Визначте свою місію та фінансову форму

Успішні благодійні заходи починаються з кришталево-я місія. Перед тим як забронювати місце або друк однієї мухки, попросіть себе: який конкретний результат ви хочете? Це підняти $ 10,000 для місцевого продовольчого банку, збирати 500 пальм для бездомних притулків, або збільшити обізнаність для медичного дослідницького фонду? Напишіть основну мету і два або три вторинні цілі. Ця чіткість буде направляти кожен рішення, ви приймаєте і запобігає об'єктивності creep, що подає ваш бюджет.

З вашими цілями заблоковано, створюють гранульований бюджет. Список кожного можливого кошти: оренда місця, дозволи, страхування, прикраси, аудіовізуальне обладнання, друк, кейтерінг, розваги, персоналування та контингентний фонд (звичайно 10–15% від загальної вартості). Використовуйте таблицю для відстеження як проєкту, так і фактичних витрат. Досліджені середні витрати на вашу область для загального предмету. Наприклад, базова оренда системи PA може коштувати $ 200–$ 500, тоді як локальна група може заряджати $500–$1,500. Знаючи ці цифри допоможуть вам обговорити і приорітезувати.

Щоб зберегти ваш бюджет реалістичним, окремі потреби від бажань. Пішохідна вечеря з офіціантом є бажаним; запечена картопляна барна стійка, що працює волонтерами, є потребою, що може врятувати тисячі. Будьте чесні про те, що ваша громада може реалістично пожертвувати. Використовуйте безкоштовні шаблони бюджету], призначені для некомерційних заходів, щоб забезпечити вам неприбуткові події, щоб забезпечити вам не та#8217;t пропустите будь-який елемент лінії.

Оберіть Ваш варіант -поточний рахунок для оплати заїзду в банк

Вартість послуг становить 40% або більше Вашого бюджету, якщо ви не є і#8217;t Strategic. Почати пошук у вільні або недорогі варіанти. Громадські приміщення, такі як центри громад, громадські парки (з дозволом), шкільні гімназії, церковні підвали, або навіть великий приватний дворик може служити відмінними місцями. Місцеві бібліотеки часто мають конференц-зали для номінальних зборів. Якщо вам потрібен більш формальний настройок, підійдіть церкви або зали спільноти, які можуть бути вагітні збори для благодійних заходів.

Ще один смарт-тактик є партнером з місцевим бізнесом, який має великий простір, наприклад пивоварні, виставковий простір або склад. Багато підприємств відкриті для розміщення благодійного заходу в обміні для впливу і доброї волі. Ви можете запропонувати, щоб включати їх логотип на всіх маркетингових матеріалах, дати їм шаут-аут від етапу, або перерахувати їх як спонсор. Завжди мати план резервного копіювання для зовнішніх подій: оренда намету ($150-$400) або перевірити, якщо місце має внутрішню альтернативу. Сайти, як Peerspace може допомогти вам знайти доступні унікальні простори вашого регіону.

Коли оцінити місце, запитайте про приховані витрати. Чи є прокат столів, стільців та базових AV? Чи є плата за чищення? Чи потрібно вони використовувати їх в домашньому кейтерингу? Негот: запитайте некомерційну знижку, запропонувати ведучим під час позакореневих час (понеділок вечори проти. субота ввечері), або попросіть знижену ставку в обмін на довгострокову прихильність, якщо ви плануєте кілька подій.

Захист та спонсорство

Одним з найбільш потужних способів розтягувати свій бюджет є отримання товарів і послуг, які пожертвували. Створіть список бажань все, що вам потрібно — продукти харчування, напої, друк, прикраси, призи, розваги, навіть страхування — а потім поєднайте кожен пункт з потенційним місцевим донором. Наприклад, місцевий піца магазин може пожертвувати піца для волонтерської зустрічі; пекарня може забезпечити десертний стіл; поліграфічна компанія може пожертвувати флаєрів і банерів.

Підхід цих підприємств з пропозицією професійного спонсорства. Скаргайтеся на Вашу місію, очікувану відвідуваність, і що вони’ отримайте в поверненні: розміщення логотипу на вашому сайті події, згадки про соціальні медіа, підписку на заході, а також отримання на їх податково-дедуктивну пожертву. Якщо ви можете запропонувати краватку рівнів спонсорства (наприклад, Срібло, золото, Platinum), ви полегшите для бізнесу всіх розмірів для участі.

Don’t з'явився онлайн-платформи з фандрайзингу. Встановити кампанію на GoFundMe, Facebook Fundraisers або спеціальну сторінку пожертвування на ваших сайтах тижнів до події. Використовуйте текстові коди, щоб відвідувачі можуть дати на місці. Також, розглянути “додатковий квиток” модель: замість зарядки плоского прийому, припускайте рекомендовану пожертву $25, але дозвольте людям платити те, що вони можуть. Це може фактично збільшити загальний дохід при цьому інклюзивний.

