فهم الاجتماعات المجتمعية والغرض منها

وتجتمع الاجتماعات المجتمعية في تجمعات دينامية يلتقي فيها السكان والمسؤولون المحليون وأصحاب المصلحة لمناقشة المسائل التي تؤثر على الحي أو البلدية، ويمكن لهذه الاجتماعات أن تتخذ أشكالاً كثيرة من قاعات المدن وجلسات مجالس المناطق إلى دورات مجالس المدارس واجتماعات رابطة الأحياء، والمشاركة في هذه الاجتماعات هي أحد أكثر الطرق مباشرة للتأثير على القرارات المحلية، بدءاً من تجديدات الحدائق إلى سياسات السلامة العامة، ويوفر هذا الدليل الموسع نهجاً شاملاً تدريجياً لمساعدةكم على إعدادها والحضور.

فالمشاركة المدنية الفعالة لا تحدث عن طريق الخطأ، بل تتطلب البحث والإعداد والاستعداد للاستماع إلى الكلام، ولن تكتفي، باتباع الخطوات المحددة هنا، بجعل صوتك مسموعاً فحسب، بل تصبح أيضاً عضواً مجتمعياً أكثر وعياً وتعاوناً، والهدف هو تحويل الحضور السلبي إلى مشاركة نشطة تُنشئ الثقة وتُفضي إلى تغيير إيجابي.

الخطوة 1: البحث وتحديد الاجتماعات المقبلة

وقبل أن تتمكن من المشاركة، يجب أن تعرف أولاً when] and where] meetings occur.[FLT:] Many communities have a formal timetable, but the best sources often vary. Start by visiting your city or county website - look for an “Agendas ' Minutes " or “Public Meetings]

وإذا كان الحضور الفعلي مهم بالنسبة لك، تحقق مما إذا كان الاجتماع يقدم تدفقا حيا أو رقما هاتفيا بعد انتهاء الاجتماع، فقد اعتمد العديد من الاجتماعات المجتمعية أشكالا مختلطة، كما أن اتباع قنوات الإعلام الاجتماعية التي تقوم بها الحكومة المحلية )فيسبوك، تويتر، الباب القادم( للإعلانات في الوقت الحقيقي، كما أن الاشتراك في نشرات إخبارية بالبريد الإلكتروني من مجلس المدينة أو المقاطعة المدرسية أو رابطة الأحياء هو أيضا وسيلة موثوقة للبقاء على علم.

وبالنسبة للاجتماعات التي تعقد على نطاق واسع مثل تجمعات جمعيات أصحاب المنازل، ابحث عن نشرات منشورة في مناطق مشتركة أو تدقق لوحات النشرات المجتمعية، وكثيرا ما تحتفظ المكتبات ومراكز المجتمع بمواعيد مادية، والمفتاح هو وضع روتينية - مثلا، كل صباح يوم الاثنين، تفسدون أحداث الأسبوع المقبل، وتضمنون عدم تفويتكم أبدا لاجتماع حول موضوع تهتمون به.

أدوات وأجهزة تطبيق على الإنترنت

وهناك الآن برامج تهدف إلى تبسيط المشاركة المدنية، كما تسمح لك منابر مثل iCloseGap] أو ]GovDelivery بأن تشارك في مواضيع محددة (مثل السلامة العامة، واستخدام الأراضي، والتعليم) وتتلقى إخطارات.

الخطوة 2: إعداد الاجتماع قبل انعقاده بوقت كاف

ويفصل التحضير مراقبا سلبيا عن مشارك فعال، ويبدأ من خلال الحصول على جدول أعمال الاجتماع - وتنشره معظم الحكومات قبل 72 ساعة على الأقل، وتقرأ خط جدول الأعمال حسب الخط وتحدد البنود التي تتطابق مع مصالحكم، وتسأل نفسك عن خلفيتها، ومن هم صانعو القرار الرئيسيين، وما هي النتيجة المحتملة؟

وإذا كان جدول الأعمال يشير إلى تقرير محدد أو مشروع مرسوم أو خطة، تحميله واستعراضه، فبضائع عليكم الموافقة أو التساؤل، وإعداد ملاحظات خطية مع نقاطكم الرئيسية، والبيانات التي تودون استشهادها، وأي أسئلة تريدون طرحها، وإبقاء تلك الملاحظات موجزة، لا يمكن أن تحصلوا إلا على دقيقتين - 3 دقائق من وقت الكلام للمساعدة في إبقاء ملاحظاتكم العامة.

