ማስረጃው በአስተዳደር የመስማት ችሎታ ረገድ ያለው ወሳኝ ሚና

የመስማት መብት በመንግሥታዊ ጉዳዮች ላይ የውሳኔው አገባብ፣ የውዝግብ መፍትሄ እና የይግባኝ እርምጃ በመንግሥታዊ ድርጅቶች እና በግል ድርጅቶች ውስጥ ነው፡፡ የችሎቱ ሰነዶች ፍትሐዊነት፣ ኃላፊነት እና የአስተዳደሩን አሠራር ትክክለኛነት የሚያረጋግጡ ነገሮች ናቸው። ተገቢ መዝገብ የመመሥከሪያውን መረጃ ፣ ማስረጃውን ፣ ማስረጃውን እና የይግባረ ጉዳዮችን እንደ ወግ አኃዝ ይጠብቃል። መረጃው ሳይሰፍር ውሳኔውን የመከለስ ፣ ለፍርድ ቤት የይግባኝ ሐሳብ የመቀበል ወይም ለፍርድ ቤት የውጤት መልስ የመሟገት ችሎታ በጣም የተጋነነነበት ነገር ነው።

ውጤታማ ሰነድ በችሎታዎች ላይ የተካፈሉትን የሁሉም ወገኖች መብት ይጠብቃል --አጉረምራሚዎች፣ ምሥክሮች እና ውሳኔ አድራጊዎች. ይህ ጉዳይ በፍርድ ኮሚቴዎች፣ በበላይነት ኮሚቴዎች ወይም በሕዝብ ዘንድ ትርጉም ያለው ምርመራ ለማድረግ ያስችላል፡፡

ሕጋዊና ሥርዓተ ደንብ

በፌዴራል አቋማቸው ውስጥ የአስተዳደር አሠራር ሕግ የምሥክርነቱን ጽሕፈት፣ የይጣማውንና የጽሑፍ መግለጫ እና የጽሑፍ መግለጫዎችን የሚጨምር መዝገብን ጨምሮ ለፍርድ ኮሚቴዎች መመሪያ ያወጣል፡፡

በተጨማሪም ድርጅቶች ስለ ማስረጃ ሕጎች፣ ምሥጢር ጥበቃዎች (እንደ HIPA ወይም የግል ጉዳይ ሕጎች) እና የዝግቦችን የዝግመተ ለውጥ ፕሮግራም. ለምሳሌ ብሔራዊ የታሪክና የዝግባ አስተዳደር (NARA) ] ዱያዎች ስለ ፌደራል መዝገብ አጠቃቀም ] ፣ ጨምሮ የአስተዳዳሪው የመስማት መብትን ለቤት ውስጥ ማስቀመጫ ዝርዝር መስፈርት. አለአግባብ እነዚህን ግዴታዎች አለማክበራቸው በሕግ ላይ ቅጣቶች ሊያስከትል ይችላል፥ የሕዝብ አመኔታ ሊጣልበት እና በፍርድ ቤት ውስጥ መጥፎ ውጤት ሊገኝ ይችላል። ድርጅቶች ሰነዶችን ማማከርና በችሎታ ላይ ሊሠሩ የሚችሉ ብቃቶችን በሙሉ ማሟያ መጠየቅን መጠየቅ አለባቸው።

የbaጀን መድረክ

ቀጥሎ ያሉት እርምጃዎች ከማንኛውም የአስተዳደር ሁኔታ ጋር ሊጣጣም የሚችል አንድ ዝርዝር ሂደት እንደሚጠቁሙ ያሳያሉ ።

ምርጫዎች

[መዘጋጀት የፈቃደኛ ማስረጃ መሠረት ነው።]] በመጀመር የመስማት ተስፋውን, የችግሩን ፋይል, ተግባራዊ መመሪያዎችን እና ማንኛውንም የፊት ጉዳዩን ፕሮግራም ከግምት ውስጥ የሚያስገባ የጽሑፍ መልእክት ወይም የስርየት መሣሪያን የሚወስን መረጃ፣ ምን ዓይነት ወይም ሞዴል መጠቀም እና የይግባራት ምልክት እና ዝርዝር መጠቀም ነው። ከፈቃድ፣ የድምፅ ወይም የቪዲዮ ስርጭት ከመፈለጉ በፊት የምርመራውን መሣሪያ እና ይህን ማረጋገጥ ከማንኛውም ወገኖች ጋር በሕግ የተፈለገ ነው። የይግባኝ ስምን፣ አገልግሎቶችን እና ቅርስ የሚጠቀም መሆኑን ይህ ደግሞ በመስማት ጊዜውን ለመዝራት የሚቆጥር ነው.

