Table of Contents
مقدمة: لماذا ينظم صنبورا؟
ويقوم جمع التبرعات المخطط لها جيدا بأكثر من جمع الأموال - وهو يبني المجتمع المحلي ويرفع الوعي بقضية ما ويقيم علاقات دائمة بين جمعياتكم الخيرية المحلية والناس الذين يخدمونهم، سواء كنتم منظمين موسمين أو متطوعين لأول مرة، تتطلب العملية استراتيجية مدروسة، والاتصال الواضح، والتنفيذ الدقيق، ويشمل هذا الدليل كل خطوة أساسية، من تحديد أهدافكم لشكر المانحين، حتى تتمكن من إدارة حدث له أثر حقيقي.
الخطوة 1: وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس
وقبل أن تبدأوا التخطيط، تحتاجون إلى هدف محدد، فالغاية تهدف إلى " جمع الأموال " أو " مساعدة الجمعية الخيرية " لن تسترشد بقراراتكم، بل تحدد أهدافا محددة وقابلة للقياس تتماشى مع مهمة المؤسسة الخيرية وقدرتكم.
حدد هدفك الأساسي
السؤال: هل الهدف الرئيسي لجمع الأموال، أو اجتذاب متطوعين جدد، أو زيادة الوعي العام؟ إن العديد من الممولين الناجحين يجمعون بين هدفين أو ثلاثة أهداف، ولكن ينبغي أن تعطي الأولوية لأحدها، فعلى سبيل المثال، يمكن أن تركز المشي الخيري على الهبات وعلى إبراز المجتمع المحلي، بينما يمكن تصميم المزاد المائي في المقام الأول.
وضع المعايير المالية
وإذا كان جمع الأموال هو أولويتكم العليا، فقد حدد هدفا واقعيا يستند إلى مواردكم، والحضور المتوقع، واحتياجات المؤسسة الخيرية، وكسره: كم تذكرة تحتاج إلى بيعها؟ وما هو متوسط مبلغ التبرعات الذي يجب أن تحققه؟ استخدام الأحداث السابقة كخط أساس إذا توافرت.
إدراج الأهداف غير المتعلقة بالصيد
كما يعزز الممولون الروابط المجتمعية، ويضعون أهدافاً تتعلق بالتوقيعات الطوعية، أو ذكر وسائط الإعلام الاجتماعية، أو المشتركين الجدد في البريد الإلكتروني، على سبيل المثال، يستهدفون توظيف 20 متطوعاً جديداً أو جمع 100 بطاقة إعلان موقّعة، وهذه القياسات تساعدكم على قياس مدى المشاركة الطويلة - ليس فقط نجاحاً لمدة ليلة واحدة.
الخطوة 2: اختيار نوع الصندوق الصحيح
وليس جميع الممولين يعملون على قدم المساواة مع كل سبب أو مجتمع، وأفضل شكل يطابق جمهوركم وميزانيتهم ومهمة المؤسسة الخيرية، كما أن الفئات الشعبية التي لديها قوة ومثالية في حالات الاستخدام.
المناسبات المجتمعية
وتهيئ المعارض والحفلات الموسيقية والحفلات مناخاً مهرجانياً يجذب الأسر والجيران، ويعملون جيداً لصالح الجمعيات الخيرية المحلية التي يمكن أن تُوجَّه نداء واسع النطاق من المجتمع المحلي، مثل مصارف الأغذية، وملاجئ الحيوانات، وبرامج الشباب، وتأتي الإيرادات من تذاكر البيع، والامتيازات الغذائية والشربية، ورسوم الأنشطة، ورسوم خدمات الدعم اللوجستية.
حملات الاتصال المباشر والحملات بين الأقران
ويمكن للمؤيدين أن يجمعوا التبرعات من شبكاتهم الشخصية، ومناهج مثل GiveLively]، ]، أو أن يُمنحوا ، أو المانحون ، جمهوراً سهلاً، وأن يتقاسموا هذه الطريقة المثلى.
