Table of Contents

Въведение: Балансиращата следствена почтеност с правата на служителите

Когато работодателите или служители на реда започнат разследване, те трябва да навигират сложна мрежа от правни изисквания, които са основни сред тях, необходимостта от правна гаранция. Разбиране точно когато е необходима заповед, как да се получи такава, и какви изключения съществуват е от решаващо значение за всеки изследовател, HR професионалист, или юридически съветник. Тази статия осигурява цялостно, практика-ориентирано ръководство за гарантиране на изискванията за кражба на работното място и недобросъвестни разследвания, покриващи правната основа, очакванията за поверителност, цифрови доказателства, съгласие и сериозните последици от неспазването.

Разбиране на правната фондация за заповеди

Четвъртата поправка на Конституцията на САЩ защитава хората от неразумно търсене и конфискации. Макар че изменението се отнася пряко за правителствените участници, нейните принципи оформят много разследвания на работното място, защото често са замесени служители на реда. Заповедта е съдебна заповед, която разрешава претърсване или конфискация. За да бъде валидна, тя трябва да се основава на вероятна причина, подкрепена от декларация, да опише мястото и вещите с особеност, и да бъде издадена от неутрален магистрат.

В частния сектор обаче работодателите не са конституционно задължени да получат заповед за обиск преди да търсят имот на компанията. Когато правоохранителните органи участват в разследването . Или когато работодателят действа като агент на правителството . Четвърто изменение на заповед за обиск анота. Това разграничение е от решаващо значение. Например, ако полицай поиска от мениджъра да търси служител на бюрото за откраднато имущество, търсенето може да се счита за държавна дейност и да изисква заповед, освен ако не се прилага изключение.

Кога се изисква заповед в областта на разследванията на работното място?

Работодатели от публичния сектор срещу частния сектор

Правителствените работодатели (федерални, държавни и местни агенции) са пряко обвързани от Четвъртата поправка. Всяко търсене от страна на работодател от обществения сектор за доказателства за нарушение обикновено изисква заповед, освен ако не попадне в признато изключение, като например съгласие, извънредни обстоятелства или търсене, извършено за неинвеститорска работа (напр. инвентар). За разлика от това частните работодатели обикновено не са обект на Четвъртата поправка при провеждане на вътрешни разследвания.

Участие в закона и теорията на по-спешните

Ако полицията или федерални агенти поискат, насърчават, или активно участват в търсене на частен работодател, търсенето може да се разглежда като държавна дейност. Съдилищата разглеждат степента на участие на правителството: дали служителят просто получи доказателства, предадени доброволно, или те насочи времето, обхвата и начина на търсене? Последният сценарий обикновено задейства изисквания за заповед. Например, в Съединените щати срещу Валтер (9-ти Cir. 1986), съдът се произнесе, че когато служител по сигурността на авиокомпанията търси пакет по изрично искане на агент на DEA, търсенето е правителствено търсене, изискващо вероятна причина.

Очакване на поверителност в работното място

Изискването за заповед зависи от това дали служителят има по-разумното очакване за поверителност в района или предмет, който е търсен. Върховният съд признава в O годежът срещу Ортега (1987) че служителите имат права на поверителност в офисите, бюрата и шкафовете за файлове.

  • Дали работното пространство е частно или споделено.
  • Дали работодателят е обявил мониторингова политика.
  • Дали служителят има изключителен контрол (напр. заключено бюро или лично шкафче).
  • Индустриални норми и работни задължения (напр. банков касиер има по-малко личен живот в чекмедже в брой).

Като цяло, ако очакванията за поверителност са разумни, се изисква заповед, преди силите на реда да могат да извършат претърсване. Без заповед, всички получени доказателства могат да бъдат потиснати при наказателно производство.

Основни изисквания за получаване на законна заповед

Когато е необходима заповед, разследващите трябва да изпълнят няколко строги процедурни елемента.

Вероятна причина

Вероятно има причина, когато общата сума на обстоятелствата би накарала разумен човек да повярва, че доказателствата за престъпление или недобросъвестност се намират на мястото, където трябва да се търси. За кражба на работното място, това може да включва записи от наблюдение, показващи служител, който взема предмети, свидетелски показания, или несъответствия в инвентарните записи. Важно, вероятната причина трябва да бъде свежа и нестабилна информация отслабва обосновката.

Декларация

Следователите трябва да подготвят клетвена декларация, в която подробно се описват фактите, които установяват вероятната причина. Изявлението трябва да бъде задълбочено, включително дати, имена, конкретни наблюдения, както и как е получена информацията. Конклузивни изявления (...ние вярваме, че служителят е откраднал ..

