Table of Contents
Public Access to Government Records: A Foundation for Democracy
فالحصول على السجلات العامة هو حجر الزاوية للمساءلة الديمقراطية، إذ أنه يمكّن المواطنين من فهم كيفية أداء وظائفهم الحكومية، ويُبلِّغ الصحافة التي لديها مؤسسات للمساءلة، ويمكِّن الباحثين من تحديد الاتجاهات وأوجه عدم الكفاءة، وعندما يتمكن المواطنون من الحصول بسهولة على الوثائق، ومن عقد الاجتماعات والميزانيات للسماح بالطلبات والتقارير التفتيشية العامة، ويُعدون تجهيزا أفضل للمشاركة في الحياة المدنية، وفي جميع الولايات المتحدة، تُعيد إدارات الدولة الاستجابة لهذا التوقع.
وتأتي دفعة تحسين الوصول في وقت تواجه فيه ثقة الجمهور في المؤسسات الحكومية توائماً كبيراً، إذ إن الإدارات الحكومية، من خلال تيسير العثور على السجلات والطلب، تعمل على إعادة بناء الثقة وتبسيط العمليات، وضمان أن الشفافية ليست مجرد التزام قانوني وإنما هي تجربة حية للمكونين، وتستكشف هذه المادة المبادرات الرئيسية التي تضطلع بها الإدارات الحكومية لتحسين إمكانية الوصول إلى السجلات العامة، وتأثير هذه الجهود، والتحديات التي لا تزال على طريق الانفتاح الكامل.
The Current Landscape of Public Records Access
ويرتكز الإطار القانوني للوصول إلى السجلات العامة في الولايات المتحدة على قوانين السجلات العامة على مستوى الولايات، وكثيرا ما يُصاغ على غرار القانون الاتحادي لحرية الإعلام، ولكل ولاية نظامها الأساسي الخاص يحدد ما يشكل سجلا عاما، وكيف ينبغي التعامل مع الطلبات، وما هي الاستثناءات القائمة من المعلومات الحساسة، غير أن التنفيذ العملي لهذه القوانين يختلف اختلافا واسعا، وقد اعتمدت عمليات التقلب على النظم الورقية المتراكمة، والتأخير اليدوي، والطلبات المادية في البريد.
وقد أصبحت الحاجة إلى التحديث حادة، ففي الفترة ما بين عام 2020 وعام 2024، ازداد حجم طلبات السجلات العامة في العديد من الولايات زيادة كبيرة، مما أدى جزئيا إلى إجراء تحقيقات ذات مستوى عال وزيادة الوعي العام بحقوق الشفافية، وفي الوقت نفسه، تعرضت ميزانيات الدولة لضغوط لتقديم خدمات أكثر كفاءة، ونتيجة لذلك تزايد توافق الآراء على أن الطريقة القديمة للقيام بأعمال الدولة في مجال التعبئة؛ وفي الحالات التي يتعين فيها على مقدمي الطلبات نقل استمارات كشف المعلومات الرقمية التي يتم بناؤها، وتبسيط إجراءات الإفصاح المصالح.
رقمية الموانئ: تغيير طريقة العثور على المواطنين
وتتمثل المبادرة الوحيدة الأكثر تأثيراً في جميع الإدارات الحكومية في تطوير ونشر بوابات السجلات العامة على الإنترنت، وهي بمثابة مستودعات مركزية يمكن للمواطنين فيها البحث عن السجلات المطلوبة بصورة مشتركة، وتقديم طلبات رسمية، وتتبع مركزهم، واسترجاع الوثائق المنجزة، كما أن الدول مثل ] California وتكساس ونيويورك قد استثمرت الملايين في إنشاء واجهات إلكترونية مصنَّفة على الإنترنت.
وبالإضافة إلى البحث البسيط، كثيرا ما تتضمن هذه البرامج الرقمية أدوات آلية لإعادة التصرف يمكن أن تعالج الإعفاءات مثل المعلومات الشخصية التي تحدد الهوية أو التفاصيل الحساسة لإنفاذ القانون قبل إصدار وثيقة، مما يقلل العبء اليدوي على موظفي الحكومة، مما يتيح لهم تجهيز طلبات أكثر في وقت أقل، كما أن العديد من البوابات توفر أيضا روابط مباشرة مع مجموعات البيانات والميزانيات ومعلومات العقود التي اختارتها إدارات الدولة للكشف عن المعلومات بصورة استباقية، مما يعني أن بإمكان المواطنين الحصول على المعلومات دون تقديم طلب رسمي في أي وقت مضى.
