如何执行符合爱尔兰法律的隐私通知

4. 数据共享和第三方

披露个人数据是否与支付处理器、云服务商或营销平台等第三方共享。 列出接收者类别和共享目的。 如果数据被转移至欧洲经济区以外,则您必须说明已有的保障措施 — — 如标准合同条款(SCC)或适当的决定 — — 并提供有关如何获取这些保障措施副本的信息。

5. 保留期

指定您将保留每类个人数据的时间,或者至少保留用于确定这一期限的标准。例如,“我们保留命令数据7年以遵守税法”比“只要有必要”更明确。 定期的数据保留审计对于确保您保存的数据不超过合法期限至关重要。

6. 主计长和数据保护干事的联系方式

提供数据控制器(你的组织或决定处理目的和手段的法律实体)的身份和联系方式。如果需要指定数据保护官员(对于公共当局来说是强制性的 ) , 从事大规模系统监测或大规模处理特殊类别数据的组织包括他们的联系方式。 还包括你的组织的注册地址和数据保护电子邮件地址。

7. 向《宪法》提出申诉的权利

明确告知用户,如果认为其数据处理违反GDPR,他们有权向数据保护委员会提出申诉,提供与DPC投诉门户的链接,根据DPC的指导意见,这种信息必须明确和单独地提供,与通用联系方式分开。

执行隐私通知的步骤

从理论走向实践需要一种结构化的方法。 遵循这些步骤来建立符合爱尔兰法律标准的隐私通知。

步骤1:开展数据绘图工作

在写出个人隐私通知之前,您需要完整地了解您处理的个人数据。 绘制每个数据流: 数据收集方式、 数据采集方式、 数据采集方式、 信息传输方式( 网络表格、 电子邮件、 客户关系管理等) 、 目的为何、 以及共享对象。 这次审计将构成您通知的事实依据, 并有助于识别任何合法依据或安全漏洞。 必要时, 将结果记录在数据保护影响评估中 。

步骤2: 使用普通语言的草稿

将您的隐私通知写成一个清晰、简单易懂的语言。 避免使用法律术语、 被动声音和长句。 使用标题、 弹头和短段来提高可读性。 DPC 建议一种分层的方法: 在数据收集时使用简短的概要, 并链接到详细信息的完整通知。 例如, 在您的网站上有一个弹出标语, 写着“ 我们使用饼干来改善你的经验。 读读我们的完整隐私政策[link] ” 。

步骤3:在必要情况下征得同意

如果合法依据是同意,则必须通过明确的平权行动获得同意 — — 预先定档的复选框或通过滚动表示的同意在GDPR中无效。 使用一个不加控制的复选框、同意切换或正按钮点击(例如“我同意接受营销邮件 ” ) 。 保留关于何时以及如何获得同意的记录,包括当时提交的隐私通知版本。 根据2018年爱尔兰数据保护法,数字同意的年龄是16岁,因此,如果您处理儿童数据,就必须为16岁以下的人获得父母同意。

步骤4:显著的布告

304. 根据《国家人口与健康调查》,你的隐私通知必须“容易获取”。

• 链接到您网站的每个页面, 通常在页脚上。
• 在数据收集点显示它 — 旁边是报名表, 在离职时, 或在饼干同意的横幅上。
• 将它包含在您的移动应用程序设置菜单和电子邮件页脚中 。
• 对于离线数据收集(如纸质表格),在表格上打印通知或单独提供传单。

通知不应埋在条款和条件文件内,必须单独存在,立即可以查阅,而无须用户寻找。

步骤5:实施一个同意管理平台(CMP)

对于网站同意管理 — — 特别是饼干和跟踪 — — 则部署一个记录用户偏好,允许用户随时改变选择,并提供颗粒式选择入/选择出选项。 CMP必须屏蔽非基本饼干,直到获得同意。 根据ePrivacy指令(爱尔兰法律中实施),在设定任何饼干之前必须获得饼干同意,但网站功能绝对必要的饼干除外。 确保您的隐私通知清晰地描述了使用的饼干类型(基本、功能、分析、营销)和目的。

