Common Filing Yöntemlerine Genel Bakış

Filtreleme yöntemleri, herhangi bir organize belge yönetimi sisteminin arka kemiğidir. Yalnız bir profesyonel, küçük bir işletme sahibi veya büyük bir işletme sahibiyseniz, dosyalarınızı doğrudan bilgilerinizi hızlı bir şekilde alma yeteneğinizi etkiler, uyumluluk ve operasyonel yükleri azaltırken, orijinal makale beş standart yaklaşımları ortaya koyarken - modern hibrit ve dijital sistemleri bir araya getiren - bu geleneksel ilkeleri bağlamınıza bağlı olarak birleştirebilme veya kırabilme yeteneğinizi kısıtlar.

Alfabetik Ölçeği

Alfabetik dosyalama, bir isim, başlık veya anahtar kelimeye dayanan belgeleri düzenler, çünkü çoğu insan için en sezgisel sistemdir, yönetmenler ve kütüphaneler bilgi organize eder.Bu yöntem müşteri kayıtları, personel dosyaları, tedarikçi müdürleri ve genel yazışmalar için yaygın olarak kullanılır.

Avantajları Avantajları Avantajları Avantajları

  • [FONT:0]Ease of Approach:[Dönetici:[Dönetici:0)[Dönetici yok.
  • [[Kategori:0) Access'in Hızlanması: [Döneticiler için, orta büyüklükteki koleksiyonlar için, retrieval neredeyse anında, özellikle de açık etiketle birleştirildiğinde.
  • [[Dönetici:0)Redüklenmiş yanlış:[Dönetici:[Dönetici:0)[[Dönetici:0)[[[Dönetici:0)))[[[Dönetici:0))))))))))[[[[değiştir | kaynağın bilinen bir diziye dayandığı için, kullanıcılar kodlara güvenen sistemlere kıyasla yanlış bir belge yerleştirmek daha az olasıdır.

Disadvantages

  • [FONT:0)Yüksek hacmi ile karıştırın:[Dönetici:[Dönetici:0)Sistem yoğun hale gelir. Örneğin, binlerce müşteri klasörüne sahip bir şirket, ilk adı veya ID'ye göre alt sipariş veya kimlik gerektirebilir.
  • [[Dönetici:0)Poor ölçeklenebilirlik:[Dönetici siparişi, tema veya tarihle ilgili öğeleri doğal olarak grupla ilgili değildir. büyük veritabanları için sayısal veya dijital sistemler daha verimlidir.
  • [FONT=0]İsviçresizlik:[Dönetici: [Dönetici:0) “McDonald” veya "St. John" vs. "Saint John", katı bir ifade kuralı kurulmaksızın karışıklıka yol açabilir.

Alfabetik filing, belgelerin hacminin orta ve birincil arama kriteri bir kişinin, organizasyonun veya ürünün adı olduğu ortamlarda en iyi şekilde çalışır, ancak kurgu koleksiyonları için standart değildir, ancak Dewey Decimal Sınıflama gibi konu bazlı sistemlere genellikle geçiş yapılır.

Numerical Filing

Sayısal bir dosya, her belgeye, klasöre veya kayıt için eşsiz bir sayısal tanımlayıcı (veya alfanumeric kod) atamayı yapar. Bu sistem muhasebe, yasal uygulamalar, tıbbi kayıtlar ve envanter yönetimi - yerde gizlilik ve tutarlı bir takip önceliktir.

Avantajları Avantajları Avantajları Avantajları

  • [FONT:0)Enhanced gizlilik:[Dönetici:[Dönetici: 1 ) Bir sayı, hasta dosyaları veya yasal sözleşmeler gibi hassas belgeler için hiçbir bilgi ortaya çıkarmıyor.
  • [FONT:0) Kolay takip ve genişleme:[Dönetici:[Dönetici:0) Yeni belgeler, mevcut siparişi rahatsız etmeden dosyaları eklemek için basit hale getirilir.
  • [FONT:0)Depres çapraz-referencing:[Dönetici:[Dönetici: 1) Bir indeksle, tek bir belge birden fazla sayıyla bağlantılı olabilir (örneğin, fatura numarası, müşteri kimlik, proje kodu).

Disadvantages

  • [[Dönetici:0) Güvenilir bir indekse sahip olun:[Dönetici:[Dönetici: 1) Bir arama indeksi olmadan (ki kağıt veya dijital), bir belge bulmak, sayısını bilmiyorsanız imkansız.
  • [FONT:0) Üst düzeye kadar: [Döneticiler indeksleme sistemini kullanmayı öğrenmeli ve sayıların uzun veya önemsiz olup olmadığını hatırlama ile mücadele edebilir.
  • [FONT:0)Misfiling tespit etmek zordur: Yanlış bir sayı binlerce kişi arasında gömülür ve dosya gerekli olana kadar fark edilemez.