የመስማት የዕቃው ሞዴል መፍጠርና ለጊዜ ታምዶች፣ ተናጋሪው ለይቶ ማወቅ እና ቁልፍ የተግባር ቁሳቁሶችን መፍጠር ይቻል፡፡

በመስማት ጊዜ

መረጃው ትኩረት፣ ተግሣጽ እና ግልጽ አሠራሮችን ይጠይቃል. ማስታወሻዎች በእጅ ከተወሰዱ እገዛቸው፣ በሥርዓት የተደራጀ ፎርም ተጠቀሙ - ለምሳሌ አንዱን ለሁለት አምዶች ክፈል ። አንዱን ተናጋሪ እና አንድ ነገር. የቃላቱን ቁልፍ መግለጫዎች፣ ውሳኔዎቹን፣ ተቃውሟቸውን እና የምሥክርነቱን ነገር ከተቻለ ይቀርጹ። ለረጅም ጊዜ ማሳያዎች, አስቡ ሁለት የጽሑፍ ማጣሪያዎች ወይም አንድ ሰው ለዝግጅት ሲወሰን ሌላኛው ደግሞ ማስረጃውን ያስተናግዳል።

ይሁን እንጂ የተቀዱበት መዝገብ ሙሉ በሙሉ መተካት የለበትም - እነዚህም ተጨማሪ መረጃዎች ናቸው። የድምፅ መሣሪያዎች ምንም የማያጓጉሉና የተናጋሪዎች ጥቅም ላይ የሚውል መሆኑን ማረጋገጥ፤ እያንዳንዱ ተናጋሪ በተናጋሪው መጀመሪያ ላይ በተለይም ብዙ ተሳተፍቲ ካሉ:: ተናጋሪው ማንነቱን የሚጠቁሙበት ወረቀት ወይም ተሰብሳቢዎቹን ከመናገራቸው በፊት ስማቸውን እንዲገልጹ መጠየቅ አይኖርበትም፡፡

ማርክ በምሥክርነቱ ላይ በተገኙበት ጊዜ በዕቅድ ላይ ቁጥር እና አጭር መግለጫውን በማስተዋል ያቀርባል። አንድ የተለየ የዕቃ ማስቀመጫ ይዞ ይኑር። ማስረጃውን ለመመልከት ከተቃውሞ ጠቅለልና የውክልናውን ውሳኔ አስፍሩ። በድምፅ መደምደሚያው ላይ ሁሉም ተሳታፊዎች በጽሑፍ የሰፈረውን ሐሳብ እንደሚስማሙ እና ማንኛውም ማስተካከያዎች የሚያስፈልግ መሆኑን አረጋግጡ።

የቅድመ ህትመት ዕይታ

ከሰማ በኋላ የውጤቱ መረጃ አስተማማኝ እና ሊሠራ የሚችል መዝገብ መሆን አለበት። በምርጫው ጊዜ ሁሉ እንደ አዲስ እየሆነ የኦዲዮ ወይም የቪዲዮ ካሴቶችን ይቀርጻል። የሙያው የቴፕ አገልግሎት አገልግሎት ወይም በኦምፒታል የንግግርና የጽሑፍ መሣሪያዎችን ተጠቀም፤ ነገር ግን ሁልጊዜ ትክክለኛነቱን የሚገመግም ሰው አለው። በድምፅው ወቅት የቀረቡትን ማስታወሻዎች ከድምፅው ጋር አወዳድረው ክፍተትን ለመሙላትና የግብረ ምሽግ ለመፍታት አስፍረዋል።

አስፈላጊ የሆኑትን ነገሮች የሚጠቅስ ትክክለኛ የጽሑፍ ጠቅለል ያለ ሐሳብ ወይም ደቂቃ አዘጋጅ ፤ ይህም: - ጊዜ ፣ ሰዓት ፣ ቦታ ፣ ሊቀ መንበር ፣ የድርጊት መኮንን ዝርዝር ዝርዝር ፣ የድርጊቶችን የጊዜ ቀመር ፣ ውሳኔውንና የመጨረሻውን ውሳኔ ወይም ሥርዓት የሚያመለክት ነው። የዕቃው የዕቃው ማውጫ መዝገብና የዕቃዎቹ ቅጂ ።

