Pamje e metodave të zakonshme të filtrimit

Metodat e filtrimit janë shtylla kurrizore e çdo sistemi të organizuar të menaxhimit të dokumenteve. Nëse jeni një profesionist solo, një pronar i vogël biznesi, apo pjesë e një ndërmarrjeje të madhe, mënyra se si i ndërtoni dosjet tuaja drejtpërdrejt ndikon në aftësinë tuaj për të marrë informacionin shpejt, për të ruajtur përputhjen dhe për të reduktuar aktivitetin mbi kokë. Ndërsa artikulli origjinal paraqiti pesë qasje standarde, numerike, kronologjike, gjeografike dhe subjektin e metodave të ndryshme, ka ngjyrime që mund të bëjnë të shpërbëhen ose të jenë të efektshme në varësi të kontekstit tuaj. Poshtë, ne shqyrtojmë çdo metodë, duke përfshirë edhe thellësinë e vërtetë, aplikimet, dhe kufizimet e forcës, para se si dhe eksplorimit të përdorimit të këtyre sistemeve moderne të teknologjisë së lashtë hibride.

Filing alfabetik

Propozimi alfabetik rregullon dokumentet e bazuara në shkronjën e parë (dhe shkronjat vijuese) të një emri, titulli ose fjalëkyçi. Ky është sistemi më intuitive për shumicën e njerëzve sepse pasqyron se si fjalorët, directorët dhe bibliotekat organizojnë informacione. Kjo metodë përdoret gjerësisht për të dhënat e klientit, skedarët e personelit, directories dhe korrespondencën e përgjithshme.

Avantazhe

  • Lehtësi të kuptimit: Nuk ka trajnim kompleks është i nevojshëm. Pothuajse çdokush mund të gjejë një file duke skanuar thjesht alfabetisht.
  • Të shtyrë nga hyrja: Për koleksione të vogla deri në të mesme, rimarrja është pothuajse e menjëhershme, veçanërisht kur kombinohet me etiketa të qarta.
  • Reducted profiling gabim: Sepse rendi bazohet në një sekuencë të njohur ( alfabeti), përdoruesit ka më pak të ngjarë të vendosin një dokument në vendin e gabuar krahasuar me sistemet që mbështeten në kodet.

Shpërqendrime

  • Cloter me volum të lartë: Ndërsa skedarët grumbullohen, sistemi bëhet i dendur. Për shembull, një kompani me mijëra kartela klienti nën "Smith" mund të kërkojë nën-organizim (p.sh. me emrin apo ID).
  • shkallëzimi i poor: urdhërimi alfabetik nuk i bën pjesë në grup elementët e lidhur me temën ose datën. Për baza të mëdha të dhënash, sisteme numerike apo dixhitale janë më efikase.
  • Pavarësia e emrit: Variations të tilla si "McDonald" kundër. "MacDonald" ose "St John" kundër "Sat John" mund të çojë në konfuzion nëse nuk vendoset një rregull strikt referent.

Për bibliotekat, është standarti për koleksionet e fantazive, por mos-përputhja shpesh kalon në sistemet e bazuara në subjekt si disciplina Dewey Decimal.

Filingu Numerik

Përcaktimi Numerik cakton një identifikues unik numerik (ose kodin alfanumerik) për çdo dokument, dosje ose regjistrim. Ky sistem është mbizotërues në llogaritje, praktika ligjore, të dhëna mjekësore dhe menaxhim inventar ku janë prioritetet e ndjekjes së konfidencialitetit dhe sekuentiale.

Avantazhe

  • konfidencialitet i dukshëm: Një numër nuk zbulon asnjë informacion rreth përmbajtjes. Kjo është kritike për dokumente të ndjeshme si dosjet e pacientit apo kontratat ligjore.
  • ndjekja dhe zgjerimi i lehtë: Dokumente të reja janë caktuar numri tjetër në dispozicion, duke e bërë të thjeshtë të shtohen dosjet pa e shqetësuar rendin ekzistues.
  • Supports ndër-reference: Me një tregues, një dokument i vetëm mund të lidhet me numra të shumtë (p.sh., numër i ri, ID e klientit, kodi i projektit).

