ตัวเลือกการปัดเป่า: การเลือกวิธีการที่ถูกต้องสําหรับคุณ

ทัศนะ ของ การ ทํา ให้ ผิว เผิน ทั่ว ไป

วิธีการทําแฟ้มคือแกนหลักของระบบจัดการเอกสารที่เป็นระเบียบใดๆ ไม่ว่าจะเป็นคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญเดี่ยว เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก หรือเป็นส่วนหนึ่งของกิจการขนาดใหญ่ วิธีที่คุณสร้างโครงสร้างแฟ้มของคุณโดยตรง มีผลต่อความสามารถของคุณโดยตรง

การ ค้น หา แบบ ตัว อักษร

การ จัด เรียง เอกสาร เป็น วิธี จัด เรียง เอกสาร โดย ใช้ อักษร ตัว แรก (และ ตัว ต่อ) ของ ชื่อ, ชื่อ เรื่อง, หรือ คํา ศัพท์ เป็น ระบบ ที่ เข้าใจ ง่าย ที่ สุด สําหรับ ผู้ คน ส่วน ใหญ่ เพราะ เอกสาร นี้ ทํา ให้ เห็น ว่า พจนานุกรม, ไดเรกทอรี, และ ไลบรารี จัด ระเบียบ ข้อมูล อย่าง ไร วิธี นี้ ใช้ อย่าง กว้าง ขวาง กับ ลูก ค้า บันทึก, บุคลากร, ไดเรกทอรี จัด หา, และ จดหมาย โดย ทั่ว ไป

สัดส่วน

• [FLT: 0]. สืบค้นเมื่อ: ไม่จําเป็นต้องมีการฝึกที่ซับซ้อน
• [FLT: 0] รองรับการเข้าถึง: สําหรับชุดสะสมขนาดปานกลาง การกู้ข้อมูลเกือบชั่วขณะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อรวมเข้ากับป้ายชัดเจน
• [FLT: 0] การแปลผิด: เนื่องจากลําดับนี้อยู่บนลําดับที่รู้จักกัน (อักษร) ผู้ใช้มีโอกาสน้อยกว่าที่จะวางเอกสารไว้ในจุดที่ผิดเมื่อเทียบกับระบบที่พึ่งพารหัส

ข้อ เสีย

• [FLT: 0].Clutter with ปริมาตรสูง: เป็นแฟ้มสะสม, ระบบกลายเป็นหนาแน่น ตัวอย่างเช่น บริษัทที่มีโฟลเดอร์ลูกความหลายพันโฟลเดอร์ภายใต้ "Smith" อาจต้องการการย่อย-sorting (e.g., by the first name หรือ ID).
• [FLT: 0] Poor Sculable: การเรียงตัวอักษรไม่ได้เกี่ยวข้องกับรายการต่าง ๆ ด้วยชุดตกแต่งหรือวันที่ สําหรับฐานข้อมูลขนาดใหญ่, ตัวเลข หรือระบบดิจิทัลนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่า
• [FLT: 0] ) ออกเสียงไม่สอดคล้องกัน: Variations เช่น "McDonald" v. "MacDonald" หรือ "S.John" vs. "Proder John" นําไปสู่ความสับสนได้ เว้นแต่จะมีกฏเกณฑ์อ้างอิงที่เข้มงวด

การจัดเก็บเอกสารมีผลดีที่สุดในสภาพแวดล้อม ที่ปริมาณเอกสารยังคงปานกลาง และเกณฑ์การค้นหาหลัก คือ ชื่อบุคคล, องค์กร, หรือผลิตภัณฑ์ สําหรับห้องสมุดนี้ เป็นมาตรฐานของชุดนิยาย แต่ห้ามใช้ระบบตามเนื้อเรื่อง เช่น ระบบย่อยของดิเนเวีย

การปัดเกลี่ยค่า

การกรอกข้อมูลในฐานข้อมูล กําหนดสัญลักษณ์เฉพาะตัว (หรือรหัสตัวเลขอัลฟา) ให้แต่ละเอกสาร, โฟลเดอร์, หรือบันทึก ระบบนี้แพร่หลายในบัญชี, การปฏิบัติทางกฎหมาย, บันทึกการแพทย์, และการจัดการรายการสินค้า -- ซึ่งการติดตามความลับและร่องรอยที่หลากหลายมีความสําคัญ