ትክክለኛ የምሥክርነት ዘዴዎችን መምረጥ

ድርጅቶች የመስማት ችሎታቸውን ለማስጠበቅ የተለያዩ ምርጫዎች አሏቸው፤ እያንዳንዱ ለውጡ በዋጋ፣ በትክክለኛነትና በቀዳሚነት ይለውጣል። ምርጫው ብዙውን ጊዜ የተመካው በመስማት ችሎታው የተወሳሰበ፣ በባለቤቱ ሀብት እና በሕግ የሚጠይቀው ነገር ነው፡፡

የመደቡ ምርጫዎች

የጽሑፍ ወይም የታይፕ ማስታወሻዎች በጣም የተለመዱ ናቸው። ወጪን የሚቆጣጠሩና አነስተኛ መሣሪያዎችን የሚጠይቁ ናቸው። ነገር ግን በጣም የተመካው የጽሑፍ ማቀናጃው ችሎታና ትኩረት ነው፡፡

የድምፅና የቪዲዮ ቀኖና

መመዝገብ የማይጣጣር የታማኝነት ደረጃ ይጨመርበታል። ዲጂታል ሪፖርተሮች፣ ብሮድካንስ ወይም የተለዩ የድምፅ ሥርዓቶች እያንዳንዱን ቃል ሊይዙ ይችላሉ። አሁን ብዙ ድርጅቶች videoconencing ፕሮፖሎፕs በተገነባ የቴሌቪዥን አምዶች ] ላይ ለርቀት የመድረክ ጉዳይ። ሕጋዊ የማስታወቂያ እና የመስማማት ብቃቶች በችሎታ ይለያያሉ፤ ስለዚህ ሁልጊዜ የመንግሥት ወይም የአካባቢው ሕግ ይመረምራሉ። ሪጂዎች ግልጽና በሕግ የተገደበ መሆን አለባቸው።

መግለጫ

ለፍርድ ቤት ጠቅላይ ፍርድ ቤቶች፣ የሕግ ጠበቃዎች ወይም የቴሌግራም አገልግሎት ምሥጢሮችን ያዘጋጃሉ። እነዚህ ለትክክለኛ እና ተቀባይነት የሚያገለግሉ የወርቅ ደረጃዎች ናቸው። ወጪዎች ከፍተኛ ናቸው፤ ነገር ግን ብዙውን ጊዜ ለፍርድ ሊቀርብ ወይም በጥልቀት ሊመረመር የሚችል ነገር ነው፡፡ የአውቶሚካላዊ የትራንፊክ መሣሪያዎች በሚያስደንቅ ሁኔታ ተሻሽለዋል እና አነስተኛ ዋጋ ያለው አማራጭ ያቀርባሉ፤ ግን የሰውን ውህደት ግን በተለይ ቴክኖሎጂ ቃል ወይም ተናጋሪዎች ስህተትን ለማስተካከል አስፈላጊ ሆኖ ይቀራል።

ለሰነዶች አያያዝ የሚጠቅሙ ዘዴዎች

መረጃን በጽሑፍ የማሰባሰብ ኃላፊነት የተጠናወታቸው ሰዎች መረጃውን በጽሑፍ ማስፈር ጠቃሚ ፣ አስተማማኝና ተስማሚ ሆኖ እንዲቀጥል ያስችላቸዋል ።

በተርሚናሉ ላይ... (_A)

የተመዘገቡ ፎርማቶች እና ንድፎች ክፍፍልን ይቀንሳሉ ለቃለ መከለያዎች መረጃ ማግኘት ቀላል እንዲሆንላቸው ነው። በተለይ ብዙ የመስማት ፈላጊዎች ወይም ክፍሎች በሚሰበሰቡበት ጊዜ ይህ በጣም አስፈላጊ ነው፡፡

የኩነቶች መረጃ

ይህም የመረጃ ማጣቀሻዎችን በመጠቀም ለእያንዳንዱ መረጃ ቁጥር፣ የመስማት ጉዳይ ፣ ርዕሰ ጉዳይ እና የውጤት ውጤት ለመሳሰሉት መረጃዎች ምልክት ይሰጥ፡፡

