በአየርላንድ ድርጅቶች ውስጥ የዳታ አጠቃቀም

መግቢያ: - በአየርላንድ የዳታ አጠቃቀምን በተመለከተ የዳታ አጠቃቀም ለውጥ የሚያመጣው ለምንድን ነው?

ጠቅላላ የዴታሚክ ጥበቃ ሥርዓት (GRERD) ከጀመረ ጀምሮ በግንቦት 2018 በኢሪሽያ ድርጅቶች ላይ ከፍተኛ ምርመራ እየተደረገ ነው፡፡ የዳታ ጥበቃ ኮሚሽን (DPC)፣ የአየርላንድ የበላይ ጥበቃ ባለ ሥልጣን፣ በዩሬይ ውስጥ በዋና ዋናዎቹ የቴክኖሎጂ ኩባንያዎችና በአካባቢው ድርጅቶች ላይ ከዋሉት ጉልህ ቅጣትዎች መካከል አንዳንዶቹን አስይዟል፡፡

በቋሚነት ሲካሄድ፣ የሽሙጥ ሂደቶች ድርጅታዊ ለውጦችን ከመፈጸም ይልቅ ከቁጥር ውጭ የሆነ ነገር ያቀርባሉ፡፡

የዳታቤዛን መከላከያ መጠቀም

የዳታቤዛ የምርመራ ምርመራ አንድ ድርጅት በምርመራው ላይ የሚያደርጋቸውን እንቅስቃሴዎች በሥርዓት መመርመር ማለት ነው ።

• ዳታ ማምረጫ: ማንን የግል መረጃ መሰብሰብ, የት መከዘን, እንዴት እንደታሸገ እና የሚጋራው
• Policia Review:] መገምገም የግለሰቦች ማስታወቂያዎች, እራት አሟሚ ዘዴዎች, ዳታ ማስቀመጫ ፕሮግራሞች እና የ ዳታ ጉዳይ ሊገኝበት የሚጠይቀው (DSAR) ፕሮግራማት.
• ቴክኒካዊ የቁጥጥር ችሎት:] የግምገማ መግለጫው፣ የአደጋ ቁጥጥር፣ የግንባታ እና የችግሩን ምላሽ የማግኘት እቅድ
• ሦስተኛ ፓርላማ አደጋ: ውሎችን በድርጅቱ ወክሎ ከሚያካሂዱ ነጋዴዎች ጋር የተደረገውን ስምምነትና የሽያጭ ዝግጅት መለስ ብሎ ማጤን
• ማሠልጠን እና ትኩረት: ሠራተኞች በGDPR እና በውስጥ ፖሊሲዎች ያላቸውን ግዴታ መረዳትን እና አለማወቅን ይመረምራሉ፡፡

የውጭ የውጭ ጉዳይ ውሳኔዎች (በአንድ የይግባኝ ልምምድ ቡድን) ወይም ውጭ (በሦስተኛ ወገን ስፔሻሊስት) ሊሠሩ ይችላሉ። እያንዳንዱ ሰው የራሱን ጥቅም: - የውጭ የሽያጭ አጫዋች ከገንዘብ ጋር የተጠቃጠረ እና በቤት ውስጥ ችሎታን የሚገነባ ሲሆን በውጭ የሚፈጸም ውጫዊ ውሳኔ ደግሞ አድልዎና ጥልቅ የሆነ የሕግ እውቀት ይሰጣል። ብዙ የአየርላንድ ድርጅቶች የውስጥ አጠቃቀምን የሚመለከቱ የይነጣጠር ዘዴዎችን በመጠቀም በየጊዜው ምርመራና በውጭ የሚካሄዱ የውጭ ውጤቶችን በየጊዜው በጽዳታዎች ላይ ወይም በሥርዓት ላይ በሚደረጉ የይይይታዎች ፊት በይግባት ያቀርባሉ።