Birçok kuruluş, bir kronolojik bileşenle iyi sık sık çiftler - örneğin, sayı tarafından açılan faturalar için, bir öncülde tarih tarafından ilan edilen faturalar.Modern ortamlarda birçok kuruluş bir kalite yönetim sistemi).

Chronology Filing

Chronology filing, tarih tarafından belge organize ediyor - gün, ay ve yıl - ya da yukarı doğru sıralanıyor. Bu yöntem, zaman içinde olayları takip etmek için idealdir: proje zaman çizelgesi, yazışma logları, muhasebe işlemleri ve yasal vakaları.

Avantajları Avantajları Avantajları Avantajları

  • [FONT=0)Clear zaman çizelgesi bakış:[Dönetici:[Dönetici:0) Kullanıcılar, denetimler, yasal keşif ve ilerleme yorumları için değerli olan tam bir dizi olayı görebilirler.
  • [FONT:0]İşletme için ileri doğru ileri giden bir belge eklemek, sadece uygun tarih bölümün sonunda (veya başlangıç) koymak gerekir.
  • [FONT:0]Diğer sistemlerle de işlenir: Chronology genellikle alfabetik veya sayısal sistemlerde alt-sort olarak kullanılır (örneğin, tarih boyunca tüm faturalar).

Disadvantages

  • [FONT:0] Belirli belgeleri bulmak için davacı:[Difficult:0) Yaklaşık bir tarih hatırlarsanız, bir aralık taramanız gerekebilir.For sensitive retrieval, tamamlayıcı bir indeks gereklidir.
  • [FONT:0)Requires tutarlı güncelleme:[Dönetici:[Dönetici:0)[Döneticiler, tarihsiz olarak eklenmezse, sıra kırılır.
  • [[Düzücük:0) Büyük, çeşitli koleksiyonlar için uygun değildir:[Dönetici veya tiple gruplama olmadan, kronolojik filing tek başına çok sayıda tarih listesi olabilir.

Chronology filing e-posta yönetimi ve dijital arşivlemede yaygın olarak kullanılır, tarih damgaları otomatikdir. Fiziksel dosyalar için, günlük girişlerde yaygındır ve müşteri aramalı veritabanıyla eşleştirildiğinde, zaman serisi analizi için güçlü bir araç haline gelir.

Coğrafi Öğüt

Coğrafi dosya gruplarının yer tarafından belgelendirilmesi – ülke, eyalet, şehir, bölge veya hatta belirli bir adres. Bu yöntem, emlak şirketleri, lojistik şirketleri ve hükümet ajansları gibi birçok alanda faaliyet gösteren işletmeler için gereklidir.

Avantajları Avantajları Avantajları Avantajları

  • [[Üye özgü erişim:[Dönetici: 0) Kullanıcılar piyasa analizi, düzenleyici uygunluk veya operasyonel planlama için belirli bir bölgeye ilişkin tüm dosyaları hızla çekebilir.
  • [FONT:0]Doğal gruplar için gruplama: Farklı bölgelerdeki satış takımları kendi alt kameralarını tutabilirken, merkezi sistem coğrafya tarafından organize edilir.
  • [FONT:0)Bölgesel raporlamayı aydınlatır: Uygulamaların zaten coğrafi olarak sıralandığında bir araya geldiğinde veri toplama verileri açıklanır.

Disadvantages

  • [FONT:0)Köpek bölgeleri karışıklığa neden olabilir: [DÜDÜT:1] Örneğin, "Batı Avrupa" veya "Fransa" altında açılan bir proje ile ilgili bir belge, haçlılık gerektiren "Avrupa" veya "Fransa" altında verilebilir.
  • [FONT:0) Yüksek bakım: [Dönetici: 1) Siyasi sınırlar değişir ve yeni bölgeler ortaya çıkar. sınıflandırma sistemi doğru kalmak için güncellenmelidir.
  • [FONT:0]Öyletilen haç-referencing:[Dönetici: 1) Yeni bir bölgeye giden bir belge yeniden filtrelenebilir veya her iki risk de bu riskin ikisine de dahildir.

Coğrafi dosyalama, diğer yöntemlerle birleştirildiğinde en etkilidir -örneğin, her ülkedeki ülke tarafından dosyalama. Dijital sistemler herhangi bir birincil sınıflandırmanın üst kısmında coğrafi etiketleri aşırı derecede esnek hale getirebilir.

