फाशी देण्याची पर्याय: तुमच्याकरता योग्य पद्धत निवडणे

सर्वसामान्य मोहीमांचा दृष्टान्त

Filing पद्धती कुठल्याही आयोजक व्यवस्थापन प्रणालीचे आधारभूत मार्ग आहेत. तुम्ही एक साधा व्यवसायी मालक, किंवा मोठ्या व्यापारी संस्थाचा एक भाग असाल, तुम्ही तुमच्या फाइलं सजवता, माहिती लवकर प्राप्त करता, सहकार्य करता, आणि कमी करता. मूळ लेखाने पाच मानक निर्देशांक, आकडेवारी, तांत्रिक, संस्कार, आणि विषय विषय विषयावर्तित पद्धतींना सादर केले, ज्यांवरील प्रभावी कार्यक्षमता, किंवा प्रभावी बनवितात. खालील, आपण प्रत्येक पद्धत, खरी-शक्ती, आणि आधुनिक कृत्रिम तंत्रज्ञान, आधुनिक तंत्रज्ञानाचा आधार असलेल्या पद्धतीचे परीक्षण करू या.

अक्षरशः फिलिंग

वर्णमालाकारीय नोंदी, नाव, शीर्षक किंवा कीवर्डवर आधारित दस्तऐवजांची स्थापना करतात. हे सर्व सर्वात जास्तीत जास्त लोकांना उद्देशपूर्ण प्रणाली आहे कारण ते शब्दकोष, डिरेक्ट्रिक्स, आणि लायब्ररी संघ या पद्धतीचा वापर करतात.

लाभदायक

• समजुतीचा अभाव: [ क्लिष्ट प्रशिक्षण आवश्यक नाही. जवळजवळ कोणीही नुसती वर्णमालाकारपणे शोधून फाइल शोधू शकतो.
• प्रवेशाची गति: लहानसे माध्यमिक संग्रहासाठी, भेटवस्तू जवळजवळ तांत्रिक आहे, विशेषतः स्पष्ट लेबल एकत्रित करताना.
• अयोग्य माहिती कमी केली:[] कारण क्रमवारी ज्ञात क्रमावर (भाज्या) आहे, वापरकर्त्यांना कोड सारखे वाईट पध्दतीत दस्तऐवज ठेवणे कठीण आहे.

लाभदायक

• Cleutter[ फॅजर्स प्रमाणे, प्रणाली घनतेत घनते. उदाहरणार्थ, "Smith" च्या अंतर्गत हजारो क्लायंट फोल्डरसह सह-कार्याची गरज आहे (उदा. , प्रथम नाव किंवा ID).
• [[FLT]] PORANDSELT: वर्णक्रम क्रमवारी उपक्रम, उपक्रमी क्रमाक्रम, प्रसंग किंवा तारीख यांनी संबंधित घटकांना नैसर्गिकरित्या संबंधित नाही. मोठ्या माहिती, आकृती किंवा डिजिटल प्रणाली अधिक परिणामकारक आहेत.
• नावविरहितता: [[MCDONDald" s. "MCDODuld" किंवा "संत जॉन" ह्यावर हल्ला करू शकतात. "संत जॉन" ह्याचा कडक नियम मांडल्याशिवाय.

लॅटिन्समध्ये, नमुनां संग्रहणासाठी मानक आहे, पण अदलाबदल न करता विषय-शास्त्रीय प्रणालीवर आधारित असतात.

सांख्यीक फीलिंग

आकडेवारीत जोडलेल्या संख्यात्मक चिन्ह (किंवा चित्रलेखिक कोड) प्रत्येक दस्तऐवज, फोल्डर किंवा रेकॉर्ड करीता एक अनोखा अंक आहे. ही प्रणाली हिशोब, कायदेशीर रिकॉर्ड, व शोधक व्यवस्थापन आहे - जेथे गोपनीयता आणि समर्पक शोध मुख्यता आहेत.