Леан на волонтерів для зменшення вартості праці

Волонтери є вашим найцінніший ресурс. Поступово від вашої існуючої бази підтримки, місцевих коледжів (особливо студентів з гостинності, планування подій, або маркетингових програм), і груп спільноти, таких як Rotary або Kiwanis. Призначають чіткі ролі: письмовий стіл, монтаж екіпажу, чистого екіпажу, аукціонні бігуни, активні хости, і фотографія. Використовуйте волонтерський інструмент, як SignUpGenius або Google Sheets, щоб уникнути перекриття.

Щоб зберегти волонтерів, які беруть участь, ознайомтеся з інструкцією, тегами імені та швидким сеансом навчання. Пропонуйте невеликі токени вдячності: футболку, безкоштовний снек або подяки-яскрава фотографія, яку вони можуть поділитися на соціальних медіа. Нехай люди знають, що робити, щоб зробити, щоб вони були надруковані або цифрові карти роль з контрольним списком.

Якщо вам потрібні спеціалізовані навички (наприклад, DJ або фотограф) але можуть’t дозволити професіоналам, розглянути торгівлю. Пропонуйте просування бізнесу сильно під час заходу, відкрийте свою роботу на ваших соціальних каналах, або дайте їм безкоштовний стенд на заході. Багато талановитих творчих творчих творчих радять підтримувати гарну причину в обміні на експозицію та податкове відрахування.

Дизайн Низько-Східних, високо-імплантних заходів

Ви можете отримати всі необхідні заходи, які виробляють збудження та кошти, не оцінюючи багато, щоб зробити:

  • Сільент аукціон з донорами (гіфні кошики, сертифікати ресторану, спа-пакети, спортивні меморабілі). Використовуйте онлайн-торгівля по платформах, таких як 32auctions або Handbid для зменшення паперу та праці.
  • Raffle або 50/50 розіграш. Продаються квитки під час заходу і присуджують приз (занурення) або розщеплюють горщик.
  • Game Стендс]. Прості карнавалні ігри, як кільця дози, боби сумки, або двоярусний танк (бороть або побудувати недорогі версії). Зарядити $1 за гру.
  • Live Entertainment]. Місцеві музиканти, танцювальні групи, або комедії часто виконують безкоштовно або невеликий почесний, якщо це ’s for Charity. Запрошення їх на збір порад або продажу товарів на заході.
  • Фото кабіна. Настроювання фону з грибами (трифт-магазин знаходить) і використання смартфону на штаті з дистанційним затвором. Друк фотографій за допомогою портативного принтера або просто діляться цифровими файлами.
  • Інтерактивна дошка оголошень]. Створіть стіну або постер, де люди можуть засвідчувати свої внески і побачити загальний підйом. Ця гаммифікація заохочує більше надання.

Кожна активність повинна зв'язуватися з метою фандрейзингу. Наприклад, якщо ви та#8217; вирощувати гроші для шкільних товарів, налаштувати “Підібрати рюкзак ” станцію, де люди пожертвують певні предмети – відчутний, візуальний успіх метричний.

Марка Смартера, Неважчий

Платна реклама може швидко харчуватися ваш бюджет. Замість, фокусуючись на органічному, приватному маркетингу, який коштує нічого, але часу. Використовуйте ці безплатні канали:

  • Соціальні медіа]. Створіть сторінку події Facebook, записи Instagram та відео серії TikTok, що веде до дня. Заохочуйте членів ради та волонтерів, щоб поділитися щодня. Використовуйте локальні хештеги (наприклад, #DenverCharityEvent).
  • Email blasts. Надіслати щотижневу електронну пошту до Вашого списку з персональною історією про те, чому ви’reхостинг події, підрахунк та доступна графіка. Використовуйте Mailchimp або MailerLite’s безкоштовні плани.
  • Local media. Надіслати прес-реліз на вашу локальну газету, радіостанцій, ТВ-новини, календарі спільноти та блоги. Пропонуйте дисконтний код або безкоштовні квитки на перші 50 респондентів.
  • Комуніци липкі дошки]. Друк простих флаєрів і розміщення їх на бібліотеках, кав'ярнях, локаційних магазинах та осередках громади. Завжди включають QR-код, який посилання на сторінку події.
  • Партнери]. Запитайте спонсорів, щоб просувати захід до своїх поштових списків та соціальних послідовників. Перехресне просування багатоповерхівки вашого досягненню без витрат на копію.

Для невеликого бюджету врахуйте, що один або два Facebook розміщує на цільову місцеву аудиторію ($ 20–$50). Що невеликий витрача може значно повернутись, якщо Ваше завдання є точним.