Konu:

Konuyla ilgili dokümanlar, kategori veya tema ile ilgili olarak düzenlemektedir. Bu yöntem araştırma kütüphaneleri, akademik bölümler, pazarlama ekipleri ve bilginin isim veya tarih yerine içeriğe eriştiği herhangi bir ortamdır.

Avantajları Avantajları Avantajları Avantajları

  • [[Dönetici araştırma için uygun olarak: Kullanıcılar, isimleri veya tarihleri bilmeden belirli bir konu hakkında tüm malzemeleri göz önünde bulundurmak için özel bir konu üzerinde göz atabilir.
  • [FONT:0] Disiplinlerarası çalışmadaki Destekler: [Dönetici: "sustainability" ile ilgili Belgeler mühendislik, pazarlama ve yasal olarak, bir yerde birlikte gelebilir.
  • [[DÜDÜ:0)Encourages ayrıntılı keşif:[DÜT:1) dosyalar konuyla gruplandığında, kullanıcılar genellikle beklenmedik bağlantıları ve ilgili içeriği bulurlar.

Disadvantages

  • [FONT:0) Geniş konularla ilgili ayrıntılı bilgi için:) “Finance” gibi bir konu, alt kategoriler dikkatli bir şekilde tanımlanamazsa yüzlerce klasöre girebilir.
  • [FONT:0]Frequent reorganizasyon gerekli: Yeni konular ortaya çıktığında veya eski olanlar ortadan kalkmalıdır, vergikonomi revize edilmelidir - zaman alıcı bir görev.
  • [FONT:0]Ambiguous yerleştirme:[Dönetici:[Dönetici:[Dönetici:0) Bir belge birden fazla konuya ait olabilir (örneğin, kârlar için vergi hukuku hakkında bir makale).

Sık sık sık bir hiyerarşik yapı kullanır (örneğin, alt-toplayıcılarla temel konular) karmaşıklığa dikkat etmek için. Birçok dijital içerik yönetim sistemi bu yönteme güvenir, etiketleri ve kategorileri kullanarak, etkili vergionomies üzerine rehberlik için, [[Şamp.,0)ISO 25964 standardına göre ).

Dijital Filing Sistemleri ve Hibrit Yaklaşımlar

Bugün, çoğu kuruluş yalnızca kağıt dosyalarına güvenmiyor. Dijital filing sistemleri – bulut tabanlı belge yönetimi platformları, yerel ağ sürücüleri veya özel yazılımlar – güçlü arama, sürüm kontrolü ve erişim izni. Ancak, beş klasik yöntemin ilkeleri hala geçerlidir.

Hibrit yaklaşımlar tek bir sistem içinde birden çok yöntemi birleştirir. Örneğin, [[Dönetici tanımlayıcılar[Döneticileri 1 ) belge kodları için otomatik olarak, [[Dönetici sipariş[Döneticileri ile) ve [[Döneticileri]] için [[Döneticileri]] ile ilgili olarak, aşağıdakiler için otomatik olarak kopyalayabilirsiniz.

Tamamen fiziksel bir sistemden dijitale doğru hareket ederken, aşağıdakileri düşünün:

  • [FONT:0]Consistent adlandırma kongreleri: Bir üniforma formatı kullanın (örneğin, YYYY-MM-D Subject Description) her iki dijital ve fiziksel yedeklemede çalışır.
  • [FONT:0)Metadata standartları:[Dönetici:[Dönetici: 1) Anahtar alanları yakalama (klient adı, tarih, konu, konum) klasör hiyerarşisine güvenmeksizin verimli bir geri dönüş izin vermek.
  • [FONT:0) Güvenlik ve uyumluluk: [Döneticiler için HIPAA veya GDPR gibi düzenlemelere tabi olan kurumlar için, dijital sistemler denetim izlerini ve erişim kontrollerini sağlamalıdır.
  • [FONT:0) Mevcut iş akışlarıyla ilgili olarak: Parlementasyon sistemi, ekibinizin doğal olarak nasıl çalıştığını, diğer şekilde nasıl çalıştığını uygun tutmalıdır.

Dijital dosyalamanın en iyi uygulamaları kapsamlı bir bakış için, [[0)ARMA International[DDD: 1) Organizasyon bilgi yönetimi ve kayıtları yönetimi konusunda kılavuzlar sağlar.

