Да се разберат државните оддели и нивната улога

Овие оддели вклучуваат агенции како што се Одделот за образование, Министерството за здравство, Министерството за заштита на животната средина, Одделот за заштита на животната средина, Министерството за транспорт и многу други.

Разбирањето на структурата на одделот е првиот чекор кон успешна апликација. Секој оддел обично има канцеларија за управување со грантови или назначена програма одговорна за надзор на циклусот на доделување на живот. Овие офицери го толкуваат одделот и истражното поставување; стратешки цели и ги преведуваат во финансиски можности. Со запознавање на себе со специфичниот оддел и и егзактен инквизиции; мисија, изминатите модели на финансирање и тековни иницијативи, може да го подобрите вашиот предлог за усогласување со нивните приоритети. Ова порамнување честопати е критичен фактор во тоа дали апликацијата напредувала во минатото тестирање.

Државните субвенции се вообичаено финансирани преку државни присвојувања, федералните пропусници или приложувани приходи како што се мерки за приходи од лото или мерки за обврзници. Оваа финансиска структура значи дека циклусите на апликациите се често поврзани со државните буџетски циклуси, со крајни рокови кои се случуваат годишно, биеналерно или на ад хок основа.

Главните фази на Процесот на апликација за државниот Грант

Процесот на аплицирање за државните субвенции генерално следи структуиран животен циклус кој вклучува подготовка, поднесување, прегледување и пост-направен менаџмент.

Подготовка: Поставување на фондација за силна апликација

Подготвувачката фаза е најкритичната фаза од процесот на аплицирање за грантови. Во текот на оваа фаза се воспоставува основата за засилена и солидинета апликација.

Да се препознаат можностите на доменот

Почнете со темелно пребарување на можности за давање во рамките на релевантниот оддел. Повеќето државни оддели објавуваат листа на програми за отворени грантови на нивните официјални веб-сајтови. Некои држави исто така одржуваат централизиран портал за грантови каде што може да барате можности во повеќе оддели. Побарајте грантови кои се совпаѓаат со вашата организација и енеркуа; мисија, капацитет и географска област. Обрнете внимание на субискуата и концесии, цел на популацијата, дозволени активности и ограничувања.

Креирајте страница за следење или база на податоци која ги вклучува име на грант, оддел, краен рок на апликација, износ за финансирање, барања за квалификација и клучни информации за контакт. Ова ќе ви помогне да управувате истовремено со повеќе апликации и да избегнете испуштање на критични крајни рокови. Исто така е мудро да се постават потсетници за календарот пред датумот на поднесување за да се даде доволно време за подготовка на документи и внатрешни одобрени одобренија.

Стрес на критериумот на елигантноста

Секоја програма за доделување на државниот имот има специфични критериуми за квалификација кои мора да ги исполнат апликантите. Овие критериуми може да вклучуваат организациски тип (пр. 501.) непрофитни, владини агенции, област, географска локација, години на работење, претходно искуство со грантови и финансиска стабилност. Некои грантови се ограничени на организации кои опслужуваат одредено население или се однесуваат на одредена област. Внимателно прочитајте го делот за египтибилност на објавувањето или барањето за предлози. Ако имате прашања за тоа дали вашата организација ги исполнува условите, контактирајте и резултатите; менаџерот на грант. Тоа е многу подобро да се расчисти пред да се инвестира време во целосната апликација.

Документација за која е потребна помош

Приложувачките за државниот повик обично бараат значителен збир на документи за поддршка.

  • [ФЛТ:0] Процесор или предлог опис: [ФЛТ:] Детално објаснување на проектот, неговите цели, методологијата, целната популација и очекуваните резултати.
  • [ФЛТ:0] Буџет и буџетска приказна: [ФЛТ:] Буџет на линиски услуги кој покажува како ќе бидат потрошени фондовите за доделување, заедно со наративен изговор за секоја категорија на трошоци.
  • [ФЛТ:0] Организација на информации: [ФЛТ:1] Доказ за законски статус, како што се член на инклузивност, созаконски закони, писмо со решителност на ИРС и листа на директори.
  • [ФЛТ:0] Финансиски изјави: [ФЛТ:] неодамнешни ревизорски финансиски извештаи или изјави за загуба и загуба за да се покаже фискална одговорност.
  • [ФЛТ:0] Летови на договори за поддршка или партнерство: [ФЛТ:1] Документација која покажува поддршка од заедницата или заеднички договори со други организации.
  • [ФЛТ:0] Се повторува или квалификации на клучниот персонал: [ФЛТ:1] Доказ дека тимот има експертиза за извршување на предложениот проект.
  • Распоред на активности, значајни настани и дострелни работи.
  • [ФЛТ:0] Планот за евалуација: [ФЛТ:] Опис за тоа како проектот ирскуо; успехот ќе биде мерен и пријавен.

Некои документи, како што се ревизорски финансиски извештаи или буџети одобрени од одборот, може да поминат недели за да се финализираат. За нивно подготвување пред да се отвори прозорецот за апликација, ќе се намали стресот и ќе се подобри квалитетот на вашето поднесување.