አንድ አነስተኛ የንግድ ሥራ በአንድ ክፍል ወይም በዕቃ ማሠራጫ ሥራ ላይ ሊያተኩር ይችላል፤ አንድ ትልቅ ሥራ ግን በንግድ ድርጅቶች በሙሉ ሙሉ በሙሉ ላይ የሽፋን ምርመራ ሊያደርግ ይችላል። ምንም ዓይነት ስፋት ቢኖረው የመጨረሻው ግብ ለውድድር አለመስማማትን ማወቅና ለጉዳት መጋለጥ ከመድረስ በፊት አደጋውን ለመቀነስ ነው፡፡

በአየርላንድ ድርጅቶች ውስጥ የሒሳብ ምርመራ ማድረግ የሚያስገኛቸው ጥቅሞች

የዳታቤዛ አጫሾች ከራስነት ሥልጣን በላይ ጠቀሜታ አላቸው ።

ለሕግ መገዛትና ለመልካም አደጋ መዳረግ

የዩ ኤስ ኤ የፊዚክስ ኩባንያ ከ2018 ወዲህ ከ1,1 ቢልዮን በላይ ቅጣት አስከፍሏል፤ በአየርላንድ የሚገኙ በርካታ ኩባንያዎች በቂ መረጃ ላያገኙ ተግባሮች ቅጣት ይደርስባቸዋል። በቋሚነት የሚካሄዱ የምርመራው ድርጅቶች የይግባኝን ክፍተት ለይተው በማወቅና በማስተካከል የይግባኝ እርምጃ የመውሰድ ዕድላቸውን በእጅጉ ይቀንሳሉ። ለምሳሌ በ2023 አንድ አይሪሽ ቴክኖሎጂ ኩባንያ የቀረውን የዕቃ መዝገብና የፈጸሟቸውን የፈቃደኝነት ጉዳዮች አስፍረዋል፤ እነዚህም የይለፍ ዓይነቶች ካልታጣ ከ500,000 የአሜሪካ ዶላር በላይ ሊቀጡ ይችላሉ።

አደገኛ የሆነ ሁኔታን መቆጣጠርና መከላከል

በአየርላንድ በዴስተር ዲ ፒ ኤስ እንደተፈጸመ ሪፖርት ከ7,000 በላይ መረጃዎች በየዓመቱ በማግኘታቸው በ2023 ብቻ በተደረገው ጥናት ላይ ተገኝቷል። የውሳኔው ውዝግብ እንደየሚደክማቸው የይለፍ ቃል ፣ ያልሰፈረው ዳታ ወይም ከመጠን በላይ የሆነ መረጃ ማሰባሰብ የመሳሰሉትን ነገሮች በንቃት የሚመለከቱ ናቸው። እነዚህን ጉዳዮች እንደገና በመጠገን ድርጅቶች ከጉዳዩ በፊት መከለስ ይችላሉ። ለምሳሌ በደብሊን ውስጥ የበሽተኞችን መረጃ የሚመዘግብ ሰው በእያንዳንዱ ሠራተኞች ዘንድ ተቀባይነት ያለው መሆኑን ለመገኘት በፕሮፌሰሩ ላይ ይጠቀምበታል። በፍተሻ ላይ የተሾሙ ሰዎች በቅድሚያ የመረጃ ቁጥጥርዎች ላይ ከተቆጣጠሩ በኋላ የምርመራው መረጃ የመፍሰስ አደጋ በከፍተኛ ሁኔታ መቀነስ ጀመረ።

የባንክና የቡድኑ አባላት እምነት እንዲጠናከር አድርገዋል

በ2024 የአይሪሽ ቢዝነስ እና አሠሪዎቹ ፌዴሬሽን (ኢቢኢሽ ፌዴሬሽን) የተደረገ ጥናት 78 በመቶ የሚሆኑት አይሪሽ ተጠቃሚዎች በምርጫ ላይ ጉዳት የሚያደርስ አንድ ኩባንያ መጠቀም እንደሚያቆሙ አረጋግጧል ።