ደህንነትና ሚስጥር

የመስማት መብት ብዙውን ጊዜ በቀላሉ ሊደረስባቸው የሚችሉ የግል መረጃዎችን፣ የንግድ ሚስጥርን ወይም ሕግ አስከባሪ መረጃን ይዟል። በዲጂታል አጠቃቀምና በዲጂታል መረጃ ላይ የተመሠረተውን መረጃ እና መረጃን በምርመራው የዲጂታል መረጃ በመጠቀም ወይም በዲጂታል መረጃ በመያዝ የባለቤትነት መብትን በምርመራ መስመር መጠቀም። አካላዊ መዝገብ በቁምጣው ላይ በተቀመጡ ከረጢቶች ውስጥ ማስቀመጥ አለበት። እንደ GREDI ወይም መንግሥት የግለሰቦችን ጉዳይ በመሳሰሉ ሕጎች ውስጥ መከታተልን እና በሕግ ተቀባይነት ባለው የሒሳብ ሰሌዳ ላይ ያሉትን መዝገብ ማጥፋትን።

ዘና ማለትና መረን የለቀቀ ሰው

የሚጠቅሙ መመሪያዎችን አማክረዋል- ለምሳሌ የፌዴራል ድርጅቶች ከመጨረሻ እርምጃ በኋላ ቢያንስ ለሰባት ዓመታት ያህል መደበኛ የመስማት መዝገብ አላቸው። ማይክሮፊፊንግ ወይም የድሮዎቹ መዝገብ በጊዜ ሂደት ውስጥ የሚቀመጡበትን ቦታ በመጠበቅ ረገድ ሊፈቅድላቸው ይችላል። መዝገብ በቋሚነት ሲጨርሱ ግን ሳይፈቅድላቸው (ስህተት ወይም ዲጂታል ማምረቻ) ሳይጋለጥ እነዚህን ነገሮች ያስወግዱ፡፡

ልንርቃቸው የሚገቡ የተለመዱ ስሕተቶች

የብዙዎች የጋራ ስህተት መፈጸሙ ይበልጥ አስተማማኝ የሆነ መዝገብ ለመፈልሰፍ ያስችለዋል ።

  • ያልተሟላ ወይም አድልዎ የተደረገበት ማስታወሻ: ትኩረት ማድረግ በአንዳንድ የምሥክርነት ወይም የግብረ ሰገዳ ነጥቦች ላይ ብቻ መተው የተዛባ መዝገብ ሊፈጥር ይችላል። ሁልጊዜ የዘመን አጠቃቀሙን ሙሉ ይዘረዝራል፣ ይህም ውይይቶችንና የዝግመተ ለውጥን ምክንያት ይዘረዝራል።
  • ] በማስታወስ ላይ ብቻ መመካት: አጭር የመስማት ችሎታ እንኳ በደርዘን የሚቆጠሩ ውሳኔዎችን ሊጨምር ይችላል። ውሳኔዎቹንና ተቃውሞዎችን በጽሑፍ አስፍረው.
  • ቴክኒካዊ ስሕተቶች: የመመዘገቡ መሣሪያዎች ሊበላሹ ወይም ሊጨረስ ይችላሉ. ሁልጊዜ የጀርባውን የጀርባውን ዘዴ - በብር እና ወረቀት የተዘጋጀ ወይም ሁለተኛ የቴሌግራም መሣሪያ፤ ከመስማት በፊት ሁሉን ነገር ፈትኑ
  • የመናገር መለያ: ግልጽ የሆነ የመግቢያ ቃል ሳይኖር ለበደለው ሰው ሊተላለፍ ይችላል። በድንኳን፣ በቼክ-in ወይም ተናጋሪው የሥርዓት ዝርዝር መጠቀም። በካሴት ላይ በእያንዳንዱ አዲስ ተናጋሪ በስሙ ይጀምር
  • ] የምሥጢር ግዴታዎችን ችላ ማለት: መከፋፈል ወይም መዝገብ ማከማቸት በተገቢው ሁኔታ ወደ ሕጋዊ ኃላፊነት ሊመራ ይችላል። የመስማት ማስረጃን የሚይዙ ሠራተኞች በሙሉ የሚሠለጥኑበት ሁኔታ ላይ ነው፡፡

ሥልጠናና መለክዒ

የሰነዱ ጥራት ከሕዝቡ ችሎታና ግንዛቤ ጋር ቀጥተኛ ግንኙነት አለው። ለሚሰሙ ባለሥልጣናት፣ ለአስተዳደሮች፣ ለጸሐፍት እና ለተደገፍ ሠራተኞች በመደበኛነት ሥልጠና ላይ የተሰማሩ ናቸው። ሥልጠናው የሕግን ብቃቶች፣ የማስታወሻ ዘዴዎችን፣ የዝግጅት መሣሪያዎችን እና የሰነዶችን አስተዳደግ የይለፍ ሰነድ መጠቀም አለበት።

