制定一個戰略計劃對一個日益成長的慈善組織的成功至关重要。一個精心設計的計劃提供了一個清晰的路线图,配合團隊努力,幫助衡量進步。對正在發展的非营利者,戰略計劃确保擴張是有意的、可持续的,并与核心使命一致。這份指南將帶領你們走一些關鍵的步子,以制定一個適合慈善組織的有效的戰略計劃。不管你們是一個小的基层團體,還是一個中小的非营利性組織,進入新的計劃领域,在此概述的原则會幫助你們建立一個持久影響的基础。

理解战略规划的重要性

一個戰略計劃可以幫助您的組織定義使命, 确定优先秩序, 高效分配資源。 随着您的組織的擴張, 精心設計的計劃可以确保增长是可持续的, 并且忠於您的核心價值。 它也提高了對利益相关者和捐款者的透明度和问责制。 沒有一個戰略計劃, 增长會變得混亂, 導致擴張、 任務漂移或有限資源使用效率低。 戰略計劃不是一次性的,而是一個在每一層都導導導導决策的连续进程。

對於慈善組織, 一個戰略計劃有數種重要功能。 它提供共同的對組織領導的和原因的理解。 它能幫助各理事和員工有自信地做出权衡, 對不適合戰略方向的良好機會說不。 它能與資助者建立信任, 他們日益期待看到战略思想和可衡量成果的明確證據。 根據 Board Source[,

對於發展的慈善机构來說, 增加服務壓力的速度可能比保持质量和影响的能力快。 通過在戰略計劃中投入時間, 你就能建立一個缓冲器, 避免發揮焦點, 并确保增长符合你的任務而不是破壞它。

制定战略的各项措施

1. 全面分析

由於從多角度來評估你們組織目前的地位。 全面的情況分析包括了影響你們完成使命能力的內在和外在因素。 典型的SWOT框架 — — 找出強項、弱點、機會和威脅 — — 仍然是重要的起点,但您也应当考虑PEST分析(政治、經濟、社會、技術)以了解影響非營利部門的更广泛的趋势。

收集不同利益方的資訊:員工、志愿者、受益人、董事、捐款者、社區伙伴。 使用調查、焦點群組、一對一訪談或協助工作坊收集誠實的回應。 問問:我們做得如何? 缺點在哪里? 社區有什麼未得到满足的需求? 外部的挑戰能阻礙我們的進步? 這項資料將成為你們做出战略決定的證據。

看看你的競爭風貌:其他提供相似服務的非营利性公司、政府方案和新兴的盈利性替代方案。 有力的形势分析揭示了你目前的方法存在差距,也揭示了創新与合作的機會。 例如,一個日益增长的食品銀行可能發現交通是客戶的主要阻礙,从而引發了新的流动食品

將您的結果記錄在一份簡介的報告中, 并與計劃團隊分享。 這份報告成為了誠實的、 數據化的談話的基礎, 關注您有限的資源。 避免跳過或匆忙的動作; 您的戰略計劃的質量直接取决于您對情況的瞭解程度 。

2. 界定你的使命和愿景

澄清你的團體目的,即你的使命,以及你希望未來能完成的,你的愿景。對於慈善机构來說,定期重溫這些宣傳尤为重要。當你有5名員工時,你的工作可能要完善。任務宣傳要簡便、可操作、有啟發性,它回答問題:我們為什麼存在?愿景宣傳更前進,描绘你想要看到的世界變化。

試驗你的任務和觀察方向。 如果你的長大計劃涉及到拓展到新的地圖或服務區域, 請確保這些新活動符合您所宣示的目的。 例如, 一個正在發展到大學準備的青年導導組織, 應該問這是否符合他們的使命, 即“使有危險的青年有能力充分发挥其潛力 。 如果答案是肯定的, 可能需要稍稍擴展, 以抓住所擴大的范围 。

由您的董事會與重要員工參與協助的討論, 以起草或完善您的聲明。 也征求受惠者的意见; 它們的觀點可以將您的願望寄托在現實世界的需求上。 一旦完成, 便將您的使命和觀望在從您的網站到您的年報的所有材料中顯露出來, 并用來做為每個重大決定的標準考驗。 對於如何制定有效的使命和觀望聲明的指南, 國家非营利性委員會的資源提供實際的樣本和例子 。

3. 制定战略目的和目标

战略目標是您在計劃期間(通常為三至五年)要达到的广义、長期成果。目標是支持每個目標的具体、短時間的里程碑。 对于一個日益發展的慈善組織來說,例如目標可能包括:到2027年將服務提供扩大到3個新州,在未来四年中每年筹资收入增加40%,或者在所有方案中实现90%的客戶滿意率。

想想使用一個OKR(目標和主要成果)框架,很多非營利者都采用了這個框架來明确和聚焦。 每個目標都應該有兩到五个可以衡量和可核查的关键成果。 例如,一個「加强董事治理」的目標可以有重要成果,比如「招募三名有集资專業的董事 ” 、 “ 采取利益冲突政策 ” 、 以及「 百分之百參與完成董事自評 ” 。

制定目標時, 平衡雄心和實際。 增长的慈善机构往往想做一切事情, 但戰略計劃需要优先排序。 目標要排在緊急、可行性和核心能力的位置。 您可能需要延遲或日落某些項目, 以釋放資源, 以做更強的行動。 需要您的金融團隊參與, 以确保每個目標都有一個切合实际的預算。 沒有一個財政計劃的目標是願望,而不是策略。