በሥራው ውጤታማነትና ወጪ ማጠራቀም

የሽያጭ አሠራሮች ብዙውን ጊዜ ሊሰረዝ የሚችልና በራስ ላይ ጉዳት ሊያደርስ የሚችል መረጃ በመኖሩ እና የዕቃ ማከማቻ ወጪውን መቀነስ እና የዳግነት አሠራሩን ቀላል ማድረግን ይጨምርበታል: - ለምሳሌ አንድ የሊመሪክ ኩባንያ ደንበኞች የሚይዙት የግለሰቦች ቁጥር አላስፈላጊ የሆነ የግል መረጃ በመሰብሰብና የዕቃው ሂደትን ቀስ በቀስ በማቀዝቀዝ የፍሰሰሰው የፍጠራት ደረጃ በ15% ማሻሻልና የባለቤትነት አጠቃቀም ሒሳብ ማስገባት ጊዜውን ማነስ ችሎታል፡፡

ለሠራተኞች የተሻለ ግንዛቤና ባሕል

የሒሳብ ምርመራው በመደበኛ ሥልጠና ላይ የምርመራው ውጤት እንዲካተት የሚያደርጉ ድርጅቶች በእያንዳንዱ የግል መረጃ አጠቃቀም ረገድ በዋጋ ሊተመን የማይችል የሌሎችን አመኔታ እየጨመሩ እንደመጡ በአየርላንድ የሽያጭ ስርጭት ሰንሰለት ላይ የተደረገ አንድ የበኩላቸውን አስተዋጽኦ አመልክቷል፡፡

የአይሪሽ ድርጅቶች ያጋጠሟቸው ተፈታታኝ ሁኔታዎች

ምንም እንኳ ግልጽ ጥቅም ቢገኝም ብዙ የአየርላንድ ድርጅቶች ከ99 በመቶ በላይ ለሚሆኑት የአየርላንድ የንግድ ድርጅቶች በተለይ በትናንሽና መካከለኛ ቁጥር ላላቸው ድርጅቶች በጣም ከባድ የሆኑ የውጥረት ምርመራዎችን ለማድረግ ይጣጣራሉ፡፡

ውስን የሆነ ሀብትና ባጀት

በ2023 የአውሮፓ ኮሚሽን ባወጣው ሪፖርት መሠረት 65 በመቶ የሚሆኑት የአየርላንድ ማይክሮኢንዩሪቶች የውጭ ንግድ አጫዋቾችን ከግምት አስገብተው አያውቁም፡፡

የኩነቶች መረጃ

ይህም በውሳኔ ሕግ ወይም በሽያጭ አጠቃቀም ረገድ የሠለጠነ ሠራተኞች የሌሉበት ነገር ነው፡፡ ይህም ግልጽ በሆኑ ጉዳዮች ላይ ብቻ እንዲያተኩሩ፥ እንደ ውዝግብ ማዘዋወር ወይም ወለድ ግምገማዎች በመሳሰሉ ከባድ ችግሮች እንዳይኖሩበት ያደርጋል፡፡

ሥርዓቶቹን በሥርዓት መያዝ

የዲ ፒ ኤች ዲ ፒ በየጊዜው እየተሻሻለ ሲሆን በአውሮፓ ዳታ ጥበቃ ቦርድ አዳዲስ ውሳኔዎችን በሕግ ትርጉም ሊለውጡ ይችላሉ። ለምሳሌ የሽርመምስ II የውሳኔ ጉዳይ ዓለም አቀፍ ስርጭቶችን በተመለከተ የተላለፈው ውሳኔ ብዙ የአየርላንድ ኩባንያዎች በአሜሪካ የደመና አጠቃቀም ላይ እንደገና እንዲመረም አስገድዶአቸዋል። በ2020 የምርመራው ሂደቱን በሕግ ከፈረደ በኋላ የሚጠይቀውን አዲስ የመተላለፊያ ሂደት ሊሸፍን አልቻለም። ድርጅቶች የሽግግር ሂደታቸው ከሕግ እይታ ጋር እኩል እንዲሆን ማድረግ አለባቸው፡፡

ከሠራተኞችና ከአስተዳዳሪዎች ተቃውሞ

አንዳንድ ሠራተኞች የሽግግር ሂሣብን እንደ ፖሊስ ሥራ አድርገው ይመለከቱታል፤ ይህም የችግሩን መቃወስ ወይም መሸሸግ ያስችላቸዋል። ጠንካራ የሆነ አመራር ባይኖራቸውም የሽኩቻው ሂደቱን በዴስ አየርላንድ ጥበቃ (2023) የተደረገ ጥናት 42% ከዲሬክተሮች የዳታሞቻቸው ጥበቃ ከንግድ ጉዳይ ላይ የሚከታተለውን ነገር እንደ “የሸፈነው ሸክም” ሳይሆን እንደገቢው ችሎት አድርጎ እንደሚመለከት አረጋግጠዋል። ይህን ጽንሰ ሐሳብ መቀየር ስለ ጉዳቱ ግልጽ የሆነ የሐሳብ ግንኙነት ይጠይቃል።

የሽፋን ውጤትን መለካት

የዳታ አኃዝ ጥበቃ በእርግጥ ውጤታማ መሆኑን ለማረጋገጥ ድርጅቶች ከመመሥከራቸው በፊትም ሆነ በኋላ አንዳንድ ምልክቶችን መከታተል ያስፈልጋቸዋል።

በዳታቤዛ ላይ የደረሰው ጉዳት

የዳቢሊን የገንዘብ አገልግሎት ድርጅት በውሳኔ ላይ ጥናት ካካሄደ በኋላ በምርመራው ምክንያት የተፈጸሙ የተሳሳቱ መረጃዎችን ቁጥር ወይም ከዳኞች ማማረር ይኖርበታል፡፡

የአቋም ደረጃዎች ከGDPR የአቋም ደረጃዎች ጋር ይስማማሉ

በሽያጭ ላይ በእያንዳንዱ መስክ የይግባኝ ደረጃ ወይም አኃዝ (ለአመዛኙ፣ እንደ ዲ ኤስ ኤን አጠቃቀም፣ የዝግመተ ለውጥ ፖሊሲዎች) የግምገማው ሂደት በየዓመቱ ድርጅቱ እድገት እንዲያደርግ ያስችለዋል። በሁሉም መስኮች ላይ የ90 በመቶውን የሚመዝኑ ሰዎች የየአይሪሽ ድርጅቶችን ሁኔታ የሚመለከቱት ምክንያታዊ መሥመሮች ናቸው። ከ70 በመቶ በታች ያሉት ደግሞ አጣዳፊው መፍትሄ ቅድሚያ ሊሰጣቸው ይገባል።

በሠራተኞች ዘንድ መታወቅና ሥልጠና ማግኘት

ከሒሳብ በኋላ የተደረጉ ጥናቶች ሠራተኞች ስለ ዳታ ጥበቃ ፖሊሲዎች ያላቸውን ግንዛቤ ማስላት ይችላሉ። ሥልጠናው ከመጀመሩ በፊትና በኋላ የተደረገው ቀላል ትንታኔ እውቀት ክፍተት እየደረሰ መሆኑን ያረጋግጣል። ውጤታማ የሆነ የውሳኔው ውጤትም የሥልጠናውን ደረጃ ይከተላል: - ለመጀመሪያ ሥልጠና 100% እና ለዓመታዊ የማነቃቂያ ዘዴዎች 80% በከፍተኛ ውጤት ባገኙ ድርጅቶች ዘንድ የተለመደ ነገር ነው።

የለውጥ ሂደትና የጥገና ጊዜ

ከሁሉ የተሻለው ዘዴ ግልጽ ባለቤቶችና የጊዜ ገደብ ያላቸው ሰዎች የፈቃደኝነት እቅድ መያዝ ነው፡፡

ወጪው ያጠራቀመበትና ለአደጋ የተጋለጠ ነው

በኢንዱስትሪዎች ላይ የሚደረጉ ውዝግብዎች ወጪያቸውን በቀጥታ ሊቀንሱ ይችላሉ: - የውጤት ስሌት አነስተኛ የሕግ ክፍያዎች ፣ የቀነሱት የዋጋ ውለታ እና የሚጎዳው ነገር ይቀንሳል፡፡