लाभदायक

• Ennanced गुप्तता: एक संख्या माहिती प्रकट करते. हे मरीक्षक फाइल्स किंवा कायदेशीर करार सारख्या संवेदनशील दस्तऐवजांकरीता महत्वाची आहे.
• सरल ट्रकिंग आणि विस्तार: नवीन दस्तऐवज उपलब्ध आहेत, नुसती माहिती साठवून न करता फाइल्स जोडायला सोपे बनवते.
• Supports क्रॉस-रीफेन्सिंग: एका अनुक्रमणिकासह, एक एकही दस्तऐवज अनेक संख्यांशी जोडता येते (उदा., vice संख्या, ग्राहक ID, प्रकल्प.).

लाभदायक

• विश्वसनीय इन्डेक्स : शोधू शकणारी अनुक्रमणिका (होवा किंवा डिजिटल) विना, दस्तऐवज शोधणे अशक्य आहे जर तुम्हाला न मिळाले तर.
• प्रशिक्षण: [ स्टेज स्टेजने इंडेक्स प्रणालीचा उपयोग करायला शिकले पाहिजे आणि संख्या लांब किंवा अतुल्य असतील तर ते लक्षात ठेवावे लागेल.
• बाहेर काढणे कठीण आहे: एक चुकीचा क्रमांक हजारोंच्यामध्ये पुरला जाऊ शकतो आणि फाइल आवश्यक आहे पण आढळेपर्यंत ते पाहू शकत नाही.

संख्यात्मक नोंदी सहसा क्रमवारी घटकाच्या बरोबरीने असतात- उदाहरणार्थ,[वनस][FT:0] आधुनिक संरचनांमध्ये अनेक संघटना [FT:0] व्यवस्थापन प्रणालीचा वापर करतात.[FT:1] जो स्वयंसेवक आणि क्रमवारी संख्या आणि डिजिटल घटकांना एकत्र करतो.

कालांतरानं

इतिहासकारांचे नोंदी - दिवस, महिना आणि वर्ष यांनी दस्तऐवजांची व्यवस्था केली. हा पद्धत वेळोवेळी किंवा वर येणाऱ्या क्रमानुसार आहे. हा पद्धत: प्रकल्प टाइम्स, पत्रे, लेखपत्रे आणि कायदा इतिहासासाठी सुरेख आहे.

लाभदायक

• Clear टाइमरेखाल दृष्य: ] वापरकर्त्यांना घटनांची पूर्ण क्रमाक्रम दिसू शकतो, जे अविद्वाणी, कायरी शोध आणि प्रगती साठी मौल्यवान आहे.
• नवीन दस्तऐवज जोडणे फक्त योग्य तारीखच्या विभागाच्या शेवटी ठेवावे लागते.
• काम इतर प्रणालींबरोबर चांगले:[7] कालक्रमानुसार किंवा आकृतीनुसार उप क्रमाने (उदा., तारखेसाठी, सर्व क्लाऐंटसाठी.

लाभदायक

• विशिष्ट दस्तऐवज शोधण्यासाठी डिफ्युल्ट: तुम्हाला अंदाजे एक तारीख आठवली तर तुम्हाला कदाचित एक रेष शोधायला लागेल. अचूक माहिती प्राप्त करण्यासाठी, समतुल्य अनुक्रमणिका आवश्यक आहे.
• [[FLT] एकत्रीकरणाची गरज आहे: दस्तऐवज क्रमाक्रमाबाहेर जोडले जातात किंवा तारीख-संपादन योग्यरित्या केले जात नाही तर क्रमवारी मोडते.
• मोठ्या, विविध संग्रहासाठी योग्य नाही: समुहांशिवाय समूहीकरण, फक्त कालक्रमाची यादीच एकमेव दिनांकांची प्रचंड यादी बनू शकते.

ई-मेल व्यवस्थापन आणि डिजिटल रीकॉस्टिंग, जेथे दिनांक टिकट स्वयंचलित आहेत. भौतिक फाइल्स, हे मासिक नोंदी, दररोज लाग आणि क्लायंट भेट पुरावे ह्या इतिहासासाठी सामान्य आहे. शोध लावता येईल त्या डेटाबेसमध्ये जोडल्यावर, वेळ-निहार्य विश्लेषणासाठी एक शक्तिशाली साधन बनते.