Doğru Filing Yöntemi Nasıl Seçilir

Bir filing yöntemi seçmek tek bir boyut-fits-all kararı değildir. Doğru seçim ihtiyaçlarınıza dikkat etmek zorundadır. Seçenekleri daraltmak için aşağıdaki kriterleri kullanın:

  • [[Dönetici:0) Belgelerin Volume:[Dönetici:[Dönetici altında) Küçük koleksiyonlar (500 dosya altında) alfabetik veya kronolojik sistemlerle iyi çalışır. Büyük koleksiyonlar genellikle sayısal veya konu temelli yaklaşımlara dijital indeksleme ile ihtiyaç duyar.
  • [FONT:0]Primary access pattern:[Dönetici:[Dönetici:0)Primary access pattern:[Dönetici:0][Dönemli erişim yolu ile ilgili olarak, çoğu zaman dosyaları nasıl görünürsünüz? - Adya göre? - Konuyla? tipik arama davranışınız ile eşleşen yöntemi seçin.Eğer birden fazla erişim yoluna ihtiyacınız varsa, bir hibrit veya dijital sistem düşünün.
  • [FONT=0)Kooperatiflik gereksinimleri:[Dönetici:[Dönetici] Takım temelli ortamlar, herkesin aynı kuralları takip ettiği standart sistemlerden faydalanır.Eğer uzaktan takımlar dahil edilirse, rol tabanlı izinlerle bulut tabanlı bir dijital filing sistemi tavsiye edilir.
  • [FONT:0]Yönerge ve gizlilik ihtiyaçları: [Dönerge: 1) Finansal, yasal ve tıbbi kayıtları genellikle denetim iz ve mahremiyet için sayısal dosya gerektirir. Check endüstrisine özel düzenlemeler karar vermeden önce.
  • [FONT:0]Growth projeksiyonlar:[Dönetici:[Dönetici:0)[Dönlendirmeler:[Dönemli bir yöntem seçin – alt kategorilerle sayısız veya konu – daha sonra acı verici bir re-filingten kaçınmak için.
  • [FONT:0]Available eğitim ve kaynaklar: Kompleks sistemler (örneğin, birçok bölge ile coğrafi, devam eden bakım ve eğitim gerektirir.

Ayrıca, seçilen yöntemi, geniş bir şekilde yuvarlanmadan önce küçük bir alt dizi dosya ile pilot olmanız da akıllıcadır. Bu, pratik sorunları tanımlamanıza olanak sağlar - kategorileme veya yavaş retrieval'de belirsizlik gibi - sistemsel sorunlar haline gelmeden önce.

Filing Sisteminizi Korumak için En İyi Uygulamalar

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, bir filing sistemi sadece yukarı bakımı kadar iyidir. Bu en iyi uygulamaları uygulamak, dosyalarınızı uzun vadede organize edip erişilebilir tutmak olacaktır:

  • [FONT:0]Establish net adlandırma kuralları: Etiketler için kongrelerinizi, klasör isimleri ve dosya kodları. onları görünür bir yerde takip edin veya paylaşılan bir bilgi tabanında ekleyin.
  • [FONT:0) Düzenli yorumların yer aldığı:[Dönetici:[Dönetici:0)Düzgeçmiş dosyaları, yanlış sınıflanmış eşyaları ve rafine kategorilerin güncelleştirilmesi için dört veya iki günlük denetimler.
  • [FONT:0)Breferences ve indeksler kullanın:[Dönetici için] Fiziksel sistemler için bir indeks kartı sistemi veya her belgeyi birincil ve ikincil filing tanımlayıcılarına kullanan basit bir yay sayfası kullanın.
  • [FONT:0)Resulümlü malzeme:[Dönetici:0) Standartlaştırma malzemeleri:[Dönetici:0)) Üniforma etiketli etiketler kullanın, klasörleri asır ve görsel tarama daha hızlı hale getirmek için bölmeler.
  • [FONT:0] Tüm kullanıcıları eğitin:[Dönetici: · 1 ) İlk eğitim ve yenilenme seansları sağlayın. Bir kişi tüm takım için ekstra çalışma saatleri içinde kalibre edebilir.
  • [[0)Back up dijital dosyalar:[Dönetici:[Dönetici:0) Dijital bir bileşeni kullanıyorsanız, otomatik yedeklemeler yer alıyor. Cloud services with version history (like Google Drive veya SharePoint) ekstra bir güvenlik katmanı ekliyor.

Daha derin bir kayıt tutma programları ve tasarruf için, [[Üyetim:0)UK Ulusal Arşiv tutma rehberliği[[Dönetici: 1) herhangi bir yargıda uygulanabilir olan ilkeleri uygular.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Doğru dosyalama yöntemi seçmek, günlük üretkenliği, uyum ve uzun vadeli bilgileri yönetimi etkileyen stratejik bir karardır. Klasik yöntemler -alphabetical, sayısal, kronolojik, coğrafi ve konu filing – her şeyden önce, basit güçlü sistemler, çoğu zaman otomatik olarak çapraz-referencing ve arama yapan dijital araçları birleştirmektedir.