Table of Contents

ஒரு கணிசமான கேள்விக் கேட்பில் ஆவணப் புத்தகம் வகிக்கும் முக்கிய பங்கு

ஒரு திட்டப்பதிவு ஆவணங்கள், அரசு ஏஜென்ஸிகள் மற்றும் தனிப்பட்ட அமைப்புகளின் மீது ஒரு தொடர்ச்சியான முடிவு, மற்றும் தீர்வுமுறையின் பின்நிலை, மற்றும் செயல்முறையின் பின்னொட்டு. இந்த இயக்கத்தின் ஆவணமானது ஒரு சட்டப்பூர்வமான பணி அல்ல. இது ஒரு சட்டப்பூர்வமான ஒரு அம்சமாக உள்ளது. இது நிர்வாக செயலின் அதிகாரப்பூர்வமான, சான்று, சான்று, மற்றும் விதிகள் மற்றும் மற்றும் படிகள். சரியான பதிவுகள், மறு ஆய்வு செய்யும் திறமையாக, மற்றும் மறு ஆய்வு செய்யும் திறமையாக, மற்றும் முடிவான மற்றும் முடிவான நிலையில், முடிவான மற்றும் முடிவான காலப் பணிகளில் அமையும் நிலையில் இருக்கும்.

திறம்பட்ட ஆவணங்கள், உட்படுத்தப்பட்ட அனைத்து கட்சிகளின் உரிமைகளை பாதுகாக்கிறது. இது உறுப்புகள், மேற்பார்வை குழுக்கள், அல்லது பொதுவை போன்றவற்றின் பொருள்சம்பந்தமான மறுபார்வைக்கு உதவுகிறது. இது நிறுவனத்தின் நினைவகத்தை ஆதரிக்கிறது. இது நேர மற்றும் பல்வேறு விசாரணை அதிகாரிகளுக்கு ஏற்றவாறு பாதுகாப்பது. விரிவான, செயல்திறன்படுத்தும், இயக்கும் நிர்வாக இயக்கத்தை ஆவணத்திற்கு வழிவகுக்கும், அனைத்துமே கால அட்டவணை நிர்வாகம் வரை.

சட்ட மற்றும் மறுகோள் அடித்தளங்கள்

சட்டப்படியான வழக்குகள் ஆவணத்தின் சட்டங்கள் மற்றும் சட்ட ஆணைகள் பலவற்றிலிருந்து ஆரம்பிக்கப்படுகின்றன.

உதாரணமாக, [FRT: Rependers [FLT] and FRA: Repending [FLT], விசாரணைக்கான மறுவிதித் திட்டங்களை [FLT: FLT] அனுமதியின்றி, பொதுச் சட்டங்களுக்கு கீழ்ப்படிய தவறுவது, பொதுச் சட்டங்களுக்கு கீழ்ப்படியாமல் போவது, பொதுச் சட்டங்களுக்குக் கீழ்ப்படியாமல் போவது, பொதுச் சட்டங்களுக்குத் தடையாக இருக்கும் எல்லா சட்டங்களுக்கும் ஆதரவு அளிக்கப்பட வேண்டும்.

ஆவணங்களைத் தொடர படி- படி- ஸ்டெப் வழிகாட்டி

எந்தவொரு நிர்வாக அமைப்பிற்கும் மாற்றீடு செய்யக்கூடிய விரிவான ஒரு செயலை பின்வரும் படிகள் காட்டுகின்றன.

கேட்பதற்கு முன் தயாரிப்பு

[FLT: 0] மிகவும் தயாரிப்பு ஆவணத்தின் பலன்தரும் திறவுகோள். [FLT: onstand on the parent, file, command to the reads, requested, reminds, andd the remand the reasing, எந்த மாதிரியும் பதிவு செய்ய, எந்த மாதிரியை பயன்படுத்த வேண்டும், எந்த மாதிரியை பதிவு செய்யும், மற்றும் எந்த மாதிரியை பயன்படுத்த வேண்டும், மற்றும் எந்த மாதிரிகளை முன் பதிவேற்றம் அனுமதிக்கும். பட்டியல் மற்றும் அனைத்து பிரிவுகள் அனுமதிக்கப்பட்டிருந்தால், அனைத்து ஆவணங்களை சரிபார்ப்பது மற்றும் அனைத்து ஆவணங்களையும் சரிபார்ப்பது போன்றவற்றை அனுமதிக்கும்.

