国家机构如何共同努力為你服務

國家機構是全美國公共服務的支柱, 合作在複雜的網路上向成百上千的居民提供重要計畫和资源。從健康與教育到交通與環境保護,

机构间合作基金

跨部合作代表了政府运作方式的根本转变,它從孤立的省政府小仓向综合服務提供模式的转变。合作可以被广义地定义为任何旨在产生比單獨實施時更能产生的公共价值的共同活動。這種合作方式认识到,目前各族群所面临的很多挑戰,从公共卫生危機到經濟發展,都不可能由一個孤立工作的單位机构有效解決。

現代治理的複雜性要求各機構集聚其專業、資源和資料來處理多樣性問題。国家机构合作時,它們會形成合力,提升自身能力,从而取得更全面的解决办法,改善居民的處境。這種合作框架已变得越来越重要,因为政府面临壓力,在有限的資源下做更多工作,同时满足公众对服务质量和无障碍性日益增长的期望。

有效协作的八种主要做法

我們已找出了8种能幫助各机构更有效合作的主要做法,例如:建立沟通的组织文化,例如制定相容的政策或商定共同的名詞;這些做法是通过广泛研究和分析成功的合作倡议而形成的,为各机构努力加强其伙伴关系提供了路线图。

成果的界定和问责制

成功跨机构合作始于明确的目标及可衡量的成果。

建立責任机制, 确保所有參與的機構都致力于共同的目標, 并可以隨時量度和评价進步。

领导和组织文化

有效的領導在培植成功跨机构合作方面起关键作用。指定領導人展示「合作能力」。

不同機構通常有不同的使命、优先權和操作程序, 可能為合作造成阻礙。例如, 我們建議為能源部的16個核廢品清理站點定義「研究與發展」, 協助協調他們的工作。

管理及参与

資源分配決定可以做出或打破合作計畫, 需要所有參與機構的精心計劃和承诺。

也曾報導, 參與者若能充分瞭解其機構的資源與能力, 便有幫助。

现代科技促进合作

數位平台及合作工具使各國機構合作方式發生了革命性變化,

云基合作平台

包括「所有行政機構及55,000名以上州員工都有團隊執照」, 維吉尼亞資訊科技署企業及云端解決方案主管布拉馬·阿拉巴迪(Brahma Alaparthi)表示:「他們用這項行動來做日常通訊、聊天訊息、虛擬團隊會議,

合作平台可以幫助國家員工省下時間。「過去, 你將在會議之間有一點空間, 所以有時間在樓層或大樓之間走, 」Diggs說:「現在, 我們有背後會議, 合作工具可以讓我們快速轉換」。。。當各機構試圖在多處完成工作時, 這就特别重要。這些效率收益讓各机构能把資源轉向直接服務提供, 而不是行政管理。

專案管理及即時协调

人們通常會為這個計畫建立團隊網站, 由於他們從檔案角度合作, Nathaniel說:「我們有專案經理人用它來發動計畫, 管理與計畫相關的所有項目。

實際合作讓許多人能從任何地方參與、增加存取、降低成本,

資料分享:整合服務的角落

跨机构合作的方面可能比分享數據更重要, 更複雜。當机构能安全地交流信息時, 就能更全面地了解社區需求, 并更有效地协调服務。

共享資料的值

分享行政資料以用于政策分析和計劃評估目的,可以改善州領袖們掌握的證據,他們決定哪些經濟和勞動發展計畫可能為州經濟、工人和社区帶來最大的利益。這種以證據为基础的决策方法有助于确保有限的公共資源被引向那些能产生最大影響的計畫。

政府資料交流是不同政府机构和商業合作者分享資料的行為,

資料共享框架和協定

數據分享是正式的流程, 收集和管理行政記錄的國家機構, 如公司所得税和失業保險記錄, 可能讓其他政府機構及外部研究者取得這些記錄中的微資料,

這些正式協定有多重目的:建立數據共享的法律基础, 界定數據可以使用的特定目的, 概述安全和隱私保護, 以及澄清每個參與機構的角色與責任。除了一個特定的例外, 機構可以與其它機構簽署谅解备忘录, 以描述分享數據的具体、符合法律的理由, 以确保資料的隱私與保密性, 以及描述機構在數據共享过程中的角色與責任。