Подложност: Навигација на порталот за апликации

Повеќето државни оддели сега бараат од апликантите електронски да ги поднесат своите материјали преку посветен систем за менаџмент на грантови или онлајн портал. Овие портали варираат во сложеност и кориснички интерфејс. Некои се интуитивни и отворени, додека други можат да бидат застранети и подложни на технички грешки. Фамилиаризирајте се со порталот многу пред крајниот рок. Креирај сметка, испитајте ја бан- таблата, и проверете ги сите достапни инструкции или водичи за корисници.

Кога ги довршувате формуларите за апликации, внимателно прочитајте ги сите полиња. Многу портали вклучуваат правила за валидна вредност кои спречуваат поднесување на барање ако некои полиња се неточни или содржат неточни податоци. Обрнете внимание на ограничувањата за знаци, рестрикции за големината на датотеката и прифатените формати на датотеки (обично ПДФ, Збор или excel). Налепувајте ги вашите датотеки јасно и доследно, користејќи конвенции за именување кои го вклучуваат вашето организациско име и типот на документот.

Многу е препорачливо да ги подготвите сите наративни одговори во посебен документ за обработка на зборови пред да влезете во порталот. Ова ви овозможува да ја зачувате вашата работа, да извршите проверка на правописот и да ги споделите нацртите со колегите за прегледување. Кога сте подготвени да ги довршувате, копирате и втиснете вашите одговори во порталот, потоа повторно проверувајте ги за да се осигурате дека форматирањето е зачувано и кога нема текст кој е отчукан.

Грешки во однос на приложувањето

  • [ФЛТ:0] Не чекајте да го поднесете последниот час. Планирајте да поднесете најмалку 24 до 48 часа порано за да одговарате на неочекуваните прашања.
  • [ФЛТ:0] Некомплетни апликации: [ФЛТ:] Двојна проверка дека сите потребни полиња се завршени и сите потребни прилози се поставени. Некои портали нема да дозволат поднесување ако недостасуваат задолжителни полиња.
  • [ФЛТ:0] Неправилни пресметки на буџетот: [ФЛТ:] Грешките во математиката се честа причина за дисквалификација. Користете го софтверот за распределување на страници за да пресметате вкупни и двојно да го проверите вашиот аритметика.
  • [ФЛТ:0] Неуспехот да се следи форматирањето на насоките: [ФЛТ:] Некои оддели специфицираат големина на фонт, ширина на маргината, ограничување на страниците и менување на линиите.
  • [ФЛТ:0] Понижување на погрешна верзија: [ФЛТ:] Осигурете се дека е поставена финалната верзија на секој документ. Да се задржи верзијата во вашата датотека може да спречи збунетост.

После поднесувањето, треба да добиете е-пошта или потврда од порталот.Зачувајте ја оваа потврда за вашите записи. Ако не добиете потврда во рок од 24 часа, контактирајте со одделот за да потврдите дека вашата апликација е примена.

Преглед и проценка: Што се случува зад сцената

Ако се сфати како функционира овој процес, ќе може да се напише посилна апликација и да се постават реални очекувања за временските рокови.

Во текот на оваа фаза, членовите на персоналот проверуваат дали апликацијата е комплетна, дека критериумите за елигност ги исполнуваат критериумите и дека сите потребни документи се присутни. Апликацијата која не ја дава оваа почетна проверка обично се отфрла без понатамошно разгледување. Затоа е толку важно да се обрне внимание на деталите за време на фазата на поднесувањето.

Втората фаза е проверка на вредноста или резултатите.

  • Каков доказ ја поддржува оваа потреба?
  • Дали е логичен и остварлив план во рамките на овој период?
  • Дали организацијата има искуство, персонал и инфраструктура за успешно да се справи со овој грант?
  • Дали буџетот е разумен и оправдан? Дали е во согласност со активностите на проектот?
  • Како ќе се одржат резултатите по завршувањето на процесот на доделување?

Секој критериум обично се доделува на одредена вредност, а рецензиите доделуваат оценки врз основа на силата на апликацијата. На секое барање за највисоко ниво се препорачува за финансирање. Некои оддели исто така бараат посета, интервју или презентација како дел од процесот на проценка. Ако вашата апликација напредува во оваа фаза, бидете подготвени да дадете дополнителни информации и одговори на прашања од панелот за преглед.

Процесот на преглед може да трае од четири до дванаесет недели, во зависност од бројот на примените апликации и сложеноста на програмата за грантови.

Известување и следење

Откако процесот на преглед ќе заврши, одделот издава известувања до сите апликанти. Успешните апликанти добиваат писмо или договор за доделување на награди со кој се одредуваат условите на финансирањето. Овој документ обично вклучува сума на награди, период на проекти, пријавување на барањата, распоред на плаќање и сите посебни услови што мора да се исполнат. Прочитајте го договорот за грантови внимателно и осигурајте дека вашата организација може да ги исполни сите услови пред потпишувањето.