நேர குறிகள், பேச்சாளர் அடையாளம், மற்றும் விசைச் செயலி போன்ற துறைகளை உள்ளடக்கும் ஒரு கேட்கக்கூடிய பதிவு வார்ப்புருவை உருவாக்கு. பல ஏஜென்டுகள் எந்த எதிர்மறையான காரணிகளையும் உறுதிசெய்ய தரக்கூடிய தருமதிப்புகளை பயன்படுத்துகின்றன. முன்- Na திரையை காட்சியளித்து எண்ணிய அமைப்பை பயன்படுத்தி ஆவணங்களை, பதிவுகளை, மற்றும் ஆவணங்களை இணைக்கலாம்.

செவியுணர்வு

[FLT: 0] , கவனமான ஆவணங்கள் தேவை, தெளிவான முறையியல் தேவை [FLT: [FLT1] குறிப்புகளை கைமுறையாக எடுக்கும்போது, அமைப்பு வடிவத்தை பயன்படுத்துக. உதாரணமாக, பேச்சாளருக்கு மற்றும் பொருள்க்கு பக்கத்தை இரு நெடுவரிசைகளாக பிரிக்கவும். வினைச்சொல், விதிகள், மற்றும் சாட்சியை பதிவு செய்யவும். நீண்ட நேரத்திற்கு, யார் செவிப்புலுள்ளார் என்பதை கவனிக்கலாம் அல்லது மற்றவரைக் குறிக்கும்.

ஒலி அல்லது வீடியோ பதிவு ஒரு விலையுயர்ந்த காப்பு மற்றும் நாடா பதிவுகளை கொண்டு வர முடியும். எனினும், பதிவுகளை மாற்ற முடியாது. இவைகள் ஒரு முழு பதிவுக்குழுவை மாற்றும். அவை பதிவு கருவிகள் பயன்படுத்தப்படாதவை என்றும் பங்கேற்போர்கள் அதனைப் பயன்படுத்துகிறார்கள் என்றும் உறுதிபடுத்து. ஒவ்வொரு பேச்சாளரையும் குறியிடும் போது, பல பங்கேற்பாளர்கள் இருந்தால் அடையாளப் பலகையை அடையாளம் கண்டு கொள்ளவும் அல்லது தங்கள் பெயரைப் பேசுவதற்கு முன், அல்லது பிரதிநிதிகள். ஆவணம், மற்றும், நிகழ்த்திய கலந்துரைப்புகள், மற்றும் நிகழ்த்திய காட்சிகள்.

அவை அறிமுகப்படுத்தப்படும் போது, அவை அறிமுகப்படுத்தப்படும் காட்சிகளையும் சுருக்கமான விவரத்தையும் சுட்டிக்காட்டுகின்றன. தனிப் காட்சிப் பதிவுக்கு எதிர்மாறானதாக இருந்தால், ஆதாரத்தையும் விதியையும் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும். கேட்கப்பட்டதை எல்லா பங்காளிகளும் ஒத்துக்கொள்கிறார்கள், பதிவு மூடுவதற்கு முன் ஏதாவது திருத்தங்கள் தேவைப்பட வேண்டுமா என்பதை உறுதி செய்யுங்கள்.

பின்னேற்றம்

கேள்விக்கு பிறகு, பச்சை ஆவணங்களை நம்பக்கூடிய, பொருத்தமான பதிவுயாக மாற்ற வேண்டும். நிகழ்வு இன்னும் புதுப்பிக்கப்படும் போது ஒலி அல்லது வீடியோ பதிவுகளை விரிவுபடுத்தும். தொழில்ரீதியான ஆவணங்களையோ, பேச்சு- உரை கருவிகளையோ பயன்படுத்தினால், ஆனால் மனித மறு ஆய்வு கருவியையோ, எப்போதும் சரிபார்க்கும் தன்மையுள்ளது. கேட்கும்போது, அவற்றை விட இடைவெளிகள் மற்றும் முடிவுகள் உள்ளிழுக்கும் போது ஒப்பிடவும்.