私生活和安全因素

保護個人隱私,同时讓人分享有益的資料,是机构间合作中最重大的挑戰之一。 1974年的《隱私法》的通过,确立了政府機構所持有的个人信息的基本保护措施,要求資料收集透明,限制披露。這标志着第一次全面努力在保護隱私的同时,也使政府能合法使用資料。

這些法律不僅限制存取, 它們提供了如何负责任地分享資料的路线图。當各机构遵守既定的私密條件時, 它們會展示對個人權利的尊重, 同时也能提供有价值的研究和分析,改善政府服務。資料效用和隱私保護之間的小心平衡會建立公众对政府資料計畫的信任。

如何保護、使用和分享資料。這些政策涉及資料所有權、需要取得分享資料的同意以及由誰同意。如何掌握這些不同要求, 需要精心的規劃, 常常需要各机构采用最严格的适用标准, 以确保所有共享的資料都遵守。

聯邦數據共享基建

數據分享工作團體支持CDO委員會的目標, 藉由确保CDO委員會與執行委員會了解全聯邦政府所有機構的數據分享需求與挑戰。數據分享工作團體支持實施證據法第二階段(Open Data Access and Management), 以及聯邦數據策略行動七(Confederal Data Squences Action 7. 這些聯邦行動提供了模式與指引, 各州機構可以適應自己的背景。

該指南强调有效的數據共享必須在既定法律框架内運作。該指南要求政府及政府各機構合作,

成功合作的真實世界例子

研究具体的合作倡议,可以提供宝贵的洞察力,了解各机构如何把原则化为实践,克服共同的挑戰。

应急和公共安全

科羅拉多州公園與野生生物、科羅拉多州国土安全及緊急管理區(DHSEM)與科羅拉多州警長簽署了机构间協議, 改善後方國家搜救緊急事件時的協調與反應。協議澄清角色, 建立多机构合作的期待, 建立在當地搜救隊能力超過時部署州資源的架构,

新的跨机构協議旨在確保當這些事件越來越嚴重, 國家有一個清晰、可问责的程序, 以迅速獲得外地的新增資源。清晰的協議和定義的角色讓生命危機時能迅速應付。

聯邦、州和地方的執法機構合作分享情報, 調查可能存在的威脅, 防止恐怖攻擊。這些多層合作體現了合作如何超越州政府, 包括聯邦與地方的合作伙伴,

工作与劳动力发展

該州精神保健/發展障礙部(MH/DD)與职业康复部(VR)合作, 兩家机构合作協助當地服務提供商使用資金支持整合的工資。

該模式消除了各機構之間的障礙, 也為需要多項計畫支持的人提供無缝服務。

为满足更多自雇需求,馬里蘭發展障礙管理局(DDA)與馬里蘭州康复服务司(DORS)合作,通过自雇取得獨立性(RISE)方案提供適應性服務,由DORS供资的RISE方案向開業者提供技術援助和經濟支持,這項合作表明各机构如何整合其独特的能力,以建立创新的解决方案。

教育和过渡局

工教机构要正式與國家教育機構合作, 說明如何在1973年的《康复法》中, 以及WIOA第四篇修正的《康复法》中, 計劃及协调需要服務的残疾學生的轉變服務。

校方也將校方的校方與校方相關, 校方亦將於校方與校方的協助下,

跨机构聯邦倡議

由20個聯邦機構或辦公室组成的聯邦跨部重新入獄委員會, 专注于「減少從監獄返回的囚犯的再入人口」。由白宮內政委會組成的租房政策工作组, 改善全政府對补贴租房的協調監管。

這些聯邦例子提供了州政府機構可以適應的模式,

机构间合作的惠益

有效的合作的优点遠不止於行政效率,

强化服務交付

人們可以獲得综合支援, 以全面應對需求, 對於常需要多個機構援助的弱势人群而言,

合作也減少了居民了解複雜的官僚结构的負擔。當各機構分享資訊及協調其努力時, 人們不需要再三向不同部門提供相同資訊,

資源优化

聯合力量有助于消除情報上的空白, 更清晰地描述威脅, 并尽量减少重复工作。各机构盡最大可能利用資源, 避免工作被浪費。在預算受限的時代, 消除重复和共享資源可以讓各机构用可用的資金取得更多的成就。

