सहकार्य करणाऱ्‍यांचे ऐकणे

प्रशासकीय ऐकण्यातील लेखपत्राचे महत्त्वपूर्ण भूमिका

सरकारी संस्था आणि वैयक्तिक संस्थांमधून कार्ये, वादविवाद आणि कार्ये यांची सूत्रे तयार करतात. या कार्ये केवळ एक धार्मिक संस्था नसतात- ही संस्था न्यायिक, उत्तरोत्तरी आणि प्रशासनाच्या अटींची खात्री करते. योग्य नोंद पुरस्कार पुरवठा करतात की काय घडले, प्रमाण, प्रमाण, वर्धक कायदे आणि परिणामांचे समर्थन करणे. अधिकृत माहिती, अपील, अपील, परिणामांचे समर्थन करणे, सुधारणे, आणि न्यायालयात दंड करणे. ज्या काळात क्षमतेनुसार, मध्यस्थी, वर्तणुकी आणि प्राधिकरणीय कार्ये हे दोन्ही निधीय कार्ये आहेत.

प्रभावी दस्तऐवजीकरण सर्व पक्षांच्या हक्कांचे संरक्षण करते--सैतानाचे, तक्रारी, साक्षीदार आणि निर्णयप्रणाली निर्माता. ते एकसमान शरीर, अध्यक्ष समिती किंवा सार्वजनिक द्वारा अर्थपूर्ण पुनर्विचार करण्यास परवानगी देतात. ते संस्थागत स्मृतीही पाठवते, ज्यांमुळे वेळोवेळी व इतर कानरपाणीवर अतर्क्यता राखता येते. या लेखामध्ये माहिती ऐकण्याच्या कार्यपद्धतींवर जोर दिला जातो, प्रत्येक गोष्टीवर आधारित मार्गदर्शक सूचना पुरविल्या जातात.

कायदेशीर आणि अनुचित न्यासायिक न्यास

संचालकांना अनेक कायदेशीर नियम व अटेरिटेरी आदेशांचे दस्तऐवज सादर करण्याची आवश्‍यकता असते. नैशनल प्रोसेसरी ऑक्टेशन्स (APA) प्रमाणित प्रमाणावर प्रमाणित प्रमाणावर प्रमाणित प्रमाणावर प्रमाणित प्रमाणित होण्यासाठी मानक स्थापित करतात, तसेच साक्षा, प्रदर्शन आणि सर्व लिहिल्याप्रमाणे अधीनताही समाविष्ट असते. अनेक सरकारी कार्यपद्धती ही अपेक्षा करतात. शिवाय माहिती (एफएपीएसीए) आणि त्याच राज्य व्यवस्थापन व्यवस्थापन व्यवस्थापन व्यवस्थापन व्यवस्थापनाची मुक्तता (एफओएफएसी) आणि त्याच प्रकारच्या व्यवस्था अधिक अचूक माहिती, अधिक अचूक माहिती आणि अचूक माहितीच्या लेखनात वापरल्या जाण्यासाठी आवश्यक आहेत.

युगेही स्पष्ट नियम, गुप्तता संरक्षण (जसे की एचआईपीए किंवा गोपनीयता नियम) आणि रिकॉर्डेशन रिस्टर्नेशनेशन्स लक्षात घ्यायचा असतो. उदाहरणार्थ, राष्ट्रीय संग्रहालय आणि रिकॉर्ड प्रशासन (NARA) कार्यक्रम पुरवतात [[FT:0],[FT:1]], संचालक व्यवस्थापन रिकॉर्डिंग रिकॉर्डमेंट्स , माहितीसाठी आवश्यक अपेक्षा संबधित. या बाबींचे पालन केल्यास कायदा, सार्वजनिक विश्वास, आणि प्रतिरोधक परिणाम होऊ शकतात. संस्थाने सर्व कायद्याचे समर्थन केले पाहिजे.