முக்கியமான அம்சங்களை கைப்பற்றும் ஒரு முறையான எழுத்துப்பதிவு அல்லது நிமிடத்தை தயார்படுத்து: தேதி, இடம், தலைமை அதிகாரி, பங்கு கொள்பவர்களின் பட்டியல், கால அட்டவணை, விதிகள், முடிவான முடிவான முடிவான முடிவான விதிகள். அனைத்து காட்சிகளையும் பதிவு செய்யும் பதிவுகளின் பதிவுகளின் பதிவுகளையும் பதிவு செய்யும். கேப்டன் அதிகாரி அல்லது இரண்டாவது மறு மறு ஆய்வுக்குறியை இணை. இறுதியாக ஆவணத்தை உங்கள் நிறுவனத்தின் ஆவணங்கள் நிர்வகிப்பதன் அடிப்படையில் சேகிக்கவும், இது டிஜிட்டல் மற்றும் சரீரப்பிரதிகள் பாதுகாப்பானவை, மறுநிகழ்ச்சி செய்யக்கூடியவை.

சரியான ஆவண முறைகளைத் தேர்ந்தெடுத்தல்

ஆவணக் கணிப்பொறிக்கு அமைப்புகளுக்கு பல தேர்வுகள் உள்ளன, ஒவ்வொன்றுக்கும் விலை, துல்லியம், அணுகல் ஆகியவற்றைக் கொண்டதே. இந்த தேர்வு, அடிக்கடி கேட்பு, கிடைக்கக்கூடிய வளங்கள் மற்றும் சட்டத் தேவைகள் பற்றிய சிக்கலை சார்ந்துள்ளது.

கைமுறை குறிப்பு- தட்டச்சு

கைஎழுத்து அல்லது தட்டச்சு செய்யும் பட்டியல்கள் மிகவும் பொதுவான முறையாக இருக்கும். இவைகள் விலை- விளைவை தரும் மற்றும் குறைந்த கருவிகளை தேவைப்படுத்துகின்றன. எனினும், அவைகள் குறிப்பு- ஏற்றியின் திறமையையும் கவனத்தையும் சார்ந்திருக்கின்றன. ஒத்திசைவுக்கு, முன் உருவாக்கப்பட்ட வார்ப்புருக்களை பயன்படுத்துவது, தேவைபட்ட புலங்களை பெறுவதற்கு ஒலிப்பதிப்பியை விட எளிதாக இருக்கும்.

கேட்பொலி மற்றும் வீடியோ பதிவு

பதிவு பதிவுகள், செய்தியில் பொருந்தாத ஒரு அடுக்குடன் சேர்க்கிறது. டிஜிட்டல் ரெக்கார்டர்கள், ஸ்மார்ட் போன்கள் அல்லது அர்ப்பணித்த ஒலி அமைப்புகள் எல்லா வார்த்தையையும் கைப்பற்றும். பல ஏஜென்டுகள் [FLT: 0] பல ஒளித்தோற்றம் திரைப்படங்களை [FLT: 1] தொலைநிலை கேட்கும் வசதிகளுடன் பயன்படுத்துகின்றன [FT1]. குறிப்பு மற்றும் அனுமதிகளை மாற்றுதல் மற்றும் மாற்றுதல் விதியின் மூலம் சட்டங்கள், எப்பொழுதும் நிலை அல்லது உள்ளமை விதிகளை சரிபார்க்க வேண்டும். பதிவுகள் தெளிவாக பொருந்தும் நிலையில் பாதுகாப்புடன் சேமிக்க வேண்டும்.