合作也讓小机构能夠獲得他們無法獨立發展的能力和专门知识。

改善决策

透過多個機構的完整資料, 使决策者和程式管理者更完整地了解群落需求與程式效能。這項以證據為本的方法, 導致了在資源分配、程式設計及政策優先性方面的更知情的決定。

該案例研究顯示跨機構數據合作的機會, 以及聯邦政府使用大數據和行政數據的一些挑戰。雖然有挑戰,

建立公共信任

人們看到各機構合作有效解決問題及服務, 便能增强對政府服務公共利益能力的信心。相反, 明顯的協調失敗和官僚政權的分野會削弱信任和挫敗公民。

共同的挑戰和障礙

許多人認為,

法律和管制方面的限制

不同機構在不同的法律權限、規定和委任下运作,

數據共享協議常常是有必要的,因為私密法限制政府內以及政府與外部角色的共享,一般都限制個人身份信息共享到收集資訊的机构。然而,這項規則有定期的例外,例如,為評估公資服務的目的。通訊這些法律框架需要專業和周密的計劃。

技術與資料相容性

資源找出了在跨機構共享資料以讓資料互動時會發生的五種共同挑戰。對於每一個被發現的挑戰,MIECHV授權者可以使用一些策略來阐明資料共享目標,從機構合作伙伴那里取得承諾,制定資料共享協議,以及建立程序以方便共享資料的安全和使用。

後果系統、不相容的資料格式和不同的技術標準都可能使各机构难以有效交流信息。各机构可能會對相同的概念使用不同的定義, 使多來源的資料以有意义的方式整合成一個挑戰性。

根據現實, 我們建設資料平台的原理和數據分享平台必須是自我宣傳、推动領養、產生習慣,

文化与城市

不同機構會發展出不同的組織文化、優點與運作方式。這些不同可能會在機構試圖合作時造成摩擦,

資源、對資料隱密的担忧或對如何使用資料的担忧。受獎者首先要确保自己的机构做出承諾。受獎者机构的承诺會向其他机构的領導人表明對互動性及數據分享計劃的价值的信心。 . 清晰的知識到数据互通性要求的范围和目的将有助于與一個可能的合作伙伴建立信任。

建立机构间信任需要時間和持續的努力。相互信任的作用雖非正式因素,但似乎在建立富有成效的公私數據共享合作中起着关键作用。这一原则同样适用于政府內的机构间合作。

资源限制

合作需要投資科技、員工時間、訓練和持續的協調。已經很疲弱的機構可能會努力把資源投向合作計畫,即使他們認清了長期利益。

受獎者應該找出內部人員或與這些方面有專業經驗的外部伙伴合作, 以對這些類型的問題做出回應, 并展示對可能挑戰的意識和解決這些問題的計劃(關於建立人員能力的細節, 參考第5項挑戰)。

克服障碍的战略

成功的合作倡议利用具体的策略,应对共同的挑戰,建立可持续的伙伴关系。

建立明确的治理结构

正式治理机制为有效合作提供了框架,其中包括指定领导、确定作用和责任、建立决策程序以及建立问责制措施。

領導人:是否已經找到領導機構或個人? 領導人會不會在各機構中分享? 是否明确規定及商定作用與責任?