दस्तऐवज कार्य पुढे चालविते करीता स्टेप- स्टेप मार्ग

माहितीसाठी माहितीपत्रकाच्या पद्धतीची रचना करताना चुका कमी केली जातात, सुसंगतता पुरवली जाते आणि कारागिरांना आधार दिला जातो. पुढील पावलेची विस्तृत रचना कोणत्याही व्यवस्थापन व्यवस्थापनाच्या बाबतीत जुळलेली आहे.

पूर्व- ऐकणी तयारी

[THODown Dector Pervical proction ,[FLT:] कानरेशन एजेक्शन, केस, संज्ञाशास्त्र, आणि सर्व ऐकणाऱ्या नियमांचे पालन. माहिती गोळा करण्याचे योजना विकसित करा की काय लिहिली जाईल किंवा कसे संकलन केले जाईल, आणि प्रदर्शन कसे केले जाईल ते कसे चिन्हित केले जाईल. ऑडीओ किंवा रेकॉर्डिंग उपकरणे आधीच तपासले जातील, सर्व पक्षांनी मान्यता प्राप्त केली आहे. सर्व पक्षांनी निवडली आहे. नोंदी तयार करा, आणि या वेळेत सहभागिता आणा.

एक सुनहरे लॉग नमुना बनवा ज्यात वेळ टॅकस्ट, वक्र ओळखणी आणि मुख्य क्रिया घटक समाविष्ट आहेत. अनेक संस्था नुकतेच लक्षणीय घटकांना लागू न करता मानक स्वरूप वापरतात. प्रि-लेबल प्रदर्शन फोल्डर आणि नंबर प्रणाली तयार असते. दस्तऐवज, रेकॉर्डिंग प्रणाली, आणि नोंदी वापरून.

सा. यु.

[FLT] लिपीनॉजीसाठी फोकस, शिक्षण आणि स्पष्ट पद्धतीशास्त्राची गरज आहे. जर नोट्स स्वत: ने घेतली जात असतील, तर पृष्ठचे संरचनाकृत स्वरूप- उदाहरण म्हणून दोन स्तंभांमध्ये विभागणी करा: एक वर्चस्व आणि एक पदार्थासाठी. क्विप्रीटर भाष्य, अप्रतिमता, आणि साक्षर्य.

ऑडियो किंवा व्हिडिओ रेकॉर्डिंग एक अत्यंत मोलवान बॅकअप पुरवते आणि नोंदी संचित करू शकते. तरी रेकॉर्डिंग पूर्णपणे नोंदणी करू नये- ते पूर्णतः एकत्रित आहेत- ते आहेत हे लक्षात ठेवा की रेकॉर्डिंग साधने अस्पष्ट आहेत आणि सहभागी त्यास वापरतात. प्रत्येक वक्रला त्यांच्या भाषणाच्या सुरवातीला ओळख करून द्या. एक ओळखणी शीट किंवा सहभागींना त्यांच्या राज्यातील नावावर बोलायला सांगा. दस्तावेज़ाच्या भंग, अपंगण, व वास्तविक वेळात बदल.

प्रदर्शनातील नंबर आणि संक्षिप्त वर्णन नमूद करून चिन्ह प्रदर्शित केले जाते.

पोस्ट- ऐकणे प्रक्रिये

ऐकल्यानंतर, raw दस्तऐवजीकरण विश्वसनीय, योग्य रेकॉर्डींग मध्ये बदल केले पाहिजे. कार्यक्रम जेव्हा सुरू होते तेव्हाच ट्रान्श लिपी आणि व्हिडिओ रेकॉर्डिंग. कार्यक्रमाची नवीनता होते तेव्हाच ट्रान्शरॅम्यूरेशन द्वारे. प्राध्यापक लेखन सेवा किंवा भाषण-टॉमेटेड साधने वापरा, पण नेहमी मानवी परिक्षणक अचूकता तपासून पहा. लक्षणीयतेसाठी, त्यांची रचना करणे आणि सुधारित करणे.

आवश्‍यक घटकांचा अंदाज घेऊन, नोंदी, व्यवस्थापन अधिकारी, कार्यरतीचे क्रमवारी अहवाल, आणि शेवटचा निर्णय.

