与你的代表进行有效沟通的实用提示

与你当选的代表进行有效的沟通是民主社会中公民可以利用的最有力的工具之一,无论你关心的地方问题,州政策,还是联邦立法,知道如何联系你的代表,如何让自己的声音被听到,都能够对影响你社区和生活的决定产生有意义的影响,这个全面指南将引导你了解你需要了解的与你当选的官员进行有效沟通的一切,从准备和研究到后续和持续接触.

为什么你的嗓音比你想的更重要

在代议制民主国家,组成沟通是立法进程的重要组成部分,许多人低估了个人沟通对政策结果的影响。立法部门报告说,在某一问题一方收到的通信只有六到八个,可以被视为“滑坡 ” , 仅仅是因为他们从如此少数的人那里直接听到大多数问题。这说明你的信息不仅仅是海洋的下降,而是你代表决策过程中的一个重要数据点。

代表们说,沟通确实有其影响。许多立法者认为,信件不仅代表了作家的立场,也代表了许多其他不花时间写作的选民的立场。这种倍增效应意味着,当你花时间与你的代表进行深思熟虑的沟通时,你不只是为自己说话——你可能代表了你社区中许多与你有共同关切但又没有伸出手来的人的观点。

一个组成者可以提供独特的东西:个人故事、具体的当地例子或社区需求的第一手知识。这不仅仅是观点 — — 即华盛顿哥伦比亚特区说客不能复制的定性数据、情报。虽然当选官员从许多来源,包括党的领导、媒体报道和专业说客那里获得信息,但作为组成者,你的个人观点提供了这些其他来源无法提供的宝贵见解。

了解你的代表和立法制度

识别谁代表你

在与你的代表进行有效沟通之前,你需要知道他们是谁。你拥有多个当选官员代表你,在政府的不同级别上,在联邦、州和地方上。每一级别都处理不同类型的问题,因此,将你的沟通引导给适当的代表对于取得成果至关重要。

在联邦一级,你由两名美国参议员(代表你整个州)和一名美国代表(代表你特定的国会区)代表。在州一级,你有州参议员和州代表或议员。在地方一级,你可能有市议会成员、县专员、市长和其他市政官员。在联邦一级,你由联邦参议员(代表你整个州)代表。

寻找你的代表比任何时候都容易,要归功于在线工具。 USAGov的“联系你当选的官员”工具为国会议员、总统、州和地方官员提供了联系信息。您还可以使用诸如[ 众议院的“找到你的代表服务”[ 或[ 参议院的联系人目录[ 来定位你的联邦代表。

理解立法进程

为了有效地沟通,必须基本了解立法过程是如何运作的。这种知识有助于你把关注的焦点转移到正确的人身上。例如,你不会想就联邦问题与州立法者联系,反之亦然。

立法通常会经历几个阶段:引入、委员会审查、辩论、投票以及行政批准。了解某项法案的出台时间可以帮助您为最大程度的沟通时间。在立法过程的早期建立联系并与参议员、代表及其工作人员建立既定关系以便随着思想转化为法律而产生影响力是明智的。

立法工作人员的作用

虽然立法者可能是一个或两个问题的专家,但每位立法者都不可能掌握国会可能要处理的每一个问题。当选官员依靠工作人员、外部专门知识和组成投入来有效地代表本区或本州人民。理解这一现实很重要,因为您的大部分沟通实际上将由工作人员而不是直接由当选官员处理。

立法助理通常通过发送表格函来答复,而立法通讯员通常会写个性化的答复。立法工作人员是专业人员,认真对待组成沟通,向上级传达重要信息。国会工作人员将进入办公室的每一次电话都登录在数据库中,向议员通报其选民所处理的问题,他们利用这些数据为决策提供信息。

筹备有效沟通

彻底研究问题

在与你的代表接触之前,请花时间来了解您想要讨论的问题。收集相关事实、统计数据和支持您立场的例子。如果你关心某项具体立法,请了解法案编号、其现状,以及法案通过后的实际行动。