تبسيط عملية الطلب: تخفيض الخصوم
ولا يعد بناء بوابة إلا نصف المعادلة؛ كما يجب تحديث الإجراءات التي تنظم كيفية التعامل مع الطلبات، كما أن إدارات الدولة في جميع أنحاء البلد تبسط إجراءاتها المتعلقة بطلبات إزالة العقبات غير الضرورية، وكثيرا ما يبدأ هذا الجهد بوضع مبادئ توجيهية واضحة وشاملة توضح بالضبط كيفية تقديم الطلب، وما هي المعلومات المطلوبة، وما هي الاستثناءات التي تطبق، كما التزمت وكالات كثيرة بنشر فترات تجهيز مقدرة لمختلف أنواع الطلبات، ووضع توقعات واقعية للمتلقين، والحد من عدم التيقن.
(أ) إن موظفي الدعم المكرسين [(FLT:1]) هم عنصر حاسم آخر، وقد أنشأت عدة دول منسقين للسجلات العامة أو مكاتب أمناء المظالم التي تتمثل مهمتها الوحيدة في مساعدة مقدمي الطلبات، ويساعد هؤلاء الموظفين المواطنين على الملاحة في النظام، ويوضحون الطلبات الغامضة للحد من التأخيرات الرجعية والفورية، ويضمنون أن تكون الردود كاملة، بالإضافة إلى أن العديد من الإدارات قد انتقلت من فرض رسوم على الموظفين قبل.
الكشف الاستباقي: إتاحة السجلات قبل طلبها
ومن أكثر التغييرات تحولاً في شفافية حكومة الدولة الانتقال إلى الكشف الاستباقي، بدلاً من انتظار المواطن لتقديم طلب رسمي، تختار الإدارات الحكومية نشر مجلدات كبيرة من السجلات على الإنترنت في أشكال قابلة للقراءة الآلية، وهذا النهج يخدم غرضين اثنين: فهو يلبي الحالة العامة للكشف عن الحوادث(6217)؛ والحق في معرفة ما إذا كان يخفف العبء الإداري لتجهيز الطلبات الفردية تخفيضاً جذرياً. [[FLT:]
وفوائد الكشف الاستباقي كبيرة، أولا، تمكين المواطنين والصحفيين من إجراء تحليلات يكون من المستحيل إذا طلبوا كل مجموعة بيانات على حدة، وثانيا، يشجع الوكالات الحكومية على الاحتفاظ بسجلات نظيفة ومنظمة جيدا لأن البيانات تخضع للتدقيق العام، ثالثا، يقلل من عدد الطلبات الرسمية المتراكمة لأن المعلومات الأكثر شيوعا متاحة بالفعل على شبكة الإنترنت، ولدى دول مثل بوابة إلكترونية مرئية [FLT:].
نظام التدريب على السجلات المفتوحة
فالتكنولوجيا وحدها لا يمكن أن تضمن إمكانية الوصول إلى الخدمات، إذ تستثمر إدارات الدولة في برامج تدريب شاملة للموظفين على كل مستوى لضمان فهم الموظفين لالتزاماتهم بموجب قوانين السجلات العامة، وتزويدهم بالمعدات اللازمة للتعامل مع الطلبات بكفاءة، وتغطي هذه البرامج الأصول القانونية، والممارسات السليمة في مجال حفظ السجلات، واستخدام برامجيات إعادة التكرار، وأفضل الممارسات في خدمة العملاء، وتحتاج إدارات كثيرة الآن إلى تدريب سنوي لجميع الموظفين الذين قد يتعاملون مع السجلات العامة أو يخلقونها، مما يخلق ثقافة الشفافية التي تسود المنظمة بأكملها.
وقد كان للقيادة من رؤساء الوكالات أمرا حاسما في نجاح هذه المبادرات، وعندما يؤكد مديرو الإدارات علنا أهمية الانفتاح والمساءلة، فإن هذه المبادرة تحدد مسارا يشجع التعاون والابتكار، وقد أنشأت بعض الدول فرق عمل أو لجانا استشارية معنية بالشفافية تضم ممثلين عن منظمات وسائط الإعلام، ومجموعات الدعوة، وعامة الجمهور لتقديم تعليقات وتوصيات مستمرة، وهذا النهج التعاوني يكفل تطور النظام لتلبية احتياجات العالم الحقيقي بدلا من تصميمه بمعزل عن الآخر.