योग्य दस्तऐवजीकरण पद्धती निवडणे

संस्थांजवळ अनेक पर्याय आहेत, प्रत्येकाच्याकडे किमान, अचूकता आणि प्रवेशीयता यात व्यापारी पर्याय आहेत. निवड सहसा ऐक, उपलब्ध स्त्रोत आणि कायदेशीर गरजांची जटिलता यावर अवलंबून असते.

पुस्तिका नोट-टोकणे

हस्तलेख किंवा टाईप नोंदणी ही सर्वात सामान्य पद्धत आहे. ते खर्च आणि किमान साधने आवश्यक आहेत. तरीही, ते लक्षण आणि लक्षणावर जास्त अवलंबून असतात. सुधारित करण्यासाठी, पूर्व- रचना नमुने वापरा ज्यांने रेकॉर्डरला आवश्‍यक क्षेत्रे शोधण्यास प्रवृत्त केले. टाईप टिपण्णींचा शोध घेणे आणि कागदपत्रांत भाग घेणे सोपे आहे, पण दोन्ही काळजीपूर्वक पुरावााची गरज आहे.

ऑडिओ व व्हिडीओ रेकॉर्डिंगName

रेकॉर्डिंग एक थर जो नोंदणीशी जुळत नाही. डिजिटल रेकॉर्डिंग, स्मार्टफोन किंवा समर्पित ऑडियो प्रणाली प्रत्येक शब्दावर ताबा मिळवू शकतात. अनेक संस्था [FT:0] आता [FLT] विमेडिओ काँक्सिंग प्लॅटफॉर्म्सचा वापर करून दूरस्थ ऐकण्यासाठी. सूचना आणि मान्यता यांमुळे नेहमीच राज्य किंवा स्थानीय कायद्यांची खात्री करून घेतली पाहिजे.

ट्रांजेक्शन सेवा

औपचारिक किंवा उच्च-उच्च-वाचकांचे कान, मंत्रालयपत्रपत्रक किंवा ग्रंथेशन सेवा क्रियापूर्ण लेखन करतात. हे शब्द अचूकता आणि असह्‍यता यांच्यासाठी सोन्याचे मानक आहेत. पण त्यांची किंमते सहसा अधिक असू शकतात, पण त्यांची अपील केली जाऊ शकते किंवा त्यांची तीव्र तपासणी केली जाऊ शकते. ऑटोमेन्टेशन साधने न्युरॅप्टिकरित्या सुधारली आहेत आणि मानवी संशोधनात सुधारणा झाली आहे, पण मानव योग्यता सुधारित आहे, खासकरून तंत्रज्ञानाच्या किंवा अनेक भाषणांच्या पद्धतींमध्ये.

दस्तऐवजीकरण व्यवस्थापन करीता सर्वोत्तम सराव

रेकॉर्डिंग करणे ही केवळ अर्धा युद्ध आहे; वेळ खर्च करणे हे अगदीच महत्त्वाचे आहे.

मानकीकरण व नमुने

मानक स्वरूप व टॅम्प्लेट मांडणी कमी करतात आणि माहिती शोधायला सोपे बनवते. अगोदरच्या ऐकांच्या यादी, सुनणी, लॉग, प्रदर्शित करणे आणि ऐकणारे सारथी. डिजिटल फाईल्स (उदा. दंत-साईज-न्यूम-सग्न प्रकार) करीता एकत्रित नावांकन करा. विशेषत: जेव्हा अनेक अधिकारी किंवा विभाग यांमध्ये सामील होतात तेव्हा अधिकृत केले जाते.

मेटाडाटा व इनडेक्सींगComment

प्रत्येक रेकॉर्डवर -- जसे की कासव संख्या, श्रृंखला अधिकारी, विषय, शोध आणि परिणाम. यामुळे प्रभावीपणे शोध आणि शोधशक्ती शक्य होते. एक इन्डेक्स बनवणारे इंडेक्स जे प्रदर्शन, प्रदर्शन, साक्षी आणि नियम. डिजिटल प्रणालीत, मांडणी प्रणालीत, फाइलनाव वापरुन विकृती वापरा. संस्थापक संशोधन आणि विश्लेषणासाठी माहितीपत्रे निर्माण करून शोध माहिती मिळवणे शक्य आहे.