สัดส่วน

• [FLT: 0]. เป็นความลับแบบเปิดเผย : หมายเลขไม่เปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหา นี่เป็นค่าสําคัญสําหรับเอกสารที่อ่อนไหว เช่นแฟ้มผู้ป่วย หรือสัญญาทางกฎหมาย
• [FLT: 0]. แกะรอยและขยายข้อมูล: เอกสารใหม่ได้ถูกมอบหมายให้กําหนดหมายเลขถัดไป ทําให้เป็นการง่ายต่อการเพิ่มไฟล์ โดยไม่รบกวนลําดับที่มีอยู่
• [FLT: 0]. สปอพท์ข้ามเครื่องหมาย:[FLT: 1) ด้วยดัชนี เอกสารเดี่ยวสามารถเชื่อมโยงกับตัวเลขได้หลาย (เช่น หมายเลขไปรษณีย์ หมายเลขลูกค้า, ID ของโครงการ).

ข้อ เสีย

• [FLT: 0]. สืบค้นดัชนีที่เชื่อถือได้: ปราศจากดัชนีการค้นหา (ทั้งกระดาษหรือข้อมูลดิจิทัล) การหาเอกสารเป็นไปไม่ได้ หากคุณไม่ทราบหมายเลขของมัน
• [FLT: 0] ฝึกอบรมค่าใช้จ่าย: บุคลากรต้องเรียนรู้ที่จะใช้ระบบดัชนี และอาจต่อสู้กับการจดจํา ถ้าตัวเลขยาวหรือไม่ใช่สัญชาตญาณ
• [FLT: 0] การเจาะระบบเป็นเรื่องยากที่จะตรวจสอบ: จํานวนที่พิมพ์ผิดสามารถถูกฝังได้ในหมู่คนอื่น ๆ อีกนับพัน และอาจจะไม่พบการสังเกต จนกระทั่งเอกสารดังกล่าวจําเป็น และไม่พบ

การบันทึกตัวเลขมักเป็นคู่ที่เข้ากันได้ดีกับองค์ประกอบตามเวลา เช่น ในใบแจ้งหนี้ที่ยื่นออกมาตามหมายเลข แต่มีการเปรียบเทียบวันที่ในบัญชี ในการตั้งค่าสมัยใหม่ หลายองค์กรใช้ [FLT: 0] บันทึกระบบการจัดการ [FLT: 1) ที่กําหนดและทําดัชนีตัวเลขโดยอัตโนมัติ

การ ค้น หา ทาง โบราณคดี

การจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ จะจัดการเอกสารต่าง ๆ โดยระบุวัน - วัน เดือน และปี -- ร่วมกับการขึ้นหรือลงลําดับ วิธีนี้เหมาะกับการติดตามเหตุการณ์ต่าง ๆ เมื่อเวลาผ่านไป: โครงการ Times, บันทึกการลงบัญชี, และคดีทางกฏหมาย

สัดส่วน

• [FLT: 0] กราฟิกมุมมองเวลา: ผู้ใช้สามารถเห็นลําดับของเหตุการณ์ได้สมบูรณ์ ซึ่งมีคุณค่าต่อการตรวจสอบ การค้นพบทางกฎหมาย และความคืบหน้าทบทวนเหตุการณ์
• [FLT: 0] ล่วงหน้าเพื่อรักษา: เพิ่มเอกสารใหม่เพียงต้องวางมันที่ปลาย (หรือเริ่มต้น) ส่วนวันที่ที่เหมาะสม
• [FLT: 0] ทํางานได้ดีกับระบบอื่น ๆ: การเขียนคําพ้องมักถูกใช้เป็นระบบย่อยภายในตัวอักษรหรือตัวเลข (เช่น ทั้งหมดเป็นใบแจ้งหนี้สําหรับลูกค้าที่ถูกเรียงตามลําดับวัน).