இடமாற்றம் சேவைகள்

வழக்கமான அல்லது உயர் - ஏற்றங்கள், தொழில் துறை அறிக்கையாளர்கள் அல்லது வினைச்சொல் சேவைகள் வினைச்சொல்லையும் தவிர்க்க முடியாதவை. இவை துல்லியத்திற்கும், மதிப்புள்ளவைக்கும் பொன் தரம் உயர்ந்தவை, ஆனால் அவைகள் அடிக்கடி மேல் நோக்கப்பட அல்லது கடுமையாக ஆராயப்படக்கூடியவையாக இருக்கும். தானியம் கருவிகள் திடீர் முன்னேற்றத்தை அடைந்து, ஆனால் மனித மறுவிளக்கம், முக்கியமாக தொழில் நுட்பம் அல்லது பல பேச்சாளர்களுடன், சரியான பிழைகளை கொண்டு இருக்கும்.

ஆவண மேலாண்மைக்கான சிறந்தப் பணிகள்

பதிவுகள் பயனுள்ளதாகவும், பாதுகாப்பானதாகவும், உடற்கட்டுமானதாகவும் நிலைத்திருக்கும் ஆவணங்கள் ஆவணங்கள் ஆவணங்களை நிர்வகிக்கும்.

முறையாக்கம் மற்றும் வார்ப்புருக்கள்

நிலையான வடிவங்கள் மற்றும் வார்ப்புருக்கள் பரிமாணத்தை குறைக்கிறது மற்றும் வினாவுக்கான தகவல்களை கண்டுபிடிக்க எளிதாக்குகிறது. முன்காட்சிகள், செவிப்புலகைகள், திரைகள், மற்றும் அஞ்சல் அடைப்புகள் ஆகியவற்றுக்கு மாதிரியை உருவாக்கவும் (உ- ம். ம், டிஜிட்டல்- தேதி- கேப்- தலைப்பு வகைக்கு மாறிகளை பயன்படுத்தவும்). இது முக்கியமாக பல பணியாளர்கள் அல்லது பிரிவுகள் உட்பட்டிருக்கும் போது.

மெடாபெட்டிங் மற்றும் சுட்டுவரிசை

ஒவ்வொரு பதிவிற்கும் தரவுத்தாள்களை குறிப்பிடுக, இது, வழக்கம், செவியுணர்வு, தேதி, மற்றும் முடிவு போன்றவற்றை பொருத்தும். இது திறம்பட்ட தேடல் மற்றும் நிலையின் உதவியையும் அளிக்கிறது. குறுக்கு- revirations, regrams, மற்றும் விதிகள். டிஜிட்டல் கணினியின் அமைப்பு மற்றும் விவரக்குறிப்புகளை தவிர்ப்பதற்கு அடைவு அமைப்பு மற்றும் விவரக்குறிப்புகளை பயன்படுத்துங்கள். கேட்கும் தகவல் தரவுத்தளத்தை எடுத்து, அமைப்பு ஆராய்ச்சி மற்றும் போக்கை ஆதரிக்கும் முறைகளை ஆதரிக்கும் படி தரவுதளத்தை கவனியுங்கள்.

பாதுகாப்பும் இரகசியமும்

ஒரு இயக்கம் உள்ள பதிவுகள் பொதுவாக தனிப்பட்ட தகவல், வியாபார ரகசியங்கள், அல்லது சட்ட இயக்கம் போன்ற தகவல்கள் இருக்கும். பங்கு மற்றும் தேவையை சார்ந்த அணுகல் கட்டுப்பாடுகள். உகந்த டிஜிட்டல் கோப்புகளை மறையாக்கு மற்றும் பாதுகாப்பான சேவையகங்களை அல்லது மேக சேமிப்புகளை ஆடிட்- களுள்ள கிடக்கைகளில் சேமிக்க வேண்டும். சரீர பதிவுகள் குறிச் சட்டங்களுடன் சேமிக்க வேண்டும். GDPR அல்லது நிலை விதிகள் போன்ற தகவல் விதிகளை பாதுகாக்கவும், மற்றும் ஆவணங்களை மீண்டும் செயல்படுத்தவும்.