የተለያዩ ክፍሎች ወይም የመስማት ችሎታዎች የተለያየ አሠራር የሚከተሉ ከሆነ አንድ ዓይነት መመሪያ የሚያወጣ ሠራተኛ መፍጠርን ቆም ብለህ አስብ ።

የስሕተቱን ጉዳይ አቅርብ

ቴክኖሎጂ የመስማት ችሎታን እንዴት እንደሚጠቀምበትና እንዴት እንደሚሠራ መጻፉን ቀጥሏል ።

  • ከመስማት ችሎታ ጋር የተዋሃደው ፕራግ:
  • AI-የሠራ ትራንኬሽን እና ጠቅለል ባለ ጥቅልል: እንደ ኦተር.አይ ወይም ሚክሮሶፍት' 'Azure' የንግግር አገልግሎት እውነተኛ ጊዜያዊ መግለጫዎችን እና በጽሑፎች ሊመነጩ ይችላሉ። አሁንም የሰው ቁጥጥር የሚጠይቅ ቢሆንም በድንገተኛ ሁኔታ የለውጥ ጊዜን ይቀንሳሉ።
  • Digitali ፊርማዎችና ኢ -መላሽ:] ተሳተፍቲ ማስረጃ ማቅረብና የፍርምታ ችሎቱን በኤሌክትሮኒክ እንዲያቀርቡ በመፍቀድ ወረቀቱን ማስቀረት
  • የአቅም ፈቃደኝነት ዕይታ:] መረጃው የሚዘጋጀው የአካል ጉዳተኞች ሊገኙ በሚችሉበት በፎቶግራፍ እና እንደ ስክሪፕተር ማጣሪያ ሰነዶች ወይም በቪዲዮ የተቀዱ ካሴቶች ነው። ከፈረንሳይ የሪኢንካርኔሽን ሕግ ውስጥ ክፍል 508 ጋር ተመራማሪነት በሕግ ለፌዴራል ድርጅቶችና ብዙውን ጊዜ ከመንግሥት አራማጆች የሚፈለግ ነው።

ድርጅቶች እነዚህን አዳዲስ እድገቶች በመቀበልና በግብረ ሰዶም ረገድ ጠንካራ መሠረት በመጣል እምነት የሚጣልባቸውና ወደፊት የሚተኙ የድምፅ መዝገብ መፍጠር ይችላሉ፡፡

መደምደሚያ

የመስማት መብትን ማስተባበል ለሕግ መሥፈርት፣ ለሥራው ስምምነት እና ለቴክኖሎጂ ችሎታ ትኩረት የሚጠይቁ የተለያዩ ኃላፊነቶች ናቸው። የመጀመሪያውን ከመስማት በፊት ጀምሮ እስከ መጨረሻው የቀረጥ መዝገብ ድረስ እያንዳንዱ እርምጃ ለታዛዥነቱ አስተማማኝ እና ጠቃሚነት አስተዋጽኦ ያደርጋል። የተሟሉ መረጃዎች የበላይነት መብትን ይጠብቃሉ፣ ይግባኝ ሰሚውን የውሳኔ ውሳኔ ይደግፋሉ እና የአስተዳደራዊው ውሳኔ ሕጋዊነት ያጠናክራሉ። ግልጽ የሆነ አሠራርን ፣ ሥልጠናንና ተስማሚ መሣሪያዎችን ከፍ አድርገው የሚመለከቱ ድርጅቶች የመስማት ችሎታቸው ለታዛዥነት ብቻ ሳይሆን ለስትራቴጂው እገዛ ነው፡፡

ለተጨማሪ የመስማት መረጃ ከሁሉ የተሻለውን መረጃ እና (FLT:0) ማማከር አስተዳዳሪ ስብሰባው የዩናይትድ ስቴትስ , ብሔራዊ የመዝገብና የመዝገብ አስተዳደር እና የራጁን የአስተዳዳሪ ቢሮ. አሁን እርምጃ በመውሰድ ሰነዶችን ለማሻሻል በትክክለኛነት፣ በአደራ እና በሕግ ዝግጁ በመሆን ለበርካታ ዓመታት ይክሳል።