ข้อ เสีย

• [FLT: 0]. สืบค้นหาเอกสารเฉพาะที่: ถ้าคุณจําวันที่ได้ประมาณ คุณอาจต้องสแกนช่วงต่าง ๆ เพื่อตรวจสอบอย่างแม่นยํา ดัชนีเพิ่มเติมจําเป็น.
• [FLT: 0]. สืบค้นเมื่อเทียบกับความสอดคล้องกัน: ถ้าเอกสารถูกเพิ่มออกจากลําดับหรือไม่ระบุวันที่อย่างถูกต้อง ลําดับจะแตก
• [FLT: 0] ไม่เหมาะกับชุดสะสมที่หลากหลายขนาดใหญ่: โดยไม่จัดกลุ่มตามหัวข้อหรือประเภท การเรียงลําดับตามเวลาเท่านั้น อาจกลายเป็นรายการวันที่ที่ล้นเหลือ

การจัดเก็บเอกสารทางคอลัมภ์ ถูกนําไปใช้อย่างแพร่หลายในการจัดการอีเมลและโบราณคดีดิจิทัล ซึ่งสแตมป์วันที่จะถูกอัตโนมัติ สําหรับแฟ้มทางกายภาพนั้น เป็นเรื่องปกติในรายการบันทึกประจําวัน, บันทึกการทํางานประจําวัน, และประวัติการนัดหมายของลูกค้า เมื่อจับคู่กับฐานข้อมูลที่สามารถค้นหาได้ มันก็จะกลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสําหรับการวิเคราะห์เวลา

การ ค้น หา ทาง ภูมิศาสตร์

เอกสาร ทาง ภูมิศาสตร์ ที่ เก็บ ไว้ ใน ที่ ต่าง ๆ เช่น กลุ่ม ชน เผ่า พันธุ์, รัฐ, เขต ปกครอง, หรือ แม้ แต่ ที่ อยู่ เฉพาะ.

สัดส่วน

• [FLT: 0] การเข้าถึงที่ระบุ: ผู้ใช้สามารถดึงไฟล์ทั้งหมด ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตการวิเคราะห์ตลาด, การปฏิบัติตามหรือการวางแผนการทํางานได้อย่างรวดเร็ว
• [FLT: 0] จัดกลุ่มกลุ่มของกลุ่มที่จัดจําหน่าย: ทีมขายในภูมิภาคต่าง ๆ สามารถรักษาไฟล์ย่อยของตัวเอง ในขณะที่ระบบศูนย์กลางยังคงจัดระบบโดยภูมิศาสตร์
• [FLT: 0]. Facilitets รายงานภูมิภาค: การแยกข้อมูลโดยตําแหน่งนั้นตรงไปตรงมาเมื่อไฟล์ถูกเรียงตามภูมิศาสตร์อยู่แล้ว.

ข้อ เสีย

• [FLT: 0] ภูมิภาคโอเวอร์แล ทําให้เกิดความสับสน: เป็นต้นมา เอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่สแปน "ยุโรปตะวันตก" อาจยื่นภายใต้ "ยุโรป" หรือ "ฝรั่งเศส" ที่ต้องการอ้างอิง
• [FLT: 0] การบํารุงรักษาระดับชั้นชั้นสูง: ขอบเขตการเมืองเปลี่ยนแปลง และภูมิภาคใหม่ก็ปรากฎ ระบบการจัดหมวดหมู่ต้องปรับปรุงให้ถูกต้อง
• [FLT: 0]. สืบค้นเมื่อข้ามเส้นการลาก:[[FLT: 1) เอกสารเกี่ยวกับลูกค้าที่ย้ายไปภูมิภาคใหม่ อาจจําเป็นต้องทําการถ่ายเอกสารใหม่ หรือสําเนาซ้ําที่ซ้ํากัน ทั้ง 2 ฉบับที่มีความเสี่ยงไม่สอดคล้องกัน.

การจัดเก็บแบบภูมิศาสตร์มีประสิทธิภาพมากที่สุด เมื่อรวมกับวิธีการอื่น ๆ เช่น การกรอกข้อมูลโดยประเทศก่อน แล้วเรียงตัวอักษรภายในแต่ละประเทศ ระบบดิจิทัลสามารถครอบคลุมการกํากับแท็กทางภูมิศาสตร์

การ ค้น หา เรื่อง

การ จัด เรียง เรื่อง ราว โดย จัด เรียง เรื่อง, ประเภท, หรือ สาระ สําคัญ.