研究你的代表对这一问题的立场,如果他们公开声明了。请检查他们的网站、最近的新闻稿、投票记录和社交媒体的账户。在与国会议员沟通之前,访问他们的网站了解他们最优先关注的最新信息。这种背景知识可以让你更有效地调整信息,并解决你的代表可能提出的反对意见或关切。

组织您的思考和关键点

有效的沟通需要清晰和集中。在联系之前,请先整理好你的想法,找出你想要表达的最重要的观点。选择三个最强的点,最能说服立法者支持你的立场,并充实他们。一个清晰的结构有助于确保你的信息是连贯和有说服力的,无论是写信、打电话还是亲自会面。

想想是什么让你的观点独特或有价值的。你是否对问题有个人经验?你是否受到相关政策的影响?你是否拥有相关的专业知识?这些要素可以使你的沟通更加令人信服,更令人难忘.

编写辅助材料

影响公职人员的通信应该清晰、简洁、礼貌和合乎逻辑。以证据和实例为例,这些通信应该得到加强。收集支持性材料,如地方新闻文章、研究、个人故事或说明你观点的数据。但是,要有选择性 — — 你想要提供足够的证据来支持你的立场,而不必用太多的信息压倒你的代表或他们的工作人员。

选择正确的沟通方式

并非所有接触方法都具有相同的权重。研究国会行动的组织的研究都揭示了明确的影响力等级。最有效的方法需要付出更多的努力,方便个人的连接,而低功率的通用通信影响最小。理解这种等级可以帮助您选择最适合您处境的方法。

个人会议:黄金标准

直接的,面对面的互动是宣传的金本位,是构建关系,传递激情和诚意,详细讨论复杂问题的最有效方式. 面对面的会议是和当选官员沟通的更有效的方式. 个人或团体可以在华盛顿办公室或家乡地区安排个人会议.

个人会议表现出高度的奉献精神,将你从信上的名字转变为值得纪念的个人,它允许通过其他手段进行真正的对话。虽然安排会议比其他方法需要更多的努力和规划,但潜在的影响使你所关心的问题值得。

代表往往在他们的地区办事处比在华盛顿办事处有更多的时间,如果代表没有时间和地点,就准备会见高级工作人员——这些工作人员往往对政策决定有重大影响。

电话:直接和及时

电话是让大家听到你的声音的最有效快速方法之一。如果问题紧急,拨打电话而不是电子邮件。拨打电话是产生效果的最有效快速方法。电话显示的承诺程度高于电子邮件,并允许立即沟通,这在立法迅速推进时特别有价值。

国会的电话可以直接拨打,也可以拨打美国国会的电话交换机,电话号码是202-224-3121。节省时间和帮助国会的电话习惯之一是在手机中保存立法者的电话号码。这样可以方便地定期拨打,并持续处理当前的问题。

接听电话时,应该直接与工作人员而不是代表交谈。接听电话的人一般是工作人员助理或实习生,或者你可能需要留下语音邮件。他们会倾听你必须说的话,然后将你的信息传递给国会议员。如果与真实的人交谈会令你紧张,您可以在工作时间后打电话留下语音邮件。

书面信件:信件和电子邮件

信件和传真是同你当选的官员进行交流的极有效方式,书面信件可以使你提出详细,组织严密的论据,并提供你的信件的永久记录,个人信件会得到更多的注意,更可能得到答复,这些信件是能够解决个人与政府之间的问题的唯一信件,个人信件更有可能被代表引用.

许多立法者仍然认为,一个深思熟虑的、原创的、价值1000份的预写信件。尽管形式上的信件和请愿书可以表明对一个问题的支持范围,但个性化的信件却要大得多,因为它们显示了个人的思想和承诺。

无论是选择发送物理信件还是电子邮件, 都取决于您的时间和偏好。电子邮件更快, 并确保您的信件能很快到达, 而物理信件可能在大多数通信都是电子化的时代更加突出。两者在做得很好时都会有效。

市政厅和公共论坛

市民大会是直接与议员交谈的极好机会,让他们知道选民参与处理你关心的问题,这些公共论坛使你能够提出问题、分享关切、听取你的代表对各种问题的立场,也为了解其他选民对重要议题的看法和与志同道合的社区成员建立联系提供了机会。