Особеност

Заповедта трябва да опише със специфичност мястото, където трябва да се търси и елементите, които трябва да бъдат конфискувани. Заповед за обиск на цяла офис сграда за гоненене на информация за кражба . Вероятно е прекалено широко. Вместо това, заповедта трябва да се уточни, например, . бюро, подаване на шкаф, и компютърна кула в Office 215, . и списък на елементи като . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Одобрение на съдебните органи

Ако съдията намери вероятна причина и заповедта е правилно, те го подписват. Следователите трябва да изпълнят заповедта в срока, определен от закона (често 10 дни във федерални случаи, но по-кратък в някои държави) и само между определени часове (обикновено 6 часа до 10 часа) освен ако не е разрешено нощно търсене.

Изключения от изискването за заповед

Няколко изключения могат да позволят безопасно претърсване от страна на правоприлагащите органи в контекста на работното място:

  • Консултант: Доброволно съгласие от лице с правомощия над района (напр. служител или надзорник с общ орган).
  • Причинени обстоятелства:: Непосредствена опасност от унищожаване на доказателства, бягство или вреда за други.
  • Plain view: Един служител законно присъства вижда контрабанда или доказателства в очевидното.
  • Свободни търсения: Стандартни процедури за конфискувана собственост.
  • Специални нужди: Търсене за незаконодателни цели, като например осигуряване на безопасност на работното място (напр. изпитване на наркотици при чувствителни към безопасността работни места).

Тези изключения обаче са тясно тълкувани и разследващите следва да получат заповед, когато е възможно, за да избегнат правни предизвикателства.

Очакванията за поверителност и правата на служителите: Ключов казус

O год. Конър срещу Ортега (1987)

В този по-скоро казус, Върховният съд постановява, че държавните служители имат разумни очаквания за неприкосновеността на личния живот в своите офиси и бюра. Съдът обаче признава също, че свързаните с работата търсения от надзорниците за неинвестиционни цели (напр. за извличане на необходимото досие) или за свързано с работата нарушение може да бъде разумно без заповед, ако търсенето е обосновано при неговото създаване и разумно по обхват.

Град Онтарио срещу Куон (2010)

По този случай се разглежда неприкосновеността на личния живот в електронните комуникации. Полицейско управление търси служител, личен текстови съобщения, изпратени на правителствено-издаден пейджър. Съдът предположи (без да реши), че служителят е имал разумно очакване за поверителност, но установи, че търсенето е разумно, защото е било мотивирано от законна цел, свързана с работата (одитиране на надценки) и не е било прекомерно натрапчиво. Quon илюстрира, че дори когато съществуват очаквания за поверителност, не може да се изисква гаранция за вътрешни правителствени разследвания, които са годивни.

Съединени щати срещу Ziegler (9th Cir. 2007)

В този случай съдът се обърна към работодателя съгласие да търси служител на компютъра. Работодателят доброволно позволи на агентите на ФБР да търсят служител на офис компютър. Съдът се произнесе, че тъй като работодателят имаше общ орган над компютъра (което е дружеството собственост), служителят гонене на неприкосновеността на личния живот не е обективно разумно, и търсенето не нарушава Четвъртата поправка. Този случай често се цитира в подкрепа на предложението, че частните работодатели могат да се съгласят за правоохранителните търсения на оборудване, на което се възлага фирмата.

Специални съображения за цифровите доказателства

Разследванията на работното място все повече включват компютри, смартфони, сървъри за електронна поща и клауд съхранение.

Фирма, собственост на дружеството срещу лични вещи

За издадените от фирмата устройства работодателите обикновено имат право на достъп до данни, особено ако работодателят има ясна писмена политика, в която се посочва, че не се очаква поверителност и че устройството подлежи на наблюдение. Ако правоохранителните органи искат да търсят устройство, издадено от дружеството, работодателят може да се съгласи, ако служителят няма изключително право на личен живот.

Закон за съобщенията (SCA)

SCA (18 U.S.C. §§ 2701-2712) ограничава достъпа на правителството до съхранявани електронни комуникации. Обикновено, правоохранителните органи се нуждаят от заповед, за да принуди доставчик (като имейл услуга или работодател . IT отдел) да разкрие съдържанието на съобщенията, които са били съхранявани в продължение на 180 дни или по-малко. За по-стари съхранени съобщения, призовка или съдебна поръчка може да е достатъчна в някои вериги.

Cloud Storage and Third- Party Data

Ако служител използва компания, предоставена от доставчика на клауд-склад (напр. Google Workspace, Microsoft 365), работодателят може да има достъп до данните чрез административния си контрол. Но ако правоохранителните органи поискат данните директно от доставчика на клауд, доставчикът обикновено ще изисква заповед или валидна призовка. Решението на Върховния съд по Carpenter v. United States (2018) разширява изискванията за заповед за определени видове данни на трети страни (информация за местоположението на клетките) и по-ниските съдилища се придържат към приложението си към облачни данни.

Ролята на политиката на одобрение и фирмена политика

Съгласието е един от най-честите начини за заобикаляне на изискванията за заповед при разследвания на работното място. Но съгласието трябва да бъде доброволно, специфично и дадено от някой с действителна или очевидна власт.

