајн платформите за собирање средства. Поставете кампања на GoFundMe, Facebook Fundraysers, или страница за приложена донација на вашата веб-страница неколку недели пред настанот. Користете текст-за-донација кодови за присутните да можат да дадат на местото. Исто така, размислете и за “ листа за листа на донација&8221; модел: наместо да наплаќате рамен прием, предлагајте препорачана донација од 25 долари, но дозволете им на луѓето да платат колку што можат. Ова може да ги зголеми вкупните приходи додека се во вклученост.

Потпри се на доброволците за да ги намалат трошоците за работа

Доброволци се вашите највредни ресурси. Регруит рано од вашата постојна основа за поддржувачи, локални колеџи (особено студенти во гостопримство, планирање на настани или маркетинг програми) и социјални групи како Ротари или Киванис. Додели јасни улоги: проверка-вклучување на биро, група за чистење, тркачи на аукциски трки, домаќини на активности и фотографија. Користете алатка за волонтерска распоредување како SignUpGenius или Google листа за да избегнете преклопувања.

Да се задржат доброволците ангажирани, да се обезбедат јасни инструкции, ознаки за име и брза обука.

Ако ви требаат специјализирани вештини (на пр. диџеј или фотограф) но може и и и#8217; ако имате пари за професионалци размислете за размена. Понуди за да го промовираш својот бизнис во голема мера за време на настанот, вклучи ја нивната работа на вашите социјални канали или дај им бесплатна кабина на настанот.

Дизајн на ниско-кост, високо-импактни активности

Еве некои идеи кои создаваат возбуда и средства без да чинат многу:

  • Користете онлајн наддавање преку платформи како 32 адукции или Handbid за да ја намалите хартијата и трудот.
  • Продај билети за време на настанот и додели награда (додатен) или подели го садот.
  • Едноставни карневалски игри како фрлање на ѕвончиња, фрлање со вреќа или фрлање на посипи (создади или градење евтини верзии).
  • Локалните музичари, танчери, често играат за бесплатна или мала рентариум ако е и#8217; ги покануваат да собираат бакшиш или да продаваат роба на настанот.
  • [Фотографија] [ФЛТ:]. Поставете позадина со забавни реквизити (најди продавници) и користете смартфон на триножник со оддалечена апликација за заклучување. Печати фотографии користејќи пренослив печатач или едноставно делете дигитални датотеки.
  • [ФЛТ:0] Интерективна комисија за донација [ФЛТ:]. Создадете ѕид или постер каде луѓето можат да го прикачат својот придонес и да го видат вкупното искачување. Оваа gamification охрабрува на повеќе давање.

Секоја активност треба да се поврзе со целта за собирање средства. На пример, ако вие и #8217; собирате пари за школските резерви, поставувате "Filse the BackPack”," станица каде луѓето донираат специфични предмети, визуелен успех.

Паметник, а не поцврст

Наместо тоа, фокусирајте се на органскиот маркетинг во кој се одвива заедницата кој не чини ништо друго туку време. Користете ги овие канали без цена:

  • [ФЛТ:0] Социјалните медиуми [ФЛТ:]. креирајте страница на Фејсбук, постови на Инстаграм и видео серија Тик Ток кои водат до денот. Охрабри ги членовите на вашите одбори и волонтери да споделуваат секој ден. Користете локални хаштагови (на пр. #DenverCharityInentit).
  • [ФЛТ:0] Е-маил експлозии [ФЛТ:]. Испрати неделна електронска порака до твојата листа со лична приказна зошто си и#8217; повторно домаќин на настанот, одбројување и распространета графика. Користете Mailchimp или MailerLite&8217; има бесплатни планови.
  • Понуди попустен код или бесплатни билети за првите 50 испитаници.
  • Испечати едноставни флаери и постави ги во библиотеките, кафулињата, продавниците и општествените центри. Секогаш вклучи го кодот QR кој е поврзан со вашата страница на настани.
  • Побарајте од вашите спонзори да го промовираат настанот на нивните поштенски листи и социјални следбеници.

За мал буџет, размислете за зголемување на еден или два постови на Фејсбук за целната локална публика ($20 долари) дека малите трошоци можат да дадат значителни резултати ако нишаните прецизно.