Неуспешното јавување од страна на апликантите обично добива известување кое вклучува информации за нивната оценка и, во некои случаи, писмено повратни информации од рецензии. Оваа повратна реакција е вредна за подобрување на идните апликации. Одвојте време да ги разгледате коментарите и идентификувате области каде што може да се зајакне вашиот предлог. Некои оддели исто така нудат и интервјуа каде апликантите можат да разговараат за нивниот предлог со програмскиот персонал.

Ако е финансирано вашето барање, вистинската работа започнува. Постојаните одговорности вклучуваат поставување систем за финансиски менаџмент, следење на напредокот на проектот, поднесување на навремени извештаи и одржување на комуникацијата со менаџерот на субвенциите во одделот.

Стратешки совети за примена на апликација

Покрај основните механика на процесот на аплицирање, постојат стратешки пристапи кои можат значително да ги подобрат вашите шанси за успех.

  • Почни рано и планирај наназад:
  • [ФЛТ:0] Поистоветувај го јазикот со одделот ирскуи; приоритети: [ФЛТ:] [1] Користете ја истата терминологија и клучни фрази кои се појавуваат во соопштението за грантови. Ако одделот ги нагласува и Волку; нееднаквост, ендрдеко; исткарај ги овие концепти во вашата природна приказна.
  • [ФЛТ: 0] Биди конкретен и базиран на податоци: [ФЛТ:] Избегнувај нејасни изјави. Користи конкретни податоци, статистички податоци и примери за да ги поткрепиш твоите тврдења. На пример, наместо да кажеш " &dlquo "; многу семејства во нашата заедница се борат со несигурност во храната, и водо; велат &dlqo; според најновата оценка за здравјето на општината, 22 проценти од домаќинствата во нашата област се несигурни и во однос на храната.
  • [ФЛТ:0] Запиши го директно на критериумите за постигнување на поените: [ФЛТ:] Организирај ја својата приказна околу критериумите за проценка. Користи ги насоките кои се совпаѓаат со критериумите и образложените. Олесни им на проверувачите да ги најдат информациите што им се потребни за да ти дадат висок резултат.
  • Не ги вбројувај непотребните трошоци, а и другите задачи во линиите, бидејќи тоа може да ти покаже дека не го разбираш опсегот на проектот.
  • [ФЛТ:0] Препрочитувањето строго: [ФЛТ:] Грешки, граматички грешки и форматирање на недоследности создаваат негативен впечаток. Имајте некој кој не е вклучен во пишувањето на апликацијата и прегледајте ја за грешки.
  • Предизвикувајте се пред да се случи ова, и информирајте се како би можеле да ги поставите нашите програмски службеници и да поставувате прашања.

Вообичаени стапици и како да ги избегнеме

Понекогаш дури и искусните организации паѓаат во замки што ги поткопуваат нивните молби за давање.

  • [ФЛТ:0] Приложување за грантови кои не се во добра форма: [ФЛТ:] Може да биде искушение да аплицирате за секое достапно финансирање, но поднесување на апликација која не се поклопува со вашата мисија или капацитет, губење време и ресурси.
  • Игнорирајќи ги упатствата: [ФЛТ] со детали и со причина, со тоа што ненамерно ќе ги игнорираш, сигнализира дека можеби ќе ти биде тешко да работиш како грандита.
  • Нормално е да сакате да ги импресионирате рецензиите, но поставувањето нереални цели може да се врати во нормала.
  • Некои апликанти се фокусираат на нарацијата на проектот и го третираат буџетот како неразбирливо. Слабата буYетска приказна може да ја поткопа инаку силната апликација.
  • [ФЛТ:0] Се бори да ја реши одржливоста: [ФЛТ:] Државните програми за грантови сè повеќе сакаат да знаат како проектите ќе продолжат по завршувањето на доделувањето на средства. Ако вашата апликација не се занимава со одржливоста, може да изгубите поени или да бидете пренесени во корист на апликантите кои го прават тоа.
  • Вашата апликација треба да раскаже една интересна приказна за тоа зошто вашиот проект е важен, како ќе направи разлика, и зошто вашата организација е вистинската која треба да го спроведе.

Постојани одговорности и ограничувања

Добивањето на награда за грантови е значајно достигнување, но исто така доаѓа со група тековни одговорности.

Финансиските извештаи детално покажуваат како биле потрошени и честопати бараат поддршка документација како што се сметки, систем за следење на трошоците и активностите од ден за да се осигури дека известувањето е точно и навремено.

Овие прегледи се наменети за да се осигура дека средствата за доделување се користат за нивна цел и дека проектот се одвива според планираното.

Успешниот проект за доделување на грантови може да доведе до дополнителни можности, обновување на субвенциите или проширено партнерство.

Заклучок

Со тоа што ќе се разбере уникатната структура и приоритетите на секој оддел, темелно ќе се подготват и ќе се следат најдобрите практики низ сите подвизи и пост-надгледувани фази, организациите можат значително да ги подобрат нивните шанси за обезбедување на средствата.

За дополнителни ресурси за пишување и менаџмент, размислете за истражување на водичите од [ФЛТ:0] за агенциите [ФЛТ].