الأعمال الصامتة
عطاءات مقدمة من ضيوف عن أصناف أو تجارب متبرعة من خلال صحائف عطاء متنقلة أو ورقية - إن المناقصات الصامتة مثالية لجمع مبالغ كبيرة من جمهور نيتشه ] (مثلا، رعاة الفنون، مقدمي العروض من الشركات) ويمكن الجمع بينها مع معرض عشاء أو ساعة عطاءات، والمفتاح هو شراء مواد عالية الجودة - مجموعات من المزاد غير المزاد التنافسي
"العمليات الخيرية، المشي، المناسبات الرياضية"
وسواء كانت هذه العملية عملية متعة تبلغ 5K، أو دورة دراسية، أو ماراثون اليوغا، فإن الأحداث المادية تشجع المشاركين على جمع التبرعات والتصرف، وهي تعمل بشكل جيد على غير الربحية والمدارس، والأسباب التي تعزز الرفاهية، ويمكن أن تغطي رسوم الدخول القابلة للادارة، ورسوم الرعاية، التكاليف، بينما يجمع المشتركون الأموال من الأصدقاء والأسرة، واستخدام رقائق التوقيت، ولوحات القيادة الرقمية، والمعالم الاجتماعية لتعزيز المشاركة.
العشاء غالاس والتظاهرات الرسمية
عشاء رفيع المستوى مع المتحدثين الرئيسيين، والترفيه الحي، والمزاد المزاد، نداء إلى المانحين الذين يقدرون الحصرية، وهذه الأحداث كثيفة العمالة ومكلفة لإنتاجها، ولكن يمكن أن تُنتج تبرعات كبيرة وتعزز العلاقات مع المؤيدين الرئيسيين، وكثيرا ما تتراوح أسعار التذاكر بين 100 و 000 1 دولار أو أكثر، وأفضل حفل خيري عندما يكون لمؤسسة خيرية قائمة، وقصة مقنعة لإعطاءها.
الخطوة 3: بناء فريق تخطيط قوي
ولا يمكن لأحد أن ينظم حفل جمع التبرعات بنجاح بمفرده، إذ يجمع لجنة تولد مهارات متنوعة - إدارة المناسبات، والتسويق، والتمويل، وتنسيق المتطوعين، ويبدأ في وقت مبكر، أي قبل ثلاثة أشهر على الأقل من موعد انعقاد الحدث.
تحديد الأدوار والمسؤوليات
Assign specific areas: a logistics lead] handles permits, suppliers, and day-of operations; a marketing chair] manages promotion and social media; a treasurer tracks the budget and cash flow6
متطوعو التوظيف في مرحلة مبكرة
وإلى جانب اللجنة الأساسية، تحتاج إلى مجموعة من المساعدين النهاريين، وتستخدم منابر توقيع المتطوعين مثل فولونتيير ماتش أو ] سيغون أوبغنيوس لتنظيم نوبات، وتوفير توصيفات واضحة للمهام، والتدريب، ونقطة اتصال واحدة لكل دور.
الخطوة 4: خطة اللوجستيات
السوقيات هي العمود الفقري لأي حدث، وتجاوز التفاصيل مثل التصاريح أو التأمين أو الميزانية يمكن أن يزيل ممولك قبل أن يبدأ
إنشاء ميزانية مفصلة
إدراج كل نفقات متوقعة: استئجار الأماكن، والمطاعم، والزينة، والترفيه، والتأمين، والتصاريح، والطباعة، والتسويق: تقدير الإيرادات من مبيعات التذاكر، والرعايا، والمزادات، والتبرعات النقدية، بهدف الاحتفاظ بالنفقات تحت 30 في المائة من الإيرادات المتوقعة، وترك 10 في المائة من صندوق الطوارئ لتغطية التكاليف غير المتوقعة، واستخدام صحيفة أو أداة للميزنة مثل [الإسقاطات: v.1]]
تأمين مكان وتاريخ
اختيار موقع يطابق نوع الحدث - حديقة للمشيتون، قاعة للحفلات، أو مركز مجتمعي لمعرض للحرف، وفحص مدى توافره في عدة مواعيد وتلقي الدعم، والنظر في قربه من العبور العام، ووقوف السيارات، وإمكانية وصول الأشخاص ذوي الإعاقة، وحجز قبل شهرين على الأقل، وتأكيد العقد يشمل أوقات التجهيز والسطوع، والمعدات السمعية البصرية، والتأمين ضد المسؤولية.