እውነተኛ ዓለምን የሚመለከቱ ምሳሌዎች: በአየርላንድ የድል ታሪኮችን አሻሽል

በርካታ የአይሪሽ ድርጅቶች የዳታ አጫዋቾች ጥበቃ ላይ የሚደርሰውን በጎ ውጤት በሕዝብ ፊት አካፍለዋቸዋል:

• አንድ የሕዝባዊ የኅብረት አካል በምዕራብ አየርላንድ: በኋላ ሰፊ ምርመራ በ2021 ድርጅቱ አዲስ የውሳኔ ውክልና ፖሊሲን አስፈጽሟል ከ10 ዓመት በላይ የማይጠቅም የግል መረጃ የተወቀረ. የችግሩ ወጪ 30% ቀንሶ ነበር፣ የDSARዎች ቁጥር እንደየመዘገብ ቀላል ሆነ። እንዲሁም የሽፋን ምርመራው የተጣመመ አንድ ሕጋዊ ውሸት የዳታ ዳታ አግኝት አግኖበታል፤ ከቀረ 50,000 ዜጎች ዝርዝር ጉዳዮችን ማጋለጥ ይችል ነበር። መፈወስ የሚጠይቀው ወጪ ከ5,000 – ከግማሽ ያነሰ ነው ከንጹን የፍቃድ.
• A-e-command-startup: ከፈጣን እድገት በኋላ ስርጭቱ ብዙ ዳታዎችና እርስ በርስ የሚጋጩ ተግባሮች ነበሩ። አንድ ውጭ ውሳኔው እንደታየ እነዚህ ሰዎች በተገቢው ሁኔታ ለገበያ ፖስታዎች ፈቃድ ማረጋገጥ አለማድረግ፣ በምርጫው ላይ ለኤፍኤቭአይ አር ኤፍ ኤፍ ኤፍ ኤፍ ፎርም (HFLT:1)) የይግባኝነቱ ወደ አንድ ስምምነትና በፈቃድ የፈቃድ መዝገብ እንዲገባ አድርጓል። ከስድስት ወር በኋላ የድርጅቱ የኢሜይል ምሰሶፖዚሽን መጠን በ12% እንደቀነሰ እና ያለ ምንም ውሳኔው በኢሜይል የይለፍ ቃል ኪዳንን አጠቃሽነት አጠቃሽነት አጸድቀውታል።
• A መካከለኛ መጠን ያለው የአየርላንድ ሕግ ኩባንያ: ድርጅቱ በአበዳሪው ዳንስ አጠቃቀም ላይ ያተኮረ የውስጥ አራማጅ አካሄዱን አካሄዱን መረመረ። እነዚህ ሰዎች አንዳንድ ሚስጥራዊ ፋይሎች በግል መሣሪያዎች ውስጥ ያለምንም ቺፕሲ ተከማችተዋል። ከፈቃዱ በኋላ የሞባይል መሣሪያ አስተዳዳሪውን (MDM) እና የይግባኝ የቺምፓሪ ሥልጠናን ከፈጸማቸው በኋላ ድርጅቱ በምርመራው ላይ በምርመራው ላይ በምርመራው በምርመራው ላይ በድምር 90% ቀንስታት አጫቀቁት. የዕቃን ቁጥርም በሸፈኑ ድርጅቱም በፕሮጀክቶች ላይ ይበልጥ የዳረጉት የዳበረ ዳንስ ጥበቃ እርምጃዎችን ማሳየት ይችላል።

