Table of Contents

Чому благодійні організації потребують кризового плану реагування

Благодійні організації діють на фундамент довіри. Донори дають свої жорсткі гроші, волонтери пожертвують свій час, а також доброякісні справи спираються на свої послуги. Коли криза страйкує — чи є природні катастрофи, порушення даних, фінансова негабаритна атегія, або надзвичайна ситуація здоров’я — що довіра може випаруватися в години. Без плану реагування криза ваша організація може ефективно спілкуватися, захистити вразливі населення або навіть вижити післяматолога. У цьому комплексному напрямі, що розвивається, забезпечує більш високий рівень розвитку кризових організацій, забезпечує повне забезпечення доброякісних організацій, що забезпечують високий рівень довіри до розвитку.

Крок 1: Проведення оцінки ризиків

Перед тим як ви можете планувати кризу, вам потрібно зрозуміти, що ви плануєте. Оцінка ризику визначає загрози вашої організації обличчям і оцінює їх ймовірність і потенційний вплив. Цей процес повинен включати в себе введення з організації, включаючи співробітники програми, операції, фінанси і лідерство.

Категорії ризику для благодійних організацій

[LT:2] ], такі як ransomware Attack, phishing scams, а порушення даних може призвести до того, щоб надати інформацію про донора та чутливі до надзвичайних даних.

Як провести оцінку

Старт складання крос-функціональної команди до мозкового потенціалу підрізає конкретну місію та географію. Використовуйте матриці ризику для оцінки кожної загрози на двох осях: ймовірність (повідомлення практично певним) і удар (мінор до катастрофічних). Ця вправа допомагає вам допитати, які ризики вимагають найбільшого приготування. Для кожного ризику підвищеної небезпеки, документу, спровокувачів, попереджувальних знаків і потенційних наслідків. Зовнішній ресурс, такі як Ready.gov керівництво для неприбутків забезпечує додаткові списки, які пристосовані до надзвичайної готовності.

Крок 2: Встановити команду з управління виділеними кризами

Під час кризи, неприпустимо, може бути як знешкодження, так і сама подія. Команда з управління кризами забезпечує, що влада є чітким, рішення швидко, і не має критичної функції. Ця команда повинна бути досить невеликою, щоб ефективно діяти, але досить комплексно, щоб обхопити всі важливі області.

Склад команди та ролі

[LT:2]] керує месенджером, донорами, бенефіціарами, медіа та громадськістю. ]] керує меседжуванням персоналу, донорів, бенефіціарів, ЗМІ та громадськості. перераховує безпеку, логістику та безперервність послуг.

Надання допомоги

Команда кризових ситуацій повинна мати повноваження приймати рішення без очікування узгодження дошки в часових ситуаціях. Сформулювати чіткі параметри для яких рішень можна зробити автономно і що вимагає зарахування. Команда також повинна встановити захищений канал зв'язку, наприклад, спеціальний груповий чат або зашифрований додаток обміну повідомленнями, щоб координувати під час активного кризи.

Крок 3: Створіть Robust комунікаційні стратегії

Зв'язок - це життєва лінія управління кризою. Закупівлям необхідно точне, своєчасне і емпатичне повідомлення для підтримки довіри і прийняття відповідних дій. Ваш план повинен звернутися як до внутрішнього, так і зовнішнього зв'язку, з шаблонами і протоколами, які готові розгортати в повідомленні моменту.

Внутрішні комунікації

Ваш персонал і волонтери є вашим першим пріоритетом. Вони повинні знати, що відбувається, що очікується від них, і як залишатися безпечним. Розробити систему зворотного повідомлення: початкове сповіщення через текстовий або телефонний дзвінок, після чого регулярні оновлення через електронну пошту або внутрішню платформу. Передописні повідомлення для різних сценаріїв, щоб ви могли швидко спілкуватися навіть під стресом. Включаючи інструкції щодо припинення операцій, випаровування об'єктів або переміщення до віддаленої роботи.

Зовнішня комунікація

Зовнішні аудиторії включають донори, beneficiaries, партнерські організації, медіа та загальний громадський. Визначте свої основні особи та навчіть їх в кризових комунікативних техніках. Підготуйте шаблони для прес-релізів, соціальних медіа постів, оновлення сайтів, які можуть бути налаштовані для конкретних подій. Ваше повідомлення повинно визнати ситуацію, експрес-емпатія, стан, що ви робите, і забезпечити спосіб для людей, щоб отримати оновлення або запропонувати допомогу. Кризова криза та надзвичайна ризик-комунікація (CERC) ( пропонує відмінне керівництво по ремеслам повідомлення, які будують довіру та зменшити пантік.