市政厅可以特别有效,因为市政厅是在公众场合出现的,而公众场合中,其他选民以及有时媒体都目睹了你们的代表的反应。这种公共问责制可以使代表对组成问题作出更积极的反应。

社会媒体的参与

几乎所有国会议员都有脸书和推特账户。跟着你的参议员和代表,看看哪些问题对他们最重要,并分享你的观点。尽管电话和信件在议员和国会助理看来仍然更有份量,但通过社交媒体向议员们讲话的好处在于公众眼中出现。

社会媒体可以特别有效地建立公众意识,并展示社区对一个问题的支持,尽管它通常应该用来补充而不是取代更传统的沟通形式。社会媒体可以帮助人们提高对于你所倡导的问题的认识,并赢得对你的事业的支持。

正在手动您的信件以获取最大效果

开始强: 识别自己和目的

将您的姓名和地址写进您的姓名和地址, 以明确您居住在相关地区或州。这一点至关重要, 因为当选代表对自己的选民( 能够投票支持他们的人) 反应最积极。

如果你在讨论具体的立法, 请在您沟通的早期提及法案编号。这帮助员工快速理解您正在讨论的内容, 并正确处理您的信息。解释您是谁, 为何您打电话。请将您的事实和谈话要点准备好, 您只有几分钟的时间来表达您的观点。

清净、简明和专注

信件永远不应超过一页, 并且应该限制在一个问题上. 立法助理一天内阅读了许多关于许多问题的信件, 所以您的信件应该尽可能简洁, 信件/电子邮件的最大长度应该为1页。请记住, 信件很可能会被立法助理阅读, 并摘要提供给立法者, 所以一个简短的信件是最好的。

这个简洁的原则适用于所有交流形式。无论你写邮件、打电话、还是在市政厅发言,都要尊重你的代表的时间,做到简洁和专注。快说重点,明确你的情况,最后提出具体要求或行动呼吁。

分享您的个人故事和专门知识

记住,你的立法者的工作是代表你。你应该礼貌地对待问题,但不要害怕采取坚定的立场。记住,你当选的官员往往不会比你更了解某个问题。你的个人经验和当地知识是宝贵的资产,能够通知和影响你的代表对某个问题的理解。

分享这个问题如何影响你个人、你的家人或社区。如果你拥有与这个问题相关的专业知识,请提及你的资质和经验。个人故事和现实世界的例子往往比抽象的论点更有说服力,因为它们说明了政策决定对人类的影响。

保持尊重和专业的通音

在99%的国会电话中,你将会与立法者的工作人员交谈。不要高声说话或变得有争议。在所有谈话中要简短、友善和礼貌。任何对代表的口音和字词选择中,最重要的是保持礼貌,因为电话的另一端会更能为当事人所接受。记住,他们不会就自己职位对事务的立场作出任何最后决定;他们的工作就是简单地记下你的想法。

不要因为报复威胁或交换承诺会与国会沟通的目标相矛盾而使建立关系成为一场艰难的斗争,即使你强烈不同意你代表的立场,保持尊重的语气也增加了你的信息被认真对待的可能性,并会随着时间的推移而建立富有成效的关系.

提出具体请求

要求你的代表告诉他们你希望他们如何投票表决具体法案。要求采取具体的行动会给你以权力,使他们承担责任。无论你要求他们投票表决立法、共同提出法案,还是就某一问题公开发表立场,明确的请求都使你的代表更容易答复,并给予你具体的后续行动。

预先提问和反对意见

预想问题,你的立法者或工作人员可以问你,并有答案。如果问到一个你不知道答案的问题,你可以说不知道,但当你得到答案时,你愿意继续跟进。通过对您的立场可能提出的反对意见来思考,并准备答复,表明你已经透彻地考虑了这个问题,并有助于更有效地沟通。

样本通信模板

电话呼叫脚本

给代表办公室打电话时,如果有脚本或大纲,可以帮助你保持专注和自信。这里有一个基本结构,你可以适应:

导言:]"你好,我的名字是[你的名字],我是[你的城市/下]的成分,我呼吁对[具体法案或议题]表示支持/反对".