Shpërqendrime

  • Rekuire një indeks të besueshëm: pa një tregues të kërkuar (ose dixhitalisht), gjetja e një dokumenti është e pamundur nëse nuk e dini numrin e tij.
  • Training mbi: Stafi duhet të mësojë të përdorë sistemin e indeksimit dhe mund të luftojë me të kujtuarit nëse numrat janë të gjatë apo jo-intuitive.
  • Misfilimi është vështirë të diktohet: Një numër i keq mund të varroset midis mijëra të tjerëve dhe mund të mos vihet re derisa të jetë i nevojshëm file dhe të mos gjendet.

Në rregullimet moderne, shumë organizata përdorin një sistem administrimi të menaxhimit të menaxhimit që automatikisht cakton dhe indekson numrat, duke përzier numrat e letrës dhe dixhitalë.

Filizimi kronik

Përcaktimi kronologjik organizon dokumente me datë të caktuar, muaj dhe vit. Kjo metodë është ideale për ndjekjen e ngjarjeve me kalimin e kohës: linja kohore, dokumentime korrespondence, transaksione llogarie dhe histori ligjore.

Avantazhe

  • Pamje e qartë kohore: Përdoruesit mund të shohin një rend të plotë ngjarjesh, që është e vlefshme për auditimet, zbulimin ligjor dhe rishikimet e përparimit.
  • Paradhënie për t'u mbajtur: shtimi i një dokumenti të ri kërkon thjesht që ai të vendoset në fund (ose në fillim) të seksionit të përshtatshëm të datës.
  • Punon mirë me sisteme të tjera: Kronologjia shpesh përdoret si një nën-organizim brenda sistemeve alfabetike ose numerike (p.sh., të gjitha faturat për një klient të organizuar nga data).

Shpërqendrime

  • Divergjent për të gjetur dokumente specifike: Nëse mbani mend një datë afërsisht, mund t'ju duhet të skanoni një gamë. Për të gjetur saktë, nevojitet një tregues plotësues.
  • Rekuires konsekuenca në vazhdim: Nëse dokumentet shtohen jashtë rendit ose jo të stampuara me datë siç duhet, sekuenca prishet.
  • Nuk është e përshtatshme për koleksione të mëdha e të ndryshme: Pa grupimin sipas temave apo llojit, vetëm lëshimi kronologjik mund të bëhet një listë dërrmuese datash.

Për është në ditar, dhe me data për

Frutazhi gjeografik

Kjo metodë është thelbësore për bizneset që veprojnë në shumë fusha, si firmat e pronës së patundshme, kompanitë logjistike dhe agjencitë qeveritare që administrojnë të dhënat rajonale.

Avantazhe

  • Hyrja specifike: Përdoruesit mund të tërheqin shpejt të gjitha dosjet lidhur me një rajon të veçantë për analizën e tregut, përputhjen rregullatore apo planifikimin operacional.
  • Trumimi Natural për ekipet e shpërndara: Ekipet e shitjeve në rajone të ndryshme mund të ruajnë nën-filet e tyre ndërsa sistemi qendror mbetet i organizuar nga gjeografia.
  • Falicinates raportimin rajonal: Agregimi i të dhënave sipas pozicionit është i drejtpërdrejtë kur skedarët janë të renditur tashmë gjeografikisht.

Shpërqendrime

  • rajonet e mbivendosjes mund të shkaktojnë konfuzion: për shembull, një dokument lidhur me një projekt që shtrihet në "Europa Perëndimore" mund të paraqitet nën "Europë" ose "FLT:1], që kërkon referime.
  • mirëmbajtje e lartë: kufijtë politikë ndryshojnë dhe dalin rajone të reja. Sistemi i klasifikimit duhet përditësuar për të mbetur të saktë.
  • Limited ndër-reference: Një dokument mbi një klient që lëviz në një rajon të ri mund të duhet të ri-filtohet, ose të kopjohet kopjet e krijuara, të dyja këto probleme.

Përcaktimi gjeografik është më efektiv kur kombinohet me metoda të tjera, duke paraqitur së pari nga vendi alfabetik brenda çdo vendi. Sistemet dixhitale mund të mbingarkojnë etiketa gjeografike mbi çdo klasifikim primar, duke e bërë regjisorin e bazuar në vendndodhje shumë fleksibël.

Subjekti Filing

Përcaktimi i temave organizon dokumente sipas temave, kategorisë ose temës. Kjo metodë është e zakonshme në bibliotekat e kërkimit, departamentet akademike, ekipet e marketingut dhe në çdo mjedis ku informacioni është i bazuar në përmbajtje, në vend se me emër apo datë.