4. 制定行动计划和操作

建立一個詳細的行動計劃, 列出具体的步骤、 資源、 負責的方和期限。 在這裡, 計劃可以被執行。 將每個目標分成任務, 指定一個員工或委員會的主人翁權, 设定目標完成日期, 并找出需要的資源( 財政、 人力、 技術) 。 使用阿薩納、 Trello等專案管理工具, 或是簡單的電子表格來追蹤進度 。

行動計畫中还应包括效應指示數, 您會監控的資料點以知道您是否在正軌。 例如, 如果您的目標是增加志愿參與, 追蹤像現任志愿軍數量、 平均每月贡献的時間和志愿軍的留守率等的測量。 並且將這些指示數與您现有的資料收集系統相對對對, 以避免產生额外的行政負擔 。

預算是行動計劃的不可分割的一部分。 每個战略計畫的年度预算中都應有一個專項, 即使它只是一個實施方案的小型原始基金。 長大的慈善机构必須抵制資金不足的衝擊。 相反, 重新從低优先項目中分拨資源, 或是為战略計畫推出增量募款運動。 包括資金不足或外部情況改變的預備計劃。

5. 使利益攸关方参与整个进程

獨立的戰略計劃不可能成功。 讓您的董事、員工、志愿者、捐獻者和受益者在從最初的情況分析到最后的計劃批准等每一階段都參與其中。董事們應該积极参与确定策略方向,而不只是在由員工推动的計劃上印上橡皮圖示。 主办退會、工作坊或虛擬的市政廳收集投入和建立主人翁權。

對於正在發展的慈善机构來說,利益相关者介入尤其重要,因為擴張常常會影響很多群体。 新的方案可能需要工作人员的新技能、與社區伙伴的新關係或捐助者的新期望。 早期透明的交流有助于管理變化和減少阻力。 考慮成立由全組織代表组成的戰略計劃委員會,以監督此过程并确保能聽到不同的看法。

捐獻者和主要資助者都很感激能及时得到資訊。 和主要支持者分享目標草案, 并征求他們的回應。 這不但能加强他們的承諾, 也能為特定計畫找出可能的資源。 相类似, 受益者可以突出內部隊可能錯過的增長的意想不到的后果。 他們的生態經驗是制定實際目標的無價資源。

实施和監督

計畫一获得批准,就在你的組織中清晰地傳達。 提供一份面向所有工作人员的執行摘要、一份面向部長的详尽版本以及一份面向外部觀眾的視覺單頁。 主办一個發行會,以解釋每個目標的原理以及個人角色如何與大局相連。 當每個人都明白“為什麼 ” , 他們更可能接受“如何 ” 。

執行需要一個有條理的監控系統。 定期登記, 每月一次, 每季一次, 用于战略目標。 使用儀表板追蹤主要业绩指标, 并突出進步或延遲。 指派一位高级領導人來當戰略計劃的主管, 負責保持計劃的清晰度, 以及解決障礙。 定期的董事更新( 例如半年一次) 确保治理監督, 并允許校正行程 。

應變。 任何戰略計劃都不會在現實中幸存。 如果有新的資訊機會出現, 或是主要計畫會遇到意想不到的規定變化, 請重新考慮您的优先性。 一個活的戰略計劃每年會通過輕量级的審查程序更新。 這不意味在初見困难時放棄目標, 但這意味著對新資訊的反應。 [[FLT: 0]] Charial Navigator[[FLT: 1]] 强调适应性管理是高效非營利性的標誌。

承認這項計畫的進步讓能源保持高水平, 也使戰略計劃更具有價值, 成為一項持续性的規劃。

要避免的常见陷阱

即便有最佳的意向,在戰略計劃中,也有可能會有越来越多的慈善組織落空。 一個共同的陷阱是缺乏董事或资深員工的買賣。 如果主要領袖不完全投入,計劃就會被削弱。 确保真正的參與,而不只是象征性的參與。 另一个陷阱是设定太多的目標;专注于三至五大优先事项,以避免分散太多的資源。

模糊目標是另一個陷阱。 標示「改善社區參與」, 而不界定這意味著什麼或如何衡量它會保證混亂。 總是附加衡量尺度和期限。 一個相关的问题是, 預算不能與計劃一致。 如果您的战略目标需要新的投資, 但預算持平, 計劃就變得有志於而不是可以行動。

忽略外部趋势也可以使計劃出轨。 非营利者在动态环境中运作 — — 政府政策、經濟下滑、技術破壞或捐獻者的行為改變都可能使假設失效。 在你的季度審查中建立環境掃瞄。 最后,不要讓計劃在架上收集灰塵。 把它做成一份活的文件,以導導導會議程、雇用決定和程式評估。 沒有一致的注意,即使是最好的戰略計劃也失去其力量。

結 论

制定一個戰略計劃是一個日益完善的慈善組織的重要一步。它能确保增长是目的性的,資源得到有效利用,你的任務也繼續繁衍。它會做一個全面的情況分析,界定一個強大的使命和愿景,制定SMART目標,以及建立详细的行動計劃,从而为你的組織提供一個明确的前進之路。它讓利益相关者參與到整個过程中,可以建立成功執行所需的承諾。

定期的評估和調整可以使你的組織保持長期成功。 記住,戰略計劃不是目的,而是正在進行的。 随着慈善的增長,每年重溫計劃,慶祝進展,并按需要调整行程。 有了強大的戰略計劃,你就能自信地面對增长的挑戰,知道自己采取的每一步都符合你的目的和你的社區需要。