Express vs. Implied Съгласие

Експресно съгласие се случва, когато служител подписва потвърждение на политика за търсене или устно се съгласява с търсене. Имплицитно съгласие може да бъде невалидно от служителите действия или работни задължения. Например, шофьор на доставка, който използва камион на фирма и знае, че GPS проследяване може да се счита за подразбиращо се съгласие за наблюдение на местоположението.

Писмени политики и признание

Най-добрата практика е да се има ясна, писмена политика, че: (1) се посочва, че собствеността на дружеството (включително бюра, шкафчета, компютри и електроника) подлежи на търсене по всяко време; (2) информира служителите, че нямат никакво очакване за поверителност в тези области; (3) уточнява, че личните устройства, използвани за работа, също могат да бъдат обект на проверка; и (4) изисква служителите да подпишат потвърждение.

Съгласие между трети страни

В много случаи, надзорник или ИТ администратор може да се съгласи да търси площ или устройство, ако те споделят общ орган. Например, ако служител споделя бюро с колега, или настойник може да се съгласи да търси на бюрото. Въпреки това, за заключена шкаф за подаване на документи, че само служител използва, съгласието на надзорника може да бъде недостатъчно.

Последици от некомпетентността

Ако не спазвате изискванията за заповед, може да има опустошителни последици за разследването.

Изключване на доказателства

Ако доказателствата се получават без заповед, когато е необходимо, правилото за изключване обикновено забранява използването им в наказателно производство. Това може да унищожи кражба или недобросъвестен случай. Правилото се отнася не само за първичните доказателства, но и за . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Гражданска отговорност съгласно раздел 1983

Обществени служители могат да съдят правителствени работодатели или служители на реда за щети по 42 U.S.C. § 1983 за нарушаване на техните права на Четвърта поправка. Частни работодатели, действащи в съгласие с държавни служители, също могат да бъдат изправени пред § 1983 искове. Освен това служителите могат да предявяват искове за обезщетение (напр. нарушаване на личния живот, неправомерно прекратяване) въз основа на неправилно търсене.

Наказателни санкции

В редки случаи лица, които съзнателно извършват незаконно претърсване, могат да бъдат обвинени в престъпления съгласно законите на държавата, забраняващи незаконното наблюдение, проникването в компютъра или официалното нарушение.

Репутация и финансова вреда

Дори и да не успее да се стигне до съд, възприятието за незаконно разследване може да навреди на репутацията на работодателя, да наруши морала на служителите и да доведе до скъпоструващи селища.

Най-добри практики за правни разследвания на работното място

За да се избегнат правни капани, докато все още ефективно се разследва кражба или нарушение, следвайте тези практически стъпки:

  1. Разработване на ясни политики: Извършване и комуникира цялостна политика за търсене и мониторинг. Получаване на писмено признание от всички служители. Редовно преглеждане и актуализиране на политиката за отразяване на промените в технологиите и правото.
  2. Консултирайте се с адвокат в началото на : Преди всяко търсене, особено такова, включващо правоприлагане, има адвокат преглед на плана. Адвокат може да помогне да се прецени дали е необходима заповед или ако се прилага изключение.
  3. Документирайте всичко: Съхранявайте подробни записи за наблюдавани нарушения, политически признания и съгласие. Ако е дадено съгласие, на служителя се подписва формуляр за съгласие, в който се посочва обхватът на търсенето.
  4. Лимитирайте търсенето на бизнес необходимост: Не се ангажирайте с изследователски риболов. Ясно се посочва целта на търсенето и се ограничава до области, където е вероятно да бъдат намерени доказателства.
  5. Разделя вътрешни и правоохранителни роли[: Ако правоохранителните органи се намесват, ясно се посочва частният работодател . Независимо разследване от правителството . Избягвайте полицаи да насочват времето или обхвата на вътрешните офшорни дейности.
  6. Да се запази заповед, когато се съмнявате: Най-безопасният ход на действие, когато силите на реда трябва да търсят частна зона или лично устройство е да се получи заповед.
  7. Обучения на изследователи: HR персонал, персонал за сигурност и мениджъри трябва да получават редовно обучение по закони за търсене и конфискация, очаквания за поверителност и подходящи процедури за съхраняване на доказателства.

Заключение

Изискванията за гаранция са крайъгълен камък на законни разследвания на работното място в кражба и служител неофициално. Независимо дали сте частен работодател, правителствена агенция, или служител правоохранителни органи, разбиране, когато е необходимо заповед за арест и как да се получи един правилно . е от съществено значение за запазване на доказателства, зачитане на правата на служителите . И избягване на правни санкции. Пресечната точка на очакванията за поверителност, цифрови данни, съгласие, и четвъртата поправка изисква внимателно планиране и правно ръководство.

За по-нататъшно четене, консултирайте се с Министерството на правосъдието на САЩ Наказателно ръководство за ресурсите на закона за гаранциите, Cornell Legal Information Institute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [FLT: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .