መንግሥት ለመልእክቶቻችሁ ምን ምላሽ ይሰጣል?

መንግሥትህ ወደ ማንኛውም የከተማ ምክር ቤት፣ የመንግሥት ድርጅት ወይም የፌዴራል ዲፓርትመንት ሲደርሱ ከመረጣቸው ወኪሎች እና ከመንግሥት አገልጋዮች ጋር የሐሳብ ግንኙነት የማድረግ መሠረታዊ መብትህን ታሳያለህ፡፡

በኢሜይል መልእክት፣ በኢንተርኔት አማካኝነት፣ በማኅበራዊ ሚዲያ መልእክት እና በዲጂታል መድረኮች ላይ የተመሠረተ ነው፡፡

የመንግሥት የሐሳብ ልውውጥ የሚደረጉባቸውን መንገዶች መረዳት

በዘመናችን ያሉ መንግሥታት ዜጎች የራሳቸውን ጥቅምና ጥሩ ምላሽ የሚሰጡበትን ጊዜ በተመለከተ ሊኖራቸው የሚችል የተለያየ አመለካከት አላቸው ።

ባሕላዊ የሐሳብ ልውውጥ ዘዴዎች

አንድ የመንግሥት ድርጅት ስልክ ደውለህ አንድ ሰው በኮምፒውተር ውስጥ የሚገኝ ኦፕሬተር ወይም በኮምፒውተር አማካኝነት የሚላክ መልእክት ሊለጠፍ ይችላል ።

አንዳንድ ዜጎች እንዲህ ዓይነቱን ዘዴ የሚመርጡት መደበኛ ቅሬታን በማሰማት ወይም ሐሳባቸውን በጽሑፍ በማስፈር ነው ።

ዲጂታዊ ግንኙነት መድረኮች

በኢሜይል አማካኝነት ወደ መንግሥት ማገናኛ ማዕከሎች የሚላኩበት ጊዜ ከ3 እስከ አሥር ቀን ድረስ ሲሆን ይህ ሁኔታ እንደ ድርጅቱና የምርመራህ ውስብስብነት በእጅጉ ሊለያይ ይችላል ።

እነዚህም ብዙውን ጊዜ የድረ ገጹ ዝርዝር ዝርዝርን ፣ የቼክ ሣጥኖችንና ድርጅቱ አስፈላጊውን መረጃ ሁሉ ቀድሞውኑ ማግኘት እንዲችል የሚያስችሉትን መስኮች ያካትታሉ ።

እንደ ትዊተር፣ ፌስቡክ እና ኢንስቴግራም ያሉ ማኅበራዊ ሚዲያዎች እንደ አዲስ የመንግሥት መገናኛ መስመር ሆነው ተንሰራፍተዋል። አሁን ብዙ ድርጅቶች በማኅበራዊ ሚዲያዎች ውስጥ በመገኘት በተለይ ለጠቅላላ መረጃ ጥያቄ ወይም ለሕዝብ ትኩረት ለመስጠት የሚደረጉትን ጥያቄዎች በቸልታ በመመልከት ለዜጎች ጥያቄ መልስ ይሰጣሉ፡፡

ልዩ የሆኑ የልመና ዘዴዎች

ብዙ የአካባቢው መንግሥታት 311 የተደራጁና የዜና ማሰራጫዎች ሲሆኑ ነዋሪዎች እንደ ፖቶቶቶ ፣ የተሰበሩ የጎዳና መብራቶችን ወይም የከተማ አገልግሎት መጠየቅ ያሉ ጉዳዮችን ሪፖርት ማድረግ የሚችሉባቸው ቦታዎች ናቸው፡፡

መንግሥት የጽሑፍ መዝገብ ወይም ሰነድ ለመጠየቅ በፌዴራል ፎይአ እና በአገርም ሆነ በአካባቢው የሚገኙ ተመሳሳይ የሆኑ የይለፍ ሕጎች አንድ ዓይነት አሠራር ይሰጣሉ። የፈለጋችሁት መረጃ ለድርጅቱ ወይም ለድርጅቱ ድርጅት ቢሮ በቀጥታ ከደረሳችሁት ሒሳብ ጋር ነው የሚል እምነት ላላችሁበት ድርጅት ቢሮ ነው፡፡

ምስሉን በሌላ ስም አስቀምጥ

ይህን የመጀመሪያ ደረጃ መረዳትህ በራስህ ተነሳስተህ እውቅና ማግኘት የምትችለው ለምን እንደሆነና ከቦታው በስተጀርባ ምን እንደሚከናወን ለመረዳት ያስችልሃል ።

አውቶማቲክ

ይህ አምነው በጥቂት ደቂቃዎች ውስጥ ወይም በሰዓት ውስጥ በኢሜይል አማካኝነት የሚደርሰው ሲሆን ለበርካታ ዓላማዎች ያገለግላል: - መልእክትህ እንደደረሰ ፣ ለሥዕሉ መሠረት የሚሆን መረጃ ወይም የክስ ቁጥር እንደሚሰጥና አስፈላጊ የሆነ ምላሽ ልትጠብቅበት የምትችልበትን ጊዜ እንደሚጠብቅ ያሳያል ።

እነዚህ አቶሚክ መልሶች ለምታቀርበው ጥያቄ የመጨረሻ መልስ አይደሉም-- እነዚህም መልእክታችሁ ወደ ሥርዓቱ እንደገባ የሚያረጋግጡ ናቸው፡፡

መልእክት

የመንግሥት ቢሮዎች በየጊዜው የሚተላለፉትን መልእክት በጭብጡ ፣ በጥድፊያ ፣ በተወሳሰበ ሁኔታና ጉዳዩን ለማስተካከል ከሁሉ በተሻለ ሁኔታ የታቀፈው ክፍል እንዲመዘገቡ ይመደብላቸዋል ።

ቅድሚያ ቅድሚያ የሚሰጠው በምርመራው ባሕርይ ላይ ነው፡፡ የድንገተኛ ሁኔታዎች፣ የሕዝብ ደህንነትን የሚነኩ ጉዳዮች ወይም ጊዜን የሚመለከቱ ጉዳዮች በፍጥነት ይገናኛሉ። የይለፍ መረጃ ጥያቄ ወይም አጠቃላይ ምርመራ በመደበኛ የይለፍ ሰዓታት ላይ ይከተላሉ። የኦፒዩተሩ የጊዜ ሰሌዳዎች ከዐሥር ቀን እስከ ስምንት ሳምንታት እንደየተወሳሰበው የችሎታ ጊዜ ይለያያሉ።