สัดส่วน

• [FLT: 0]. ตรงกับสัญชาตญาณสําหรับการวิจัยเนื้อหา:[[FLT: 1) ผู้ใช้สามารถเรียกดูเนื้อหาทั้งหมดได้โดยเฉพาะอย่างยิ่ง โดยไม่จําเป็นต้องทราบชื่อหรือวันที่
• [FLT: 0] งานเขียนแบบกระจายข้อมูล: เอกสารเกี่ยวข้องกับ "ความจุได้" อาจมาจากวิศวกรรม การตลาด และกฎหมาย ทั้งหมดรวมกันในสถานที่เดียว
• [FLT: 0]. สืบค้นอย่างละเอียด : เมื่อแฟ้มถูกจัดกลุ่มโดยหัวข้อ ผู้ใช้มักจะพบการเชื่อมโยงที่ไม่คาดคิด และเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

ข้อ เสีย

• [FLT: 0] โอเวอร์เวลซิ่งที่มีหัวข้อกว้าง: หัวข้อเช่น "Finance" สามารถกลายเป็นโฟลเดอร์หลายร้อยตัวได้ เว้นแต่ตัวย่อยจะถูกนิยามอย่างรอบคอบ
• [FLT: 0] การปฏิรูปโครงสร้างใหม่ที่จําเป็น :[FLT: 1) เมื่อวิชาใหม่เกิดขึ้น หรือวิชาเก่าที่หมดอายุไป งานเก็บภาษีต้องแก้ไข -- ภารกิจการใช้เวลา
• [FLT: 0] การวางตําแหน่งแบบกว้าง: เอกสารอาจอยู่ในหลายหัวข้อ (เช่น บทความเกี่ยวกับกฎหมายภาษีสําหรับองค์กรผู้ไม่แสวงหาผลกําไร) โดยไม่ต้องมีกฏที่ชัดเจน สามารถยื่นได้ไม่ถูกต้อง

2596 ระบบจัดการเนื้อหาดิจิทัลจํานวนมากพึ่งพาวิธีการนี้ โดยใช้ป้ายกํากับและหมวดหมู่แทนโฟลเดอร์ทางกายภาพ หากต้องการแนะนําการสร้าง continuations [FLT: 0] ดูมาตรฐาน [FLT: 0] 2964 สําหรับความจุ และความจุภาพ (FOLT: 1).

ระบบการกรองข้อมูลดิจิทัล และวิธีการผสม

ปัจจุบัน องค์กรส่วนใหญ่ไม่ได้พึ่งพาแฟ้มเอกสารอย่างเดียว ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัล -- ไม่ว่าจะเป็นแพลตฟอร์มจัดการเอกสารแบบมีเมฆ หรือ ไดรฟ์เครือข่ายท้องถิ่น หรือซอฟต์แวร์พิเศษ -- นําเสนอการค้นหาอย่างมีประสิทธิภาพ, การควบคุมรุ่น และสิทธิ์ในการใช้งาน อย่างไรก็ตาม หลักการของวิธีการคลาสสิกห้าชนิดนี้ยังคงใช้ได้อยู่

การผสมวิธีการหลายแบบ จะรวมวิธีการต่างๆ เข้ากับระบบหนึ่ง ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะใช้ [FLT: 0] ป้ายกํากับแบบตั้งคู่ (FLT: 1) สําหรับรหัสเอกสาร (FLT: 1) [FT:2] การเรียงลําดับ (FLT:3] ตามวันที่สร้าง และ[FLT: 4] แท็กแบบตั้งตามรูปแบบการจัดอันดับ (FLT: 5) สําหรับการค้นพบแบบสมัยใหม่ โดยทั้งหมด โดยเพิ่มข้อมูลต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ การปรับแต่งใหม่นี้ อนุญาตให้คุณกรองหรือทําการค้นหาได้โดยคุณสมบัติต่าง ๆ

