导言:平衡调查廉正与雇员权利

工作场所盗窃和员工不当行为可能威胁到组织的底线,损害信任,并造成法律责任。 当雇主或执法人员发起调查时,他们必须浏览一系列复杂的法律要求,其中主要包括合法授权的必要性。 确切了解何时需要授权,如何获得授权,以及是否存在例外对于任何调查员、人力资源专业人员或法律顾问都至关重要。 该条提供了全面的、注重实践的指南,以证明工作场所盗窃和不当行为调查的要求是合理的,包括法律依据、隐私期望、数字证据、同意以及不遵守的严重后果。

理解准证的法律基础

美国宪法第四修正案保护个人免遭不合理的搜查和扣押。 虽然修正案直接适用于政府行为者,但其原则却影响许多工作场所调查,因为执法人员经常参与其中。 逮捕令是授权搜查或扣押的司法命令。 若要有效,必须基于可能的理由,并附有书面证词,说明具体地点和物品,并由中立法官签发。

在私人部门,雇主在搜查公司财产之前不需要获得搜查令。 但是,当执法部门参与调查 — — 或当雇主作为政府代理人时 — — 第四修正案的搜查令要求也随之而来。 这一区别至关重要。 例如,如果警官要求管理人员搜查雇员的办公桌,那么搜查可以被视为政府行动,并且要求搜查令,除非适用例外。

工作场所调查何时需要出示逮捕证?

公共部门与私营部门雇主

政府雇主(联邦、州和地方机构)直接受《第四修正案》的约束。 公共部门雇主对不当行为证据的任何搜查通常都需要搜查令,除非属于公认的例外,如同意、紧急情况或搜查与工作无关的目的(如清查),而私营雇主在进行内部调查时一般不受《第四修正案》的约束。 但是,如果涉及执法,情况就会发生重大变化。

执法参与和“代理人”理论

如果警方或联邦特工要求、鼓励或积极参与私人雇主的搜查,搜查可被视为国家行动。 法院审查政府参与的程度:警察是否只是自愿接受证据,还是他们指示搜查的时间、范围和方式? 后一种情况通常引发搜查令要求。 例如,在美国诉Walther[(1986年9月9日Cir.)中,法院认定,当一名航空安全官员应缉毒局特工的明确要求搜查包裹时,搜查是政府搜查,需要提出合理理由。

工作场所隐私的预期

搜查令要求取决于雇员在搜查地区或物品时是否 " 合理期望隐私 " 。最高法院在[ O ' Connor诉Ortega[ (1987年)中承认,公共雇员在其办公室、办公桌和档案柜中享有一些隐私权。但是,这种期望可以因雇主政策、共享工作空间或就业性质而降低。

  • 工作空间是私有还是共享 。
  • 雇主是否宣布了监督政策。
  • 雇员是否拥有专属控制权(例如,一个锁好的办公桌或个人储物柜)。
  • 行业规范和工作职责(例如,银行出纳员在现金抽屉中的隐私较少).

一般来说,如果对隐私的期待是合理的,那么在执法部门可以进行搜查之前,需要出示搜查令,没有搜查令,任何获得的证据都可以在刑事诉讼中予以压制。

获得合法授权的关键要求

必要时,调查人员必须满足若干严格的程序要求,任何人若不这样做,则令令无效,由此产生的证据也不可受理。

可能的原因

整个情况会导致有理智的人相信犯罪或不当行为的证据位于被搜查地点,这有可能导致原因。 对于工作场所盗窃,这可能包括监控录像,显示雇员拿走物品、证人证词或库存记录不一致。 重要的是,可能的原因是新鲜信息削弱了理由。

亚菲达维特

调查者必须准备一份宣誓宣誓书,详细列出确定可能原因的事实。 宣誓书应该详尽无遗,包括日期、姓名、具体观察以及信息是如何获得的。 结论性陈述(我们认为雇员被窃)是不够的。 证明人必须解释这种信念的依据。 证人通常是执法官员,但私人调查员可以提供构成官员在 " 集体知情 " 学说下宣誓书基础的信息。