4個案例研究中有3個包括白宮的幕僚, 表示總統對這些計畫的大力支持。高層參與表明組織承諾, 有助于克服官僚的障礙。

制定正式协定

我們以前曾报告说,在正式文件中阐明协议可以加强参与者的共同努力和加强对成果的问责制。 45我們也曾报告说,这些协定如果得到定期更新和监测,效果就最大。 46 书面指南和协议也可以用于文件记载和监测机构间的应用。

谅解备忘录和机构间協定是合作關係的根基。這些文件應該明确說明合作的目的、各方的責任、如何分享資源、如何保護資料、如何解決爭議。

着力于互操作性

數據標準、共享平台和互動系統的技術投資會因降低數據共享與合作的摩擦而隨時間而產生利益。聯合到现有的數據資源, USDA就能丰富和擴大兩套數據集的分析能力。數據基礎的策略投資讓各机构能從现有的資訊資產中获得更大的價值。

以此為念,三角洲共享從開始就設計了安全方面的最佳做法。协议提供端到端加密、短命的證件、以及可存取的直覺性审核和治理功能。現代數據共享技術可以解決安全問題,同时促进合作。

建立协作能力

有效的合作需要特定的技能和能力,而這些技能和能力可能不是傳統的機構訓練的一部分。着力於合作倡仪的員工的專業發展,有助于建立成功合作所需的能力。

包括跨文化交流、談判、專案管理、合作領導等項目的訓練,

科技在现代合作中的作用

數位化轉變根本改變了各机构的合作方式,

虛擬合作工具

許多人過去都到不同地方去單個會議室聚會, 迪格斯說:「現在, 利用這些合作工具, 他們從布里奇波特區或哈特福德區或斯坦福區的辦公室加入,

也為在合作中加入更多元的觀點创造了機會, 因為地理距離不再限制參與。

資料分析與人工智能

文學顯示數位科技在跨機構合作中兩個不同的角色[56,57]:(1) 科技從傳統科技角度來說是工具或促进者, 大多是通过數位政府文學來調查的 [......][58,59] 科技是"非人類演員", 能提供解決方案,

透過人工探測的數據集, 也無法找出各機構與觀察。 CDO委員會評論分析實驗顯示, 自然語言處理(NLP)最近進步能有效幫助管理評論分析。概念的證明是一套標準工具, 旨在支持各機構與工作人员審查及回應每年在全政府收到的數百萬份公眾評論。

安全信息共享平台

現代資訊分享平台提供保護敏感資料的安全和存取控制, 同时也允許經許可的共享。這些系統可以追蹤誰存取了什麼信息、什麼時候、目的何在, 建立審查追蹤, 支持責任追究和遵守隱私規定。

美國公民及移民服務部(USCIS)使用三角洲共享来满足數個跨機構的數據共享要求。專門的數據共享技術供政府使用,

衡量合作举措的成功

评估机构间合作的有效性需要周密的衡量尺度和持续评估。

成果量度

合作成功的最终尺度是它是否為居民帶來更好的效果。這可能包括一些衡量标准,例如减少服務等待時間、提高方案完成率、改善健康效果或增加目標人群的就业率。

合作方式的實施前后的相對成果有助于展示协调的价值,并找出需要改进的方面。

行程量

包括各機構之間交流的頻率與質量、信息共享的速度、推出的聯合計畫數量、以及工作人员對合作进程的滿意等措施。

協調關係困難時, 流程測量可以提供预警, 讓各機構在損害結果前先解決問題。

效率指示器

合作能降低重复、共享資源及精简流程,

以延展服務或改善質量, 創造出一個良性循环,

机构间合作的今后趋势

許多新潮流正在塑造著政府機構如何合作為居民服務的未來。

综合服務提供模式

許多人都認為, 該地區的服務提供模式是無關緊要的。美國正日益走向一個給居民帶來统一面貌的集成服務模式, 即使當多家機構都參與幕後工作。這些模式利用科技創造出無缝的經驗, 讓居民能通過一個入口或接觸點取得多項服務。

也讓居民的經驗大有改善, 免去處理複雜的官僚機構。

數據處理

21世紀的數據經濟,依靠數據分析改善結果,已經成為包括政府、企業、教育和研究等所有部門的大多數决策的推动力量。這種以證據为基础的决策的潮流需要各機構之間的強力數據共享和协作。

