共同文件提交方法概述

檔案提交法是任何有組織文件管理系统的支柱。 不管是獨立專業者、小企業主,還是大企業的一部分, 您檔案的结构會直接影響您快速检索信息、守法、降低操作管理的能力。 雖然原文章引入了五種標準方法 — — 偏見、數位、時間、地理和主题文件提交法 — 每种方法都有微小的分別, 它們能依具体情况而做出或打破其有效性。 下面, 我們先深入地考察每一种方法, 包括現實世界的應用程式、优点和局限性, 然后再探索這些傳統原理與科技相融合的現代混合數位數位系統。

字母檔案

字母檔案依據名稱、 標題或關鍵字的首個字母( 及後來的信件) 排列文件。 它是對大多數人來說最直覺的系統, 因為它反映了字典、 目錄和圖書館如何整理信息。 这种方法被广泛用于客戶端記錄、 人事檔案、 供應器目錄和一般函文 。

优点

  • 易懂 : [[FLT: 1]] 不需要複雜的訓練。 幾乎任何人都可以簡單地按字母順序掃描來定位檔案 。
  • 存取的描述:[ 对于中小的收藏,检索几乎是即刻的,尤其是如果结合了清楚的標籤.
  • 減少了錯誤的檔案: 由于此顺序是以已知的序列(字母表)为基础的,相比于依赖密碼的系統,使用者不太可能把文件放在錯位.

缺点

  • 高音量的拼接: 随着檔案的积累,系統變得密集。例如,一個公司,在"Smith"下有上千個客戶端資料夾,可能需要分類(例如,由名字或ID來排序) 。
  • 稀疏的可縮放性 : [[[FLT: 1]] 字母排序不依自然而然地按主題或日期將相關項目分组。 对于大型數據庫, 數位或數位系統效率更高 。
  • 名稱不一致: "McDonald" vs. "MacDonald" 或"St. John" vs. "Saint John"等變化可能導致困惑,除非建立严格的引用規則.

字母化的檔案工作在文件量仍然中等且主要搜尋標準是人、組織或產品的名字的環境中最有效。對圖書館來說,它是虛構收藏的標準,但非虛構常常會切換到像杜威十進制分類這樣的按主题的系統。

數字檔案

數值檔案為每個文件、資料夾或記錄指定了一個獨有的數值符號( 或字母代碼 ) 。 這個系統在会计、 法律惯例、 醫療記錄和目錄管理中盛行, 其中保密和依次追蹤是优先。

优点

  • [ [FLT: 0]] 增加保密性 : [[FLT: 1] 數據顯示沒有內容的資訊。 這對病人檔案或法律協定等敏感文件至关重要 。
  • 容易追蹤和擴張: 新的文件被指定下一個可用的號碼, 使得在不打擾现有命令的情况下加入檔案簡單化 。
  • 支持交叉參考: 有了索引,单一文件可以連結到多位數字(例如发票號碼,客戶身份證,專案代碼).

缺点

  • 需要可靠的索引: 沒有可搜尋的索引(文件或數位索引),如果您不知道文件的號碼,就找不到文件。
  • 教訓高層: 教員必須學習使用索引系統,
  • 密斯菲林很難被測測:[ 一個被錯誤的數字可以埋在其它數千人中, 可能直到需要檔案而找不到文件才被注意到 。

數字檔常常會與按年齡的元件對齊, 例如, 按數字填表但日期交叉參考的发票。 在現代的設定中, 很多組織使用 的記錄管理系统[ , 自动指定索引號碼、 混合紙和數位方法。

紀錄檔案

紀錄檔按日期、月、年排列文件, 或依次或依次排列。 這種方法最理想的追蹤事件: 專案時間表、函記紀錄、 帳戶交易、 法律案例紀錄 。

优点

  • 使用者可以看到完整的事件序列,
  • 向前轉, 以維持: 新增文件只需要放在适当的日期部分的尾端( 或起始) 。
  • 〔〕 与其他系統合作良好: 年紀常被用為字母或數字系統的子類型(例如,按日期排序的客戶的所有发票)。