የቃላት አጻጻፉን አጣራ

እነዚህ ድርጅቶች የምርመራህን ዲጂታል ዝርዝር ያዘጋጁታል፥ ልዩ ማንነት ይሰጡታል እና በእያንዳንዱ የጥገና ሂደት ላይ ይከታተሉታል፡፡

ዘመናዊ የማኅበራዊ ግንኙነቶች አስተዳደራዊ (CRM) በርካታ ሠራተኞች የችግሩን መረጃ በአንድ ጊዜ ማግኘት እንዲችሉ ያስችላቸዋል፤ ማስታወሻቸውን ይጨምራሉ ሰነዶችን ይደግፋሉ እና በጊዜው ሁኔታ ላይ ማሻሻያ ያደርጋሉ። ይህም በእያንዳንዱ ክፍል ወይም በሠራተኞች መካከል በፍርድ ቤት ውስጥ በየጊዜው የሚተላለፈውን መረጃ እንዳይቀበሉ ይከለክላል፡፡

ተስማሚ የሆኑ ሠራተኞችና ክፍሎችን መመደብ

መልእክታችሁ ከተቆራረጠና ከተከፋፈለ በኋላ የሚያሳስባችሁን ነገር በትክክል ሊነግራችሁ የሚችል ትክክለኛ ሰው ወይም ቡድን ሊያደርስ ይገባል ።

የአገልጋዮች መዋቅርና ልዩነት

ለምሳሌ ያህል አንድ መንግሥት የመጓጓዣ ፣ የጤና አገልግሎት ፣ አካባቢ ጥበቃና ገቢ የተለያዩ ክፍሎች ሊኖሩት ይችላሉ ።

በጣም ብዙ ጊዜ የሚገናኙት ድርጅቶች የቬቴራንስ ጉዳይ፣ የውስጥ የገቢ አገልግሎት፣ የማኅበራዊ ዋስትና አስተዳደር፣ የዩናይትድ ስቴትስ የዜግነትና የኢሚግሬሽን አገልግሎት እና የዩናይትድ ስቴትስ ዜጋነት አገልግሎትን ያካትታሉ። እነዚህ ከፍተኛ ቁጥር ያላቸው ድርጅቶች ለልዩ ልዩ ቡድኖች ምርመራ ለማድረግ የተራቀቀ ዘዴ አሠርተዋል፡፡

የኮንጀኔቲክስ ክሰቶችና አቋማት አገልግሎት

የኮሚቴ አባላት እርዳታ የሚፈልጉ ተቋማትን ወይም አገልጋዮችን ያመለክታሉ፡፡

የኮንፈረንስ ቢሮዎች ለፍርድ ሥራ የሚቀርቡት የፌደራል ብራክሽን ተቋማትን በመርታት ረገድ የተካኑ የችሎታ ሠራተኞችን ያጠቃልላሉ፡፡

የሥራ ሸቀጦችን ማከፋፈሉና የስብከቱን ሥራ ማከናወን

አንዳንድ ድርጅቶች በእያንዳንዱ ክፍል ውስጥ የሚገኙ መልእክት በእያንዳንዱ የሥራ ዘርፍ ውስጥ በሚገኙ ሠራተኞች ዘንድ ይሰራጫሉ ።

ለጉዳዩ የተመደቡት ሠራተኞች ጉዳዩን መመርመር ፣ አስፈላጊውን መረጃ መሰብሰብ ፣ አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ አብረውን የሚሠሩትን ወይም የተሾሙትን ማማከርና አንድ ዓይነት ምላሽ መስጠት ሊያስፈልግ ይችላል ።

የክለሳና የምርምር ሂደት

ይህ ሁኔታ በምርመራህ ሁኔታ ላይ ያለው ሁኔታ በእጅጉ ይለያያል ።

መረጃ መሰብሰብና ማረጋገጥ

ለበርካታ ጥያቄዎች ሠራተኞች መልስ ከመስጠታቸው በፊት ተጨማሪ መረጃ ማሰባሰብ አለባቸው። ይህም በድርጅቱ ዳታዎች ውስጥ መዝገብ መከታተልን፣ ለጉዳዩ የተዛባ ሕግን ወይም ሥርዓትን መጠየቅን፣ ቀድሞ የነበረን ደብዳቤ ማገናዘብን ወይም የይግባኝን ሁኔታ ማረጋገጥን ወይም ጥያቄ ማቅረብን ሊጨምር ይችላል።

በአንዳንድ ሁኔታዎች፣ የሠራተኛው አባል ግልጽ ወይም ተጨማሪ መረጃ ለማግኘት ሊጠይቅህ ይችላል። አብዛኞቹ ድርጅቶች ለበለጠ ውስብስብ ጉዳዮች ቄሶችን የሚመዘግቡበት ጊዜያዊ መልስ እንዲሰጡ የባለሞያዎቹን መመሪያ ለደረጃው አዲስ ነገር ለመስጠት ከሁለት እስከ ስድስት ሳምንት በኋላ ከኢንተርኔት ጋር ይገናኛሉ። ይህ ጊዜያዊ ግንኙነት በችሎታህ ላይ በንቃት እየተሠራ እንዳለ እንዲያሳውቅህ ነው።

ሕግና የፖሊሲ ክለሳ

ጠበብት ለፍርድ ቤት ወይም ለጉዳዩ ትኩረት ለሚሰጡ ጉዳዮች ከሕግ ምክር ፣ የሕግ ባለሙያዎች ወይም ተቆጣጣሪዎች መልስ ከመስጠታቸው በፊት ማማከር ሊያስፈልጋቸው ይችላል ።

ሠራተኞች ስለ አንተ የግል መዝገብ ወይም ዝርዝር መረጃ ከመስጠታቸው በፊት ማንነትህንና ስለ ጉዳዩህ የተወሰነ መረጃ ለማግኘት ፈቃድህን ማረጋገጥ አለባቸው ።

በክፍሎቹ ውስጥ እርስ በርስ መደጋገፍ

አንዳንድ ጥያቄዎች በተለያዩ ክፍሎች አልፎ ተርፎም በተለያዩ የመንግሥታት ደረጃዎች ውስጥ የሚገኙ ጉዳዮችን ያጠቃልላሉ ።

የመንግሥት አቀባበል

መንግሥት ለዜጋዎች መልእክት የሚሰጠው ምላሽ እንደየጠየቃችሁትና የምትጠይቁትን ነገር የተለያየ ዓይነት ነው።

መረጃ የሚሰጥ መልስ

ብዙ ዜጎች ለፕሮግራም እንዴት ሊሠሩ እንደሚችሉ ፣ ምን ዓይነት ሰነዶችን ማግኘት እንደሚያስፈልግ ፣ አንድ የተወሰነ ሕግ ወይም መመሪያ ለሁኔታዎች እንዴት እንደሚሠራ የሚጠይቁ ጥያቄዎች ናቸው ።

እነዚህ መልሶች የመንግሥት ፕሮግራም የሚፈቅድበትን መንገድ ፣ ለባለቤቱ የሚቀርብበትን ጊዜና የይግባኝ ጊዜ ግልጽ ማድረግን ፣ ለባለቤቱ የሌሎችን የሌሎችን የደኅንነት መረጃ መለዋወጫዎች ማቅረብን ወይም ተጨማሪ ዝርዝር መረጃዎችን ለማግኘት የሚያስችልህን መረጃ ለሕዝብ መንገርን ሊጠቁሙ ይችላሉ ።

የሁኔታዎች አሻሽል እና የሂደት ሪፖርት

ስለ አንድ ማመልከቻ፣ ጥያቄ ወይም ጉዳይ ሁኔታ ከጠየቅክ የሚሰጠው መልስ ሁኔታዎቹ የት ላይ እንደደረሱ ያረጋግጣል። ይህም ፕሮግራሙን ምን ደረጃ ላይ እንደደረሰ፣ ተጨማሪ መረጃ እንደሚያስፈልግ፣ የጊዜ ሰሌዳዎች እንደታቀደው ወይም እንደዘገየበት ሁኔታ ማብራሪያ ሊጨምር ይችላል።

በቀጣዮቹ ጉዳዮች ላይ በየጊዜው በየጊዜው በየጊዜው በየጊዜው በየጊዜው በየጊዜው የሚከታተላችሁን ሁኔታ በየጊዜው መከታተል ይኖርባችኋል ።

ምርጫዎች

አንዳንድ መልእክቶች መንግሥት አንድ ነገር ከመናገር ይልቅ አንድ እርምጃ መውሰድን የሚጠይቁ ናቸው፡፡

አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ የሰጡት ምላሽ ምን እርምጃ እንደሚወሰድ ፣ የሚጠበቅበት ጊዜና ልትወስዳቸው የምትገቡትን ማንኛውንም የጥድፊያ እርምጃዎች ያብራራል ።

አባባሎች

አንዳንድ ጊዜ የምታነጋግራቸው ቢሮው ስለ አንተ ጉዳይ ለማወቅ የሚያስችል ትክክለኛ አይደለም፡፡ በእነዚህ ጉዳዮች ላይ ወደ ትክክለኛው ወኪል፣ ክፍል ወይም ቢሮ የሚጠቅምህ የመገናኛ ሐሳብ ይሰጥሃል። ጥሩ የመገናኛ መልስ የምትሰጠው ተገቢ ያልሆነውን ቦታ እንዳገናኘህ ብቻ አይደለም - ጉዳዩን ለማነጋገር የሚረዳህ ማን እንደሆነና የሚቻል ከሆነም ይህ ቢሮ ተገቢ የሆነበትን ምክንያት በአጭሩ ማብራሪያ ይሰጣሉ፡፡

አንዳንድ ጊዜ መጀመሪያ ያነጋገርከው ቢሮ ለራሳችሁ የምትሰጡትን ሐሳብ እንደገና ከመናገር ወደኋላ እንድትሉ የሚያደርግህን እርምጃ በመውሰድ ለትክክለኛው ክፍል መልእክት ሊልክ ይችላል ።

ተጨማሪ መረጃ ለማግኘት የሚጠይቁ ልመናዎች

ድርጅቱ ተጨማሪ መረጃ ማግኘት ከፈለገ ተጨማሪ ዝርዝር ሐሳብ ለማግኘት ጥያቄ ያቀርብልሃል፡፡ ይህ መልስ ምን መረጃ እንደሚያስፈልግ ፣ ለምን እንደሚያስፈልግ፥ እንዴት መስጠት እንደሚያስፈልግ እና ድርጅቱ ምን ነገር ሲሰጠው ምን እንደሚሆን ያብራራል፡፡

እነዚህን ጥያቄዎች ወዲያውኑ መልስ መስጠትህ ጥያቄህን ለመፍታት ከመዘገይ ይጠብቃል ።

የጊዜ አቆጣጠርና ምን ተጽዕኖ ያሳድርባቸዋል?

በጣም ከተለመዱ ጥያቄዎች አንዱ “አንድ ጥያቄ መልስ ለማግኘት ምን ያህል ጊዜ ይወስድበታል?” የሚለው ነው፡፡

በጊዜያችን ያለው ሁኔታ

በጥቂት የንግድ ቀናት ውስጥ ቀላል የሆነ መረጃ ለማግኘት የሚጠይቁ ጉዳዮችን መልስ ማግኘት ይቻላል ፤ ምርምር ፣ ስምምነት ወይም ሕጋዊ ምርመራ ማድረግ የሚጠይቁ ውስብስብ ጉዳዮች ግን ለበርካታ ሳምንታት አልፎ ተርፎም ለወራት ሊዘልቅ ይችላል ።

በችሎቱ መሠረት የሚጠይቀውን ጥያቄ በችሎቱ መሠረት ለምታቀርበው ምላሽ የሚሰጥበት ጊዜ እንደየቲኦክራሲው የተወሳሰበና በችግሩ ውስጥ የተሟሉ የጠየቁትን ነገሮች በሙሉ የሚለያይ ነው ።

ምንም እንኳ ትክክለኛ ምላሽ የሚሰጥበት ጊዜ ሊለያይ ቢችልም እነዚህ ዒላማዎች መቼ መልስ እንደምትሰጥ የሚጠብቁበትን ጊዜ በጥቅሉ ያስገነዝቡሃል ።

በምላሹ ላይ ተጽዕኖ የሚያሳድሩ ነገሮች

በበርካታ ክፍሎች ውስጥ በሰፊው ምርምር ፣ በሕግ ጥናት ወይም እርስ በርስ በማቀናጀት ከሚነሱ ጉዳዮች ይልቅ የጥያቄው ውስብስብነት ቀላል የሆኑ ጥያቄዎችን በፈጥን የሚመልስ ነው ።

በኤች አይ ቪ የተያዙ ሰዎች ቁጥር በመላው ዓለም ከ1,500 በሚበልጡ አገሮች ውስጥ ከ1, 000 በላይ ሲሆን በኤች አይ ቪ የተያዙ ሰዎች ቁጥር ደግሞ ከ2, 000 በላይ ይሆናል ።

የመጀመሪያው መልእክትህ የተሟላ መሆኑንም አስተውለህ መናገር ትችላለህ፡፡ አስፈላጊውን መረጃ ሁሉ አስቀድሞ ካቀረብክ - ጉዳዩን የሚመለከት ቁጥር፣ ቀን ፣ ስም እና ዝርዝር ጉዳዮችን ጨምሮ ጉዳዩን የሚመለከት መረጃ ከሰጠህ የጊዜ ሰሌዳውን ለማራዘምና የተሟላ ምርመራ ማድረግ መጀመር ይችላሉ።

የፍጥነት ሂደት

አንዳንድ ሁኔታዎች በፍጥነት ሊያዙ ይገባል:: ድንገተኛ ሁኔታዎች ፣ በሕዝብ ደህንነት ላይ ተጽዕኖ የሚያሳድሩ ጉዳዮች ወይም ጊዜው የሚቃረብባቸው ጉዳዮች ብዙውን ጊዜ ቅድሚያውን የሚወሰዱት በቅድሚያ ነው፡፡

ይሁን እንጂ በፍጥነት የሚከናወነው ሂደት ለምቾት ሳይሆን አጣዳፊ ለሆኑ ሁኔታዎች ብቻ እንደሆነ አስተውሉ ።

ጥራት ያለው ቁጥጥርና ተቀባይነት ያለው ሂደት

አንድ ጥያቄ ከመላካቱ በፊት ትክክለኛ ፣ የተሟላና ተስማሚ መሆኑን ለማረጋገጥ የጥራት እርምጃ መውሰድና ተቀባይነት ማግኘት ይጠይቃል ።

የአጠቃላይ ክለሳ

ብዙ የመንግሥት ድርጅቶች ከመላካቸው በፊት በበላይነት መልስ መስጠት ያስፈልጋቸዋል፣ በተለይ ውስብስብ ለሆኑ ጉዳዮች፣ በቀላሉ የሚጎዳ ጉዳዮች ወይም የፖሊሲን ወይም የሽግግር መገናኛ መስመር የሚያወሱ መልእክቶችን ይጠይቃሉ። የአለቃዎቹ መልስ የዜግኑን ጥያቄ በትክክል እንደሚከታተል፣ ትክክለኛውን መረጃ እንደሚሰጥ፣ ከሕግና ከፖሊሲ ጋር የሚስማማ መሆኑን እና ተስማሚውን ቃና እንደሚይዙ ይመረምራሉ።

ይህ የክለሳ ሂደት ለምናገኘው ምላሽ ጊዜ የሚጨምር ሲሆን መንግሥት የሚሰጠውን መልእክት ጥራትና እኩልነት ያረጋግጥልናል ።

ሕጋዊና የአቋም ደረጃዎች

አንዳንድ አማራጮችን በተለይ በሕግ ፍቺዎች፣ በኢስፍሉዌንሽን ድርጊቶች ወይም በምርጫ ፈቃድ መዝገብ ማውጣት - ሕጋዊ ሠራተኞች ከመላኩ በፊት የይግባኝን መልስ ሊመረምሩ ይችላሉ። ይህም ድርጅቱ ሳይታወቀው ከሕግ ጋር የማይጋጩ ሐሳቦችን እንዳያወጣ፣ ወይም ከሥልጣናቸው ውጭ ለሚደረገው ድርጊት ቃል እንዳይገባ ዋስትና ይሆናል፡፡

ትክክለኛ ትክክለኛነት

ይህም መረጃውን ከሥልጣኔ ጋር ሁለት ጊዜ ማገናዘብን ፣ የይግባኝ አመልካች ወይም ክሶችን ሁኔታ ማረጋገጥን ወይም መረጃ እና የመረጃ ማገናኛ መስመር በጊዜ ሂደት መከናወንን ሊጨምር ይችላል፡፡

ምላሽ መስጠት

አንድ ምላሽ ከተጠናቀቀና ተቀባይነት ካገኘ በኋላ ድርጅቱን ለመገናኘት ባገለገልከው በዚያው መስመር በኩል ይሰጥሃል፣ ወይም ደግሞ አንድ ነገር ከወሰንክበት የአነጋገር ስልትህን ተጠቅመህ መግባባት ትችላለህ፡፡

መልስ

አሁን የኢሜይል ምላሽ የመንግሥት መልእክት በጣም የተለመደ ነው።

ለወግ ለሆነ ጉዳይ ወይም በሕግ በሚፈለግበት ጊዜ፣ መሥመራት በፖስታ ቤት ደብዳቤ ሊልክ ይችላል።

አንዳንድ ድርጅቶች ውስብስብ በሆኑ ሁኔታዎች ላይ በዝርዝር ለመወያየት ስልካቸውን በመደበባቸው ጊዜ ስልክ በመደወል እንዲህ ያለውን ሁኔታ በዝርዝር ያብራራሉ ።

_ሰነዶች

ይህ ሰነድ ለበርካታ ዓላማዎች ያገለግላል: - ይህ መረጃ ከድርጅቱ ጋር ስላላችሁ ግንኙነት ታሪክ ይፈጥራል፣ ጥያቄ የሚነሳ ከሆነ ይጠቅማል፣ ለኃላፊነትና ለውትድርና ድጋፍ ይሰጣል፣ እና ድርጅቱ አዝማሚያውን እንዲከታተልና አገልግሎት እንዲያሻሽል ይረዳል፡፡

በተጨማሪም የምትልከውን መልእክት ፣ የምትሰጠውን መልስ ፣ የማመሳከሪያ ወይም የክህነት ቁጥር ፣ የምታነጋግራቸው ሠራተኞች ስምና የመልእክት ወረቀቶች የግል መጻሕፍቱንና የሁሉንም የመልእክት ወረቀቶችን መከታተል ይኖርብሃል ።

ሁኔታ፦

መጀመሪያ የጥየቃችሁ ጥያቄ እና ድርጅቱ የሚሰጠው መልስ በተለይ ውስብስብ ለሆኑ ጉዳዮች ቀጣይ የሆነ ውይይት መጀመር ብቻ ሊሆን ይችላል፡፡

ቀጥሎ የሚከናወኑትን ነገሮች መቼ መከታተል አለብን?

በድርጅቱ የጊዜ ሰሌዳ ላይ አንድ ምላሽ ያልደረሰህ ከሆነ በቅድሚያ መከታተል ተገቢ ነው። በምትከታተልበት ጊዜ መጀመሪያ የላክህ ነገርን ወይም የማመሳከሪያ ቁጥርን ጥቀስ፤ የምርመራህን ሁኔታ በትሕትና ጠይቅ።

የተሰጣችሁ መልስ ጥያቄህን ሙሉ በሙሉ መልስ የማይሰጥ ከሆነ፣ በምላሹ ላይ ማብራሪያ ማግኘት የሚያስፈልግህ ከሆነ፣ ሁኔታህ ከተጠየቅከው ጊዜ ጀምሮ ተለውጧል ወይም በአንተ ጉዳይ ላይ ተጽዕኖ ሊያሳድር የሚችል ተጨማሪ መረጃ ካለህ ቀጣይነት ያለው መረጃ ማግኘት ይኖርብሃል፡፡

የማረጥ ሂደት

በምላሹ ወይም በሳትታጣው ጉዳይ ካልረካ አብዛኞቹ ድርጅቶች እየተባባሰ የሚሄድበት መንገድ አላቸው፡፡ ይህም ከአለቃው ጋር ለመነጋገር ፣ መደበኛ ቅሬታን ወይም ይግባኝን መጠየቅን፣ ከድርጅቱ ውላጅ ውላጅ ጋር መነጋገርን ወይም ወደ መረጥከው ተወካይ እርዳታ መጠየቅን ሊጨምር ይችላል፡፡

Ombudsman are charged with collecting and evaluating all of the facts regarding a matter as a neutral investigator. They determine if there was an error, unfairness or harm by the agency involved, or no basis to the complaint. Many government agencies have ombudsman offices that serve as neutral parties to help resolve disputes between citizens and the agency.

የኮንጀኔቲ ድጋፍ

ዜጎች ከፌዴራል ድርጅቶች መልስ ማግኘት ወይም ጉዳዮችን በመደበኛ መስመር ለመፍታት ሲቸገሩ ከኮንጌላ ወኪሎቻቸው እርዳታ መጠየቅ ይችላሉ። በየዓመቱ በሺህ የሚቆጠሩ ሰዎች የፌዴራል ፕሮግራሞችን ለማግኘት የተመረጡ ወኪሎቻቸውን ያነጋግራሉ። የተመረጡ ተወካዮችና ሠራዊቶቻቸው ብዙውን ጊዜ ለፌዴራል ድርጅቶች ወኪሎቻቸውን ይጠይቃሉ፡፡

ፌዴራላዊ ድርጅቶች ብዙውን ጊዜ ለኮንጀራቲ ጉዳይ ምላሽ ይሰጣሉ፤ ነገር ግን በድርጅቱ ውሳኔ ሂደት ውስጥ ምን ያህል ተወካዮች ጣልቃ መግባት ይችላሉ፡፡

ቴክኖሎጂና ዘመናዊ መንግሥት የሐሳብ ልውውጥ ማድረግ

መንግሥታት ከዜጎቻቸው ጋር የሚነጋገሩበትን መንገድ ቴክኖሎጂ በሚያስደንቅ ሁኔታ ቀይሯል ።

እርስ በርስ የሚደጋገፉበት መንገድ

አንድ አደረጃጀት ፣ የዜግነት ሥርዓት የሐሳብ ግንኙነትን የሚያደራጅ ከመሆኑም በላይ እያንዳንዱ ጥያቄ ገና ከጅምሩ እስከ ጨረሰ ድረስ እንደሚከታተል ዋስትና ይሰጣል ።

እነዚህ አሠራሮች ሠራተኞች ከዜጎቻቸው ጋር ያላቸውን ግንኙነት ሙሉ በሙሉ እንዲያጠኑ ፣ እያንዳንዱን የችግሩን ሂደት እንዲከታተሉ ፣ ስለ ምላሽ የሚሰጡበትን ጊዜና ስለ ተራ ጉዳዮች ሪፖርት እንዲያመጡና ትኩረት የሚያስፈልጋቸውን ችግር ለይተው ማወቅ የሚችሉባቸውን መንገዶች ለይተው እንዲያውቁ ያስችሏቸዋል ።

የፊደል ቅርጽ ምርጫዎች

ብዙ ድርጅቶች የዜግነት ፈቃድ ማቅረብ ፣ ደረጃቸውን ማወቅ ፣ ሰነዶችን መጫን እና መልስ መስጠት የሚችሉባቸውን የኢንተርኔት በር ያቀርባሉ::

እነዚህ መሣሪያዎች ውስብስብ ወይም ልዩ ሁኔታዎችን ሊፈቱ ባይችሉም በተለመደው መረጃ ጥያቄዎች ውስጥ የተካተቱ ናቸው፡፡

በተንኮል የማሰብና የማተሚያ ዘዴ

AI ቻት ሩም የሚባሉ ሰዎች በተደጋጋሚ የሚጠየቁትን ጥያቄዎች መመለስ ይችላሉ (FAQs) ፣ ቀጠሮ ማውጣት እና መሠረታዊ ጥያቄዎችን ማሟጠጥ ፣ ሰብዓዊ ወኪሎችን ይበልጥ ውስብስብ ለሆነ ጥያቄ ሊፈቱ ይችላሉ፡፡

በተጨማሪም የአይ አይ ኤስ አሠራሮች ለተገቢው ክፍል ምርምር ለማድረግ ፣ በመልእክታችሁ ይዘት ላይ የተመሠረተ አስፈላጊውን መረጃ ለመጠቆምና በአፋጣኝ ትኩረት የሚያስፈልጋቸውን አጣዳፊ ጉዳዮች ለይተው ለማወቅ ጥረት ማድረግ ይችላሉ ።

የተለመደው ጭብጥ

ተንቀሳቃሽ አፕሊኬሽን እና ሞባይል ስልክ ድረ ገጾች ከየትኛውም አገር ወደ መንግሥት ቢሮዎች መሄድ ይበልጥ ቀላል እንዲሆንላቸው አድርገዋል።

ለተለያየ ዓይነት ልመናዎች ልዩ ትኩረት መስጠት

የተለያዩ የመንግሥት መልእክቶች የተለያየ አሠራር የሚከተሉ ሲሆን የተለያዩ ብቃቶች አሏቸው ።

የመረጃ ነጻነት ለማግኘት መፈለግ

በፎያ ወይም በሕግ ፊት ለቀረበ የመዝገብ ሕግ የሚቀርቡት ልመናዎች በጽሑፍ የሠፈረና የምትፈልገውን መዝገብ በትክክል የሚገልጽ መሆን አለባቸው። አሁን አብዛኞቹ የፌዴራል ድርጅቶች ፎይአይ ኤን ኤ የኤሌክትሮኒክ ጥያቄን ይቀበላሉ፤ ድረ ገጽን፣ ኢሜይልን ወይም ፋክስን ጨምሮ፡፡

ፎEA አዲስ መዝገብ እንዲፈጥሩ ወይም ምርምር እንዲያደርጉ፣ ዳግማዊ መረጃ እንዲያጠኑ ወይም ጥያቄውን ሲመልሱ ጥያቄውን መልስ እንዲሰጡ አይጠይቅም፡፡

በፎያ ላይ የሚቀርቡት መልሶች ከሌሎቹ የመንግሥት መልእክቶች የበለጠ ጊዜ ሊወስዱ ይችላሉ ።

ቅሬታና ሐዘን

መንግሥት ስለሚያከናውናቸው አገልግሎቶች ፣ ስለ ተቀጣሪነት ወይም ስለ ድርጅቶች ውሳኔ የሚሰነዝረውን የይስሙላ ቅሬታ ብዙውን ጊዜ አንድ ዓይነት ምርመራና ምላሽ መስጠትን የሚቀሰቅስ ነው ።

በምርመራው ላይ ምን ምርመራ እንደተደረገ ፣ ምን ውጤት እንደተደረገ ፣ ምን እርምጃ እንደሚወሰድ (እንዲደረግ) እንዲሁም በውጤቱ ካልተስማማህ ምን ዓይነት የይግባኝ መብቶች እንዳሉህ በምርመራ ማረጋገጥ ትችላለህ ።

የአገልግሎት ጥያቄ

እንደ ፈቃድ፣ ፈቃድ፣ የምርመራ ፈቃድ ወይም ለመንግሥት ህንድስና አገልግሎት ማካሄድ - ከመጀመሪያ ጥያቄ አንስቶ እስከ ማጠናቀቅ ድረስ የሚከተሏቸውን የሥራ ውህዶች በመስመር ላይ ለመከታተል ይሞክራሉ፡፡

የአገልግሎት ጥያቄ በሚቀርብልህ ጊዜ ፣ ምን እርምጃዎችን መውሰድ እንደሚያስፈልግህና ጥያቄዎች ወይም የሚያስጨንቁህ ነገሮች ካሉህ ማንን ማነጋገር እንደሚያስፈልግህ የሚገልጽ መረጃም በአገልግሎት ላይ የሚቀርቡልህ መልሶች እንደሚገኙልህ ተገነዘብ ።

ከመንግሥት ጋር ጥሩ የሐሳብ ልውውጥ ለማድረግ የሚረዱ ጠቃሚ ምክሮች

በመንግሥት ቢሮዎች ላይ ስትገኝ ጥሩ ልምምድ በማድረግ ፈጣንና ጠቃሚ ምላሽ የመስጠት አጋጣሚህን ማሻሻል ትችላለህ ።

ግልጽና ግልጽ ሁን

በግልጽ ምን እየጠየቅክ እንዳለህ ወይም የትኛውን እርዳታ እንደሚያስፈልግህ ጥቀስ። ከዚህ ጋር ግንኙነት ያላቸውን ቀናት ፣ ስሞች ፣ የቃላት ቁጥሮችና ሌሎች መረጃዎችን በዝርዝር ጥቀስ። በዝርዝር ባደረግህ መጠን ሠራተኞች ያለህበትን ሁኔታ ለመረዳትና ተገቢውን መልስ ለመስጠት ቀላል ይሆንልሃል።

በርካታ ጥያቄዎች የምትጠይቅ ከሆነ ቁጥር ስፍር ያላቸው ወይም ጥይት የሚጠቀሙባቸው ቦታዎች ለእያንዳንዱ ሰው ቀላል እንዲሆኑላቸው በሠራተኞች ላይ ነው።

መረጃ ጠቅለል ባለ መንገድ አቅርብ

ይህ ሙሉ ስምህን እና የአደጋ ማገናኛ መረጃዎችህን ፣ ተስማሚ የሆነ የደኅንነት ቁጥርን (ማኅበራዊ ደህንነትን ቁጥር፣ የአሽከርካሪ ፈቃድ ቁጥርን፣ የካሴት ቁጥርን ቁጥር ፣ ወዘተ) ቀደም ሲል የተላለፉትን ወይም ማመልከቻዎችን ቀን እና ከዚህ ጋር የሚዛመዱ ሰነዶችን ሊጨምር ይችላል፡፡

የተሟላ መረጃ ማቅረቡ ተጨማሪ ዝርዝር ጉዳዮችን ለማግኘት ድርጅቱ አንተን ለመጠየቅ የሚጠይቀውን ጊዜ እንዳያዘገይ ይከላከላል ።

በትክክለኛው ጣቢያ ተጠቀም

ለኢንሹራንስህ ኃላፊነት ያለበትን ቢሮ ወይም ክፍል አነጋግር እንጂ በሳጥኑ ውስጥ ወደሚገኝ አጠቃላይ መልእክት አትላክ። ለራሳችሁ ጥያቄ ተስማሚ የሆነ የአካል መረጃ ለማግኘት የድርጅቱን ድረ ገጽ ተመልከት።

የትኛውን ቢሮ ማነጋገር እንዳለብህ ካላወቅህ መልእክታችሁን ወደተሳሳተ ቦታ ከመላክና በክፍሉ መካከል ከመቅዳት ይልቅ ስልክ በመደወል መጠየቅ ይሻላል፡፡

ሙያና ጥሩ ሙያ ይኑራችሁ

ምንም እንኳን ችግር ካለብህ መበሳጨት ተገቢ ቢሆንም በምላሹ የሙያ እና የግብረ ገብነት ስሜት መያዙ የተሻለ ውጤት ያስገኛል። የመንግሥት ሠራተኞች ደግሞ በአክብሮት በሚያዙበት ጊዜ ይበልጥ የተሻለ እርዳታ ለማግኘት ይራመዳሉ፡፡

በግልጽ ሁኔታህን እና ምን እንደሚያስፈልግህ አስረዳ፤ ነገር ግን ጥላቻን የሚቀሰቅስ ነገር ፣ የግል ጥቃት ወይም ዛቻን አስወግዱ።

_ሰነዶች

ከመንግሥት ድርጅቶች ጋር ግንኙነት ማድረግ የምትችልበት የራሳችሁን ፋይል ይኑርህ። ከኢሜይል ፣ ከደብዳቤዎችና በኢንተርኔት ላይ ከሚሰጡህ ፎርማቶች መካከል እባጮችን አስቀምጡ። በስልክ የምታነጋግሯቸውን ሰዎች ስም ከውይይቱ ቀንና ጊዜ እንዲሁም ከውይይቱ ጋር የተወያየበት ነገር ጋር ጻፉ። የምትሰጡትን ማንኛውንም የማመሳከሪያ ወይም የክህደት ቁጥር ይያዙ።

በቅድሚያ የቀረቡትን ሐሳቦች መከታተል ፣ መጨመር ወይም ቀደም ሲል የቀረቡትን ሐሳቦች ማጤን የምትፈልግ ከሆነ ይህ ሰነድ በጣም ጠቃሚ ነው ።

ትዕግሥተኛ ሆኖም የማይታገስ ይሁን

ብዙውን ጊዜ የመንግሥት ድርጅቶች ከፍተኛ መጠን ያለው ምርመራ በፕሮግራም እና በሀብታሞች ያካሂዳሉ፡፡

መጀመሪያ ያቀረብከው ጥያቄ ጥያቄ ለጉዳዩ መፍትሔ የማያመጣ ከሆነ ተገቢውን መገናኛ መስመር በመጠቀም መሥራታችሁን ቀጥሉ - የፕሮግራም ምርመራ መጠየቅ፣ ጥያቄ ማቅረብ ወይም አስፈላጊ ሆኖ ከተገኘ ከተመረጡ ተወካዮች እርዳታ መጠየቅ ።

የመንግሥትን የአቅም ገደብና እንቅፋት መረዳት

መንግሥት ድርጅቶች በቁጥጥር ሥር ያሉትን ገደቦች መረዳት ጠቃሚ ነው፡፡

ሕጋዊና ሥርዓታማ የሆኑ ገንዳዎች

የመንግሥት ድርጅቶች ሕጋዊ ሥልጣን ያላቸውን ነገር ብቻ ማድረግ ይችላሉ። ተግባራዊ በሆኑ ሕጎች፣ ደንቦች እና ፖሊሲዎች ውስጥ መሥራት አለባቸው። ይህም አንድ ሠራተኛ አንተን በሆነ መንገድ ለመርዳት ቢፈልግም በሕግ ከተከለከለው ነው።

አንድ ድርጅት አንድ ነገር ማድረግ እንደማይችሉ ሲነግርህ ብዙውን ጊዜ ሕግ ወይም የሕግ ጥገና ስለሚከለክል ሳይሆን እርዳታ ለመስጠት ፈቃደኛ ባለመሆናቸው ነው፡፡

የግል ሚስጥርና ሚስጥራዊነት የሚጠይቁ ብቃቶችን

የግል ጉዳዮቻችንን በሕግ የሚፈቅድላቸው መንግሥት ድርጅት ሊገልጥላቸው የሚችሉትን መረጃና ማንን ሊገልጡላቸው ይችላሉ። ባለሥልጣናት ይህን መረጃ ለማግኘት ሕጋዊ ሥልጣን ካልነበረህ ስለ ሌላ ሰው ጉዳይ ሊወያዩ አይችሉም፡፡

እነዚህ እገዳዎች ስለ መረጃህ በሚጠይቁህ ጊዜ የአንተም ሆነ የሌሎችን የግል ጉዳይ ለመጠበቅ ይገደዳሉ፡፡

የገንዘብ ገደቦች

ብዙ ድርጅቶች በጀት የሚያወጡበት ውስን የሆነ የገንዘብ መጠንና የሙያ መጠን አላቸው ።

እነዚህን ገደቦች መረዳት ማለት የተቸገሩ አገልግሎቶችን መቀበል ማለት አይደለም፤ ነገር ግን አንዳንድ ጊዜ መልስ ከምትወደው በላይ ለምን ጊዜ እንደሚወስድ ለማብራራት ይረዳል፡፡

ትራክትና ጠበኝነት የሚጫወቱት ሚና

ዘመናዊው መንግሥት የሐሳብ ልውውጥ እያደረገ ያለው በሥርዓትና በኃላፊነት ላይ ነው ።

የሕዝብ መዛግብትና ክፍት መንግሥት

የኦራ ፣ የፎያ ፣ የፍርድ ቤት መዝገብ እና ሌሎች ተወዳጅ የጥያቄ ዓይነቶች አንድ ዘመናዊ የመዋሃድ ስልት ክፍል ሆኖ ያገለግላል ።

እነዚህ ሕጎች መንግሥት የሕዝቡ ነው የሚለውን መሠረታዊ ሥርዓት እና ዜጎች መንግሥታቸው ምን እያደረገ እንዳለ የማወቅ መብት አላቸው፡፡

የሞያና ሪፖርታዊ ዘዴዎች

በርካታ የመንግሥት ድርጅቶች የሚቀርቡትን ጥያቄዎች ፣ አማካይ የጥያቄ ጊዜ ፣ የተለያዩ ጉዳዮችን እንዲሁም ለደንበኞች የሚሰጡ የምርጫ ደረጃዎችን ጨምሮ ከድርጅታዊ አገልግሎቶች ጋር የተያያዙ ጠቅላላ መረጃዎችን በሒሳብና በአደባባይ ሪፖርት አድርገዋል ።

ከ60 በመቶ የሚበልጡ አሜሪካውያን ከወኪሎቻቸው በወቅታዊው የሐሳብ ልውውጥ ላይ በቀጥታ በመግባት በመንግሥት ላይ ያላቸውን እምነት በማዳበር የመንግሥትን መልእክት የመቀበሉን አስፈላጊነት ጎላ አድርገው ገልጸዋል ።

የማያቋርጥ ማሻሻያ

የመንግሥት ድርጅቶች በዜግነት መልእክት አማካኝነት የሚሰጡትን አስተያየት በየጊዜው በመጠቀም አገልግሎቶቻቸው ፣ ፖሊሲዎችና ሂደቶቻቸው እንዲሻሻሉ ያደርጋሉ፡፡