भौगोलिक फीलिंग

जिज्ञासुम जमाती गट, स्थान, राज्य, शहर, क्षेत्र किंवा विशिष्ट पत्ता यांनी नोंदलेले लेख - ह्या पद्धतीचा उपयोग अनेक क्षेत्रांमध्ये केला जातो.

लाभदायक

• [[FLT] स्थान-प्रणाली : ह्या वापरकर्त्यांना बाजारातल्या विशेष क्षेत्रासंबंधी सर्व फाइले लगेच ओढू शकतात, पुनर्भेटी अनुसरू किंवा योजना.
• विभागीय गटाला एकत्रित करण्यासाठी एकमेव समूह: विविध भागांमध्ये सॅल्श टीम आपली उप-फाई संघटित करू शकतात जेव्हा केंद्रीय प्रणाली भूगोलशास्त्राद्वारे संघटित आहे.
• फेसायलीट्स क्षेत्रीय अहवाल: स्थानापन्न माहिती प्रत्ययाने दिली आहे जेव्हा फाइले भूगोलितपणे क्रमाने क्रमवारीत आणली जातात.

लाभदायक

• ओवरलेपिंग क्षेत्रे गोंधळून टाकू शकतात: उदाहरणार्थ, "Westn युरोप" या युगात "युरोप" किंवा "फ्रान्स" ला फाइल करू शकतात.
• उच्च शिक्षण: राजकीय सीमा बदलतात, आणि नवीन क्षेत्रे उदयास येतात. वर्गीकरण प्रणालीला अचूक असणे आवश्यक आहे.
• क्रॉस-रिफेक्शन: नवीन क्षेत्राकडे जाणाऱ्या क्लाऐंटवर दस्तऐवजात पुन्हा फाइल-संचय केला जाऊ शकतो किंवा प्रतिक्षेपित प्रती निर्माण केल्या जातील ज्या दोन्ही अटॅक असण्याची शक्यता आहे.

ज्वलिकमल अभिप्राय इतर पद्धतींबरोबर जोडल्यावर प्रभावी होते- उदाहरणार्थ, प्रथम देशाने, मग प्रत्येक देशात वर्णमालाकारीय. डिजिटल प्रणाली कोणत्याही प्राथमिक वर्गाच्या वर भौगोलिक टॅग्स ओवर करू शकते, स्थान-आधारित पुनर्बिन्दू बनते.

विषय फीलिंग

या पद्धतीत, माहितीचे नाव किंवा तारीखाऐवजी माहितीवर आधारित साहित्य असते.

लाभदायक

• विषय-आधारित संशोधनासाठी इनट्यूटिव्ह: वापरकर्त्यांना नाव किंवा दिनांक न कळवता सर्व साहित्य संचार करता येईल.
• ] Supports indiclictionary ) "संघटित" लेख अभियांत्रिकी, विक्री आणि कायदेशीर पासून येतात.
• पूर्णतया शोध:] फाइलं संकलित करतात तेव्हा वापरकर्त्यांना अनपेक्षित जुळवणी व संबंधित विषय शोधते.

लाभदायक

• विस्तृत विषयांवर जोरदार विद्युत:]] "FLT :1" या विषयाचा विषय शेकडो फोल्डरमध्ये फुग्या करू शकतो जर फुग्यांचे वर्णन न करता.
• पुनर्निर्माणाची गरज आहे: नवीन विषय उदयास येतात किंवा जुने होतात, टॅक्सोमी सुधारित केले पाहिजे - एक वेळ-उदाहरण कार्य.
• ही लेखमाला अनेक विषयांवर (उदा., बिनलाक्ज न करण्याविषयी लेख) असू शकते. स्पष्ट नियम नसलेल्या नियमांशिवाय, ती चुकीची आहे.

विषयसंघातील वस्तूसंस्था (उ. दा.) मुख्य विषयांचा वापर उप-विद्यालयांबरोबर करता येतो. अनेक डिजिटल विषय व्यवस्थापन प्रणाली या पद्धतीवर अवलंबून असते, लॅटिन संजाळांच्या ऐवजी चिन्हे व वर्गे वापरुन. प्रभावी करणुकी निर्माण करण्यासंबंधी मार्गदर्शनासाठी [FT:0][FTIOND] यासमानात [FTORIV] २५९४ मानक आहेत.