كما أن هناك بعض مناظرات نظام روبرتس، وبعضها يستخدم قواعد نظام روبرتس، ولغيره أشكال غير رسمية أكثر من حيث معرفة القواعد، يساعدكم على تجنب الأخطاء الإجرائية، وإذا كنت تتوقع موضوعا مثيرا للجدل، تقرأ كلا الجانبين من جوانب المسألة، مما يزودكم بالرد على أسئلة المتابعة ويثبت أنكم قد قمتم بواجبكم المنزلي.

إعداد نماذج الاجتماع المختلفة

فالاجتماعات الشخصية تتطلب إعدادا مختلفا عن الاجتماعات الافتراضية، وتخطط لنقلك وقوف السيارات، وتختبر في الاجتماعات الافتراضية اتصالك بالشبكة، والسمعية، والكاميرات قبل الوقت، وتسمح لك العديد من البرامج )الزوم، وأفرقة مايكروسوفت( برفع يدك أو تقديم أسئلة في محادثة، وتتعلم هذه السمات قبل بدء الاجتماع، وإذا استخدم الاجتماع أداة مكر َّسة للشبكة، وتقرأ التعليمات المتعلقة بكيفية الكلام - أحيانا.

الخطوة 3: الحضور والملاحظة الاستراتيجية

وقد وصل مبكرا - قبل بدء الجلسات المقرر بعشر دقائق على الأقل - مما يتيح لكم الوقت للتوقيع )إذا لزم الأمر( على مقعد برؤية واضحة للرئيس والمتكلمين، والتحدث مع المشاركين الآخرين، وللاجتماعات الافتراضية، وللتسجيل في وقت مبكر، يسمح لكم بالتحقق من صلاتكم، وبرؤية أي رسائل لحفظ المنازل، كما أن الوقت المبكر يشير إلى احترام العملية.

وخلال الاجتماع، ركز على جلسة الاستماع النشطة .

أما بالنسبة للاجتماعات الافتراضية، فإبق كاميرتك على ما إذا كنت مرتاحاً، فهي تضفي طابعاً إنسانياً عليك، وتستعمل وظيفة الدردشة بحرص للسؤال عن الأسئلة الموضحة، وتتجنب المحادثات الجانبية التي تصرف عن الاجتماع الرئيسي، وتتمتع بعض البرامج بميزة " مصممة خصيصاً " ، وتستخدمها للاستفسارات الموضوعية بدلاً من الدردشة العامة، وتتذكر أن الاجتماع يتم تسجيله أو تتدفق، وأن سلوكك عام.

الخطوة 4: المشاركة بفعالية واحترام

وعندما يكون دوركم هو الكلام، تبدأون بذكر اسمكم وعلاقتكم بالمسألة (مثلاً، " أنا مقيم في حي شارع إلم " ) لمدة عشر سنوات، وإذا كان الاجتماع يحمل ورقة إشارة لتعليق عام، لملء ذلك.

تنظيم ملاحظاتكم إلى ثلاثة أجزاء: ما تريدونه (الرسم)، ولماذا تريدونه (الدليل)، وما تقترحونه (الحل أو العمل)، مثلا: " أحث المجلس على التصويت على تغيير تقسيم المناطق لأنه سيزيد من حركة المرور في أوك على طريق 40 في المائة استنادا إلى دراسة السير الذاتية للمدينة، بل أطلب منكم توجيه الموظفين لاستكشاف بديل مختلط الاستخدام " .

ومما له نفس القدر من الأهمية تشجيع الآخرين على الكلام، وإذا لاحظتم أن أحد أعضاء المجتمع يتردد في المشاركة، يقدم لهم علامة داعمة أو يشكرهم فيما بعد على مساهمتهم، فالتعاون بين السكان كثيرا ما يكون أكثر وزنا من الأصوات المنعزلة، وبعد الكلام، والعودة إلى مقعدكم والاستماع - يمكن طرح أسئلة متابعة في وقت لاحق من المناقشة.