主信息:"我关心这个问题是因为[简单个人故事或理由]. [一两个关键事实或要点],我要求[代表名][你希望他们采取的具体行动]. "

结束:"谢谢你接我的电话,并将我的电文传到[代表名]。我能把你的名字作为我的记录吗?

保持简短的通话时间——通常为2至3分钟——足够了,工作人员可要求您提供联系信息,以便跟踪或向您发送有关代表职位的信息。

书面信件或电子邮件模板

结构良好的信件或电子邮件应包括以下内容:

Proper 地址和问候: 给您的代表使用适当的地址形式,所有信件都应该从亲爱的参议员/代表开始,也可以使用"荣誉者",然后是他们的全名.

打开段落: 表明自己为组成者,说明你的地址,并清楚说明你正在写的问题或法案。如果适用,请提及法案编号。

Body 段落 : 介绍你最强的两三个点。包括相关事实、个人经历或支持你立场的例子。解释这个问题如何影响你、你的家人或社区。

结束段落: 清楚地说明你希望你的代表采取何种行动,感谢他们的时间和考虑,愿意在需要时提供补充资料。

签名: 包含您的全名,地址,和联系信息,以便他们可以验证你是一个组成,并回复你.

与你的代表们建立长期关系

坚持不懈地参与,不只是在危机中

与立法者建立关系,不仅仅是在立法尚未通过时与立法者联系,有助于确定你是一个知情、坚定的成员,其意见具有影响力。考虑定期联络,感谢代表支持投票,分享社区问题的信息,或提供你专业知识范围内的专题专门知识。

与你们当选的官员持续对话,是确保他们了解他们的决定将如何影响家乡选民的最佳方式。随着时间的推移,建立这种关系,在出现紧急问题时,你的沟通将更加有效。

提供你的专长和支持

向参议员或代表提供与重要思想和医疗问题相关的信息和反馈有助于建立持久的双向关系,同时指出这与总是要求某种东西形成对比。如果你拥有与你代表所处理的问题相关的专业知识、社区知识或个人经验,那么你愿意充当资源,这可以帮助你的代表更有效地开展工作。

记住和引用上一个交互

提醒立法者或工作人员注意你最近的会面或互动。个性化可能意味着你的信息会受到更密切的注意。跟踪你的通信并参考先前的谈话,可以显示你的持续参与,帮助工作人员记住你是谁,你关心什么。

参加多种形式的接触

与公众交流的媒体和网络媒体都一样, 也更能吸引公众关注。

跟踪和衡量你的影响

跟踪您的通信

记录你与你的代表联系时、你讨论过的问题和收到的任何答复,这有助于你适当跟踪和跟踪你的代表的立场或行动是否符合你的要求,也有助于你避免重复同样的信息,因为这可能会适得其反。

战略后续行动

初步接触后,战略后续可以强化你的信息,并表现出持续的兴趣. 如果你在几周内没有得到回复,那么应该用简短的信息来跟进询问你的调查状况. 如果你联系他们的立法正在取得进展,请再次伸出手来重申你的立场.

不要仅仅依靠电话上的口头“是”来表示。发送一个确认邮件,包括决策者的角色和他们可以期望的,时间,媒体是否在场,是否有联系信息,以及任何其他重要的后勤细节。这一原则适用于您在通信中讨论的任何承诺或下一步。

致谢和表彰

支持你的代表时,请告知他们你很欣赏。发送感谢信、在社交媒体上发表正面评论或致电办公室表达你的感谢。积极的加强鼓励代表们继续采取你支持的立场,并加强你与办公室的关系。

监听表决记录和公开声明

关注你们的代表如何投票解决你们关心的问题,以及他们公开采取什么立场。这些信息有助于你们了解你们的沟通是否产生影响,并告知你们未来的参与。许多组织和网站跟踪投票记录,使选民能够方便地获取这些信息。