डिजिटल फीलिंग प्रणाली आणि Hybrid आल्पना

आज, बहुतेक संघटना फक्त कागदपत्रांच्या फाइलांवर अवलंबून नाहीत. मेघ आधारित दस्तऐवज व्यवस्थापन प्लॅटफॉर्म, स्थानीय नेटवर्क ड्राइव, किंवा विशिष्ट सॉफ्टवेअर : सर्चर्स सर्च, नियंत्रण आणि प्रवेश परवानगी. पण पाच संचिक पद्धतींच्या तत्त्वे अजूनही लागू होतात.

Hybrid अनेक पद्धतींनी एकत्रित होते. उदाहरणार्थ, तुम्ही दस्तऐवज कोड करीता वापरू शकता[FT:2][FT:2][FT:2][FT:3] निर्मितीच्या तारीखने[FT:3] आणि [FT:] आधारभूत टैग[FT:]] शोध लावण्याद्वारे आधुनिक प्लॅटफॉर्म फाइल सर्वात आपोआपच शोधून काढता येते.

एकाच भौतिक प्रणालीतून द डिजिटलपर्यंत जाताना पुढील गोष्टी लक्षात घ्या:

• एकत्रित अधिवेशनांना नामांकीत : एक एक ठराविक स्वरूप वापरा (उदा., YY-MMD_D_विविषयक) जे डिजिटल व भौतिक बैकअपेवर कार्य करतात.
• मेटाटाटास स्तर: 'KLT]' मुख्य क्षेत्र (client नाव, दिनांक, ठिकाण, ठिकाण) , फोल्डर श्रेणीवर अवलंबून नसल्यास प्रभावीपणे प्राप्त होऊ देण्यासाठी.
• सुरक्षा आणि संकल्पना:]] KTA किंवा GDPR सारख्या नियमांसाठी उत्पादन पद्धतींनी, डिजिटल प्रणालींना पायदळ आणि प्रवेश नियंत्रण राखावे लागते.
• सध्याच्या कामप्रणालीने Intition:]] एकत्रीकरण प्रणाली स्वाभाविकपणे काम करते, इतर मार्गांशिवाय.

डिजिटल फेस्टिंग सर्वात उत्तम कार्ये, आंतरराष्ट्रीय संघटनेचे शासन आणि रेकॉर्डिंग व्यवस्थापन या विषयांवर माहिती पुरवते.

योग्य प्रकारची स्पर्धा कशी निवडावी?

नोंदणी पद्धत निवडणे हे एक- आकार- फीट- सर्व निर्णय नाही. योग्य निवड तुमच्या आवश्यकतांचे काळजीपूर्वक विश्लेषणावर अवलंबून आहे. पर्याय अस्थिर करण्यासाठी पुढील मापदंड वापरा:

• [ लहान संग्रह (500 फाइल्स) अक्षरशः किंवा क्रमवारी पद्धतीसह चांगल्या प्रकारे कार्य करते. मोठ्या जमातींना डिजिटल इन्डेक्सींगच्या दिशेने चढणाऱ्या क्रमांकाची किंवा विषयपट्टीची गरज असते.
• Primry प्रवेश मांडणी:[ तुम्ही सर्वदा फाइल शोध कसा कराल? नावानुरूप? वर माहितीने? विषयानुसार? विषय निवडा. तुम्हाला अनेक शोध पद्धतींची आवश्यकता असल्यास, एक दुहेरी मार्ग विचारा किंवा डिजिटल प्रणाली.
• Colleabation आवश्यकता: टीमच्या आधारे सर्वांना एकाच नियमांचे पालन करता येते. दूरस्थ गटांना जर जोडले तर ढग-आधारित डिजिटल विधान प्रणाली सुद्धा योग्य आहे.
• रीगुल्युलेटीय आवश्यकता: [ आर्थिक, कायदा, आणि वैद्यकीय रिकॉर्ड्स सहसा आकडेवारी आणि वैयक्तिकता करीता मोजके मोजावे लागते. निर्णायक कायद्यांसंबंधी प्राध्यापक सूचना तपासा.
• [[FLT]] Growth pjorgns: [ तुमची दस्तऐवजाचे दुप्पट रूप दोन वर्षांत असेल का? एक sclastical पद्धत निवडा -- न्युनियंत्रित किंवा उपवर्गी विषय -- पीडादायक पुनर्प्रवास टाळणे.
• उपलब्ध प्रशिक्षण आणि साधने: कंप्युटर प्रणाली (जसे की, अनेक क्षेत्रांमधील भौगोलिकदृष्ट्या) सर्जनशीलता आणि प्रशिक्षणाची गरज आहे. आपल्या टीमच्या क्षमताबाबत तर्कशुद्ध असा.