Avantazhe

  • Intuitive për hulumtimin me bazë përmbajtje: Përdoruesit mund të shfletojnë të gjitha materialet në një temë të veçantë pa patur nevojë të dinë emrat apo datat.
  • Puna ndërdisiplinore: Dokumentet lidhur me "stabilitetin" mund të vijnë nga inxhinieria, marketingu dhe ligjore, të gjitha së bashku në një vend.
  • Zbulim tërësor: Kur skedarët grupohen nga subjekti, përdoruesit shpesh gjejnë lidhje të papritura dhe përmbajtje lidhur me të.

Shpërqendrime

  • Mbidoverwhelming me tema të gjera: Një temë si "Finance" mund të kërcejë në qindra dosje nëse nënkategoritë nuk janë përcaktuar me kujdes.
  • Frekuentimi i vazhdueshëm i nevojshëm: Ndërsa subjektet e reja dalin apo të vjetrit dalin jashtë mode, taksonomia duhet të rishikohet me kohë.
  • Vendqendrimi i madh: Një dokument mund t'i përkasë temave të shumta (p.sh., një artikull rreth ligjit të taksave për jofitimet). pa rregulla të qarta, ai mund të paraqitet gabimisht.

Shpesh, nën-topika e këtij sistemi i menaxhimit të përmbajtjes dixhitale mbështetet në këtë metodë, duke përdorur etiketa dhe kategori në vend të kartelave fizike. Për të drejtuar ndërtimin e taksonomive efektive, shih ISO 25964 standart për Thesauri dhe interopefibilitet

Sistemet dixhitale të filit dhe metodat e hibridit

Sot, shumica e organizatave nuk mbështeten vetëm në dosjet e letrës. Sistemi dixhital i shpërndarjes së dokumenteve me bazë re, platformat e menaxhimit të dokumenteve, drive lokale ose softuereve të specializuara kërkimi i fuqishëm, kontrolli i versionit dhe të drejtat e hyrjes. megjithatë, parimet e pesë metodave klasike zbatohen ende.

Metodat e hibridit kombinohen në një sistem të vetëm. Për shembull, mund të përdorni identifikues numerikë për kode dokumenti, [FT:2] rregullim kakronologjik me datë krijimi dhe etiketa me bazë në tema [FT:5] për të zbuluar. Platforma moderne indekson automatikisht me të gjitha dosjet, duke lejuar që të gjithë ju të kërkoni filtrin me çdo atribut.

Kur lëviz nga një sistem fizik në një dixhital, mendo për këto:

  • Kongreset me emër të vazhdueshëm: Përdor një format uniform (p.sh., YYYY-MMD Subsecription) që funksionon si në mbështetje dixhitale ashtu edhe fizike.
  • Standarde Metadata: Kapin fushat kyçe (emri, data, subjekti, vendndodhja) për të lejuar rifitimin e efektshëm pa u mbështetur në hierarkinë e kartelës.
  • Sekurity dhe përputhje: Për industritë subjekt i rregullave si HIPAA ose PKBR, sistemet dixhitale duhet të mbajnë gjurmët e kontrollit dhe kontrollet e aksesit.
  • Integrimi me rrjedhat ekzistuese të punës: Sistemi i lëshimit duhet të përshtatet si funksionon ekipi juaj natyrshëm, jo në të kundërt.

Për një përmbledhje të përgjithshme të praktikave më të mira të paraqitjes dixhitale, organizata Ndërkombëtare MARMA siguron udhëzime mbi qeverisjen e informacionit dhe menaxhimin e regjistrimeve.

Si të zgjedhësh metodën e duhur të filtrimit

Zgjedhja e një metode të paraqitjes nuk është një vendim me një madhësi të caktuar. Zgjedhja e drejtë varet nga një analizë e kujdesshme e nevojave tuaja. Përdor kriteret e mëposhtme për të ngushtuar opsionet:

  • Vulume dokumentesh: koleksione të vogla (nën 500 dosje) punojnë mirë me sistemet alfabetike ose kronologjike. Koleksionet e mëdha shpesh kërkojnë qasje numerike ose të bazuara në subjekt me indeksim dixhital.
  • Model i hyrjes në kishë: Si shpesh kërkoni skedarë? me emër? Me emër? Me temë? Zgjidh metodën që përputhet me sjelljen tuaj tipike të kërkimit. Nëse ju duhen shumë shtigje hyrjesh, konsideroni një sistem hibrid ose dixhital.
  • Kërkesat për bashkëpunim: mjediset me bazë në ekipin përfitojnë nga sistemet e standardizuara ku gjithkush ndjek të njëjtat rregulla. Nëse janë të përfshira ekipe të largëta, është e këshillueshme një sistem i çaktivizimit dixhital me bazë renë e të drejtave të mbështetura nga roli.
  • Nevoja rregulluese dhe konfidenciale: Financial, legale dhe mjekësore shpesh kërkojnë një paraqitje numerike për auditim dhe privatësi. Kontrollo rregullat specifike të industrisë përpara se të vendosësh.
  • Parashikimet e Grift: A do të dyfishohet dokumenti juaj në dy vjet? Zgjidh një metodë të shkallëzuar ose subjekt me nënkategoritë për të shmangur rifiltimin e dhimbshëm më vonë.
  • Trainimi dhe burimet në dispozicion: sistemet e ndërlikuar (p.sh. gjeografikisht me shumë rajone) kërkojnë mirëmbajtje dhe trajnime në vazhdim. Ji realist në lidhje me kapacitetin e ekipit tuaj.

Gjithashtu, është e mençur të pilotoni metodën tuaj të zgjedhur me një nëngrup të vogël të dosjeve para se ta nxirrni në mënyrë të gjerë.

Praktika më të mira për të mbajtur sistemin e pastrimit

Pavarësisht nga metoda që zgjidhni, sistemi i lëshimit është po aq i mirë sa edhe për të. Zbatimi i këtyre praktikave më të mira do t'i mbajë dosjet tuaja të organizuara dhe të arritshme gjatë një periudhe afatgjatë:

  • Establis qartë rregullat e emrit: dokumentoni konventat tuaja për etiketat, emrat e kartelave dhe kodet e skedarëve. Postoni në një pozicion të dukshëm ose përfshini ato në një bazë të përbashkët njohurie.
  • Kontribuon vlerësime të rregullta: Schandule tre-mujorë apo dy-vjetorë për të pastruar skedarët e vjetëruar, për të riformuar elementët e keqformuar dhe për të përmirësuar kategoritë.
  • Përdor referime dhe indekse: për sistemet fizike, ruaj një sistem tregues kartash ose një fletë të thjeshtë që paraqet çdo dokument për identifikuesit e tij kryesorë dhe dytësor.
  • Standartize furnizimet e paraqitjen: përdorin etiketa uniforme të koduara me ngjyra, kartela në varur dhe ndarës për ta bërë skanimin vizual më të shpejtë.
  • Trein të gjithë përdoruesit: ofrojnë seanca fillestare trajnimi dhe rifreskoje. Një person që i bën profilet e gabuar mund të kalojë në orë të tëra pune shtesë për të gjithë ekipin.
  • Rivendos skedarët dixhitalë: Nëse përdorni një komponent dixhital, siguroni që janë në vend rezervs automatikë. Shërbimet e reve me histori versioni (si Google Drive ose Bank Point) shtojnë një shtresë shtesë sigurie.

Për një vështrim më të thellë të programeve dhe të aktivizimit të regjistrimeve, i referohen Arkivave Kombëtare të UK-së që ruajnë drejtimin , e cila zbaton parimet e përdorshme në çdo juridiksion.

Konfinitimi

Zgjedhja e metodës së duhur të lëshimit është një vendim strategjik që ndikon në produktivitetin e përditshëm, përputhjen dhe menaxhimin afat-gjatë të informacionit. ndërsa metodat klasike, numerike, kronologjike, gjeografike dhe paraqitjen e temave kanë pika të qarta, sistemet më efektive shpesh kombinojnë qasje të shumëfishta apo adoptojnë mjete dixhitale që automatikisht trajtojnë riferimin dhe kërkimin. Duke vlerësuar vëllimin tuaj, modelet e hyrjes, strukturën e ekipit dhe planet e rritjes, mund të zgjidhni një metodë që jo vetëm sot ka nevojë për t'u përshtatur me sfidat e zgjedhura nesër. Përshtatet me një sistem të rregullt, me emërimet, dhe me rishqyrtimin e plotë të përdorimit, do të transformoni informacionin dhe do të transformoni informacione të mirë të cilat do të jenë të jenë të efektshme.