በጉጉት መጠባበቅ: - የመንግሥት የሐሳብ ልውውጥ የወደፊት ዕጣ

መንግሥት በቴክኖሎጂ እድገት አማካኝነትና የዜጎችን ፍላጎት በመቀየር የሐሳብ ልውውጥ ማድረጉን ቀጥሏል ።

ዲጂታል መቀላቀል መጨመር

እነዚህ መሣሪያዎች ጥያቄውን ለማቅረብ ፣ እድገት ለማድረግና ቢሮዎችን በአካል ለመጠየቅ ወይም ስልክ ለመደወል ሳያስፈልግ ምላሽ ለመስጠት ቀላል ይሆኑላቸዋል ።

የግል ጉዳዮቻችንን ማሻሻል

በቀጣዮቹ መንግሥታት ውስጥ ያሉት የሐሳብ ልውውጥ አሠራሮች እያንዳንዱ ዜጋ የሚያስፈልገውን ነገር ለመረዳትና ለእያንዳንዱ ሰው የሚያስፈልገውን መረጃና አገልግሎት ለመስጠት በዝርዝር በጽሑፍ በማተኮር የዜግነት ፍላጎትን በግምት እንዲያስገባና አስፈላጊውን መረጃ በንቃት እንዲከታተል ይረዱታል ።

የአቅላይነት አቀራረብ

በመላው ዓለም የሚገኙ በርካታ ሰዎች ፣ የአካል ጉዳተኞችን ጨምሮ የመንግሥት የመገናኛ መንገዶችን በንቃትና በኢንፍሉዌንዛ አማካኝነት በኢንተርኔት መጠቀም ይችላሉ ።

ግንኙነት አቋርጥ

ዜጎች በጥቅሉ በግለሰ አገራት ውስጥ የሚከናወነውን አገልግሎት የሚመለከቱትን እውነተኛ ጊዜ ወይም እውነተኛ ምላሽ ለማግኘት እየተጠባበቁ ነው፡፡

መደምደሚያ

መንግሥት ለመልእክቶቻችሁ የሚሰጠውን ምላሽ መረዳት ከመንግሥት ድርጅቶች ጋር ይበልጥ ውጤታማ በሆነ መንገድ እንድትረዳና ለሥራው ትክክለኛ ትምክህቶችን እንድታወጣ ያስችልሃል።

አንዳንድ ጊዜ ሂደቱ አዝጋሚ ወይም በግብረገብነት ሊታይ የሚችል ቢመስልም በሥርዓቱ ውስጥ ምን እንደሚከሰት በማወቅ ፣ በምሥክርነቱ ሥራ ላይ በተገቢው መንገድ ለመግባት ፣ በትክክለኛው የመገናኛ መስመር ለመጠቀምና አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ ለጉዳዩ ተገቢውን እርምጃ ለመውሰድ ታስቦ የተዘጋጀ ነው።

መንግሥት ሠራተኞች በተራቀቀ ሥርዓት ላይ እንዲጓዙና የሚያስፈልጋቸውን አገልግሎትና መረጃ እንዲያገኙ ለመርዳት የሚያገለግሉ ሠራተኞች እንደሆኑ አስታውስ፡፡

ቴክኖሎጂው እድገት እያደረገና የዜግነት ምኞቶች እየተሻሻሉ በሄዱ መጠን መንግሥት የሐሳብ ግንኙነት ማድረጉን ይቀጥላል፤ ይህም ፈጣን ፣ ግልጽና በቀላሉ የሚቻል ይሆናል፡፡

መረጃ የምትፈልግ ፣ አገልግሎት የምትጠይቅ፣ ሪፖርት የሚያደርግ፣ ወይም መንግሥት የሚወስዳቸውን ፕሮግራሞች እርዳታ የምትጠይቅ ከሆነ አሁን ስለምትሰብከው መንገድና መንግሥት የሚመዘግባቸው ድርጅቶች ለምታስፈልጓቸው ነገሮች ምላሽ ለመስጠት እንዴት እንደሚሠሩ የተሟላ ግንዛቤ አግኝተሃል፡፡

ተጨማሪ ነገሮች

ከመንግሥት ድርጅቶች ጋር ስለ ግንኙነት ተጨማሪ መረጃ ለማግኘት እነዚህን ጠቃሚ ነገሮች መመርመር ትችላለህ: -

• ]USA.gov - መንግሥታዊ መመሪያ ለመንግሥት መረጃ እና አገልግሎት፣ ስለ ፌዴራላዊ ድርጅቶች የተሟላ መረጃ መስጠት እና የመንግሥት ፕሮግራሞችን ማግኘት.] ጋብዞ:https://www.usa.gov ለጠቅላይ መንግሥት መረጃ እና የግንኙነት ዝርዝር መረጃ.
• FOIA.gov - የመረጃ ሕግ ዋና ድረ ገጽ ጥያቄን, መንግሥታዊ መዝገብ በመጠየቅ እና ጥያቄዎቸን በመከታተል መመሪያ. በhttps://www.foia.gov[]... ስለ ሕዝባዊ ሰነዶች ጥያቄዎች ለማወቅ
• ኮንግረስ.gov - ለኮንፖርት ተወካዮች መረጃ ማግኘት እና ስለ አደራጆች አገልግሎት ማወቅ
• የአገር እና የአካባቢው መንግሥት ድረ ገጽ - አብዛኞቹ የአገር ፣ የኮንትሪያ እና የማዘጋጃ ቤት መንግሥታት ከተለያዩ ክፍሎች እና ቢሮዎች ጋር እንዴት መነጋገር እንደሚቻል መመሪያ ያቀርባሉ።
• የመንግሥት ውክልና ድረ ገጾች - ድርጅቱ ድረ ገጾች ላይ በአብዛኛው የፋውክ፣ የአገናኛ መረጃ፣ የኢንተርኔት ፎርማቶች እና መመሪያ ለድርጅቱ አገልግሎት እና ፕሮግራም አንድ አንድ ላይ መገጣጠም ጠቃሚ የሆነ አንድ አንድ ነገር ለመረጃ አንድ ላይ ማስቀመጥ ነው፡፡

በእነዚህ ነገሮች በመጠቀም እና ከዚህ መመሪያ ያገኘኸውን እውቀት ተግባራዊ በማድረግ በሁሉም ደረጃዎች ላይ የሚገኙ የመንግሥት ድርጅቶችን ውጤታማ በሆነ መንገድ ለመገናኘትና የሰጡትን ምላሽ በልበ ሙሉነት ለመንዳት በሚገባ ተዘጋጅተሃል፡፡