तसेच तुमच्या निवडी पद्धतीचा संकलन करणेही शहाणपणाचे आहे. ती लहानसे कागदपत्री लावण्याआधी. यामुळे तुम्हाला व्यावहारिक विषय ओळखता येतात- जसे कि विद्युतीकरण किंवा धीमे प्रचलन--

फॉरेनिंग प्रणालीत टिकून राहण्याकरता उत्तम सवयी

तुम्ही कोणतीही पद्धत निवडली असली तरी, एक उपक्रम म्हणजे त्याचे पालन करणे.

• Establish filter on the security on the folder , and file cods. new how hould how houl on home home how home on and . are and file on the new new nected new new on the new new are
• एकत्रित पुनर्विचार: [ समांतर किंवा बानन्युअडियल संघटित आहे कालबाह्य फाईल्स शुद्ध करण्यासाठी, अयोग्य वर्गीकरण केलेल्या वस्तू अद्ययावत करण्यासाठी आणि वर्गीकरण सुधारण्यासाठी.
• क्रॉस-रेषा व इनडेक्स वापरा: भौतिक प्रणालीसाठी, एक इन्डेक्स कार्ड प्रणाली किंवा एक साधी स्प्रेडशीट जो प्रत्येक दस्तऐवजाच्या प्राथमिक व दुय्यम प्रतिभावक चिन्हे करतो.
• नमुना सादर करण्यासाठी पुरावे : रंग-कोडे लेबल वापरा, फॅड फोल्डर, आणि विभागीय वीज स्कॅनिंग साठी वापरा.
• सर्व वापरकर्त्यांना प्रशिक्षण : [ प्रारंभिक प्रशिक्षण आणि तजेला देणारी सत्र पुरवा. एक व्यक्ति अयोग्यपणे फॅडलेड संपूर्ण गटासाठी अधिक काम करू शकते.
• डिजिटल फाइले बॅकअप: जर तुम्ही डिजिटल घटक वापरता, आपोआप बॅकअपेष्टे स्थानी आहेत याची खात्री करा. क्लेंड सेवा पुरस्कार इतिहास (जशी Google ड्राइव किंवा SsharePor) सह अधिक सुरक्षा थर जोडते.

UK राष्ट्रीय संग्रहालय मार्गदर्शन जो सिद्धांत कोणत्याही क्षेत्रात वापरला जाऊ शकतात त्यास लागू करतो.

घटक

योग्य नोंदणी पद्धत निवडणे एक बोधकथा आहे जो दररोज उत्पादन, सुव्यवस्थितता, आणि दीर्घकालीन माहिती व्यवस्थापनावर परिणाम करते. परंपरागत पद्धती-अल्बॅटिन, क्रमवारी, क्रमवारी, आणि विषय विषय समर्पक असतात, प्रत्येकाची सर्वात उत्तम क्षमता असते, सर्वात प्रभावशाली प्रणाली अनेक माध्यमे असतात. अनेकदा अनेक माध्यमे एकत्रीकरणीय माध्यमे असतात, जी स्वयंसेवकरित्या हाताळते, शोधून आणि शोधून काढते. तुमच्या आवाज, प्रवेश, रचना, आणि योजना, तुम्हाला निवडून घेण्याचे मार्ग निवडून, आजच्या आव्हानांना जुळवून घेण्यासाठी. मी निवडलेल्या तंत्राचा उपयोग करून तुम्हाला एकत्रित व सुरक्षेवर कार्य करू शकतो.