معالجة المسائل المتعلقة بالتشرد والجائحة

ولا يوافق كل مشارك على ذلك، عندما يعترض عليه، يظل هادئا ومهنيا، ويعترف بنقطة الشخص الآخر ) " أفهم قلقك بشأن التكاليف " ( قبل أن يكرروا دليلكم، ويتجنبون الهجمات الشخصية أو يثارون صوتكم، وإذا ما اتخذ قرار ضد تفضيلكم، يطلبون متابعة كتابية، ويمكن أن يولد ذلك الاحترام حتى عندما تفقدون التصويت، ويتذكرون أن الاجتماعات المجتمعية هي أكثر صمتا من مجرد عقد اجتماعات.

الخطوة 5: متابعة الاجتماع بعد انعقاده

لا تنتهي المشاركة عندما يسقط المعبد، خذ وقتك في تلك الليلة أو اليوم التالي لاستعراض ملاحظاتك، وكتابة القرارات الرئيسية والتصويت وأي بنود عمل تُكلفك أو للموظفين، وإذا وعدت بإرسال معلومات إضافية إلى عضو مجلس الإدارة أو موظفي المدينة، تفعل ذلك في غضون 48 ساعة، ويمكن أن يعزز رسالتكم بالبريد الإلكتروني المقتضب مع تفاصيل الاتصال الخاصة بكم وموجز لتعليقكم.

متابعة الاجتماعات الأخرى التي قابلتها، الاتصال بشبكة الاتصال أو تبادل الرسائل الإلكترونية، الانضمام إلى قائمة بريد الاجتماع إذا كان هناك اجتماع، ولكثير من المجتمعات المحلية أفرقة عاملة أو لجان استشارية تجتمع بين الاجتماعات العادية، ويعمق التطوع لأحد هذه الهيئات مشاركتكم، ويجلسون في الجدول في وقت سابق من عملية صنع القرار.

تحقق من محاضر الجلسات عند نشرها (عادة في غضون أسبوعين) وتتأكد من أن تعليقاتكم قد أوجزت بدقة، وإذا لم يكن الأمر كذلك، اتصل بالكاتب أو سكرتير التسجيل لطلب تصويب، وحضور الاجتماع المقبل وإحالتك إلى المحاضر يمكن أن تبين لكم أنكم تتابعون التقدم المحرز.

الاستراتيجيات المتقدمة للمشاركة ذات الأثر

وبمجرد أن ترتاحوا مع الأساسيات، يمكنكم التحرك إلى أبعد من مجرد الظهور، وتتمثل إحدى الاستراتيجيات الفعالة في تشكيل أو الانضمام إلى تحالف من أجل الشعوب الأصلية ]، وعندما يقوم عدد من السكان بتنسيق تعليقاتهم العامة، يمكنهم تقديم جبهة موحدة وتعزيز نقاط بعضهم البعض.

وثمة أسلوب آخر متقدم يتمثل في طلب بنود جدول الأعمال مقدما، إذ تسمح معظم الحكومات المحلية للسكان بتقديم طلب لإضافة بند إلى جدول أعمال في المستقبل، وهذا يتطلب الاتصال بالكاتب أو رئيس المجلس وجمع التماسات داعمة، ويمكنكم، بدعم مجتمعي كاف، أن ترغموا على إجراء مناقشة بشأن مسألة قد يفضل المجلس تجاهلها.

(ب) النظر في طلبات التسجيل العلني [(FLT:1]) قبل الاجتماع، وإذا كنت تشك في أن الوثيقة غير كاملة أو أن البيانات مفقودة، يقدم قانون حرية الإعلام طلباً قبل وقت طويل، ويمكن أن يؤدي تقديم معلومات جديدة أثناء التعليق العام إلى تغيير المحادثة، تأكد من صحة أي وثائق تتلقاها.