மறுப்பு மற்றும் உரிமை

ஒலிப்பதிவுகள் எவ்வளவு காலத்திற்கு வைக்கப்பட வேண்டும் என்பதை குறிப்பிடும் மறுவிளக்கம் தேவை. உதாரணமாக, இறுதி செயல்க்குப் பின் பல தலைமைக் குழுவினர் சாதரணமாக கேட்கும் பதிவுகளை கொண்டிருக்கின்றனர். முதிர்ந்த ஆவணங்களை அலங்கரிப்பது அல்லது இலக்கங்கள் சேமிப்பதன் மூலம் இடத்தை சேமிக்கலாம். பதிவுகள் மறுகணப்ப காலத்தின் முடிவில் செல்லும்போது (தவறித்தல் அல்லது டிஜிட்டல் நீக்குதல்) அவற்றை பத்திரமாக மாற்றவும்.

தவிர்க்க வேண்டிய பொதுவான இடிபாடுகள்

பொதுவாக தவறுகளை அறிந்திருப்பது அதிக நம்பகமான பதிவுகளை உருவாக்க உதவுகிறது.

  • [FLT: 0] முழு அல்லது முரணான குறிப்புக்குறியை பெறுதல்: [FLT: குறிப்பிட்ட ஒரு அறிவிப்பில் கவனம் செலுத்துவது அல்லது மறுவிவரத்தை தவிர்ப்பது ஒரு தவறான பதிவை உருவாக்கும். காலக்கணக்கு மற்றும் தாமதத்திற்கான காரணங்களை எப்போதும் பதிவு செய்யும்.
  • [FLT: 0] நினைவகத்தில் மேல்நோக்கி: [FLT:] ஒரு சிறிய கேள்விகூட பல ನಿರ್ಣಯகளை உட்படுத்தும். அவை நிகழும்போது விதிகளையும் எதிர்விளைவுகளையும் எழுதிக் கொள். நீங்கள் பின்னர் நினைவுகளை நினைவில் கொள்ள வேண்டும் என்று எண்ணாதே.
  • [FLT: 0] [FLT: [FLT1] ஆவணம ஆவணம ஆவண கருவிகள் வேலை செய்யாமல் அல்லது இயக்கும். எப்போதும் ஒரு காப்பு முறை உள்ளது, பேனா மற்றும் பேனாவை தயார் செய்து கொள்ளவும். கேட்பதற்கு முன் அனைத்தையும் பரிசோதிக்கவும்.
  • [FLTT] பேச்சாளர் அடையாளத்தை [FLT: [FLT1] [தவற தெளிவான பொருள் இல்லையெனில், தவறான ஆளுக்கு சொற்கள் கூறப்படலாம். பெயர் கூடாரங்கள், சென்டட் தாள்கள் அல்லது பேச்சு வரிசை பட்டியல்கள். பதிவுகளில், ஒவ்வொரு பேச்சாளரின் அறிக்கையையும் அதன் பெயருடன் துவங்கவும்.
  • [FLT: 0] இரகசியமான பணிகளை அசட்டை செய்கிறது: [FLT1] [உள்ளடக்க அல்லது சேமிக்கும் பிழையான பதிவுகள் சட்ட உரிமைகளுக்கு வழிநடத்தும். அனைத்து பணியாளர்கள் கேட்பு ஆவணங்களை கையாளும் விதிகளை அந்தரங்க தேவைகளுக்கு பயிற்சி பெறுகிறார்கள்.

பயிற்சியும் தரமும்

ஆவணத்தின் தரம் சம்பந்தப்பட்ட மக்களின் திறமைகளுடன் நேரடியாக இணைக்கப்பட்டுள்ளது. பேப்பர் அதிகாரிகள், நிர்வாக நீதிபதிகள், கிளார்ஸ், ஆதரவு பணி பணி. பயிற்சி சட்டத் தேவைகள், குறிப்பு, பதிவு கருவிகள் மற்றும் ஆவண மேலாண்மை பணிகள் ஆகியவற்றை உள்ளடக்க வேண்டும். ஒரு ஆவண நிறுவனத்தை உருவாக்கவும்.

பல்வேறு துறைகள் அல்லது செவியுணர்வு இடங்கள் பல்வேறு பழக்கவழக்கங்களைப் பின்பற்றினால், வேலை செய்யும் ஒரு தொகுதியை, வித்தியாசமான வழிகாட்டு குறிப்புகளை உருவாக்குவதைக் கவனியுங்கள்.