ለአየርላንድ ድርጅቶች የተሻሉ ልማዶች

የዳታቤዛ ውክልናዎች ውጤታማ እንዲሆኑ የሚከተሉትን ሐሳቦች ተመልከት: -

• Estblish roughs ኡደት: ቢያንስ በየ12 ወር ሙሉ የሽመት ምርመራ ማድረግ. በከፍተኛ አደጋ ላይ ያሉ ድርጅቶች (የጤና ጥበቃ፣ የገንዘብ ፣ ትልቅ የልዩ ልዩ የፍላጻ ዳታዎችን ማዘጋጀት) በሳምንታዊ ወይም በዓመት ሁለት ጊዜ አራማጆችን ማጤን ያስፈልጋል
• ] በአደጋ ላይ የተመሠረተ ዘዴ: የሽፋን ሒሳብን መጀመሪያ በከፍተኛ አደጋ ላይ በተደረጉ እንቅስቃሴዎች ላይ ማተኮር:: አንድ አደጋ ላይ የሚገመት ማግኔት የግል መረጃ በጣም አደጋ ላይ በወደቀባቸው ወይም በሥርዓት ላይ ጥናት በሚደረግባቸው ቦታዎች ላይ ትልቅ ግምት ሊሰጥ ይችላል።
• ] በሁሉ ክፍል ውስጥ: ዳታ ጥበቃ የIT ወይም የሕግ ጉዳይ አይደለም። ውሳኔዎች የዳኞችን ፈሳሽ መረጃ የተሟላ ገጽታ ለማግኘት ወደ HR, marketing,ሸማች እና ቀዶ ሕክምናዎች መከታተል አለባቸው።
• ሁሉን ነገር የዲስክ መረጃ: ግልጽ መዝገብ ያለው ስለ የሽፋን ስሌት፣ አኃዞች እና የምርመራ እርምጃዎች. ይህ ሰነድ የሥርዓተ ምርመራን በሚከታተልበት ጊዜ ተገቢውን ጥንቃቄ ማድረግን የሚያሳይ ማስረጃ ሆኖ ያገለግላል።
• ] ነፃ ሀብት: DPC ራሱን ለመግዛት ሞዴሎችና መመሪያዎችን ይሰጣል (] DPC የራሳቸውን የውሳኔ መረጃ መሣሪያዎች ) በተጨማሪም የአውሮፓ ዳታ ጥበቃ ቦርድ መመሪያ ስለ ዳታ ጥበቃው አንዳንድ ጉዳዮች እንደ ዳታ ጥበቃ ግምገማዎች (DPIAs) እና ስለ ሂደቱን መዝገብ ያቀርባል።
• ] የምርጫ አገልግሎት:] ለወርቅ መመዘኛዎች፣ ISO 27701 የግለሰቦች መረጃ አጠቃቀም መመሪያ ለሽያጭና ለቀጣይ ማሻሻያ መዋቅር ያቀርባል። የሽያጭ አራማጆች በየሦስት ዓመት ከዓመታዊ የክትትል ምርመራው ጋር የሚደረጉ የውጭ ምርመራዎችን ያካትታሉ።

በአየርላንድ የዳታ አጠቃቀም ውጤታችን

በዚህ ጊዜ እንደ ሰው ሠራሽ የማሰብ እና የማሽኖች ትምህርት ያሉ አዳዲስ ቴክኖሎጂዎች አዲስ የውሳኔ ጥበቃ ችግር እየፈጠሩ ነው፡፡ የውሳኔው ሂደቶች የአድማጮችን አመለካከት ለመሸፈን፣ መረጃን ለማባዛትና በኦምፒዩተር ለምታካሂድ የውሳኔ ሥራ ለመወሰን እቅድ አስፈልጓል፡፡

ለምሳሌ፣ የአይሪሽ ድርጅቶች በባሕላቸው ውስጥ ለመመዘን ከመሞከር ይልቅ ይህን ሁኔታ አንድ ጊዜ ብቻ ከመያዝ ይልቅ ይህን ለውጥ ለመቀየር የተሻለ ሁኔታ አላቸው። የሽግግር መሣሪያዎችም እየጀመሩ ነው የሽግግር ሂደቱን ለማቅለል ነው።

መደምደሚያ

የዳታ ጥበቃው በኢሪሽያ ድርጅቶች ላይ የሚፈጸምበት ሁኔታ በችሎታ ላይ የተመካ ነው፡፡

በጣም የተሳካላቸው ድርጅቶች የሒሳብ ሂደቱን በየጊዜው እንደ ማሻሻያ ፣ እንደ መፈወሻ ፣ ማሰልጠንና መድገም አድርገው ይመለከቱታል፡፡