缺点

  • 很難找到特定文件: 如果你大概記得一個日期, 你可能要掃描一個範圍。 要精确地检索, 需要一個互补索引 。
  • 需要一致更新 : 如果文件被添加成不順序或沒有正确加印日期, 序列會斷裂 。
  • 依據於此, 單單是按時序的檔案就可以成為繁忙的日期清單。

時序檔檔被广泛用于電子郵件管理與數位檔案的歸檔中, 日期印章是自動的。 对于物理檔案, 它在日誌条目、 每日紀錄、 和客戶端的指定歷史中很常见。 當與可搜尋的數據庫配對時序分析時, 它會成為一個強大的工具 。

地理文件

地區檔案群按地點、州、市、區、甚至特定地址來看。 這種方法对于跨多個區域經營的企業, 如地產公司、物流公司、管理地區數據的政府机构, 都至关重要。

优点

  • 特定位置存取:[ 使用者可以快速拉起與特定區域有关的所有檔案,以便做市場分析,遵守管理,或作操作計劃.
  • 分布式球隊的自然組合:[ 不同地区的銷售隊可以保持自己的子檔案,而中央系統仍按地理排列.
  • 方便地區報告: 檔案已經按地理位置排序, 按位置汇总資料是直接的。

缺点

  • 相關文件可能會在「歐洲」或「法國」下提交, 需要交叉參考。
  • [ [FLT: 0] 高度維持 : [[FLT: 1]] 政治界限變化, 新的區域出現。 分類系統必須更新以保持精確性 。
  • 限量交叉參考: 移到新區域的客戶端的檔案可能需要重新提交,或者复制副本建立,兩者都可能存在不一致的危险。

地理檔案的確有效,但與其它方法相结合,例如先按國家填表,然后按字母在每个国家內排列。數位系統可以覆蓋地理標籤,而置於任何主機分類之上,使基于位置的检索具有高度的灵活性。

檔案

專題檔案按題、 類別或主題整理文件。 此方法在研究室、 學術部門、 銷售團隊、 以及任何以內容而不是名稱或日期來取得資訊的環境中很常见 。

优点

  • 內容研究的直覺:[使用者可以浏览特定主题的所有材料,而不需要知道姓名或日期。
  • 相關文件可能來自工程、銷售與法律,
  • 鼓励透彻的發現 :[ 在檔案按主題組成時,使用者常常會發現意想不到的連接和相關內容.

缺点

  • 以「金融」為主題, 除非子類被精心定義, 才能氣球進入數百個資料夾。
  • 需要频繁的重整: 随着新的主体出现或老的主体已过时,分类法必須修改,而這工作很耗時。
  • 粗放: 文件可能屬於多項主題(例如,關於非營利者的稅法的文章)。沒有明确的規則,它可能會被不正確地提交 。

主题檔案通常使用分級結構( 如 包含子主题的主要題) 管理複雜性。 许多數位內容管理系統都依賴此方法, 使用標籤和類別, 而不是物理資料夾。 關於建立有效分类的指南, 請參考[ [FLT: 0] ISO 25964 標準, 用于 sauuri 和 互操作性 [[FLT: 1] 。

數位檔案系统和混合方法

如今,大多數組織不只依靠紙面檔案。數位檔案系統 — 不管是基于雲面的文件管理平台、本地網路驱动器,還是專業軟體的發出者強烈的搜尋、版本控制和存取權限。 然而,五個經典方法的原理仍然适用。

混合方法將多種方法结合到一個系統內。 例如, 您可以使用 [[FLT: 0]] 數字标识符來對文件代碼, [[FLT: 2]]] 按建立日期排列 [[FLT: 3] , 以及 [[FLT: 4] 以主題標籤 [[[FLT: 5]] 以發現。 現代平台可以由所有三個元件自动索引檔案, 允許您用任何屬性來过滤或搜尋 。