الأثر على المواطنين والشفافية الحكومية
وقد كان الأثر التراكمي لهذه المبادرات على المواطنين عميقا، فقد تضاءلت فترات الانتظار في السجلات العامة من أسابيع أو أشهر إلى أيام أو حتى ساعات للحصول على طلبات موحدة في العديد من الولايات القضائية، وأصبح بإمكان المواطنين المشاركة في الاجتماعات العامة على نحو أكثر فعالية، إذ يمكنهم الوصول إلى جداول الأعمال والوثائق الداعمة قبل وقت كاف، ويمكن للمشاريع الصغيرة وغير الربحية، التي كثيرا ما تفتقر إلى الإدارات القانونية لشن عمليات حكومية معقدة، أن تبحث الآن المتطلبات التنظيمية وتسمح باتخاذ القرارات دون تكبد تكاليف كبيرة.
وبالنسبة للصحفيين، كان التحول كبيراً بشكل خاص، إذ يمكن الآن لمراسلي التحقيقات أن يحمّل ويحللوا مجموعات البيانات الحكومية التي كانت ستتطلب في السابق عشرات أو مئات من فرادى طلبات القوات المسلحة، ويتيح توافر البيانات القابلة للقراءة الآلية الإبلاغ المتطور الذي يساعد على الحاسوب والذي يمكن أن يكشف عن أنماط النشاط الحكومي، مثل أوجه التفاوت في الإنفاق العام أو إجراءات الإنفاذ، التي قد تظل مخبأة، مما أسهم بصورة مباشرة في زيادة المساءلة في المجالات التي تتراوح بين الرقابة على الشرطة.
بناء الثقة من خلال الوصول
وعندما تتيح الإدارات الحكومية الوصول إلى السجلات العامة، فإنها ترسل رسالة قوية إلى الجمهور: فحكومتكم مفتوحة للتفتيش، وهذا الانفتاح ضروري لبناء الثقة والحفاظ عليها، لا سيما في عهد من التشكك الواسع النطاق نحو المؤسسات، وتظهر البحوث باستمرار أن المواطنين الذين لديهم خبرات إيجابية في مجال الحصول على المعلومات الحكومية، أكثر عرضة للاعتقاد بأن حكومتهم شفافة وثقة، ويمكن أن تزيد هذه التجارب من المشاركة المدنية، حيث أن المواطنين المستنيرين أكثر عرضة للتصويت والتطوع والمشاركة في اتخاذ القرارات.
ويتجاوز الأثر التفاعلات الفردية، إذ يؤدي نظام السجلات الشفاف إلى إحداث أثر رادع ضد الفساد وسوء الإدارة لأن الموظفين العموميين يعرفون أن أفعالهم تخضع للتدقيق، ويضع المجال أمام جميع المواطنين، بصرف النظر عن مواردهم أو صلاتهم، وذلك بضمان حصول الجميع على نفس المعلومات، وهذا المبدأ الديمقراطي الذي يرتكز على المعلومات الحكومية، ويعود إلى الأشخاص الذين يرتدون مشهداً، ويُبرر نهائياً للاستثمارات التي تقوم بها الدولة.
التحديات والرأس البري
ورغم التقدم الكبير، تواجه الإدارات الحكومية تحديات هائلة في سعيها إلى تحسين إمكانية الوصول إلى السجلات العامة. Data privacy] ربما تكون أكثر المسائل تعقيداً، وكثيراً ما تتضمن السجلات العامة أدوات ضمان شخصية حساسة، واسم، وعناوين، وأرقام الضمان الاجتماعي، وتفاصيل الكشف الطبي، وتفاصيل الكشف الطبي، ويجب إعادة تصنيفها قبل الإفراج عن البيانات، والتعديل المستمر للحق الشخصي(ب)(18)(17).
وثمة تحد هام آخر يتمثل في إدارة الحجم الهائل للطلبات، حيث أن البوابات الرقمية تجعل تقديم الطلب أسهل، فقد زاد عدد الطلبات زيادة كبيرة في بعض الولايات، ويجب على الإدارات أن تُدرج عملياتها تبعا لذلك، وأن توظف موظفين إضافيين، وأن تعتمد نظما لإدارة سير العمل لضمان عدم عودة الأعمال المتأخرة، كما أن قيود الميزانية تشكل عقبة دائمة، ولكنها تدعو إلى القول بأن الاستثمارات في الشفافية تدفع أرباحا طويلة الأجل عن طريق الحد من التقاضي وزيادة الكفاءة وبناء الثقة.