सुरक्षा आणि गोपनीयता

प्राध्यापक ऐकणाऱ्या रेकॉर्डमध्ये संवेदनशील वैयक्तिक माहिती, व्यापार गुप्त माहिती किंवा कायद्या प्रक्षेप माहिती असते. भूमिका नुसार आणि आवश्यक साठी वापरल्या जाणाऱ्या आवश्यक गोष्टीवर आधारीत आढळणाऱ्या प्रवेश नियंत्रण नियंत्रण करतात. डिजिटल फाइले एनक्रिप्ट आणि craidents वापरून craidents वापरा. भौतिक रिकॉर्ड्स लायब्रन पद्धतीने कॅबिनेटमध्ये संग्रहीत केले पाहिजे. आडॅडॅड हे, जीडीपीआर किंवा राज्य गोपनीयता कार्ये , आणि सुरक्षेसाठी सुरक्षीत सूचना व्यवस्थापत्रे नष्ट करतात.

विचारशक्‍ती आणि निकामी

एक नवीन कार्यक्रम तयार करा ज्यात माहिती रेकॉर्डींग किती काळ चालवायचे ते सांगितले आहे. उदाहरणार्थ, अनेक फादरलयिक नियमांचे निरीक्षण करा. अंतिम क्रियाानंतर कमीतकमी सात वर्षे प्राध्यापक निधी रिकॉर्ड रेफरेस ठेवताहेत. मायक्रोफिंग किंवा जुने रेजिंग रेकॉर्ड्‌स जागा वाचवू शकतात. त्यांच्या पुनर्निर्माणाच्या कालावधीत नोंदी केल्यास (शुरंग किंवा डिजिटल डिझाईल डिझाइनिंग) रद्द करू शकतात.

धोकेदायक धोके

सामान्य चुकांबद्दल जाणून घेतल्याने अधिक भरवशालायक अहवाल तयार होतात.

पूर्ण किंवा पक्षपाती नोंदी: केवळ विशिष्ट साक्षाव्यावर लक्ष केंद्रित करणे किंवा बदलणे हा विकृत अहवाल निर्माण करू शकते. नेहमी पूर्ण कालक्रम, चर्चा व कोणत्याही क्षणासाठी कारणे लिहून ठेवणे.
स्मरणात अत्यंत संक्षिप्त] एक लहान वाक्यसुद्धा दर्जन निर्णय घेऊ शकते. ते घडते तितक्यांदा नियम आणि अपवाद लिही. तुम्हाला नंतर माहिती आठवेल असे नाही.

टैक्सेटीक अपयश :[ रेकॉर्डींग उपकरणे बॅटरीतून बाहेर जाऊ शकतात किंवा बॅटरीतून चालवू शकतात. नेहमी एक बैकअप पद्धत - पेन आणि पेपर तयार करा किंवा दुसरी रेकॉर्डिंग साधन तयार करा. सर्व गोष्टी चाचणी करा.

वक्र ओळखीचे कथन:[[ विना वाक्ये अयोग्य व्यक्तीशी संबंधित असू शकतात. नावी डेव्हिड, चाचणी किंवा बोलींग यादी वापरा. रेकॉर्डिंग करताना प्रत्येक नवीन वक्रची विधान त्यांच्या नावाने सुरू करा.

गुप्तांगांमधील कर्तव्य: [ रेकॉर्ड्स विकणे किंवा संचय करणे अयोग्य आहे. सर्व कामे ऐकणाऱ्या दस्तऐवजांवाहिन्या प्रक्षेपित केल्या जातात याची खात्री करा.