在從一個純物理系統轉移到數位系統時, 考慮以下:

  • 相容命名約定 : 使用一种既能工作於數位備份又能工作於物理備份的统一格式(例如YYYY-MM-DD Subject Description).
  • 元数据標準 : [[FLT: 1]] 抓取按鍵字段(客戶名稱,日期,主题,位置),以便在不依赖資料夾分級的情况下,有效检索 。
  • 對於HIPAA或GDPR等受規定管束的業務,數位系統必須保持審查追蹤和存取控制。
  • 融入现有的工作流程:[ 檔案系統應該符合你的團隊自然工作的方式,而不是相反。

數位檔案最佳作法的完整概述,

如何選擇右檔案方法

選擇檔案法不是一刀切的決定。 正確的選擇要靠對您的需要的仔细分析。 使用以下標準來縮小選項 :

  • 文件卷 [[FLT: 1] 小集(500檔以下) 的字母或按時表系統效果良好。 大集通常需要數位或按主题的方法, 并需要數位索引 。
  • 原始存取模式 : [[FLT: 1] 您如何最常地尋找檔案 ? 名下? 日期? ? 主题? 選擇符合您典型搜尋行為的方法。 如果您需要多個存取路徑, 請考慮混合或數位系統 。
  • 拼寫要求:[ 以團隊为基础的環境受益于每個人遵循相同規則的标准化系統。如果涉及遠端小組, 最好能建立以角色為主的以雲为基础的數位檔案系統。
  • 金融、法律與醫療記錄通常需要數位檔案, 才能有審查記錄與隱私。 請在決定前檢查各行各業的規定。
  • rowth 預測 : [[FLT: 1] 您的文件量在兩年內會翻倍嗎 ? 選擇可縮放的方法( 數字或有子類別的對話) 以避免在以后痛苦地重覆 。
  • 包括「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、「超級的」、超級的」、「超級的」、「超級的」、超級的」、「超級的」、「超級的」、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、超級的、

也明智的是先用一小片檔案來試驗您所選擇的方法, 然后再大放其外。 這可以讓你找出一些實際的問題, 例如分類上的模棱两可或检索速度慢, 以免它們成為系統性問題 。

維持您的檔案系統的最佳做法

檔案系統只會保持它。 執行這些最佳的操作會將您的檔案保持長期排列和存取:

  • 建立清楚的命名規則 : 記錄您的會議, 以取得標籤、 資料夾名稱和檔案代碼。 放在一個醒目的位置, 或是將它們包含在共享的知識基礎中 。
  • 定期審查: 安排季度或半年度的審查,以清除已过期的檔案,更新錯誤的分類,并精細分類。
  • 使用交叉參考和索引: 對物理系統,保持索引卡系統或簡單的表格,把每份文件映射到其主檔案和副檔案的辨識器。
  • 標準檔案供應: 使用统一的顏色編碼標籤、掛掛資料夾和分隔器,以更快地進行視覺掃瞄。
  • 訓練所有使用者: 提供初始的訓練和復習課程。
  • 重新裝入數位檔案 : [[FLT: 1] 如果您使用數位元件, 請確保自動備份到位。 具有版本歷史( 如 Google Drive 或 SharePoint) 的雲位服務會增加一层安全 。

更深入地研究記錄保留時間表和處理, 參考UK國家檔案保存指南[,

結 论

選擇正确的檔案法是影響日常生产力、遵守和長期信息管理的策略性決定。 古典方法 — — 字母、數目、時間、地理和主题檔案都具有明顯的优点,但最有效的系統往往混合多种方法,或者采用數位工具,自動處理交叉參考和搜尋。 通过評估你的體积、存取模式、团队结构和長大計劃,你可以選擇一种不僅能满足今天需要,而且能适应明天的挑戰的方法。 實施所選的系統,其命名、定期審查和全面訓練,並將文件超载性轉為一個油好的信息資產。