எதிர்கால- ப்ராக்ஸிலேஷன்

இதற்கு ஒத்திணங்கிப் போகாத அமைப்புகள் அதிக திறமையையும் துல்லியத்தையும் பெறும்.

  • [FLT: 0] [FLT- சார்ந்த கேட்கும் மேலாண்மை தளங்கள்: [FLT1] இந்தத் திட்ட அட்டவணை, பகிர்தல், பதிவு செய்தல், மற்றும் குறிப்பு ஒரே அமைப்புக்குள் சேர்க்கும். தொலை அணுகல் மற்றும் ஒத்திசைவு வசதியை எளிதாக்கும்.
  • [FLT: 0] யை இயக்கம் மற்றும் கூட்டு பயன்பாடு: [FLT1] [ft: ani on on onter. Movinickers or Azrere Desker ocibles and the remocial reass the retures and the remocients recible and the remocients and the ret rerates the reting and and remocithers the recither recither re recimis the an an an re relates the re relates the an an re relate the an an relate the an relate an imin ithis a an an st an an state stin strec.
  • [FLT: 0] டிஜிட்டல் கையொப்பம் மற்றும் வடிகட்டிகள்: [FLT: 1] ஆவணங்களை சேர்வோர் தகவல் மற்றும் குறிமுறையை ஒப்பமிட அனுமதி மூலம் ஆவணங்களை சுருக்குகிறது. இது பதிவு மற்றும் சேமிப்பு தேவையை குறைக்கிறது.
  • [FLT: [FLT:] [FLT: [FLT1] [உணர்வக ஆவணங்கள், திரை- வாசிப்பு ஆவணங்கள் அல்லது பெயர் கொண்ட வீடியோ பதிவுகள் போன்ற வடிவங்களில் உருவாக்கப்படுகிறது. திரை- வாசிப்பு ஆவணத்தின் 508 பகுதியோடு ஒருங்கிணைப்பு செயற்குழு நிறுவனங்களுக்கு அனுமதிக்கப்படுகிறது.

இந்த மறுசுழற்சிகளை அணைத்து, புழக்கத்தில் உறுதியான அஸ்திவாரத்தை வைத்து, அமைப்புகள் நம்பத்தக்க மற்றும் முன்நோக்கியவையான செவி பதிவுகளை உருவாக்க முடியும்.

ஒலிமாற்றம்

ஆவண பணிகள் என்பது சட்ட தராதரங்கள், செயல்முறை, மற்றும் தொழில்நுட்பத் திறமைக்கு கவனம் செலுத்தும் பல பக்கமான பொறுப்பு. முதல் படியாக கேட்பதற்கு முன், ஒவ்வொரு படியும் கடைசி ஆர்டிவல் சேமிப்புக்கும், ஆவணத்தின் உண்மைப்பற்றுறுதிக்கும் பயனுள்ள தன்மைக்கும் உதவுகிறது. கன்னல் ஆவணங்கள் பங்கேற்றவரின் உரிமைகளை பாதுகாக்கின்றன, மற்றும் நிர்வாகம் செய்யும் நிறுவனத்தின் உரிமைகளை ஆதரிக்கின்றன. திட்டங்கள் தெளிவான முதலீடுகளில், மற்றும் பொருத்தமான கருவிகளை ஏற்றும், மற்றும் சரியான கருவிகளை ஏற்றும், மற்றும் அவற்றை அவர்கள் கேட்பதற்கு ஒரு திட்டத்தில் தேவைப்பட்டதாக இருக்கும்.

நிர்வாக ஆவணங்களை இன்னும் படிக்கும் [FLT: 0], ஐக்கிய மாகாணங்களின் [FLT] [FT] [FT: [FT1] and [FT], தேசிய ஆவணங்கள் மற்றும் ஆவணங்கள் [FTS [FT: ST] மற்றும் உங்களுடைய நிறுவன நிர்வாகம் மூலம், உங்கள் ஆவணங்களை திருத்தும் செயல்முறையை இப்பொழுது திருத்துவது, வரக்கூடிய, நம்பிக்கையூட்டப்பட்ட, மற்றும் சட்டப்பூர்வமான நடவடிக்கைகளை வழங்கும்.