特殊性

搜查令必须具体说明搜查地点和扣押物品。 搜查令可能过于宽泛,授权搜查整个办公楼以获取“盗窃证据 ” 。 相反,搜查令应当具体指明“215办公室的办公桌、档案柜和计算机塔 ” , 并列出“6月1日至15日的现金登记收据、序列号为XYZ的iPhone 12以及与账户12345有关的任何文件 ” 。 这防止了探险活动,保护了无关的私人材料。

司法核准

中立和独立的地方法官审查宣誓书,如果法官发现可能的理由,而且逮捕令是适当的,他们必须签署。 调查人员必须在法律规定的时限内(通常在联邦案件中为10天,但在某些州更短)执行逮捕令,并且只在规定的时间(通常是早上6点至晚上10点)之间执行,除非授权夜间搜查。

要求的例外

某些例外情况可以允许执法部门在工作场所进行无证搜查:

  • 同意:对该地区拥有权力的人(例如雇员或拥有共同权力的主管)的自愿同意。
  • 紧急情况:证据被销毁、逃跑或对他人造成伤害的即时危险。
  • 平面观点:合法在场的军官在明显可见的情况下看到违禁品或证据。
  • 盘存搜查[:扣押财产的标准程序。
  • 特殊需要:为非执法目的进行搜查,例如确保工作场所的安全(例如,在安全敏感工作中进行药物检测)。

然而,对这些例外作狭义的解释,调查人员应在可行的情况下获得搜查令,以避免法律质疑。

隐私期望和雇员权利:关键案例法

奥康纳诉奥尔特加(1987年)

最高法院认为,在这一具有里程碑意义的案件中,公职人员对其办公室和办公桌的隐私有合理的期望,但法院也承认,如果搜查开始时是合理的,范围也是合理的,那么,监督人员为非调查目的(如检索所需档案)或因与工作有关的不当行为而进行的与工作有关的搜查可能是合理的,但法院强调,搜查令要求对于没有执法部门参与的公共雇主来说并非绝对的。

安大略省市诉Quon(2010)

此案涉及的是电子通信中的隐私问题,一个警察部门搜索了一名官员在政府发的传呼机上发送的个人短信,法院(没有做出裁定)认为该官员对隐私有合理的期望,但认为搜查是合理的,因为它是出于合法的工作目的(审计过度),而且没有过度侵扰。 Quon 表明,即使存在隐私期望,政府内部调查可能也无需“合理”的逮捕令。

美国诉齐格勒[](2007年9月)

在本案中,法院处理了雇主同意搜查雇员计算机的问题,雇主自愿允许联邦调查局人员搜查雇员办公室计算机。 法院认为,由于雇主对计算机拥有共同权力(即公司财产),因此雇员对隐私的期待客观上是不合理的,而且搜查没有违反《第四修正案》。 经常援引这一案例来支持私人雇主可以同意执法搜查公司所签发设备的说法。

对数字证据的特殊考虑

工作场所调查越来越多地涉及计算机、智能手机、电子邮件服务器和云存储。 数字证据提出了独特的授权令问题。

公司自有设备与个人自有设备

对于公司发行的装置,雇主一般有权查阅数据,特别是如果雇主有明确的书面政策表明没有隐私,而且该装置受到监督,如果执法部门想搜查公司发行的装置,如果雇员没有专属隐私权,雇主可以同意,但是,如果该装置是个人的(BYOD),雇员可能保留对隐私的合理期望,除非适用例外,否则需要签发搜查令。

《存储通信法》

SCA(18 U.S.C.§2701-2712)限制了政府获取存储的电子通信。 一般来说,执法部门需要获得授权令,迫使供应商(如电子邮件服务或雇主的IT部门)披露存储180天或更短时间的通信内容。 对于存储时间较长的信息,在一些线路中传票或法院命令可能就足够了。 调查人员必须知道这些重叠的要求。

云存储和第三方数据

如果员工使用公司提供的云存储(例如Google Workspace,Microsoft 365),雇主可能可以通过其行政控制获取数据。 但是,如果执法部门直接从云提供方请求数据,提供方通常需要授权令或有效的传票。 最高法院在[Carpenter诉美国[(2018年)中的裁决将授权令要求扩大到某些类型的第三方数据(细胞所在地信息),下级法院正在努力将其应用于云数据。