جيم - اعتماد التكنولوجيا وقابليتها للتطبيق المتبادل
ولا تزال العديد من الإدارات الحكومية تعتمد على نظم تكنولوجيا المعلومات القديمة التي لم تكن مصممة لإدارة السجلات العامة الحديثة، وكثيرا ما تفتقر هذه النظم إلى قدرات بحثية قوية، ولا يمكنها تصدير البيانات في أشكال موحدة، ومن الصعب إدماجها في بوابات التشغيل العامة، ويعد رفع هذه النظم أو استبدالها مهمة مالية وتشغيلية كبرى، غير أن من الممكن أن تتيح للدول البحث عن سجلات من مختلف الإدارات وإعادة استخلاصها من خلال عملية تكامل غير واضحة.
وتبشر التكنولوجيات الناشئة مثل الاستخبارات الاصطناعية وتجهيز اللغات الطبيعية بزيادة تحسين إمكانية الوصول، ويمكن أن تساعد المنظمة في إعادة التأقلم آليا، وتصنيف الوثائق، بل وتولد ملخصات للسجلات المعقدة، وتقوم بعض الدول بتجريب مجموعات من الدردشة تساعد المواطنين على صياغة طلبات أكثر دقة، وتقليص الردود التي كثيرا ما تتأخر، وفي حين أن هذه الأدوات لا تزال في مراحلها المبكرة، فإن قدرتها على تحسين الكفاءة بشكل كبير تؤدي إلى إجراء البحوث والاستثمارات.
تنسيق السياسات على مختلف مستويات الحكومة
وتوجد سجلات عامة على كل مستوى من مستويات الحكومة، من مجالس المدن الصغيرة إلى الوكالات الحكومية إلى الإدارات الاتحادية، ومن الضروري التنسيق عبر هذه المستويات من أجل تزويد المواطنين بنظام متماسك، وقد أصدرت بعض الولايات تشريعات تشترط على جميع الحكومات البلدية وحكومات المقاطعات استيفاء المعايير الدنيا لإتاحة السجلات الإلكترونية وتجهيز الطلبات، وأنشأت دول أخرى هيئات رقابة على مستوى الولايات تقدم التوجيه والتدريب والمساعدة التقنية إلى الحكومات المحلية، وتضمن هذه الدعم من القمة إلى القاعدة أن الولايات القضائية الصغيرة التي لديها موارد محدودة يمكن أن توفر للمقيمين فيها.
The National Archives and Records Administration] serves as a model for best practices in records management, and many state departments look to its guidance when designing their own systems. Collaboration between state and federal agencies on technical standards, metadata schemas, and security protocols can reduce duplication of effort and improve the overall user experience for citizens who need to access records at both levels.
الاستنتاج: الالتزام ببذل قصارى جهده
وتتعهد الإدارات الحكومية بتحسين إمكانية الوصول إلى السجلات العامة بإجراء تحول أساسي في كيفية اتصال الحكومة بمواطنيها، وذلك بالاستثمار في البوابات الرقمية، وتبسيط الإجراءات، وإضفاء الطابع الاستباقي على الكشف، وبناء ثقافة الشفافية، وتجعل هذه الوكالات في صالحها الوعد الذي قطعته الحكومة المفتوحة، وزيادة الثقة، وزيادة المساءلة، وزيادة وعي المواطنين، وزيادة كفاءة العمليات التي تُنفذ بشكل كبير ودائم.
ولا توجد مبادرة واحدة هي صورة فضية، ولا تزال هناك تحديات تتعلق بالخصوصية، وحجم التكنولوجيا، والتنسيق، ومع ذلك فإن الاتجاه واضح، إذ أن إدارات الدولة لا تستجيب فقط للمتطلبات القانونية، بل تسعى بنشاط إلى تزويد الجمهور بالأدوات والمعلومات اللازمة للمشاركة الفعالة في الديمقراطية، وبما أن هذه الجهود لا تزال تتطور وتتوسع، فإن النتيجة الطويلة الأجل ستكون مواطناً أكثر وعياً وأكثر مشاركة وأكثر ثقة في المؤسسات التي تخدمها هي مجرد قاعدة غير متجاوبة.