الحصول على التصاريح والتأمين
وتبعاً لموقعكم وحجمكم، قد تحتاجون إلى تصاريح للهياكل المؤقتة، وإغلاق الطرق، والصوت المكثف، أو الخدمة الغذائية، والاتصال بمدينةكم المحلية أو مكتب المقاطعة في وقت مبكر من العملية، ويحمي تأمين المسؤولية لجنتكم والمؤسسة الخيرية في حالة وقوع حوادث، ويحتاج العديد من الأماكن إلى إثبات على التأمين، ويسألون ما إذا كان بالإمكان إضافة إلى سياستهم أو شراء سياسة مناسبة قصيرة الأجل من خلال مقدمي خدمات مثل [(FLT help:0].
Arrange Vendors and Supplies
إذا كان حدثكم يشمل الغذاء أو الترفيه أو الإيجارات (العمليات أو الرؤساء أو الجداول)، التفاوض بشأن العقود مع البائعين، والحصول على عدة اقتباسات واستعراضات قراءتها، وإيصال الموافقة واختيار المتطوع ليكون الاتصال مع البائعين في يوم الحدث، وتوريد لوازم مثل أوراق العطاءات المزاد، وأجهزة الهبة، والتوقيع، ووضع قائمة مرجعية، وبدء جمع المواد قبل أسبوعين على الأقل.
الخطوة 5: وضع استراتيجية شاملة للتسويق والترويج
مهما كان روعتك، الناس بحاجة لمعرفة ذلك، خطة تسويق متعددة القنوات تضمن وصولك إلى المتبرعين المحتملين والمتبرعين والمقدمين.
تعرف هدفك
من هو الأكثر احتمالاً لدعمكم الخيري؟ المانحون الحاليون، أصحاب الأعمال التجارية المحلية، المقيمين في الأحياء المجاورة، المجموعات المجتمعية، أو الأشخاص النشطون في وسائل الإعلام الاجتماعية؟ تقسم جمهوركم وتصمم رسالتكم إلى كل مجموعة، على سبيل المثال، قد يناشد متعهدو الإنقاذ الحيوانات الأليفة مالكي الأقمار في الفيسبوك، بينما قد تصل منظمة بيئية إلى المتنزهات عبر نوادي خارجية.
وسائط الإعلام الاجتماعية
استخدام المنصات التي يكون فيها جمهوركم أكثر نشاطاً، وبالنسبة للأحداث المجتمعية الواسعة النطاق، Facebook Events] و إنستغرام أدوات قوية، وإنشاء صفحة مخصصة للحدث، ووضعها بانتظام: الصور المغلقة، والمناهج التطوعية، وتقاسم الجائزة، والمواعيد النهائية المحددة.
استخدام البريد الإلكتروني والمراسلة المباشرة
بناء قائمة بريدية من المانحين والمتطوعين السابقين: إرسال قائمة بالبريد الإلكتروني تتضمن قائمة بالبريد الإلكتروني تتضمن قائمة بالبريد الإلكتروني تتضمن نداءات واضحة للعمل: تسجيل أو التبرع أو التطوع أو الراعي، مع إدراج قصة عن كيفية مساعدة الأموال - شريط فيديو قصير أو عمل شهاداتي بشكل جيد بصفة خاصة، وبالنسبة للمسنين الديموغرافية، فإن النشرات البريدية المباشرة أو بطاقات البريد لا تزال فعالة، وطبعها على بطاقات بريدية مع مظروف العودة للتبرعات سهلة.
Tap Local Media and Community Boards
الاتصال بالصحف المحلية، ومحطات الإذاعة، والمدونات المجتمعية: إرسال نشرة صحفية قبل أسبوعين أو ثلاثة أسابيع من انعقاد الحدث، مع إبراز القضية وأي عناصر فريدة (مثلاً، ضيف مشهور، تحدي مطابق للهدايا)، ونشرات نشرات على لوحات الإعلانات في المكتبات، والمتاجر، والكنائس، ومراكز الترفيه، وشريك في الأعمال التجارية المحلية لعرض ملصقات في نوافذها أو إدراج ذكر لها في نشراتها الإخبارية.