避免常见错误

联系不代表你的代表

当选代表对自己的选民(能够投给他们的人)反应最积极,因此,请确定优先召集代表你的代表国会议员。召集不代表你的成员是无效的 — — 这样做可能会阻止选民的呼唤,而这种呼唤可能会产生更大的影响。集中力量于自己的代表,他们有责任倾听和代表你的利益。

使用没有个性化的表单字母

虽然格式字母和模板可以成为有用的起点,但您应该用自己的文字写字母。表格字母可以被统计、丢弃或电子存储。要花时间将您的信息个性化,就能够大大提高其影响,并表明您对问题的真正参与。

模糊或无重点

避免散布涉及多个无关问题或未能明确阐述你想要的信息。每次沟通都集中在一个问题,并提出具体、可采取行动的请求。在没有明确询问的情况下,模糊表达关切,使代表们难以作出有效回应。

提供不准确的信息

提供不准确的信息会损害你的信誉,并可能破坏你的信息。如果你对某一事实或统计数据不肯定,要么在将事实列入之前就予以核实,要么承认通信中的不确定性。

近期结果的预期

政策改变通常需要时间,而你可能不会看到沟通的直接结果。要取得有意义的结果,可能需要时间和耐心。如果您的代表不立即改变立场,或者立法不立即通过,就不要灰心。持续、持续地参与对政策结果的影响往往需要时间。

各级政府的特殊考虑

联邦代表

联邦代表通常拥有比州或地方官员更大的工作人员,处理范围更广的问题,他们可能不太容易参加面对面的会议,但往往有完善的处理组成通信的制度。联邦问题包括国防、移民、联邦税收、州际商务和跨越州界线的其他事项。

州立法者

在州一级,官员往往人数较少,个人接触的影响也更大。州立法者往往处理教育、州税、刑事司法、医疗政策和环境条例等问题。他们可能比联邦代表更容易获得,更能回应个人成员接触。

当地官员

市政会议成员、县专员和市长等地方官员通常人数最少,与选民的联系也最直接。他们处理诸如分区、地方基础设施、公共安全和社区服务等问题。你可能有更多的机会与地方官员面对面互动,而你的个人沟通可能对地方政策决定产生重大影响。

利用技术促进现代宣传

在线工具和平台

众多的在线工具可以帮助简化与您代表的联络程序. USA.gov 等网站帮助您识别和联系您在各级政府的代表. 一些宣传组织提供了平台,可以让您能够方便地同时向多个代表发送信息,尽管个性化的个人信息通常具有更大的影响.

电子邮件和在线联系表

大多数代表现在在其官方网站上都有在线联系表。这些表格确保您的信息能够送达适当的工作人员,并登录在他们的组织通信系统中。在使用这些表格时,遵循与书面信函相同的原则:清晰、简明和具体地说明您要求的内容。

社会媒体战略

社交媒体平台为公众与你的代表接触提供了独特的机会。在使用社交媒体时,记住你的沟通是公开的,既可以是优势,也可以是考虑。公众评论可以帮助建立意识,展示社区支持,但它们应该保持尊重与建设性的语气。

考虑使用与特定立法或问题相关的标签来提高知名度。将您的代表贴在岗位上,以确保他们看到您的信息。分享相关新闻文章、研究或个人故事,说明问题为何重要。与其他对您代表职位发表评论的选民接触,建立社区对你所关心问题的支持。

与宣传组织合作

联合力量争取更大影响

个人沟通固然重要,但与宣传组织的合作可以扩大你的影响。专注于你所关心的问题的组织往往拥有有效宣传、与立法者建立关系以及协调大规模成员外联活动的能力等方面的专业知识。

许多宣传组织在考虑重要立法时会发出行动警报,从而方便您在关键时刻与您的代表联系。它们也可以提供培训、资源和模板,帮助您更有效地沟通。

平衡个人和协调倡导

最有效的方法常常将协调的倡导努力与个性化的个人沟通结合起来,在符合你的价值观时参与有组织的运动,但总是增加你的个人视角和故事,以突出你的信息,这种结合表明对一个问题的支持范围很广,而且个人的关心也很深。