الاجتماعات الافتراضية والهاجينية الملاحية

فالاجتماعات الافتراضية تنطوي على تحديات وفرص فريدة، ويمكن للملامح التقنية أن تزيل المشاركة، وأن تضع خطة احتياطية: إذا ما تجمد الفيديو الخاص بك، تكون جاهزة للاتصال بالهواتف، وتتيح لك بعض البرامج تقديم تعليقات خطية في السجل حتى وإن لم تتمكن من الكلام مباشرة، واستخدام هذه السمة لضمان توثيق موقعك، أما بالنسبة للاجتماعات المختلطة، فيقرر ما إذا كان الحضور شخصيا أو على شبكة الإنترنت يعطيك نفوذا أكبر، وإذا كانت غرف اتخاذ القرارات الهامة موجودة بصورة مادية.

العقبات المشتركة وكيفية التغلب عليها

ويتجنب الكثير من الناس الاجتماعات المجتمعية بسبب خوف الجمهور من التحدث ، وإذا كان ذلك صحيحا بالنسبة لك، تبدأ بالحضور دون التحدث بضع مرات ثم تكتب تعليقك وتطلب من صديق موثوق أن يقدمه لك إذا سمح بذلك، فأغلب الاجتماعات تسمح لك بتقديم تعليقات خطية قبل الوقت - وتعتمد على المشاركة وتحصل على آراءكم في المحضر.

إن ضيق الوقت يشكل عائقا آخر، فالاجتماعات يمكن أن تتأخر حتى المساء، وإذا كان جدولكم ضيقا، تجد الاجتماعات التي تعقد خلال اليوم (مثل اجتماعات لجنة التخطيط) أو الاجتماعات التي لها خيار حضور فعلي، كما لا تستطيع أن تحضر سوى الجزء من جدول الأعمال الذي يهمك، ولكن تدرك أنه يجري أحيانا رفع البنود أو تأخيرها، وتتصل بمنظم الاجتماع قبل اليوم الذي يؤكد فيه الجدول الزمني المتوقع لبند جدول أعمالكم.

وقد تثبط الحواجز اللغوية المشاركة، إذ تقدم مجتمعات كثيرة خدمات الترجمة الشفوية أو ترجمت مواد الاجتماع بناء على الطلب، وتسأل كاتبها قبل أسبوع على الأقل، وإذا لم يكن هناك تفسير، تحضر جاراً ثنائي اللغة أو تستخدم تطبيقاً للترجمة على هاتفك، ولكنها تتأكد من أن ذلك مسموح به.

وأخيراً، يشعر بعض الناس بأن صوتهم لا يهم، فهذه أسطورة، فالمسؤولون المحليون كثيراً ما يحسبون عدد المتكلمين على كل جانب ويزنون ذلك بشدة، وحتى إذا لم تغيري النتيجة، فإنكم تتعلمون نفسكم وآخرون، فمع مرور الوقت، فإن المشاركة المستمرة تخلق سمعة تجسد نفوذكم.

خاتمة

والمشاركة في الاجتماعات المجتمعية ليس مجرد حق - بل هو مسؤولية وأداة قوية لتشكيل حي أو مدينتك أو مقاطعتكم - عن طريق متابعة الخطوات الخمسة المبينة في هذا الدليل - البحث والإعداد والمشاركة والمتابعة - يمكن أن تنتقلوا من كونهم مفترقين إلى صوت نشط ومحترم في الحكم المحلي، وستخدمكم المهارات التي تتطورون بها في مختلف المسائل، بدءا من استخدام الأراضي والتعليم وحتى السلامة العامة والحدائق.

ابدأوا بالصغر، وابدأوا باجتماع واحد حول موضوع تهتمون به، وطبقوا هذه الاستراتيجيات وتابعوا الظهور، سترون، بمرور الوقت، كيف يمكن لمدخلكم، مع الآخرين، أن يتحكموا في القرارات نحو تحقيق نتائج أفضل، و مجتمعكم يحتاجكم، وخذوا هذه الخطوة الأولى اليوم، وستكتشفون أن الديمقراطية المحلية ليست رياضة للمشاهدين، إنها جهد تعاوني يكافئ أولئك الذين ينخرطون بفكر ومستمر.