प्रशिक्षण व दर्जा

माहितीचा दर्जा पटकन लोकांना माहिती आणि जाणणे यांस जोडला जातो. ऐकिव अधिकारी, व्यवस्थापकीय कायद्या न्यायाधीश, क्लर्क आणि मदत कार्यक्षमता करीता नियमित प्रशिक्षण. प्रशिक्षण कायद्याची गरजे, नोंद-पद्धती, रेकॉर्डिंग उपकरणांचा उपयोग, आणि दस्तऐवज व्यवस्थापन शिष्टाचार वापर. एक लिखित लेखपत्रक बनवा ज्याचा उल्लेख नोकरीसाठी वापर केला जाऊ शकतो.

विविध विभाग किंवा ठिकाणे विविध प्रकारांचे पालन करतात तेव्हा एक कार्यकरी गट बनतो.

तुमच्या दस्तऐवजीकरणाची भविष्य-प्रदाय

तंत्रज्ञानाने ऐकणाऱ्‍यांचे संक्रमण कसे केले जाते आणि ते कसे सादर केले जाते ते पुढेही बदलले आहे.

[[FLT][ या संघटकांना अनुचित आयोजन, दस्तऐवज भाग, रेकॉर्डिंग आणि नोंदी एका प्रणालीत लायलिंग केले जाते. ते दूरस्थ प्रवेश आणि सहकार्याला अनुमती देतात.

[FLT] अणुब्ध लेखीत आणि योगसाधना : साधने ओटर.ai किंवा माइक्रोसॉफ्ट अजरे भाषी सेवांना वास्तविक कॅप्चर व लेखन निर्माण करू शकतात. तरीही मानवी अधिपतीची गरज असताना, ते नाट्यमयपणे बदलतात.

Digital हस्ताक्षर आणि e-FILE:] सहभागी पुरावे आणि चिन्हे इलेक्ट्रॉनिक आदेशाने स्वीकारुन कागद काढतात. ही रेडलाइन रेफरींग रेफरन्स रेफरन्स आणि साठवण्याची गरज कमी करते.

प्रवेशीय गुणधर्म: निबंध संरचना निषेध करतात की विकर्षणे असलेल्या लोकांना उपलब्ध करता येते, जसे की स्क्रीन-रीडाईड-फ्रेड व्हिडिओ रेकॉर्डिंग. Campliize ५०८ च्या सहकार्य समितीसाठी आणि राज्य सहराज्यांकडून आवश्यक आहेत.

ह्या उत्क्रांतीवादाच्या आधारे निर्माण करण्यात आलेली ही रचना, एक मजबूत पाया जपून, संघटना विश्वसनीय आणि पुढे बघणारे दर्शक दोन्ही ऐकतात.

घटक

प्रशासन ऐकण्याची कार्यवाही एक बहुविध सूचना आहे जी कि कायदेशीर स्तर, कार्यक्षमता आणि तंत्रज्ञानाकडे लक्ष देते. पहिल्या च्या अगोदर चेहऱ्‍यावरील निरीक्षण, अंतिम आर्किव्हल्विक संग्रहात, प्रत्येक पाऊल पुढे मांडणे आणि सर्व पाऊले रेकॉर्डींगला अधिक प्रमाणवान व उपयोगी ठरतात. कॉम्प्रेव्हींग दस्तऐवज सहभागींना मदत करतात, अॅप्ल्युटेस्टेशन समर्थन देतात, आणि व्यवस्थापन-निर्देशन करणाच्या हक्कांचे समर्थन करतात. संस्थाने अगोदर स्पष्ट सूचना पुरविणे, , आणि योग्य साधने प्राप्त केली आहेत की त्यांचे ऐकणे आवश्यक नाही पण एक उपयुक्त उपाधी आहे.

प्रशासन ऐकतेवेळी सर्वात उत्तम माहिती शोधण्यासाठी, अमेरिकेच्या आद्यप्रदेश , [FLT] राष्ट्रीय संग्रहालय आणि रेकॉर्ड्स प्रशासन], आणि तुमच्या स्वयंसेवक व्यवस्थापनाला अधिक माहिती देण्यासाठी कार्य केले जाते. आता तुमच्या प्रकरणेची अचूकता, विश्वसनीयता, आणि कायदेशीरता ह्यांच्या दुरुस्तीत विभाजन केले जाईल.