同意的作用和公司政策

同意是工作场所调查中最常用的绕过要求的途径之一。 但同意必须是自愿的、具体的,并且是由拥有实际或明显权威的人给予的。

明示与默示同意

明确同意是指雇员签署确认搜查政策或口头同意搜查。 暗示同意可以从雇员的行为或工作职责中推断出来。 例如,使用公司卡车并知道GPS跟踪被使用,可被视为默示同意地点监测。 但是,法院对暗示同意持谨慎态度,特别是对于高度侵入性的搜查。

书面政策和承认

最佳做法是,制定明确的书面政策:(1) 规定随时对公司财产(包括办公桌、柜子、计算机和电子设备)进行搜查;(2) 告知雇员他们对这些领域的隐私没有期望;(3) 规定对用于工作的个人装置也可进行检查;(4) 要求雇员签署承认书,这些政策降低了隐私预期的客观合理性,使雇主更容易同意执法搜查。

第三方同意

在许多情况下,如果主管或信息技术管理员拥有共同的权力,他们可以同意搜索某个区域或设备。 例如,如果雇员与同事共用一个办公桌,那么任何一位占用者都可能同意搜索办公桌。 但是,对于只有雇员使用的锁紧的档案柜,主管的同意可能是不够的。 法院权衡整个情况。

不遵守情事的后果

不遵守搜查令的要求会对调查造成毁灭性后果。

排除证据

如果在没有搜查令的情况下获得证据,那么排除规则通常会阻止其在刑事诉讼中使用。 这可以摧毁盗窃或不当行为案件。 该规则不仅适用于主要证据,也适用于“毒树果子 ” — —任何通过非法搜查而发现的衍生证据。

1983年《民事责任法》

公共雇员可以依据《美国法典》第42编第1983条控告政府雇主或执法人员侵犯其《第四修正案》权利,私人雇主与政府官员协同行事也可能面临1983年的求偿要求。 此外,雇员还可以以不当搜查为由提出侵权索赔(如侵犯隐私、不当解雇)。 私人雇主可以要求政府雇员赔偿。

刑事处罚

极少情况下,个人如果知情进行非法搜查,可能会根据禁止非法监视、计算机入侵或公务不当行为的国家法律受到刑事指控。

名誉和财务损害

即使没有诉讼成功,对非法调查的看法也会损害雇主的声誉,削弱雇员的士气,导致代价高昂的和解。

合法工作场所调查的最佳做法

为了避免法律漏洞,同时仍然有效调查盗窃或不当行为,遵循这些实际步骤:

  1. 制定明确政策:执行并传达一项全面的搜索和监测政策。获得所有雇员的书面承认。定期审查和更新政策以反映技术和法律的变化。
  2. 咨询法律顾问(早):在任何搜查,特别是涉及执法的搜查之前,律师可以审查计划,律师可以帮助评估是否需要逮捕令,或者是否适用例外。
  3. 记录一切:对观察到的不当行为、政策承认和同意进行详细记录。如果同意,雇员必须签署一份同意表,列明搜查范围。
  4. 有限搜查以至商业需要:不要从事探索性捕鱼,明确阐明搜查的目的,并限于有可能找到证据的地区。
  5. 分离内部和执法角色:如果涉及到执法,那么就明确区分私人雇主与政府行动的独立调查。 避免让官员指导内部搜查的时间或范围。
  6. 怀疑时持有逮捕证:执法部门需要搜查私人区域或个人装置时,最安全的行动方针是获得逮捕证,即使需要额外时间,逮捕证也保护证据的可采性,并保护调查人员免于承担责任。
  7. 培训调查员:人力资源工作人员、安全人员和管理人员应定期接受关于搜查和扣押法、隐私期望和证据保存适当程序的培训。

结论

要求搜查令是工作场所合法调查盗窃和员工不当行为的基石。 无论您是私人雇主、政府机构还是执法人员,了解何时需要搜查令 — — 以及如何适当获得搜查令 — — 都对保存证据、尊重员工权利以及避免法律制裁至关重要。 隐私期望、数字数据、同意和《第四修正案》的交叉需要认真的规划和法律指导。 调查人员通过遵守这一条所列举的原则,可以进行彻底、合法的调查,这些调查可以在任何论坛接受审查。

进一步阅读时,请参考美国司法部的《逮捕证犯罪资源手册》、康奈尔法律信息研究所的第四修正案概述[以及最高法院在[O ' Connor诉Ortega[ 中的意见。