الخطوة 6: إشراك الجماعة قبل وأثناءها وبعدها
فالمشاركة تحدث الفرق بين التبرع لمرة واحدة ومؤيد دائم، وتخطط للتفاعلات التي تبني علاقة عاطفية بالقضية.
"قبل اختراع "باز
وقد ساعدت الجمعية على إيجاد توقعات من خلال تقاسم قصص الناس، واستخدام أشرطة فيديو قصيرة أو مقالات صور على وسائط الإعلام الاجتماعية، واستضافت تجمعاً قبل أحداثاً ضئيلة (مثلاً، نظرة خاملة أو ساعة سعيدة للمقدمين).
يوم المشاركة
اجعل كل مشارك يشعر بالترحيب والتقدير، وجهز محطة ترحيبية بالتوقيعات والبرامج وتوجهات واضحة، وشغل الموسيقى وخلق كشك للصور مع الدعائم، وتركيب المتطوعين للحديث مع الضيوف، ومقابل المزاد أو القضبان، أعلنوا الفائزين عن العيش والإحتفال بهم، وإذا كان لديكم التكنولوجيا، استخدموا مقياس التبرع الحي أو الشاشة لإظهار التقدم نحو هدفكم.
المتابعة بعد انتهاء الحرب
في غضون 48 ساعة، إرسال رسالة شكر إلى جميع الحاضرين والمانحين والمتطوعين، بما في ذلك معرض للصور أو إلقاء الضوء على الرافعة من الحدث، وتقاسم المبلغ الإجمالي الذي تم جمعه، ومثال محدد على كيفية استخدام الأموال (مثلاً، " قدمت هباتكم 500 وجبة للأسر هذا الشهر " ).
الخطوة 7: تنفيذ الحدث بشكل معتدل
وفي اليوم، يكون الاتصال الواضح والمرونة أفضل أصدقائك، ووضع جدول زمني رئيسي يتضمن قائمة بكل نشاط ونوبات المتطوعين، وتسليم البائعين، وعقد اجتماع موجز قبل الحدث مع فريقكم لاستعراض الأدوار والمسائل المحتملة، وله نقطة لإدارة الأزمات )الطفل المفقود، والطوارئ، وفشل المعدات( وطريقة للوصول فورا إلى جميع المتطوعين )النص الجماعي أو المطاردة( والهدوء، والمندوب، والتركيز على البعثة فيما بعد.
الخطوة 8: متابعة وشكر الجهات المانحة
إن شكركم الصادق ليس مهذبا فحسب بل إنه يبني ولاء المانحين ويرسل ملاحظات شخصية في غضون أسبوع واحد، أما بالنسبة للهدايا الأكبر، فيكتبون بطاقاتهم أو يلقون مكالمة هاتفية، ويوفرون إيصالا ضريبيا إذا لزم الأمر (تولد منابر إلكترونية مانعة هذه الأوراق تلقائيا).
الخطوة 9: قياس النجاح والتكرار
وبعد إرسال الشكر، حان وقت التقييم، مقارنة بنتائجكم بالأهداف التي حددتموها في الخطوة 1، هل ضربتم هدفكم المالي؟ كم عدد المتطوعين الجدد الذين وقعوا؟ وما هو متوسط وصول وسائط الإعلام الاجتماعية؟ عقد اجتماع استخلاص مع لجنتكم لمناقشة ما سار على خير وما يمكن تحسينه، وتوثيق هذه الدروس للسنة المقبلة.
الاستنتاج: اتخاذ الخطوة الأولى اليوم
)٣( إن تنظيم ]مخطط[ لجمع التبرعات من أجل منظمة خيرية محلية هو أحد أكثر الطرق فعالية للرد، ولا تحتاج إلى ميزانية ضخمة أو مخطط للحدث المهني - مجرد أهداف واضحة، وفريق ملتزم، واستعداد للتكييف، والبدء بخطوة واحدة: تحديد هدفك، ثم تعيين اثنين أو ثلاثة أصدقاء للانضمام إلى لجنتكم، والاختيار نوع حدث يناسب مجتمعكم وميزانتكم.