也找出在危機發生前可能從服務中受益的居民。

跨部门伙伴关系

合作正在超越政府機構, 包括與非营利組織、民營企業、學術機構、社區團體的合夥。這些跨部合作帶給更多資源、專業和觀點,

公有企業的數據交流可能涉及與民營企業分享或接收民營企業的數據。這些合作需要小心地注意治理、數據保護及激励的對應, 但這能大大擴大政府計畫的影響力。

注重公平和包容

人們日益认识到,合作必須有意地追求公平,并确保所有居民,尤其是那些歷史上服务不足的居民,都能受益于协调的服務,這要求各机构研究其合作努力如何影響不同人口,并調整方法,以缩小差距。

包括各項計畫, 也代表各社區成員及服務受助者參與設計及評估合作計畫,

居民如何受益于了解机构合作

許多跨組織合作都發生在幕後,

知道從何開始

人們不必知道哪個機構能幫助他們解決自己的問題。

許多州都發展出集中資訊及轉介服務,

减少重复信息提供

人們不必再向不同部門提供相同資訊。

也應該減少居民擔負擔任各機構信息的主要管道。

存取全面支持

人們需要多家机构的支持,例如失业、健康問題或住房不穩定。了解各机构旨在合作,可以幫助居民寻求全面援助,而不是孤立地看待每個方案。

也讓居民獲得他們所應得的支援。

居民与协作服务互动的最佳做法

居民在取得政府服務時可以采取特定措施,以最大限度地取得机构间合作的效益。

全面描述需求

提供您身處的狀況與需求, 幫助工作人员找出所有相關的計畫及服務, 包括其他機構提供的方案及服務。不要以為某個機構只能協助某個特定問題,

問問相關服務

也希望有其他的計畫或機構能幫助處理相關需求,

理解同意和隐私

了解分享資訊有何用, 就能阻止你多次提供相同資訊, 也有助于提供协调服務, 有助于你做出知情的協議。

也應透明地掌握他們的資料。

提供回馈

您在合作服務方面的經驗提供了有价值的資訊, 幫助各机构改善协调。如果您遇到漏洞、重复或協調失敗, 提供回馈可以幫助各机构在合作过程中找出和解決問題。

也讓各機構知道這項合作努力的價值。

前进的道路

跨國合作不只是行政策略,更是重新构思政府如何為公众服務。随着挑戰變得越來越複雜、互聯,各机构有效合作的能力對政府完成使命的能力也越發重要。

聯邦政府想要取得很多有意义的成果,需要不止一個聯邦機構的协同努力。聯邦政府的主要合作做法可以幫助应对交叉性挑戰,如传染病、氣候變遷、網路安全以及聯邦政府高風險列表中所确定的其他领域,以及涉及分散、重複和重複的方面。

該篇文章討論的原则與做法, 從建立明晰的治理架构, 投資數據共享基礎, 至於合作能力的建立,

人們會覺得政府是一項與政府無關的官僚制度, 認清連接機構的合作網路能幫助居民獲得他們需要的全面支援。

許多國家都投入資助建立強烈的協商關係、強大的數據共享基礎及综合服務提供模式,

提供公共服务的未來不在于孤立地工作,而在于利用政府全部資源和能力來為公益服務的协调網路。国家机构可以繼續完善合作做法、克服障碍、從成功和失敗中吸取经验教训,建立居民所應得的一体化、反應迅速和有效的政府。国家机构可以把政府變成一個能讓政府更適合的、能讓政府更適合的、能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能更能讓政府更能讓政府更能更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能更能更能讓政府更能讓政府更能更能讓政府更能更能讓政府更能讓政府更能讓人更能更能讓人更能更能更能讓政府更能讓政府更能讓政府更能更能

關於政府合作與數據分享的更多資訊, 請參考[ [FLT: 0]] 美國政府紀念局[[[FLT: 1]], 該處提供跨机构合作最佳作法的廣泛研究。 [[FLT: 2] 聯邦首席數據官委員會[ 提供數據分享框架與策略的資源。國家資訊一般可以通过你州的官方政府網站或與你州绩效管理或創新辦公室取得。

理解和支持有效的机构间合作對所有人有利,從政府員工協助服務,到决策者分配資源,到依靠政府方案的居民。繼續把合作作为政府的核心能力,對解決我們族群面临的复杂挑戰,确保公共服务惠及所有需要者,都至关重要。