Скупштина мітка

Не всі зацікавлені сторони потребують такої ж інформації одночасно. Створіть карту зацікавлених сторін, яка визначає кожну групу, їх основні проблеми, ваш улюблений канал зв'язку для них, а також часовий ряд оновлень. Наприклад, великі донори можуть вимагати особистого виклику від виконавчого директора, тоді як загальний громадський портал найкраще подається прес-релізом та соціальними медіа-поштами.

Крок 4: Розробити сценарії реагування на сценарії Сценарії

План не підходить для всіх криз. Хоча загальний каркас повинен бути послідовним, специфічні дії, необхідні для порушення даних, дуже різні з тих, які необхідні при природній катастрофі. Розробити процедури реагування на ваші найвищі ризики, детальовані покрокові дії для негайної фази реагування (перший 24 до 48 годин).

Основні елементи будь-якого процесу реагування

Кожна процедура повинна включати: (1) як криза спочатку виявлена і доповідана, (2) критерії активації кризової команди, (3) безпосередні дії безпеки (наприклад, евакуація, системне відключення, медична увага), (4) протоколи повідомлення для органів влади, страховиків, та зацікавлених сторін, вимог документації, та (6) ланцюг команди для засобливих рішень.

Приклад: Процедура інциденту з кібербезпеки

Для атаки ransomware, ваша процедура може включати: ізолювати уражені системи з мережі відразу, повідомити лідера команди ІТ-лідера та кризової команди, зв'яжіться з вашим носієм та юридичним радником, не сплачуйте ransom без експертної консультації, а також підготувати зв'язок донорів та партнерів про потенційну інформацію. Потяг всіх співробітників, щоб визнати спроби фішингу та звітувати підозрілу активність. NonState Cybersecurity ресурсний центр забезпечує додаткові ресурси для менших організацій з обмеженими бюджетами ІТ.

Приклад: Природний дезистентний процес

Для урагану або дикого вогню загрожують Вашому об'єкту, процедура може включати: моніторинг погодних оповіщень через офіційні канали, активувати систему сповіщення для закривання офісів та програм скасування, переміщення критичних записів та обладнання для забезпечення локації або хмарних резервних копій, перевірка на персонал і beneficiaries в постраждалих областях, і узгодження з місцевими аварійними органами управління. Попереднє розташування постачає такі як аптечки, ліхтарі, резервні джерела живлення.

Крок 5: Підготовлені ресурси, контакти та цифрові інструменти

Криза не є часом пошуку номерів або розміщення аварійних поставок. План має включати централізований ресурсний каталог, доступний як цифрово, так і в друку. Цей каталог повинен бути перевірений і оновлений квартально.

Контакти

У разі виникнення післячасних контактних даних та контактів для кожного контакту з службами та резервними копіями. Також включають внутрішні контакти, такі як члени ради, ключові працівники та менеджери об'єктів.

Фізичні та цифрові ресурси

Потрібні матеріали, такі як аптечки, екстрена їжа та вода, ліхтарі, акумулятори та ковдри, якщо ваша організація працює фізична об'єкт. Для цифрової готовності, зберігати регулярні зашифровані резервні копії ваших даних, зберігати їх в автономному режимі або в хмарі, а також процедури відновлення тесту. Забезпечити вашу команду доступ до резервних пристроїв зв'язку, таких як супутникові телефони або двосторонні радіо, якщо клітинні мережі можуть бути вниз.

Використання прямого керування Планом кризових досліджень

Платформа цифрового контенту, як Directus може служити центральною репозиторією для вашого плану реагування кризи. Зберігати документи про ризики, списки контактів, шаблони зв'язку та сценаріїв, які доступні для уповноважених членів команди з кризових ситуацій з будь-якого пристрою. З гнучким моделюванням контенту Directus ви можете створити структуровані записи для кожного сценарію кризових, посилання відповідні контакти та ресурси, і швидко натиснути оновлення до вашої команди під час західної ситуації. Це виключає хаос хаосу хаосу, що охоплює кілька аркушів або паперових б'єджерів, коли кожен хвилинний підрахунок.

Крок 6: Поїзд, тест і безперервно покращувати

План, який сидить в бункері, не є планом. Регулярні навчальні та імітаційні вправи забезпечують, що ваша команда знає свої ролі, процедури практичні, а проміжки виявляються перед реальною аварійною екстреністю. Прийміть до безперервного циклу навчання, тестування та оновлення.

Види вправ

Початок tabletop вправи], де кризова команда збирається говорити через гіпотетичний сценарій крок за кроком. Ця установка низького тиску дозволяє виявити незнімні відходи або відсутній інформації. Далі, проводить функціональне вправа, які тестують конкретні процедури, такі як активування вашої системи сповіщення або виконання шаблону зв'язку. Для вищих організацій, Функціональні вправи] передбачає імітацію реалістичної кризи з декількома елементами, такими як координовані медіа-регуляції, евакуаційні процедури, евакуаційні дані.