Логистика за теклин и ден на погубување

Еден мирен настан се чувствува без напор, но бара детално планирање. Создадете главен временски рок за денот , од поставување на солза и распределите го на сите вработени и волонтери. Вклучете задачи, одговорни личности и прозорци. Еве клучни логистички совети за зачувување на парите и главоболките:

  • [ФЛТ:0]
  • [ФЛТ:0] Препис [ФЛТ:]. Користете табла со креда, табла со бели плочи или регрутирани картонски знаци насликани со боја на креда. Тие&8217;re евтини, реуморливи и визуелно привлечни.
  • [ФЛТ:0] Музика [ФЛТ:1], наместо да вработиш диџеј, направи високоенергетска плејлиста користејќи Spotify или Apple Music и пушти ја преку изнајмен или позајмен озвучен систем.
  • Ако донирате дел од продажбата е лесно разбирлив за буџетот, тогаш служите едноставни грицки како пуканки, колачиња и лимонада што ја даваат доброволци.
  • [ФЛТ:0] Проверено [ФЛТ:]. Користете бесплатна апликација за мобилни билети како Onentbrite (слободена за слободни настани) или едноставен Гугл Форм за следење на присуството и собирање на адреси за испраќање.

На денот, одредете некој невозможен војник кој не е поврзан со некоја конкретна задача и може да се справи со неочекувани прашања како продолжен кабел или волонтер кој го направил истото.

Рашири ги прилозите во текот и по настанот

Дон&8217; оставете ги парите на масата. утврди го вашиот настан за да привлечеш донации на повеќе места за допир:

  1. Во регистрација [ФЛТ:1] побарајте предложена донација.
  2. [ФЛТ:0] за настанот [ФЛТ:] , давајте соопштенија кои го објаснуваат влијанието на секоја сума на донација (пр., & 8220;50 долари, го храни семејството за една недела и#8221;).
  3. [ФЛТ:0] При немиот аукциски преглед [ [ФЛТ:]] , ги охрабрува луѓето на “ околу #8221; нивната вкупна.
  4. На крајот, [ФЛТ:1]

Да бидат видливи неколку методи на донација: QR- код кој се поврзува со страница на мобилни донации, нагласено поставени тегла за донација и картичка за текст додонација. Ако е можно, понуди мал подарок за благодарници за донаторите (налепница или рачно изработена картичка) за да создаде незаборавна врска.

По настанот, работата е [8217;t. Испрати е- пошта во рок од 48 часа. Вклучи фотогалерија, вкупни фондови собрани (ако ја имате), и лична приказна за тоа како ќе се користат парите. Побарајте повратна информација преку кратка анкета. Ова ја гради добрата волја и го поставува местото за вашиот следен настан. Видете да создадете видео за заблагодарување спонзори и волонтери, потоа споделете го низ социјалните медиуми.

Совети за одржливо планирање и идниот пораст

Еден настан кој е пријателски настроен кон буџетот може да стане годишна традиција ако следите што функционира и што се случува и #8217;t. По вашиот настан, одржите извештај со вашиот суштински тим. Проверете го вашиот буџет наспроти факти, забележете кои рекламни канали го поттикнаа присуството и идентификувајте кои активности подигнаа најмногу пари. Зачувувајте ги сите обрасци, регитации и контакти за продавачи за користење следната година.

Задржи го “ безофициите учени” документ. На пример, ако сте откриле дека печатените програми се ретко читани, прескокни ги следниот пат и користи едноставна дигитална верзија. Ако доброволците биле совладани на проверка, инвестирајте во втора табла или тренирајте некој конкретно за таа улога. Континуираното подобрување ги намалува трошоците и го зголемува влијанието со текот на времето.

Ако еден локален бизнис го спонзорираше вашиот настан оваа година, пристапи им неколку месеци порано за следната година со студии за случајот на настанот и#8217; успех. слично, изгради волонтерска комисија која се состанува со тримесечно за да започне со планирање, така што вие сте и#8217; сте во последен момент.

За понатамошно читање на непрофитните настани за економска цена, проверете ТекСуп и#8217; ресурси за технологијата за непрофитни компании [ФЛТ:] и [ФЛТ:2] WildApricot&8217; настани кои планираат да се рефинираат [ФЛТ]. Овие алатки помагаат да се интегрира или да се намали софтверот во вашиот процес на планирање.

Заклучок: Секој спасен долар оди подалеку за твојата причина

Овластувањето на добротворниот настан во ограничен буџет значи и #8217; напротив, ограничувањата често создаваат креативност и подлабоко учество во заедницата. со поставување на јасни цели, продолжување на партнерствата, потпирање на доброволците и фокусирање на активности со висока цена, може да се случи настан кој се чувствува дарежлив и попрофесионален без шестцифрена цена. Вашите поддржувачи ќе се сеќаваат на страста и на целта, а не на модерните ленови.

Нето профит од 5000$ е 900% многу подобар исход од настан од 10 000$ кој собира 4000$, планирање паметно троши и нека свети вашата кауза тоа е рецепт за навистина успешен добротворен настан за буџет.