Логістика та термін виконання

Складіть певний час для дня — від набору до сльозотеча — і розподіліть його до всіх співробітників і волонтерів. Включаючи завдання, відповідальних осіб, і часових вікон. Ось ключові логістичні поради, щоб зберегти гроші і головні болі:

  • Чецлист. Пакет коробок з подовжувачами шнурів, zip стяжки, duct tape, first aid kit, додаткові батареї, гострі відчуття і силова смуга. Боротьба елементи замість покупки.
  • Підпис]. Використовуйте крейд, картони, або реціоновані картонні знаки, пофарбовані луком фарбою. Вони та#8217;дешево, багаторазово і візуально привабливо.
  • Музичні]. Замість наймаючих діджеїв, створюють високий енергетичний список відтворення за допомогою Spotify або Apple Music і відіграйте його через орендовану або запозичену звукову систему. Запрошення на пісню Crowdsource заздалегідь.
  • Катеринг]. Потлук-стиль або харчові вантажні автомобілі, які пожертвують частину продажів, є бюджетними. Крім того, служать прості закуски, такі як попкорн, печиво, лимонад, що надаються волонтерами.
  • Чец-ін]. Використовуйте безкоштовний мобільний додаток для бронювання квитків, як Eventbrite (безкоштовно для безкоштовних подій) або простий Google Form для відстеження відвідуваності та збору електронних адрес для спостереження.

У день проектування несправностей-дискусія — це не прив’язана до конкретного завдання і може впоратися з несподіваними питаннями, як непрозорий шнур або волонтер, який не зробив ’t показати. Зберігати ваш класний і пам’ятайте, чому ви’re там: підтримка причини і згуртувати людей разом.

Максимізуйте пожертви під час та після заходу

Повідомляйте свою подію, щоб захопити пожертви на декількох точках:

  1. Реєстрація — запит на запропоновану пожертву.
  2. — зробити оголошення, які пояснюють вплив кожного донорського суми (наприклад, “$50 годує сім'ю на тиждень і#8221;).
  3. At безшумний аукціон — заохочує людей до “кругло вгору” їх загальний.
  4. Наприкінці — остаточний пристрасний звернення від члена правління або бенефіціара.

У вас є кілька способів пожертвування, які видно: QR-код, що зв'язується до сторінки мобільного донора, виданий донорський банк, і карта для текстового додонату. Якщо можливо, вам пропонують невеликий подарунок для донорів (липка або ручна картка) для створення пам'ятного з'єднання.

Після заходу робота не виконана. Відправте лист на подяки за 48 годин. Включіть фотогалерея, загальні кошти, отримані (якщо у вас є), і персональну історію, як буде використовуватися гроші. Запитайте на зворотний зв'язок через коротке опитування. Цей запис будує добревол і встановлює етап для наступного заходу. Розглянемо створення відео, що подякує спонсорам і волонтерам, потім поділіть його по соціальним медіа.

Поради щодо сталого бюджету та зростання майбутнього

Цей сайт використовує файли cookie, щоб надати вам кращий досвід та інформацію про файли cookie. Продовжуючи користуватися нашим сайтом, ви погоджуєтеся з тим, що ви погоджуєтесь на використання файлів cookie. Продовжуючи користуватися нашими послугами, ви погоджуєтеся з тим, що ви погоджуєтесь на використання файлів cookie.

Зберігати “відновлення дізналися” документ. Наприклад, якщо ви виявили, що друковані програми були рідко читати, пропустити їх в наступний раз і використовувати простий цифровий варіант. Якщо волонтери перенесли на перевірку, вкласти в другий планшет або навчати когось спеціально для цієї ролі. Постійне вдосконалення знижує витрати і збільшує вплив на час.

Установивши модель рекурентного спонсорства. Якщо локальний бізнес спонсорував вашу акцію цього року, підійдіть до них кілька місяців на наступний рік з кейсами заходу та#8217;s Успіху. Аналогічно, будувати волонтерський комітет, який відповідає щоквартально розпочати планування, тому ви не можете і#8217;t scrambling last-хвилин.

Для подальшого читання на бігу некомерційних заходах, перевірте ТехСуп’s ресурсів на технології для некомерцій та ]WildApricot’s-планування списку подій. Ці інструменти допомагають інтегрувати безкоштовне або дисконтне програмне забезпечення в процес планування.

Висновок: Кожен долар заощадив ноги далі для вашого використання

Закупівля благодійного заходу на обмеженому бюджеті не є і#8217;t означає, що заданість менше. Навпаки часто породжують творчість і глибоке залучення громад. Настроювання чітких цілей, важільне партнерство, спираючись на волонтерів, і фокусуючись на високопрозорих низькоконструкційних заходів, можна кинути захід, який відчуває щедру і професійну без шестигранної цінової бирки. Ваші прихильники запам'ятають пристрасть і мету, не лінії фантазії.

Починайте невеликий, ітерати і відсвяткувати кожен успіх. $5,000 чистий прибуток від $500 бюджет - це 900% повернення - набагато краще результат, ніж $ 10,000 подія, яка не в змозі $ 4000. План розумний, витрачається мудро, і дати вашу причину блиску. Це рецепт дійсно успішної благодійної події на бюджеті.