步骤6:维持处理活动记录

GDPR 第30条要求拥有250名或250名以上员工的组织(或那些处理与刑事判决有关的特殊类别数据或数据的组织)保持一份书面的处理活动记录。 即使你没有被法律要求,维持ROPA是最佳做法,将有助于你保持隐私通知的准确性。ROPA应该包括控制者的姓名和联系方式、处理目的、数据主体和个人数据类别、接收者类别、保留期以及技术和组织安全措施的说明。

步骤7:定期审查和更新

您的隐私通知是一份活的文件。 设定一个定期审查时间表 — — 至少每年, 或者当处理活动发生变化、 法律变更或 DPC 的新指导时。 每次您更新通知、 记录更改内容和原因, 如果更改对数据处理有重大影响( 如新目的) , 请在需要时获得新的同意。 通过您的通信渠道( 电子邮件、 网站横幅或应用通知) 通知需要大量更新的现有数据对象 。

维持遵约的最佳做法

除了强制性内容外,某些最佳做法可以加强你的遵守态势,提高用户的信任度。

使用分层通知

分层通知首先提出一个简短的、可消化的概要,并链接到更深层的细节。这个方法得到了DPC和第29条工作组(现为欧洲数据保护委员会)的明确认可。比如,在登记表上,您可以加入一句,比如“我们将使用您的电子邮件向您发送订单确认,并在您允许的情况下,发布营销提议。请参见我们的详细隐私政策 ” 。 这符合“简明”和“不可理解”的要求,而不会在数据收集时压倒用户。

采用普通语言和视觉辅助工具

测试您的隐私通知, 并给观众样本以确保它被理解。 使用图标、 图像和表格来解释数据保存时间表或国际传输等复杂议题。 DPC 发布了强调清晰度的隐私通知[ [FLT: 0] 指南。 避免“ 我们可以与信任的伙伴共享数据” 等闲话, 代之以指定合作伙伴, 或至少描述类别( 如“ 支付处理器如Frede 和 PayPal ” )。

为用户提供 Granular 控制

超越简单的“选择进入”复选框。允许用户选择他们同意的哪些类型的处理 — — 比如分析饼干、营销电子邮件和第三方数据共享的单独选项。 让它像它给它那样容易撤回同意。 “撤回同意”机制应该与最初同意请求一样突出,隐私通知应该解释如何这样做。

通过设计整合隐私

在每个新项目或进程开始时考虑隐私问题。 对任何高风险处理(例如, 大规模剖析、系统监测、特殊类别数据的处理) 进行一个DPIA。 您的隐私通知应该通过概述任何高风险处理和为减轻这些风险而采取的措施来反映DPIA的结果。 DPC 提供了 [[FLT: 0] DPIA模板和准则[[[FLT: 1]]。

继续更新DPC指南与执行

DPC经常发布决定、罚款和建议,从而形成遵守预期。 比如,最近的执法行动凸显了不使用预选的盒子表示同意的重要性,以及饼干旗上必须使用清晰的文字。 DPC的通讯并审查它们的执行行动页 。 您还应当监督欧洲数据保护委员会(EDPB)的准则,这些准则对DPC具有约束力。

处理特定设想

同意与合法利息

许多组织没有对所有处理都“同意 ” , 但这可能导致同意疲劳,而且具有讽刺意味的是,同意的有效性较低。 在可能的情况下,用“合法权益”来处理并非绝对必要,但对您的业务仍然很重要(比如,发现欺诈行为,如果关系存在的话,直接营销 ) 。 然而,合法权益并不能免除你的透明度 — — 您的隐私通知必须仍然描述合法权益和所完成的平衡测试。 记录您的LIA并在隐私通知中包含一个摘要。

儿童数据

儿童信息服务(DPC)的数据页提供了资源,包括“儿童数据保护指南 ” 。 您还必须确保您收集的最小化数据是健全的 — — 而不是从儿童那里收集到的绝对必要的数据。