เมื่อ ย้าย จาก ระบบ กายภาพ อย่าง เดียว ไป ยัง ระบบ ดิจิตอล ขอ พิจารณา ดัง ต่อ ไป นี้:

• [FLT: 0] การตั้งชื่อชื่อสถานที่:[FLT: 1) ใช้รูปแบบเครื่องแบบ (e.g., YYYYY-MM-DD Subject D) ซึ่งทํางานผ่านทั้งระบบดิจิตอลและระบบสํารอง
• [FLT: 0]. . . . . . . . . . . . . . . .
• [FLT: 0] ความไม่แน่นอนและการปฏิบัติตาม : สําหรับอุตสาหกรรมที่อยู่ภายใต้ข้อบังคับเช่น HISPAA หรือ GDPR ระบบดิจิตอลต้องตรวจสอบเส้นทาง และการควบคุมการเข้าใช้
• [FLT: 0] การรวมเข้ากับงานที่มีอยู่แล้ว ระบบการจัดเก็บควรพอดีกับวิธีการทํางานตามธรรมชาติของคุณ ไม่ใช่วิธีอื่น ๆ

สําหรับภาพรวมของ การจัดเก็บข้อมูลอย่างครอบคลุมที่ดีที่สุด [FLT: 0] องค์กร (FLT: 0) อินเตอร์เนชันแนล [FLT: 1) จัดทําแนวทางเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลและการจัดการแผ่นเสียง

วิธี เลือก วิธี การ ถ่าย ภาพ แบบ ถูก ต้อง

การเลือกวิธีการกรอกเอกสารไม่ใช่การตัดสินใจแบบขนาดขนาดเท่า- เท่า- เท่าของค่า ตัวเลือกที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์ความต้องการของคุณอย่างระมัดระวัง ใช้วิธีการต่อไปนี้เพื่อจํากัดตัวเลือก:

• [FLT: 0]. สืบค้นเอกสาร: คอลเล คอลเล คอลเลป (จากกว่า 500 แฟ้ม) ทํางานได้ดีกับระบบอักษรหรือเวลา. คอลเลกชันขนาดใหญ่มักจะต้องใช้ตัวเลขหรือเนื้อหาตามวิธีการแบบดิจิตัล
• [FLT: 0] รูปแบบของการเข้าถึงแบบ Primariary: คุณมักจะมองหาไฟล์ได้อย่างไร? โดยชื่อ? โดยหัวข้อ? เลือกวิธีที่ตรงกับพฤติกรรมการค้นหาทั่วไปของคุณ ถ้าคุณต้องการเส้นทางหลายเส้นทาง ลองพิจารณาระบบลูกผสมหรือระบบดิจิทัล
• [FLT: 0] จําเป็นต้องร่วมมือกัน: สภาพแวดล้อมแบบทีมที่ได้รับประโยชน์จากระบบมาตรฐานที่ทุกคนปฏิบัติตามกฏเดียวกัน หากระยะไกลมีส่วนเกี่ยวข้อง ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลแบบมีเมฆมีสิทธิ์ในการใช้บทบาทเป็นหลักนั้นควรแนะนําให้ใช้
• [FLT: 0] ต้องการการเปิดเผยและความลับ : การเงิน, กฎหมาย และประวัติทางการแพทย์มักจะต้องใช้ตัวเลขในการยื่นขอตรวจสอบเส้นทางและความเป็นส่วนตัว. ตรวจดูกฏอุตสาหกรรม-การกําหนดก่อนตัดสินใจ.
• [FLT: 0] โปรเจคชัน: เอกสารของคุณจะเพิ่มปริมาณเป็นสองเท่าในสองปีหรือไม่? เลือกวิธีการแบบพิมพ์แข็ง -- numberlogic หรือหัวข้อที่มีการจัดอันดับย่อย -- เพื่อหลีกเลี่ยงการเจาะซ้ําอย่างเจ็บปวดในภายหลัง
• [FLT: 0] การฝึกและทรัพยากรที่ทนทาน: ระบบคอมมิว็กซ์ (เช่น ภูมิศาสตร์กับหลายภูมิภาค) ต้องการการบํารุงรักษาและฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง ความเป็นจริงเกี่ยวกับความสามารถของทีมของคุณ

เป็น การ สุขุม ด้วย ที่ จะ ขับ รถ ด้วย วิธี การ เลือก แบบ สับเซต เล็ก ๆ ของ คุณ ก่อน จะ ม้วน ออก ไป อย่าง กว้าง ขวาง.