了解更广泛的宣传背景

制宪交流在民主中的作用

与代表的有效沟通不仅仅是影响具体政策结果的一种方式,而是一种民主公民意识的根本行使,是一种特权和与政府官员沟通的义务,定期与议员接触有助于确保当选官员对其所代表的人民负责,并确保政策决定反映社区的需要和价值观。

建设公民能力

当你发展与代表沟通的技能时,你也在建设更广泛的公民能力。你正在学习政府如何运作,更深入地理解政策问题,发展信心和知识,以便更充分地参与民主进程。这些技能和经验可以激励社区中的其他人也更加参与。

公民参与的累积影响

个人沟通很重要,但许多参与公民与其代表沟通的累积效应可以产生变革性效果。当代表不断听到选民对特定问题的看法时,它就表明这些问题是其社区的优先事项。这种集体声音可以改变政治优先事项,影响立法议程,并最终导致有意义的政策变革。

克服沟通的共同障碍

电话焦虑症

电话焦虑是真实的,当电话被打到政府办公室时,接听电话可能显得令人无法忍受。这也是在您关心的问题上摇摆会员投票的最有效方式之一。如果你对打电话感到紧张,请记住,接听电话的工作人员会接受训练,与选民交谈,他们整天都这样做。

召集国会议员的想法听起来可能很可怕,但整个过程可能不会比预期的要可怕得多,而且可能不到五分钟就结束了! 准备一个剧本,练习你想说的话,记住另一端的工作人员想听你的——实际上他们的工作就是倾听选民的意见。

寻找公民参与的时间

许多人想与代表接触,但为了在繁忙的日程中找到时间而挣扎。好消息是,有效的沟通不需要几个小时的时间。电话只需几分钟。电子邮件可以在15-20分钟内写出来。即使是少量的一贯参与,也会产生有意义的影响。

考虑将公民参与融入常规。每周留出几分钟时间检查您关心的问题,并在适当的时候与您的代表联系。请您签署您信任的组织的行动警告,以便在需要及时沟通时通知您。

处理分歧

你可能并不总是同意你代表的立场,他们可能不会根据你的沟通改变主意,这并不意味着你的努力是浪费的,即使代表不改变他们的投票,组成沟通也帮助他们了解他们选区的各种观点,并能够影响他们将来如何处理相关问题.

在政治中,你没有永久的朋友和永久的敌人。在一个问题上与你有分歧的代表可能是一个在另一个问题上有同盟关系的代表。即使你不同意,也保持尊重的沟通,为未来的合作敞开大门,并显示成熟的公民参与。

结论:你的声音作为变革的工具

与你们当选的代表进行有效的沟通,是你们能够参与民主,影响影响你们生活和社区的政策的最直接和最有力的方法之一,无论你们是就具体法案,写地方关心的问题,还是同你们的代表会面,讨论复杂的政策问题,你们的声音问题,并且能够真正地有所作为.

记住有效的宣传建立在准备、清晰、尊重和坚持的基础上。需要时间来研究问题和理解立法程序。清晰而简洁地沟通,分享个人观点,提出具体要求。即使你不同意,也要保持尊重的语气。并持续地参与,与你的代表及其工作人员建立关系。

政策改变往往需要时间,而你的个人沟通是民主对话的一部分。每一次电话、信件、电子邮件和会议都有助于对话,有助于确保当选官员听到和理解他们所代表的人民的关切。

随着你发展与代表沟通的技巧和信心,考虑与其他人分享你学到的知识。鼓励朋友、家人和社区成员也发出他们的声音。公民与其代表积极接触越多,我们的民主就越强大,反应就越积极。

你们的代表为你工作。他们需要听到你们的声音,以有效地代表你们的利益和你们社区的利益。通过周密和一贯的沟通,你们不仅仅是影响个人的政策决定,你们正在参与正在进行的民主治理工作,并帮助塑造你们社区、你们的国家和你们国家的未来。

关于寻找和联系你当选官员的更多信息,请访问 USA.gov的当选官员名录[或国会.gov. 联邦代表的索引,你的声音很强大——用它。