Відгуки про прийом

Після кожного вправу, проводимо післяопераційний огляд для визначення того, що працював, що не було, і що потребує поліпшення. Зробіть ці пошуки і оновлення плану відповідно. Призначте володіння для кожного елемента дії з чітким терміном. Заохочуйте чесний зворотний зв'язок від усіх учасників, включаючи тих, хто може мати виявлені зазори в комунікації або ресурси.

Тримати план

План реагування на кризу повинен бути живим документом. Огляд його принаймні щорічно або коли ваша організація перейде на суттєві зміни, такі як переміщення в новий об'єкт, запуск нової програми або втрати ключових кадрів. Підписатися на загрозу розвідки, подає відповідну вашому сектору, щоб залишитися в курсі проблем, що виникають ризики.

Спеціальні умови для благодійних організацій

У рамках проекту «Благодійні організації» ви можете ознайомитися з проблемами, які впливають на їхнє планування, починаючи від загальнокомерційного бізнесу. Розуміння цих нюансів робить ваш план більш ефективним і захищає людей, які ви обслуговуєте.

Захист від вульверних бенефіцитів

Якщо ваша організація обслуговує дітей, людей, які мають обмежені потреби, або інші вразливі населення, ваші кризові процедури повинні включати конкретні заходи безпеки. Це може включати евакуаційні стільці для неімбулаторних осіб, засоби зв'язку для тих, хто з порушенням слуху або зору, і протоколи для відновлення бенефіціарів з сім'ями. Контролювати з місцевими аварійними послугами, щоб забезпечити їх обізнаність про потреби населення.

Управління волонтерами

Волонтери є важливими для багатьох благодійних місій, але вони можуть бути викликом зв'язку під час кризи. На відміну від співробітників, вони можуть не мати регулярного доступу до внутрішніх каналів. Включаючи волонтерів у системі повідомлення і дають чіткі інструкції щодо коли звітувати і коли слід залишити додому. Розглянемо окремий протокол волонтерів, які можуть знадобитися допомогти під час кризи, але необхідно спрямований на безпечне місце.

Конфіденційність при кризах

Ваша організація може зберігати конфіденційну інформацію про бенефіціари, такі як медичні записи, фінансові історії або особисті оповідання. Криза може створювати тиск для звільнення інформації швидко, але порушення конфіденційності може викликати останню шкоду. Включаючи принципи у стратегії зв'язку для якої відомості можна поділитись зовнішньо і що необхідно залишатися захищеною, навіть під мастурою ЗМІ.

Фінансова стійкість та страхування

Основна криза може порушити фінансування і створити несподівані витрати. Огляд політики страхування, щоб забезпечити кризові втрати, включаючи кібербезпеку, бізнес-перерву, і директорів і відповідальності офіцерів. Підтримка аварійного резерву, що дорівнює принаймні трьох місяців операційних витрат, і розглянути створення лінії кредиту, яка може бути нарахована швидко. Національна рада неприбутків пропонує керівництво по фінансуванню ризиками для благодійних організацій.

Будівництво культури

В кінцевому підсумку, найбільш надійний план реагування на кризу є тільки ефективним, як люди, які його реалізує. Вирощувати культуру, де готовність є частиною повсякденних операцій, не одноразово-річна вправа. Заохочувати співробітників до звіту біля промінь, поділитися пропозиціями безпеки і брати участь у навчанні без побоювання від полум'я. Визнати і винагородити пильність. Коли ваша вся організація обхоплює розум, що криз не є проблемою, якщо але коли ви будуєте належність, яка поширюється далеко за будь-який єдиний план.

Приготувати, що у вас є структурований, добре орієнтований план реагування на кризу, вони швидше за все, залишаються лояльними протягом складних разів. Вони знають, що їх внески і люди, які вони служать в здатні руки.

Висновок

Розробка плану реагування кризи є одним з найважливіших інвестицій, які ваша благодійна організація може зробити. Вона захищає вашу команду, ваші бенефіціари, вашу репутацію, і ваша здатність виконувати свою місію, коли несподіване відбувається. Докладно оцінити ризики, складання кваліфікованої команди, побудови комунікаційних стратегій, створення сценаріїв-спеціалізованих процедур, підготовки ресурсів і прийняття безперервної підготовки, ви можете орієнтуватися на надзвичайні ситуації з чіткістю і впевненістю. Початок сьогодні — навіть частковий план краще, ніж ні, і кожен поліпшення приносить вам ближче до правової організаційної належності.