การ ฝึก ที่ ดี ที่ สุด เพื่อ รักษา ระบบ การ ค้น พบ ของ คุณ

ไม่ ว่า คุณ จะ เลือก วิธี ใด ระบบ การ เก็บ เอกสาร ก็ ดี พอ ๆ กับ ที่ เก็บ ไว้.

• [FLT: 0] วางแผงชื่อลงในตําแหน่งที่มองเห็นได้ชัดเจน (FLT: 1) เอกสารการชุมนุมของคุณสําหรับป้าย, ชื่อโฟลเดอร์, และรหัสไฟล์. โพสต์มันไว้ในตําแหน่งที่มองเห็นได้ หรือรวมไว้ในฐานความรู้ร่วมกัน.
• [FLT: 0] คอนดักต์ รีวิวปกติ: ตารางกําหนดการรายไตรมาส หรือการตรวจสอบแบบไบ-นารี่เพื่อกําจัดไฟล์เก่า, ปรับปรุงรายการที่เรียบเรียงผิด และปรับปรุง
• [FLT: 0] ใช้การอ้างอิงและดัชนี: สําหรับระบบทางกายภาพ รักษาระบบบัตรดัชนี หรือตารางคํานวณง่าย ๆ ที่ทําแผนที่แต่ละเอกสารไปยังตัวระบุหลักและตัวสํารองของระบบ
• [FLT: 0] สแตนดาร์ดอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล: ใช้ป้ายสีแบบยูนิฟอร์ม, โฟลเดอร์แขวน, และตัวแบ่งเพื่อให้การสแกนภาพเร็วขึ้น
• [FLT: 0] ประมวลผลผู้ใช้ทั้งหมด: จัดให้มีการอบรมและปรับปรุงวาระเริ่มต้น คนหนึ่งเข้าใจผิดการแทรกซึมสามารถเลื่อนเวลาทํางานพิเศษให้กับทั้งทีม
• [FLT: 0]. ย้อนข้อมูลดิจิตอล: ถ้าคุณใช้ส่วนประกอบดิจิทัล ทําให้แน่ใจว่าการสํารองข้อมูลอัตโนมัติจะอยู่ในตําแหน่งแล้ว. ค.ศ.

เพื่อ ดู ให้ ลึก ซึ้ง ยิ่ง ขึ้น เกี่ยว กับ ตาราง เวลา และ การ ทิ้ง ของ บันทึก ซึ่ง อ้าง ถึง [FLT: 0] คลัง ข้อมูล แห่ง ชาติ ยู เค ซึ่ง จะ เก็บ รักษา การ ชี้ นํา [FLT: 1) ซึ่ง ใช้ หลัก การ ใน เรื่อง ใด ๆ ก็ ได้.

รูปแบบการวน

การเลือกวิธีการจัดเก็บที่ถูกต้อง คือการตัดสินใจแบบยุทธศาสตร์ที่มีผลกระทบต่อการผลิต การปฏิบัติตามและจัดการข้อมูลแบบระยะยาว ในขณะที่วิธีการดั้งเดิม -- วิธีพิมพ์แบบตัวเลข, ลําดับปี, ลําดับปี, ภูมิศาสตร์, และวิชาต่าง ๆ พื้นฐาน การจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ -- ระบบที่มีความแข็งแกร่งชัดเจน, ระบบที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดมักจะผสมกันหลายแบบ หรือใช้เครื่องมือดิจิทัลที่จัดการการข้ามเวลาและรับข้อมูลแบบดิจิทัลโดยอัตโนมัติ โดยการประเมินปริมาณของคุณ โครงสร้างการเข้าใช้ของทีม และการปรับปรุงแบบอย่างที่คุณเลือกได้